Présentation en 15 minutes  Capture intelligente
Avant-propos Tous les professionnels savent que le temps est précieux. Vous consacrez une large part de votre journée à di...
IntroductionPour de nombreuses entreprises, les informations ont deux visages. Elles peuvent aider uneentreprise à se déma...
Capture intelligente : conversion des documents papier en contenu                                 numérique prêt à l’emplo...
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La clinique de Lahey numérise ses documents papier et réduit de 90 % les temps de traitement dansles domaines cliniques et...
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À propos d’EMCEMC Corporation (NYSE : EMC) est le leader mondial du développement et de la fourniture detechnologies et de...
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Présentation en 15 minutes : Capture intelligente

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Ce guide est consacré aux outils et à la technologie qui permettent aux entreprises de capturer et de gérer de gros volumes d’informations issues de sources hétérogènes. En 15 minutes environ, nous allons définir la capture intelligente, en expliquer l’importance, suggérer un cadre conceptuel, évoquer les applications verticales de capture intelligente et aborder les avantages et les possibilités de déploiement.

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Présentation en 15 minutes : Capture intelligente

  1. 1. Présentation en 15 minutes Capture intelligente
  2. 2. Avant-propos Tous les professionnels savent que le temps est précieux. Vous consacrez une large part de votre journée à diffuser des concepts, à évaluer des options et à gérer des transactions complexes. Lorsque vous avez besoin d’informations, celles-ci doivent se présenter sous une forme facilement assimilable et véhiculer leur message instantanément. C’est dans cet esprit que nous avons élaboré une série de guides destinés à vous décrire en 15 minutes les informations essentielles en matière de gestion des informations. Le présent guide est consacré aux outils et à la technologie qui permettent aux entreprises de capturer et de gérer de gros volumes d’informations issues de sources hétérogènes. En 15 minutes environ, nous allons définir la capture intelligente, en expliquer l’importance, suggérer un cadre conceptuel, évoquer les applications verticales de capture intelligente et aborder les avantages et les possibilités de déploiement.SommaireIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Capture intelligente : conversion des documents papier en contenu numériqueprêt à l’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Définition de la capture intelligente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Importance de la capture intelligente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 .La capture n’est plus une solution en silo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Les cinq fonctions d’une plate-forme de capture intelligente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Capture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Extraction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Validation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Diffusion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Capture intelligente par secteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Services financiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Secteur public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Secteur de la santé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Déploiement d’une solution de capture intelligente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  3. 3. IntroductionPour de nombreuses entreprises, les informations ont deux visages. Elles peuvent aider uneentreprise à se démarquer de ses concurrents, grâce à une amélioration du temps de traitement,une réduction des coûts de fonctionnement, un accès rapide aux informations et au respectde la conformité. Ou bien, en raison de leur volume et leur complexité, elles peuvent freinerla productivité, générer des pertes de temps et de ressources, et solliciter inutilementl’infrastructure informatique.La clé d’une utilisation réussie des informations réside dans la capacité à capturer et à gérerefficacement de gros volumes d’informations issues de sources hétérogènes. Les informationscritiques se présentent sous différents formats : documents papier, télécopies et fichiersélectroniques de divers formats. Toutes ces informations doivent être transformées en contenuintelligent compatible avec les