Aspects Organisationnels et Conduite de projet FOAD

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Aspects Organisationnels et Conduite de projet FOAD /Master AIGEME 2013-2014 / Etude de cas

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Aspects Organisationnels et Conduite de projet FOAD

  1. 1. Aspects Organisationnels et Conduite de projet FOAD Master AIGEME 2013-2014 Etude de cas Notre service de formation vient d’être sollicité par la direction de l’entreprise, afin de réfléchir à la mise en place d’une formation sur la valorisation des produits du commerce équitable, à destination de ses cadres, et ce au niveau national et international. Compte- tenu des contraintes qui nous sont imposées, nous avons donc décidé de proposer pour la première fois au sein de l’entreprise, de déployer un dispositif de formation ouverte à distance (FOAD). Et nous détaillons le projet ci-dessous, afin de le soumettre à la direction. 1. Contexte : Notre entreprise est impliquée depuis des années dans le secteur de la grande distribution, un secteur où la concurrence est grande. La direction a très récemment décidé de renforcer sa gamme de produits par un certain nombre de produits issus du commerce équitable (produits alimentaires, textile, cosmétique ou encore toutes sortes de biens de consommation) avec pour objectifs :  d’accroître sa notoriété à l’égard du grand public  d’augmenter son volume de vente  de répondre à une demande forte des consommateurs, de plus en plus sensibles à la notion du « bien consommer, consommer éthique »  de s’implanter dans un nouveau secteur rapidement, avant que la concurrence n’envahisse ce nouveau marché. Public Ciblé : Cette formation sera destinée à l’ensemble des cadres de l’entreprise (environ 2000), travaillant majoritairement en France, mais également dans des grandes surfaces à l’international (Europe et Afrique).
  2. 2. Ces salariés ont souvent des emplois du temps très chargés, mais disposent d’une grande autonomie et d’une importante liberté dans la gestion et l’organisation de leur temps de travail. Ce public est également très familier avec les technologies de l’information et de la communication, et utilise de manière quasi quotidienne, un ordinateur, internet, ainsi que certains outils de travail collaboratif en ligne, notamment dans le cadre d’échanges avec l’international. Contraintes : La formation proposée doit nécessairement intégrer les contraintes imposées par la direction à savoir :  Elle doit se faire rapidement avec des résultats probants en termes d’autonomie des cadres vis à vis de cette nouvelle gamme de produits commercialisés  Elle doit permettre la formation d’un nombre important de cadres sur le même contenu, sur un temps assez court  Elle doit permettre de former des cadres qui sont dispersés géographiquement  Elle doit former des cadres qui n’ont pas nécessairement la même disponibilité dans la journée, mais qui sont assez autonomes et déjà utilisateurs des outils du web 2.0. 2. Pourquoi un dispositif de FOAD et quels atouts pour l’entreprise par rapport à une formation en présentiel ? Dans le cadre d’une formation en présentiel :  La durée de la formation pour l’ensemble des cadres (2000) sera nécessairement très longue. Il sera en effet difficile de former l’ensemble des cadres en même temps, et plusieurs sessions de formation devront être organisées, en des lieux différents (en fonction de la disponibilité du personnel, et de leur localisation géographique). Compte-tenu du nombre de personnes à former, le planning de formation sera difficile à mettre en place et risque de s’étaler sur plusieurs mois.  Cette formation impliquera des coûts indirects conséquents, liés en particulier aux frais de déplacements et d’hébergement des cadres formés, quels que soient les sites de formation choisis.  Il sera également très difficile de former la totalité des cadres, car en dépit d’un calendrier élaboré à l’avance, certaines absences impondérables devront être prises en compte (absences pour raisons personnelles ou congés de certains salariés..)  Ces cadres aux emplois du temps chargés, pourront dans certains cas, rencontrer des difficultés pour dégager des plages horaires importantes leur permettant de suivre ce type la totalité de cette formation en présentiel.  Cette formation pourra également s’accompagner d’une fatigue et moins grande efficacité des cadres qui devront gérer ces temps de formation, les déplacements associés, parfois en
