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     Manuel du participant




Version 6.0   Mise à jour Juin 2009
‫بسم اهلل الرحمن الرحيم‬




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Table des matières
1.     Introduction                                                                            5
     1...
6.1.   Evaluation des fournisseurs a priori :                            61
     6.2.   Construire un panel fournisseur:  ...
Ce module doit permettre au participants d‟appréhender Les techniques et méthodes des
achats et du sourcing en fonction la...
La gestion de la chaîne
logistique (GCL) (en anglais
supply chain management, SCM)
est l'activité qui consiste à
améliorer...
Questions pour un Acheteur !!!

Dans quelle mesure un acheteur à une influence sur les approvisionnements et sur les
opéra...
Dans son contexte économique chaque entreprise se voit traverser par plusieurs flux

On peut citer a titre d‟exemple :

  ...
Pourquoi, quand, par combien, comment et où déclencher un Achat ?




Evolution du % des achats dans le CA de l’industrie
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   1950: Production de masse Fabrications Intégrées : Achats = Centre de Coûts
   1960: Consumérisme Études de marché Ad...
Recherche des fournisseurs pouvant le mieux répondre aux besoins de la société acheteuse en
      terme de :


      Coûts...
Source www.be.atosorigin.com 2007


        Service fourni par un tiers et qui consiste à assurer la responsabilité de la ...
Autres intérêts potentiels de l'Externalisation
                   Recentrage sur le cœur de métier.
                   ...
Externaliser outre-mer ou dans un pays éloigné. Externaliser vers un pays contigu peut être
considéré comme du Nearshoring...
Les différents modèles qui existent en sourcing sont illustres dans le tableau ci-dessous :




Entité qui demande l'exécu...
   Garantir les conditions de services associées

      Missions stratégiques

      Assure le maitrise des différents ...
Chaque acheteur de part son parcours professionnel son expérience ainsi que sa personnalité
développe un style selon deux ...
La fonction Achats assure le rôle vital d‟interface
dans les relations de toutes les fonctions de
                        ...
Comment faire évoluer l’état d’esprit ?
                                Pour changer l’état d’esprit,




                ...
Le Travail de communication en équipe de l‟acheteur fait qu‟il est en relation quasi
permanente avec l‟ensemble de ses cli...
Des résultats (Prix, Délai, qualité, service…)




                                                 Les métiers des achats...
L‟acheteur doit se montrer intransigeant sur l‟éthique et la transparence, vis à vis des
fournisseurs. La fonction achat e...
40 questions pour auditer la fonction Achats

                                  Question                                  ...
composants, ...) ?


   Qui mène l'analyse prospective des sources d'approvisionnement
(évolution des structures industrie...
La mission de la fonction Achats consiste a

        PROCURER A L’ENTREPRISE TOUS LES PRODUITS ET LES SERVICES
           ...
Seul l‟acheteur peut voir valoriser l‟acte d‟achat par une vision globale, et qui au-delà de la
partie visible et connue p...
   Economie de gamme Réductions des couts par la fabrication de grandes quantités en
       bénéficiant du phénomène d‟ap...
DE PRODUCTION       Matières, pièces et sous-          REPETITIFS
                    ensembles entrant dans les
         ...
Année N              Année N                     Année N                     Année N
  COMPTE DE RESULTAT SIMPLIFIE
      ...
Votre entreprise souhaite acheter des chemises pour une certaine catégorie de son
personnel, étant donnée que celui-ci est...
   Ce que j’ai retenu …


La fonction achats dans l‟entreprise est :
………………………………………………….……………………………………………………
……………………………...
« Extrait de la méthode OPERA »




        www.methode Ŕopera.com

Pourquoi une nouvelle méthode ?




 Gains potentiels
...
1. Favoriser la créativité des fournisseurs par une formulation du besoin en terme
      d'attentes (fonctions) et non en ...
Fondements :

L‟optimisation d'un Achat d'exploitation ou d'un Investissement

Selon les paramètres Qualité et Coût réside...
Caractéristiques :

Des outils d'analyse, de cotation et d'évaluation

une démarche participative

un cahier des charges f...
Ce schéma est la synthèse à partir des 4 notions significatives de la méthode :

Fondements - Objet - Objectifs - Caractér...
Le besoin est traduit sous forme de "fonctions" dont la formulation est un verbe à l'infinitif
avec ses compléments.

3 ty...
Analyse fonctionnelle d’une bouteille d’eau 1litre5
Une bouteille d‟eau traverse un certain nombre d‟étape, approvisionnem...
Analyse fonctionnelle du service Achats




                                          Identifier la nature des besoins de ...
CRITERES FONCTIONNELS

Déterminer pour chaque fonction des indicateurs, appelés "critères fonctionnels", qui
permettent d'...
COTATION FONCTIONNELLE

    1. Hiérarchiser les fonctions par ordre d'importance en leur donnant un coefficient de
       ...
Les notes sont :

La notation de la satisfaction potentielle se fait à partir de valeurs s'échelonnant de 0 à 5,
selon les...
REMARQUES
1/ Dans le cas où il existerait plusieurs critères pour une même fonction, ces derniers ont été
pondérés en % po...
Cotation                                             Coef    Fournisseur A       Fournisseur B       Fournisseur C       o...
Conditions d'utilisation du tableau de cotation fonctionnelle sous Excel :

1. Renseigner la pondération des critères, col...
46   Adopter une démarche de fournisseur interne
NORMES POUR SI - NF X 50-151

ELABORATION D'UN CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL (CDCF)

L'élaboration d'un cahier des charge...
DEFINITION : Le dossier de consultation est un ensemble de documents :
Envoyé à chacun des fournisseurs, dont le Cahier de...
Management et techniques des achats et sourcing
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  • Bonjour Mr Abid, je vous le serais reconnaissant si vous partagez votre présentation avec nous vraiment elle est très intéressante. merci de l'envoyer sur cette adresse: mahassine.s@gmail.com. bien cordialement
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  • Bonjour, pourriez-vous SVP me faire parvenir votre présentation très passionnante à mon adresse email ci-dessous isabnelly@gmail.com ? Merci d'avance.
       Répondre 
    Voulez-vous vraiment ?  Oui  Non
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  • Bonjour, votre document est très interessant, serait-il possible de le récupérer a l'adresse suivante : chgrandrv@gmail.com
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  • Bonjour, votre document est très interessant, serait-il possible de le récupérer a l'adresse suivante : elomariyazid@gmail.com
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Management et techniques des achats et sourcing

