Management et techniques des achats et sourcing

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Table des matières 1. Introduction 5 1.1. Introduction générale sur le contenu du programme 5 1.2. Objectifs spécifiques Erreur ! Signet non défini.6 2. Fonction Achats dans l’Entreprise 6 2.1. Les achats dans la chaîne logistique, 6 2.2. Les définitions globales : 11 2.3. Modèles de sourcing (en industrie) 15 3. Les métiers des achats-approvisionnement 15 3.1. Les missions de la fonction Approvisionnements, 15 3.2. Le profil de l’approvisionneur, 15 3.3. Les missions de la fonction Achats, 15 3.4. Le profil de l’acheteur, 16 3.5. Le style de l’acheteur, 17 3.6. Définition des tâches de l’acheteur, 18 3.7. Éthique du métier 22 3.8. Diagnostic de l’existant (Compétences). 22 3.1. Le métier de l’acheteur, 24 3.2. La notion du coût global 25 3.3. L’impact des achats sur la rentabilité de l’entreprise 27 3.4. Objectifs spécifiques 31 4. Identifier la nature des besoins de l’entreprise 32 4.1. Identification d'un besoin 32 5. Adopter une démarche de fournisseur interne 46 5.1. Le traitement des demandes en amont 46 5.2. L’aide à l’expression du besoin (cahier des charges technique ou fonctionnel) 47 5.1. Objectifs spécifiques 58 5.2. La lecture ABC des achats 59 5.3. L’élaboration de son plan d’action pour les fournisseurs ou articles : 59 5.4. Objectifs spécifiques 60 6. Optimiser le panel des fournisseurs 61 3

6.1. Evaluation des fournisseurs a priori : 61 6.2. Construire un panel fournisseur: 61 6.3. L’évolution du panel fournisseur 61 6.4. Le « Sourcing » : recherche et sélection des fournisseurs : 61 6.5. L’évaluation des fournisseurs. 62 6.6. Objectifs spécifiques 63 7. Piloter le processus d’achats 64 7.1. Le traitement des demandes d’achat 66 7.2. La gestion des appels d’offres : consultation et dépouillement 67 7.3. L’apport d’Internet 73 Pour quels types d’Achats utilise-t-on le eSourcing 73 7.4. Le management de la qualité aux achats : 83 7.5. Objectifs spécifiques 84 8. Maîtriser les points clés de la négociation d’achats 85 8.1. Les types de modèles d’achats 85 8.2. Le processus de la négociation des achats : 87 8.3. La préparation de la négociation : 88 8.4. Le déroulement de la négociation et évaluation des résultats : 88 8.5. Synthèse et conclusion 89 8.6. Objectifs spécifiques 90 9. Appréhender les aspects juridiques des achats 91 9.1. La notion de contrats, les principales clauses 91 9.2. Les principaux types de commande 97 9.3. La réglementation des marchés publics 97 9.4. Les caractères généraux des marchés publics 97 9.5. L’exécution des marchés 97 9.6. Choix de la procédure de passation du marché public 97 9.7. Objectifs spécifiques 98 Lexique 99 Index 106 Bibliographie 107 Autres formation de l’animateur 109 4

Ce module doit permettre au participants d‟appréhender Les techniques et méthodes des achats et du sourcing en fonction la stratégie de l'entreprise de connaître les profits et les gains qui sont liés à une bonne conduite de cette fonction et de les optimiser. • Définir les Achats & Ssourcing international et leurs variantes • Positionner les Achats & Ssourcing dans la chaine logistique d‟approvisionnement • Saisir les enjeux économiques des Achats & Ssourcing dans l‟entreprise • Connaître le processus Achats & Ssourcing • Les principales missions des Achats & Ssourcing • Les outils et les techniques des Achats & Ssourcing • Conduire et mesurer les impacts de la fonction Achats & Sourcing • Apprendre a mieux définir le besoin • Etablir un cahier des charges fonctionnel • Appréhender les techniques de négociation • Acquérir les principaux outils de l‟acheteur • Développer une politique « fournisseurs » viable et saine. Notez dans ce cadre vos besoins afin de vérifier si l‟animateur en a tenu compte enfin du  Mes Besoins par rapport a cette formation : ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….……………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………….………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………….:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………….… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Introduction ……………………………………………………………. séminaire : 5

La gestion de la chaîne logistique (GCL) (en anglais supply chain management, SCM) est l'activité qui consiste à améliorer la gestion des flux physiques au sein de l'entreprise et avec son environnement. Figure 1 Concept de la Supply Chain Management Sa fonction consiste a  Coordonner les flux entrée usine.  Coordonner les Achats et Sous-traitance.  Assurer les Importations.  Organiser les Approvisionnements.  Assurer le stockage matières premières.  Assurer le stockage fournitures.  Assurer le stockage pièces de rechange.  Coordonner les flux sorties magasins.  Gérer les retours ateliers.  Assurer les Retours vers les fournisseurs. Fonction Achats dans l‟Entreprise Questions pour un Acheteur !!! Dans quelle mesure un acheteur à une influence sur les approvisionnements et sur les opérations de la chaîne logistique ? Comment cette fonction a-t-elle évolué depuis l‟apparition de la culture « Supply Chain » ? Quels sont les indicateurs provenant des achats au service direct de la Supply Chain ? 6

Questions pour un Acheteur !!! Dans quelle mesure un acheteur à une influence sur les approvisionnements et sur les opérations de la chaîne logistique ? Comment cette fonction a-t-elle évolué depuis l‟apparition de la culture « Supply Chain » ? Quels sont les indicateurs provenant des achats au service direct de la Supply Chain ?  Mes Réponses ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….……………………… Fonction Achats dans l‟Entreprise ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………….………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………….:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………….… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………. 7

Dans son contexte économique chaque entreprise se voit traverser par plusieurs flux On peut citer a titre d‟exemple :  Les flux physiques des matières et des composants  Les flux d‟information et documentaires  Les flux financiers et monétaire Qu’est ce qui déclenche et conditionne ce flux ? Fonction Achats dans l‟Entreprise Les Achats et les Approvisionnements 8

Pourquoi, quand, par combien, comment et où déclencher un Achat ? Evolution du % des achats dans le CA de l’industrie Les entreprises externalisent de plus en plus afin de pouvoir mieux se recentrer sur leur métier de base. Ceci fait que la part des achats dans le chiffre d‟affaire de l‟entreprise est en constante Fonction Achats dans l‟Entreprise évolution. La fonction achats devient de plus en plus stratégique et créatrice de valeur ajoutée. 9

 1950: Production de masse Fabrications Intégrées : Achats = Centre de Coûts  1960: Consumérisme Études de marché Adaptation aux besoins clients : Achats = Recherche de sources  1970: Choc Pétrolier Réduction des coûts Fabrications Externalisées Achats = Négociation Participation au CDC  1980: Adaptation aux exigences latentes Évolution continue des produits, Raccourcissement des cycles, Achats = Marketing achat  1990~2000: Partenariat Ŕ Supply chain  2008 Crise économique ????? Demande > Offre Demande < Offre Fonction Achats dans l‟Entreprise STRATEGIES STRATEGIES Production en volume Production en volume Achats de Mat.Première Achats de sous-traitance et de produits pas de démarche finis Démarche Mkting forte Mkting VENDEURS VENDEURS Marketing des ventes et Ingénieurs de Représentants vente ACHETEURS ACHETEURS Approvisionneurs Marketing des achats et Ingénieurs d’achat 10

Recherche des fournisseurs pouvant le mieux répondre aux besoins de la société acheteuse en terme de : Coûts, Délais & Qualité. Les Achats & les approvisionnements sont deux fonctions différentes et distingues Fonction automatique coordonné à la gestion générale des flux. Fonction de gestion à moyen et long terme des ressources matières de l‟entreprise. Terme utilisé pour décrire la déclinaison des bases de la stratégie marketing appliquée à la fonction achats. L'objectif est alors d'observer la position de l'entreprise par rapport à ses fournisseurs, puis de rechercher les meilleurs contacts en termes de coûts, de qualité, de régularité et sécurité des approvisionnements, de logistique, de modalités de paiement… On parle parfois de marketing inversé. « Le marketing achat est un outil marketing à la disposition de l'acheteur, qui lui permet d'intervenir de façon active dans la relation d'échange avec le marché amont afin d'adapter les besoins de l'entreprise aux possibilités de ce marché et réciproquement, dans l'intérêt à court et long terme de son entreprise » Fonction Achats dans l‟Entreprise Employé dans le monde des affaires pour qualifier l'acte qui vise à réduire le coût général des achats, en automatisant les processus concernés. Expression anglo- saxonne (recherche d‟une source) utilisée pour désigner l‟action de recherche, localisation et évaluation d‟un fournisseur ad hoc, afin de répondre à un besoin identifié (en matière de biens ou de services) formulé par une entreprise ou par un service ou un département de cette entreprise 11

Source www.be.atosorigin.com 2007 Service fourni par un tiers et qui consiste à assurer la responsabilité de la gestion de tout ou d'une partie d'un département fonctionnel d'une entreprise. Qu'est-ce que l'externalisation ? Définition L'externalisation ou Outsourcing est un modèle de gestion stratégique où les processus d'activités sont transférés à une autre entreprise. Le concept est : de laisser à un fournisseur de service réaliser la gestion et / ou la mise en œuvre au jour le jour d'une ou plusieurs fonctions de l'entreprise. Ce fournisseur de service internalise ces mêmes processus. Externalisation se produit quand une entreprise utilise une société extérieure pour fournir une fonction nécessaire à l'entreprise qui pourrait autrement être faite en interne. C'est différent de la sous-traitance, parce que la fonction est fournie sur des bases continues, plutôt que pour un projet spécifique. Elle peut être réalisée dans une zone Fonction Achats dans l‟Entreprise différente, dans le même pays ou dans un autre pays (Offshoring). Dans sa forme la plus avancée, l'externalisation permet de construire une entreprise entièrement virtuelle avec un employé unique : l'entrepreneur lui-même. Permet aux entreprises de se recentrer sur leur métier en externalisant les fonctions les plus annexes de son activité Pourquoi l'externalisation des processus d'activité ? Motifs principaux Les motifs les plus importants pour l'externalisation sont :  Rendre une entreprise plus concurrentielle, en restant concentré sur son Cœur de Compétence Métier.  Permettre la réduction des coûts et l'efficience.  Accéder à des ressources ou aptitudes spécifiques.  Stimuler l'esprit d'entreprise dans de petites entités organisationnelles. 12

