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Traitement des données électroniques et implémentation de workflow : Les Best Practices

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Dans ce livre blanc, nous mettrons l’accent sur les best practices et les solutions requises pour optimiser le traitement des données électroniques dans le domaine financier. Les données électroniques, appelées aussi e-data, désignent les informations numérisées et destinées à être traitées par des ordinateurs. L’échange de e-data implique la transmission structurée des données par voies électroniques entre les organisations. Il existe une grande variété de formats d’échange de e-data – OCR, EDI, PDF, ou encore solutions de facturation basées sur XML. Les portails fournisseurs sont souvent utilisés pour le transfert des données électroniques.

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Traitement des données électroniques et implémentation de workflow : Les Best Practices

  1. 1. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow : Les Best Practices Le processus Order-to-Cash selon ReadSoft. Copyright  2013 ReadSoft - www.readsoft.fr
  2. 2. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 2 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013 Sommaire Introduction ............................................................ 3 Données électroniques et workflow..................... 3 Évolution de la capture des données................. 4 Pourquoi automatiser .................................. 4 Importance des contrôles d’audit ..................... 4 Risques liés à l’absence d’automatisation ......... 5 Best Practices du workflow........................................ 5 Simplicité d’utilisation.............................................. .6 Déploiement rapide ............................................. 6 Évolutivité ........................................................................ 6 Intégration à l’ERP............................................. 6 Mise en œuvre initiale.............................................. 7 À l’intérieur du système ERP................................. 8 À l’extérieur du système ERP ............................... 8 Best Practices du workflow ................................ 8 Déploiement web .............................................. 9 Le Cloud et l’évolution des portails .................. 9 Étude de cas ..................................................... 9 Bénéfices de l’automatisation......................................... 10 Retour sur investissement…………………………………… 11 Maîtrise du budget……………………………………………………. 11 Conclusion………………………………………………………………………. 12 À propos de ReadSoft…………………………………………………. 13
  3. 3. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 3 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013 Introduction Données électroniques et workflow Dans ce livre blanc, nous mettrons l’accent sur les best practices et les solutions requises pour optimiser le traitement des données électroniques dans le domaine financier. Les données électroniques, appelées aussi e-data, désignent les informations numérisées et destinées à être traitées par des ordinateurs. L’échange de e-data implique la transmission structurée des données par voies électroniques entre les organisations. Il existe une grande variété de formats d’échange de e-data – OCR, EDI, PDF, ou encore solutions de facturation basées sur XML. Les portails fournisseurs sont souvent utilisés pour le transfert des données électroniques. L’acheminement et transfert des transactions d’un service à l’autre au sein d’une même organisation est appelé « workflow ». Ce processus, auditable, est critique pour le développement de l’organisation. Il permet de transmettre des requêtes, d’obtenir des approbations, et de s’assurer de la conformité des transactions à chaque étape du workflow. Les organisations qui ne disposent pas d’un workflow automatisé ont recours à des traitements et contrôles manuels. Dans le domaine financier, le workflow est utilisé dans les applications de gestion, ainsi que dans les systèmes d’interface clients ou fournisseurs. Évolution de la capture des données Auparavant, dans les services de comptabilité fournisseurs, les informations contenues dans les factures, une fois celles-ci traitées, étaient indexées et archivées. Les champs d’index permettaient de retrouver aisément une facture en cas de contestation ou de preuve d’acquittement. Ces différents traitements étaient appliqués en fin de processus. Avec l’arrivée de la numérisation, ces traitements commencèrent à être appliqués en début de processus. Au lieu de documents papier circulant de mains en mains pour être approuvés puis indexés, les données des factures indexées sont d’abord extraites avant d’être transmises pour approbation. Ainsi, il est aujourd’hui courant de router des documents électroniques à travers une organisation, en se basant sur les champs d’indexation qui ont été capturés automatiquement. Cette approche est particulièrement intéressante pour les organisations disposant d’un système ERP et d’une solution d’automatisation intégrée. Les factures qui correspondent à une commande d’achat (P0) peuvent ainsi être automatiquement enregistrées par le système ERP. Les factures sans commande d’achat, quant à elles, peuvent être transmises pour approbation avant d’être automatiquement enregistrées. L’étape d’extraction des données de facturation intervient donc de plus en plus tôt dans le processus.