  1. 1. © Manuel du participant Version 6.0 Mise à jour Juin 2009
  2. 2. ‫بسم اهلل الرحمن الرحيم‬ ‫‪Cette page est laissé vide intentionnellement‬‬ ‫هذه الصفحة تركت بيضاء عن قصد‬ ‫«‬ ‫» الربح في المشرى‬ ‫مثل مغربي‬ ‫2‬
  3. 3. Table des matières 1. Introduction 5 1.1. Introduction générale sur le contenu du programme 5 1.2. Objectifs spécifiques Erreur ! Signet non défini.6 2. Fonction Achats dans l’Entreprise 6 2.1. Les achats dans la chaîne logistique, 6 2.2. Les définitions globales : 11 2.3. Modèles de sourcing (en industrie) 15 3. Les métiers des achats-approvisionnement 15 3.1. Les missions de la fonction Approvisionnements, 15 3.2. Le profil de l’approvisionneur, 15 3.3. Les missions de la fonction Achats, 15 3.4. Le profil de l’acheteur, 16 3.5. Le style de l’acheteur, 17 3.6. Définition des tâches de l’acheteur, 18 3.7. Éthique du métier 22 3.8. Diagnostic de l’existant (Compétences). 22 3.1. Le métier de l’acheteur, 24 3.2. La notion du coût global 25 3.3. L’impact des achats sur la rentabilité de l’entreprise 27 3.4. Objectifs spécifiques 31 4. Identifier la nature des besoins de l’entreprise 32 4.1. Identification d'un besoin 32 5. Adopter une démarche de fournisseur interne 46 5.1. Le traitement des demandes en amont 46 5.2. L’aide à l’expression du besoin (cahier des charges technique ou fonctionnel) 47 5.1. Objectifs spécifiques 58 5.2. La lecture ABC des achats 59 5.3. L’élaboration de son plan d’action pour les fournisseurs ou articles : 59 5.4. Objectifs spécifiques 60 6. Optimiser le panel des fournisseurs 61 3
  4. 4. 6.1. Evaluation des fournisseurs a priori : 61 6.2. Construire un panel fournisseur: 61 6.3. L’évolution du panel fournisseur 61 6.4. Le « Sourcing » : recherche et sélection des fournisseurs : 61 6.5. L’évaluation des fournisseurs. 62 6.6. Objectifs spécifiques 63 7. Piloter le processus d’achats 64 7.1. Le traitement des demandes d’achat 66 7.2. La gestion des appels d’offres : consultation et dépouillement 67 7.3. L’apport d’Internet 73 Pour quels types d’Achats utilise-t-on le eSourcing 73 7.4. Le management de la qualité aux achats : 83 7.5. Objectifs spécifiques 84 8. Maîtriser les points clés de la négociation d’achats 85 8.1. Les types de modèles d’achats 85 8.2. Le processus de la négociation des achats : 87 8.3. La préparation de la négociation : 88 8.4. Le déroulement de la négociation et évaluation des résultats : 88 8.5. Synthèse et conclusion 89 8.6. Objectifs spécifiques 90 9. Appréhender les aspects juridiques des achats 91 9.1. La notion de contrats, les principales clauses 91 9.2. Les principaux types de commande 97 9.3. La réglementation des marchés publics 97 9.4. Les caractères généraux des marchés publics 97 9.5. L’exécution des marchés 97 9.6. Choix de la procédure de passation du marché public 97 9.7. Objectifs spécifiques 98 Lexique 99 Index 106 Bibliographie 107 Autres formation de l’animateur 109 4
  5. 5. Ce module doit permettre au participants d‟appréhender Les techniques et méthodes des achats et du sourcing en fonction la stratégie de l'entreprise de connaître les profits et les gains qui sont liés à une bonne conduite de cette fonction et de les optimiser. • Définir les Achats & Ssourcing international et leurs variantes • Positionner les Achats & Ssourcing dans la chaine logistique d‟approvisionnement • Saisir les enjeux économiques des Achats & Ssourcing dans l‟entreprise • Connaître le processus Achats & Ssourcing • Les principales missions des Achats & Ssourcing • Les outils et les techniques des Achats & Ssourcing • Conduire et mesurer les impacts de la fonction Achats & Sourcing • Apprendre a mieux définir le besoin • Etablir un cahier des charges fonctionnel • Appréhender les techniques de négociation • Acquérir les principaux outils de l‟acheteur • Développer une politique « fournisseurs » viable et saine. Notez dans ce cadre vos besoins afin de vérifier si l‟animateur en a tenu compte enfin du  Mes Besoins par rapport a cette formation : ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….……………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………….………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………….:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………….… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Introduction ……………………………………………………………. séminaire : 5
  6. 6. La gestion de la chaîne logistique (GCL) (en anglais supply chain management, SCM) est l'activité qui consiste à améliorer la gestion des flux physiques au sein de l'entreprise et avec son environnement. Figure 1 Concept de la Supply Chain Management Sa fonction consiste a  Coordonner les flux entrée usine.  Coordonner les Achats et Sous-traitance.  Assurer les Importations.  Organiser les Approvisionnements.  Assurer le stockage matières premières.  Assurer le stockage fournitures.  Assurer le stockage pièces de rechange.  Coordonner les flux sorties magasins.  Gérer les retours ateliers.  Assurer les Retours vers les fournisseurs. Fonction Achats dans l‟Entreprise Questions pour un Acheteur !!! Dans quelle mesure un acheteur à une influence sur les approvisionnements et sur les opérations de la chaîne logistique ? Comment cette fonction a-t-elle évolué depuis l‟apparition de la culture « Supply Chain » ? Quels sont les indicateurs provenant des achats au service direct de la Supply Chain ? 6
  7. 7. Questions pour un Acheteur !!! Dans quelle mesure un acheteur à une influence sur les approvisionnements et sur les opérations de la chaîne logistique ? Comment cette fonction a-t-elle évolué depuis l‟apparition de la culture « Supply Chain » ? Quels sont les indicateurs provenant des achats au service direct de la Supply Chain ?  Mes Réponses ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….……………………… Fonction Achats dans l‟Entreprise ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………….………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………….:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………….… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………. 7
  8. 8. Dans son contexte économique chaque entreprise se voit traverser par plusieurs flux On peut citer a titre d‟exemple :  Les flux physiques des matières et des composants  Les flux d‟information et documentaires  Les flux financiers et monétaire Qu’est ce qui déclenche et conditionne ce flux ? Fonction Achats dans l‟Entreprise Les Achats et les Approvisionnements 8
  9. 9. Pourquoi, quand, par combien, comment et où déclencher un Achat ? Evolution du % des achats dans le CA de l’industrie Les entreprises externalisent de plus en plus afin de pouvoir mieux se recentrer sur leur métier de base. Ceci fait que la part des achats dans le chiffre d‟affaire de l‟entreprise est en constante Fonction Achats dans l‟Entreprise évolution. La fonction achats devient de plus en plus stratégique et créatrice de valeur ajoutée. 9
  10. 10.  1950: Production de masse Fabrications Intégrées : Achats = Centre de Coûts  1960: Consumérisme Études de marché Adaptation aux besoins clients : Achats = Recherche de sources  1970: Choc Pétrolier Réduction des coûts Fabrications Externalisées Achats = Négociation Participation au CDC  1980: Adaptation aux exigences latentes Évolution continue des produits, Raccourcissement des cycles, Achats = Marketing achat  1990~2000: Partenariat Ŕ Supply chain  2008 Crise économique ????? Demande > Offre Demande < Offre Fonction Achats dans l‟Entreprise STRATEGIES STRATEGIES Production en volume Production en volume Achats de Mat.Première Achats de sous-traitance et de produits pas de démarche finis Démarche Mkting forte Mkting VENDEURS VENDEURS Marketing des ventes et Ingénieurs de Représentants vente ACHETEURS ACHETEURS Approvisionneurs Marketing des achats et Ingénieurs d’achat 10