applications d’entreprise, telles que les applications de gestionde contenu, les progiciels de gestion intégrée, les applications de gestion de la relation client etautres systèmes d’information.Face à ces enjeux, les entreprises se contentent souvent d’appliquer des solutions spécifiques làoù elles en ont le plus besoin. Très vite, on assiste à une prolifération de solutions spécifiques.Ensuite, la coordination et l’intégration de ces solutions aggravent le problème initial de gestiondes informations.La capture intelligente constitue la réponse à ce problème. Elle aide les entreprises à gérer degros volumes et une grande variété de documents, à accélérer la création de valeur ajoutéedes informations, et à réduire le niveau de sollicitation de l’architecture informatique lié à laprolifération de solutions spécifiques. 2
  4. 4. Capture intelligente : conversion des documents papier en contenu numérique prêt à l’emploi Définition de la capture intelligente La capture intelligente propose une approche globale et flexible de la capture de documents et de données. Elle assure une parfaite prise en charge d’un ou de plusieurs points d’entrée pour la capture des informations, notamment l’utilisation de scanners ou de périphériques multifonctions, ou encore l’acquisition de documents issus d’e-mails ou de dossiers réseau. La capture intelligente fait appel à des outils de classification automatique des documents, d’extraction et d’amélioration des données (en vue de leur utilisation par les systèmes d’entreprise), et de suivi (en vue de l’audit et du contrôle lors de la capture et du traitement des documents).La capture intelligente permet de réduire les coûts, d’accroître l’exactitude des informations etd’optimiser les processus métiers. Importance de la capture intelligente Prenons l’exemple suivant pour illustrer le besoin de capture intelligente. Dans le secteur des assurances, le traitement des déclarations de sinistre constitue une activité impliquant un fort volume de documents. Les représentants sont tenus de fournir aux souscripteurs les déclarations et les documents annexes. Pour les compagnies d’assurances qui ont recours à des procédures manuelles, reposant sur le papier ou sur une dématérialisation centralisée des documents, ces opérations peuvent être fastidieuses et inefficaces. Ce type de modèle implique souvent des frais de port et des retards, qui nuisent à la satisfaction de la clientèle. En outre, des goulots d’étranglement, difficiles à identifier, peuvent survenir dans le système de gestion des déclarations. Enfin, pour les personnes impliquées, à savoir le client, la direction ou le contrôleur, il n’est pas facile de suivre l’état d’avancement du traitement des déclarations. Une solution de capture intelligente répond à l’ensemble des besoins d’une entreprise en matière de capture de documents : de la capture centralisée par lots de gros volumes à la capture réalisée dans les filiales. Les représentants peuvent alors capturer et envoyer des images de document numérisées, des images ou des fichiers électroniques au moyen d’une simple connexion Internet. Dans le cas de documents traités de façon centralisée, la capture intelligente permet également de gérer la numérisation par lots de gros volumes et, notamment, d’identifier automatiquement des documents et d’extraire des données. La capture n’est plus une solution en silo La capture de documents ne peut plus être envisagée comme une technologie axée autour d’un silo central. Elle fait désormais partie intégrante d’un processus métier qui peut être exploité depuis n’importe où. La capture intelligente est parvenue à s’affranchir de son statut d’application autonome pour devenir un service à part entière pouvant être utilisé par de nombreuses sphères d’activités de l’entreprise. La capture intelligente, qui va bien au-delà de la capture centralisée par lots conventionnelle, prend en charge la dématérialisation centralisée et la numérisation distribuée dans les filiales, ce qui permet aux entreprises de bénéficier des avantages associés à l’idée de déplacer la capture vers le point d’entrée des documents. Les solutions de capture intelligente sont dotées de fonctions avancées d’identification des documents et d’outils de développement standard, ce qui vous permet d’intégrer rapidement la capture avec vos systèmes et processus métiers critiques.3
