Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario. Rainer Haselmeier, YAVEON AG

21.05.2014 Seite 1
Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz:
Praxisszenario
YAVEON Business IT Forum 2014 | Rainer Haselmeier

Die Breakout-Session „Roadmap zum modernen Arbeitsplatz:
Praxisszenario“ geht zunächst auf die historische Entwicklung von
Business IT-Systemen ein. Unter Einbeziehung wichtiger IT-Trends zeigt
Rainer Haselmeier, Leiter der Business Unit Enterprise Information
Management (EIM) der YAVEON AG, anschließend, auf welche
Entwicklungen die YAVEON auf dem Weg zum „modernen Arbeitsplatz“
setzt. Anhand eines Prozessszenarios aus der Beschaffung werden
beispielhaft Bausteine des „modernen Arbeitsplatzes“ in der praktischen
Umsetzung gezeigt. Den Abschluss bilden die Vorstellung eines
Vorgehensmodells in Umsetzungsprojekten und ein Ausblick auf weitere
Anwendungsszenarien für den „modernen Arbeitsplatz“.
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Abstract
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario

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Übersicht
Business IT:
Was bisher
geschah...?
Praxisbeispiel
„Beschaffungs-
prozess“
Ausblick:
Roadmap
YAVEON
Der
„moderne
Arbeitsplatz“

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Historische Entwicklung „Business IT“-
Systeme
Verwaltung Finanzen Personal
Beschaffung Produktion
Lager Verkauf
PPS/MRP
ERP
Customer Rel.
Management CRM
E-Procurement
ERP II / Supply Chain Management
Planung &
Kontrolle
Abfragen &
Berichte
Management Inf.
Systeme
Management & Entscheidungsunterstütz.

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Welches IT-Trends bestimmen den
„moderner Arbeitsplatz“?
Usability
Connectivity
Collaboration
Mobility

Der Trend: „Handhabbarkeit, Benutzbarkeit von Systemen, Software-Ergonomie“
Die Thesen:
 Das User-Interface von ERP- und weiteren Business-IT-Systemen wird sich, durch die Arbeit
auf mobilen Geräten, an die neuen Anforderungen anpassen.
 Die Bedienung von Business IT-Systemen wird – wie bei Anwendungen im privaten Bereiche
– intuitiver und ohne Schulungsaufwand möglich.
 Mitarbeiter sind künftig stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden. Hierfür werden
sich neuartige Formen der Informationsdarstellung und -bereitstellung zur
Entscheidungsunterstützung entwickeln.
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IT-Trend „Usability“

Der Trend: „Die Fähigkeit, jederzeit, überall und mit jedem beliebigen Gerät auf
Applikationen und Informationen einer Unternehmenssoftware zugreifen zu können.“
Die Thesen:
 Die wachsende Internationalisierung und die demographische Entwicklung erfordern neue
Arbeitsformen und -modelle. Business IT-Systeme werden in Zukunft auf unterschiedlichen
Endgeräten jederzeit und überall verfügbar sein.
 Das Arbeiten in Business IT-Systemen wird mit den gleichen Werkzeugen wie im
Privatbereich erfolgen („Bring your own device“ bzw. Verknüpfung von Social Media mit
Business Netzwerken).
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IT-Trend „Mobility“

Der Trend: „Die Zusammenarbeit und Kommunikation von Menschen und Organisationen
über Grenzen, Systeme, Zeitzonen und geographische Entfernungen hinweg.“
Die Thesen:
 Ohne die Verwendung von bereichsübergreifenden Kooperations-Werkzeugen entstehen
für Unternehmen gravierende Wettbewerbsnachteile (u. a. Produktivitätsverluste).
 Der Informationsaustausch wird massiv zunehmen und gleichzeitig unstrukturierter sein.
Die Austauschfrequenzen und die Anzahl der Beteiligten an weltweiten Standorten werden
zunehmen.
 Zentrale Plattformen zur Zusammenarbeit zwischen rechtlich eigenständigen
Unternehmen (in der Supply Chain) werden ein elementarer Faktor für die
Wettbewerbsfähigkeit im globalisierten Umfeld.
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IT-Trend „Collaboration“

Der Trend: „Die Fähigkeit von ERP, mit unterschiedlichen Systemen über Schnittstellen zu
kommunizieren.“
Die Thesen:
 Der Bedarf an zeitnaher und räumlich uneingeschränkter Informationsverfügbarkeit wird
enorm steigen.
 Es einige wenige quasi-standardisierte Datenmodelle geben, die von wenigen Anbietern
vorgegeben und von allen anderen Anbietern eingesetzt bzw. verwendet werden.
 Standardisierte Datenformate werden die Datenkommunikation zwischen
unterschiedlichen Systemen erleichtern.
 Die Verzahnung aller Planungsebenen, von der Ebene der Supply Chain bis zur
produzierenden Maschinenebene, inklusive eines einheitlichen Austausches mit
entsprechenden Datenformaten und Softwaresystemen für die Ressourcenplanung wird
zum Standard.
 Eine vollständige Integration im Sinne einer "1-System-Landschaft" (Monolith) wird es auch
künftig nicht geben.
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IT-Trend „Connectivity“