  11. 11. Recherche des fournisseurs pouvant le mieux répondre aux besoins de la société acheteuse en terme de : Coûts, Délais & Qualité. Les Achats & les approvisionnements sont deux fonctions différentes et distingues Fonction automatique coordonné à la gestion générale des flux. Fonction de gestion à moyen et long terme des ressources matières de l‟entreprise. Terme utilisé pour décrire la déclinaison des bases de la stratégie marketing appliquée à la fonction achats. L'objectif est alors d'observer la position de l'entreprise par rapport à ses fournisseurs, puis de rechercher les meilleurs contacts en termes de coûts, de qualité, de régularité et sécurité des approvisionnements, de logistique, de modalités de paiement… On parle parfois de marketing inversé. « Le marketing achat est un outil marketing à la disposition de l'acheteur, qui lui permet d'intervenir de façon active dans la relation d'échange avec le marché amont afin d'adapter les besoins de l'entreprise aux possibilités de ce marché et réciproquement, dans l'intérêt à court et long terme de son entreprise » Fonction Achats dans l‟Entreprise Employé dans le monde des affaires pour qualifier l'acte qui vise à réduire le coût général des achats, en automatisant les processus concernés. Expression anglo- saxonne (recherche d‟une source) utilisée pour désigner l‟action de recherche, localisation et évaluation d‟un fournisseur ad hoc, afin de répondre à un besoin identifié (en matière de biens ou de services) formulé par une entreprise ou par un service ou un département de cette entreprise 11
  12. 12. Source www.be.atosorigin.com 2007 Service fourni par un tiers et qui consiste à assurer la responsabilité de la gestion de tout ou d'une partie d'un département fonctionnel d'une entreprise. Qu'est-ce que l'externalisation ? Définition L'externalisation ou Outsourcing est un modèle de gestion stratégique où les processus d'activités sont transférés à une autre entreprise. Le concept est : de laisser à un fournisseur de service réaliser la gestion et / ou la mise en œuvre au jour le jour d'une ou plusieurs fonctions de l'entreprise. Ce fournisseur de service internalise ces mêmes processus. Externalisation se produit quand une entreprise utilise une société extérieure pour fournir une fonction nécessaire à l'entreprise qui pourrait autrement être faite en interne. C'est différent de la sous-traitance, parce que la fonction est fournie sur des bases continues, plutôt que pour un projet spécifique. Elle peut être réalisée dans une zone Fonction Achats dans l‟Entreprise différente, dans le même pays ou dans un autre pays (Offshoring). Dans sa forme la plus avancée, l'externalisation permet de construire une entreprise entièrement virtuelle avec un employé unique : l'entrepreneur lui-même. Permet aux entreprises de se recentrer sur leur métier en externalisant les fonctions les plus annexes de son activité Pourquoi l'externalisation des processus d'activité ? Motifs principaux Les motifs les plus importants pour l'externalisation sont :  Rendre une entreprise plus concurrentielle, en restant concentré sur son Cœur de Compétence Métier.  Permettre la réduction des coûts et l'efficience.  Accéder à des ressources ou aptitudes spécifiques.  Stimuler l'esprit d'entreprise dans de petites entités organisationnelles. 12
  13. 13. Autres intérêts potentiels de l'Externalisation  Recentrage sur le cœur de métier.  Réduction des risques par la confiance dans un expert.  Satisfaction client améliorée à travers l'amélioration des processus ne faisant pas partie de la culture ou de l'expérience de l'entreprise.  Capacité à récompenser des employés avec des perspectives de carrière dans une entreprise spécialisée.  Amélioration du projet.  Améliorations des Services.  Mise à niveau des qualifications.  Conservation des qualifications.  Accès aux qualifications.  Injection de technologie.  Comptabilité analytique et visibilité d'ensemble de la comptabilité et des performances dans un processus d'activité.  Réduction des coûts.  Gestion de la volatilité des coûts par l'ingénierie financière.  Conversion d'actif.  suppression de l'investissement en capital. Pour une entreprise, fait de confier contractuellement la gestion de tout ou partie d'un département (par exemple la gestion du parc informatique) à un tiers. Cette gestion devra être assurée sur les lieux mêmes, sans reprise de personnel ni d'actif. Internalisation (Insourcing) est donc le transfert d'une fonction externalisée à un département interne d'une entreprise, pour être entièrement géré par les employés. Le terme a été également utilisé pour décrire les entreprises étrangères qui implantent des équipements dans un pays et emploient des travailleurs du pays d'accueil Le concept d'"insourcing" s'oppose à celui d'"outsourcing". Selon les experts, c'est la version moderne du forfait d'exploitation. C‟est quand pour un busines l‟entreprise fait appel a des ressources internes et externes en Fonction Achats dans l‟Entreprise même temps tel des fournisseurs ou des consultants avec un savoir faire particuliers Travail confié par le donneur d'ordre à un tiers (le sous-traitant), qui doit l'exécuter selon les directives qui lui sont données (cahier des charges). Le donneur d'ordre précise les résultats et les objectifs à atteindre. La sous-traitance se différencie de l'outsourcing par la relation développée entre le donneur d'ordre et la société tierce. La est une relation de partenariat apparue récemment. Elle consiste en une coopération et une coordination importantes entre plusieurs entreprises, en vue d‟une satisfaction mutuelle de celles-ci et de leurs clients.. 13
  14. 14. Externaliser outre-mer ou dans un pays éloigné. Externaliser vers un pays contigu peut être considéré comme du Nearshoring La localisation externalise dans un territoire voisin, accessible par de court voyages ou au téléphone dans le même fuseau horaire ou voisin C‟est l'externalisation des fonctions de  Back-Office et de  Front-Office, En général réalisée par les cols blancs et les secrétaires. Les exemples incluent la comptabilité, les ressources humaines et le codage et transcription des actes médicaux…. Sourcing électronique ( par internet), généralement sur des place de marché électroniques (e- market place) peut se résumer :  Aux appels d‟offres en ligne  Aux enchères en ligne, enchères inversées ou négociation en ligne. Site portail destiné au commerce interentreprises, (ebusiness), généralement consacré à un secteur d'activité particulier, qui permet de faire des affaires directement entre acheteurs et fournisseurs. La place de marché électronique constitue l'un des rouages du commerce électronique interentreprises. Elle suppose trois types d'acteurs : l'acheteur, le vendeur et le créateur de la place (met en relation acheteurs et vendeurs, et prélève un pourcentage sur les transactions) Fonction Achats dans l‟Entreprise Recouvre tout ce qui concerne la vente et l'achat de biens et services via Internet (catalogues en ligne, boutiques virtuelles, prise de commande, facturation, service clients, gestion des transactions et règlements. 14
  15. 15. Les différents modèles qui existent en sourcing sont illustres dans le tableau ci-dessous : Entité qui demande l'exécution d'une prestation, et destinataire de la facture.  Traitement des données d‟approvisionnements (d‟après le cahier des charges)  Exploitation du calcul des besoins MRP  Passation des commandes de réapprovisionnement  Suivi des relances  Contrôle facturation fournisseurs  Suivi quotidien des problèmes de délais, quantités, validation qualité Les métiers des achats-approvisionnement  Gestion des stocks  Gestion des semi œuvrés  Une connaissance de la gestion des flux  Une rigueur extrême  Un dialogue intensif et efficace avec le fournisseur Missions opérationnelles  Rechercher et acquérir les biens, services et prestation selon les besoin définit au travers un CDC  Viser un niveau de qualité objectif  S‟assurer des conditions de flexibilité 15
