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La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?

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La pratique de la dématérialisation des factures est très répandue dans les grandes entreprises : les bénéfices constatés sont indéniables. Dans ce livre blanc, Yooz tente d’apporter des éléments de réponse aux lecteurs qui s’interrogent sur l’adéquation de ces technologies aux PME. Le dernier livre blanc proposé par Yooz a pour but d’apporter une réponse complète et argumentée à cette question : « la dématérialisation des factures en PME, constitue-t-elle un mythe ou existe-t-il une réalité possible ? Pour y répondre, et donner au lecteur quelques clés de succès, Yooz commence par dresser état de l’art des approches possibles de dématérialisation de factures et mesurer les écarts de pratiques entre petites, moyennes et grandes entreprises.

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La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?

  1. 1. Livre blancLa dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ? 2010-12-16 Page 1 / 12
  2. 2. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ? Sommaire1. Etat de l’art de la dématérialisation ............................................................................................ 3 1.1. Qu’est-ce que la dématérialisation ?.......................................................................................................... 3 1.2. La dématérialisation des factures, encore peu déployée par les PME ........................................... 42. Les enjeux et les bénéfices de la dématérialisation des factures.............................................. 53. Les dix clés du succès d’un projet de dématérialisation pour les PME..................................... 74. Retours d’expériences ................................................................................................................ 11 4.1. Winch Team : accélérer et fiabiliser le traitement des factures fournisseurs .............................11 4.2. Astrid Conseil : une solution opérationnelle en deux heures .........................................................11 4.3. DFCG : le pari de la simplicité.....................................................................................................................122010-12-16 Page 2 / 12
  3. 3. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?1. Etat de l’art de la dématérialisation1.1. Qu’est-ce que la dématérialisation ?La dématérialisation consiste à remplacer tout ou partie d’un processus reposant sur des échanges dedocuments papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. Ces documentsnumériques sur lesquels s’appuient les processus dématérialisés peuvent avoir plusieurs origines. Dans certainscas, les données à traiter existent déjà sous un format numérique, soit sous la forme de fichiers structurés (detype EDI, XML ou CSV, par exemple), soit sous forme de fichiers électroniques non structurés, comme desdocuments PDF.Dans d’autres cas, il est nécessaire de numériser au préalable les données, en capturant le contenu dedocuments papier à l’aide de dispositifs de scan, de lecture automatique de document (LAD) et dereconnaissance de caractère (OCR). Les processus dématérialisables sont nombreux. Il peut s’agir, par exemple,de la gestion des factures ou des contrats, de la passation de marchés publics ou encore de la gestion desdonnées fiscales.Dans son référentiel de pratiques sur la dématérialisation des factures, le cabinet de conseil MarkessInternational distingue trois types de dématérialisation des factures : La dématérialisation simple, qui consiste à échanger des factures à travers des systèmes de télétransmission (EDI par exemple) ou sous forme de fichiers électroniques (PDF par exemple), mais sans mettre en place les garanties nécessaires pour assurer la valeur fiscale des documents numériques. La dématérialisation fiscale des factures qui consiste, quant à elle, à échanger ces mêmes fichiers, mais cette fois en les signant numériquement et en se conformant aux conditions requises par le Code Général des Impôts (archivage, intégrité des messages, constitution d’une liste récapitulative…). Seul ce type de dématérialisation permet aux entreprises de supprimer totalement les factures papier. La dématérialisation des factures papier, qui consiste à automatiser, par exemple avec des technologies de scanning ou de lecture de documents, les documents entrants sous format papier.2010-12-16 Page 3 / 12
