O documento discute tipos de reuniões empresariais, incluindo reuniões ordinárias e extraordinárias, e características importantes para uma reunião eficaz, como definição de pauta, administração de tempo e participantes. Ele também lista recursos comuns utilizados em reuniões, como flipchart e apresentações PowerPoint.
4. Conteúdos Abordados
REUNIÃO EMPRESARIAL
Tipos de reuniões
Pontos importantes para a condução de uma reunião eficaz
Os tipos de participantes:
Recursos utilizados para a condução de uma reunião
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5. REUNIÃO EMPRESARIAL
Serve para dar autonomia a alguns
profissionais, incentivar um brainstorm
(tempestade de ideias), alimentar
informações sobre o “negócio” e até
mesmo para criar assertividade nas
estratégias da empresa.
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6. Tipos de reuniões
Tipos de reuniões quanto a:
Periodicidade (ordinária e extraordinária)
Presença (espontânea ou obrigatória)
Espaço de fala e poder decisório
• Comunicativa
• Normativa
• Consultiva
• Deliberativa
• Ordinárias
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7. São reuniões previamente planejadas
pela empresa. Essas reuniões tendem a
ser mais frequentes quando precisam
apresentar um novo projeto, mudanças
no código de conduta da empresa,
reuniões de final de mês ou inicio de
mês para repassar os pontos positivos e
negativos.
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8. Extraordinárias
São reuniões no caráter de urgência por determinação de
superiores..
Essas reuniões acontecem quando a sua decisão final ira afetar a
todos dentro da empresa desde a diretoria aos colaboradores de
nível operacional.
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9. • Planejamento
Para solucionar problemas orientados
para o futuro.
• Deliberativas
Para tomada de decisões ou soluções
de problemas.
As reuniões também podem ser classificadas pelo tema a
ser tratado.
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10. Informativa
Para compartilhar dados ou
informações, reunião com o objetivo
de dar e colher informações,
organizar, gerar e disseminar
conhecimentos.
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11. Há reuniões de negócios com características
próprias, como: café da manhã, brunch,
almoço.
O café da manhã ou breakfast acontece entre
07 horas 30 minutos e 9 horas;
• O brunch ocorre entre 10 horas e 30
minutos e 12 horas
• O almoço é marcado para 12 horas até 13
horas e 30 minutos.
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12. Pontos importantes para a condução de uma
reunião eficaz
No meio corporativo, o não cumprimento de horários, a má
condução e a falta de posicionamento sobre real propósito
das reuniões são falhas corriqueiras e cruciais
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13. Convocação
Devem ser convocados para reunião somente
aqueles que irão contribuir com os resultados;
sendo assim, não há necessidade de convocar
todos os colaboradores do mesmo setor ou
departamento.
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14. Definição da pauta
O primeiro passo é levantar os assuntos e organizar a pauta
com metas claras;
Ao elaborar a pauta, procurar antecipar a melhor maneira de
colocar o tema em discussão, envolver o grupo e organizar as
pessoas para que haja maior interação;
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15. Administração do tempo
As reuniões têm que ter hora para começar e terminar;
Chegar ao local antes da hora para acolher o grupo;
Manter o relógio por perto;
Solicitar que alguém controle o andamento da discussão;
Registrar num cartaz e/ou outro meio o roteiro da reunião.
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16. O coordenador é o mediador das
discussões, por isto é ele que conduz os
participantes até o objetivo;
Evitar que alguém monopolize a discussão
ou que se formem conversas paralelas;
Ao longo da discussão tenta esgotar todos
os item da
pauta.
Coordenação das discussões
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17. Encerramento da reunião
Nesse momento deve ser retomado o objetivo da reunião, a fim
de verificar se foi atingido e, também, para o esclarecimento de
dúvidas.
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18. É importante agradecer a participação e a colaboração de todos,
transmitir impressões sinceras sobre o grupo e colocar-se à
disposição para quaisquer dúvidas, esclarecimentos ou um simples
bate-papo informal.
Lembre-se, o término sempre deve ocorrer no horário combinado;
ultrapassá-lo não é conveniente, a ansiedade desencadeada não
permitirá que o grupo continue prestando atenção no que você
estiver falando.