  16. 16.  Garantir les conditions de services associées  Missions stratégiques  Assure le maitrise des différents risques en amont  Concevoir et piloter la politique fournisseur  Contribuer a l‟innovation de l‟entreprise D‟un point de vue métier  Une connaissance parfaite de la filière,  Une connaissance du marché fournisseur  Un profil de négociateur  Un esprit de recherche en phase avec le développement produit Le Profil de l‟Acheteur Sur le coté personnalité  Curieux  Compréhensif  Persuasif Les métiers des achats-approvisionnement  Dynamique  Ouvert  Communicatif ( acheteur / vendeur)  Humble  Honnête  Intègre… 16
  17. 17. Chaque acheteur de part son parcours professionnel son expérience ainsi que sa personnalité développe un style selon deux axes  L engagement métier  La coopération et la communication  Les métiers des achats-approvisionnement 2 fonctions principales : L‟ACHAT : • Les appels d‟offres • La négociation • La sélection et le choix du ou des fournisseurs Le SUIVI DE L ‟ACHAT : • Les commandes sur des accords cadres • Le suivi des commandes • Les factures et leur règlement 17
  18. 18. La fonction Achats assure le rôle vital d‟interface dans les relations de toutes les fonctions de  …………………………………………… l‟entreprise avec les fournisseurs. ……………………………………………  Elaboration d‟une politique Achats …………………………………………… Plan à 3 ans …………………………………………… ……………………………………………  Participation à l‟élaboration du budget …………………………………………… Achats Plan annuel ……………….……………………………  Participation à l‟élaboration et aux …………………………………………… décisions des nouveaux produits (faisabilité …………………………………………… et évaluation des fournisseurs) …………………………………………… ……………………………………………  Visites fournisseurs (Analyse des …………………………………………… contraintes techniques respectives des …………………………….……………… partenaires) …………………………………………… ……………………………………………  Recherche marché fournisseurs, Sélection …………………………………………… nouveau produits: Veille technologique ……………………………………………  Evaluation fournisseurs …………………………………………… ………………………………….:………  Négociation, marchés, contrats de …………………………………………… partenariat …………………………………………… ……………………………………………  Suivi et cahiers des charges qualité & …………………………………………… logistique …………………………………………… Les métiers des achats-approvisionnement …………………………………………… ……….…………………………………… …………………………………………… Constituer une équipe …………………………………………… gagnante Sourcing Ŕ …………………………………………… Achats - …………………………………………… Approvisionnements …………………………………………… ………. 18
  19. 19. Comment faire évoluer l’état d’esprit ? Pour changer l’état d’esprit, Il faut changer la méthode de travail Les nouvelles missions de l‟acheteur Par la mise en place d‟une relation avancée « Client fournisseur », ou même l‟application des bonnes pratiques de la supply chain et des solutions de la gestion de la relation fournisseur, l‟acheteur, un vrai animateur externe. Les métiers des achats-approvisionnement 19
  20. 20. Le Travail de communication en équipe de l‟acheteur fait qu‟il est en relation quasi permanente avec l‟ensemble de ses clients internes : – Avec les différents services techniques (engineering/maintenance/SG) – Avec le service qualité – Avec le service production – Avec le service informatique – Avec le service RH – Avec les services financiers – Avec les services logistiques – Avec l‟ensemble des services demandeurs ou utilisateurs – … Les métiers des achats-approvisionnement Du temps Du matériel (informatique, Internet, etc.…) Le soutien et la confiance totale de la Direction de leur Entreprise La connaissance des marchés 20
  21. 21. Des résultats (Prix, Délai, qualité, service…) Les métiers des achats-approvisionnement 21
  22. 22. L‟acheteur doit se montrer intransigeant sur l‟éthique et la transparence, vis à vis des fournisseurs. La fonction achat est l‟une des plus exposée. A tort ou à raison, les tentatives de corruption y sont réputées courantes, mais tout dépend, il est vrai, de l‟entreprise et de son domaine. -Le choix d‟un fournisseur pour l‟attribution d‟un marché doit se faire sur la base de critères objectifs, élaborés suivant un processus et respectant la charte de l‟entreprise. -L‟acheteur se doit d‟informer l‟ensemble des fournisseurs avec impartialité. - Après avoir choisi un fournisseur, pour respecter le partenariat, les contrats, les promesses et les engagements doivent être établis précisément et appliqués en bonne et due forme. Lorsque des différents apparaissent, la responsabilité de l‟acheteur est de les régler rapidement et correctement. -Pas d‟abus d‟une position significative sur le marché en tant que client. L‟acheteur doit éviter toute action qui pourrait être ressentie par le fournisseur comme une pression. Par exemple : les conditions qui mettent l‟entreprise du fournisseur en réel position de dépendance vis à vis de l‟acheteur. L‟acheteur véhicule l‟image de son entreprise et du groupe à l‟extérieur : son éthique personnelle, sa probité, son professionnalisme et sa fermeté sont Les métiers des achats-approvisionnement autant de gages d‟efficacité pour son action, mais ils sont aussi un élément de la réputation et de l‟image de celle-ci. Il se doit de garder toute indépendance de jugement lors de conflits d‟intérêts, aussi bien en interne que vis à vis des fournisseurs. Le métier de l‟achat doit être en phase avec la loi et avec les règles de la concurrence. Les moyens utilisés doivent être en accord avec la charte et être équitable entre les différents fournisseurs. Source L’Ethique de l’Acheteur GRANDIDIER Ludovic KLEINKLAUS Guillaume RIEGEL Aurélien http://www.inotti.com/Newsletters/80_cm_Numero13- mars_2005.htm 22
  23. 23. 40 questions pour auditer la fonction Achats Question Réponse Qui centralise les budgets d'achats de la société, en vérifie la cohérence et en assure le suivi ? Qui centralise, négocie et assure l'ensemble des approvisionnements de la société ? Qui définit les notions de stock de sécurité, stock minimum, point de commande ? Qui définit, en collaboration avec la fonction industrielle et/ou technique et la fonction administrative et financière, les différentes méthodes de gestion des approvisionnements à mettre en œuvre selon les articles gestion au point de commande, gestion au besoin, ...? Qui effectue diverses analyses sur les stocks (obsolètes, dormants, calcul de taux de rotation) ? Qui effectue les relances avec suffisamment d'anticipation et veille au respect des délais de livraison ? Qui est associé à la conception des produits nouveaux et à l'élaboration de leur coût prévisionnel ? Qui est associé à la fixation des prix et au calcul des coûts de revient prévisionnels ? Qui est associé à l'élaboration des plans d'investissements ? Qui est associé aux études de rationalisation ou de modification des processus de fabrication, aux analyses de la valeur réalisées par la société ? Qui est responsable de la conformité du produit acheté aux exigences spécifiées ? Qui est responsable de la création et de la maintenance du fichier fournisseurs en respectant les procédures validées avec la comptabilité ? Qui est responsable des bons à payer apposés sur les factures Les métiers des achats-approvisionnement fournisseurs ? Qui est responsable du magasin, de la gestion et de la tenue des stocks ? Qui établit des propositions concernant les articles à déprécier ? Qui établit le plan des achats et approvisionnements ? Qui fait établir et applique les spécifications techniques des produits à acheter et les procédures de qualification de la matière première ? Qui gère la sous-traitance, en relation avec le responsable de fabrication concerné ? Qui gère les flux de matières, composants et services nécessaires au fonctionnement continu de l'entreprise ? Qui informe la direction générale et la fonction financière de tout dépassement prévisible au niveau des budgets d'achats ? Qui informe le service recherche et développement et le bureau d'études, les chefs d'ateliers et le bureau des méthodes de toutes les nouveautés proposées (en matière de fournitures, approvisionnements, 23
