Comunicación en power_point (1)

Comunicación en Power Point

COMUNICACIÓN EN POWER POINT: MANEJO DE
IUED LA HERRAMIENTA Y OPTIMIZACIÓN DE LA
EFICACIA COMUNICATIVA

|IUED

VICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN -1-

IUED

ÍNDICE
1. Introducción .............................................................................................................................. - 3 -
2. Objetivos .................................................................................................................................. - 3 -
3. Manejo de la herramienta .......................................................................................................... - 4 -
3.1. Estilo de presentación y diseño de diapositivas ..................................................................... - 4 -
3.1.1. Plantilla de diseño ....................................................................................................... - 4 -
3.1.2. Diseño de diapositiva .................................................................................................. - 4 -
3.1.3. Patrón de diapositivas ................................................................................................. - 4 -
3.1.4. Patrón de títulos .......................................................................................................... - 4 -
3.2. Texto y notas ..................................................................................................................... - 6 -
3.2.1. Asistente para autocontenido ....................................................................................... - 6 -
3.2.2. Autoajustar texto ......................................................................................................... - 6 -
3.2.3. Páginas de notas ........................................................................................................ - 6 -
3.2.4. Incrustar fuentes True Type ......................................................................................... - 6 -
3.3. Gráficos, diagramas e imágenes .......................................................................................... - 7 -
3.4. Efectos y animaciones ........................................................................................................ - 7 -
3.4.1. Transición de diapositiva ............................................................................................. - 7 -
3.4.2. Combinación de animación preestablecida .................................................................... - 7 -
3.4.3. Animación personalizada ............................................................................................. - 8 -
3.4.4. Crear hipervínculos ..................................................................................................... - 8 -
3.4.5. Crear botones de acción .............................................................................................. - 8 -
3.5. Multimedia ....................................................................................................................... - 10 -
3.5.1. Insertar películas y archivos GIF animados ................................................................. - 10 -
3.5.2. Grabar una narración sonora ..................................................................................... - 11 -
4. Optimización de la eficacia comunicativa .................................................................................. - 13 -
4.1. Criterios para la utilización de los elementos formales...................................................... - 13 -
4.2. El estilo cognitivo de PowerPoint y sus riesgos................................................................ - 15 -
5. Implicaciones para la docencia ................................................................................................. - 16 -
6. Bibliografía y webgrafía ........................................................................................................... - 17 -

Marta Moreno -2-


Comunicación en Power Point: Manejo de la Herramienta y Optimización de
la Eficacia Comunicativa

1. Introducción

Un programa de presentación es un paquete de software que se emplea para mostrar información
mediante una serie de diapositivas de manera sintética y estructurada. Típicamente incluye tres funciones
principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un método para insertar y manipular
imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido de forma continua. El ejemplo más común de
programa de presentación es Microsoft PowerPoint, aunque hay alternativas, como la de OpenOffice
(programa gratuito que puede descargarse en español en http://es.openoffice.org/). Debido a que PowerPoint
es la herramienta más ampliamente extendida; cada año, se utilizan más de 250 millones de copias por todo
el mundo (Doumont, 2005), la información que contiene esta guía se basa en las características del
programa en su versión 2003.
El término "diapositiva" es una referencia al pasado, ya que originalmente estos programas fueron
utilizados para generar diapositivas de 35mm, que eran mostradas utilizando un proyector de diapositivas.
Cuando los programas empezaron a ser más comunes en los años 80, varias compañías empezaron a
diseñar programas que pudiesen almacenar las presentaciones en disquetes e imprimir las presentaciones
en transparencias. A principios de los años 90, gracias a las pantallas de cristal líquido, las presentaciones
se pudieron colocar en proyectores de transparencias, ser conectadas al ordenador y mostrarse a través del
ordenador. Al final de los 90, casi todos estos dispositivos fueron sustituidos por proyectores de vídeo que se
conectan directamente al ordenador y proyectan las diapositivas en una pantalla.
Las presentaciones permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Ampliamente
usadas en campos como la enseñanza o los negocios, pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas
tradicionales de hacer una presentación, como resúmenes en papel, pizarras o transparencias. Es posible
crear presentaciones de forma fácil y rápida. Los programas permiten personalizar cada detalle, el estilo de
los textos y párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes, efectos animados y contenidos multimedia. Pero
una vez familiarizados con las posibilidades que ofrece la herramienta, el paso siguiente consiste en dotar de
calidad a nuestro trabajo para incrementar su valor comunicativo, lo que definitivamente redundará en
beneficio de los destinatarios. Tan crucial es esta tarea que es aconsejable, que para superar las barreras
que pudieran resultar del uso de PowerPoint, se dedique, al menos, el doble de tiempo a depurar el mensaje
respecto al empleado en la mera elaboración. De cómo usar esta herramienta, cómo mejorar la
comunicación y de los posibles inconvenientes que pueden derivarse de su utilización trata esta guía.

2. Objetivos

1. Proporcionar orientaciones sencillas sobre el manejo básico de PowerPoint.
2. Aportar criterios de actuación y recomendaciones útiles que orienten las decisiones en el proceso de
preparación de una presentación, hacia la obtención de la máxima eficacia comunicativa posible.
3. Dar a conocer los resultados de la investigación en la aplicación de esta herramienta en el ámbito
docente.

Estos tres objetivos atienden las necesidades de los que comienzan a trabajar con programas de
presentaciones, sobre todo a través del primero. Proporcionan criterios de actuación para mejorar la
eficacia comunicativa de las presentaciones de los que tienen cierta experiencia, tanto en el manejo (que
hayan trabajado con características avanzadas) como en su aplicación (que hayan presentado


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numerosas veces). Para todos, las observaciones obtenidas como resultado de su uso en la docencia
proporcionan espacio para la imprescindible reflexión previa a la utilización de este tipo de herramientas.

