De ASL BiSL Foundation beheert sinds enkele jaren het ASL- en BiSL-gedachtengoed en draagt dat verder uit. De stichting beoogt daarmee business en IT dichter bij elkaar te brengen. Want ketenintegratie is noodzakelijk, ook - en misschien zelfs juist - voor de informatievoorziening.

1. Van turen naar sturen
De reis van ROC Eindhoven naar sturen en verbeteren
op basis van integraal Performance Management

2. Even voorstellen
Alexander van Cappellen Henk Dubbelman

3. ROC Eindhoven
22.500 studenten
1.500 personeelsleden
120 miljoen euro jaaromzet
290 opleidingen
23 scholen
6 diensten
15.000 contacten bedrijven
7 locaties in Eindhoven

4. Prestatiemanagement ?

5. Wat is prestatiemanagement?
Prestatiemanagement is het proces dat de organisatie
aanstuurt, door visie en doelen vast te stellen, door de
voortgang systematisch te meten met indicatoren, door
iedereen bewust te maken van zijn / haar bijdrage aan
succes, zodat men in staat gesteld wordt tijdig acties in
gang te zetten waardoor klanten beter bediend worden
en het resultaat van de organisatie verbeterd wordt.
(de Waal)

6. Huidige problemen

7. Turen
• Rapporteren en verantwoorden
• Achteraf en teruguit kijken
• Alleen sturen op gevoel
• Eilandjes
• Het barst van de indicatoren, wat doen we er mee?
Geen Focus en dus ook geen actie ! En dus geen
verbetering !
• Geen relatie tussen indicatoren en organisatiedoelen
• Intern gericht, niet vanuit de klant
• Verschillende modellen (IT, kwaliteitszorg, P&C)
• Hier heb ik geen tijd voor …

8. iPM
Klanten / Belanghebbenden
Strategisch
Laag Frequent
Strategisch Uitvoeringsplan
Doelen ROC Eindhoven : de bedrijfsfuncties
1. Managen 2. Innoveren
2.1
1.1 Sturen
Marketing
2.2 2.2
Organiseren Ontwikkeling
KPI 3. Kwalificeren deelnemers
Onderwijsbehoefte 3.4 3.5 3.6
3.1 3.2 3.3
Opleiding en Summatieve Uitstroom en Gekwalificeerden
Werving van Instroom van Coaching
Onderwijsvragende vorming van toetsing van nazorg voor
deelnemers deelnemers leerloopbaan
deelnemers deelnemers deelnemers
4. Beheren middelen
oorzaak
4.2 4.4
4.1 4.3
Materiaal en Informatie &
Financiën Personeel
Materieel Communicatie
Sturing
en PI PI
gevolg PI
Student
Proces Proces Proces
Operationeel
Hoog Frequent
15
Verlagen
KPI % VSV gat Projecten / Initiatieven
10 Verlaag % VSV
%
PI : % aanwezigheid
Target 10%
Resultaat Target
Doelen geven aan wat de organisatie wil bereiken. Processen zijn de dragers voor verbetering van prestaties
Resultaatindicatoren (KPI) meten of het doel bereikt is. Procesindicatoren (PI) meten het resultaat van het proces

9. Oorzaak en gevolg, voorbeeld
# Jaar-
Meer succes voor studenten
diploma’s resultaat
Laag Frequent
%
Minder voortijdig schoolverlaten voortijdige
uitstroom
Flexibele in- en Onderwijs in
Intakeproces Zorgstructuur Verzuim BPV
doorstroom De klas
%
aanwezigheid
bij les
Hoog Frequent
Meldingen
% docenten Bureau
regisratie Leerplicht
%
ongeoorloofd Follow-up
verzuim

10. De reis
Strategie /
verander-
boodschap
Houding / Meten =
Sturen en
Gedrag / Verbeteren weten
Stijl
Processen
/ systemen