  24. 24. composants, ...) ? Qui mène l'analyse prospective des sources d'approvisionnement (évolution des structures industrielles dans les secteurs alimentant l'entreprise en produits, services et moyens de production, évolution des prix et des taux de change) ? Qui mène les négociations avec les fournisseurs ? Qui met au point le tableau de bord du service Achats- Approvisionnements et en assure le suivi ? Qui négocie les conditions de règlement avec les fournisseurs, dans le cadre des procédures et de la politique de l'entreprise ? Qui optimise le niveau des stocks des matières premières et fournitures achetées ? Qui optimise le rapport qualité/coût des matières premières et des fournitures à approvisionner, compte tenu des normes de qualité, des procédés de fabrication mis en œuvre, et des quantités nécessaires. Qui organise et supervise la gestion administrative des achats ? Qui organise les inventaires annuels, périodiques ou permanents ? Qui participe à la définition de la politique d'achat de l'entreprise et assure sa mise en œuvre ? Qui rassemble et analyse les statistiques pour optimiser le choix (statistiques de ventes, de consommation, analyse ABC des stocks, ...) ? Qui recherche et sélectionne les fournisseurs capables de satisfaire les conditions de prix, de qualité et de délai d'approvisionnement, effectue des appels d'offres et analyse les propositions ? Qui recherche la motivation du personnel du service Achats- Approvisionnements ? Qui résoud les litiges avec les fournisseurs, concernant les quantités, la Les métiers des achats-approvisionnement qualité et les délais ? Qui se préoccupe de vérifier la solvabilité des fournisseurs pressentis pour les investissements ? Qui soumet à la direction générale les achats hors budget, et hors normes de réapprovisionnement ? Qui valide le calcul des besoins (bruts et nets) en composants ? Qui veille à la fiabilité des sources d'approvisionnement de la société sur le plan des délais, de la qualité, des quantités et des prix ? Qui veille à respecter les délais imposés par les services comptables pour valider les factures fournisseurs et transmettre les bons à payer ? Qui veille au maintien de la rigueur nécessaire pour que chaque entrée ou sortie de stock soit mouvementée sur les médias concernés ? 24
  25. 25. La mission de la fonction Achats consiste a PROCURER A L’ENTREPRISE TOUS LES PRODUITS ET LES SERVICES NÉCESSAIRES A SON ACTIVITÉ Tout en respectant : = Prix Les quantités qui lui sont demandées, + Coût d‟acquisition Les délais qui lui sont fixés, + Coût de La qualité qui lui est définie, possession et ce en obtenant + Coût des litiges Le prix d‟achat ... et le coût global les plus réduits possibles + Coût d‟utilisation +…. La décomposition de prix permet de • comparer efficacement les offres, • déceler les erreurs, • simuler l’incidence des modifications envisagées, • jouer la «vérité des prix, Les métiers des achats-approvisionnement • rechercher des réductions de coûts • simuler le prix de nouvelles pièces par similitudes 25
  26. 26. Seul l‟acheteur peut voir valoriser l‟acte d‟achat par une vision globale, et qui au-delà de la partie visible et connue par l‟acheteur, vient intégrer d‟autre contraintes parfois très importantes voire critique. Ce qui implique Un partenariat Les métiers des achats-approvisionnement & Une bonne communication interne et externe 26
  27. 27.  Economie de gamme Réductions des couts par la fabrication de grandes quantités en bénéficiant du phénomène d‟apprentissage. Par exemple la production de masse de produit unique (Coca cola, ..)  économie d’échelle Réductions des coûts obtenue par la production conjointe de plusieurs biens plutôt que de les produire séparément Par exemple un composant commun pour plusieurs marque (Volkswagen, Mercedes..)  Les métiers des achats-approvisionnement   Bons achats => avantage déterminant pour l’entreprise 27
  28. 28. DE PRODUCTION Matières, pièces et sous- REPETITIFS ensembles entrant dans les nomenclatures. Opérations sous-traitées entrant NON REPETITIFS dans les gammes. DE SERVICE FORMATION, Ingénierie, Audit D’INVESTISSEMENTS Immobilisation corporelles et incorporelles Les métiers des achats-approvisionnement DE FONCTIONNEMENT CONSOMMABLES carburant, outil, fournit. de bureau SERVICES Entretien, location, formation, déplacement personnel … Energie, Téléphone … Intérim, … Assurances DE TRANSPORT Sur vente Sur Achats DE NEGOCE revendus en l’état 28
  29. 29. Année N Année N Année N Année N COMPTE DE RESULTAT SIMPLIFIE Hyp. 1 : gain / achats : 5% Hyp. 2 : gain / charges Hyp. 3 : augmentation vente salariales : 11.6% : 10.5 % (à prix égal) PRODUITS D'EXPLOITATION Production vendue 100 000 000 100 000 000 100 000 000 + 10,5% 110 483 870 CHIFFRES D'AFFAIRES 100 000 000 100 000 000 100 000 000 110 483 870 CHARGES D'EXPLOITATION Achats matières premières et approvisionnements 50 000 000 - 5,0% 47 500 000 50 000 000 + 10,5% 55 241 935 Autres achats et charges externes 10 000 000 - 5,0% 9 500 000 10 000 000 + 5,2% 10 524 194 Salaires et traitements 20 000 000 20 000 000 - 11,6% 17 678 571 + 2,6% 21 048 387 Charges sociales 8 000 000 8 000 000 - 11,6% 7 071 429 + 2,6% 8 419 355 Dotations aux amortissements 5 000 000 - 5,0% 4 750 000 5 000 000 5 000 000 TOTAL CHARGES 93 000 000 89 750 000 89 750 000 100 233 870 Quelles sont les économies  Note : possibles? ………………………………………………….…… Votre entreprise a réalisé les résultats ……………………………………………………… suivants le bilan de l‟année en cours ……………………………………………………… montre un résultat de 7 Millions de Les métiers des achats-approvisionnement ……………………………………………………… dirhams. ……………………………………………………… La direction vous demande de trouver ……………………………………………….:……… un moyen afin de pouvoir augmenter ……………………………………………………… rapidement les résultats avec un effort ……………………………………………………… minimum. ……………………………………………………… ……………………………………………………… Apres avoir fait quelques simulations ………………………………………………………. sur votre compte de résultat, vous ……………………………………………………… avez identifies 3 possibilités ……………………………………………………… d‟améliorer les résultats que pouvez ……………………………………………………… vous en déduire ? ……………………………………………………… ……………………………………………………… Comment compter vous procéder ? ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… 29 ……………………………………………………… ……………………………………………………… ………………………………………………………
  30. 30. Votre entreprise souhaite acheter des chemises pour une certaine catégorie de son personnel, étant donnée que celui-ci est directement en contact avec la clientèle, le choix a été porte sur des chemises de moyenne gamme. Analyse approfondie et détaillées :  Note : ……………………………………………… Prix vente publique: 220 Dh (marge distributeur x 2,2) ….…………………………………………… Prix Vente Départ Usine: 100 Dh (y compris ……………………………………………… 25% marge producteur) ……………………………………………… Prix Ŕ minute vente de : 1 Dh ……………………………………………… Temps de production : 30 minutes ……………………………………………… Prix de façon : 1 Dh x 30 minutes = 30 Dh ……………………………………….:……… Prix matières = 100 Dh Ŕ 30 dh = 70 Dh ……………………………………………… le coût des matières représente 70% du prix de vente ……………………………………………… 70 Dh / 100= 70% ……………………………………………… Soit un bénéfice de 25% de 30 Dh = 7,5 Dh par ……………………………………………… Chemise ……………………………………………… Soit un coût minute : = (30 Dh Ŕ 7,5 Dh ) / 30 ……………………………………….……… minutes = ,75Dh ……………………………………………… Coût total = 100 Dh Ŕ 7,5 Dh = 92,5 Dh ……………………………………………… le coût des matières représente 75,6% du coût total 70 Dh / 92,5= 75,6% ……………………………………………… ……………………………………………… Possibilités de réduction de prix ……………………………………………… ……………………………………………… Réduction de Temps de fabrication ……………………………………………… (Méthodes) ……………………………………………… Réduction de 20% au meilleur des cas avec beaucoup d‟efforts Les métiers des achats-approvisionnement ……………………………………………… Soit 20% x 30 Minutes = 6 Minutes ……………………………………………… Gain direct direct: 6 minutes x 0,75 = ……………………………………………… 4,5 Dh Brut ……………………………………………… Réduction du coût des matières ……………………………………………… (Achats) ……………………………………………… Réduction de 5% au pire des cas avec peu ……………………………………………… d‟efforts Gain direct 70 Dh x 5% = 4,5 Dh Net …… Réduction de 20% meilleur des cas avec beaucoup d‟efforts Gain direct 70 Dh x 20% = 18 Dh Net !!!! Que proposez-vous ? 30
