Best Practice User Group Vortrag (ehemaliger PRINCE2 Verein) 12.4.2016

1. WK
BPUG Stammtisch Berlin
PRINCE2 Agile - brauchen wir das?
Wenn ja warum und was davon.
Wolfgang Ksoll
12.4.2016

2. WKWKAgenda
• Kurze organisationstheoretische Einführung 
• PRINCE2 Agile Überblick
• Methodenbeispiele
• Fallbeispiele
2

3. WKWK
Kurze organisationstheoretische Einführung
3

4. WKWK
4
Wandel der Organisationstheorien
Zeit Akteure Organisationstheorien
0 Imperium Romanum Militärische Strukturen, Command and Control
große Einheiten, partiell inflexibel (Teutob. Wald)
1300 Katholische Orden Landwirtschaft in vorindustrieller, zentralisierter
Organisation gotische Kathedralen in den Städten (UK, F, D)
1900 Max Weber „Bürokratie“ organisatorisches Konzept des Kapitalismus:
Arbeitsteilung, (Amts-)Hierarchie, Dienst- und Fachaufsicht,
Aktenmäßigkeit, Rationalität
1900 Frederick Winslow Taylor Wissenschaftliches Management, Arbeitswissenschaft
Stahlindustrie, Automobilindustrie
hohe Arbeitsteilung, Rationalität, Rationalisierung
1970er New Public Management Reformen in Neuseeland, UK (Thatcher)
Projektmanagement, flache Hierarchien, Kundenorientierung,
Zielvereinbarungen, Lean Management ,Total-Quality-Management,
Benchmarking
1970er Kanban in Japan Empowerment, Reißleine bei Toyota
Automobilindustrie in Japan effizienter als in USA
1980er Softwareentwicklung Wasserfall, V-Model
1990er Soziologie Niklas Luhmann „Gesellschaft der Gesellschaft“ 1997
Systemtheorie, Autopoiese (Selbsterschaffung), Selbstorganisation,
Kommunikation als Basis sozialer Systeme, funktionale
Differenzierung, Erhöhung der Komplexität
1990er Tom Peters
s.a. Herbert A. Simon, James G.
March und Peter Drucker
„Jenseits der Hierarchien“ 1992
gegen das lineare, rationale und kausale Denken im Management
für Innovation, Motivation, Begeisterung, Empowering und
Talententwicklung
2000er Softwareentwicklung Scrum, eXtreme Programming, agil statt Wasserfall
Command and Control,
Hierarchie, Bürokratie,
Industrie
Selbstorganisiert,
Empowered, Agil

5. WKWK
5
Theorie X
• Menschen mögen Arbeit nicht,
finden sie langweilig – und werden sie
nach Möglichkeit vermeiden
• Menschen müssen angereizt werden,
damit sie sich einsetzen und engagieren
• Menschen werden am liebsten
angeleitet und vermeiden die
Übernahme von Verantwortung
•Menschen sind hauptsächlich durch
Geld und die Angst vor dem Jobverlust
getrieben
•Nur wenige Menschen sind zu
Kreativität fähig - außer wenn es darum
geht, Management-Regeln zu umgehen
Theorie Y
• Menschen müssen zwar arbeiten, wollen
sich aber auch für die Arbeit interessieren.
Unter den richtigen Bedingungen macht
Arbeit Spaß
•Menschen sind in der Lage sich selbst zu
führen in Richtung auf ein Ziel, das sie
akzeptieren
•Unter den richtigen Umständen suchen und
übernehmen Menschen Verantwortung
•Unter den richtigen Bedingungen sind
Menschen durch den Wunsch motiviert,
eigenes Potential zu entfalten
•Kreativität und Einfallsreichtum sind weit
verbreitet, werden aber nur selten genutzt
und ausgeschöpft
Verhalten
Führung
Verantwortung
Motivation
Kreativität
http://de.wikipedia.org/wiki/X-Y-Theorie
X-Y-Theorie, Douglas McGregor, 1960
Aber 80% der Mitarbeiter/Organisationen sind X und nur 20 % Y

