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June 17th and 18th 2015
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L’importance des métadonnées pour
votre entreprise
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Vincent BIRET
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Pourquoi s’intéresser aux métadonnées?
• Améliore la navigation
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• Théorie
• SharePoint
• Vision
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• Conclusion
Agenda
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Rappels théoriques
Retour sur les bancs de l’école
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“Métadonnées” un terme à la mode mais qu’est-
ce que c’est au juste?
Définition, exemples et normes
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Que sont les métadonnées?
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titre, date de création, da...
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Dublin CoreLes éléments du Dublin Core
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Créateur L’entité principale...
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Eléments de métadonnées
Ou comment les définir/structurer
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possible l'organisation des connai...
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Taxonomie
• Relation de subsomption, dite «est-un»
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désigne l’indexation par des mots clés (tags) de ...
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• Dénomination = expression linguistique
• Concept (notion) = signification
• Terme = Dénomination + ...
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– noms de personnes,
– de lieux,
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– de produits
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Taxonomie Thésaurus Ontologie Folksonomie Classifi...
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• Une structure de dossiers est une forme de métadonnées
• Très simple à mettre en place
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– Prend en compte les mots clefs des documents
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l’usager)
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Jeux de documents
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Delve
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Conclusion
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• Traduire SharePoint de A à Z
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#Collab365 L'importance des métadonnées pour votre entreprise

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  • Du préfixe grec « meta », indiquant l’auto-référence et « données », les métadonnées sont des données décrivant les données elles-mêmes (informations, documents, images…).
  • Ça peut être aussi varié que la licence associé ou bien les coordonnées GPS des likes…
  • nom d'un groupe de travail qui s'est réuni en 1995 dans la ville de Dublin, Ohio pour définir un tronc commun d'éléments utilisable par le gouvernement américain
    le Dublin Core est un format descriptif à la fois simple et générique, comprenant 15 éléments différents
    Autres nomenclatures existent (ISO…)
  • Exemple voiture : synonimes char, mot utilisé voiture, parent, véhicules
  • Origine des taxonomies: Carl von Linné (XVIIème siècle) a développé un système de classification hiérarchique pour décrire les organismes vivants
  • Une ontologie correspond à un langage formel c’est-à-dire une grammaire qui définit les concepts d'un domaine, leurs propriétés et leurs relations

    Le terme “ontologie” nous vient de la philosophie : l’ontologie (du grec ontos – participe passé du verbe être) est l’étude de l’être en tant qu’être, les propriétés générales de ce qui existe
  • L’information peut être un mot, un commentaire, un hashtag, un like, une nomination…
  • Origine : La "colon classification" (Shiyali Ramamrita Ranganathan, 1933) avec 5 catégories fondamentales de description ou facettes permettant de caractériser n’importe quel document ou requête d’interrogation: Personnalité, Matière, Energie, Espace, Temps Ex: Le thème fabrication de gants de laine à Bradford au 19e siècle est décrit par Personnalité = gants / Matière = laine / Energie = fabrication / Lieu = Bradford / Temps = 19e
  • Concept est la représentation d’une idée
  • Les entités nommées sont des éléments du langage qui font référence à une entité unique et concrète, appartenant à un domaine spécifique (ie. humain, économique, géographique, etc.)

  • SharePoint apporte la taxonomie, un peu de folksonomie et un peu de classification à facettes.
  • Objectif: savoir ce que sharepoint fait nativement et fournit
    https://support.office.com/en-ie/article/Introduction-to-managed-metadata-a180fa28-6405-4679-9ec3-81d2028c4efc
  • http://absolute-sharepoint.com/2014/09/microsoft-killing-features-office-365-sharepoint-online.html
    http://www.chrisweldon.net/blog/2012/12/18/sharepoint-2013-tagging-social-tags/

    L’arrivée de yammer a un peu tué le social de SharePoint dans SharePoint online. Cette fonctionnalité se reposait là-dessus, elle est donc dépréciée
  • http://blogs.technet.com/b/tothesharepoint/archive/2013/10/24/search-engine-optimization-seo-in-sharepoint-server-2013.aspx
    Super white paper à ce sujet
  • La recherche n’est pas efficace, on prend des métriques. On essaie de structurer les idées, d’où construction d’un thésaurus.
    Une fois qu’on a ça il faut mettre à jour les données. Ce qui va nous permettre de mieux structurer la navigation et trouver des choses sans les chercher.
