Intervention Isabelle Martin (ABES) - Journées ABES 2013

1. Vers l’exhaustivité du signalement des
thèses
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin 1

2. Le contexte légal
- Annuaire des formations doctorales
- Arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctor
- Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dép
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
2

3. En bref
- Etablissement habilité à délivrer le doctorat
- Obligation de signalement des thèses
soutenues
- Choix par l’établissement de soutenance du
mode de dépôt retenu (papier ou
électronique)
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
3

4. Mode de dépôt électronique ou mode
de dépôt papier
- Voir l’arrêté du 7 août 2006 relatif aux
modalités de dépôt, de signalement, de
diffusion et de conservation des thèses
- http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidT
• Conditionne l’utilisation de l’application Star
ou non
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
4

5. Thèse en préparation /
Thèse soutenue
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
5

6. Possibilité vs obligation
• Le sujet de thèse en préparation peut être
signalé (actuellement dans Step ou Thesa pour
les établissements habilités)
• Un établissement de soutenance a obligation
de signaler la thèse soutenue
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
6

7. 7
LES APPLICATIONS ABES DEDIEES AU
SIGNALEMENT DES THESES
Gestion professionnelle
des thèses soutenues sur
support électronique
Gestion professionnelle
des thèses en préparation
WinIBW
Gestion professionnelle
de tous les documents
possédés par les
bibliothèques dont les
thèses
Interface de consultation
P
U
B
L
I
C
P
R
O
F
E
S
I
O
N
N
E
L
Moteur de recherche pour toutes
les thèses françaises

8. Etat des lieux
• Le signalement des thèses (= création de la
notice et de l’exemplaire) de doctorat françaises
dans le Sudoc est une obligation légale
• Il est assuré par les établissements de
soutenance (via les applications professionnelles
WinIBW ou Star), le résultat est visible dans
le Sudoc
• Thèses.fr augmente la visibilité des thèses
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
8

9. Un constat…
… exprimé par l’AERES dans son évaluation de
l’ABES en 2012 :
La preuve n’est pas faite, aujourd’hui,
de la réussite du dispositif
de signalement des thèses :
quelle exhaustivité ?
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
9

10. Au-delà de l’obligation légale,
comment garantir cette exhaustivité?
Les réalités de terrain expliquent
d’éventuelles lacunes : moyens humains mis
en œuvre et volumes de thèses soutenues
très variables d’un établissement à l’autre (de
quelques dizaines à plusieurs centaines de thèses par an selon
les cas)
La mission « thèses » menée par l’ABES doit
proposer des solutions pour dépasser ces
contraintes locales.Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
10

11. Rôle de l’ABES
• Jusqu’à présent, aucune vérification
systématique concernant l’exhaustivité du
signalement
• Mise en place d’un cercle vertueux dans
Theses.fr pour améliorer les données : un
premier pas, des compléments via les
réclamations de l’usager final
• Quid des données pas du tout recensées?
Comment les repérer?
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
11

12. Comment procéder?
1. Repérer les établissements qui ne signalent
pas du tout - ou seulement partiellement -
leurs thèses
ex1: exploiter le différentiel entre thèses présentées sur le site
web de l’établissement et thèses signalées dans le Sudoc
ex2 : vérifier que les établissements recensés dans l’annuaire
des formations doctorales signalent bien leurs thèses
ex3 : utiliser les retours du feedback (bouton « signaler une
erreur » de Theses.fr, assistance de Step)
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
12

13. Comment procéder?
2.Entrer en contact avec ces établissements et
établir un argumentaire à leur attention :
- obligation de signalement
- intérêt de valoriser leurs thèses
- outils mis à disposition pour faciliter le catalogage (scripts,
canevas personnalisé)
- accompagnement possible de l’ABES pour résorber peu à peu
le passif des thèses non signalées
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
13

14. Aide au catalogage
Pour les thèses dans le Sudoc (dépôt papier) :
utilisation des scripts
• 4 scripts sont utiles au catalogage des thèses
originelles/dépôt papier dans le Sudoc :
• 2 scripts de création de notice de thèse
• 2 scripts de transformation d’un type de support à
un autre (on part d’une notice existante)
• Voir le
Manuel WinIBW consacré aux scripts, leur activation et le
.
• veiller à ce que le catalogage soit bien conforme aux
règles de catalogage des thèses dans le SudocJournées ABES 2013 - Isabelle Martin
14

15. Canevas personnalisé
et feuille de route
- Un canevas personnalisé peut être fourni par
l’ABES comme première aide pour impulser le
catalogage de ses thèses dans un
établissement
- Une feuille de route peut être établie
conjointement établissement/ABES pour aider
à organiser la résorption du passif
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
15

16. Guide du doctorant
Ni ceci Ni cela
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
16

17. Un outil actualisé: le guide du
doctorant
• Refonte du guide de 2007
• Mis en ligne sur le site web de l’ABES rubrique « Espace pour
les doctorants »
http://www.abes.fr/Theses/Espace-pour-les-doctorants
• A destination avant tout des futurs doctorants qui seront ainsi
également sensibilisés à l’obligation de signalement et aux
principes de valorisation
• Logique du cercle vertueux : une personne avertie en vaut
deux
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
17

18. Un outil que les établissements
doivent encore s’approprier
• Dénominateur commun pour tous les établissements habilités
à délivrer des thèses de doctorat
• Document destiné à être amendé par chaque établissement
pour prendre en compte les spécificités locales
Journées ABES 2013 - Isabelle Martin
18