6. WKWK
PRINCE2 Agile Überblick
6

7. WKWK
PRINCE2 im Überblick
7 Grundprinzipien
- Fortlaufende geschäftliche
Rechtfertigung
- Lernen aus Erfahrungen
- Definierte Rollen und
Verantwortlichkeiten
- Steuern über
Managementphasen
- Steuern nach dem
Ausnahmeprinzip
- Produktorientierung
- Anpassen an die
Projektumgebung
7 Themen
- Business Case
- Organisation
- Qualität
- Pläne
- Risiken
- Änderungen
- Fortschritt
7 Phasen
- Vorbereiten eines
Projektes
- Lenken eines Projektes
- Initiieren eines Projektes
- Steuern einer Phase
- Managen der
Produktlieferung
- Managen eines
Phasenübergangs
- Abschließen eines
Projektes
Nicht in PRINCE2: Spezialistenprodukte, Detaillierte Techniken, Führungsfähigkeiten (Personalführung,
Mitarbeitermotivation, zwischenmenschliches Verhalten)
7

8. WKWK
7 Grundprinzipien
7 Themen
7 Phasen
Apfel produziert mit http://www.wordclouds.com/ und http://www.microtool.de/projektmanagement/prince2-agile-ein-erster-blick/
8
Tailoring + Embedding
+
PRINCE2 Agile im Überblick
+
Prüfungsvoraussetzung für PRINCE2 Agile:
Zertifikat PRINCE2 Foundation
PRINCE2 ist ein Kochbuch,
PRINCE2 Agile eine
Zutatensammlung

9. WKWK
Major Agile Frameworks
9
• Scrum (www.scrumalliance.org)
• Dynamic Systems Development Method (DSDM®) + Agile Project Management (www.dsdm.org)
• Lean Software Development (www.poppendieck.com)
• Kanban (limitedwipsociety.ning.com)
• eXtreme Programming (www.threeriversinstitute.org)
• APMG: Agile Project Management (www.apmg-international.com/AgilePM)
• Axelos: PRINCE2 Agile (http://www.prince-officialsite.com/prince2-agile/prince2-agile.aspx).
http://www.best-management-practice.com/gempdf/Agile_and_the_Best_Management_Practice_framework_within_the_public_sector.pdf
www.status-quo-agile.de BPM-Labor, Prof. Dr. A. Komus Capgemini IT-Trends-Studie 2016

10. WKWK„Agilisierung“ von PRINCE2
10
PRINCE2
Prozesse
PRINCE2 Prinzipien
PRINCE2 Themen
Risiko
Change
Pläne
Qualität
Organi-
sation
Business Case
Fortschritt
Projektumgebung
Agile behaviours
Agile concepts
Agile frameworks Agile focus areas
Agile techniques
Transparency
Collaboration
Rich Communication
Self-organization
Exploration.
Scrum
Kanban
Lean
DSDM
...
Information visibel
Burn Charts
Workshops
Standups
User Storys ...
Agilometer
Requirements
Rich communication
...
Priorisierung
Iterationen
Inkremente
Zeit fokusiert
Work in Progress ...

11. WKWKAgilisierung hauptsächlich in der Lieferebene
11

12. WKWK
Methodenbeispiele
12

13. WKWK
Magisches Dreieck des
klassischen
Projektmanagements
Qualität
Zeit Kosten
Zeit Kosten
Qualität Umfang
Nutzen Risiko
Sechs (gleichberechtigte)
Zieldimensionen mit
PRINCE2
What to fix and what to
flex?
PRINCE2 Agile
Don‘t flex
May flex
Flex
Zielgrößen: What to flex?

14. WKWK
14
www.mountaingoatsoftware.com/scrum
Ein agiles Framework: Scrum
Nach Agilem Manifest gelten:
• Individuen und Interaktionen höher als Prozesse und Werkzeuge
• Laufende Software höher als ausgedehnte Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden höher als Vertragsverhandlungen
• Reaktionen auf Veränderung höher als Planverfolgung.
http://www.agilemanifesto.org
• Rollen: Produkteigentümer, Scrum-Master, Team
• Zeremonien: Sprint-Planung, Sprint-Review, Sprint-Retrospektive und tägliche Scrum-Meetings
• Artifakte: Produkt-Backlog, Sprint-Backlog, und Burndown-Chart