  3. 3. plus de leur charge habituelle de travail. Ce qui pourrait avoir pour conséquences, un manque d’implication et une démotivation des apprenants sur toute la durée de la formation.  Le suivi d’une telle formation pourra dans certains cas, nécessiter d’avoir recours à du personnel supplémentaire pour assurer la charge de travail des personnes en formation et aura nécessairement des répercussions sur l’organisation générale du travail au sein de l’entreprise, impliquant un manque à gagner pour celle-ci.  Compte-tenu de l’ensemble de ces paramètres, les résultats en termes d’autonomie des cadres sur cette nouvelle gamme de produits, pourraient ne pas être à la hauteur des attentes de l’entreprise. Intérêts pédagogiques de la FOAD et réponse aux exigences de l’entreprise A la différence d’une formation en présentiel qui se fait généralement sur un lieu précis et à un temps donné (ou sur une durée fixée), la formation ouverte à distance offre une grande souplesse par son mode d’organisation pédagogique et permet ainsi, pour un budget a priori moins important, de répondre plus favorablement aux exigences de l’entreprise. En effet, rappelons qu’un dispositif de FOAD : 1. Permet de s’adresser à un large public d’apprenants et quelle que soit leur localisation géographique ; ce qui répondrait à la nécessité de former les 2000 cadres de l’entreprise tant sur la France, qu’en Europe et en Afrique. 2. Offre une grande souplesse dans la gestion des temps d’apprentissage et permet ainsi aux apprenants n’ayant pas la même organisation de travail ou les mêmes horaires, de suivre la formation en fonction de leurs contraintes. En effet, les cadres, pourront plus aisément travailler à leur rythme et en fonction de leurs disponibilités sans entraver la bonne marche de l’entreprise. Cette formation pourra être suivie sur le temps de travail prioritairement, pour encourager l’investissement des apprenants, mais les plages horaires n’auront pas besoin d’être planifiées à l’avance et ne correspondront pas nécessairement à des journées ou demi-journées bloquées, optimisant ainsi le couplage temps de formation et temps de travail. 3. Permet plusieurs entrées dans la formation, facilitant ainsi la formation d’un public hétérogène, en termes de compétences et d’expériences initiales. 4. Permet de former rapidement et avec une plus grande efficacité pédagogique, en offrant des supports de formation diversifiés (notamment grâce à l’usage des technologies de l’information et de la communication). L’apprenant peut alors choisir les supports qui lui conviennent en fonction de ses objectifs, et construire ainsi son parcours de formation.
  4. 4. 5. Permet aux apprenants de suivre leur progression grâce aux évaluations proposées tout au long de la formation, les amenant à gérer leur démarche d’apprentissage (en revenant sur certains points insuffisamment acquis ou en passant au chapitre suivant, en fonction des résultats obtenus) 6. Rend l’apprenant pleinement acteur et investi dans son processus d’apprentissage (gestion de son temps et de sa progression) et accroît son autonomie, rendant ainsi le cadre formé plus rapidement opérationnel. 7. Facilite et encourage les cadres en formation à interagir, à communiquer entre eux, voire à travailler ensemble sur des projets collaboratifs, quelle que soit leur localisation. Ce qui renforce la cohésion du groupe, les liens entre les salariés des grandes surfaces dispersées à l’international, et la culture d’entreprise. 8. Offre aux apprenants, par le biais d’outils comme les forums, la possibilité d’échanger tout au long de la formation et même après, sur des problématiques directement en lien avec le contenu de la formation. 9. Propose des services d’accompagnement à distance tout au long de la formation, assurés par des tuteurs. Ces derniers seront à même de proposer aux apprenants une aide technique (problèmes de connexion ou d’utilisation des outils), une aide méthodologique (organisation du travail et du temps, soutien psychologique, motivation, encouragement à échanger et interagir avec l’ensemble des apprenants), ou encore une aide disciplinaire (compréhension du contenu de formation). Intérêt économique de la FOAD par rapport à une formation en présentiel Un tel dispositif, même s’il requiert des investissements, peut permettre à l’entreprise de former un grand nombre de salariés avec un même budget initial et de générer ainsi des économies pour l’entreprise. Le budget devra prendre en compte  Des dépenses d’équipements pour l’entreprise au niveau informatique (ordinateurs, plateforme LMS, outils informatiques, bonnes connexions internet, tut particulièrement pour les pays étrangers), amis qui pourront bien évidemment être réinvestis pour d’autres formations intra-entreprise.  Des dépenses relatives à la création (conception et production) des modules de formation (formateurs ou experts du domaine, ingénieur pédagogique pour la scénarisation des modules de formation et le montage sur la plateforme, outils de création, supports multimédias utilisés)