3. Manejo de la herramienta

Como guía rápida para el manejo de la herramienta (PowerPoint en su versión 2003), se han
seleccionado aquí las tareas básicas con las que empezar a trabajar una presentación y un esquema con los
pasos a seguir para ejecutar cada tipo de acción. Puede encontrar buenos tutoriales para el manejo de
PowerPoint en Internet (en la bibliografía están referenciados dos cursos de PowerPoint 2003 y 2007) y, en
cualquier caso, la opción de ayuda del programa (on line o sin conexión), le ayudará a resolver problemas
concretos que le vayan surgiendo sobre la marcha.

Es recomendable que mientras trabaja guarde el archivo en el disco duro. Además de que es más
arriesgado, puede haber una pérdida de corriente y perder todo el trabajo, PowerPoint puede no funcionar
bien al guardarse en unidades de almacenamiento no permanente. Si necesita llevar la presentación de un
equipo a otro, guárdelo en el disco duro, cierre PowerPoint y copie entonces la presentación a la unidad de
disquete, CD, unidad USB, unidad de red, etc.

3.1. Estilo de presentación y diseño de diapositivas

3.1.1. Plantilla de diseño

Archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes;
posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de
relleno, un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional. Puede aplicarse a todas o algunas de las
diapositivas y modificarse en cualquier momento.

3.1.2. Diseño de diapositiva

Combinación predeterminada de elementos integrantes de las diapositivas. Existen diseños de texto, de
objetos, de texto y objetos, y otros diseños con posibilidades de incluir clips multimedia, tablas,
organigramas, etc.

3.1.3. Patrón de diapositivas

Diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada, incluidos los estilos de
fuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores.

3.1.4. Patrón de títulos

Diapositiva que almacena información de la plantilla de diseño a la que pertenecen los estilos de las
diapositivas de títulos, incluidos las posiciones y los tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo
y combinaciones de colores.

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Estilo de presentación y diseño de diapositivas
1. En el menú Formato, haga clic en Estilo de la diapositiva (o bien, haga clic con
el botón secundario del ratón un una miniatura de la diapositiva de la ficha
Diapositivas y haga clic en el comando Diseño de la diapositiva del menú
contextual).
Aplicar una 2. Si desea que la plantilla de diseño se aplique a todas las diapositivas de la
plantilla de presentación o sólo algunas (mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace
diseño clic en las miniaturas de las diapositivas para seleccionarlas y después haga clic
en la plantilla de diseño que desee utilizar), seleccione la flecha a la derecha del
estilo seleccionado cuando pasa por encima el ratón.
3. Para cada estilo de diapositiva puede también escoger una combinación de
colores.
1. En el menú Formato, haga clic en Diseño de la diapositiva (o bien: haga clic
con el botón secundario del ratón en una miniatura de diapositiva de la ficha
Diapositivas y haga clic en el comando Diseño de la diapositiva del menú
contextual).
Aplicar un
2. Asegúrese de que está seleccionada la miniatura de diapositiva a la que desea
diseño de
aplicar el diseño; a continuación, haga clic en una miniatura de diseño para
diapositiva
aplicarla.
3. Para insertar una nueva diapositiva con el diseño que desee, coloque el puntero
sobre la miniatura del diseño que desee utilizar, haga clic en su flecha y, a
continuación, elija Insertar nueva diapositiva en la lista.
1. En el menú Ver, elija Patrón y haga clic en Patrón de diapositivas.
2. Para insertar un patrón de diapositivas que utilice los estilos predeterminados de
Microsoft PowerPoint, en la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas,
haga clic en Insertar nuevo patrón de diapositivas.
3. Para insertar un patrón de diapositivas agregando una nueva plantilla de diseño,
en la barra de herramientas Formato, haga clic en Diseño, elija un diseño y, por
último, haga clic en la flecha y seleccione una de las opciones del menú
Insertar un
contextual.
patrón de
4. Si desea insertar un patrón de títulos para un patrón de diapositivas existente,
diapositivas
seleccione la miniatura del patrón de diapositivas situada a la izquierda y, en la
barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en Insertar
nuevo patrón de títulos.
5. Al insertar un patrón nuevo o una plantilla de diseño, el diseño aparece en el
panel de tareas Estilo de la diapositiva en Utilizado en esta presentación. A
continuación, el diseño está disponible para aplicarlo a las nuevas diapositivas, si
se trabaja en la vista Normal.
1. Con la presentación actual abierta, coloque el puntero en la ficha Diapositivas,
en el punto donde desea insertar las nuevas diapositivas.
2. En el menú Insertar, haga clic Diapositivas de archivos.
3. Utilice el botón Examinar para buscar la presentación que contiene las
Insertar diapositivas que desea copiar, seleccione la presentación y haga clic en Abrir.
diapositivas de 4. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las diapositivas que
otra desea copiar.
presentación 5. PowerPoint adaptará las diapositivas insertadas al diseño actual, para evitarlo
escoja la opción Mantener formato de origen.
6. Haga clic en Insertar para incluir las diapositivas seleccionadas; haga clic en
Insertar todas para incluir todas las diapositivas.


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O bien abra el archivo, copie y pegue las diapositivas seleccionadas y utilice después
los comandos del botón Opciones de pegado y pulse la opción Mantener formato
original.

3.2. Texto y notas

3.2.1. Asistente para autocontenido

Incluye plantillas de contenido que poseen contenido de texto sugerido para las diapositivas con un
diseño ya aplicado. La presentación elegida se abrirá en el programa y únicamente tiene que rellenar el
contenido de ejemplo con su propio contenido.

3.2.2. Autoajustar texto

Cuando la cantidad de texto supera el espacio disponible en el marcador de posición, de forma
predeterminada el texto se reducirá para ajustarse al marcador.

3.2.3. Páginas de notas

Profundizan en los puntos tratados en la diapositiva evitando recargarla con demasiado texto. Si sus
notas superan el espacio de la página de notas, al imprimirlas quedarán cortadas. Para evitarlo, amplíe el
panel de notas o envíe la presentación a Word.