  31. 31.  Ce que j’ai retenu … La fonction achats dans l‟entreprise est : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………. Les outils propres au métier d‟acheteur que je connais maintenant sont : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………….  Note : Les métiers des achats-approvisionnement ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… Mon appréciation:        31
  32. 32. « Extrait de la méthode OPERA » www.methode Ŕopera.com Pourquoi une nouvelle méthode ? Gains potentiels PHASE CdCF PHASE NEGOCIATION PHASE COMMANDE Identifier la nature des besoins de l‟entreprise Les gains sont les La solution est plus Les gains ne plus importants car ou moins figée. On peuvent provenir que on définit le juste ne pose plus la d'une optimisation besoin sans préjuger question de la des procédures les solutions. Le justification des administratives. fournisseur a tout demandes. Les latitude pour gains potentiels ont rechercher des fortement diminué. réponses originales CdCF = Cahier des Charges Fonctionnel Étapes dans le processus achat 32
  33. 33. 1. Favoriser la créativité des fournisseurs par une formulation du besoin en terme d'attentes (fonctions) et non en solutions. 2. Favoriser l'exhaustivité fonctionnelle du besoin (en précisant les limites) afin d'éviter les oublis, source de dysfonctionnements et de litiges. 3. Créer un contexte concurrentiel avec les bons fournisseurs. 4. Faciliter l'évaluation des réponses. 5. Favoriser les échanges d'information avec les fournisseurs. 6. Créer une expérience "groupe" en aidant la circulation de l'information entre les services et les sites 7. (Entreprise muti- sites). Définitions de base il correspond aux attentes de "demandeurs" exprimées en terme de finalités et non de moyens ou solutions.(demandeurs = utilisateurs, acteurs.....) Elles expriment la traduction des "attentes" des demandeurs et ce, sous la forme d'un verbe à l'infinitif avec ses compléments On peut donc écrire l'égalité suivante : Identifier la nature des besoins de l‟entreprise BESOIN = SOMME DES FONCTIONS Elle correspond au niveau de satisfaction apporté au besoin c'est-à-dire, pour un achat, à la capacité potentielle du fournisseur à satisfaire les fonctions. Indicateurs qui permettent de mesurer "a priori" le niveau de satisfaction potentielle (dans le cadre d'un achat) apporté à chaque fonction. 33
  34. 34. Fondements : L‟optimisation d'un Achat d'exploitation ou d'un Investissement Selon les paramètres Qualité et Coût réside dans l'adéquation des fonctions demandées et fournies en regard du Besoin Réel. On considère que la véritable origine: • des coûts, dans un achat, vient principalement des fonctions apportées ou fournies par ce dernier et non des solutions techniques • des insatisfactions des "demandeurs" a pour origine, en général, un oubli de certaines fonctions ou une mauvaise formulation. Objet : DE L'ANALYSE DU BESOIN ET SA FORMULATION Identifier la nature des besoins de l‟entreprise (AVANT LA RECHERCHE DES SOLUTIONS TECHNIQUES OU AUTRES) A L'EVALUATION DES OFFRES Objectif :  analyser le besoin  formaliser le besoin  valoriser et comparer les réponses des fournisseurs OPTIMISER L'ENSEMBLE QUALITE ET COUT D'UN ACHAT D'EXPLOITATION, INVESTISSEMENT … (Achat = acquisition d'un service, produit, matériel moyennant une contrepartie, en général, financière) 34
  35. 35. Caractéristiques : Des outils d'analyse, de cotation et d'évaluation une démarche participative un cahier des charges fonctionnel La méthode concerne la phase Définition du besoin >>> choix du fournisseur Elle ne concerne pas la phase élaboration du contrat. Ce dernier a pour fonctions 1/ décrire la solution 2/ régir les relations entre les parties prenantes. EXEMPLE : Distributeur de billets de Banque 1/ fonction prévue : " avertir que le client oublie sa carte " Moyen : avertisseur sonore Coût : 1 système sonore 2/ véritable fonction demandée : " empêcher le client d'oublier sa carte " Moyen : les billets sont disponibles après le retrait de la carte Coût : 0 Identifier la nature des besoins de l‟entreprise Démarche innovante 1/ elle intègre le besoin comme base de réflexion 2/ elle décrit de façon exhaustive le besoin (délai, sécurité, environnement…) 3/ elle présente rationnellement toutes les données (fonctions, critères, informations techniques…) 4/ elle est une aide à la formulation des dossiers 5/ elle implique toutes les parties prenantes 6/ elle développe la créativité 7/ elle est une aide à la décision et aux négociations internes 8/ elle s'applique à toute forme de contrat 35
  36. 36. Ce schéma est la synthèse à partir des 4 notions significatives de la méthode : Fondements - Objet - Objectifs - Caractéristiques ANALYSE FONCTIONNELLE Décrire un achat (équipement, prestation..) en terme de besoin par rapport à des demandeurs ou utilisateurs et non en terme de caractéristiques (physiques et techniques…).  Note : Identifier la nature des besoins de l‟entreprise ………………………………………………….………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……………………….:…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……….…………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… 36 ………………
  37. 37. Le besoin est traduit sous forme de "fonctions" dont la formulation est un verbe à l'infinitif avec ses compléments. 3 types de fonctions : • Dans la qualité, on distingue (F.P.) les fonctions principales. Exemples : formation : assurer la maintenance sur la machine Y • Les fonctions secondaires spécifiques (F.S.S.) • Exemple : formation : contrôler les acquis • Les fonctions secondaires génériques (F.S.G.). Exemple : formation : respecter les plannings, respecter les délais • Les fonctions contraintes : c‟est à dire les besoins qui doivent être obligatoirement satisfaits par une solution unique. Exemple : formation : animateur (diplômé en électronique). • Les fonctions Qualité décrivent le besoin sous tous ses aspects sauf le coût et les objectifs de progrès ; • On précise la (les) fonction(s) principale(s) qui est la raison d'être de l'équipement ou de la prestation • Chaque fonction est complétée, si nécessaire, par les « informations techniques et organisationnelles » qui sont des éléments précisant et décrivant les conditions environnantes. • Dans le cas d‟une prestation avec fourniture, on distingue les fonctions demandées à l‟équipement et celles demandées au prestataire Pour réaliser cette analyse deux outils peuvent être utilisés : • la liste des personnes ou services ayant des attentes • le descriptif de tous les éléments de l‟environnement sous forme de bulle. Identifier la nature des besoins de l‟entreprise  Note : ………………………………………………….…………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………….:……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………….……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 37
