Administração do tempo gelopar
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Uma visão sobre a importância dos propósitos na administração do tempo e da vida.
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- 1. 27/08 – ANTÓNIO ALBANO B MOREIRA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
- 2. QUEM SOU EU? • Eng. e Administração; • Pós em Gestão Estratégica; • Executivo Sênior Multinacionais; • Professor presencial e EAD; • Consultor Gestão, Mídias sociais; • www.formarnaweb.com; • www.antonioabmoreira.com.br; • Cinema e fotografia; • Facebook: antonioabmoreira.
- 4. • Importância; • Primeiro o mais importante; • Classificação das tarefas, quadrante de urgência e importância; • Uso de ferramentas para organização das tarefas; • Organização geral e de e-mail; • Integração de ferramentas. ALGUNS PONTOS
- 5. HOJE O RECURSO MAIS ESCASSO E LIMITADO É O TEMPO!
- 6. INDÚSTRIA DO TEMPO • GANHAR TEMPO; • USAR TEMPO LIVRE; • VENDER TEMPO.
- 7. E O MEU TEMPO COMO FAÇO
- 8. BASICAMENTE ADM. TEMPO • É administrar a VIDA! • É questão de: • OBJETIVOS; • PRIORIDADES; • DECISÃO; • DISCIPLINA.
- 9. ESCOLHAS • O que fazer? • Qual o critério? • Começo por onde? • Qual elimino?
- 10. Nossa vida é... Tomar decisões !! Programadas e Não programadas
- 11. 1 . PROBLEMA 2. DIAGNÓSTICO 3. ALTERNATIVAS4. DECISÃO 5. AVALIAÇÃO CICLO DA TOMADA DE DECISÃO
- 17. E AGORA
- 21. 1 - ORGANIZAÇÃO • Diminuir pendências; • 5S; • Analisar a carga de trabalho; • Delegar; • Reuniões planejadas; • Criar rotinas.
- 23. 2 - PLANEJAR • Estabelecer atividades; • Catalogar atividades; • Separar atividades; • Paretto, 20 – 80; • Montar cronogramas
- 24. PLANO DE TRABALHO SEMANA DOMINGO SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO PAPÉIS METAS PRIORIDADES DA SEMANA P R I O R I D A D E S D O D I A R E U N I Õ E S - C O M P R O M I S S O S 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 16 17 17 17 17 17 17 17 18 18 18 18 18 18 18 19 19 19 19 19 19 19 20 20 20 20 20 20 20 AFINAR O INSTRUMENTO FÍSICO MENTAL ESPIRITUAL SOCIAL/EMOCIONAL NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : MODELO SEMANAL
- 25. MODELO PROJETO
- 26. A - ATIVIDADES • Liste todas as atividades e metas; • Separe as que podem ser delgadas; • Estabeleça os tempos de duração; • Estabeleça metas SMART, eSpecíficas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realizadores e com Tempo.
- 27. B - CATALOGAR Modelo Stephen Covey: • Importância; • Urgência.
- 28. Urgente Menos Urgente Importante I Crises Projetos com prazos determinados Atividades sob pressão externa Conflito com clientes significativos Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos Cobrança de resultados decisivos II Prevenção de problemas, proação Planejamento Prospecção de oportunidades Fortalecimento de relacionamentos e amizades Busca de novas formas de atuação Reflexão e avaliação de sua forma de proceder Menos Importante III Interromper seu trabalho com freqüência para atender os outros Atividades de efeito a curto prazo Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros IV Manter-se ativo para parecer que trabalha duro Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo Hiperatividade social no trabalho Arquivo morto Fofocas com vizinhos Visitas sociais por obrigação MATRIZ/IMPORTÂNCIA URGÊNCIA
- 29. C - SEPARAR • Rotineiras diárias, semanais e mensais. Marque na agenda; • Pessoais (desenvolvimento, educação, saúde, lazer, emocional, espiritual), familiares, profissionais, sociais; • Prioritárias e emergenciais; • Importantes, Urgentes,Circunstanciais.
- 30. D - PARETTO • 20 % das atividades representam 80% dos resultados esperados!!
- 31. 3 - ACOMPANHAMENTO • Ferramentas gestão; • Aplicativos; • Outlook, Gmail; • Registro, arquivo.
- 32. 4 - Ação • Calendário/Agenda: – Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios mensais, reuniões, etc – NOME, DATA, DURAÇÃO RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas tarefas; – Marcar todos os compromissos avulsos que surjam.
- 33. 4 - Ação • Planos de ação – São para projetos e assuntos relevantes que envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc). – Tarefas, data conclusão prevista duração responsável, precedências; – Gerar tarefas e calendário dentro da sua ferramenta; – Mandar e-mail quando for revisado o cronograma para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas; – Ligar agenda e cronogramas.
- 34. 4 - Ação • Pastas do Outlook – sempre deixar a pasta de entrada livre, os e-mails recebidos dar seguimento. Criar as pastas de acordo com as categorias, pessoas, Planos de ação, etc. • Crie filtros de separação automática das pastas.
- 35. 4 - Ação • E-mails recebidos: – Responder na hora – deletar ou dar categoria e mover para pasta, ou estabelecer horários; – Deletar se não precisa de guardar; – Através do Outlook gerar tarefa e calendário se for o caso de existir algo para ser feito no futuro e não for do cronograma, se for do cronograma gerar uma tarefa dentro do cronograma.
- 36. 4 - Ação • E-mails enviados: – Apagar se não precisar guardar através de regra por categoria; – Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for gerar uma necessidade de cobrança de resposta copiar para calendário e tarefas e gravar. • Reuniões agendadas, controladas e registradas pelo Outlook.
- 37. Mídias Sociais • Disciplina e cuidado no uso; • E-mail particular; • Etiqueta.
- 38. APLICATIVOS • Android/iOS sincroniza com Gmail, gera e-mail avisando; • Windows sincroniza com Outlook; • Sincronização do Outlook.
- 39. FERRAMENTAS • MS PROJECT; • EXCELL, OUTLOOK; • GMAIL, GOOGLE AGENDA; • APPs TODOIT, Planner, etc; • Evernote; • WWW.TRIADPS.COM; • WWW.CHRISTIANBARBOSA.COM.BR.
- 40. NO FINAL Se der tempo, você se questiona. Faz o balanço da vida. Que qualidade? Qual o resultado? Como usei meu tempo?
- 41. Não é o tempo que voa. Sou eu que vou devagar. Helena Kolody PARA REFLETIR ...