Normes archivistiques

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Normes archivistiques

  1. 1. + Les normes de description archivistique Crédits image : Fotolia, ICA Cette œuvre est mise à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage dans les mêmes conditions 3.0 France.
  2. 2. + Enjeux de la description normalisée  Rédiger des instruments de recherche utilisables par tous systèmes informatiques de consultation pour faire face aux enjeux du partage des données (futurs portails)  Un travail de description normalisée doit être en adéquation avec une politique de publication qui réponds aux besoins des lectorats  Nécessite une réflexion collective des équipes sur les pratiques de classement/description 2
  3. 3. + Présentation  publiées par le Conseil international des archives (ICA) depuis les années 1990  4 normes : ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH  définissent des règles de structuration organisées en éléments de description répartis en zones  servent à décrire des unités d’archives de manière intellectuelle et matérielle pour en donner une identification exacte et utile, en expliquer le contexte et en permettre l’exploitation  donnent une structure et un contexte à l’information archivistique qui peut être dense et complexe  les normes sont complémentaires : elles s’articulent les unes par rapport aux autres  la numérotation est purement indicative et ne doit pas prescrire l'ordre et la structure des descriptions 3
  4. 4. + Enjeux  Leur application  permet une réflexion sur l’harmonisation des pratiques dans un service d’archives (et entre services), il est important au préalable de s’accorder sur :  une méthodologie commune de l’application des normes  les choix terminologiques  les règles de rédaction typographique  développe la fonction scientifique de l’archiviste  est indispensable dans le cadre de la publication en ligne et la saisie dans des outils d’encodage en EAD.  En dehors des éléments essentiels, la pertinence de la description des éléments doit être évaluée par l’archiviste 4
  5. 5. + ISAD (G) Norme générale et internationale de description archivistique 5
  6. 6. + Principes d’ISAD(G) (1)  grille d’éléments qui permet aussi bien de décrire :  un fonds  un ensemble de documents rassemblés sous un niveau de description (titre)  un article (dossier, registre, pièces)  description à plusieurs niveaux :  du général au particulier  informations adaptées aux niveaux de description  lien entre les descriptions  non-répétition des informations 6
  7. 7. + Principes ISAD(G) (2)  ⛔️ ne permet pas de décrire les éléments de pure gestion  ⛔ ne donne pas de règles formelles de présentation (typographie, ponctuation)  ⛔ ne donne pas de règles pour faire l’indexation  ⛔ est d’abord destiné à la description des archives historiques (définitive) 7
  8. 8. + Les éléments ISAD(G)  Grille de 26 éléments répartis en 7 zones  Zone 1. Identification  Zone 2. Contexte  Zone 3. Contenu et structure  Zone 4. Condition d’accès et d’utilisation  Zone 5. Sources complémentaires  Zone 6. Notes  Zone 7. Contrôle de la description  Tous les éléments peuvent être utilisés à n’importe quel niveau de description : un fond, une partie de fonds, un dossier, une pièce 8
  9. 9. + 6 éléments essentiels  « essentiels pour tout échange international d’information »  dans la zone de l’identification  La référence (3.1.1)  L’intitulé (3.1.2)  La ou les dates (3.1.3)  L’importance matérielle de l’unité de description (3.1.5)  Le niveau de description (3.1.4)  dans la zone du contexte  Le producteur (3.2.2) 9
  10. 10. + Les éléments secondaires les plus utilisés (2)  Zone du contexte  Histoire administrative (utilisé surtout au niveau du fonds ou sous- fonds)  Historique de la conservation (idem)  Modalités d’entrée (par exemple : versement, don, achats, dépôt)  Zone du contenu et de la structure  Présentation du contenu (tous niveaux de description)  Évaluation, tri, éliminations, sort final (tous niveaux de description) 10
  11. 11. + Les éléments secondaires les plus utilisés (2)  Zone des conditions d’accès et utilisation  Conditions d’accès (tous niveaux de description)  Zone des sources complémentaires  Sources complémentaires (fonds, sous-fonds)  Bibliographie (fonds, sous-fonds) 11
  12. 12. + La description à plusieurs niveaux (1) 12 Schéma extrait de la norme ISDA(G), 1999, p. 38 La description à plusieurs niveaux
  13. 13. + La description à plusieurs niveaux (2)  les niveaux de description correspondent aux niveaux de titre de l’instrument de recherche :  les titres de niveau supérieur correspondent à des subdivisions organisationnelles (le fonds, le sous-fonds)  les titres de niveau inférieur correspondent à des subdivisions :  par activités ou tâches (série organique, regroupement de dossier)  par dossiers/registres/pièces  🔊 Un versement n’est pas un niveau de description, c’est une partie de fonds (qualifiable en « groupe de document » en EAD) 13