  38. 38. Analyse fonctionnelle d’une bouteille d’eau 1litre5 Une bouteille d‟eau traverse un certain nombre d‟étape, approvisionnement, production, conditionnement, vente… Elle se retrouve a chaque fois dans des environnements avec lesquels elle interagit Quelles sont les fonctions qu‟elle doit remplir pour faire face a ces contraintes FP Contenir 1,5 d'eau minérale plate FS 1 Être imperméable à l'eau FS 2 Préserver les qualités organoleptiques de l'eau face aux agressions extérieures, aux températures courantes d'utilisation FS 3 Être étanche dans toutes les positions avant et après la première ouverture. FS 4 Être inviolable avant la première ouverture FS 5 Permettre un premier débouchage facile, à la main FS 6 Permettre des débouchages et rebouchages aisés FS 7 Être facilement manipulable FS 8 Permettre une bonne verse quelque soit le niveau de liquide résiduel dans la bouteille FS 9 Pouvoir se ranger debout dans les portes de réfrigérateurs FS 10 Résister aux températures usuelles de stockage (basses et élevées) FS 11 Résister à la chute d'une hauteur d'homme lorsque la bouteille est pleine FS 12 Évoquer la pureté de l'eau par la transparence et la brillance du flacon FS 13 Avoir en linéaire une impression de volume aussi importante que la concurrence FS 14 Permettre la décoration avec le plus grand facing possible FS 15 Permettre par son aspect la reconnaissance immédiate de la marque FS 16 Être regroupable en lots compacts FS 17 Occuper au mieux l'espace d'une palette standard FS 18 Générer un minimum de volume et de poids mort FS 19 Résister aux contraintes normales de gerbage Identifier la nature des besoins de l‟entreprise FS 20 Résister à la lumière dans les conditions normales FS 21 Conserver son aspect quelles que soient les contraintes des circuits de distribution utilisés FS 22 Satisfaire aux normes d'agrément du Ministère de la Santé FS 23 Pouvoir passer sur les lignes de conditionnement existantes à leur cadence nominale FS 24 Résister aux pressions et chocs latéraux lors des accumulations sur chaîne (Bouteilles vides ou pleines) FS 25 Être stable FS 27 Résister aux dépressions créées par la machine de remplissage FS 28 Résister aux contraintes verticales et latérales d'étiquetage nécessaires aux opérations de bouchage et débouchage FS 29 Résister aux conditions de température créées par le matériel de regroupement existant FS 30 Résister sans se déformer à la chute dans la trémie lorsque la bouteille est vide FP : fonction principale FS : Fonction secondaire 38
  39. 39. Analyse fonctionnelle du service Achats Identifier la nature des besoins de l‟entreprise  Note : ………………………………………………….………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………….:…………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………….………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 39 …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………
  40. 40. CRITERES FONCTIONNELS Déterminer pour chaque fonction des indicateurs, appelés "critères fonctionnels", qui permettent d'apprécier et de mesurer une satisfaction potentielle (une fonction à souvent plusieurs critères). Ces critères sont formulés sous une forme substantive (nom ou groupe de noms). - Pour les fonctions Qualité les critères peuvent être : FONCTIONS CRITERES une donnée subjective être esthétique maquette une donnée objective assurer la livraison de 4 chariots 1 capacité société dans les délais 2 références 3 structure financière une donnée quantifiable être silencieux décibel  les critères correspondent donc à une demande d‟informations auprès des fournisseurs  une fonction a en général plusieurs critères (< de 5 si possible) et ils sont pondérés en % dans chaque fonction  un même critère peut apparaître dans plusieurs fonctions  un critère quantitatif mal évalué peut donner des surcoûts importants  FONCTIONS CRITERES % Fournir le variateur dont les références 20 informations sont fournies en content de la proposition 50 annexe taille et structure 30 Démontrer l‟ancien et installer le 1. qualification personnel 40 nouveau 2. qualification responsable des travaux 40 Identifier la nature des besoins de l‟entreprise 3. structure entreprise 20 Coût Critères quantitatifs Performance Exemples : Ordinateurs ; Voiture. 40
  41. 41. COTATION FONCTIONNELLE 1. Hiérarchiser les fonctions par ordre d'importance en leur donnant un coefficient de pondération. Une fonction Coût est prise en compte 2. Mesurer objectivement à l'aide des critères la satisfaction apportée à chaque fonction par une note. 3. Calculer une valeur Qualité + Coût Les valeurs calculées sont des outils d'aide à la négociation et à la prise de décision. Les coefficients sont : Les fonctions Qualité : 6 pour la (ou les) fonction(s) principale(s) 3 à 1 pour les autres fonctions en regard de l'importance que le donneur d'ordre estime devoir leur donner Le total des coefficients Qualité = A. Une fonction Coût est prise en compte avec un coefficient qui il est calculé en % de l'importance que l'on veut donner aux aspects qualitatifs (X%) par rapport aux aspects financiers (Y %) le coefficient Coût B = (A/X) x Y. Exemple 1 : Fonction coût Dans une prestation de maintenance de moteurs, le total des coefficients qualité donne 24. La répartition qualité / coût est de 60/40 calculons le coefficient de la fonction coût. Identifier la nature des besoins de l‟entreprise A représente X% B représente Y% Donc B = (AxY) /X A= total des coefficients qualité = 24 X= % attribué à la qualité en regard du coût = 60% Y= % attribué au coût en regard de la qualité = 40% B = (24x40) /60 Le coefficient de la fonction coût est = B = 16 41
  42. 42. Les notes sont : La notation de la satisfaction potentielle se fait à partir de valeurs s'échelonnant de 0 à 5, selon les principes suivants : Pour la fonction Qualité, la base de notation est le(s) critère(s) qui a été défini. Le donneur d'ordres regarde l'adéquation avec les réponses des fournisseurs. Pour la fonction Coût, il est pris en considération le montant, soit de l'acquisition, soit le coût total d'utilisation (CTU). On s'assure que tous les montants recouvrent les mêmes bases. La note varie inversement au montant. Valeur Réponse Fournisseur = Somme des (coefficients Qualité x notes) + coefficient Coût x note  Note : ………………………………………………….…………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………….:……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………….……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Identifier la nature des besoins de l‟entreprise ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 42
  43. 43. REMARQUES 1/ Dans le cas où il existerait plusieurs critères pour une même fonction, ces derniers ont été pondérés en % pour tenir compte de leur importance. Au moment de la notation, on note la satisfaction apportée à chaque critère. Ensuite on multiplie ces notes par le % et on réalise l'addition. On a ainsi une note de satisfaction pour la fonction. Exemple : FONCTIONS CRITERES poids note % x note en % sur 5 F1 fournir le variateur 1 références 20 4 0.8 dont les fonctions sont 2 contenu de la proposition 50 2 1.0 décrites dans le DTO xx 3 taille et structure de 30 1 0.3 l'entreprise total note F1= 2.1 F2 démonter l'ancien et 1 qualification du personnel 40 3 1.2 installer le nouveau 2 qualifications du 40 4 1.6 variateur responsable de travaux 3 structure de l'entreprise 20 5 1.0 total note F2 = 3.8 2/ Pour calculer la note Coût on se met dans une échelle avec 2 bornes et on fait le calcul sur la base suivante : COUT NOTE Note 5 Identifier la nature des besoins de l‟entreprise borne basse 5 moins disant Borne haute 0 + 50 % mini < X < maxi en proportion (voir courbe) Note 0 Borne basse Borne haute On perd 1 point à chaque fois que le coût augmente 10 % par rapport au moins disant. Exemple : 3 devis (KDH) 350, 450 , 500 350 = 5 points 450 = 2,1 points 500 = 0,7 points 3/ tableur Excel T.E.R. = Tableau d'Evaluation des Réponses Afin de faciliter la notation et de réaliser rapidement des simulations, il est recommandé d'utiliser un tableur comme ci-dessous : 43