Autres intérêts potentiels de l'Externalisation  Recentrage sur le cœur de métier.  Réduction des risques par la confiance dans un expert.  Satisfaction client améliorée à travers l'amélioration des processus ne faisant pas partie de la culture ou de l'expérience de l'entreprise.  Capacité à récompenser des employés avec des perspectives de carrière dans une entreprise spécialisée.  Amélioration du projet.  Améliorations des Services.  Mise à niveau des qualifications.  Conservation des qualifications.  Accès aux qualifications.  Injection de technologie.  Comptabilité analytique et visibilité d'ensemble de la comptabilité et des performances dans un processus d'activité.  Réduction des coûts.  Gestion de la volatilité des coûts par l'ingénierie financière.  Conversion d'actif.  suppression de l'investissement en capital. Pour une entreprise, fait de confier contractuellement la gestion de tout ou partie d'un département (par exemple la gestion du parc informatique) à un tiers. Cette gestion devra être assurée sur les lieux mêmes, sans reprise de personnel ni d'actif. Internalisation (Insourcing) est donc le transfert d'une fonction externalisée à un département interne d'une entreprise, pour être entièrement géré par les employés. Le terme a été également utilisé pour décrire les entreprises étrangères qui implantent des équipements dans un pays et emploient des travailleurs du pays d'accueil Le concept d'"insourcing" s'oppose à celui d'"outsourcing". Selon les experts, c'est la version moderne du forfait d'exploitation. C‟est quand pour un busines l‟entreprise fait appel a des ressources internes et externes en Fonction Achats dans l‟Entreprise même temps tel des fournisseurs ou des consultants avec un savoir faire particuliers Travail confié par le donneur d'ordre à un tiers (le sous-traitant), qui doit l'exécuter selon les directives qui lui sont données (cahier des charges). Le donneur d'ordre précise les résultats et les objectifs à atteindre. La sous-traitance se différencie de l'outsourcing par la relation développée entre le donneur d'ordre et la société tierce. La est une relation de partenariat apparue récemment. Elle consiste en une coopération et une coordination importantes entre plusieurs entreprises, en vue d‟une satisfaction mutuelle de celles-ci et de leurs clients.. 13

Externaliser outre-mer ou dans un pays éloigné. Externaliser vers un pays contigu peut être considéré comme du Nearshoring La localisation externalise dans un territoire voisin, accessible par de court voyages ou au téléphone dans le même fuseau horaire ou voisin C‟est l'externalisation des fonctions de  Back-Office et de  Front-Office, En général réalisée par les cols blancs et les secrétaires. Les exemples incluent la comptabilité, les ressources humaines et le codage et transcription des actes médicaux…. Sourcing électronique ( par internet), généralement sur des place de marché électroniques (e- market place) peut se résumer :  Aux appels d‟offres en ligne  Aux enchères en ligne, enchères inversées ou négociation en ligne. Site portail destiné au commerce interentreprises, (ebusiness), généralement consacré à un secteur d'activité particulier, qui permet de faire des affaires directement entre acheteurs et fournisseurs. La place de marché électronique constitue l'un des rouages du commerce électronique interentreprises. Elle suppose trois types d'acteurs : l'acheteur, le vendeur et le créateur de la place (met en relation acheteurs et vendeurs, et prélève un pourcentage sur les transactions) Fonction Achats dans l‟Entreprise Recouvre tout ce qui concerne la vente et l'achat de biens et services via Internet (catalogues en ligne, boutiques virtuelles, prise de commande, facturation, service clients, gestion des transactions et règlements. 14

Les différents modèles qui existent en sourcing sont illustres dans le tableau ci-dessous : Entité qui demande l'exécution d'une prestation, et destinataire de la facture.  Traitement des données d‟approvisionnements (d‟après le cahier des charges)  Exploitation du calcul des besoins MRP  Passation des commandes de réapprovisionnement  Suivi des relances  Contrôle facturation fournisseurs  Suivi quotidien des problèmes de délais, quantités, validation qualité Les métiers des achats-approvisionnement  Gestion des stocks  Gestion des semi œuvrés  Une connaissance de la gestion des flux  Une rigueur extrême  Un dialogue intensif et efficace avec le fournisseur Missions opérationnelles  Rechercher et acquérir les biens, services et prestation selon les besoin définit au travers un CDC  Viser un niveau de qualité objectif  S‟assurer des conditions de flexibilité 15

 Garantir les conditions de services associées  Missions stratégiques  Assure le maitrise des différents risques en amont  Concevoir et piloter la politique fournisseur  Contribuer a l‟innovation de l‟entreprise D‟un point de vue métier  Une connaissance parfaite de la filière,  Une connaissance du marché fournisseur  Un profil de négociateur  Un esprit de recherche en phase avec le développement produit Le Profil de l‟Acheteur Sur le coté personnalité  Curieux  Compréhensif  Persuasif Les métiers des achats-approvisionnement  Dynamique  Ouvert  Communicatif ( acheteur / vendeur)  Humble  Honnête  Intègre… 16

Chaque acheteur de part son parcours professionnel son expérience ainsi que sa personnalité développe un style selon deux axes  L engagement métier  La coopération et la communication  Les métiers des achats-approvisionnement 2 fonctions principales : L‟ACHAT : • Les appels d‟offres • La négociation • La sélection et le choix du ou des fournisseurs Le SUIVI DE L ‟ACHAT : • Les commandes sur des accords cadres • Le suivi des commandes • Les factures et leur règlement 17

La fonction Achats assure le rôle vital d‟interface dans les relations de toutes les fonctions de  …………………………………………… l‟entreprise avec les fournisseurs. ……………………………………………  Elaboration d‟une politique Achats …………………………………………… Plan à 3 ans …………………………………………… ……………………………………………  Participation à l‟élaboration du budget …………………………………………… Achats Plan annuel ……………….……………………………  Participation à l‟élaboration et aux …………………………………………… décisions des nouveaux produits (faisabilité …………………………………………… et évaluation des fournisseurs) …………………………………………… ……………………………………………  Visites fournisseurs (Analyse des …………………………………………… contraintes techniques respectives des …………………………….……………… partenaires) …………………………………………… ……………………………………………  Recherche marché fournisseurs, Sélection …………………………………………… nouveau produits: Veille technologique ……………………………………………  Evaluation fournisseurs …………………………………………… ………………………………….:………  Négociation, marchés, contrats de …………………………………………… partenariat …………………………………………… ……………………………………………  Suivi et cahiers des charges qualité & …………………………………………… logistique …………………………………………… Les métiers des achats-approvisionnement …………………………………………… ……….…………………………………… …………………………………………… Constituer une équipe …………………………………………… gagnante Sourcing Ŕ …………………………………………… Achats - …………………………………………… Approvisionnements …………………………………………… ………. 18

Comment faire évoluer l’état d’esprit ? Pour changer l’état d’esprit, Il faut changer la méthode de travail Les nouvelles missions de l‟acheteur Par la mise en place d‟une relation avancée « Client fournisseur », ou même l‟application des bonnes pratiques de la supply chain et des solutions de la gestion de la relation fournisseur, l‟acheteur, un vrai animateur externe. Les métiers des achats-approvisionnement 19

Le Travail de communication en équipe de l‟acheteur fait qu‟il est en relation quasi permanente avec l‟ensemble de ses clients internes : – Avec les différents services techniques (engineering/maintenance/SG) – Avec le service qualité – Avec le service production – Avec le service informatique – Avec le service RH – Avec les services financiers – Avec les services logistiques – Avec l‟ensemble des services demandeurs ou utilisateurs – … Les métiers des achats-approvisionnement Du temps Du matériel (informatique, Internet, etc.…) Le soutien et la confiance totale de la Direction de leur Entreprise La connaissance des marchés 20

Des résultats (Prix, Délai, qualité, service…) Les métiers des achats-approvisionnement 21

L‟acheteur doit se montrer intransigeant sur l‟éthique et la transparence, vis à vis des fournisseurs. La fonction achat est l‟une des plus exposée. A tort ou à raison, les tentatives de corruption y sont réputées courantes, mais tout dépend, il est vrai, de l‟entreprise et de son domaine. -Le choix d‟un fournisseur pour l‟attribution d‟un marché doit se faire sur la base de critères objectifs, élaborés suivant un processus et respectant la charte de l‟entreprise. -L‟acheteur se doit d‟informer l‟ensemble des fournisseurs avec impartialité. - Après avoir choisi un fournisseur, pour respecter le partenariat, les contrats, les promesses et les engagements doivent être établis précisément et appliqués en bonne et due forme. Lorsque des différents apparaissent, la responsabilité de l‟acheteur est de les régler rapidement et correctement. -Pas d‟abus d‟une position significative sur le marché en tant que client. L‟acheteur doit éviter toute action qui pourrait être ressentie par le fournisseur comme une pression. Par exemple : les conditions qui mettent l‟entreprise du fournisseur en réel position de dépendance vis à vis de l‟acheteur. L‟acheteur véhicule l‟image de son entreprise et du groupe à l‟extérieur : son éthique personnelle, sa probité, son professionnalisme et sa fermeté sont Les métiers des achats-approvisionnement autant de gages d‟efficacité pour son action, mais ils sont aussi un élément de la réputation et de l‟image de celle-ci. Il se doit de garder toute indépendance de jugement lors de conflits d‟intérêts, aussi bien en interne que vis à vis des fournisseurs. Le métier de l‟achat doit être en phase avec la loi et avec les règles de la concurrence. Les moyens utilisés doivent être en accord avec la charte et être équitable entre les différents fournisseurs. Source L’Ethique de l’Acheteur GRANDIDIER Ludovic KLEINKLAUS Guillaume RIEGEL Aurélien http://www.inotti.com/Newsletters/80_cm_Numero13- mars_2005.htm 22