  5. 5. Les cinq fonctions d’une plate-forme de capture intelligente Capture Même si la capture est devenue synonyme de numérisation de documents et de traitement d’images, dans le monde de la capture intelligente, ce terme désigne une notion bien plus large. Sa fonction élémentaire consiste à numériser des documents papier, puisque de nombreux processus métiers critiques continuent de reposer sur le papier. Toutefois, la capture désigne également l’acquisition puis la conversion en données électroniques de tout document structuré, non structuré ou semi-structuré, et ce, quelle que soit sa source (scanner, télécopie, système de fichiers, e-mail ou fichiers électroniques). Classification Aujourd’hui, la capture, qui porte sur des documents de tous types, est réalisée depuis différents points dans l’entreprise. La classification automatique permet d’opérer des distinctions entre plusieurs types de document (factures, bons de commande, déclarations de sinistre et demandes de prêt) sans recourir au tri manuel, aux feuilles de séparation ou aux codes-barres pour identifier les documents. Elle repose sur une analyse du texte et des images afin d’identifier les types de document. L’analyse textuelle reconnaît les documents à partir de mots-clés, d’expressions ou de combinaisons de mots, alors que l’analyse des images identifie les documents à partir de leur format, ce qui constitue la méthode la plus rapide de classification des documents récurrents. Des solutions plus avancées permettent également de trier des documents similaires à partir d’un logotype ou d’un indicateur graphique comparable, ou encore de distinguer des documents manuscrits de documents dactylographiés. La classification automatique permet d’intégrer le routage intelligent des documents dans les workflows de processus métiers, ce qui réduit considérablement la préparation manuelle qui impliquait autrefois une main d’œuvre importante. Grâce à la classification automatique, vous pouvez également assembler des documents complexes, comme des dossiers de demande de prêt, ce qui minimise l’intervention de l’utilisateur.La capture ne se limite pas à la numérisation. Elle désigne également l’acquisition puis la conversionen données électroniques de tout document structuré, non structuré ou semi-structuré, et ce, quelleque soit sa source (scanner, télécopie, système de fichiers, e-mail ou fichiers électroniques). Extraction Une fois les documents capturés et classés électroniquement, leurs données sont extraites grâce à des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les documents dactylographiés et manuscrits, et à des moteurs de reconnaissance optique de marques (OMR) pour les cases à cocher, les questionnaires à choix multiples ou autres. L’extraction des données peut reposer sur des règles métiers et des référentiels de mots-clés, d’associations de mots et de structures syntaxiques. Plusieurs moteurs de reconnaissances peuvent être utilisés, ce qui optimise l’utilisation des moteurs en fonction de leur capacité à traiter telles ou telles données. Cette technologie peut également détecter automatiquement les tableaux inclus dans les documents et extraire les données contenues dans les lignes et les colonnes, en analysant les sauts de ligne, de colonne et de page afin de gérer les éléments qui apparaissent sur plusieurs pages. Parmi les autres fonctions d’extraction, citons la mise en correspondance des bons de commande et des comptes du grand livre général, et la prise en charge de formulaires complexes comme les formulaires d’assurance maladie. Si nécessaire, les données peuvent être extraites manuellement. À titre d’exemple, la saisie à partir d’une image, réalisée par un opérateur, est toujours possible si la qualité d’image ne permet pas l’extraction automatique. 4
  6. 6. Validation La validation des données garantit que les données ont été extraites correctement. Il existe deux types de validation : automatique et manuelle. La validation automatique suppose l’exploitation d’un référentiel de données, souvent une base de données ou bien une application d’entreprise comme une application CRM ou ERP. Les données extraites, par exemple une liste de numéros de compte, sont comparées à ce référentiel afin d’en vérifier l’exactitude. La même opération peut être exécutée avec plusieurs champs de données, comme avec les informations d’un formulaire d’assurance maladie. La validation manuelle consiste, pour les opérateurs, à corriger les caractères des données extraites avec un faible indice de fiabilité. Les solutions de capture intelligente varient en fonction de leur capacité à simplifier la procédure de validation. Par exemple, la validation automatique peut être accélérée par interrogation de la base de données, par modification du champ à traiter ou par des règles métiers appliquées aux