    La structuration va aussi nous permettre de définir un plan de gouvernance qui va nous aider à archiver les données obselètes et ainsi améliorer la pertinence des résultats
  • http://www.slideshare.net/d501159/microsoft-delve-and-office-graph-presented-by-atidan?qid=0ad7c30c-217d-42e1-a261-fd77e0f9da40&v=default&b=&from_search=4
  • #Collab365 L'importance des métadonnées pour votre entreprise

    1. 1. Online Conference June 17th and 18th 2015 WWW.COLLAB365.EVENTS L’importance des métadonnées pour votre entreprise
    2. 2. WWW.COLLAB365.EVENTS Vincent BIRET Email : vbiret@outlook.com Twitter : @baywet Blog : bit.ly/vincentbiret LinkedIn :ca.linkedin.com/in/vbiret SharePoint MVP Products Team Tech Lead Montreal
    3. 3. WWW.COLLAB365.EVENTS Remerciements (surtout à Marie Bourdon)
    4. 4. WWW.COLLAB365.EVENTS Pourquoi s’intéresser aux métadonnées? • Améliore la navigation • Améliore la trouvabilité – (fait de trouver ce qu’on cherche) • Améliore la découvrabilité – (fait de trouver ce qu’on ne cherche pas) • Améliore l’expérience utilisateur • Permet la mise en place de gouvernance • Economie/gain important pour la compagnie Objectifs
    5. 5. WWW.COLLAB365.EVENTS • Théorie • SharePoint • Vision • Graph • Conclusion Agenda
    6. 6. WWW.COLLAB365.EVENTS Rappels théoriques Retour sur les bancs de l’école
    7. 7. WWW.COLLAB365.EVENTS “Métadonnées” un terme à la mode mais qu’est- ce que c’est au juste? Définition, exemples et normes
    8. 8. WWW.COLLAB365.EVENTS Que sont les métadonnées?
    9. 9. WWW.COLLAB365.EVENTS • Faciliter la recherche/découverte d'information – décrire le contenu et les relations entre les fichiers d'un site, – classer le contenu suivant un public cible, – mieux référencer un site ou une page sur Internet. • Faciliter l'interopérabilité – partager et échanger des informations. • Faciliter la gestion et l'archivage – informer sur le cycle de vie des documents, – gérer des collections de ressources, – gérer des archives électroniques. • Gérer et protéger les droits – les droits de propriété intellectuelle, – les droits d'accès à des pages web (restrictions de consultation). Les métadonnées se définissent par leur fonction
    10. 10. WWW.COLLAB365.EVENTS • Métadonnées bibliographiques, permettant d'accéder au document (auteur, titre, date de création, date de modification,...) • Métadonnées administratives, pour la conservation des ressources, et les métadonnées juridiques, qui concernent la gestion d’un document (comme sa durée d'utilité administrative) ou son régime de droit • Métadonnées techniques, indiquant le format, les techniques de production, le support... • Métadonnées de description, pour en comprendre le contenu Les types de métadonnées
    11. 11. WWW.COLLAB365.EVENTS Dublin CoreLes éléments du Dublin Core Titre Le nom donné à la ressource Créateur L’entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource Sujet Le sujet du contenu de la ressource (vocabulaires contrôlés et schémas formels de classification encouragés) Description Une description du contenu de la ressource (ex. résumé, table des matières, texte libre…) Éditeur L’entité responsable de la diffusion de la ressource, tels un département universitaire, une entreprise Contributeur Une entité qui a contribué à la création du contenu de la ressource Date Une date associée avec un événement dans le cycle de vie de la ressource (format : voir ISO 8601) Type Nature ou genre (ex. catégories, fonctions, genre généraux… vocabulaire contrôlé recommandé, voir liste Dublin Core) Format La matérialisation physique ou digitale de la ressource (il est recommandé de choisir la valeur du format dans une liste de vocabulaire contrôlé – voir par exemple la liste MIME) Identifiant Une référence non ambiguë à la ressource dans un contexte donné (exemples : URI, URL, DOI, ISBN) Source Une référence à une ressource à partir de laquelle la ressource actuelle a été dérivée Langue La langue du contenu intellectuel de la ressource Relation Une référence à une autre ressource qui a un rapport avec cette ressource Couverture La portée ou la couverture spatio-temporelle de la ressource (position géographique, période de temps, juridiction) Droits Information sur les droits sur et au sujet de la ressource (propriété intellectuelle – IPR, Copyright,…)
    12. 12. WWW.COLLAB365.EVENTS Eléments de métadonnées Ou comment les définir/structurer
    13. 13. WWW.COLLAB365.EVENTS • Un vocabulaire contrôlé est un lexique dont le but est de rendre possible l'organisation des connaissances afin d'optimiser la recherche d'information • Les schémas de classification (taxonomie, thésaurus, ontologie) utilisent un vocabulaire contrôlé. Vocabulaire contrôlé