3.2.4. Incrustar fuentes True Type

Si va a mostrar una presentación en otro PC, puede que desee incrustar fuentes TrueType en la
presentación. De este modo, dispondrá de las fuentes necesarias, si bien esto aumentará el tamaño del
archivo. Puede incrustar sólo los caracteres utilizados en la presentación (en vez del juego de fuentes
completo) para mantener un tamaño de archivo más reducido. No obstante, si otras personas van a revisar y
modificar el archivo, conviene incrustar el conjunto de fuentes completo.

Texto y notas
1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
2. En el panel de tareas Nueva presentación haga clic en A partir del Asistente
Asistente para
para autocontenido.
autocontenido
3. Siga todos los pasos del asistente y haga clic en Finalizar cuando haya
terminado.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Autocorrección.
2. Para controlar todas las Opciones de autoajuste, en el cuadro de diálogo
Autoajustar Autocorrección, active o desactive las casillas de verificación de las fichas:
texto Autoformato mientras escribe: Listas con numeración y viñetas automáticas,
Autoajustar texto al marcador, Autoajustar texto del título al marcador
Aplicar mientras trabaja: Diseño automático a los objetos insertados
Ver e imprimir 1. En el menú Ver, haga clic en Página de notas.
páginas de 2. Para imprimir sus notas y diapositivas en Word sin que aparezcan cortadas, en el

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notas menú Archivo, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Microsoft
Office Word.
3. Seleccione una de estas dos opciones: Notas junto a las diapositivas o Notas
debajo de las diapositivas.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Guardar y
seleccione la opción Incrustar fuentes True Type.
Incrustar
2. Para incrustar sólo los caracteres utilizados en la presentación, active Sólo
fuentes True
caracteres incrustados en uso (adecuado para reducir el tamaño del archivo) y
Type
para incrustar todos los caracteres del conjunto de fuentes, active Incrustar todos
los caracteres (adecuado para que otros usuarios lo modifiquen)

3.3. Gráficos, diagramas e imágenes

Gráficos, diagramas e imágenes
1. En el panel de tareas Diseño de la diapositiva, aplique un diseño de objetos
(busque marcadores de posición que contengan iconos). O bien, En el menú
Insertar, haga clic en el tipo de objeto que desea insertar.
2. En la diapositiva, haga clic en el icono correspondiente al objeto que desee usar:
Insertar una insertar tabla, gráfico, imagen prediseñada, imagen, diagrama u organigrama o
imagen u otro clip multimedia.
objeto
Para controlar el ajuste automático del objeto:
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de autocorrección.
2. Luego en la ficha Autoformato mientras escribe, seleccione entonces Aplicar
mientras trabaja y la opción Diseño automático a los objetos insertados.

3.4. Efectos y animaciones

3.4.1. Transición de diapositiva

La transición afecta al modo de aparición de las diapositivas.

3.4.2. Combinación de animación preestablecida

Enlaza varios tipos de efectos de animación que se complementan entre sí, de modo que en lugar de
aplicar cada efecto, se aplica una combinación para obtenerlos todos. Los tipos de efectos generales
utilizados, con variaciones diferentes, son:

- Transición: la diapositiva aparece con un efecto parecido a un barrido o a un modelo de tablero.
- Entrada: el texto se desvanece o vuela hacia dentro.
- Énfasis o atenuación: el énfasis llama la atención sobre un elemento de viñeta resaltando el texto; la
atenuación quita el énfasis del elemento de viñeta cuando el usuario avanza.
- Salida: el texto vuela hacia fuera, se desvanece, rebota hacia fuera, o efectos similares.
- Ruta de movimiento: traza un modelo que debe seguir un objeto.
- Elipse y Neutrón: son dos esquemas que utilizan rutas de movimiento.


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Las combinaciones están diseñadas para el texto que se encuentra dentro de los marcadores de
posición de texto predeterminados, (cuadros sombreados que se ven en cualquiera de los diseños de texto
de PowerPoint), pero no funcionan con cuadros de texto (formas que se agregan desde la barra de
herramientas Dibujo); éstos requieren animaciones personalizadas.

3.4.3. Animación personalizada

Realiza cambios específicos en los efectos de animación. En el panel de tareas aparece la siguiente
información:

- Lista de efectos: muestra los efectos de animación detallados según los elementos a los que se
aplican en la diapositiva.
- Orden de reproducción de los efectos: se indica mediante un número que también aparecerá en los
elementos de la diapositiva cuando se trabaja en vista Normal.
- Icono de ratón: significa que el efecto se inicia al hacer clic con el mismo.
- Símbolos de estrella: indican el tipo de efecto. Por ejemplo, las estrellas verdes muestran que se
utilizaron efectos de entrada (al desplazarse por encima, aparece una información de pantalla que
indica el nombre del efecto).

3.4.4. Crear hipervínculos

Un hipervínculo es una conexión entre diapositivas que se dirige a una presentación personalizada
(presentación que agrupa diapositivas de una presentación existente para que se pueda mostrar a una
audiencia concreta), a una página Web o a un archivo. Si el vínculo es a otra diapositiva, la diapositiva de
destino se muestra en la presentación de PowerPoint. Si el vínculo es a una página Web, ubicación de red o
un tipo diferente de archivo, la página de destino o archivo se muestran en la aplicación apropiada o en un
explorador Web.

El hipervínculo puede ser un texto o un objeto como una imagen, gráfico, forma o WordArt (objetos de
texto creados con efectos ya confeccionados en los que se pueden aplicar opciones de formato adicionales).
De forma predeterminada, los hipervínculos se crean automáticamente al escribir una dirección de correo
electrónico o de Internet y se activan cuando se ejecuta la presentación. Tras señalar un hipervínculo, el
puntero se transforma en una mano, para indicar que se puede hacer clic, y el texto que lo representa
aparece subrayado y en un color que coordina con la combinación de colores seleccionada. Los
hipervínculos de imágenes, formas y otros objetos no incluyen un formato adicional.

3.4.5. Crear botones de acción

Los botones de acción son botones predefinidos para los que puede definir hipervínculos e insertar en
una presentación. Se utilizan cuando se desea incluir botones con símbolos convencionales para ir a las
diapositivas siguiente, anterior, primera o última. PowerPoint también tiene botones de acción para
reproducir películas o sonidos.