documents. Les opérateurs reçoivent une notification lorsqu’une règle a été enfreinte et que les données doivent être validées manuellement. En outre, les champs en lecture seule, dans les données extraites, facilitent le repérage, par les opérateurs, des champs qui ne doivent pas être contrôlés. Enfin, la saisie peut être facilitée grâce à des raccourcis clavier personnalisés et adaptés à des ensembles de données spécifiques. Diffusion Les exportations de données et de documents permettent à la capture intelligente de diffuser les informations vers les autres systèmes d’entreprise. À un niveau élémentaire, les données peuvent être exportées vers un système de fichiers, sous de nombreux formats de données et de documents, notamment XML ou encore formats délimités. Les images numérisées peuvent être stockées notamment aux formats PDF, JPEG ou TIF. Une autre solution d’exportation consiste à recourir à la norme ODBC, qui permet d’échanger des données avec un système compatible ODBC, comme Microsoft SQL Server, Oracle ou IBM DB2. Une troisième possibilité, l’exportation vers les systèmes d’entreprise, offre la meilleure flexibilité en connectant la capture aux systèmes d’entreprise, aux systèmes de gestion de contenu et aux processus. Ces fonctions d’exportation permettent au système de capture intelligente de devenir le prolongement d’autres applications d’entreprise : transfert de données et d’images, déclenchement des workflows et participation directe aux processus métiers. Un système de capture intelligente qui n’est pas doté de ce niveau d’intégration ne convient pas à la plupart des grandes entreprises, qui bien souvent possèdent plusieurs systèmes d’informations critiques.5
  7. 7. La clinique de Lahey numérise ses documents papier et réduit de 90 % les temps de traitement dansles domaines cliniques et non cliniquesProblématiquePour les professionnels de la santé, l’intérêt de la dématérialisation des archives ne fait plus aucun doute. La clinique de Lahey acompris il y des années que la technologie permettrait d’améliorer l’efficacité et la conformité, et a engagé des mesures en ce sensde façon proactive. « Notre objectif consiste à mettre les informations pertinentes à la disposition des personnes qui en ont besoin, àsavoir les cliniciens, les administrateurs et éventuellement les patients, afin d’offrir les meilleures prestations », explique M. NelsonGagnon, directeur informatique de la clinique Lahey.SolutionL’utilisation d’EMC Captiva InputAccel® pour numériser les documents papier vers le référentiel EMC Documentum® et l’indexationautomatique facilitant l’interrogation ont considérablement réduit le délai nécessaire aux processus métiers cliniques et non cliniques.Les informations capturées par EMC Captiva InputAccel sont consultées par quelque 500 médecins, administrateurs et autresprofessionnels grâce à Documentum, ce qui améliore et accélère les processus liés aux soins infirmiers, aux admissions, aux archivesmédicales, aux services financiers aux patients, à la législation, à la qualité et à la sécurité.RésultatsEn utilisant la solution de capture intelligente EMC Captiva, la clinique Lahey a amélioré ses processus dans plusieurs domaines. Parexemple :• La numérisation des archives des patients puis l’impression de celles-ci sous forme de codes-barres permettent aux chefs du service de soins infirmiers de gagner deux heures par jour, soit plusieurs milliers d’heures par an.• La numérisation de la carte d’assurance et de la carte d’identité des patients à l’admission réduit le temps consacré à la recherche des demandes et garantit que la facture est transmise à la compagnie d’assurances adéquate, sans compter le traitement plus rapide des rejets et des paiements.• La numérisation des relevés des prestations a réduit de presque 90 % le temps moyen nécessaire aux services financiers pour récupérer les relevés. Capture intelligente par secteur Services financiers Les établissements financiers qui doivent accélérer le traitement des transactions, maîtriser les coûts de fonctionnement et améliorer les niveaux de service ont déployé une stratégie de capture intelligente. Ces établissements doivent constamment traiter de gros volumes de documents, avec rapidité et précision, tout en se conformant aux lois Sarbanes-Oxley ou encore Check 21. Par exemple, une société d’administration de prêts immobiliers a adopté une stratégie de capture intelligente afin de traiter 75 000 demandes de prêt par mois, soit plus de 600 000 pages par jour. La solution de capture intelligente de la société a supprimé les goulots d’étranglement dans