40 questions pour auditer la fonction Achats Question Réponse Qui centralise les budgets d'achats de la société, en vérifie la cohérence et en assure le suivi ? Qui centralise, négocie et assure l'ensemble des approvisionnements de la société ? Qui définit les notions de stock de sécurité, stock minimum, point de commande ? Qui définit, en collaboration avec la fonction industrielle et/ou technique et la fonction administrative et financière, les différentes méthodes de gestion des approvisionnements à mettre en œuvre selon les articles gestion au point de commande, gestion au besoin, ...? Qui effectue diverses analyses sur les stocks (obsolètes, dormants, calcul de taux de rotation) ? Qui effectue les relances avec suffisamment d'anticipation et veille au respect des délais de livraison ? Qui est associé à la conception des produits nouveaux et à l'élaboration de leur coût prévisionnel ? Qui est associé à la fixation des prix et au calcul des coûts de revient prévisionnels ? Qui est associé à l'élaboration des plans d'investissements ? Qui est associé aux études de rationalisation ou de modification des processus de fabrication, aux analyses de la valeur réalisées par la société ? Qui est responsable de la conformité du produit acheté aux exigences spécifiées ? Qui est responsable de la création et de la maintenance du fichier fournisseurs en respectant les procédures validées avec la comptabilité ? Qui est responsable des bons à payer apposés sur les factures Les métiers des achats-approvisionnement fournisseurs ? Qui est responsable du magasin, de la gestion et de la tenue des stocks ? Qui établit des propositions concernant les articles à déprécier ? Qui établit le plan des achats et approvisionnements ? Qui fait établir et applique les spécifications techniques des produits à acheter et les procédures de qualification de la matière première ? Qui gère la sous-traitance, en relation avec le responsable de fabrication concerné ? Qui gère les flux de matières, composants et services nécessaires au fonctionnement continu de l'entreprise ? Qui informe la direction générale et la fonction financière de tout dépassement prévisible au niveau des budgets d'achats ? Qui informe le service recherche et développement et le bureau d'études, les chefs d'ateliers et le bureau des méthodes de toutes les nouveautés proposées (en matière de fournitures, approvisionnements, 23

composants, ...) ? Qui mène l'analyse prospective des sources d'approvisionnement (évolution des structures industrielles dans les secteurs alimentant l'entreprise en produits, services et moyens de production, évolution des prix et des taux de change) ? Qui mène les négociations avec les fournisseurs ? Qui met au point le tableau de bord du service Achats- Approvisionnements et en assure le suivi ? Qui négocie les conditions de règlement avec les fournisseurs, dans le cadre des procédures et de la politique de l'entreprise ? Qui optimise le niveau des stocks des matières premières et fournitures achetées ? Qui optimise le rapport qualité/coût des matières premières et des fournitures à approvisionner, compte tenu des normes de qualité, des procédés de fabrication mis en œuvre, et des quantités nécessaires. Qui organise et supervise la gestion administrative des achats ? Qui organise les inventaires annuels, périodiques ou permanents ? Qui participe à la définition de la politique d'achat de l'entreprise et assure sa mise en œuvre ? Qui rassemble et analyse les statistiques pour optimiser le choix (statistiques de ventes, de consommation, analyse ABC des stocks, ...) ? Qui recherche et sélectionne les fournisseurs capables de satisfaire les conditions de prix, de qualité et de délai d'approvisionnement, effectue des appels d'offres et analyse les propositions ? Qui recherche la motivation du personnel du service Achats- Approvisionnements ? Qui résoud les litiges avec les fournisseurs, concernant les quantités, la Les métiers des achats-approvisionnement qualité et les délais ? Qui se préoccupe de vérifier la solvabilité des fournisseurs pressentis pour les investissements ? Qui soumet à la direction générale les achats hors budget, et hors normes de réapprovisionnement ? Qui valide le calcul des besoins (bruts et nets) en composants ? Qui veille à la fiabilité des sources d'approvisionnement de la société sur le plan des délais, de la qualité, des quantités et des prix ? Qui veille à respecter les délais imposés par les services comptables pour valider les factures fournisseurs et transmettre les bons à payer ? Qui veille au maintien de la rigueur nécessaire pour que chaque entrée ou sortie de stock soit mouvementée sur les médias concernés ? 24

La mission de la fonction Achats consiste a PROCURER A L’ENTREPRISE TOUS LES PRODUITS ET LES SERVICES NÉCESSAIRES A SON ACTIVITÉ Tout en respectant : = Prix Les quantités qui lui sont demandées, + Coût d‟acquisition Les délais qui lui sont fixés, + Coût de La qualité qui lui est définie, possession et ce en obtenant + Coût des litiges Le prix d‟achat ... et le coût global les plus réduits possibles + Coût d‟utilisation +…. La décomposition de prix permet de • comparer efficacement les offres, • déceler les erreurs, • simuler l’incidence des modifications envisagées, • jouer la «vérité des prix, Les métiers des achats-approvisionnement • rechercher des réductions de coûts • simuler le prix de nouvelles pièces par similitudes 25

Seul l‟acheteur peut voir valoriser l‟acte d‟achat par une vision globale, et qui au-delà de la partie visible et connue par l‟acheteur, vient intégrer d‟autre contraintes parfois très importantes voire critique. Ce qui implique Un partenariat Les métiers des achats-approvisionnement & Une bonne communication interne et externe 26

 Economie de gamme Réductions des couts par la fabrication de grandes quantités en bénéficiant du phénomène d‟apprentissage. Par exemple la production de masse de produit unique (Coca cola, ..)  économie d’échelle Réductions des coûts obtenue par la production conjointe de plusieurs biens plutôt que de les produire séparément Par exemple un composant commun pour plusieurs marque (Volkswagen, Mercedes..)  Les métiers des achats-approvisionnement   Bons achats => avantage déterminant pour l’entreprise 27

DE PRODUCTION Matières, pièces et sous- REPETITIFS ensembles entrant dans les nomenclatures. Opérations sous-traitées entrant NON REPETITIFS dans les gammes. DE SERVICE FORMATION, Ingénierie, Audit D’INVESTISSEMENTS Immobilisation corporelles et incorporelles Les métiers des achats-approvisionnement DE FONCTIONNEMENT CONSOMMABLES carburant, outil, fournit. de bureau SERVICES Entretien, location, formation, déplacement personnel … Energie, Téléphone … Intérim, … Assurances DE TRANSPORT Sur vente Sur Achats DE NEGOCE revendus en l’état 28

Année N Année N Année N Année N COMPTE DE RESULTAT SIMPLIFIE Hyp. 1 : gain / achats : 5% Hyp. 2 : gain / charges Hyp. 3 : augmentation vente salariales : 11.6% : 10.5 % (à prix égal) PRODUITS D'EXPLOITATION Production vendue 100 000 000 100 000 000 100 000 000 + 10,5% 110 483 870 CHIFFRES D'AFFAIRES 100 000 000 100 000 000 100 000 000 110 483 870 CHARGES D'EXPLOITATION Achats matières premières et approvisionnements 50 000 000 - 5,0% 47 500 000 50 000 000 + 10,5% 55 241 935 Autres achats et charges externes 10 000 000 - 5,0% 9 500 000 10 000 000 + 5,2% 10 524 194 Salaires et traitements 20 000 000 20 000 000 - 11,6% 17 678 571 + 2,6% 21 048 387 Charges sociales 8 000 000 8 000 000 - 11,6% 7 071 429 + 2,6% 8 419 355 Dotations aux amortissements 5 000 000 - 5,0% 4 750 000 5 000 000 5 000 000 TOTAL CHARGES 93 000 000 89 750 000 89 750 000 100 233 870 Quelles sont les économies  Note : possibles? ………………………………………………….…… Votre entreprise a réalisé les résultats ……………………………………………………… suivants le bilan de l‟année en cours ……………………………………………………… montre un résultat de 7 Millions de Les métiers des achats-approvisionnement ……………………………………………………… dirhams. ……………………………………………………… La direction vous demande de trouver ……………………………………………….:……… un moyen afin de pouvoir augmenter ……………………………………………………… rapidement les résultats avec un effort ……………………………………………………… minimum. ……………………………………………………… ……………………………………………………… Apres avoir fait quelques simulations ………………………………………………………. sur votre compte de résultat, vous ……………………………………………………… avez identifies 3 possibilités ……………………………………………………… d‟améliorer les résultats que pouvez ……………………………………………………… vous en déduire ? ……………………………………………………… ……………………………………………………… Comment compter vous procéder ? ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… 29 ……………………………………………………… ……………………………………………………… ………………………………………………………

Votre entreprise souhaite acheter des chemises pour une certaine catégorie de son personnel, étant donnée que celui-ci est directement en contact avec la clientèle, le choix a été porte sur des chemises de moyenne gamme. Analyse approfondie et détaillées :  Note : ……………………………………………… Prix vente publique: 220 Dh (marge distributeur x 2,2) ….…………………………………………… Prix Vente Départ Usine: 100 Dh (y compris ……………………………………………… 25% marge producteur) ……………………………………………… Prix Ŕ minute vente de : 1 Dh ……………………………………………… Temps de production : 30 minutes ……………………………………………… Prix de façon : 1 Dh x 30 minutes = 30 Dh ……………………………………….:……… Prix matières = 100 Dh Ŕ 30 dh = 70 Dh ……………………………………………… le coût des matières représente 70% du prix de vente ……………………………………………… 70 Dh / 100= 70% ……………………………………………… Soit un bénéfice de 25% de 30 Dh = 7,5 Dh par ……………………………………………… Chemise ……………………………………………… Soit un coût minute : = (30 Dh Ŕ 7,5 Dh ) / 30 ……………………………………….……… minutes = ,75Dh ……………………………………………… Coût total = 100 Dh Ŕ 7,5 Dh = 92,5 Dh ……………………………………………… le coût des matières représente 75,6% du coût total 70 Dh / 92,5= 75,6% ……………………………………………… ……………………………………………… Possibilités de réduction de prix ……………………………………………… ……………………………………………… Réduction de Temps de fabrication ……………………………………………… (Méthodes) ……………………………………………… Réduction de 20% au meilleur des cas avec beaucoup d‟efforts Les métiers des achats-approvisionnement ……………………………………………… Soit 20% x 30 Minutes = 6 Minutes ……………………………………………… Gain direct direct: 6 minutes x 0,75 = ……………………………………………… 4,5 Dh Brut ……………………………………………… Réduction du coût des matières ……………………………………………… (Achats) ……………………………………………… Réduction de 5% au pire des cas avec peu ……………………………………………… d‟efforts Gain direct 70 Dh x 5% = 4,5 Dh Net …… Réduction de 20% meilleur des cas avec beaucoup d‟efforts Gain direct 70 Dh x 20% = 18 Dh Net !!!! Que proposez-vous ? 30

 Ce que j’ai retenu … La fonction achats dans l‟entreprise est : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………. Les outils propres au métier d‟acheteur que je connais maintenant sont : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………….  Note : Les métiers des achats-approvisionnement ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… Mon appréciation:        31

« Extrait de la méthode OPERA » www.methode Ŕopera.com Pourquoi une nouvelle méthode ? Gains potentiels PHASE CdCF PHASE NEGOCIATION PHASE COMMANDE Identifier la nature des besoins de l‟entreprise Les gains sont les La solution est plus Les gains ne plus importants car ou moins figée. On peuvent provenir que on définit le juste ne pose plus la d'une optimisation besoin sans préjuger question de la des procédures les solutions. Le justification des administratives. fournisseur a tout demandes. Les latitude pour gains potentiels ont rechercher des fortement diminué. réponses originales CdCF = Cahier des Charges Fonctionnel Étapes dans le processus achat 32

1. Favoriser la créativité des fournisseurs par une formulation du besoin en terme d'attentes (fonctions) et non en solutions. 2. Favoriser l'exhaustivité fonctionnelle du besoin (en précisant les limites) afin d'éviter les oublis, source de dysfonctionnements et de litiges. 3. Créer un contexte concurrentiel avec les bons fournisseurs. 4. Faciliter l'évaluation des réponses. 5. Favoriser les échanges d'information avec les fournisseurs. 6. Créer une expérience "groupe" en aidant la circulation de l'information entre les services et les sites 7. (Entreprise muti- sites). Définitions de base il correspond aux attentes de "demandeurs" exprimées en terme de finalités et non de moyens ou solutions.(demandeurs = utilisateurs, acteurs.....) Elles expriment la traduction des "attentes" des demandeurs et ce, sous la forme d'un verbe à l'infinitif avec ses compléments On peut donc écrire l'égalité suivante : Identifier la nature des besoins de l‟entreprise BESOIN = SOMME DES FONCTIONS Elle correspond au niveau de satisfaction apporté au besoin c'est-à-dire, pour un achat, à la capacité potentielle du fournisseur à satisfaire les fonctions. Indicateurs qui permettent de mesurer "a priori" le niveau de satisfaction potentielle (dans le cadre d'un achat) apporté à chaque fonction. 33