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Efectos y animaciones
1. Haga clic con el botón secundario del ratón en la miniatura de la diapositiva a la que
quiere aplicar este efecto y haga clic en Transición de la diapositiva. O bien, haga
clic en el menú, Presentación y en Transición de la diapositiva.
Transición de
2. Escoja un efecto entre las diferentes opciones y configure la velocidad, el sonido y
diapositiva
el modo en el que se aplicará: Al hacer clic con el ratón o Automáticamente
después de. También puede escoger Aplicar al patrón o Aplicar a todas las
diapositivas.
1. Haga clic con el botón secundario del ratón en la miniatura de la diapositiva a la que
Combinación quiere aplicar este efecto y haga clic en Estilo de la diapositiva.
de animación 2. En el panel de tareas haga clic en Combinaciones de animación.
preestablecida 3. Puede aplicar la combinación a las diapositivas seleccionadas en la ficha
Diapositivas, al patrón de diapositivas o a todas las diapositivas.
1. En el menú, haga clic en Presentación y a continuación en Personalizar
animación.
2. Para cambiar un efecto por otro, seleccione el efecto en la lista de efectos y haga
clic en el botón Cambiar para expandir su menú y submenú, y elija un nuevo efecto
en el menú. (Otro modo de seleccionar el efecto en la lista de efectos es hacer clic
en el número de orden que corresponde al efecto en la diapositiva).
3. Para agregar un efecto, haga clic en el elemento de la diapositiva que desea
animar, en el título, subtítulo, imagen, etc. El botón Cambiar se convierte en el
Animación
botón Agregar efecto y debe seleccionar un efecto del menú.
personalizada
4. Hay tres formas de iniciar un efecto: Al hacer clic, Con la anterior o Después de
la anterior.
5. Algunos efectos llegan de una dirección determinada. Por ejemplo, el efecto
Barrido se desplaza de izquierda a derecha. Cuando se aplica, la lista Dirección
pasa a estar disponible con otras opciones de dirección. Las opciones de velocidad
van de Muy lento a Muy rápido.
6. Para quitar un efecto que ha aplicado, en la lista de efectos, seleccione el efecto o
los efectos que desea quitar y haga clic en el botón Quitar.
1. Seleccione el texto o el objeto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo.

A otro archivo o página web
1. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.
2. Desplácese a la página o archivo deseado.

A una presentación personalizada o a un lugar de la presentación activa
1. En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.
Crear 2. Siga uno de estos procedimientos:
hipervínculos Vincular a una presentación personalizada
En la lista, seleccione la presentación personaliza a la que desea ir.
Haga clic en la casilla de verificación Volver al terminar la presentación.
Vincular a una ubicación de la presentación activa
En la lista, seleccione la diapositiva a la que desea ir.

A una diapositiva de otra presentación
1. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.
2. Busque y seleccione la presentación que contiene la diapositiva con la que desea
establecer un vínculo.


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3. Haga clic en Marcador y, a continuación, seleccione el título de la diapositiva que
desee.

A una dirección de correo electrónico
1. En Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico.
2. Escriba la dirección de correo electrónico en el cuadro Dirección de correo
electrónico o seleccione una dirección en el cuadro Direcciones de correo
utilizadas recientemente.
3. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico.

A un archivo nuevo
1. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.
2. Escriba el nombre del archivo nuevo.
3. Para cambiar la ruta de acceso del nuevo documento, haga clic en Cambiar.
4. Seleccione Modificar documento nuevo más adelante o Modificar documento nuevo
ahora.
1. Seleccione la diapositiva en la que desea colocar un botón.
2. En el menú Presentación con diapositivas, elija Botones de acción y, a
continuación, seleccione el botón que desee, por ejemplo, Inicio, Atrás o Anterior,
Crear botones Hacia delante o Siguiente, Comienzo, Final o Volver.
de acción 3. Haga clic en la diapositiva.
4. Compruebe que Hipervínculo a está activado. Haga clic en Aceptar para aceptar el
hipervínculo propuesto en la lista Hipervínculo a o haga clic en la flecha y
seleccione otro vínculo.

3.5. Multimedia

3.5.1. Insertar películas y archivos GIF animados

Las películas son archivos de vídeo con formatos AVI, QuickTime y MPEG y extensiones de archivo .avi,
.mov, .qt, .mpg y .mpeg. Los archivos GIF animados contienen movimiento y extensiones de archivo .gif.
Aunque, desde el punto de vista técnico no son realmente películas, los archivos GIF animados contienen
muchas imágenes que forman secuencias para crear un efecto de animación y con frecuencia se utilizan
para destacar un diseño o un sitio Web. Se pueden agregar a las diapositivas películas y archivos GIF
animados almacenados en su equipo, la galería multimedia de Microsoft (programa de Microsoft Office que
contiene dibujos, fotografías, sonidos y vídeos), una red, una intranet o Internet.

Aunque esta acción se realiza mediante el menú Insertar, los archivos de películas están
automáticamente vinculados a la presentación, en lugar de incrustados dentro de la misma, como las
imágenes o dibujos. Si una presentación tiene archivos vinculados y necesita impartirla en otro equipo,
deberá copiar tanto la presentación como los archivos vinculados.

Objeto vinculado: información que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino,
manteniendo una conexión ente los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino
cuando se actualice el archivo de origen.

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Objeto incrustado: información contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una
vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino y los cambios realizados en el objeto
incrustado se reflejan en el archivo de destino.

3.5.2. Grabar una narración sonora

Puede agregar (vincular o incrustar) una narración para una presentación en la Web, para archivar una
reunión y para presentaciones con diapositivas automáticas. Para grabar y escuchar la narración, deberá
disponer de un equipo con tarjeta de sonido, micrófono y altavoces. Puede grabar la narración antes de
proyectar la presentación o durante su proyección e incluir los comentarios de la audiencia en la grabación.
Mientras graba, PowerPoint registra el tiempo que tarda en comentar cada diapositiva. Puede elegir
guardar estos intervalos de diapositiva con la narración o puede establecer los intervalos por separado. Los
intervalos de diapositivas son de gran utilidad especialmente cuando se desea ejecutar la presentación
automáticamente, pero también puede desactivar estos intervalos si no desea utilizarlos.