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19. Os tipos de participantes:
Sabemos que é diferente o comportamento dos indivíduos
isoladamente e em grupo.
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20. O que sempre procura um motivo pra divergir
Não conteste. Mantenha a calma. Tome cuidado para que ele
não monopolize a reunião.
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21. O Positivo
Ele é um ponto de apoio. Permita que ele faça o uso da palavra
sempre que necessário, pois normalmente contribui com
informações positivas e de interesse geral.
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22. O Sabe Tudo
Convém, em muitas circunstâncias, deixá-lo habilmente por
conta do grupo.
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23. O Falante
Interrompa-o com habilidade. Limite o tempo que ele tem
para falar, pois tende a divagar e ser prolixo.
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24. O Acanhado
Motive-o a participar fazendo perguntas fáceis para que tenha
condições de respondê-las, de preferência algo relacionado com o
que ele já conheça, com isto a autoconfiança aumenta gradativa-
mente. Agradeça sempre sua contribuição, mas não exagere com
esta técnica.
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25. O que Não Aceita e Não Coopera
Explore sua ambição. Reconheça e use sua experiência e seu
conhecimento. Respeite-o, mas não se deixe persuadir por ele.
Use sua experiência e bom senso de líder.
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26. O Desinteressado
Dirija-lhe perguntas sobre sua atividade profissional. Solicite
habilmente exemplos de algo em que ele esteja interessado.
Procure motivá-lo e conscientizá-lo da importância de sua
participação.
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27. O Desdenhoso
Não o critique, seja hábil, use a técnica do “sim, mas...”. Não
tente justificativas diretas, pois talvez seja exatamente isto
que ele queira, para se auto afirmar perante todos.
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28. O Perguntador Persistente
Normalmente atrapalha o líder. Convém passar suas perguntas
para o grupo respondê-las, entretanto, não convém exageros
desta técnica, pois pode causar impressão aos demais de que o
líder se deixou persuadir por ele ou está inseguro.
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29. Recursos utilizados para a condução de uma reunião
Adequar os recursos às necessidades da reunião. Muitas vezes o
excesso de recursos pode atrapalhar mais do que ajudar.
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30. Flip-chart ou quadro branco:
São ótimos para registrar ideias e construir conteúdos com o
grupo.
Vídeo ou DVD:
Realçam conceitos e mostram depoimentos. Tomar cuidado
com a duração do vídeo.
Retroprojetor:
Projeção eletrônica:
Recomendada para apresentar materiais previamente
elaborados em Power point.
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31. Material de leitura prévia:
Textos e informações para utilização nas discussões devem ser
distribuídos com antecedência para que os participantes
tenham tempo de ler antes da reunião.
Material impresso para ser distribuído durante a reunião: mais
utilizado para esquemas, tabelas e gráficos.
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32. Sonorizadores
Dependendo da quantidade de participantes de uma reunião,
será necessária a utilização de recursos de sonorização, como
caixa de som; microfones e outros para ampliar a voz e atingir
todos participantes
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33. Atividade
1 – Reunião ordinária se caracteriza por:
a)Reuniões que são convocadas sem aviso prévio
b)Reuniões que são agendadas e não ocorrem.
c)Reuniões previamente planejadas pela empresa.
d)Reuniões escolares
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34. 2 – Reunião extraordinária se caracteriza por:
a)Reuniões no caráter de urgência por determinação de
superiores
b)Reuniões que são agendadas e não ocorrem.
c)Reuniões previamente planejadas pela empresa.
d)Reuniões importantes apenas para os superiores.
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35. 3 – Quanto á presença, as reuniões podem ser:
a)Ordinária e extraordinária
b)Espontânea e extraordinária
c)Espontânea ou obrigatória.
d)Ordinária e obrigatória
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36. 4 – Tipo de reunião de negócio que ocorre entre 10 horas e 30
minutos e 12 horas :
a)Breakfast
b)Brunch
c)Jantar
d)Almoço
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37. 5 – No final da reunião os assuntos mais relevantes serão
transcritos para:
a)Ata
b)E-mail.
c)Quadro
d)Ofício
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