les processus et a permis de réduire les dépenses de sous-traitance de 500 000 $ par an. Secteur public Les administrations sont soumises à une pression les incitant à accroître leur efficacité et à rendre leurs services plus accessibles au public. Elles doivent capturer les informations critiques contenues dans les formulaires administratifs, tels que les déclarations fiscales, les demandes de permis et les documents juridiques, puis les numériser. Une administration qui fournit des services d’information fiscale, de déclaration et de paiement, constitue un cas d’école. En déployant une solution de capture intelligente, cette administration a opéré une refonte de son système de gestion de l’impôt sur le revenu. Cet effort a porté ses fruits, puisqu’il a entraîné : • une réduction à moins de 10 jours du traitement des déclarations papier, qui nécessitait autrefois 30 à 40 jours ; 6
  8. 8. • une réduction à 3 jours du temps de traitement des déclarations électroniques, qui nécessitait autrefois 10 jours. Enfin, cette administration a pu traiter 95 % des déclarations en 5 jours, tout en améliorant sa conformité. Secteur de la santé Réglementation de plus en plus lourde, flambée des coûts et accroissement des attentes en matière de services font des services de santé une activité complexe. Les professionnels de la santé doivent réduire les coûts de traitement des demandes, améliorer la précision et la rapidité des paiements, et respecter les exigences de la loi HIPAA. Un centre hospitalier universitaire a envoyé plus de 21 000 demandes par mois, une tâche qui a nécessité un volume considérable de papier. Malheureusement, presque 20 % des demandes ont dû être envoyées de nouveau, ce qui s’est traduit par des retards de paiement de l’ordre d’un million de dollars. En déployant une solution de capture intelligente, ce centre a réduit le taux de renvoi des demandes de 20 à 7 %, a diminué les délais de remboursement et a amélioré sa conformité aux réglementations. Déploiement d’une solution de capture intelligente Que vous ayez besoin d’une solution de capture intelligente afin de répondre à des besoins généraux d’acquisition d’information ou d’une solution éprouvée capable de gérer de gros volumes de documents critiques, comme des dossiers de prêt, des déclarations d’assurance ou des demandes d’ouverture de compte, la solution doit être complète et répondre à tous les aspects de votre problématique : traitement distribué, reconnaissance intelligente des documents et intégration des processus. La conception et le déploiement doivent suivre une méthodologie reflétant les meilleures pratiques, impliquant des objectifs quantifiables et des tests d’assurance qualité. EMC® est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions de capture intelligente. Chaque année, les solutions de capture intelligente EMC Captiva® automatisent le traitement de milliards de documents, réduisent les coûts, améliorent l’exactitude des données et optimisent les processus métiers. Ces solutions peuvent être intégrées dans votre existant ou bien être utilisées avec une solution EMC de bout en bout destinée à gérer le cycle de vie du contenu transactionnel. Les solutions de capture intelligente mises au point par EMC font partie d’un ensemble de solutions EMC, appelé gestion de contenu transactionnel (TCM). Cet ensemble est constitué de solutions de capture intelligente, de gestion des processus métiers (BPM) et de gestion du contenu d’entreprise, qui apportent une réponse complète à la gestion de processus transactionnels de gros volumes. Étape suivante Pour en savoir plus sur les solutions de capture intelligente d’EMC, visitez le site www.emc2.fr ou appelez le 0800 905 439.7
  9. 9. À propos d’EMCEMC Corporation (NYSE : EMC) est le leader mondial du développement et de la fourniture detechnologies et de solutions d’infrastructure d’informations permettant aux entreprises de toutestailles d’accroître leur compétitivité et de valoriser au maximum leurs informations. Pour ensavoir plus sur les produits et services EMC, rendez-vous sur le site www.emc2.fr.EMC Computer Systems FranceImmeuble "Le Capitole"55 avenue des Champs PierreuxTSA 2000392729 Nanterre CedexFranceTél. : +33 1 46 95 80 00Fax : +33 1 46 95 80 80www.emc2.fr© Copyright 2008 EMC Corporation. Tous droitsréservés. EMC2, EMC, Captiva, Documentum,InputAccel et « where information lives » sontdes marques déposées d’EMC Corporation.Toutes les autres marques citées dans leprésent document sont la propriété de leursdétenteurs respectifs.9/08H3004

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