Si no desea incluir una narración en toda la presentación, puede grabar comentarios en las diapositivas
seleccionadas. Al finalizar la grabación de una narración, aparece un icono de sonido en cada diapositiva en
la que haya grabado, pudiendo hacer clic en el icono para reproducir el sonido, o configurarlo para su
reproducción automática.

Tenga en cuenta que como la narración de voz tiene preferencia sobre otros sonidos, si ha insertado un
sonido para que se reproduzca automáticamente en la presentación, la narración sustituirá al sonido.

Multimedia
1. Seleccione la diapositiva y en el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos.
2. Haga clic en Película de archivo, busque la carpeta que contiene el archivo que
desea agregar y haga doble clic en el archivo.
3. Si recibe un mensaje indicándole que no puede insertar el archivo, intente insertar la
película en el Reproductor de Windows Media:
• Abra el Reproductor de Windows Media.
• En el menú Archivo, haga clic en Abrir y, a continuación, escriba o seleccione la
ruta del archivo que desea insertar y haga clic en Aceptar.
• Abra la diapositiva en la que desea insertar la película en PowerPoint y, en el
menú Insertar, haga clic en Objeto.
• En Tipo de objeto, haga clic en Clip multimedia y compruebe que ha
Películas y seleccionado Crear nuevo. Para mostrar la película como icono, active la casilla de
archivos GIF verificación Mostrar como icono.
animados • Haga clic en Aceptar.
• En el menú Insertar clip del Reproductor de Windows Media, haga clic en Vídeo
para Windows.
• En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos, seleccione el
archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
• Para reproducirla, haga clic en el botón Reproducir debajo de la barra de menús
en el borde superior izquierdo. Para insertarla en la diapositiva, haga clic fuera del
marco de la película.

Si desea agregar un clip con movimiento de la Galería multimedia de Microsoft
1. Seleccione la diapositiva y en el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos.
2. Haga clic en Película de la Galería multimedia.

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3. En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, busque el clip que desea y haga
clic sobre éste para agregarlo a la diapositiva.

Las reproducciones se pueden iniciar automáticamente al mostrar la diapositiva, al hacer
clic con el ratón o mediante la creación de un intervalo de modo que se reproduzca
después de un retardo específico o también pueden formar parte de una secuencia de
animación.
Grabar una narración sonora
1. En la ficha Esquema o en la ficha Diapositivas de la vista Normal, seleccione el
icono de la diapositiva o la diapositiva en miniatura en donde desea iniciar la
grabación.
2. En el menú Presentación, haga clic en Grabar narración.
3. Haga clic en Establecer nivel de micrófono, siga las indicaciones para ajustar el
nivel del micrófono y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Si desea incrustar la narración, haga clic en Aceptar.
5. Si desea vincular la narración Active la casilla de verificación Vincular narraciones
en y haga clic en Examinar, haga clic en una carpeta de la lista y, a continuación,
haga clic en Seleccionar. Por último, haga clic en Aceptar.
Grabar una
6. En la vista Presentación con diapositivas, lea el texto de la narración por el
narración
micrófono y haga clic en cada diapositiva para avanzar.
sonora
7. La narración se guarda automáticamente y aparece un mensaje preguntando si
desea guardar también los intervalos de la presentación.

Grabar un sonido o un comentario sonoro en una sola diapositiva
1. Seleccione la diapositiva a la que desea agregar un sonido o comentario.
2. En el menú Insertar, elija Películas y sonidos y, a continuación, haga clic en
Grabar sonido.
3. Para grabar un sonido o comentario de voz, haga clic en el botón de grabar.
4. Una vez finalizada la grabación, haga clic en el botón de detener.
5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el sonido y, a continuación, haga clic
en Aceptar. En la diapositiva aparecerá un icono de sonido.

Revisión, impresión y empaquetado

Vista previa de la presentación con diapositivas y vista preliminar e impresión
Antes de dar a otros una copia de la presentación, es buena idea revisar la información personal y
oculta, y decidir si es apropiado incluirla.

Empaquetar la presentación
A diferencia de versiones anteriores, la característica empaquetar para CD-ROM de Microsoft
PowerPoint 2003 permite copiar una o varias presentaciones junto con los archivos auxiliares en un CD, en
una carpeta de su equipo o una ubicación de red. Con esta acción podrá ejecutar presentaciones
empaquetadas en otro equipo incluso si no está instalado PowerPoint. PowerPoint Viewer se empaqueta con
la presentación automáticamente, pero puede excluirlo si sabe que el equipo que utilizará para ejecutar el
CD tiene PowerPoint instalado, o si va a copiar presentaciones en un CD de archivo.

Cuando empaquete una presentación, los archivos vinculados se incluyen automáticamente, aunque
tiene la opción de excluirlos. También puede agregar otros archivos al paquete de la presentación. Si utiliza
fuentes TrueType, puede incrustarlas en la presentación. La incrustación de fuentes garantiza su

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disponibilidad cuando se ejecute la presentación en otro equipo, sin embargo, el CD no puede empaquetar
fuentes TrueType con restricciones de Copyright integradas.

Puede proteger el contenido del CD agregando contraseñas de apertura o modificación que se
aplicarán a todas las presentaciones empaquetadas. Si agregó una contraseña para abrir una presentación
antes de empaquetarla, el requisito de contraseña permanece con la presentación empaquetada en el CD
pero también puede quitar la contraseña antes de empaquetar.