  4. 4. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 4 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013 Pourquoi automatiser Les organisations ont toutes de bonnes raisons d’automatiser le traitement des données en interne, notamment les processus comptables. L’automatisation permet d’accélérer les cycles d’approbation, et contribue à une meilleure gestion des flux financiers. Elle permet également de réduire les dépenses, et au personnel de se consacrer à des tâches plus stratégiques, telles que la relation client, l’amélioration de la productivité ou la gestion des performances. Selon une étude récente de Gartner1 , la productivité figure en première place des préoccupations des directeurs financiers. La gestion du risque et la réduction des coûts sont également appelés à figurer en bonne place dans un avenir proche. L’importance des contrôles d’audit Des contrôles d’audit rigoureux aident les organisations à appliquer les règles internes et à s’assurer de la conformité contractuelle des documents. Ils permettent en effet de s’assurer que les transactions de la comptabilité fournisseurs sont traitées en conformité à la fois avec les procédures internes et les règlementations. Ils peuvent permettre en outre de réduire les frais de paiement en retard, de négocier des remises pour paiement anticipé, d’éliminer les acquittements multiples et de lutter contre les paiements frauduleux. L’étude a montré que les taux d’exception, dans les organisations les plus performantes dans ce domaine, étaient de 85% inférieurs.2 Risques liés à l’absence d’automatisation Lorsque le traitement de la comptabilité fournisseurs n’est pas automatisé, par exemple, l’organisation ne bénéficie pas de la visibilité et du contrôle nécessaires sur ses en-cours. Les factures peuvent se retrouver dispersées sur plusieurs services, être oubliées, ou même perdues. L’absence de workflow automatisé limite les possibilités d’audit concernant les factures non acquittées. Les processus manuels sont difficiles à superviser, et les risques d’erreurs augmentent. L’enregistrement des commandes n’est pas fiable, que ce soit au niveau du service client ou à celui des comptes fournisseurs. Sans une visibilité parfaite sur les factures en cours de traitement, ainsi que sur celles qui sont en retard, il est difficile de tenir une comptabilité rigoureuse. Du point de vue de la gestion comptable, l’absence d’automatisation peut conduire à de mauvaises décisions financières, coûteuses pour l’organisation. 1 – Financial Executives International CFO Technology Study, Gartner, 2012 2- The E-payables Benchmark Series: A/P Strategies for Success, Aberdeen Group, 2008
  5. 5. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 5 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013 Best Practices de workflow Il existe un certain nombre de bonnes pratiques permettant d’optimiser le traitement des données électroniques. L’intérêt des e-data est que les informations sont capturées une seule fois, puis traitées de façon automatisée par des applications de gestion. L’intégration aux processus ERP est particulièrement intéressante ici. Plus tôt les données capturées seront intégrées au système ERP, plus le contrôle des différents processus sera efficace. Un workflow automatisé permet de s’assurer que les procédures sont bien appliquées et que les règlementations telles que Sarbannes-Oxley (SOX) sont respectées. Il permet également aux organisations d’adopter une approche décentralisée des approbations. Dans bien des cas, les approbations et les paiements peuvent être automatisés, tout en restant auditables. De plus les solutions d’automatisation permettent l’implémentation de centres de services partagés (CSP) au sein d’une organisation, notamment dans l’optique de centraliser la comptabilité fournisseurs. Une fois les traitements comptables automatisés, les organisations ont la possibilité d’étendre le workflow à d’autres processus, tels que l'attachement d’un devis à une commande par exemple. Le workflow peut aussi être exploité au service des ressources humaines, pour automatiser des processus tels que le traitement des formulaires, les demandes de matériel, etc. Ce ne sont là que