  44. 44. Cotation Coef Fournisseur A Fournisseur B Fournisseur C offre idéale fonctionnelle Fonctions Critères % note pondérée note pondérée note pondérée note pond érée F1 C1 0,5 6 4 2 4 2 5 2,5 5 2,5 C2 0,2 5 1 5 1 4 0,8 5 1 C3 0,3 4 1,2 4 1,2 4 1,2 5 1,5 total 25 25 27 30 F2 C1 0,5 6 4 2 4 2 4 2 5 2,5 C2 0,5 3 1,5 4 2 5 2,5 5 2,5 total 21 24 27 30 F3 C1 0,4 3 4 1,6 4 1,6 4 1,6 5 2 C2 0,4 4 1,6 4 1,6 5 2 5 2 C3 0,1 1 0,1 5 0,5 4 0,4 5 0,5 C4 0,1 4 0,4 2 0,2 4 0,4 5 0,5 total 11 12 13 15 F4 C1 0,6 1 1 0,6 1 0,6 1 0,6 5 3 C2 0,4 1 0,4 2 0,8 5 2 5 2 total 1 1 3 5 F5 C1 0,3 1 2 0,6 1 0,3 1 0,3 5 1,5 C2 0,3 3 0,9 3 0,9 2 0,6 5 1,5 C3 0,4 1 0,4 5 2 1 0,4 5 2 total 2 3 1 5 F6 C1 0,5 1 4 2 4 2 4 2 5 2,5 C2 0,5 1 0,5 3 1,5 1 0,5 5 2,5 total 2 3 2 5 F7 C1 1 1 1 2 2 2 2 2 5 5 total 1 2 2 5 total qualité (somme totaux fonctions) A 19 63 70 75 95 = classement qualité 3 2 1 coût en KF 111 114 141 111 classement 1 2 3 coût note par rapport coût mini (définir les 5 4.7 2.3 5 bornes) Identifier la nature des besoins de l‟entreprise total coût (note x coef) B= 16 80 75 36 80 valeur totale = qualité + coût + 143 145 111 175 classement final 2 1 3 % par rapport à offre idéale 82% 83% 63% 100 % Bornes de prix : mini (note=5) : 111 Le total de chaque fonction correspond à maxi (note=0) : 166 coef qualité 2 54% la somme des notes pondérées multipliée (Y') : coef coût 1 46% par le coefficient. : (Y) : Les critères ayant une note zéro peuvent devenir éliminatoires Les critères ayant une note 5 peuvent être indicateurs de "sur qualité" Ce tableau est un 1/ outil d'aide à la décision 2/ outil de négociation interne et externe 3/ outil de simulation 44
  45. 45. Conditions d'utilisation du tableau de cotation fonctionnelle sous Excel : 1. Renseigner la pondération des critères, colonne "%" (ne pas oublier les critères de la fonction progrès, si elle existe), et les coefficients des fonctions, colonne "Coef" (sauf fonction progrès, voir un peu plus loin). 2. Renseigner dans le bas du tableau, les coefficients attribués à la fonction coût (Y) par rapport à la fonction qualité (X) Ŕ cellules "coef qualité (X)" et "coef coût 1 (Y)". 3. Après la réception des offres, renseigner les bornes de prix pour le calcul de la note coût (en bas du tableau : cellules "mini" et "maxi"). 5 pour le moins disant 0 pour + de 50 % 4. Lors du dépouillement, indiquer dans la colonne "note" de chaque fournisseur, les notes obtenues aux différents critères (ne pas oublier les critères de la fonction progrès, si elle existe). 5. Lorsque toutes les notes sont renseignées, le nombre de points et le classement final s'affichent en bas du tableau : "total qualité + coût + progrès" et "classement final". La dernière ligne indique le taux de satisfaction par rapport à une "offre idéale" (où le fournisseur aurait obtenu une note maximum à tous les critères pour un prix égal au prix minimum). 6. Pour insérer une ligne supplémentaire de critère, toujours insérer entre deux critères (entre le C1 et le C2 par exemple). L'insertion d'une ligne à la fin des critères nécessite la modification de la formule pour le calcul de la note de la fonction (en face de "total"). 7. De la même manière, pour ajouter un fournisseur supplémentaire, insérer une Identifier la nature des besoins de l‟entreprise colonne entre deux fournisseurs (entre fournisseur B et fournisseur C). 8. Si une ligne de critère est correctement insérée, il suffit de reproduire la formule dans la colonne "pondérée" par un copier-coller. 9. Il en est de même lors de l'ajout d'une colonne fournisseur où les formules d'une autre colonne peuvent être copier-coller. 45
  46. 46. 46 Adopter une démarche de fournisseur interne
  47. 47. NORMES POUR SI - NF X 50-151 ELABORATION D'UN CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL (CDCF) L'élaboration d'un cahier des charges fonctionnel a été formalisée en 1991 dans le document NF X 50-151 par l'AFNOR. Cette norme participe à l'ensemble des travaux et développements de normes autour du thème de l'Analyse Fonctionnelle et de l'Analyse de la Valeur. La norme NF X 50-151 s'applique à tous projets de développements industriels, que l'on soit dans le domaine de l'aéronautique, de l'automobile, des télécoms, du BTP, des services environnementaux. Par voie de conséquence, elle peut s'appliquer également à l'informatique et aux Systèmes d'Informations. Son objectif principal est de clairement distinguer le besoin exprimé ou la fonction attendue de la solution technique ou de l'architecture de la réponse. Celui qui présente un besoin ne doit pas avoir d'à priori sur la solution à apporter. Cette démarche oblige la définition d'une limite claire entre le rôle de la Maîtrise d'Ouvrage (demande) et celui de la Maîtrise d‟Œuvre (réponse). C'est pour cette raison qu'elle est souvent considérée comme une démarche d'innovation qui oblige les différentes parties prenantes à imaginer des solutions innovantes. DEFINITION : Le Cahier des Charges Fonctionnel est un document par lequel un demandeur ou son représentant exprime un besoin en terme de fonctions attendues par l'(les) utilisateur(s) dans un environnement donné. Et pour chacune d'elles, sont définis des critères fonctionnels. OBJECTIF : Adopter une démarche de fournisseur interne 1/ Expression de besoin - Amener le demandeur à exprimer un besoin et non des solutions ce qui doit favoriser la créativité. - Eviter l'oubli de certaines fonctions souvent les plus évidentes. 2/ Rédaction des données d'analyse - Fournir le plan du dossier de consultation. - Permettre des gains de temps importants au travers d'un cadre standardisé. 3/ Comparaison des propositions - Permettre une évaluation objective des offres. - Faciliter la formulation de tableaux comparatifs. 4/ Dialogue entre les acteurs - Favoriser le dialogue avec le fournisseur en précisant, dès le début de la consultation, les critères qui permettront une comparaison objective des offres, en soulignant ainsi les points importants. - Favoriser le dialogue en interne, les arguments étant fondés sur des comparaisons objectives. 47
  48. 48. DEFINITION : Le dossier de consultation est un ensemble de documents : Envoyé à chacun des fournisseurs, dont le Cahier des Charges Fonctionnel fait partie, afin qu'ils puissent répondre à une consultation, en ayant toutes les informations nécessaires, organisées dans un ordre logique. OBJECTIF : Les points importants sont les suivants : 1/ le Cahier des Charges Fonctionnel est le cœur du dossier 2/ l'ensemble comprend des informations complémentaires qui n'apparaissent pas directement dans la formulation fonctionnelle 3/ le dossier est présenté dans un ordre logique ce qui permet de : Faciliter la lecture par les fournisseurs ; Faciliter la réutilisation du dossier dans le cas d'une consultation analogue ; Faciliter la synthèse des réponses. 1/ la Page de garde synthétisant le cadre de la consultation et qui a pour objet :  d'harmoniser aux standards de l'établissement  de fournir un cadre général de la consultation  de donner les dates significatives Adopter une démarche de fournisseur interne 2/ la Présentation Générale qui a pour objet :  de situer le problème globalement afin que le fournisseur appréhende rapidement l'importance du projet  de donner éventuellement les contraintes spécifiques au projet  d'expliciter les éléments constitutifs du dossier  de donner la liste des Dossiers Techniques et Organisationnels (D T O) 3/ le Cahier des Charges Fonctionnel sous forme de tableaux en 2 parties qui a pour objet :  de définir les fonctions (traduction du besoin) en indiquant le ou les DTO correspondants  de préciser les critères qui permettront l'évaluation des réponses 4/ les Conditions Générales qui ont pour objet : 48

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