Revisión, empaquetado e impresión

Vista 1. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
preliminar e 2. Utilice los botones de la barra de herramientas para revisar la página o realizar ajustes
impresión antes de imprimir.
1. Presione F5 (para comenzar en la primera diapositiva) o MAYÚS+F5 (para
Vista previa
comenzar en la diapositiva actual). O bien:
de la
presentación
2. Haga clic en la diapositiva a partir de la que desea iniciar la presentación y haga clic
en el botón Presentación con diapositivas de la parte inferior izquierda de la
con
ventana.
diapositivas
3. Presione ESC para volver a la última vista.
1. Abra la presentación que desee empaquetar. Si está trabajando con una presentación
nueva que no se ha guardado aún, se recomienda guardar la presentación.
2. En el menú Archivo, haga clic en Empaquetar para CD-ROM.
Empaquetar
3. Haga clic en Agregar archivos
la
4. Haga clic en Opciones y seleccione Visor de PowerPoint, Archivos vinculados y/o
presentación
Fuentes True Type incrustadas en función de sus necesidades. También puede
incluir contraseñas para abrir o modificar el archivo.
5. Haga clic en Copiar a la carpeta o Copiar a CD.

4. Optimización de la eficacia comunicativa

4.1. Criterios para la utilización de los elementos formales

Las buenas presentaciones no ocurren por accidente, requieren una planificación y preparación
cuidadosas. Es relativamente sencillo componer una diapositiva con los diversos elementos formales (texto,
gráficos, tablas, imágenes, notación científica…), pero proporcionar una buena estructura de los elementos
en cada diapositiva y de la presentación como conjunto, necesita una organización previa del trabajo.
Ciertamente, aunque lo más importante de una presentación es su contenido, nos centraremos aquí en la
utilización más apropiada de los elementos formales.

Para empezar, un buen consejo sobre cómo mejorar la comunicación sería "conozca a su audiencia". Si
bien esta declaración puede conducirnos a un cierto desequilibrio hacia su consentimiento, es interesante
realizar un análisis del público al que dirigirá su exposición en función de su conocimiento previo, ya que
parte del éxito de la presentación depende de que la audiencia entienda bien el contenido. Otra
consideración previa tiene que ver con la del tiempo disponible, lo que nos orienta acerca del número
aproximado de diapositivas que necesitamos, teniendo en cuenta la cantidad de información que pondremos
en cada una de ellas. Debemos decidir también los puntos principales que se quieren comunicar y escoger


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los datos que se necesitan mostrar para apoyar dichos puntos. Prevea asimismo los colores, estilos, fuentes
y plantillas que vaya a utilizar. El criterio básico a seguir respecto la elección de los colores es conseguir el
mayor contraste y legibilidad de los textos. La combinación de blanco y negro proporciona el máximo
contraste, pero existen muchas otras opciones posibles. Por último, tenga presente que la claridad y
simplicidad son cualidades que deben guiar todo el proceso de elaboración de la presentación, tanto en la
decisión de incluir cada elemento como en el modo de hacerlo.

En cuanto al texto, es preferible usar frases concisas en lugar de largos párrafos evitando leerlos de
principio a fin. Teniendo en cuenta el espacio limitado en el que se trabaja, es recomendable que optemos
por recoger “sólo aquello que queremos que sea recordado”. Recuerde que la presentación no pretende
sustituir un documento escrito y que el objetivo primordial de una presentación debe ser ayudar a la
audiencia a entender el contenido, y no tanto el proporcionar puntos de referencia para el orador. Es
conveniente que aparezca un título en las diapositivas. El título aumenta la eficacia de la comunicación y
aprendizaje, aunque mal planteado, o si no captura todo el contenido de la diapositiva, puede tener el efecto
contrario. En cuanto a las fuentes, se ha demostrado que algunas como Arial, Helvetica o Tahoma son más
fáciles de leer cuando son proyectadas que otras como Times New Roman (Gilgen, 2003). A modo
orientativo, para estas fuentes se recomienda un tamaño de fuente de alrededor de 24 para el texto y de 32
para los títulos.

Para incluir texto, el estilo por defecto de PowerPoint ofrece una lista con puntos para facilitar la lectura.
Es preferible personalizar el estilo de PowerPoint de las listas de puntos e incluir otros elementos (gráficos o
imágenes) que muestren de modo más visual la información, ya que abusar de este estilo de diapositiva
puede hacer que la audiencia pierda interés. No sólo el modo en que se dispone la información sino también
la cantidad, son cuestiones de gran relevancia. Una pared de texto tras otra garantiza que tras la charla se
recuerde poco. En algunos casos la utilización de elementos como, por ejemplo, iconos de flechas, pueden
ayudarnos a mostrar conexiones o relaciones de causa-efecto entre hechos o datos, constituyendo una
mejor opción que las listas de puntos de PowerPoint.

Ya que las presentaciones son medios fundamentalmente visuales, la utilización de imágenes es
altamente recomendable. Existen millones de imágenes en Internet susceptibles de ser utilizadas en una
presentación, pero el criterio para escogerlas debería ser el de “sólo si añaden información relevante al
mensaje que se quiere transmitir”. Cuando se utilizan imágenes de fondo, deben ser escogidas de modo que
no dificulten la lectura de textos superpuestos. En este caso, la opción de sombreado del texto mejora
sensiblemente su lectura.

Para representar conceptos e ideas complejas, los gráficos son una excelente opción. Existen
programas con los que confeccionar gráficos partiendo de información estadística, pero si disponemos de
tiempo, podemos elaborar gráficos personalizados que transmitan mejor, no sólo el contenido estricto de los
datos sino también sus implicaciones. En este sentido se puede afirmar que un buen gráfico es un
instrumento para el razonamiento. (Tres magníficos ejemplos de gráficos están documentados en The
Economist, en el artículo Worth a thousand words del 19 de diciembre de 2007).

Las animaciones deben utilizarse siendo conscientes del fin que queremos alcanzar ya que suelen atraer
la atención de la audiencia hacia el movimiento y distraerla del contenido. Se suele recurrir a las animaciones
en los casos en los que el conferenciante desea presentar ideas secuencialmente, de modo que la
información va apareciendo a medida que se avanza en la explicación pudiendo controlar el orden y el ritmo
de aprendizaje.

Por último un par de recomendaciones más. Recuerde que no hay sustituto de la práctica. Todo el
tiempo invertido en reflexionar en qué modo diseñará su presentación le será útil para la próxima. Y recuerde

Marta Moreno - 14 -


que “hacerlo lo mejor posible” tampoco debe bloquearnos. Un buen consejo es intentar tomar cada
oportunidad como una experiencia más para aprender.