  4. 4. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?1.2. La dématérialisation des factures, encore peu déployée par les PMELa gestion des factures entrantes et sortantes figure parmi les processus fréquemment dématérialisés. En effet,ce processus repose sur de nombreux documents, comme les bons de commande et de livraison, les facturesou encore les avoirs. En outre, il nécessite de nombreuses étapes de traitement des données (saisie,réconciliation) et de validation, plus fréquemment sujettes aux erreurs lorsqu’elles sont effectuées de manièremanuelle. Enfin, de nombreux acteurs sont concernés par le traitement des factures, qu’il s’agisse d’entreprises,de collectivités, d’experts comptables ou d’associations.En 2007, une étude réalisée par le cabinet Markess auprès de 200 entreprises privées montrait que 29 % del’échantillon avait déjà recours à la dématérialisation des factures, tandis que 38 % avaient des projets en coursou prévus à moyen terme. Néanmoins, parmi les entreprises de moins de 249 salariés, seules 19 % d’entre ellesdématérialisaient déjà leurs factures en 2007, une proportion qui monte à 53 % dans les entreprises de plus de2 000 salariés.Une enquête réalisée en 2008 par l’APECA, association interprofessionnelle dédiée à la carte dachat et ladématérialisation des échanges interentreprises, vient corroborer ce constat, 28 % des 200 PME interrogées nedématérialisant aucun document.Si la dématérialisation des factures est indéniablement une bonne pratique des directions financières, il s’agitjusqu’à présent d’un marché plutôt réservé aux grands comptes. En effet, les petites et moyennes entreprisesn’identifient pas encore clairement les bénéfices qu’elles pourraient obtenir, comme en témoigne l’enquêteAPECA : près de 54 % ne perçoivent pas les avantages pour elles, tandis que 41 % ne les identifient pas pourleurs clients !Des solutions jugées trop complexes, des investissements hors de leur portée, des projets dont la durée et lecoût ne sont pas adaptés aux PME : faute d’offres adaptées à leurs besoins, rares sont aujourd’hui les PME àdématérialiser leurs factures. Ce décalage entre les pratiques des grandes entreprises et celles des PME, s’il estbien réel, ne peut perdurer. Les PME peuvent en effet largement s’inspirer des stratégies de dématérialisationdes grandes organisations, celles-ci ont tiré depuis longtemps les leçons d’une dématérialisation pertinente deleurs factures.2010-12-16 Page 4 / 12
  5. 5. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?2. Les enjeux et les bénéfices de la dématérialisation des facturesLes PME ont rarement de nombreuses ressources à consacrer au traitement des factures : pour elles,l’automatisation doit en premier lieu être source d’économies (de temps, d’argent…), mais elle peut égalementleur permettre de fiabiliser leurs processus de traitement des factures fournisseurs, et d’acquérir une visibilitééquivalente à celles dont disposent les grandes entreprises. Tout comme ces dernières, les PME peuvent eneffet, en dématérialisant leurs factures, bénéficier de ses multiples atouts.1. Gagner en temps et en productivitéLe traitement des factures nécessite un enchaînement de tâches précises (saisies, enregistrement, affectation,validations et règlement). Réalisées de manière manuelle, ces tâches demandent du temps et peuvent devenirrapidement fastidieuses. Gérer ces tâches de manière automatique représente donc un gain de tempsconsidérable pour les entreprises, y compris pour des volumes de factures modestes. En réduisant les délais detraitement, le gain de temps est en moyenne de 46 %, affirme le cabinet d’études Aberdeen. Le temps ainsilibéré peut alors être utilisé pour effectuer des activités à plus forte valeur ajoutée, améliorant d’autant laproductivité des équipes. Enfin, vis-à-vis des fournisseurs, la dématérialisation reste le moyen le plus simple deréduire les délais de paiement, ceux-ci se situant en moyenne entre trente et soixante jours, d’après l’enquêteAPECA.2. Simplifier et fiabiliser les processusLa dématérialisation des factures permet de gérer de manière automatisée des activités précédemmenteffectuées à partir de documents papier. Cette numérisation des documents simplifie, rationalise et fiabilisel’ensemble des processus. Par exemple, une fonction comme la reconnaissance automatique des donnéesaccélère et sécurise la saisie, une fiche fournisseur pouvant par exemple être crée automatiquement si celui-cin’existe pas dans la base fournisseurs. Les utilisateurs savent à tout moment où en sont les factures. Ils peuventy accéder facilement grâce à des outils de recherche et, si nécessaire, reprendre la main pour traiter les casparticuliers.3. Réduire les coûtsLa dématérialisation des processus comptables, notamment le traitement des factures, est une sourced’économies importante pour une entreprise, quelle que soit sa taille. La dernière étude du Groupe Aberdeenconsacrée à la dématérialisation des factures, parue en 2009 et pour laquelle 130 entreprises ont été2010-12-16 Page 5 / 12