11. Informatie naar de vloer via systemen
Transactie
systemen
t
ep
76
76 Planning &
Planning & Scores
Scores
Stu
d
en
25
tge
Infobase
ge
95
ve
95
Schoolfit
ns
St
Schoolfit
ud
en
DataWarehouse
tg
Management
e
ge
Rapportage
ve
Management
ns
Operationele
Rapportage
Operationele
Rapportage
Operationele
Rapportage
nc
10
@VO
1
PeopleSoft CS
10
@VO
1
PeopleSoft
CS
Student
gegevens
geg
den
e
t
Stu vens
26
Aramis
92
Cognos
Rapportage
Management
Rapportage
76
Planning &
Scores
Management
Rapportage
Management
Co
66 Rapportage
Management
ns s
ve e l
Intranet
ge ne
Rapportage
g e r so
e
P
s
en
54
ev
54
PeopleSoft
eg
PeopleSoft
eg
HRM
HRM 65
iël
nc
Website
a
Fin
39
39
Navision
Navision

13. Resultaten
• Instroom
• Jaarresultaat
• VRV
• Exploitatieresultaat

14. BiSL ASL domein
• Wat betekent dit voor het BiSL en ASL
domein?
• Hoe dragen wij bij aan organisatiedoelen ?
• Hoe brengen wij oorzaak en gevolg aan in
onze processen? Dus niet verzuipen in kpi’s!
• Een Denkconcept !

15. Processen
Managen Innoveren
1. Sturen 3. Marketing
2. Organiseren 4. Ontwikkeling
6. 8.
Onderwijs- 5. Opleiding en 9. 10.
behoefe Instroming 7. Coaching
Werving van vorming van Examinering van Uitstroom
Onderwijs- van leerloopbaan
studenten studenten en nazorg
vragenden studenten studenten
acquisitie kernactiviteiten nazorg Gekwali-
ficeerden
5.
7. 9.
Acquisitie/
Uitvoeren private dienstverlening Service
verkoop
kwalificeren deelnemers
Behoefte
private
dienst-
verlening
12. 14.
11.
Financiën
Materiaal/
materieel
13.
Personeel
Informatie &
Communicatie
BiSL – ASL
Beheren middelen

16. We gaan iets met KPI’s doen!
Maar hoe dragen zij bij aan organisatiedoelen
# openstaande
wijzigingen
# spoedwijzigingen
#W
% i-wijz/tot # wijz
% #W niet begroot/totaal # W
% werkelijke tijd/begrote tijd
% werkelijk gebruik/budget Workload
#testers
# bevindingen
# geregistreerde wensen
#…

17. Strategiekaart versimpelde weergave
Hoe draagt BiSL – ASL bij aan de doelen
Jaar-
Persoolijke groei van Studenten Resultaat
VRV
Laag Frequent
Studenten Rendabele Exploitatie-
Tevredenheid
opleidingen Resultaat
studenten
Groei # studenten en Aanbieden van goed en Blijven binnen exploitatie
bedrijven Tevredenheid
rendabel onderwijs
bedrijven
Bedrijven
Juiste en stabiele faciliteiten
Beschikbaarheid
Juiste IV en ICT –
Hoog Frequent
BiSL – ASL domein
ISL - ASL
Klant-
tevredenheid
voorzieningen beschikbaar
Binnen begroting
Juiste planning en inzet Workload
# Wat drijft planning en inzet? # #
?
wijzigingen Verdere verdieping incidenten Projecten

18. Workload
Sturing door
Applicatie Beheer
en klant
Workload Beschikbare capaciteit
Projecten 60%
Wijzigingen 40%
18

19. Verbeteren
Beïnvloedingsactie Resultaat meting A vs B
Meting A Meting B
Project 1 Project 2
Continue Procesverbetering
Evaluatie actie
en eventueel vervolgactie

20. Conclusies en lessons learned
• Sturen is mensenwerk en dus ook sturen op cultuur!
• Verbinden naar organisatiedoelen maakt duidelijk wat
men bijdraagt en daardoor versnelt verandering
• Starten met een paar makkelijk te meten KPI’s
• Kijken welke gegevens al beschikbaar zijn
• Aansluiten bij strategisch belangrijke onderwerpen
• Niet meten om het meten!
• Evalueren van effect verbeteracties op het proces
• Niet altijd verbeteren “om te verbeteren”: kijk naar
meerwaarde! (voorbeeld: kwaliteit O&V ASL)

21. Voor meer informatie:
Alexander J. van Cappellen
Henk Dubbelman
aj.vancappellen@roceindhoven.nl
www.linkedin.com/in/vancappellen
hp.dubbelman@roceindhoven.nl Robert Bukkems
www.linkedin.com/in/henkdubbelman
robert.bukkems@int-r-act.nl
www.int-r-act.nl