    14. 14. WWW.COLLAB365.EVENTS Taxonomie • Relation de subsomption, dite «est-un» • Transitivité: – si C est un sous-type de B et B un sous-type de A alors C est un sous-type de A. • intention / extension: – à des intentions incluses i1 ⊂ i2 correspondent des extensions incluses e1 ⊃ e2 Ensemble {voiture} ⊂ Ens {véhicule} Déf (voiture) ⊃ Déf (véhicule) Véhicules Véhicule terrestre Voiture Camion Autobus Véhicule aérien Avion Mongolfière Fusée Véhicule maritime Canot Paquebot
    15. 15. WWW.COLLAB365.EVENTS • Elargissement de la taxonomie • Hiérarchie + autres propriétés Thésaurus Concept ou Terme préférentiel Automobile Terme(s) générique(s) [TG] Véhicule Terme(s) spécifique(s) [TS] Domaines véhicule - transport [MT 3330] Variante(s) régionale(s) Équivalent(s) anglais car Terme(s) associé(s) [TA] métier : transport [MT 6005] technique automobile [MT 3510]
    16. 16. WWW.COLLAB365.EVENTS • Les relations ontologiques partitives : – Partie-tout (automobile, carrosserie, châssis, roues, moteur) – composant-composé (fer, acier) – contenu-contenant (paquet de cigarettes, cartouche) – membre-collection ( footballeur, équipe). • Les relations associatives – Relations d’expérience (onde, télédétection) – relations séquentielles de cause-effet (détonateur, explosion) – agent-action-résultat (dessinateur, dessiner, dessin) – producteur-produit (déchetterie, produits recyclés) – outil-outil (vis, tournevis) – procédé-processus (unité de fabrication initiale, unité de fabrication finale.) – relation topologique situe un objet par rapport à un autre (molaire, prémolaire). Ontologie
    17. 17. WWW.COLLAB365.EVENTS Représentation ontologique de véhicule
    18. 18. WWW.COLLAB365.EVENTS • « Folksonomie », de "folk" (gens) et "taxonomies" désigne l’indexation par des mots clés (tags) de façon spontanée, sans classement prédéfini. • C’est un processus d'indexation collaborative (appelée aussi « social tagging ») Folksonomie
    19. 19. WWW.COLLAB365.EVENTS • Description d’une ressource selon plusieurs axes • Permet recherche à facettes et/ou navigation par facettes Facettes
    20. 20. WWW.COLLAB365.EVENTS • Dénomination = expression linguistique • Concept (notion) = signification • Terme = Dénomination + Concept • Le terme doit être contextualisé pour déduire un concept • Ex table Table de concertation? Table de discussion? Table ronde? Table des matières? Table à café? Table basse? Concepts
    21. 21. WWW.COLLAB365.EVENTS • Les principaux types d’entités: – noms de personnes, – de lieux, – d’organisations, – de produits – dates, – unités monétaires Entités nommées
    22. 22. WWW.COLLAB365.EVENTS Schémas de classification Schéma de classification Taxonomie Thésaurus Ontologie Folksonomie Classification à facettes Organisation Organisation hiérarchique simple Relations hiérarchiques (hyponymie, hyperonymie), associatives, d'équivalence Représentation de concepts avec types, propriétés et relations Tags librement attribués par des utilisateurs Système permettant de décrire une ressource selon plusieurs angles (facettes) Type de relations « est-un » « est-un » « sorte de » « relatif à » « synonyme » « équivalent » « contient » « est localisé» « utilise » « produit » « … » « prix » « produit » « genre » Contexte Bibliothèque Web 3.0 Web 2.0 Exemple Dewey Rameau Cyc, Wordnet Flickr, YouTube Amazon
    23. 23. WWW.COLLAB365.EVENTS Ca va? Toujours là?
    24. 24. WWW.COLLAB365.EVENTS SharePoint Qu’offre-t-il?
    25. 25. WWW.COLLAB365.EVENTS • Une structure de dossiers est une forme de métadonnées • Très simple à mettre en place • Complexe à modifier • Tips – Ne pas utiliser à moins de devoir appliquer de la sécurité Dossiers
    26. 26. WWW.COLLAB365.EVENTS • Avantages: – Recherche – Filtrage – Contrôle poussé – Consistance • Inconvénients: – Long à mettre en place • Tips – Servez vous des requêtes souvent effectuées pour améliorer votre taxonomie! – Déléguez la gestion de certaines branches – Pour les taxonomies non finalisées, préférez la folksonomie Taxonomie
    27. 27. WWW.COLLAB365.EVENTS • Avantages: – Plus faciles et flexibles pour usagers – Prend en compte les mots clefs des documents • Inconvénients: – Plus difficiles à gérer – Pas de contexte Enterprise keywords
    28. 28. WWW.COLLAB365.EVENTS Folksonomie • « like » de contenu • Tagging (selon les propres termes de l’usager) • Notes • Profil utilisateur • Navigation filtrée • Raffinement de recherche • Sujets à suivre et champions de sujets • Déprécié sur SharePoint online!!!