15. WKWK
Flexibilität darüber, was geliefert wird
Akzeptanz von „Agile“
Einfachheit der Kommunikation
Level der Zusammenarbeit
Vorteilhafte Umgebungsbedingungen
Fähigkeit iterativ zu arbeiten und inkrementell zu liefern
1 2 3 4 5
Niedrig
Niedrig
Niedrig
Niedrig
Niedrig
Niedrig
Hoch
Hoch
Hoch
Hoch
Hoch
Hoch
Suitability Slider

16. WKWK
Fallbeispiele
16

17. WKWKFallbeispiel 1 - Immobilienmanagement
Property Management (kein Asset Management)
• 100 Mitarbeiter, 10.000 zu verwaltende Objekte
• Projektportfolio: Einige inhomogene interne Projekte, alle
auch mit IT
Finanzierung der Projekte über Forschungsförderung und
Landesbankkredit
Daher Business Case zuerst
Projektmanagement mit Lenkungsausschuss, Projektmanager
+ Teams
Im Software-Entwicklungsteam Scrum reine Lehre:
Sprints, Standups, Team in einem Raum, Doku an der Wand,
hohe Agilität
Zwar Scrummaster (=Teamleiter), aber kein Product Owner
Requirementserhebung mit den Teams aus der Produktion
schwierig
Software-Team hat Entscheidungen des Unternehmens nicht
akzeptiert
Make or Buy? Immer Make
Open Source first, wenn nicht gar Eigenentwicklung
Kein Windows am Arbeitsplatz (Igel) -> für Geodaten
ungeeignet
Hauptkriterium für ERP: Linux
Immobilienanpassung an ERP durch Systemhaus ohne Immo-
Erfahrung
Keine Systemdokumentation, keine
Anwendungsdokumentation

18. WKWKFallbeispiel 2 - Softwarehersteller
Deutscher Softwarehersteller
• CAE-Software
• Viele externe Kundenprojekte
• Projektportfolio: Homogene Projekte, klein bis groß (>200 T€)
In Softwareentwicklung Scrum
In Kundenprojekten Projektmanagement nach PMI PMBoK
Vier Projektarten:
Kleine Projekte < 25 PT bis zu Key-Projekten > 250 PT für
Inbetriebnahme, Anpassung und Schulung der CAE-Software
Managementprodukte und –aufwand an Projektgröße
angepasst
PMO für Standards, Schulung, Controlling
Organisation auch mit RACI (s. PRINCE2 Agile, S.80)

19. WKWKFallbeispiel 3 – IT-Dienstleister öffentliche Hand
IT-Dienstleister für Bundesland
• PRINCE2 seit fast 10 Jahren
• Kunden (Landesbehörden) müssen bei IT-Dienstleister kaufen
(Kontraktionszwang)
• Projektportfolio: unterschiedliche Projekte (IPV6, ITSEC,
ITSM, SAP, …)
Abteilungsleiter nehmen Rolle des Auftraggebers in
Lenkungsausschuss wahr
PMO für Standards, Schulung, PM-Software
Projektsicherung zur Erhöhung des Reifegrades
Schulungen für Scrum:
Scrum-Master (im Team) und
Productowner (Teammanager, Projektmanager)
Erste Erfahrungen in Softwareentwicklungsprojekt
Kunde im Ministerium in Sprints mit einbezogen zur
Vermeidung langer Anforderungs-Realisierungszyklen
Nutzung der
Managementprodukte nimmt in
späteren Phasen ab:
• Viele Anträge, kein Qual.-Register
• Am Anfang wird grob geplant
• Fortschritts-Monitoring
unvollständig (außer Aufwand)
• Insbesondere bei Risiko und
Qualität

