1. DIPLOMADO ESPECIALIZADO EN
ALMACEN Y PATRIMONIO”
“GERENCIA DE ALMACEN
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
Y NORMAS DE CONTROL INTERNO
PARA EL ORGANO DE ABASTECIMIENTOS
Y ACTIVOS FIJOS”
EXPOSITOR
LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ
EXPERTO EN GESTION PUBLICA
Lima, 6 SETIEMBRE 2012
1

2. SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
SUBSISTEMAS
Información y Control
SNA
Negociación/Obtención
Utilización/Preservación
EXPOSITOR: LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ
2

3. RELACION INTERSISTEMICA DEL SISTEMA
NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
PLANEAMIENTO
PRESUPUESTO RACIONALIZACION
TESORERIA SNA INVERSIONES
ESTADISTICA
CONTABILIDAD CONTROL E INFORMATICA
MANTENIMIENTO PATRIMONIAL
3
EXPOSITOR: LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ

4. Sistema de Abastecimiento
Conjunto de procesos técnicos interrelacionados,
orientados al racional, eficaz y eficiente suministro
de bienes y servicios no personales, para
asegurar el desarrollo de actividades y el logro de
metas programadas por la entidad.
4

5. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
PROCESOS NORMAS NORMAS TÉCNICAS
TÉCNICOS GENERALES CONTROL INTERNO
Etapas o actividades Orientaciones técnico - Mecanismos de control
especializadas del operativas para aplicar los interno del proceso de
sistema de procesos técnicos y abastecimiento, así como
abastecimiento facilitar la gestión del del uso, conservación,
abastecimiento custodia y protección de
bienes.
INAP INAP
CONTRALORÍA
GENERAL
VIGENTES
5

6. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
PROCESO TÉCNICO
CATALOGACIÓN
PROGRAMACIÓN
UBICACIÓN DE PROVEEDORES
ADQUISICIÓN
ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
CONTROL FÍSICO Y VALORADO
ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS
6

7. Sistema de Abastecimiento
PROGRAMACIÓN
¿Qué cantidad necesitamos?
¿Cuánto cuesta la cantidad que necesitamos?
¿Qué cantidad podemos adquirir con el presupuesto
asignado?
7

8. Sistema de Abastecimiento
PROGRAMACION
AJUSTE TRIMESTRAL DE ¿Qué cantidad
PROGRAMACIÓN debo incluir o retirar
del plan ?
8

9. Sistema de Abastecimiento
ADQUISICIÓN
PREVISIÓN PRESUPUESTAL ¿Cuánto dispongo efecti-
vamente para adquirir
medicamentos e insumos
médico quirúrgicos?
BASES O TÉRMINOS DE ¿Qué cantidad quiero
REFERENCIA adquirir?. Cuánto
estimo pagar?. Qué
cantidad, cuándo
y dónde lo requiero?.
9

10. Sistema de Abastecimiento
ADQUISICIÓN
CONVOCATORIA, ADQUISI- ¿Cómo optimizar los re-CIÓN
Y FORMALIZACIÓN cursos, seleccionar la
calidad apropiada y precio
más bajo?
10

11. Sistema de Abastecimiento
ALMACENAMIENTO
PROGRAMA DE RECEPCIÓN
¿Quién recepcionará los medicamento e insumos médico quirúrgicos,
qué cantidad?,
¿En qué fecha, qué recursos, espacio y medios de
almacenamiento requerido?
11

12. Sistema de Abastecimiento
ALMACENAMIENTO
RECEPCIÓN O CONFOR- ¿Cómo asegurar que la fe-FORMIDAD
cha y lugar de entrega, calidad y
cantidad de medicamentos e
insumos corresponde a la
contratada?
UBICAR EN ÁREAS ¿Cómo almacenar
SEGURAS Y ADECUA- en el espacio y medio
DAS PARA SU CON- de almacenamiento previsto
SERVACIÓN adecuado y seguro?
MANTENIMIENTO Programa de mantenimiento y
evaluaciones, informes y
estadísticas. 12