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Entwicklungsschwerpunkte „Business IT“-
Systeme
Verwaltung Finanzen Personal
Beschaffung Produktion
Lager Verkauf
PPS/MRP
ERP
Customer Rel.
Management CRM
E-Procurement
ERP II / Supply Chain Management
Planung &
Kontrolle
Abfragen &
Berichte
Management Inf.
Systeme
Management & Entscheidungsunterstütz.
Individuelle
Unterstützung
Gruppen-
unterstützung
Vorgangs-
bearbeitung
VertikaleIntegration
Horizontale Integration

 Personalisierung: Benutzer melden sich an und können das Portal nach
eigenen inhaltlichen Interessen und benötigten Diensten konfigurieren
 Informationsaggregation: Benutzer erhalten Informationen
unterschiedlichster Formate und Herkunft gebündelt zur Verfügung
gestellt (z. B. Texte, Tabellen, Audio- oder Videodateien, Bilder oder E-
Mails)
 Prozessintegration: Geschäftsprozesse werden über ausführende
Applikationen hinweg bereitgestellt  Applikationen laufen „im
Hintergrund“
 Single sign on: Benutzer melden sich am Portal mit einer Benutzername-
Passwort-Kombination an  steuert den Zugriff auf alle Dienste des
Portals im Rahmen der Mitarbeiter-Rolle
 Permanente und globale Verfügbarkeit: Benutzer kann das Portal mit
einem einfachen Internet-Zugang und auch mit mobilen Endgeräten
nutzen  Anwendungen sind nicht auf den Computer am Arbeitsplatz
beschränkt
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Grundfunktionen „Moderner Arbeitsplatz“

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Mitarbeiterportale als Baustein des
„modernen Arbeitsplatzes“
Applikationen Kollaboration
Informationen Dokumente
Integrationsplattform
Portale

 Eine personalisierte Kommunikations- und Interaktionsplattform für
Mitarbeiter und Partner eines Unternehmens
 Ein Tool zur effektiven und effizienten Gestaltung der täglichen Arbeit
 Ein sicherer Zugang zu allen relevanten Informationen, Applikationen und
Services über unterschiedlichste Kommunikationswege im Unternehmen
 Bessere und schnellere Verfügbarkeit von Informationen, auch im Sinne von
Warnhinweisen (bei Engpässen) und Prognosen zu voraussichtlichen
Entwicklungen
 Bessere Produktqualität
 Höhere Kundenzufriedenheit
 Ein Hilfsmittel zum Treffen von Entscheidungen aufgrund aktueller
Informationen
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Mitarbeiterportale als Baustein des

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Integrierte Prozesse als Baustein des
• Scannen
• Rechnungs-
eingang in
Outlook
Outlook
• Beleglesung
• GDPdU konfor-
me Archivierung
• Workflow
SharePoint • Belegerkennung
• Rechnungs-
Eingangs-
Monitor
ERP
• sachliche
Prüfung
• Freigabe-
Workflow
SharePoint • ERP Daten
• SharePoint
Portal
QlikView
Buchhaltung Fachabteilung Controlling
Workflow
21.05.2014

 Integration der Business IT-Applikationen mit dem Ziel, den administrativen
Aufwand zu verringern
 ERP-Systeme werden um Module und Funktionen für PPS, Dokumentenmanagement,
Business Intelligence und CRM erweitert
 häufig genutzte Standardanwendungen wie Office-Produkte wie Word, Excel und
Outlook werden in die Applikationslandschaft unter einer Oberfläche (Portallösung)
integriert
 ERP und Office-Programme werden kombiniert mit Business-Anwendungen wie
SharePoint
 Collaboration-Tools zur besseren Vernetzung der Mitarbeiter untereinander
 standardisierte Prozesse  schnellere, einfachere und transparentere
Prozesse und Reduzierung von Fehlern
 Verringerung von administrativen Tätigkeiten (z. B. durch Vermeidung
doppelter Pflegeaufwände)
 reduzierter administrativen Aufwand für das Suchen, Weiterleiten, Ablegen
und Verwalten von Informationen
 Einsatz von Portallösungen, in denen Prozesse applikationsübergreifend und
webfähig in einer Oberfläche abgebildet werden
21.05.2014 Seite 15
Integrierte Prozesse als Baustein des

 Bearbeitungszeiten und -kosten senken durch die Orientierung an den
Geschäftsprozessen und den integrierten Zugriffen auf verschiedene Backend-
Systeme über nur ein Portal
 Prozesseffizienz verbessern (z. B. durch zentralen Zugriff auf Dokumente und
Vorlagen (Suche), Workflows und Workflowunterstützung (z. B.
Rechnungseingangsprüfung, Reiseantrag, IT-Antrag, etc.))
 Flexibilität erhöhen  über Portale können schnell wechselnde
Anforderungen abgebildet werden
 Integrierter Zugriff auf alle Funktionen, Dokumente, Anwendungen und
Daten, die zur Erledigung der Aufgabenstellungen eines Mitarbeiters
erforderlich sind
 Verbesserung der Teamarbeit durch eine geschäftsprozessorientierte
Aufgabenverteilung und Funktionen zur Kommunikationsunterstützung
 Geringerer Schulungsaufwand für die Anwender, da diese über den Web-
Browser auf das ihnen bekannte Portal auf die Backend-Systeme zugreifen,
ohne sich mit deren Benutzungskonzepten direkt auseinandersetzen zu
müssen
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Was bringt der „moderne Arbeitsplatz“?