20. WKWKFallbeispiel 4 - Anlagenbauer
Maschinenbau (Luftfahrt, Entertainment)
Internationale Projekte mit Anlagen
Projektportfolio: wenige, relativ große Projekte, 2 Jahre Dauer
Klassische Ingenieurprojekte wie auch im Hochbau:
• Grobe Planung und Kalkulation
• Feinplanung für Statik, Hydraulik, Elektrik, IT-Steuerung
• Fertigung, Montage im Werk
• Transport, Endmontage, Abnahme vor Ort (TÜV, Kunde)
Dynamisches Wachstum erfordert Organisationsentwicklung
Kernprozesse im Projektgeschäft nach PRINCE2
Scrum in der Softwareentwicklung für Anlagensteuerung
Kunden in Asien erfordern Rich Communication:
- Keine langen E-Mail-Threads
- Videokonferenzen
- Präsentationen
- Workshops

21. WKWK
21
Wann nur PRINCE2, wann agile Ergänzung mit
PRINCE2 Agile?
Eher klassische Projektmanagementmethode
• viele 1000 Beteiligte
• Tagebau, Flughafenbau, Olympische Spiele, Queen‘s Diamond Jubilee1
• Bauprojekte allgemein
• Veränderung der Geschäftsarchitektur auch mit Software
• Große Softwareprojekte (viele, räumlich verteilte Entwicklungsteams)
• Softwareprojekte mit kleinen Teams (5-9 Mitarbeiter)
Eher agile Projektmanagementmethode
1 http://www.thediamondjubilee.org/
Fazit
PRINCE2 skaliert (auch durch Tailoring) hervorragend für kleine und große Projekte
PRINCE2 und Agiles trefflich mischen: PRINCE2 für Lenken und Managen, Agiles im Team zum Liefern
Agiles hervorraqend für kleine (Software)-Teams an einem Ort geeignet
PRINCE2 Agile liefert zahlreiche Anregungen für Agilisierung
Was davon für die eigene Organisation passt, muss jeder selbst bestimmen.

22. WKWKEinzelne Zitate sind urheberrechtlich geschützt: © AXELOS Ltd Copyright
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The APMG-International Agile Project Management and Swirl Device logo is a trade mark of The APM Group Limited.
BPUG® is a Registered Trade Mark and Registered Community Trade Mark of Best Practice User Group Ltd.
Scrum: www.mountaingoatsoftware.com/scrum
22
Wolfgang Ksoll
Graacher Straße 44
12247 Berlin
wk@wolfgang-ksoll.de
http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de
LinkedIn de.linkedin.com/pub/wolfgang-ksoll/59/619/aa6/
XING https://www.xing.com/profile/Wolfgang_Ksoll

23. WKWK
Literatur 1
https://www.axelos.com/store/book/managing-successful-projects-with-prince2 £ 99
https://www.axelos.com/store/book/prince2-agile £ 99
23

24. WKWK
Literatur 2 Wolfgang Ksoll
PRINCE2 Agile – brauchen wir das?
(dieser Vortag hier)
http://de.slideshare.net/WolfgangKsoll/prince2-agile-brauchen-wir-das
PRINCE2 Agile – ein erster Blick (14.7.2015)
http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2015/07/14/prince2-agile-ein-erster-blick/
Agileres Projektmanagement mit Methode – mehr Qualität, weniger Risiko (16.4.2015)
http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2015/04/16/agileres-projektmanagement-mit-methode-mehr-qualitat-weniger-risiko/
Agiles PRINCE2 von Bergbau bis Softwareentwicklung (Vortrag 14.11.2014)
http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2014/11/18/agiles-prince2%c2%ae-von-bergbau-bis-software-entwicklung/
Axelos: Integrating PRINCE2 – neuer Leitfaden (August 2014)
http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2014/08/28/axelos-integrating-prince2-ein-neuer-leitfaden/
Reifegrade im Projektmanagement mit PRINCE2. Oktober 2013.
http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2013/10/03/reifegrade-im-projektmanagement-mit-prince2/
P3O 2013: Offices zum Managen von Portfolios, Programmen und Projekten (27.11.2013)
http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2013/11/27/p3o-2013-offices-zum-managen-von-portfolios-programmen-und-
projekten/
PRINCE2® und agile Methoden in Kombination – ein Erfolgsmodell für die Praxis? September 2013, Best
Practice User Group BPUG (früher PRINCE2-Verein) und itSMF, sowie 2014 auf dbb-Kongress neueVerwaltung
http://de.slideshare.net/WolfgangKsoll/bpug-2013sepvortragksoll8
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