Fondements : L‟optimisation d'un Achat d'exploitation ou d'un Investissement Selon les paramètres Qualité et Coût réside dans l'adéquation des fonctions demandées et fournies en regard du Besoin Réel. On considère que la véritable origine: • des coûts, dans un achat, vient principalement des fonctions apportées ou fournies par ce dernier et non des solutions techniques • des insatisfactions des "demandeurs" a pour origine, en général, un oubli de certaines fonctions ou une mauvaise formulation. Objet : DE L'ANALYSE DU BESOIN ET SA FORMULATION Identifier la nature des besoins de l‟entreprise (AVANT LA RECHERCHE DES SOLUTIONS TECHNIQUES OU AUTRES) A L'EVALUATION DES OFFRES Objectif :  analyser le besoin  formaliser le besoin  valoriser et comparer les réponses des fournisseurs OPTIMISER L'ENSEMBLE QUALITE ET COUT D'UN ACHAT D'EXPLOITATION, INVESTISSEMENT … (Achat = acquisition d'un service, produit, matériel moyennant une contrepartie, en général, financière) 34

Caractéristiques : Des outils d'analyse, de cotation et d'évaluation une démarche participative un cahier des charges fonctionnel La méthode concerne la phase Définition du besoin >>> choix du fournisseur Elle ne concerne pas la phase élaboration du contrat. Ce dernier a pour fonctions 1/ décrire la solution 2/ régir les relations entre les parties prenantes. EXEMPLE : Distributeur de billets de Banque 1/ fonction prévue : " avertir que le client oublie sa carte " Moyen : avertisseur sonore Coût : 1 système sonore 2/ véritable fonction demandée : " empêcher le client d'oublier sa carte " Moyen : les billets sont disponibles après le retrait de la carte Coût : 0 Identifier la nature des besoins de l‟entreprise Démarche innovante 1/ elle intègre le besoin comme base de réflexion 2/ elle décrit de façon exhaustive le besoin (délai, sécurité, environnement…) 3/ elle présente rationnellement toutes les données (fonctions, critères, informations techniques…) 4/ elle est une aide à la formulation des dossiers 5/ elle implique toutes les parties prenantes 6/ elle développe la créativité 7/ elle est une aide à la décision et aux négociations internes 8/ elle s'applique à toute forme de contrat 35

Ce schéma est la synthèse à partir des 4 notions significatives de la méthode : Fondements - Objet - Objectifs - Caractéristiques ANALYSE FONCTIONNELLE Décrire un achat (équipement, prestation..) en terme de besoin par rapport à des demandeurs ou utilisateurs et non en terme de caractéristiques (physiques et techniques…).  Note : Identifier la nature des besoins de l‟entreprise ………………………………………………….………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……………………….:…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……….…………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… 36 ………………

Le besoin est traduit sous forme de "fonctions" dont la formulation est un verbe à l'infinitif avec ses compléments. 3 types de fonctions : • Dans la qualité, on distingue (F.P.) les fonctions principales. Exemples : formation : assurer la maintenance sur la machine Y • Les fonctions secondaires spécifiques (F.S.S.) • Exemple : formation : contrôler les acquis • Les fonctions secondaires génériques (F.S.G.). Exemple : formation : respecter les plannings, respecter les délais • Les fonctions contraintes : c‟est à dire les besoins qui doivent être obligatoirement satisfaits par une solution unique. Exemple : formation : animateur (diplômé en électronique). • Les fonctions Qualité décrivent le besoin sous tous ses aspects sauf le coût et les objectifs de progrès ; • On précise la (les) fonction(s) principale(s) qui est la raison d'être de l'équipement ou de la prestation • Chaque fonction est complétée, si nécessaire, par les « informations techniques et organisationnelles » qui sont des éléments précisant et décrivant les conditions environnantes. • Dans le cas d‟une prestation avec fourniture, on distingue les fonctions demandées à l‟équipement et celles demandées au prestataire Pour réaliser cette analyse deux outils peuvent être utilisés : • la liste des personnes ou services ayant des attentes • le descriptif de tous les éléments de l‟environnement sous forme de bulle. Identifier la nature des besoins de l‟entreprise  Note : ………………………………………………….…………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………….:……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………….……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 37

Analyse fonctionnelle d’une bouteille d’eau 1litre5 Une bouteille d‟eau traverse un certain nombre d‟étape, approvisionnement, production, conditionnement, vente… Elle se retrouve a chaque fois dans des environnements avec lesquels elle interagit Quelles sont les fonctions qu‟elle doit remplir pour faire face a ces contraintes FP Contenir 1,5 d'eau minérale plate FS 1 Être imperméable à l'eau FS 2 Préserver les qualités organoleptiques de l'eau face aux agressions extérieures, aux températures courantes d'utilisation FS 3 Être étanche dans toutes les positions avant et après la première ouverture. FS 4 Être inviolable avant la première ouverture FS 5 Permettre un premier débouchage facile, à la main FS 6 Permettre des débouchages et rebouchages aisés FS 7 Être facilement manipulable FS 8 Permettre une bonne verse quelque soit le niveau de liquide résiduel dans la bouteille FS 9 Pouvoir se ranger debout dans les portes de réfrigérateurs FS 10 Résister aux températures usuelles de stockage (basses et élevées) FS 11 Résister à la chute d'une hauteur d'homme lorsque la bouteille est pleine FS 12 Évoquer la pureté de l'eau par la transparence et la brillance du flacon FS 13 Avoir en linéaire une impression de volume aussi importante que la concurrence FS 14 Permettre la décoration avec le plus grand facing possible FS 15 Permettre par son aspect la reconnaissance immédiate de la marque FS 16 Être regroupable en lots compacts FS 17 Occuper au mieux l'espace d'une palette standard FS 18 Générer un minimum de volume et de poids mort FS 19 Résister aux contraintes normales de gerbage Identifier la nature des besoins de l‟entreprise FS 20 Résister à la lumière dans les conditions normales FS 21 Conserver son aspect quelles que soient les contraintes des circuits de distribution utilisés FS 22 Satisfaire aux normes d'agrément du Ministère de la Santé FS 23 Pouvoir passer sur les lignes de conditionnement existantes à leur cadence nominale FS 24 Résister aux pressions et chocs latéraux lors des accumulations sur chaîne (Bouteilles vides ou pleines) FS 25 Être stable FS 27 Résister aux dépressions créées par la machine de remplissage FS 28 Résister aux contraintes verticales et latérales d'étiquetage nécessaires aux opérations de bouchage et débouchage FS 29 Résister aux conditions de température créées par le matériel de regroupement existant FS 30 Résister sans se déformer à la chute dans la trémie lorsque la bouteille est vide FP : fonction principale FS : Fonction secondaire 38

Analyse fonctionnelle du service Achats Identifier la nature des besoins de l‟entreprise  Note : ………………………………………………….………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………….:…………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………….………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 39 …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………

CRITERES FONCTIONNELS Déterminer pour chaque fonction des indicateurs, appelés "critères fonctionnels", qui permettent d'apprécier et de mesurer une satisfaction potentielle (une fonction à souvent plusieurs critères). Ces critères sont formulés sous une forme substantive (nom ou groupe de noms). - Pour les fonctions Qualité les critères peuvent être : FONCTIONS CRITERES une donnée subjective être esthétique maquette une donnée objective assurer la livraison de 4 chariots 1 capacité société dans les délais 2 références 3 structure financière une donnée quantifiable être silencieux décibel  les critères correspondent donc à une demande d‟informations auprès des fournisseurs  une fonction a en général plusieurs critères (< de 5 si possible) et ils sont pondérés en % dans chaque fonction  un même critère peut apparaître dans plusieurs fonctions  un critère quantitatif mal évalué peut donner des surcoûts importants  FONCTIONS CRITERES % Fournir le variateur dont les références 20 informations sont fournies en content de la proposition 50 annexe taille et structure 30 Démontrer l‟ancien et installer le 1. qualification personnel 40 nouveau 2. qualification responsable des travaux 40 Identifier la nature des besoins de l‟entreprise 3. structure entreprise 20 Coût Critères quantitatifs Performance Exemples : Ordinateurs ; Voiture. 40

COTATION FONCTIONNELLE 1. Hiérarchiser les fonctions par ordre d'importance en leur donnant un coefficient de pondération. Une fonction Coût est prise en compte 2. Mesurer objectivement à l'aide des critères la satisfaction apportée à chaque fonction par une note. 3. Calculer une valeur Qualité + Coût Les valeurs calculées sont des outils d'aide à la négociation et à la prise de décision. Les coefficients sont : Les fonctions Qualité : 6 pour la (ou les) fonction(s) principale(s) 3 à 1 pour les autres fonctions en regard de l'importance que le donneur d'ordre estime devoir leur donner Le total des coefficients Qualité = A. Une fonction Coût est prise en compte avec un coefficient qui il est calculé en % de l'importance que l'on veut donner aux aspects qualitatifs (X%) par rapport aux aspects financiers (Y %) le coefficient Coût B = (A/X) x Y. Exemple 1 : Fonction coût Dans une prestation de maintenance de moteurs, le total des coefficients qualité donne 24. La répartition qualité / coût est de 60/40 calculons le coefficient de la fonction coût. Identifier la nature des besoins de l‟entreprise A représente X% B représente Y% Donc B = (AxY) /X A= total des coefficients qualité = 24 X= % attribué à la qualité en regard du coût = 60% Y= % attribué au coût en regard de la qualité = 40% B = (24x40) /60 Le coefficient de la fonction coût est = B = 16 41

Les notes sont : La notation de la satisfaction potentielle se fait à partir de valeurs s'échelonnant de 0 à 5, selon les principes suivants : Pour la fonction Qualité, la base de notation est le(s) critère(s) qui a été défini. Le donneur d'ordres regarde l'adéquation avec les réponses des fournisseurs. Pour la fonction Coût, il est pris en considération le montant, soit de l'acquisition, soit le coût total d'utilisation (CTU). On s'assure que tous les montants recouvrent les mêmes bases. La note varie inversement au montant. Valeur Réponse Fournisseur = Somme des (coefficients Qualité x notes) + coefficient Coût x note  Note : ………………………………………………….…………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………….:……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………….……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Identifier la nature des besoins de l‟entreprise ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 42