quelques exemples d’amélioration qu’autorisent les best practices en matière d’automatisation, dans le cadre de services partagés, et pour un nombre quasi illimité d’applications. Atteindre vos objectifs Pour vous permettre d’atteindre vos objectifs en termes d’automatisation de processus, les solutions technologiques doivent présenter les fonctionnalités suivantes :  Simplicité d’utilisation Le système doit rester simple à utiliser. Il doit être intuitif, doté d’une interface graphique (GUI), de façon à pouvoir être rapidement exploitable par tout utilisateur autorisé. Une intégration forte au système ERP participe à la facilité d’utilisation de la solution, car les utilisateurs évoluent dans un environnement qui leur est familier. Si le système n’est pas simple et intuitif, et/ou si une formation adéquate n’a pas été dispensée, son potentiel risque de ne pas être convenablement exploité. Il est donc impératif, et cela est vrai pour toute introduction de nouvelle technologie, que la solution adoptée soit simple d’utilisation, et que les utilisateurs soient convenablement formés.  Déploiement rapide Un déploiement rapide est également essentiel. Un bon moyen d'atteindre cet objectif est de définir et de mettre en place un projet pilote. Les projets qui s’étendent sur des années rencontreront difficilement le succès auprès des utilisateurs. Il est dont important de procéder à une mise en œuvre rapide de la solution, même s’il ne s’agit dans un premier temps que des fonctions de base. Cela permettra aux utilisateurs de s’accoutumer à utiliser les fonctionnalités disponibles et suscitera leur intérêt pour les fonctionnalités à venir.
  6. 6. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 6 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013  Évolutivité L’évolutivité est très importante. Une solution performante ne doit pas être limitée par le nombre de ses utilisateurs. La solution doit au contraire pouvoir s’adapter au développement de l’organisation, et impliquer toujours davantage d’utilisateurs. Cet aspect est essentiel à la rentabilité de l’investissement.  Intégration à l’ERP L’intégration à l’ERP est également très importante ; l’intérêt d’un workflow réside dans la capacité à capturer les données en amont du système ERP, avant de les intégrer à l’ERP. Une intégration forte garantira que les données n’auront pas à être saisies à nouveau, qu’il n’y aura pas de perte d’informations, et que les données seront traitées dans le système de la façon la plus transparente. Mise en œuvre Même si la solution doit être déployée et utilisée à travers l’ensemble de l’organisation, le déploiement doit se faire par étapes. Il convient en premier lieu d’implémenter la capture des données, puis le processus de workflow, et enfin l’intégration forte au système ERP. Il convient également de s’appuyer sur l’expérience acquise, ainsi que sur les best practices, avant d’étendre la technologie à d’autres domaines. Les utilisateurs doivent comprendre la nature des changements impliqués par l’implémentation de la technologie. Pour cela, nous recommandons de commencer par implémenter un processus, avant d'en ajouter d'autres. Ceci est une approche typique, gage de réussite. Lorsqu’un service maîtrise ses propres processus, il peut en aider un autre. Par exemple, une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs constitue un excellent point de départ pour que le service des achats implémente ses propres processus de workflow pour l’approbation de factures basées sur des commandes d’achats. À partir de là, la comptabilité fournisseurs devient plus productive, dans la mesure où il est plus simple et économique de traiter des factures basées sur des commandes d’achat que des factures sans commande d’achat. Autre exemple, le service financier appréciera de recevoir les informations relatives aux ventes au format électronique plutôt qu’au format papier. Le traitement de ces informations s'en trouvera accéléré, les erreurs réduites, et le service financier pourra plus rapidement transférer les données des transactions au sein du système ERP. Ainsi, les transactions seront traitées plus rapidement, et au final le service client s'en trouvera amélioré.