13. Sistema de Abastecimiento
DISTRIBUCIÓN
PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN
¿A quién (es), cuándo, (de acuerdo
a stock disponible
y cómo y qué cantidad ?
(prioridades). ¿Qué
recursos necesito?
DISTRIBUCIÓN A CONFORMIDAD
¿ Cómo asegurar que cantidad,
tipo de insumos y fecha
corresponde a la
prevista (método de
revisión física y
documental?.
(Vencimiento de medicinas)
13

14. Sistema de Abastecimiento
Debemos
implementar un Ya he
CONTROL FÍSICO Y control de los previsto
movimientos de eso no se
VALORADO medicinas e
insumos médico
preocupe,
va a ver
quirúrgicos control
¿Cómo controlar el movi-
miento de medicamentos
e insumos médico
quirúrgicos?
14

15. Sistema de Abastecimiento
REGISTRO Y CONTROL
PROCESO TÉCNICO INFORMACIÓN GENERADA
CATALOGACIÓN Catálogo de bienes y servicios, Informes
Técnicos y Estadísticos.
PROGRAMACÍON Cuadro Anual de Necesidades
Presupuesto Valorado
Plan de obtención y ajustes
Evaluaciones, reportes.
15

16. Sistema de Abastecimiento
SEGURIDAD Programa de Seguridad
Evaluaciones, Informes y
estadísticas de
incidencia y ocurrencia.
DISPOSICIÓN FINAL Programa de Verificación
del estado de
conservación y
empleo de bienes, así
como de calificación de
utilidad para la entidad.
Evaluaciones.
Resoluciones de baja,
Informes y Estadísticas. 16

17. UTILIZACIÓN/
PRESERVACIÓN
A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización,
uso, conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de una
concepción integral, para una adecuada utilización y preservación.
Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de:
 Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo mano de obra - la
entidad compra la materia prima - o a todo costo.
 Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos.
 Seguridad integral: para personas y bienes.
 Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA, para
consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.
 Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control Patrimonial
y al Comité de Gestión Patrimonial, conforme al artículo 122 del
Reglamento de la Ley N° 229151 Ley General del Sistema Nacional de
Bienes Estatales, aprobado por DS 007-2008-VIVIENDA y demás
Directivas de la SBN.
17

18. SUBSISTEMA DE
UTILIZACIÓN/
PRESERVACIÓN
 Ingreso al Almacén Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los
diversos procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad
en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con
las Normas Técnicas de Control Interno.
Referente: NTCI 300 02- Unidad de Almacén. (Catalogación, Registro
en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación
permanente de su estado de conservación, despacho de las
existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de
Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad).
 Valorización de las existencias de almacén
Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación,
aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras
salidas).
18

19. SUBSISTEMA DE
UTILIZACIÓN/
PRESERVACIÓN
 Inventario Físico
En es proceso se aplican las normas legales
vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN,
etc.
 Ajuste del valor monetario
Aplicando lo establecido en las normas legales
vigentes.
 Presentación a la Oficina de Contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentación del
Balance.
19

20. Gerencia de Almacén
20

21. OBSERVANDO LA
ORGANIZACIÓN

22. Desarrollo
Organizacional
LEY DE
CREACION Y SU
REGLAMENTO
Documentos de
Gestión
Institucional
Normas
Sustantivas
Gestión y Gerencia Moderna
Administración por Procesos y Resultados
Eficacia y Eficiencia, Desconcentración
Transparencia

23. PROCESOS
PROCESOS
Concepto:
Ejemplo de “Proceso” desde la perspectiva de las ciencias naturales
Elementos: Entradas, Insumos, Proceso en si, Salidas,
Resultados (Producto con valor agregado)
Tipos de Procesos
• Procesos Estratégicos
• Procesos Misionales
• Procesos de Apoyo
• Procesos de Evaluación y Control

24. PROCESOS
PROCESOS
“Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o
más inputs (entradas o insumos) los transforma, generando outputs (resultados,
salidas, productos).
ELEMENTOS :
Tablero de Mando
Controles
Proveedor Cliente
Entradas o
Insumos
PROCESO Salidas o
productos
Recursos

25. El Almacén
 Descripción: Es la actividad que consiste en guardar los
artículos que comercializa o produce la empresa en los
depósitos o instalaciones destinadas a ella, hasta que se
necesiten o se hagan entrega del mismo.
 Artículos: Los artículos que almacenamos pueden ser:
artículos en proceso de producción, productos terminados,
insumos, suministros, materia prima, equipo de oficina -
papelería, mobiliario, entre otros.
25