REMARQUES 1/ Dans le cas où il existerait plusieurs critères pour une même fonction, ces derniers ont été pondérés en % pour tenir compte de leur importance. Au moment de la notation, on note la satisfaction apportée à chaque critère. Ensuite on multiplie ces notes par le % et on réalise l'addition. On a ainsi une note de satisfaction pour la fonction. Exemple : FONCTIONS CRITERES poids note % x note en % sur 5 F1 fournir le variateur 1 références 20 4 0.8 dont les fonctions sont 2 contenu de la proposition 50 2 1.0 décrites dans le DTO xx 3 taille et structure de 30 1 0.3 l'entreprise total note F1= 2.1 F2 démonter l'ancien et 1 qualification du personnel 40 3 1.2 installer le nouveau 2 qualifications du 40 4 1.6 variateur responsable de travaux 3 structure de l'entreprise 20 5 1.0 total note F2 = 3.8 2/ Pour calculer la note Coût on se met dans une échelle avec 2 bornes et on fait le calcul sur la base suivante : COUT NOTE Note 5 Identifier la nature des besoins de l‟entreprise borne basse 5 moins disant Borne haute 0 + 50 % mini < X < maxi en proportion (voir courbe) Note 0 Borne basse Borne haute On perd 1 point à chaque fois que le coût augmente 10 % par rapport au moins disant. Exemple : 3 devis (KDH) 350, 450 , 500 350 = 5 points 450 = 2,1 points 500 = 0,7 points 3/ tableur Excel T.E.R. = Tableau d'Evaluation des Réponses Afin de faciliter la notation et de réaliser rapidement des simulations, il est recommandé d'utiliser un tableur comme ci-dessous : 43

Cotation Coef Fournisseur A Fournisseur B Fournisseur C offre idéale fonctionnelle Fonctions Critères % note pondérée note pondérée note pondérée note pond érée F1 C1 0,5 6 4 2 4 2 5 2,5 5 2,5 C2 0,2 5 1 5 1 4 0,8 5 1 C3 0,3 4 1,2 4 1,2 4 1,2 5 1,5 total 25 25 27 30 F2 C1 0,5 6 4 2 4 2 4 2 5 2,5 C2 0,5 3 1,5 4 2 5 2,5 5 2,5 total 21 24 27 30 F3 C1 0,4 3 4 1,6 4 1,6 4 1,6 5 2 C2 0,4 4 1,6 4 1,6 5 2 5 2 C3 0,1 1 0,1 5 0,5 4 0,4 5 0,5 C4 0,1 4 0,4 2 0,2 4 0,4 5 0,5 total 11 12 13 15 F4 C1 0,6 1 1 0,6 1 0,6 1 0,6 5 3 C2 0,4 1 0,4 2 0,8 5 2 5 2 total 1 1 3 5 F5 C1 0,3 1 2 0,6 1 0,3 1 0,3 5 1,5 C2 0,3 3 0,9 3 0,9 2 0,6 5 1,5 C3 0,4 1 0,4 5 2 1 0,4 5 2 total 2 3 1 5 F6 C1 0,5 1 4 2 4 2 4 2 5 2,5 C2 0,5 1 0,5 3 1,5 1 0,5 5 2,5 total 2 3 2 5 F7 C1 1 1 1 2 2 2 2 2 5 5 total 1 2 2 5 total qualité (somme totaux fonctions) A 19 63 70 75 95 = classement qualité 3 2 1 coût en KF 111 114 141 111 classement 1 2 3 coût note par rapport coût mini (définir les 5 4.7 2.3 5 bornes) Identifier la nature des besoins de l‟entreprise total coût (note x coef) B= 16 80 75 36 80 valeur totale = qualité + coût + 143 145 111 175 classement final 2 1 3 % par rapport à offre idéale 82% 83% 63% 100 % Bornes de prix : mini (note=5) : 111 Le total de chaque fonction correspond à maxi (note=0) : 166 coef qualité 2 54% la somme des notes pondérées multipliée (Y') : coef coût 1 46% par le coefficient. : (Y) : Les critères ayant une note zéro peuvent devenir éliminatoires Les critères ayant une note 5 peuvent être indicateurs de "sur qualité" Ce tableau est un 1/ outil d'aide à la décision 2/ outil de négociation interne et externe 3/ outil de simulation 44

Conditions d'utilisation du tableau de cotation fonctionnelle sous Excel : 1. Renseigner la pondération des critères, colonne "%" (ne pas oublier les critères de la fonction progrès, si elle existe), et les coefficients des fonctions, colonne "Coef" (sauf fonction progrès, voir un peu plus loin). 2. Renseigner dans le bas du tableau, les coefficients attribués à la fonction coût (Y) par rapport à la fonction qualité (X) Ŕ cellules "coef qualité (X)" et "coef coût 1 (Y)". 3. Après la réception des offres, renseigner les bornes de prix pour le calcul de la note coût (en bas du tableau : cellules "mini" et "maxi"). 5 pour le moins disant 0 pour + de 50 % 4. Lors du dépouillement, indiquer dans la colonne "note" de chaque fournisseur, les notes obtenues aux différents critères (ne pas oublier les critères de la fonction progrès, si elle existe). 5. Lorsque toutes les notes sont renseignées, le nombre de points et le classement final s'affichent en bas du tableau : "total qualité + coût + progrès" et "classement final". La dernière ligne indique le taux de satisfaction par rapport à une "offre idéale" (où le fournisseur aurait obtenu une note maximum à tous les critères pour un prix égal au prix minimum). 6. Pour insérer une ligne supplémentaire de critère, toujours insérer entre deux critères (entre le C1 et le C2 par exemple). L'insertion d'une ligne à la fin des critères nécessite la modification de la formule pour le calcul de la note de la fonction (en face de "total"). 7. De la même manière, pour ajouter un fournisseur supplémentaire, insérer une Identifier la nature des besoins de l‟entreprise colonne entre deux fournisseurs (entre fournisseur B et fournisseur C). 8. Si une ligne de critère est correctement insérée, il suffit de reproduire la formule dans la colonne "pondérée" par un copier-coller. 9. Il en est de même lors de l'ajout d'une colonne fournisseur où les formules d'une autre colonne peuvent être copier-coller. 45

46 Adopter une démarche de fournisseur interne

NORMES POUR SI - NF X 50-151 ELABORATION D'UN CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL (CDCF) L'élaboration d'un cahier des charges fonctionnel a été formalisée en 1991 dans le document NF X 50-151 par l'AFNOR. Cette norme participe à l'ensemble des travaux et développements de normes autour du thème de l'Analyse Fonctionnelle et de l'Analyse de la Valeur. La norme NF X 50-151 s'applique à tous projets de développements industriels, que l'on soit dans le domaine de l'aéronautique, de l'automobile, des télécoms, du BTP, des services environnementaux. Par voie de conséquence, elle peut s'appliquer également à l'informatique et aux Systèmes d'Informations. Son objectif principal est de clairement distinguer le besoin exprimé ou la fonction attendue de la solution technique ou de l'architecture de la réponse. Celui qui présente un besoin ne doit pas avoir d'à priori sur la solution à apporter. Cette démarche oblige la définition d'une limite claire entre le rôle de la Maîtrise d'Ouvrage (demande) et celui de la Maîtrise d‟Œuvre (réponse). C'est pour cette raison qu'elle est souvent considérée comme une démarche d'innovation qui oblige les différentes parties prenantes à imaginer des solutions innovantes. DEFINITION : Le Cahier des Charges Fonctionnel est un document par lequel un demandeur ou son représentant exprime un besoin en terme de fonctions attendues par l'(les) utilisateur(s) dans un environnement donné. Et pour chacune d'elles, sont définis des critères fonctionnels. OBJECTIF : Adopter une démarche de fournisseur interne 1/ Expression de besoin - Amener le demandeur à exprimer un besoin et non des solutions ce qui doit favoriser la créativité. - Eviter l'oubli de certaines fonctions souvent les plus évidentes. 2/ Rédaction des données d'analyse - Fournir le plan du dossier de consultation. - Permettre des gains de temps importants au travers d'un cadre standardisé. 3/ Comparaison des propositions - Permettre une évaluation objective des offres. - Faciliter la formulation de tableaux comparatifs. 4/ Dialogue entre les acteurs - Favoriser le dialogue avec le fournisseur en précisant, dès le début de la consultation, les critères qui permettront une comparaison objective des offres, en soulignant ainsi les points importants. - Favoriser le dialogue en interne, les arguments étant fondés sur des comparaisons objectives. 47

DEFINITION : Le dossier de consultation est un ensemble de documents : Envoyé à chacun des fournisseurs, dont le Cahier des Charges Fonctionnel fait partie, afin qu'ils puissent répondre à une consultation, en ayant toutes les informations nécessaires, organisées dans un ordre logique. OBJECTIF : Les points importants sont les suivants : 1/ le Cahier des Charges Fonctionnel est le cœur du dossier 2/ l'ensemble comprend des informations complémentaires qui n'apparaissent pas directement dans la formulation fonctionnelle 3/ le dossier est présenté dans un ordre logique ce qui permet de : Faciliter la lecture par les fournisseurs ; Faciliter la réutilisation du dossier dans le cas d'une consultation analogue ; Faciliter la synthèse des réponses. 1/ la Page de garde synthétisant le cadre de la consultation et qui a pour objet :  d'harmoniser aux standards de l'établissement  de fournir un cadre général de la consultation  de donner les dates significatives Adopter une démarche de fournisseur interne 2/ la Présentation Générale qui a pour objet :  de situer le problème globalement afin que le fournisseur appréhende rapidement l'importance du projet  de donner éventuellement les contraintes spécifiques au projet  d'expliciter les éléments constitutifs du dossier  de donner la liste des Dossiers Techniques et Organisationnels (D T O) 3/ le Cahier des Charges Fonctionnel sous forme de tableaux en 2 parties qui a pour objet :  de définir les fonctions (traduction du besoin) en indiquant le ou les DTO correspondants  de préciser les critères qui permettront l'évaluation des réponses 4/ les Conditions Générales qui ont pour objet : 48

 de synthétiser les informations à fournir par chacun des fournisseurs, correspondant aux critères d'évaluation  de préciser le niveau de détail du devis  de présenter les normes de sécurité spécifiques au site et au projet, ainsi que celles qui sont relatives à l'environnement  de préciser les procédures de réception  de fournir des informations diverses 5/ les Dossiers Techniques et Organisationnels (D T O) qui ont pour objet :  de décrire des informations techniques et organisationnelles  de présenter des plans et des schémas ……… REMARQUES 1/ le besoin qui est décrit par des fonctions, peut être plus ou moins précisé par des spécifications techniques qui apparaissent soit sous forme d'informations techniques dans les DTO soit sous forme de contraintes. Le champ des fonctions et leur nombre vont diminuer avec une augmentation du nombre de spécifications. Le champ de la recherche créative du fournisseur diminue dans le même sens. Il est indispensable de préciser, que même dans le cas où les spécifications sont très contraignantes, il est toujours possible de rédiger un CdCF. Dans le cas extrême : a/ il n'y a plus de fonctions pour l'équipement (dossier pour la fourniture d'un équipement à l'identique) b/ l‟Analyse Fonctionnelle est succincte pour la prestation (dossier de prestation seule) les taches étant décrites Adopter une démarche de fournisseur interne c/ les fonctions restantes sont donc génériques de type : - respecter les délais - respecter les règles de sécurité et d'environnement  Il faut toujours maintenir la même démarche de rédaction et de cotation fonctionnelle à partir de critères. 2/ la définition de spécifications techniques peuvent avoir deux justifications : Les compétences en étude interne sont à priori meilleures que celles des fournisseurs L‟expérience et la connaissance du métier justifient les contraintes imposées au fournisseur. 3/ quand on change de niveau, pour une formulation identique de la fonction, les critères et leur pondération (en %) se modifient en général (exemple suivant pour la formation) 49