  14. 14. + La description à plusieurs niveaux Fonds Niveau de titre 1 Article 14 Grille ISAD(G) Producteur Référence Intitulé Date Importance matérielle Niveau description Grille ISAD(G) Producteur Référence Intitulé Date Importance matérielle Niveau description Grille ISAD(G) Producteur Référence Intitulé Date Importance matérielle Niveau description N.B. : Les grilles ISAD (G) présentent ici seulement les éléments essentiels
  15. 15. + La rédaction de l’intitulé/analyse au niveau du dossier/pièce (1)  Pour les niveaux de description les plus fins, l’intitulé doit être composé dans un certain ordre et rédigé en respectant une certaine ponctuation :  l’objet,  l’action :  la typologie  (les dates)  La structure de l’analyse doit être le reflet de la structure du dossier  La ponctuation met en valeur cette structure  Les informations répétées doivent être reportées sur les titres 15
  16. 16. + La rédaction de l’intitulé/analyse au niveau du dossier/pièce (2)  Objet : thème/raison pour lequel a été produit le document  Action : action ou procédure pesant sur l’objet  Typologie documentaire : nature des pièces contenues dans le dossier  Agent : auteur de l’action (à mentionner si différents du producteur)  Dates extrêmes ; si la date exacte n’est pas connue :  Date(s) approximative(s) : vers 1960 ; entre 1950 et 1960 ; circa 1980  Dates restituées : [1890] ou [1900-1916]  Nature du classement  Exemple : Agent. - Objet, action : typologie (dates), typologie (dates, nature du classement) 16
  17. 17. + ISAAR (CPF) Norme internationale pour les notices d’autorité collectivités/personnes/familles 17
  18. 18. + Principes  Publiée en 1996 et revue en 2004  Objectif : décrire les producteurs d’archives de façon précise et sans ambiguïté afin de préciser le contexte de production des documents  la rédaction de fiches d’autorité de producteur est un travail de longue haleine qui doit être planifié, hiérarchisé, réparti au sein du service d’archives  Que normalise-t-on ?  Quelles priorités ?  producteurs privés (grandes familles) ?  producteurs publics ? Quel niveau dans l’institution ?  Pourquoi ?  Pour le service, pour l’institution, pour le lectorat, pour une meilleure diffusion des connaissances ?  la politique sera différente selon la nature du service d’archives 18
  19. 19. + Les éléments  27 éléments regroupés en 4 zones :  1. Zone d’identification  2. Zone de la description  3. Zone des relations  4. Zone de contrôle  4 éléments essentiels à l’échange d’informations :  Type d’entité (5.1.1)  Forme autorisée du nom (5.1.2)  Dates (5.2.1)  Code d’indentification de la notice d’autorité (5.4.1) 19
  20. 20. + La base des notices (AAF)  Travail collaboratif mené par l’AAF sous le contrôle du SIAF de rédaction et mise en ligne de notice d’autorité producteur (depuis 2010).  lien 20
  21. 21. + ISDF Norme internationale pour la description des fonctions 21
  22. 22. + Principes  publiée en 2007 http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF FRE.pdf  nombreuses et récurrentes réformes des services versants = une même série de dossiers peut être produite par plusieurs producteurs  « l’activité demeure sans l’organigramme »  approche fonctionnelle très pertinente pour décrire le contexte de production des archives administratives contemporaines  rejoint les pratiques de records management 22
  23. 23. + Les éléments  Contient 23 éléments répartis en 4 zones :  1. Zone d’identification  2. Zone de la description  3. Zone des relations  4. Zone de contrôle  3 sont essentiels à l'échange d'informations :  le type (élément 5.1.1)  la forme autorisée de nom de la fonction (5.1.2)  l’identifiant de la description de fonction (5.4.1) 23
  24. 24. + ISDIAH Norme internationale pour la description des services d’archives 24
  25. 25. + Principes  publiée en 2008, http://www.ica.org/sites/default/files/ISDIAH Fr.pdf  sert à décrire les institutions conservant des fonds d'archives  résolument tournée vers l’information des publics, elle permet de décrire les informations de gestion des services d’archives  Est surtout utile dans les portails de recherche qui rassemble les données de plusieurs services d’archives : la notice descriptive doit être reliée à une notice « lieux de consultation » 25
  26. 26. + Les éléments  contient 33 éléments répartis en 6 zones :  1. Zone d’identification  2. Zone de contact  3. Zone de la description  4. Zone de l’accès  5. Zone des services offerts  6. Zone du contrôle  3 sont essentiels à l'échange d'informations :  l’identifiant de l’institution de conservation (5.1.1)  la forme autorisée du nom (5.1.2)  la localisation et l’adresse (5.2.1) 26
  27. 27. + Bibliographie  NOUGARET, Christine, GALLAND, Bruno. Les instruments de recherche dans les archives. Paris : Direction des archives de France, 1999  Portail international archivistique francophone. Module 6.6 : Description contextuelle. 2010  Circulaire DITN/RES/2007/007 : normes de description archivistique, état de la question  Circulaire DITN/RES/2008/007 : parution des normes ISDF et ISDIAH  ARCHIVES DE France. Bulletin sur les ressources archivistiques numériques. Disponible en ligne. 27

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