Steigerung von Transparenz und Effizienz durch Automatisierung von Prozessen bei gleichzeitiger Erfüllung rechtlicher Vorgaben. (Vortrag auf dem Business IT Forum 2015, veranstaltet von der YAVEON AG)

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Effizientes Dokumentenmanagement am
Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

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Vorstellung Hannes Leitner
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Leitner, Hannes
Berater
Portallösungen
M: +49 151 10854492
E: hleitner@yaveon.de

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Übersicht
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Nutzen
Die Demo /
Anwendungs-
beispiel Fragen?
Die LösungZiele

4. 10.06.2015 Seite 4
Ziele
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Warum eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung?
Steigerung von durch bei gleichzeitiger
Transparenz und Automatisierung von Erfüllung rechtlicher
Effizienz Prozessen Vorgaben.

5.  Transparenz
• Prozessverfolgung: Wer hat wann was gemacht? Oder auch nicht…
• Ablage von Dokumenten in elektr. Aktenstrukturen
→ Eindeutige fachliche Zuordnungen und Verknüpfungen
• Ablage (Verknüpfung) in mehreren Akten möglich
 Effizienzsteigerung
• Reduktion der Durchlaufzeiten
• Drastische Verkürzung bei der Suche nach Belegen im Archiv
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Ziele
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

6.  Automatisierung
• Automatische Erkennung von Rechnungsdaten und (wenn möglich)
Zuordnung zu Bestellungen oder Lieferungen
• Automatische Prüfung nach §14 UStG
• Automatische Erkennung von Abweichungen gegenüber Bestellung
oder Lieferung (Menge/Preis)
• Automatische Freigabe zur Buchung bei 100% Übereinstimmung von Bestell-, Liefer-
und Rechnungsmengen
• Automatische Ablage, revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der gesetzlichen
Vorgaben
• Automatische Verknüpfung in Aktenplänen
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Ziele
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

7.  Einhaltung rechtlicher Vorgaben
• Steuerrechtliche Vorgaben
 GDPdU
 GoBD
 §14b Aufbewahrungspflicht 10 Jahre
• Handelsrechtliche Vorgaben
 Bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original (Unveränderbarkeit)
und Lesbarmachung innerhalb angemessener Frist
• Erstellung einer Verfahrensdokumentation
 Als Grundlage für die vollständige elektronische Archivierung von
Eingangsrechnungen
 «Scan to shredder» theoretisch möglich!
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Ziele
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8. 10.06.2015 Seite 8
Übersicht
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Der Nutzen
Die Demo /
Anwendungs-
beispiel Fragen?
Die LösungZiele

9.  Plattform- und Kommunikationsbrüche werden über den ganzen Prozess vermieden
 Rollenspezifischer Einsatz wird ermöglicht
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Die Lösung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
• Rechnungseingang
via Verzeichnis
• Outlook
• Scanner
Index
Arbeitsplatz
• Beleglesung
• GDPdU konforme
Archivierung
• Workflows
• Freigabecenter
• Ablage in Akte
SharePoint
• ERP mit Rechnungs-
Eingangs-Monitor
• Bearbeitung /
Freigabe / Buchung
ERP
• Weitere Workflows
(Freigabe/Eskalation)
• BI / Controlling
SharePoint

10. Systemunterstützte Prüfung der automatisch erkannten
Daten und gegebenenfalls Korrektur
 Zugehörige Bestell- und Lieferdaten sowie
Lieferantendaten in einer einzigen Oberfläche einsehbar
 Fehler und Abweichungen werden automatisch
hervorgehoben
 Archivierung und Ablage in Akten, Fortführung des
Prozesses per Mausklick
10.06.2015 Seite 10
Prozessbeschreibung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Rechnungseingang und Klassifizierung
Prüfung und Korrektur
Automatische Archivierung
Freigabeworkflow (DMS)
Übertrag an ERP System (NAV)
Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten
Freigabeworkflow (NAV)
Eskalationsworkflow
Buchung

11. Transport zum ERP System mit vorgelagertem Workflow
 Fachliche Prüfung durch vorgelagerten
Freigabeworkflow
• Bedienung über mobile Geräte (Tablets) möglich
• Verhindert effektiv, dass ungültige Rechnungen im ERP-
System angelegt werden
• Eigene Berechtigungslogik anwendbar
• Rollenspezifischer Systemeinsatz
 Es sind keine Umlaufmappen mehr notwendig
 Automatischer Übertrag der Kopfdaten und
Rechnungsposition ins ERP (NAV)
 Verknüpfung der Systeme über einheitliche
Dokumenten-ID
 Absprung in beide Richtungen (ERP  DMS) möglich
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Prozessbeschreibung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Rechnungseingang und Klassifizierung
Prüfung und Korrektur
Automatische Archivierung
Freigabeworkflow (DMS)
Übertrag an ERP System (NAV)
Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten
Freigabeworkflow (NAV)
Eskalationsworkflow
Buchung

12. Weiterverarbeitung/Prozessabschluss in NAV
 Automatische Freigabe (bei genügender
Übereinstimmung) oder erneuter Freigabeworkflow
 Integration Aktenplan in NAV-Ansichten
 Ablage zusätzlicher Dokumente in Akte per Drag & Drop
möglich
 Eskalationsworkflows bei nicht fristgerechter
Bearbeitung
 Absprung in beide Richtungen (ERP  DMS) möglich
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Prozessbeschreibung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Rechnungseingang und Klassifizierung
Prüfung und Korrektur
Automatische Archivierung
Freigabeworkflow (DMS)
Übertrag an ERP System (NAV)
Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten
Freigabeworkflow (NAV)
Eskalationsworkflow
Buchung

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Übersicht
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Nutzen
Die Demo /
Anwendungs-
beispiel Fragen?
Die LösungZiele

14.  Schritt 1: Erfassen der Eingangsrechnungen mit der
YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung
• Eingangsverzeichnis wird
überwacht
 Scan Ablageverzeichnis
(Barcode-Trennung
empfohlen)
 Ablage aus Outlook
 Export aus Drittsystem
• Visuelle Kontrolle und
Korrekturmöglichkeit
10.06.2015 Seite 14
Der Prozess im Detail
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15.  Schritt 2: Bearbeitung/Kontrolle in der
YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung
• Automatischer Abgleich mit dem
ERP-System im Hintergrund
• Manuelle Überprüfung und
Korrektur der erkannten
Rechnungsdaten
• Freigabe zur Archivierung
10.06.2015 Seite 15
Der Prozess im Detail
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

16.  Schritt 3: Archivierung und Ablage in Akten
• Automatische Archivierung in SharePoint / Archivsystem
• Vergabe Dokument-ID
• Start erster Freigabe und Eskalations-Workflows
10.06.2015 Seite 16
Der Prozess im Detail
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

17.  Schritt 4: Freigabecenter SharePoint (optional)
• Komfortable Oberfläche zur Freigabe von Eingangsbelegen durch fachliche Mitarbeiter
• Möglichkeit falsche Rechnungen „abzufangen“ bevor sie nach NAV übertragen werden
• Anpassbare Berechtigungslogik
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Der Prozess im Detail
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

18.  Schritt 5: Übertrag nach NAV
• Rechnungskopfdaten und Bestellpositionen werden per Webservice an NAV
übergeben
• Übersicht Rechnungseingang
• Anzeige des archivierten Belegs
und Aktenplans direkt in NAV
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Der Prozess im Detail
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19. 10.06.2015 Seite 19
Übersicht
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Der Nutzen
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