Application pour l'acquisition d'un moyen de manutention / chariot élévateur Niveau 1 Equipement F1.manutentionner des palettes de 2 tonnes F2.résister à l'environnement F3.être facile de fonctionnement F4.garantir la sécurité du personnel  Prestataire F1.étudier un système de manutention F2.fabriquer ce moyen F3.installer et réaliser les essais Résumé de Cahiers des Charges F4.former le personnel  Fonctionnels aux niveaux : Niveau 2 1 aucune spécification technique Chariot élévateur 2 spécifications limitées F1.déplacer des palettes et les gerber 3 spécifications exhaustives (pour F2.se déplacer sur tous chemins F3.être compatible avec les énergies du site l'équipement) F4.protéger le conducteur  Fournisseur Adopter une démarche de fournisseur interne F1.fournir dans les délais les X chariots ayant les fonctions décrites ci-dessus F2.assurer la formation des caristes F3.réaliser des essais F4.former le personnel Niveau 3 Fournisseur de X chariots de 2 tonnes à gaz de marque Fenwick de couleur rouge F1.fournir X chariots de 2 tonnes à gaz de marque Fenwick de couleur rouge F2.assurer la formation des caristes F3.réaliser des essais F4.former le personnel 50

Date : Société Etablissement Adresse Dossier de consultation Titre Référence : Lieu géographique : Correspondant M.……..……..……..…….. Tél. : .……..……..……..……..……..…… ……..……..……..……..…… Fax : ..……..……..……………………… achats …..……..……..……..……. E-mail : …………..……..……..……..……. Adopter une démarche de fournisseur interne Correspondant M…………..……..……..… Tél. : .……..……..……..……..……..…… …..……..……..……..……. Fax : ..……..……..……………………… technique …..……..……..……..……. E-mail : …………..……..……..……..……. Date limite de réponse ../../.. A m. ……..……..……..……..……..……..……..……..…………………………………..……..……..……. Date prévue de prise de décision ../../.. Date prévue de début de l'intervention ../../.. Date prévue de fin de l'intervention ../../.. 51

Lieu du Date d'envoi chantier (atelier, bureau, ligne ...) Cela permet aux fournisseurs qui connaissent le site de visualiser le problème. On exprime la nature de l'achat sous forme d'une action ; Exemples : fourniture, maintenance Adopter une démarche de fournisseur interne Cela permet aux Il est important fournisseurs de de préciser le planifier et donne correspondant au demandeur un XXX. levier de négociation supplémentaire. 52

Description en quelques § de la nature de l'achat. Il est nécessaire Le présent dossier de consultation définit les de donner quelques chiffres ou conditions selon lesquelles XXX confiera la données significatives. prestation de  …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. Cette demande est motivée par On peut éventuellement préciser les raisons du projet. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. On précise les contraintes spécifiques. Principales contraintes……. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. Ce dossier de consultation comprend dans la partie II un cahier des charges fonctionnel sous forme de tableau synthétique qui décrit les fonctions demandées traductions du besoin. Ces fonctions sont précisées par les éléments (critères) qui sont des indicateurs d'évaluation, au niveau qualité des réponses entre elles. Dans la partie III sont présentées les informations qui doivent impérativement être fournies Adopter une démarche de fournisseur interne dans la réponse et les conditions générales de passation du marché.. Dans la partie IV se trouve l'ensemble des Dossiers Techniques et Organisationnels. : Liste des DTO avec un titre et n° de version. DTO A DTO B DTO C DTO D Conditions d'Achat 53

FOURNISSEUR OU PRESTATAIRE F1 1 DTO A, DTO B 2 3 F2 1 2 3 4 F3 1 2 F4 1 DTO C F5 EQUIPEMENT F6 F7 F8 F9 Adopter une démarche de fournisseur interne F10 54

Les fonctions L'environne (traduction du ment est besoin) sont précisé exprimées dans un ou sous la forme plusieurs verbe + DTO compléments Adopter une démarche de fournisseur interne Chaque fonction a un ou plusieurs critères (moyens Dans le cas de la d'évaluation fourniture d'un d'une matériel ou satisfaction équipement non potentielle) standard, on exprimés exprime en plus sous forme les fonctions substantive et attendues de numérotés l'équipement 55

1/ INFORMATIONS A FOURNIR Le devis devra impérativement être complété par une réponse à ces demandes d'informations qui serviront à l'évaluation qualitative des réponses des fournisseurs. Il n'y a aucune valeur hiérarchique dans la présentation. …………………………………………………………………………………………………………… 2/ PRIX ET NATURE DU DEVIS L'évaluation sera faite sur un montant global mais dans la mesure du possible il est demandé un détail entre : …………………………………………………………………………………………………………… 3/ REGLES DE SÉCURITÉ Les intervenants extérieurs doivent accepter et appliquer les règles de sécurité, applicables aux entreprises extérieures intervenant dans les établissements. Le personnel des fournisseurs intervenant sur les sites doit être habilité selon les procédures du site ayant trait, notamment, à la sécurité. Les frais afférents aux formations et habilitations sont à la charge des fournisseurs. La prestation ne pourra commencer qu'après élaboration d'un Plan de Prévention, établi contradictoirement lors d'une réunion sur le site, conformément aux CGA.(Conditions Générales d'Achat) Adopter une démarche de fournisseur interne 4/ SOUS TRAITANCE La prestation est une prestation globale. En cas de sous traitance d'une partie de la prestation, le nom et le numéro RC des sous-traitants ainsi que leurs domaines d'intervention seront communiqués à XXX pour accord préalable 5/ AUTRES POINTS PARTICULIERS A son terme, l'affaire sera évaluée dans sa globalité par le client et par le fournisseur. L'évaluation de la prestation, ainsi que les actions de progrès proposées et mises en place par le fournisseur tout au long du contrat, serviront de base à l'établissement pour l'évaluation annuelle du fournisseur. 56

DTO A DTO B L'ensemble des DTO est classé suivant l'ordre d'apparition dans l'analyse fonctionnelle. Elles DTO C sont répertoriées par des lettres car il n'y a pas équivalence entre le n° d'ordre de la DTO et la DTO D fonction concernée. Ce cadre standard présente les avantages suivants : 1/ il permet une meilleure reconnaissance des dossiers ; 2/ il facilite le travail de rédaction pour les donneurs d'ordres ce qui permet un gain de temps important ; 3/ il facilite le travail du fournisseur ; 4/ il facilite la transmission d'informations entre sites pour des dossiers analogues ; 5/ il permet la mise en place d'une base de données de dossiers de consultation...  Note : ………………………………………………….………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Adopter une démarche de fournisseur interne ……………………….:…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……….…………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… 57 ………………………………………………………………………………

 Ce que j’ai retenu … Le processus du traitement de la demande en amont se résume comme suivant : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… Les outils du cahier de charge fonctionnel à appliquer sont: ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Adopter une démarche de fournisseur interne ………………………………………………………………………………………………….……  Note : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Mon appréciation:        58

59 Adopter une démarche de fournisseur interne

 Ce que j’ai retenu … Les outils de l‟identification à l‟analyse des besoins sont: ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… Pour appliquer l‟outil Pareto aux achats il faut: ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… Établir un plan d‟action en fonction de l‟analyse ABC consiste en : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… Adopter une démarche de fournisseur interne  Note : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… Mon appréciation:        60

61 Optimiser le panel des fournisseurs

62 Optimiser le panel des fournisseurs

 Ce que j’ai retenu … Les techniques d‟évaluation des fournisseurs a priori et la construction du panel fournisseur que je connais maintenant sont: ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Les techniques du „‟Sourcing‟‟ que je peux appliquer dans la recherche et sélection des fournisseurs sont : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Les méthodes d‟évaluation des fournisseurs que je connais sont : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….……  Note : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Optimiser le panel des fournisseurs ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… Mon appréciation:        63

Nous verrons ultérieurement que l‟acheteur sera confronté a des contraintes internes et d‟autres externes, la démarche marketing permettra d‟identifier aussi ces contraintes. Piloter le processus d‟achats 64

Piloter le processus d‟achats Source : L’APPROCHE PROCESSUS (V1.2 du 7/12/02) Hans BRANDENBURG & Jean-Pierre WOJTYNA 65

66 Piloter le processus d‟achats

PRESENTATION DE L‟ENTREPRISE  Histoire de l‟Entreprise et objectifs généraux  Elle fait partie d‟un Groupe  Nombre de sites et leur situation géographique  Maroc, Europe, Monde QUELQUES CHIFFRES :  Le chiffre d‟affaires de l‟Entreprise, et du Groupe  Nombre de personnes, par site, pour l‟Entreprise, le Groupe  Les produits fabriqués  Leurs usages  Le positionnement dans l‟activité Maroc et Monde LA POLITIQUE DE L‟ENTREPRISE et du GROUPE  La situation actuelle  Les perspectives à court, moyen et long terme  Développement  Organisation  Structuration… LES RAISONS MAJEURES et en SYNTHESE de L‟ACHAT Piloter le processus d‟achats  Présentation du matériel existant si c‟est le remplacement qui est concerné et en expliquer les raisons de l‟achat  Présentation du projet global si c‟est une création d‟activité ou une évolution. Le fournisseur pourrait vous donner des idées…  Les principaux éléments attendus du fait de l‟achat (augmentation de la productivité, amélioration de la qualité, modernisation des équipements, sécurité…) 67

LE SCHEMA ACTUEL D‟APPROVISIONNEMENT Présentation de la situation actuelle du processus, avec ses forces et ses faiblesses LES CAHIERS DES CHARGES  Fonctionnel  Technique  Logistique LE FOURNISSEUR DEVRA S‟ENGAGER  Présentation de son Entreprise et de son Groupe  Histoire  Chiffres  Les 3 dernières années de Bilans et comptes de résultats  Qualité : ISO….  La répartition de ses clients locaux, CA, activité….  Références de clients, Nom Entreprise, personne à contacter, tel…  Compétitivité  Productivité  Assurances Piloter le processus d‟achats 68