  5. 5.  Des dépenses liées au tutorat proposé dans le cadre des services d’accompagnement à distance  Des dépenses liées au temps dédié à la coordination du projet avant mise en place de la formation, au suivi administratif de la formation et au suivi des apprenants. Les économies, par rapport à une formation en présentiel porteront essentiellement sur :  Les frais de déplacements et d’hébergement des apprenants.  La rémunération de personnel dans le cas où il y aurait nécessité de pallier l’absence des apprenants pendant leur période de formation 3. Organisation du dispositif proposé Une formation courte, sous forme de modules mis à disposition sur une plateforme LMS Pour répondre aux exigences d’une formation courte, nous proposons de mettre à la disposition des apprenants, pour une durée de 4 mois maximum, des modules de formation accessibles sur une plateforme LMS. Le choix de la plateforme se fera, une fois le projet validé par la direction de l’entreprise. Nous avons déjà identifié les experts-formateurs avec lesquels nous pourrions travailler, pour concevoir ces modules, et avons réfléchi à certains outils permettant de créer les modules pour les intégrer ensuite à la plateforme. Nous avons d’autre part travaillé sur les supports multimédias qui pourraient être utilisés dans le cadre de cette formation (vidéos, photos, images illustrant les produits du commerce équitable qui intégreront la nouvelle gamme de produits proposés par l’entreprise). Ces supports seront également déposés sur la plateforme, dès que son choix aura été finalisé. Dans le cadre du dispositif d’accompagnement à distance, un premier rendez-vous en ligne (synchrone) permettra d’expliquer aux apprenants le dispositif, les modalités d’usage de la plateforme, les objectifs et le déroulement de la formation. Contenus de la formation Plusieurs thèmes (chapitres) seront proposés et structurés en différents modules de 30 à 40 mn maximum : 1. Présentation du commerce équitable 2. Produits issus du commerce équitable (alimentaire, textile, soins, biens de consommation) 3. Atouts et avantages du commerce équitable 4. La gamme de produits proposés par l’entreprise (caractéristiques, prix, avantages)
  6. 6. 5. Les produits concurrents Pour chaque module, après une rapide présentation, les objectifs de la formation seront clairement définis et un récapitulatif des notions à connaître en fin de module, facilitera la progression des apprenants. Les apprenants auront à leur disposition différents supports illustrant les notions vues dans les modules (qui eux-mêmes pourront intégrer du multimédia, photos, vidéos, interviews, émissions de radio…). Des activités seront proposées, soit individuelles, soient collectives, afin de faciliter l’assimilation des notions vues. Certaines activités donneront lieu à une évaluation, qui permettra de valider le module et de passer au chapitre suivant. Des sources d’informations complémentaires seront proposées aux apprenants pour aller plus loin dans leur connaissance du domaine. Un forum sera mis à la disposition des apprenants pour échanger avec le formateur mais également avec le ou les tuteurs, tout au long de la formation, (pour des questions d’ordre technique, méthodologique ou encore sur le contenu de la formation). De plus ce forum permettra aux apprenants, quel que soit leur pays, d’échanger autour du contenu de formation et d’organiser les travaux collectifs. Les acteurs du dispositif Le service de formation de l’entreprise : pour la coordination du projet, le suivi administratif de la formation, le suivi des apprenants et des retours sur le dispositif de formation Un ou deux experts du domaine (commerce équitable) : pour participer à la conception des modules et compléter le travail des tuteurs, en particulier dans le cas de questions portant sur le contenu disciplinaire de la formation Le service informatique de l’entreprise : équipement (ordinateurs, vérification des connexions dans tous les pays, mise à disposition de serveurs pour accueillir la plateforme, maintenance informatique) Ingénieur(s) pédagogique(s) : conception (scenarii et story board) et montage des modules Société extérieure : plateforme et outils de création et de production de modules e-learning 4. Conclusion Nous pensons en effet, compte-tenu des contraintes imposées par l’entreprise pour cette formation sur la valorisation des produits du commerce équitable (nombre d’apprenants très important, dispersés géographiquement, devant se former rapidement pour être vite opérationnels), qu’un dispositif de formation ouverte à distance répondrait parfaitement aux besoins de l’entreprise. Nous espérons avoir démontré, par le biais de cette synthèse, les avantages d’un tel dispositif par rapport à une formation en présentiel.
  7. 7. Nous sommes également convaincus, au vu du déploiement de l’entreprise ces dernières années, que ce type de formation pourra être amené à se développer au sein de l’entreprise pour d’autres thématiques (gestion de projets, le travail collaboratif en entreprise ou encore des formations sur des gammes de produits spécifiques..), justifiant dès maintenant l’investissement initial requis pour la mise en place de ce dispositif de FOAD.

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