4.2. El estilo cognitivo de PowerPoint y sus riesgos

El estilo de presentación con titulares de frases cortas distribuidos en listas de puntos, constituye el
centro de las críticas más comunes a PowerPoint. La simplificación en exceso del contenido puede ocasionar
omisiones de información relevante o la no especificación de relaciones cruciales dando lugar a
interpretaciones erróneas. Este estilo de presentación de la información requiere ser muy preciso en la
elaboración del texto, sobre todo en los títulos, ya que existe el peligro de que no recojan el mensaje
principal de la diapositiva y transmitan confusión. Asimismo, ha sido reprochada la sensación de “prueba
irrefutable” que proporciona el empleo de este estilo de diapositivas con listas de afirmaciones, sobre todo en
el caso de los informes técnicos. En cuanto al modo en que se ofrece la información, la utilización de diseños
predeterminados de forma repetida puede resultar monótona, lo que dificultará recordar la información,
mientras que en el otro extremo, las posibilidades técnicas que ofrece la herramienta posibilitan un
abigarramiento que también podría mermar la comunicación haciendo que pongamos demasiado énfasis en
la forma, dejando un poco más de lado el fondo o contenido.

Según el psicólogo George Miller (1956), tenemos la capacidad de poder recordar en un solo intento
aproximadamente unos 7 elementos no relacionados. Este estudio ha guiado el diseño predeterminado del
programa PowerPoint, que haciendo de necesidad virtud, propone 5 ítems por lista pero no incorpora otros
elementos esenciales del estudio de Miller como poner en contexto la evidencia, lo que ayuda a memorizar
más allá de los pequeños grupos de datos, siendo ésta una consideración que se debería tener también en
cuenta.

Durante las dos décadas pasadas, varias personas han abogado por un diseño de diapositiva
claramente diferente al que ofrece PowerPoint por defecto. En el diseño alternativo que se propone destaca
un titular que declararía la aserción principal de la diapositiva y que sería apoyada por pruebas presentadas
de manera visual, incorporando únicamente el texto que sea imprescindible y evitando, en lo posible, las
listas de puntos (Alley y Neeley 2005). Las pruebas visuales en el cuerpo de la diapositiva tienen ventajas
comunicativas sobre la lista de puntos tradicionales. De los estudios experimentales de aprendizaje con
multimedia realizados por el profesor Richard Mayer en la Universidad de Santa Bárbara en California, se
desprende que se asimila mejor el contenido a través de la proyección de imágenes relevantes que son
presentadas simultáneamente con un texto, que a través de sólo texto (Mayer, 2001).

En este diseño alternativo se deben presentar sólo las aserciones claves de la charla, lo que fuerza al
orador a conocer perfectamente el contenido mediante la presentación de pruebas visuales y no mediante
párrafos escritos. Otra de las desventajas de este diseño es que es más exigente y requiere más tiempo de
elaboración que las listas de puntos. En cualquier caso, aunque estas presentaciones, realizadas por
oradores no experimentados, pudieran reducir la conexión personal entre el presentador y la audiencia, son
especialmente valiosas cuando observar y estudiar imágenes o relaciones visuales, permite optimizar la
comprensión del contenido.

Otra cuestión que resulta ya inevitable es que la información dispuesta en diapositivas requiere que para
exponer un tema sean necesarias varias o en ocasiones muchas diapositivas. Como consecuencia, además
de la atomización del mensaje, cuando la información es apilada en el tiempo, se dificulta la comprensión el
contexto y de las conexiones. El razonamiento visual por lo general trabaja más con eficacia en situaciones
de paralelismo espacial, esto es, cuando se muestra la información “una al lado de otra” y no “una después
de otra”. Esto se aplica, por ejemplo, a los datos estadísticos, donde el acto fundamental analítico consiste


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en hacer comparaciones (Tufte, 2003). La información troceada puede ser útil en algunos aspectos de la
enseñanza, como por ejemplo para memorizar aspectos concretos o proporcionar una visión general, pero
no en otras como en la comprensión del contexto, la profundización de las explicaciones, la realización de
comparaciones o las tareas de evaluación de relaciones. De este modo, el formato, la secuenciación y la
aproximación cognitiva deberían ser definidos más por el carácter del contenido de lo que va a ser explicado
que por las limitaciones de la tecnología de presentación.

5. Implicaciones para la docencia
La literatura sobre PowerPoint presenta una ventana a la controversia sobre los efectos de las
tecnologías de los ordenadores en las interacciones humanas, sobre si esas tecnologías dictan, limitan o
invaden las comunicaciones de persona a persona, y también sobre sus efectos en la enseñanza y el
aprendizaje.

Tom Creed, profesor de psicología en la Universidad de St. John de Minnesota, apunta que PowerPoint
fue diseñado para gente con algo que vender, pero cuestiona su idoneidad cuando se utiliza para la
enseñanza. Creed entiende que la estructura jerárquica del estilo PowerPoint favorece la creación de un
ambiente de enseñanza-aprendizaje dominado por el profesor, promoviendo la pasividad por parte de los
estudiantes (Creed, 1997).

Por su parte, Edward R. Tufte, profesor emérito de la Universidad de Yale y experto en el diseño de
información visual, se muestra tajante al respecto. Entre sus comentarios se pueden encontrar afirmaciones
del tipo: PowerPoint is evil o PowerPoint corrupts absolutely1, denunciando que el estilo cognitivo de las
listas de puntos choca frontalmente con la manera en que funcionan el pensamiento humano y la
comunicación (Simons, 2004; Bradbury, 2005). Tufte señala que más que aprender a escribir, los estudiantes
son entrenados en formular frases tipo eslogan. Un ejercicio con PowerPoint consiste típicamente en la
utilización de 10 a 20 palabras y un pedazo de “clip artístico”, lo que, para una presentación de seis
diapositivas con un total de unas 120 palabras, supone una semana de trabajo para los alumnos y tan sólo
20 segundos de lectura silenciosa (Tufte, 2006). Para compensar estos ejercicios, es recomendable la
petición de ensayos por parte del profesor.

