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Et si on adoptait enfin nos espaces collaboratifs

  1. 1. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 www.yos-tour.com contact@yos-tour.com @YosTour yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved.
  2. 2. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Session : Et si on adoptait enfin nos espaces collaboratifs... Conférencier : Mylène Dumon Consultante et formatrice SharePoint, en charge du Change Management au sein de SmartView mylene.dumon@smartview.fr
  3. 3. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Session : Et si on adoptait enfin nos espaces collaboratifs... • Gouvernance • Adoption • Offre de service
  4. 4. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. La gouvernance • Moyen efficace permettant de proposer et d’améliorer les espaces collaboratifs et votre offre de service • A l’instar de la gouvernance IT, une gouvernance fonctionnelle doit être mise en place pour : • Structurer l’information • Contrôler la customisation de vos sites • eiller à l’adoption de votre offre collaborative. • En plus de votre SLA, le plan de gouvernance devra adresser les points suivants: Besoins clients Formation Communication Roadmap du service
  5. 5. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Le challenge Communication Formation Evolution Outils Besoins / Cas d’usages Users • Ne pas oublier… • La technologie n’est pas le seul facteur de succès d’un outil • L’adoption sera guidée par un réel besoin métier • Commencer petit, voir loin, évoluer !
  6. 6. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Les étapes clés Préparer … • Champions • Sponsors • Freins & Leviers Mettre en œuvre… • Cas d’usages • Communication • Formation Evoluer… • Nouvelles offres • Nouveaux services
  7. 7. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Adoption • Le plan de communication • Se rendre visible et promouvoir l’offre collaborative. • Identifier les sponsors et les moyens à votre disposition • Montrer votre savoir faire, à travers des « showrooms », des témoignages… Et soyons exemplaires ! • Un plan de communication, plusieurs audiences
  8. 8. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Adoption • Les cas d’usages • Répondre à un besoin est primordial • La technologie est secondaire • Faire simple et vite ! • Rationaliser les usages dès que possibles: plus facile à déployer, à utiliser • Penser itératif
  9. 9. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Adoption • La formation, avec pour objectif de rendre les utilisateurs autonomes! • Avant tout, identifier • les différentes audiences et les cas d’usages pour chaque groupe • Le temps d’apprentissage nécessaire Administrateurs Contributeurs Visiteurs • Structure l’information • Présente l’information • Gère l’information • Collabore • Consulte l’information • Navigue
  10. 10. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Adoption • Formation en présentiel • Adaptée à une audience, guidée, souvent demandée • Et pourquoi ne pas l’adapter à chaque livraison d’un espace collaboratif ? • Formation à distance (self-training) • Bien définir et identifier le chemin de progression • Les Quick cards , une aide précieuse • Awareness • Une matinée pour comprendre comment collaborer… • 30 minutes pour comprendre…
  11. 11. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Adoption • Et au quotidien… • Communautés de pratiques (Exemplarité…) • Ambassadeurs / Champions, nos meilleures relais ! • Mais aussi: des petits déjeuners, des ateliers, des corners cafés… • Le plus important, la régularité des actions
  12. 12. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Offre de service Mise en place d’une offre de service permettant de favoriser cette adoption Service en ligne Equipe restreinte - Création immédiate - Configuration par le demandeur - Autonomie de l’utilisateur - Pas de support direct - Pas ou peu de personnalisation - Un modèle de site simple Service à la demande Equipe: service manageur, BA, Expert technique… - Etude des besoins clients - Formation des demandeurs - Création de sites personnalisés - Délai - Moins d’autonomie des demandeurs
  13. 13. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Offre de service Préparation Initialisation • SLA • Définition du service et des processus • Site du service • Kit de Communication 1ère version Phase de lancement • Communication • Formation • Support • Quick wins 2nde version Evolution, après 1 an • Rationalisation • Nouvelles fonctionnalités • Nouveaux cas d’usages
  14. 14. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Besoins • Positionnement de l’offre • Analyse des cas d’usage • Les limitations • "Quick wins" Adoption • Formation adaptée au profil • Formation personnalisée • Communauté Rôles & responsabilités • Propriétaires de site • Limitation du support Communication • Branding • Enquête de satisfaction Offre de service
  15. 15. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Exemple Collaboration Gestion personnalisée de chaque demande Formation personnalisée Modèles de sites Rationalisation Evolution du cursus de formation (en ligne et présentiel) Communautés Nouvelle offre pour de nouveaux usages Accompagnement spécifique: coach, formation à l’animation… Profils & Expertises Apprentissage à la gestion du profil Gestion des expertises
  16. 16. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. La conduite du changement doit être centrée sur les besoins utilisateurs • Considérer l’image de marque interne de SharePoint • Déployer par petites touches • Capturer la connaissance L’adoption se fera à travers • La formation & la communication • Les champions, des groupes d’utilisateurs clefs. Utilisez les ! • Des cas d’usages Faites évoluez votre offre de service
  17. 17. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved.yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 Merci à nos sponsors OR : Argent :

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