LES CONDITIONS GENERALES D‟ACHATS Définition, objet Force majeure Dispositions générales Sous-traitance Spécifications et exécution Droits intellectuels, brevets Qualité Propriété industrielle Commande Emballage Prix et Taxes Documentation Conditions de paiement Garanties Livraison Insolvabilité et faillite Contrôle réception Fin de contrat Facturation et paiement Résiliation Transfert de propriété et des risques Clause générale Contrôle Responsabilité Acceptation des “biens” Confidentialité Modifications Règlement des litiges Piloter le processus d‟achats 69

PLANNING Envoi de l‟appel d‟offres Le XXXX Réception des offres Le XXXXX à 14 heures précises sous pli A l‟attention de XXXXXX Fonction Dépouillement Achats Le XXXX après-midi Dépouillement Achats et Technique Le XXXX Matin Réception des Fournisseurs Les XXXX entre 16h et 17h30 Et XXXXX entre 10h et 17h30 Remise des offres finales LeXXXXX à 14H00 Mise en place de tests si nécessaire Dans des organismes officiels Choix final du ou des fournisseurs retenus Le XXXXX à 14h00 Application des accords LeXXXXX Rédaction du contrat Le XXXX LES CRITERES D‟EVALUATION DES PRODUITS  Créativité Piloter le processus d‟achats  Etude et proposition d‟optimisation de produits proposés et main d‟œuvre associée  Les options possibles : 1 grosse machine ou 2 petites  Etude de différents modèles économiques location achat, location évolutive, exemple les ordinateurs  Analyse sur les différents paramètres constituant le produit, la marque, la technique et l‟évolution depuis X et à venir  Etude des coûts périphériques et économies potentielles 70

 Travail en amont et en aval  Etude de l‟achat d‟une fonction globale et d‟un coût total plutôt qu‟un produit  Stock consignataire  Accompagnement dans la gestion du changement de matériel et des pièces de rechanges associées  Délai de mise en service  Formation à l‟utilisation, à la maintenance  La disponibilité des techniciens et leur nombre  Les références client  Reprise de l‟ancien stock pièces et consommables LES CRITERES DE SELECTION ET DE CHOIX DES FOURNISSEURS  Fiche évaluation à établir pour une notation des fournisseurs :  Santé financière et Implantation géographique  Souplesse commercial  Contact/accueil  Image de marque  Flexibilité  Quantité  Compétences techniques  Etudes et préparation des dossiers Piloter le processus d‟achats  Potentiel d‟évolution du fournisseur  Respect des spécifications  Souplesse en cas de modifications  Adaptabilité à l‟évolution des cahiers des charges du client  Qualité  Générale du produit 71

 Système d‟assurance qualité  Matières premières  Fabrication/ contrôle  Règlement des problèmes  Traitement des non-conformités LES CONDITIONS GENERALES D‟ACHATS (liste non exhaustive) Celles de l’Entreprise à joindre à l’appel d’offres Exemples de paragraphes :   Dispositions générales  Spécifications et exécution  Qualité  Commande  Prix et Taxes  Conditions de paiement  Livraison  Contrôle réception  Facturation et paiement  Transfert de propriété et des risques  Contrôle  Acceptation des “biens”  Modifications  Force majeure  Sous-traitance  Droits intellectuels, brevets  Propriété industrielle Piloter le processus d‟achats  Emballage  Documentation  Garanties  Insolvabilité et faillite  Fin de contrat  Résiliation  Clause générale  Responsabilité  Confidentialité  Règlement des litiges 72

Nous entendons parler de plus en plus fréquemment du eProcurement et du eCommerce. Le eSourcing peut se résumer :  Aux appels d‟offres en ligne  Aux enchères en ligne, enchères inversées ou négociation en ligne. Les Achats hors Production représentent généralement un très grand nombre d‟articles chez de nombreux fournisseurs : • Consulter les nombreux fournisseurs • Analyser toutes les offres • Recevoir les principaux fournisseurs • Négocier • Contractualiser Toutes ces étapes, faites de façon traditionnelle, prennent beaucoup de temps et d‟énergie aux Acheteurs. Les Outils de eSourcing raccourcissent le temps de traitement de l‟ensemble de ces tâches et les délais de réalisation et de mise en œuvre DES RESULTATS OBTENUS PLUS RAPIDEMENT Le eSourcing est un outil à la disposition des acheteurs Les résultats seront à la hauteur de la qualité de la préparation et de l‟analyse des dossiers à L‟apport d‟Internet (e-sourcing) traiter La compréhension des marchés et des préoccupations des fournisseurs est un facteur important La Nécessité de l’implication de l‟ensemble des services de l‟Entreprise Une bonne communication tant en interne qu‟en externe 73

• Définir les besoins • Rassembler et valider les données de l‟appel d‟offres • Établir la liste des critères de sélection des fournisseurs • Construire, contrôler et mettre en ligne l‟appel d‟offres • Suivre, approuver puis clôturer l‟appel d‟offres • Formation et pratique du client • Formation et pratique des fournisseurs • La négociation en ligne • Validation des offres • Déterminer les Objectifs • Définir les familles de produits à traiter • Etablir un planning de travail étalé dans le temps • Répartir les responsabilités de chacun • Connaître les personnes habilitées à prendre les décisions stratégiques clés L‟apport d‟Internet (e-sourcing) • Réaliser un plan de communication aux fournisseurs • Organiser des réunions régulières avec les différents acteurs afin de contrôler et d‟échanger quant au déroulement du processus. 74

• Introduction et présentation • Présentation du contexte de l‟appel d‟offres • Présentation de la famille de produits concernés • Présentation du processus, des enjeux et de nos attentes • …… Doit dans une première étape valider le fait qu‟il participe ou non à l‟appel d‟offres Répond aux questions sur son Entreprise : • Le chiffre d‟affaires • Notoriété du groupe auquel il appartient • Le nombre de personnes • La superficie • La situation géographique • Les perspectives à court, moyen et long terme • … Lors de cette étape : Certains fournisseurs ne répondant pas à certains critères pourront déjà être éliminés. Le grand nombre de fournisseurs consultés se réduit naturellement et automatiquement. Etablir la liste de tous les paramètres /critères constituant les prix Définir le mode de questionnement et de réponse : • Questions à choix multiple • Questions ouvertes ou fermées • Du texte L‟apport d‟Internet (e-sourcing) • Des fichiers joints • Des photos • Un organigramme • …… 75

• Le nombre de pays concernés (législation) • Le nombre de sites concernés et leur localisation • Les fiches techniques de spécifications complètes et détaillées • Les aspects logistiques pour les produits qui seront achetés (d‟un point de vue global) • Les coûts de transport et d‟emballage • Les conditions de paiement et de règlement • Les jours et heures de la eNégociation • …….. • Questions précises • Réponses précises • Comparatif précis • Offre adaptée • Négociation positive • …… Prendre en compte l’investissement lourd en temps pour le fournisseur Prendre le temps nécessaire pour former les fournisseurs à l‟outil et ne pas laisser de questions sans réponse. Il faut que tout le monde soit confortable avec l’outil le jour de la eNégociation Une eNégociation simple donne les meilleurs résultats, rapidité de réponses, un nombre limité de données et ainsi une rapidité du système informatique (certains produits articles sont exclusifs et une eNégociation est inutile et peut vous discréditer vis à vis des fournisseurs). Veiller au respect du cahier des charges dans les offres fournisseurs (Ne pas modifier le cahier des charges en cours de processus (bien le travailler avant) L‟apport d‟Internet (e-sourcing) La base de données des fournisseurs participants doit être très complètes (N° de téléphone, Fax, e-mail et le nom de l‟interlocuteur adapté). Limiter à un interlocuteur par fournisseur Choisir les jours et heures de la négociation en ligne, en veillant au décalage horaire, aux heures de repas et aussi aux périodes de vacances Choisir des login et mots de passe simples, sans tiret ni point pour éviter les erreurs ou difficultés de connexion les données récupérées des résultats de l‟appel d‟offres pour mettre en données de départ dans la eNégociation ne doivent en aucun cas être erronés ou différents. (pas de discussion à avoir) 76

Dans un appel d’offres en ligne bien construit, vous collectez toutes les informations nécessaires à sélectionner les fournisseurs qui répondent aux réels besoins de l‟Entreprise : « La sélection des fournisseurs simplifiée » Une grande partie du travail est faite par l‟outil, l’acheteur définit les paramètres nécessaires à la sélection et aux choix des fournisseurs, l‟outil vous propose un tableau comparatif d’aide à la décision. • Définir les critères de sélection et leur poids • Etablir des objectifs clairs de l‟appel d‟offres • Vérifier si la concurrence est suffisante et que la compétition pourra être « saine » • Avoir une communication claire avec les fournisseurs • Connaître les attentes et les souhaits en interne et lister l‟ensemble des leviers de négociation à mettre en place • Des questions professionnelles (comparer des pommes avec des pommes) • Valider et s‟assurer de la fiabilité et de l‟intégrité des réponses • Des comparatifs simples et une analyse facile • Déterminer le classement des fournisseurs L‟apport d‟Internet (e-sourcing) 77

L‟Acheteur peut à Tout Moment Décider de Stopper un Produit ou une Famille : • Si la concurrence est insuffisante • Si les produits sont soudainement en pleine mutation technologique (une innovation publiée) • S‟il ne semble pas opportun de modifier les approvisionnements actuels (une pénurie sur une matière) • Si la société n‟est pas prête à standardiser ses achats et faire ainsi jouer l‟effet volume (modifications dans l‟entreprise) • Si les coûts des produits ou composants sont trop fluctuants pour figer un marché (bouleversement économique mondial) En un CLIC L‟équipe achats doit avoir une parfaite maîtrise des outils et de leur capacité Une présentation simple et synthétique doit être faite régulièrement à la Direction afin de les impliquer tout au long du processus Un bon acheteur est aussi un bon vendeur : il doit revendre à l‟intérieur de l‟Entreprise ce qu‟il aura acheté à ses fournisseurs. • Récupérer les données de l‟appel d‟offres en ligne pour bâtir l‟enchère L‟apport d‟Internet (e-sourcing) • Valider / modifier si nécessaire la structure de la négociation en ligne • Définir les rapports et graphiques qui seront exploités tout au long de la eNégociation • Suivre le plan de communication • Définir les rôles de chacun 78