En cuanto al formato de diapositiva, se ha señalado que éste tiene peor proporción de información por
espacio que cualquier otro método de comunicación, ya sea en papel o en pantalla de ordenador, y ya que
las diapositivas que acompañan una charla contienen mucha menos información que la charla, imprimir la
presentación replicaría e intensificaría los problemas del estilo cognitivo del programa. En este caso,
resultaría más interesante proporcionar material adicional impreso con el resto de la información: datos
estadísticos, informes, etc. Un excelente tamaño de papel para ello sería el A3 (30x42cm), que doblado por
la mitad equivale a cuatro páginas. Una pieza de papel que puede contener imágenes, unos 60.000
caracteres de palabras y números, tablas detalladas, u otro material estadístico con hasta 500.000 números,
el contenido equivalente a unas 50 a 250 diapositivas de PowerPoint que puede leerse tres veces más
rápido de lo que tardaría el presentador en contarlo (Tufte, 2006).

Wim Blokzijl y Roos Naeff de la Universidad Delft de Holanda analizaron las presentaciones de
PowerPoint realizadas por sus estudiantes. Su investigación acertadamente titulada “el profesor como
tramoyista” puede decepcionar a Microsoft y sorprender a los que puedan tener una visión estereotipada de
una generación de estudiantes rica en medios. Los resultados no dejaron lugar a dudas, la mayoría de los
estudiantes consideraron molestos los sonidos y las animaciones, los colores llamativos y los cambios

1
PowerPoint es malo o PowerPoint corrompe absolutamente.

Marta Moreno - 16 -


constantes en las disposiciones de los objetos. ¿Sus preferencias? un tamaño de fuente grande, una
disposición fija, un fondo sólido y tranquilo, y combinaciones de color con gran contraste entre texto y fondo
(Blokzijl y Naeff, 2004). Abusar de la variedad de efectos que ofrece el programa no sólo puede distraer de la
información, sino que puede dar al presentador una imagen de orquestador de colores y sonidos, restando
credibilidad y seriedad al contenido que pretende transmitir.

Con su trabajo en el Centenary College de Louisiana, Elizabeth Rankin y David Hoaas probaron la
hipótesis de que el uso de PowerPoint no tenía ningún efecto sobre los estudiantes de grado. El mismo
profesor enseñó dos secciones de “Introducción a la economía” con PowerPoint y otras dos más sin
PowerPoint. Los resultados mostraron que PowerPoint no tuvo un efecto significativo diferencial en términos
de aprendizaje del estudiante (Rankin y Hoaas, 2001). Según este estudio, aparentemente usamos
PowerPoint no porque tengamos evidencia de que podría mejorar el aprendizaje o de que sea bueno para la
audiencia, sino porque simplemente lo tenemos al alcance.

Para Tufte, los principios de demostración visual se apoyan en la idea de que la excelencia de un buen
diseño está en correspondencia con las tareas mentales que se pretenden suscitar. Así, si la tarea consiste
en reflexionar acerca de la causalidad, esta tarea demandaría un principio de diseño realizado con la
intención de “mostrar causalidad”, o si la tarea consiste en comparar alternativas, el principio de diseño sería
el de “mostrar comparaciones” (Tufte, 2006). Uno de los trabajos pendientes de la investigación sobre
PowerPoint es identificar las características del programa que son provechosas para el estudiante
(comprensión, capacidad de análisis, capacidad de establecer relaciones, retención, motivación…) de modo
que los resultados orienten a los profesores hacia un uso más eficaz de la información visual que diseñan.

6. Bibliografía y webgrafía
(2007, diciembre). Worth a thousand words. The Economist, 19. Recuperado de
http://www.economist.com/node/10278643
Alley, M. y Neeley, K. A. (2005). Rethinking the design of presentation slides: A case for sentence headlines
and visual evidence. Technical Communication, 52, 417-426.
Alley, M., Schreiber, M., Diesel, E., Ramsdell, K. y Borrego, M. (2007). Increased learning and attendance in
resources geology through the combination of sentence-headline slides and active learning
measures. Journal of Geoscience Education, 55, 83-89.
Blokzijl, W. y Naeff R. (2004). The Instructor as Stagehand: Dutch Student Responses to PowerPoint.
Business Communication Quarterly, 67, 70-77.
Bradbury, D. (2005). Bad business presentations could be costing UK business pounds 8bn a year and the
software tool designed to solve the problem are part of the cause. The Guardian, 10.
Creed, T. (1997). PowerPoint, No! Cyberspace, Yes. National Teaching and Learning Forum 6.4.
Doumont, J. (2005). The cognitive style of PowerPoint: not all slides are evil. Technical Communication, 52,
64-70.
Gilgen, R. (2003). Absolute Beginner's Guide to Microsoft Office PowerPoint 2003. Indianapolis, USA: Que
Corp.
Mayer, R. E. (2001). Multimedia Learning. New York: Cambridge University Press.
Miller, G. A. (1956). The magical number seven, plus or minus two: some limits on our capacity for processing
information. Psychological Review 63, 81-97.
Rankin, E. y Hoaas, D. J. (2001). The Use of PowerPoint and Student Performance. Atlantic Economic
Journal 29, 113. doi: 10.1007/BF02299936
Simons, T. 2004. Edward Tufte doesn’t hate PowerPoint, he hates the culture that spawned it [Versión
electrónica]. Presentations March. Recuperado de
http://fp.arizona.edu/kkh/dendro/PDFs.Tufte/Does%20PowerPoint%20Make%20you%20Stupid.pdf


IUED

Tufte, E. R. (2003, junio). PowerPoint Is Evil: Power Corrupts. PowerPoint Corrupts Absolutely. Wired
Magazine 11. Recuperado de http://www.wired.com/wired/archive/11.09/ppt2.html
Tufte, E. R. (2006). Beautiful evidence. Cheshire, CT: Graphic Press.

Cursos y tutoriales on line
PowerPoint 2003
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011298763082
PowerPoint 2007
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC100687673082

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