21.05.2014 Seite 17
Praxisbeispiel Beschaffungsszenario
Applikationen Kollaboration
Informationen Dokumente
Integrationsplattform
Portale
Buchhaltung
Beschaffende
Abteilung
Anfordernde
Abteilung

21.05.2014 Seite 18
Praxisbeispiel Beschaffungsszenario
Bestellbedarf Bedarfs-
anforderung
PUR-020-005
Bestellungen
PUR-020-030
Bestellüber-
wachung
PUR-020-030
Rechnungsein-
gang und -prüfung
PUR-020-060
Ware ist auf
Lager
BuchhaltungBeschaffende
Abteilung
Anfordernde
Abteilung
Beschaffende
Abteilung
Anfordernde
Abteilung
PRAXIS-
DEMO

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Vorgehen in Kundenprojekten
Projektmanagement (Planung, Kontrolle, Steuerung)
Projekt-
vorbereitung
Analyse RealisierungKonzeption Betrieb
Analyse
 Bausteine für die
Arbeitsplätze der
ausgewählten
Mitarbeitergruppen
bestimmen (u. a.
Elemente der Portale,
relevante Prozesse,
Applikationen, etc.)
 Anforderungen an den
„modernen
Arbeitsplatz“ für die
einzelnen Bausteine
aufnehmen,
dokumentieren und
bestätigen
Konzeption
 Bausteine für die
Arbeitsplätze aus
inhaltlicher,
gestalterischer und
technologischer Sicht
entwerfen
 Konzepte bewerten,
prüfen und freigeben
 Vorgehensweise zur
Einführung festlegen
Realisierung
 Umsetzung der
„modernen
Arbeitsplätze“ planen
und durchführen
 konkrete Inhalte und
Prozesse einstellen
 Tests durch YAVEON
und durch den Kunden
 Einführung der
„modernen
Arbeitsplätze“ als Teil
eines Veränderungs-
prozesses für die
Kommunikations- und
Arbeitskultur beim
Kunden
Betrieb
 Anwender im Umgang
mit dem „modernen
Arbeitsplatz“ schulen
 Rollout der Lösung
 begleitender
Kommunikations-
prozess
 Daten über die Nutzung
sammeln/Nutzungs-
gewohnheiten der
Anwender
kennenlernen 
kontinuierlichen
Verbesserungsprozess
für die Arbeitsplätze
einleiten
Projektvorbereitung
 Definition der Ziele,
die mit dem Projekt
„moderner
Arbeitsplatz“ verfolgt
werden
 Mitarbeitergruppen
für den „modernen
Arbeitsplatz“ und ggf.
Piloten bestimmen
 Projektteam und
Zeitplan festlegen

 …hängt ab von
 Prozessen im Unternehmen
 IT-Infrastruktur und Technologie
 Rollen und deren Ausgestaltung im Unternehmen
 Zugriffsrechten und Zugriffsmöglichkeiten der Rolle/des Mitarbeiters
 Es gibt nicht den „modernen Arbeitsplatz“  dessen Ausgestaltung ist vielmehr
kundenspezifische Projektarbeit!
 YAVEON entwickelt und implementiert Konzepte mit den Benutzern:
 spezifisch für deren Rolle im Unternehmen
 entlang von Prozessen
 unter Berücksichtigung der ausführenden Applikationen für die einzelnen Prozessschritte
 inklusive Bereitstellung der relevanten Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle im
Prozess
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„Moderner Arbeitsplatz“ im Kundenprojekt…

 Verkauf/Debitoren
 Angebotsbearbeitung
 Auftragsbearbeitung
 Reklamationsprozess
 Debitoren Fakturierung
 Mahnwesen
 Stammdatenanlage und –pflege
 Artikel
 Debitoren
 Kreditoren
 Herstellvorschriften/Rezepturen
 Chargendaten
 Personalwesen
 Personalbeschaffung
 Urlaubsverwaltung
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Roadmap YAVEON: Weitere Bausteine und
Anwendungsfälle „Moderner Arbeitsplatz“

 Einkauf/Beschaffung
 Bedarfsanforderung
 Rechnungseingangsverarbeitung
 Bestellabwicklung
 IT
 Help Desk-Anwendungen
 IT-Antragsverwaltung
 Berechtigungsmanagement
 Administrative Prozesse
 Vertragsmanagement
 Posteingangsverarbeitung
 Elektronisches Formularwesen
 Reiseplanung u. Travelmanagement
 QMB-Portal & QMB-Prozesse  YAVEON Qualitäts- & Prozessmanager
21.05.2014 Seite 22
Roadmap YAVEON: Weitere Bausteine und
Anwendungsfälle „Moderner Arbeitsplatz“

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