    29. 29. WWW.COLLAB365.EVENTS Jeux de documents • « Tel document est lié à tel autre document » • Créer un modèle de jeux de documents • Propriétés communes ou distinctes (au choix) • Tips: – Peut appliquer de la sécurité (pas sa fonction primaire) – Ne pas hésiter à faire des types de contenu en héritant
    30. 30. WWW.COLLAB365.EVENTS • Information sur la nature du contenu (CT) • Ajoute des propriétés (colonnes) • Permet filtrage, raffinement, recherche…. • Permet formulaires de saisie variables (CT) Colonnes et types de contenu
    31. 31. WWW.COLLAB365.EVENTS • Accélère la navigation • Prépare les usagers à l’utilisation de facettes • Facile à mettre en place • Peut facilement remplacer structure de dossiers Navigation par taxonomie
    32. 32. WWW.COLLAB365.EVENTS • Système d’édition de pages rapide • Permet de lier du contenu web • Avantages: – Très facile et rapide à mettre en place • Inconvénients: – Pas de fonctionnalités de publication avancées Wikis
    33. 33. WWW.COLLAB365.EVENTS • Par défaut SharePoint inclue peu de métadonnées web • Publishing + 2013 permet de founir plus de données – Description – Mots clefs – Site map – Auteur – Meilleur titre – … Métadonnées dans les pages web
    34. 34. WWW.COLLAB365.EVENTS • Facilitent la recherche • Sur la gauche dans les résultats de recherche • S’alimentent de métadonnées • Possible d’en ajouter, personnaliser… • Très efficace pour « trier » les données en grand volume Facettes
    35. 35. WWW.COLLAB365.EVENTS • Organiser le contenu en fonction de la taxonomie – Drop off library • Appliquer des règles de gouvernance fct taxo Document center
    36. 36. WWW.COLLAB365.EVENTS • Possibilité de construire Navigation + url via taxonomie • Pratique pour le SEO • Pratique pour la sémantique de votre portail – Structuré en fonction de votre thesaurus Site metadata Navigation
    37. 37. WWW.COLLAB365.EVENTS • Auteur • Sécurité • Vues • Conteneurs • Type de ressources • Dates (création, modification…) • Statut (approbation…) Autres métadonnées
    38. 38. WWW.COLLAB365.EVENTS Ok pour les fonctionnalités Mais on en fait quoi?
    39. 39. WWW.COLLAB365.EVENTS Vision C’est la partie où on a un plan
    40. 40. WWW.COLLAB365.EVENTS Le cycle de vie des métadonnées Recherche Thésaurus DonnéesNavigation Gouvernance
    41. 41. WWW.COLLAB365.EVENTS L’idée c’est d’avoir une représentation et structuration des idées dans la compagnie Tout ça pour quoi?
    42. 42. WWW.COLLAB365.EVENTS Les usagers ne font jamais leurs devoirs et ne remplissent jamais les métadonnées Solutions: Indexer leur salaire sur le taux de remplissage des métadonnées Wall of shame du moins bon en métadonnées Automatiser cette portion! Oui mais voilà
    43. 43. WWW.COLLAB365.EVENTS Graph? Delve? Des buzz words?
    44. 44. WWW.COLLAB365.EVENTS • Avant tout modèle mathématique – Points, vecteurs et par transitivité « routes » • Ensuite modèle de données – Idée que toutes les données sont liées ensembles • Microsoft propose un graph pour les entreprises – Acteurs, signaux, objets – Le schema de ces éléments contient des métadonnées et est extensible Le Graph
    45. 45. WWW.COLLAB365.EVENTS Simplement une des nombreuses utilisations/interfaces possibles Delve
    46. 46. WWW.COLLAB365.EVENTS Demo Portail Delve
    47. 47. WWW.COLLAB365.EVENTS • Avoir quelque chose de pro-actif • Ne plus avoir à chercher le contenu – Voir même proposer du contenu qu’on n’aurait pas vu avant • Si on doit chercher quand même, que ce soit beaucoup plus efficace • Faire gagner temps et efficacité C’est quoi l’idée?
    48. 48. WWW.COLLAB365.EVENTS Conclusion
    49. 49. WWW.COLLAB365.EVENTS • On a amélioré la navigation • On a amélioré la trouvabilité • On a amélioré la découvrabilité • On a amélioré l’expérience usager • Tout le monde gagne du temps • La compagnie sauve de l’argent Conclusion
    50. 50. WWW.COLLAB365.EVENTS • Traduire SharePoint de A à Z • L’importance des métadonnées • Using Graph API’s • Release pipeline for SharePoint Autres sessions
    51. 51. WWW.COLLAB365.EVENTS Stay tuned for more great sessions … Merci pour votre présence @baywet bit.ly/vincentbiret bit.ly/vince365

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