  7. 7. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 7 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013 De plus, le traitement électronique des données de vente permet une visibilité accrue sur les flux de trésorerie. À l’intérieur du système ERP Une excellente approche consiste à implémenter la solution de workflow à l’intérieur du système ERP. C’est ce que propose ReadSoft avec sa plateforme logicielle permettant à l’organisation d’implémenter un service puis d’étendre par la suite le workflow à d’autres services. Il est possible d’ajouter à cette solution des éléments supplémentaires, telle que la gestion des Master data, qui permet d’utiliser le même workflow et processus d’approbation pour tout nouveau fournisseur entrant. Une fois ce fournisseur enregistré dans le système, ses factures sont routées automatiquement et les cycles d’approbation s’en trouvent accélérés. Cela permet en outre de bénéficier d’une parfaite visibilité sur ces différents processus, fortement intégrés au système ERP. À l’extérieur du système ERP Pour les organisations ne disposant d’un système ERP suffisamment étendu, il est possible d’adopter une approche différente, basée sur une technologie Microsoft. À l’aide d’un simple utilitaire bureautique tel que SharePoint, les organisations peuvent approuver les documents électroniques et les transférer aux différents services, en se basant sur les métadonnées, par le système ERP. Cette approche, économique, permet de bénéficier des mêmes avantages obtenus par une solution intégrée à l’ERP. Adopter les Best Practices Chez ReadSoft, nous développons une approche basée sur les bonnes pratiques ou « Best Practices », afin de déterminer, avec nos clients, si les informations doivent être capturées de façon centralisée, ou de façon localisée par l’intermédiaire de scanners. Un certain nombre de paramètres nous a incités à développer une approche décentralisée des processus d’approbation. Les personnes chargées de ces approbations ne se trouvent pas nécessairement sur place. Ici, le workflow se révèle également tout à fait pertinent. Les images étant mises à la disposition de tout utilisateur autorisé, les personnes concernées peuvent non seulement contrôler les informations, mais également les utiliser à des fins commerciales ou stratégiques. C’est le cas notamment de la direction et du service informatique, qui exploitent ainsi de façon optimale les ressources du système ERP. Les solutions ReadSoft sont effectivement conçues pour permettre aux entreprises d’optimiser leur système ERP existant. Ici, une approche basée sur les bonnes pratiques se révèlera particulièrement payante. Que le processus de capture soit centralisé ou non, les approbations sont effectuées plus rapidement, plus efficacement, conformément aux procédures habituelles. Les données électroniques sont ensuite intégrées au système ERP, sur lequel s’appuie toute l’organisation.
  8. 8. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 8 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013 Déploiement web Internet favorise la mobilité des personnes et la flexibilité des processus. Le workflow n’est pas interrompu lorsque les personnes ne sont pas à leur bureau, pas plus qu’il n’est nécessaire d’attendre la distribution du courrier. En tant que chef de service, je peux approuver des factures ou des demandes d’achat même si je suis en déplacement. Je peux faire cela n’importe où, dans la mesure où j’ai seulement besoin d’un accès à internet. Je peux même faire tout cela sans ordinateur portable. Je peux en effet approuver des factures ou des commandes depuis un smartphone, ou tout autre appareil mobile connecté à internet. Lors de mes déplacements, je peux également capturer les données de mes frais de déplacement, tels que mes notes d’hôtel ou de restaurant. En résumé, l’optimisation du workflow est payante à tous les niveaux de l’organisation. Le Cloud et l’évolution des portails Pour nombre d’organisations, la virtualisation présente d’indéniables avantages. Les outils et solutions d’automatisation de ReadSoft peuvent parfaitement être virtualisés. De la même façon, les organisations peuvent externaliser la totalité de leur service informatique. Le choix d’une solution externalisée est principalement une question de coût de maintenance d’une infrastructure informatique. L’évolution des portails relève de la même logique, en réduisant notablement les intermédiaires entre fournisseurs et clients. Quand les informations sont disponibles à la demande, le nombre de personnes impliquées dans une même transaction chute ostensiblement. Étude de cas À titre d’exemple, examinons le cas du statut d’une facture. Dans notre exemple, une personne a besoin de retrouver une facture pour vérification. Cette personne doit en contacter une autre, directement, par