  6. 6. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?interrogées, constate ainsi que l’automatisation réduit en moyenne de 50 % les coûts de traitement desfactures. Les entreprises les plus avancées, pour leur part, réduisent les coûts et les durées de traitement de prèsde 90 %. L’enquête réalisée par Markess International met également en avant les économies réalisées par lasuppression du papier (coûts d’impression, de stockage, etc.) et les gains rendus possibles par la mutualisationet la centralisation du traitement des factures.4. Mieux piloter la fonction financièreLe suivi en temps réel est précieux pour les responsables financiers : ce besoin est facilité par ladématérialisation qui fluidifie la circulation des factures, par rapport à un mode de traitement manuel,caractérisé par de trop nombreuses ruptures. Le traitement automatisé des factures permet aux responsablesfinanciers de disposer immédiatement d’un certain nombre d’indicateurs qui les aident à mieux piloter leprocessus, ces indicateurs pouvant être agrégés et regroupés au sein d’un tableau de bord. En outre, cettevisibilité facilite également la détection très en amont des anomalies et optimise ainsi les traitements, enévitant par exemple de transmettre pour validation des factures incomplètes ou comportant une erreur sur lesmontants. Enfin, une solution automatisée permet de mieux gérer les factures litigieuses, en identifiantimmédiatement les données qui posent problème.5. Accroître la sécurité, faciliter l’archivage et garantir la traçabilitéLe passage à des factures au format numérique améliore considérablement la sécurité des données. Celles-cidoivent être signées à leur entrée dans le système, la signature garantissant leur intégrité. Les utilisateursdisposent ensuite d’une traçabilité de bout en bout sur les données. Chaque intervenant est dûmentauthentifié par un identifiant et un mot de passe, limitant les risques de fraude. L’automatisation du processusréduit également les sources d’erreurs, les données pouvant être soumises à des vérifications à chaque étapeafin de détecter immédiatement les anomalies (factures incomplètes, montants incohérents, etc.) En outre,dans une offre de type SaaS (Software as a Service), les documents sont archivés dans un centre de donnéesconforme aux normes de sécurité, une architecture que PME et TPE sont rarement à même de déployer eninterne.6. Garantir la transparenceLa dématérialisation des factures se traduit enfin par un gain en transparence, qui découle des bénéficesprécédents. Traçabilité, authentification des intervenants, suivi facilité des litiges ou encore capacité à retrouverrapidement des factures grâce aux outils de recherche numérique : tous ces éléments facilitent les contrôles etapportent aux responsables financiers une visibilité sur l’ensemble de leurs processus de traitement desfactures fournisseurs.2010-12-16 Page 6 / 12
  7. 7. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?3. Les dix clés du succès d’un projet de dématérialisation pour les PMEMalgré tous ces bénéfices, les PME accusent toujours un retard dans le domaine de la dématérialisation desfactures. Le manque de solutions adaptées à leurs besoins a longtemps été un frein à l’adoption de processusdématérialisés. Pourtant, ces besoins sont clairs et parfaitement identifiés : les PME attendent des solutionssimples, rapides à mettre en œuvre, faciles à gérer et offrant une tarification en phase avec leur taille et leurvolumétrie de factures.Pour mener à bien un projet de dématérialisation, en particulier pour les processus de traitement des facturesfournisseurs, très fastidieux pour une entreprise, quelle soit sa taille, il existe de nombreux facteurs clés desuccès et de bonnes pratiques dont il convient de s’inspirer. Nous en proposons dix qui, s’ils sont mis en œuvre,garantissent que le projet de dématérialisation générera tous les bénéfices escomptés, avec un rapide retoursur investissement.7. Privilégier le mode SaaSPour une PME, les solutions proposées en mode SaaS, cest-à-dire en tant que services, constituent un atoutcrucial. En effet, avec ce mode de distribution des solutions logicielles, les entreprises disposent trèsrapidement d’une solution opérationnelle, l’application étant hébergée par l’éditeur (ou un hébergeurspécialisé) et accessible à partir d’un simple navigateur Internet. Ainsi, aucun investissement préalable, ni enmatériel ni en logiciel (achats de licences), n’est nécessaire pour utiliser l’application. De la même façon, nulbesoin de compétences spécialisées, de ressources dédiées ou d’expérience technique pour en assurerl’administration, celle-ci étant prise en charge par l’hébergeur 