26. Funciones Gerente Almacén
1) Planificar, coordinar y supervisar todos los movimientos
operativos del Almacén y del Centro de Distribución.
2) Supervisar y dirigir actividades operativas del Almacén y del
Centro de Distribución.
3) Velar por la integridad de la carga que está bajo su custodia.
4) Controlar que la mercancía esté almacenada en el lugar y
bajo las condiciones que le han sido asignadas.
5) Controlar la documentación archivada con relación a la
mercancía recibida y despachada del Centro de Distribución.
6) Coordinar, supervisar y hacer seguimiento al inventario
físico.
7) Inspeccionar las condiciones de seguridad del área del
Almacén y del Centro de Distribución.
26

27. Funciones Gerente Almacén
8) Asegurar el cumplimiento de normativas y controles
establecidos.
9) Establecer lineamientos para la distribución y orden de la
mercancía dentro del Almacén y del Centro de Distribución.
10) Supervisar las funciones administrativas de control de gastos
y facturación del Almacén o Centro de Distribución.
11) Recibir y procesar las devoluciones de mercancía efectuadas
por los clientes de la empresa.
12) Administrar el flete utilizado para el despacho a fin de
conseguir el mejor cubicaje para así optimizar la relación
distribución – costo.
13) Agilizar el tiempo de carga y descarga de la mercadería.
27

28. Funciones Gerente Almacén
14) Coordinar el transporte para despacho por zonas
geográficas o rutas específicas según los pedidos.
15) Atender los requerimientos del usuario, encargándose de la
distribución o entrega de la mercadería solicitada.
16) Contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que
las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean
correctas.
17) Asegurar el control de la exactitud de los artículos que se
despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir
con los plazos solicitados.
18) Coordinar con la Gerencia de Compras Nacionales e
internacionales la recepción mercadería/contenedores.
28

29. Perfil Gerente Almacén
 Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o
Administrativa, Aduanas, Transporte y Distribución de Bienes y/o
Comercio Exterior o carreras a fin.
 Sólidos Conocimientos en Almacenamiento y Distribución de mercancía.
 Manejo de Windows y paquete de aplicaciones Office (Word, Excel, Power
Point). Correo electrónico.
 Manejo de Sistemas operativos y administrativos tales como SAP, Profit
Plus, Saint, por mencionar algunos.
 Habilidad comunicacional para relacionarse a diferentes niveles
organizacionales y poder trabajar bajo presión.
 Experiencia supervisando personal.
 Manejo básico del Idioma Inglés.
 Organizado, con buen criterio y sentido común, control ante situaciones
imprevistas, de liderazgo comprobado e interés por la calidad.
29

30. Interrelación en la Organización
 Con el Gerente de Logística para determinar:
 Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
 Capacidad de almacenaje total y disponible para cada
artículo.
 Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los
productos. Equipo y material necesario para el
mantenimiento.
 Capacidad de equipo y material para el transporte.
 Nuevo equipo y material para operar en los almacenes
30

31. Interrelación en la Organización
 Con el Gerente de Compras:
 Para definir la localización de nuevos productos, materiales y
fuentes de suministros a recibir.
 Estar informado del cronograma de recepción de mercancía
(contenedores) según las compras efectuadas por dicha
gerencia.
 Con el Gerente de Ventas y Comercialización:
 Proporcionar datos sobre planificación de los artículos
terminados o entregados.
 Coordinar la entrega de los productos según las necesidades
del cliente.
 Atacar prioridades de despacho.
 Atención al cliente, tramitar quejas y exigencias cliente.
31

32. Interrelación en la Organización
 Con Contabilidad y Cuentas a Cobrar con el propósito de:
 Verificar los registros de inventarios para un posible proceso
de auditoría.
 Otorgar las facilidades que necesite cada vez que se
realicen inventarios.
 Realizar trámites administrativos como: devoluciones,
entregas reportes, entre otras.
32

33. Flujograma Gerencia Almacén
Contabilidad
Cte.. Compras
Gte. Ventas
Almacén
Recepción Mercancía Salida Mercancía
Proveedores
Nac/Int. Clientes
Transportistas
33

34. NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
PARA EL SECTOR PÚBLICO
• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 320-2006-CG
• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 458-2008-CG
34

35. DEFINICIÓN
Las Normas de Control
Interno para el Sector LAS NORMAS
Público son guías DE CONTROL,
FRENAN LA
generales dictadas por
CORRUPCIÓN.
la Contraloría General
de la República, con el
objeto de promover una
sana administración de
los recursos públicos en las entidades en el marco de una
adecuada estructura del control interno. Estas normas
establecen las pautas básicas y guían el accionar de las
entidades del sector público hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y economía en las operaciones.
35

36. COMPONENTES DEL CONTROL
INTERNO
 Componente de Ambiente de
Control
 Componente de Evaluación de
Riesgos
 Componente de Actividad de
Control
 Componente de Información y
Comunicaciones
 Componente Supervisión

37. 300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS
300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y
contratación de servicios.
300-02 Unidad de almacén.
300-03 Toma de inventario físico.
300-04 Baja de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.
300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado.
300-08 Protección de bienes de activo fijo.
37

38. 300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE
BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS
En toda transacción de bienes o
servicios, así como en las demás
actividades de gestión, deberá tenerse
presente, el criterio de economía.
38

39. Esta mercadería
que he recibido,
ingresará al
Almacén
300-02 UNIDAD DE ALMACEN
Todos los bienes que adquiere la entidad deben
ingresar físicamente a través de la Unidad de
Almacén, antes de ser utilizados.
39

40. 300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO
Cada entidad debe practicar anualmente
inventarios físicos de los activos fijos, con el
objeto de verificar su existencia física y estado
de conservación.
40

41. A JA
D EB
ES
BIE N
300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVOS
Los bienes de activo fijo que por diversas
causas, han perdido utilidad para la entidad,
deben ser dados de baja oportunamente.
41

42. 300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES
DE ACTIVO FIJO.
La administración de la entidad debe
preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de
activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo
de funcionamiento y prolongar su periodo de
vida útil.
42

43. 300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE
LOS BIENES.
Solamente el personal autorizado debe tener
acceso a los bienes de la entidad, el que debe
asumir responsabilidad por su buen uso,
conservación, y custodia, de ser el caso.
43

44. 300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS
OFICIALES DEL ESTADO
Debe cautelarse que los vehículos de
propiedad de la entidad, sean utilizados
exclusivamente en actividades oficiales, salvo
autorización expresa del titular.
44

45. ¡ SEGURIDAD !
300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE
ACTIVO FIJO.
Deben establecerse procedimientos para
detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas
que pueden ocasionar daños o pérdidas de
bienes públicos.
45

46. NORMAS GENERALES DEL
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-INAP/DN
Aprueba las siguientes Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento, las mismas que forman parte de la
presente Resolución:
SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento.
SA.03 Actualización y utilización de información para el
Abastecimiento.
SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios.
SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de
bienes.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento.
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes
servicios. 46

47. SA.01 APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA
Y EFICACIA.
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o
administración de bienes y/o servicios, se precisarán y
aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y
costo: este último cuando sea pertinente.
(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley
Nº 26850). 47

48. SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL
ABASTECIMIENTO.
El planeamiento, organización, dirección y control de
Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los
servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos.
(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley
Nº 26850).
48

49. SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE
INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO.
Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento
son responsables de actualizar y emplear permanentemente la
información necesaria para orientar la aplicación de los
procesos técnicos.
(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley
Nº 26850). 49

50. SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES
Y SERVICIOS.
Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la
Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos
temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará
aplicando normas que emita el de Abastecimiento.
(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley
Nº 26850).
50

51. SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA
TEMPORAL DE BIENES.
Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la
Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos
temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará
aplicando normas que emita el de Abastecimiento.
51

52. SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización
y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los
criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que
establezca la entidad a propuestas del órgano de
Abastecimiento.
52

53. SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS.
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para
verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de
los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.
53

54. ¡ Muchas Gracias !
Lic. Adm. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ
EXPERTO EN GESTION PUBLICA
celapp@gmail.com
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