téléphone, par e-mail ou par fax. Dans tous les cas, la facture sera recherchée par deux personnes. L’implémentation d’un portail permet de rendre ces données immédiatement accessibles. De plus, le statut de la facture est connu de toutes les personnes concernées : date de réception, date limite de règlement, date d’enregistrement dans le système, etc. Supposons, par exemple, que je sois connecté au portail au moment où une nouvelle commande arrive. Disposant des autorisations nécessaires, je peux « changer » cette commande en facture. Ensuite, cette facture va transiter par le système ERP où elle sera contrôlée afin de s’assurer qu’il s’agit d’une commande valide, et, si c’est le cas, elle apparaîtra sur le portail en tant que facture sous 24 heures. Si le portail est bien conçu – et c’est le cas la plupart du temps –, vous pouvez contrôler les factures, visualiser les approbations, créer des factures à partir des commandes, et retrouver n’importe quelle facture à n’importe quel moment par la suite. Il est inutile de saisir les informations relatives à la facture, car ces informations figurent déjà sur la commande elle-même. Cela représente des gains de temps et d’argent très conséquents. Par conséquent, les fournisseurs font pour ainsi dire le travail de la comptabilité fournisseurs. Tout le monde est gagnant, car le fournisseur apprécie d’avoir un accès immédiat à ses informations de facturation, sans avoir à contacter la comptabilité fournisseurs.
  9. 9. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 9 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013 Lorsqu’un service de comptabilité fournisseurs traite avec plus de 10 000 fournisseurs, il est difficile de consacrer beaucoup de temps à chacun d’entre eux. Grâce au portail, chacun accède aux informations dont il a besoin, sans perdre de temps et sans en faire perdre aux autres. Bénéfices de l’automatisation L’investissement dans une solution d’automatisation procure de nombreux bénéfices aux organisations. En premier lieu, une meilleure visibilité sur l’ensemble des processus de facturation, ainsi que sur les en-cours de l’organisation, qui améliore à la gestion de la trésorerie. Un autre avantage est que les données de facturation sont accessibles à tout moment, de même que le statut d’une facture peut être immédiatement connu. Cela permet, entre autre, de s’assurer qu'une facture fournisseur ne sera pas traitée deux fois, et qu’aucune ne sera perdue. Cela permettra également de renforcer les relations avec les fournisseurs, et éventuellement de bénéficier d’avantages tels que des remises. Le workflow permet en outre de garantir la conformité des processus, facilitant considérablement les audits. Mais l’avantage peut-être le plus déterminant est que les organisations bénéficient d’une meilleure maîtrise des coûts et de l’amélioration de la productivité. Ce dernier point constitue d’ailleurs la préoccupation principale des décideurs, selon une étude récente de Gartner3 . À la question de savoir dans quel domaine les organisations avaient l’intention d’investir dans les années à venir, l’amélioration de la productivité arrivait invariablement en tête. L’automatisation des processus de facturation aura un impact positif à long terme sur les structures financières des organisations. Libérées des contraintes liées à la gestion des en-cours, les organisations sont en mesure de consacrer leurs ressources à des objectifs plus stratégiques. La réduction des coûts, le respect de la conformité, une meilleure gestion de la trésorerie, l'amélioration de la productivité et le renforcement des relations partenaires et fournisseurs, sont les principaux bénéfices procurés par l’automatisation des processus. Retour sur investissement Après plus de 7 000 implémentations dans des services de comptabilité fournisseurs, nous avons pu constater des retours sur investissements d’une période de trois à douze mois. Cette période dépend essentiellement du niveau d’automatisation dont bénéficiait l’organisation avant la mise en œuvre du projet. Lorsque le service comptabilité fournisseurs traite un volume important de documents papier, et que l’organisation ne dispose pas d’un traitement électronique de la facturation, l’implémentation d’une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut tout à fait être rentabilisée en trois mois. Le bénéfice immédiat d’une telle implémentation est la réduction très significative du coût de traitement par facture. Cette réduction peut en effet atteindre jusqu'à 75 %. Naturellement, une automatisation plus poussée donne les meilleurs résultats. Les retours d’expérience se comptent aujourd’hui par dizaines de milliers, et si les résultats varient selon le niveau d’automatisation implémenté, les ROI constatés par ReadSoft et les autres acteurs du marché sont invariablement positifs.