24 heures sur 24. Enfin, dans ce modèle le coût del’application est proportionnel au volume de factures et à l’utilisation de la solution, ce qui autorise unetarification adaptée à la taille des PME et, surtout, une prédictibilité des coûts.8. Rendre les utilisateurs autonomes pour utiliser et personnaliser lapplicationUne solution destinée aux PME doit avant tout être simple et facile d’utilisation, pour en faciliter l’appropriationet la prise en main par les utilisateurs, et atténuer leur éventuelle appréhension face à un nouvel outil quiperturberait ses habitudes de travail. L’utilisateur doit pouvoir transposer ses connaissances métier et sespréférences dans l’outil, avec la possibilité de paramétrer les principales fonctionnalités, sans avoir besoin derecourir à l’éditeur. Pour sa part, le responsable de la comptabilité doit ainsi pouvoir paramétrer lui-mêmel’application, définir les profils des utilisateurs et élaborer les workflows de traitement et de validation desfactures, sans aucun besoin de recourir à une expertise technique.2010-12-16 Page 7 / 12
  8. 8. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?9. Proposer une accessibilité permanenteDans une entreprise, le traitement des factures implique de nombreux acteurs : outre les responsablesfinanciers, les services opérationnels, les autres services de support et la direction générale peuvent êtreconcernés, notamment lors des étapes de validation. Il est donc essentiel de s’assurer que les factures sontdisponibles en permanence pour tous les intervenants dans le processus. La solution doit être en permanenceaccessible avec une simple connexion Internet, depuis n’importe quel poste de travail, afin d’en faciliter l’accèspour les sites distants ou les collaborateurs en déplacement. La plateforme de dématérialisation doit égalementêtre disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.10. Garantir la performance de lautomatisationLes données contenues dans les factures sont au cœur du processus. La technologie de reconnaissance decaractères employée (OCR) doit être efficace et performante pour garantir lautomatisation du processus et safiabilité.Pour être performante instantanément, et pour que la performance soit pérenne dans le temps, la technologiedoit de préférence utiliser une approche de localisation des champs dite "full-text" qui extraitautomatiquement les données pertinentes, indépendamment de leur position sur le document. Cetteapproche présente lavantage de saffranchir de tout paramétrage initial au démarrage du projet puisque laqualité de la reconnaissance nest pas liée à un format de facture mais raisonne intelligemment pour localiserlinformation pertinente, où quelle se trouve. Cette indépendance vis à vis de la position des informations sur ledocument permet de saffranchir aussi naturellement des évolutions dans la présentation des factures dans letemps.Par ailleurs, cette approche innovante présente un autre avantage dans les fonctions de recherche : la lecture"full-text" des factures permet de bénéficier de capacités de recherche en texte intégral (type Google) : lesfactures peuvent ainsi être retrouvées aisément par saisie dun simple mot-clé qui serait présent dans le corpsde la facture.A lidéal, la technologie ou la solution utilisée ne doit pas être dépendante des dispositifs de numérisation etpermettre la scannérisation depuis nimporte quel scanner ou équipement multifonctions.11. Assurer la confidentialité des accès aux informationsLes données liées aux factures sont sensibles. Les entreprises doivent donc prêter une attention touteparticulière à la sécurité lors du choix d’une solution de dématérialisation. Une offre proposée en mode SaaSdoit offrir un certain nombre de garanties : l’authentification avec mot de passe « fort », un cloisonnement desdonnées de chaque client garantissant une étanchéité totale, une signature et un contrôle des imagescapturées afin de garantir leur intégrité, leur unicité et leur valeur probatoire, et l’utilisation de protocoles etd’hébergements certifiés.2010-12-16 Page 8 / 12
  9. 9. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?12. Garantir la sécuritéLa continuité de service et la haute disponibilité des applications et données sont essentielles dans le cas d’uneapplication de dématérialisation des factures. Pour cela, la solution doit s’appuyer sur une infrastructureredondante. Le centre hébergeant les données doit être protégé contre les risques naturels et gérer dessauvegardes externalisées. Enfin, l’utilisation d’une bande passante réservée et optimisée est essentielle pourgarantir la qualité de service aux utilisateurs.13. Accompagner les utilisateurs avec une assistance technique de qualitéLa qualité de l’accompagnement et une assistance technique réactive et facile à contacter sont deux critèresessentiels pour les petites et moyennes entreprises. En effet, celles-ci n’ont ni les ressources ni le temps dontdisposent les grandes entreprises, et elles ont d’autant plus besoin d’un partenaire fiable à leurs côtés.Disponibilité de la hotline, possibilité de disposer d’une assistance gratuite ou d’échanger avec d’autres clients,ou encore présence d’une base de connaissances (FAQ) sont autant d’éléments qui facilitent la vie des PME.14. Privilégier l’intégration avec d’autres applications financièresLa plupart des entreprises, y compris les PME, gèrent leur comptabilité avec des logiciels du marché. Selonl’enquête menée par l’APECA en 2008 auprès de 200 PME, 78,5 % d’entre elles possèdent en effet un logicieldédié à la gestion de leur comptabilité. Un projet de dématérialisation des factures doit tenir compte de cetexistant : la solution doit pouvoir s’intégrer avec ces applications comptables et financières, notamment pourexporter les données liées aux factures. Des connecteurs vers les différents progiciels présents sur le marchédes PME sont un atout important pour la réussite du projet, facilitant et accélérant l’intégration à l’existant.15. Simplifier le workflow de validationSelon les entreprises, le processus de traitement des factures peut impliquer une ou plusieurs étapes devalidation. Un moteur de workflow pour gérer ces étapes est donc une brique indispensable. Ce moteur doitpouvoir gérer plusieurs niveaux de validation, tant sur la facture elle-même que sur son paiement. Enfin, lespersonnes qui doivent effectuer ces validations doivent pouvoir être prévenues facilement quand une factureest en attente, afin de ne pas retarder le traitement. Des alertes par mail permettent de répondre à ce besoin.16. Editer des tableaux de bord pertinentsLa valeur ajoutée d’une solution de dématérialisation des factures provient notamment de la visibilité apportéesur les données financières et les flux traités. Des tableaux de bord à la fois simples et conviviaux permettentaux PME d’acquérir cette visibilité, impossible ou presque à obtenir avec des processus gérés de manièremanuelle. Ces tableaux de bord doivent par exemple fournir au responsable financier la visualisation à toutmoment des documents en cours de traitement, fonction particulièrement utile en période de clôture. Ils2010-12-16 Page 9 / 12
  10. 10. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?peuvent aussi fournir des indicateurs agrégés et des graphiques sur le nombre de factures concernées par deslitiges, le montant total des dépenses ou la répartition des factures par fournisseurs.2010-12-16 Page 10 / 12
  11. 11. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?4. Retours d’expériences4.1. Winch Team : accélérer et fiabiliser le traitement des factures fournisseursLa société Winch Team conseille et accompagne les PME dans leur gestion administrative et financière. De parson activité, l’entreprise porte une attention particulière aux solutions informatiques qui facilitent les activitésde gestion et améliorent la visibilité sur les informations financières. Franck Dermagne, créateur de la société etdirigeant de Winch Team, a rapidement identifié le service de dématérialisation des factures Yooz proposé parITESOFT. La société a d’abord décidé d’évaluer la solution en l’adoptant pour elle-même. Totalement satisfaitede son expérience, elle recommande aujourd’hui l’offre à ses clients.« Yooz est à l’heure actuelle l’outil le mieux adapté aux besoins administratifs des PME », assure FranckDermagne. « Il permet d’accélérer et de fiabiliser le traitement des factures fournisseurs ». Outre son adéquationfonctionnelle au processus de gestion électronique de factures, la solution a séduit Winch Team par son modèleSaaS. « Aucun investissement n’est nécessaire au démarrage », précise le dirigeant. « Les données sontsécurisées et la sauvegarde est effectuée automatiquement. En outre, les clients bénéficient immédiatementdes évolutions et l’offre est facturée en fonction de leur consommation », ajoute-t-il. Pour Winch Team, la miseen place de la solution Yooz améliore la productivité des équipes et renforce la qualité et la fiabilité destableaux de bord financiers, offrant visibilité et traçabilité sur les factures.4.2. Astrid Conseil : une solution opérationnelle en deux heuresBasée dans le Gard, la société de conseil ASTRID (Appui à la STRatégie dInnovation et de Développement) estspécialisée dans la stratégie et la valorisation des activités de R&D des sociétés innovantes. Elle emploie unedizaine de collaborateurs sur deux sites. ASTRID souhaitait mettre en place une solution de traitement desfactures adaptée à son profil de PME. « Nous recherchions une