  10. 10. Traitement des données électroniques et implémentation de workflow Page 10 sur 10 ReadSoft – Livre Blanc © 2013 Maîtrise du budget Un autre avantage décisif du workflow est la réduction des délais de traitement. Pour de nombreux gestionnaires comptables et directeurs financiers, bien que le ROI constitue un pré-requis incontournable, une meilleure visibilité des en-cours représente une motivation essentielle. Que le contexte soit favorable ou non, les organisations ont besoin de maîtriser leur trésorerie. Dans un contexte favorable, elles souhaitent pouvoir investir en toute sérénité, et se donner les meilleures chances de se développer. Dans un contexte moins favorable, les organisations souhaitent mieux contrôler leurs dépenses. Plus que jamais, elles ont besoin de régler leurs factures dans les délais, et éviter d’avoir à acquitter des frais de retard. Nous avons vu des organisations qui disposaient d’un avoir confortable, mais qui, par manque de visibilité sur leurs processus de facturation, s'acquittaient régulièrement en retard de leurs factures. Nos clients ne rencontrent plus aujourd’hui ce genre de problèmes, car ils bénéficient d’une visibilité en temps réel sur leurs en-cours. Les avantages des solutions ReadSoft, d’un point de vue économique, ne se limitent donc pas à des taux de ROI performants, mais bénéficient à l'ensemble de la stratégie financière de l’entreprise. Conclusion Un réel progrès pour les organisations consiste à maîtriser ses passifs de façon optimale. La conversion de ces passifs, en l’occurrence des factures, au format électronique, permet en effet d’accélérer considérablement leur traitement, et de réduire d’autant les coûts de ce traitement. Un des effets collatéraux de cette évolution est que les organisations bénéficient d’une plus grande visibilité sur leurs en-cours, et d'une maîtrise accrue de leur trésorerie. À partir de là, les décisions stratégiques sont prises en toute connaissance de cause. Concrètement, pour une facture de 50 euros, l’organisation peut ne pas voir l’intérêt d'un règlement rapide – et d’une remise potentielle pour paiement précoce. Mais lorsqu’il s’agit de factures s’élevant à 100 000 euros, avec une réduction de seulement 5 % accordée par le fournisseur en cas de règlement sous 8 jours, cette même organisation peut être amenée à voir les choses différemment. En implémentant une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, les organisations ont par conséquent l’opportunité de faire d’une source de coûts une source de profits. À partir de cette première étape, les organisations sont en mesure d’envisager d’étendre l’automatisation des processus à d’autres domaines, toujours dans l’optique d’accroitre leur maîtrise de leur budget et de leur développement. À propos de ReadSoft ReadSoft est le plus important fournisseur mondial de logiciels et de services aux organisations souhaitant accroître leur contrôle et améliorer leurs traitements administratifs. ReadSoft a permis à de nombreuses grandes sociétés de services financiers d’automatiser la capture de données, ainsi que le tri, le regroupement et le routage de documents vers des processus de workflow appropriés – leur permettant d'améliorer leurs performances dans un environnement hautement concurrentiel. Contactez-nous : info-fr@readsoft.com - www.readsoft.fr

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