solution capable de nous apporter un vrai retour surinvestissement pour nos 1 000 factures annuelles. Un des critères clés de choix résidait dans notre capacité à êtreautonome dans le paramétrage et la mise en place du projet », relate Jacques Lajugie, associé en charge de laDirection Financière chez ASTRID. En se basant sur ces critères, la société a opté pour la solution dedématérialisation des factures Yooz, proposée par ITESOFT. Deux heures après la souscription, l’outil étaitopérationnel. ASTRID a gagné immédiatement en efficacité et en traçabilité : « La mise en place de la solutionnous a permis de supprimer la saisie des factures et les échanges papier entre nos deux sites. Toutes les factures sont2010-12-16 Page 11 / 12
  12. 12. La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?désormais traçables et nous ne perdons plus de temps à les rechercher, celles-ci étant accessibles 24h sur 24 depuisInternet. Enfin, la solution est intégrée à notre comptabilité via le progiciel SAGE », explique le directeur financier.Yooz assure la reconnaissance automatique de toutes les données de facturation, les imputations comptableset analytiques. Après une première validation, le service comptable enregistre la facture, qui est transmiseensuite aux intervenants habilités à donner un Bon à Payer sur la facture afin qu’ils la valident également. Lesécritures comptables sont ensuite facilement exportées dans le progiciel Sage.4.3. DFCG : le pari de la simplicitéMi-2010, l’association nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion (DFCG) a choisi des’appuyer sur la solution Yooz d’ITESOFT pour le traitement de ses factures fournisseurs. Cette association, quicompte plus de 3000 adhérents répartis dans tous les secteurs économiques et géographiques de France,emploie quinze collaborateurs. Basée à Paris, elle fonctionne néanmoins sur un modèle très décentralisé, unequinzaine de groupes régionaux animant en effet des initiatives locales. La DFCG propose à ses membres departager leurs expériences et de réfléchir aux meilleures pratiques du domaine à travers plusieurs groupes detravail et des pôles d’expertise consacrés aux problématiques des directeurs financiers.Depuis une dizaine d’années, l’association surveillait le marché de la dématérialisation financière dans le cadred’un groupe de travail. Convaincue de la pertinence de ces technologies, l’association estimait néanmoins queleur utilisation était réservée aux grandes entreprises, faute de solutions adaptées aux petites structures. Lemontant des investissements requis par les offres du marché et l’ampleur des projets à mener écartaient eneffet une grande partie de ces dernières.En avril 2010, le lancement de Yooz, une offre ciblant les petites et moyennes entreprises, vient changer cettedonne. Le Délégué Général de l’association, Philippe Chastres, souhaite immédiatement évaluer la solution.Nadia Haflaoui, responsable comptable de la DFCG, est chargée de cette évaluation. « J’ai été immédiatementséduite par la simplicité de prise en main et d’utilisation de l’outil. J’ai pu assurer moi-même la personnalisation deYooz afin de l’adapter à nos règles organisationnelles », relate-t-elle. La facilité de mise en œuvre, une utilisationaisée et un coût en adéquation avec la taille de la structure et le volume de factures traitées achèvent deconvaincre la DFCG, qui adopte Yooz. L’architecture de la solution, proposée en mode SaaS, a également été unargument déterminant pour l’association, qui évite ainsi les investissements initiaux habituellement requis pource type de projet et peut également donner vite et facilement un accès à ses antennes régionales.Fin 2010, la solution est déjà opérationnelle depuis plusieurs mois à l’association, permettant à celle-ci de traiteraisément ses 1 000 factures mensuelles. « Les gains en efficacité sont notables et incroyablement rapides à obtenir,les bénéfices en terme de transparence sont eux aussi évidents », se réjouit Philippe Chastres. « Nous disposonsd’une vision en temps réel de l’activité, l’identification des factures en retard est facilitée, nous pouvons aisémentmettre les factures à disposition et suivre leur paiement. Enfin, l’ouverture de la comptabilité aux opérationnelsfavorise la prise de conscience des coûts et la rigueur de gestion. » De surcroît, la DFCG a constaté une réductionsignificative des tâches à faible valeur ajoutée : réduction de la saisie grâce à la reconnaissance automatiquedes données, suppression des multiples photocopies et des tâches chronophages d’archivage et de recherche,ou encore suppression des relances des collaborateurs chargés de la validation pour obtenir leur bon à payer.2010-12-16 Page 12 / 12

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