L‟acheteur grâce à son gain de temps, peut se recentrer sur son métier : • Analyser en interne • Communiquer avec ses fournisseurs • Rechercher des fournisseurs potentiels • Analyser les nouveaux produits qui arrivent sur le marché • Construire une stratégie • ….. • Amener chacun à être familier avec l‟outil • Avoir des messages clés adaptés à tous types de situation • Répondre aux questions et aux préoccupations des fournisseurs • Le processus doit être bien maîtrisé • Les règles doivent être claires, affichées, connues de tous et respectées dès le début du processus • Il faut contrôler que certains fournisseurs ne viennent pas uniquement pour s‟étalonner vis à vis de la concurrence. • Il faut savoir stopper la participation de certains fournisseurs à tout moment du processus • Il faut impliquer la Direction tout au long de la négociation en ligne grâce à des rapports et des graphiques adaptés aux différents niveaux de la hiérarchie • La eNégociation dure environ 1h30 (à définir) • Il faut tester en réel les systèmes, on n‟a pas le droit à l‟erreur • Il faut prévoir de répondre aux dernières questions • Il faut valider une dernière fois les offres • Tout au long de la eNégociation, il faut envoyer les messages globaux ou à certains, afin de rendre dynamique et interactif cet événement. L‟apport d‟Internet (e-sourcing) • Messages aux fournisseurs pour les remercier de leur participation et reprendre rapidement contact de visu pour finaliser les termes du contrat • Validation des offres reçues par les fournisseurs (envoi des données par Fax pour validation officielle et par écrit) • Prendre les décisions conformément au planning annoncé • Quantifier les résultats obtenus dans les plus brefs délais • Communication interne quant au déroulement et aux résultats obtenus • Finalisation et contractualisation en fonction de la stratégie définie et communiquée aux fournisseurs 79

Il faut analyser l’événement et savoir enrichir le suivant : Lister tous ensemble : • Les points positifs • Les points à améliorer • L‟articulation entre le nouveau et l‟ancien fournisseur • la situation des consommables restants • la situation des usines • Les nombre de personnes par usine • le type de population • le pouvoir des syndicats • le chiffre d‟affaires des produits consommés par usine • le type de production de l‟usine • les risques encourus • les règles internes aux usines • Les services à contacter : compta fournisseurs/approvisionnements etc… • les heures d‟ouverture des usines • la possibilité « d‟externaliser ou de consigner » les stocks • les normes en usage sur chaque site (ISO 9002 , HACCP etc….) • la possibilité d‟approvisionner en flux tendus • les modes de distribution ( libre service, appros. sur les lieux de production) • le cadencement d‟approvisionnement : par mois ou par jour ou par semaine etc.. • Le suivi des commandes • le type de conditionnement des produits • les objectifs à atteindre en terme d‟économie • la veille technologique entre fournisseur et utilisateurs • ……. L‟apport d‟Internet (e-sourcing) • Le matériel informatique • Les fournitures de bureau • Les bandes transporteuses • Les granulés de pomme de terre • Le matériel électrique • L‟intérim • Le nettoyage des locaux • Les articles de sécurité • Les Palettes • …… 80

• eBreviate • Trade2B • Freemarkets • Rollingcost • Synerdeal • Doubletrade • Commerceone • Ariba • Procuri….. Quand une négociation en ligne est terminée, c‟est pour tout le monde (pas de passe-droits) Quand il a été communiqué une stratégie d‟attribution des marchés, il faut la respecter ATTENTION L‟acheteur ne doit avoir qu‟une parole, ne jamais accepter des modifications postérieures à la fin de l‟enchère, car l‟acheteur perdra toute crédibilité et le processus d‟eSourcing aussi L‟apport d‟Internet (e-sourcing) 81

Maroc Présentation Croissance du PIB 2008 : 5,9% Volume d'investissement (IDE) : 17 959 millions de US$Risque pays : Consultez l'analyse risque-pays du Maroc proposée par le Ducroire Liberté économique : Note : 57,43 sur 100 Classement : Quasiment administré Rang mondial : 96ème sur 157 pays Rang régional : 11ème sur 17 pays La carte des libertés économiques dans le monde Source : Indice de Liberté Economique 2007, Heritage Foundation Conjoncture économique Au cours des dernières années, l'économie marocaine a été caractérisée par une stabilité macroéconomique, couplée d'une inflation basse et d'une croissance économique relativement ralentie. Le gouvernement continue à adopter des réformes et à poursuivre la libéralisation économique afin de stimuler la croissance et la création d'emplois. Le taux de croissance du PIB a du mal à se stabiliser (8,0% en 2006, 2,5% en 2007, 5,9% prévu en 2008). Par conséquent, cette croissance est toujours insuffisante pour diminuer la pauvreté et résorber le chômage dont le taux reste considérable (11% en 2005). L'économie du pays reste principalement dépendante du secteur agricole, qui est extrêmement vulnérable à la sécheresse. La dette étrangère considérable et le solde budgétaire largement déficitaire sont également préoccupants. Principaux secteurs d'activité Le secteur agricole est prédominant au Maroc : presque la moitié de la population active est employée dans ce secteur qui contribue à environ 13% du PIB. Les céréales, les fruits et les légumes sont les récoltes principales du pays. La croissance économique est excessivement dépendante de ce secteur. Le Maroc a peu de ressources minérales ; les phosphates sont sa richesse principale. L'industrie contribue à un tiers du PIB, grâce aux secteurs du textile, des articles de cuir, de la transformation des aliments, du raffinage du pétrole, et du montage électronique. Le secteur tertiaire contribue à 55% du PIB ; il dépend exclusivement du tourisme qui reste très dynamique, malgré le ralentissement induit par l'attentat du 11 septembre 2001 et ceux de Casablanca en mai 2003. Outre l'octroi de concessions pour beaucoup de services publics dans les villes majeures, le pays a récemment libéralisé les règles d'exploitation du pétrole et du gaz. Les procédures d'appel d'offre deviennent de plus en plus transparentes. Commerce extérieur L‟apport d‟Internet (e-sourcing) Le Maroc a signé un accord de libre-échange avec les Etats-Unis en 2005. Un accord d'association a aussi été signé avec l'UE en 2004 ; il sera transformé en un accord de libre-échange d'ici 2012. Le gouvernement a aussi établi seize Centres Régionaux d'Investissement (CRI) dans le pays afin d'encourager des investissements internationaux. Les trois principaux clients du Maroc sont : la France, l'Espagne et le Royaume-Uni. Les marchandises principalement exportées sont les habits et les vêtements, les machines électriques, les produits chimiques inorganiques, le poisson et les fruits de mer. Les trois principaux fournisseurs du Maroc sont : la France, l'Espagne et l'Arabie Saoudite. Le Maroc importe principalement des carburants et du pétrole, des machines et des équipements électriques et électroniques, des véhicules, du fer et de l'acier. © Export Entreprises SA, tous droits de reproduction réservés. Mise à jour en Janvier 2008. Source : http://www.interex.fr/fr/fiches-pays/maroc/accueil 82

83 L‟apport d‟Internet (e-sourcing)

 Ce que j’ai retenu … Les techniques qualitatives dans la gestion des appels d‟offres que je peux utiliser sont : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Les indicateurs dans le pilotage du processus d‟achat sont: ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….……  Note : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… L‟apport d‟Internet (e-sourcing) ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Mon appréciation:        84

La négociation fait partie de toute transaction commerciale, mais sont importance est relative au modèle d‟achats dans le quel on se situe. Maîtriser les points clés de la négociation d‟achats 85

La négociation dans le cadre des achats, engendrera des rapports de force et d‟influence entre les différentes parties. Le jeu d‟influence sera très différent selon que l‟on soit en position de vente ou d‟achats. La matrice ci-dessus montre clairement ces différentes situations, il est important de noter que l‟acheteur n‟est pas systématiquement en situation de pouvoir exercer une pression sur ses fournisseurs. Ceci nous montre clairement m‟importance du marketing achats et de l‟ensemble des outils qui nous permettent de connaitre sa position dans une transaction commerciale. On peut citer les situations suivantes:  Achat (pression de l‟acheteur)  Vente (pression du vendeur)  Marché (compétition)  Troc (coopération) Maîtriser les points clés de la négociation d‟achats 86

L‟achat gagnant «C’est de la pratique que viennent les idées justes !» Cette règle s’applique aussi aux achats en entreprise. C’est, en effet, grâce à une évaluation réaliste de vos besoins et de vos objectifs que vous pourrez consulter efficacement vos fournisseurs. Quel que soit l’objet de votre achat - équipement ou fourniture de bureau, consommable, prestation de services..., celui-ci doit vous permettre de faire face à vos contraintes d’exploitation quotidiennes, d’améliorer votre productivité... ou encore, de développer votre performance pour mieux servir votre clientèle. Nous souhaitons vous proposer des repères qui vous aideront à optimiser vos achats, en fonction de vos objectifs de résultats et de votre budget. De la consultation des fournisseurs au choix de la meilleure formule de financement. Décider un achat sans se tromper, c’est bien. Mais encore faut-il payer le «juste prix» et aux «justes conditions» ! Etant entendu qu’une négociation réussie est celle où les deux parties «s’y retrouvent», Maîtriser les points clés de la négociation d‟achats chacun ayant le sentiment d’avoir atteint ses propres objectifs Cette transaction «gagnant/gagnant» est la base d’une relation durable entre client et fournisseur... et la condition d’un service de qualité. Vous avez comparé les offres de produits (ou services) des différents fournisseurs ou prestataires... et choisi celle qui vous convient le mieux selon vos propres critères. Il vous reste alors à négocier auprès de la société «élue» les meilleures conditions de vente (prix, délais, garanties, services...). Mais attention, la transaction effectuée ne sera véritablement réussie que si vous-même et votre partenaire avez conscience d’avoir atteint vos objectifs respectifs, par exemple un prix «optimum» qui satisfait les deux parties et leur permet de rentabiliser mutuellement leur acte commercial. Ce qui s’appelle une négociation «gagnant/gagnant» ! Tiré de 25 règles d‟or pour négocier 87

Elle représente 5% environ de l‟acte d‟achat mais représente le noyau qui permet d‟aboutir à un accord avec le fournisseur. Une négociation réussie c‟est:  Une attention particulière à sa préparation tactique et morale:  Identification du sujet et du marché (parts de marché; taux de dépendance..)  Déterminer les objectifs  Élaborer l‟argumentaire  Hiérarchiser les clauses à négocier  Recherche sur les données techniques et financières du marché (évolution des cours..) Maîtriser les points clés de la négociation d‟achats 88

89 Maîtriser les points clés de la négociation d‟achats

 Ce que j’ai retenu … Pour conduire avec efficacité les entretiens de négociations d‟achat il faut: ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… La méthodologie de la négociation des achats consiste en : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….……  Maîtriser les points clés de la négociation d‟achats Note : ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Mon appréciation:        90

91 Appréhender les aspects juridiques des achats

L’ENVIRONNEMENT :  Plaquette société, parc machines, personnel, niveau du personnel (Eléments pour analyse de la pérennité du fournisseur)  Environnement court terme, moyen terme ou long terme  Rythmes de l‟entreprise : 7j/7, 24h/24, vacances : 3 semaines en Août  Niveau sonore  Historique de l‟installation ou du produit concerné : (perspectives, objectifs)  Date de création, et longévité précédemment constatée  Durée de vie souhaitée  Volume traité, nombre de pièces, capacité machine  Impératifs : Couleur , Marquage, Repérage…  Alimentation différente suivant les pays  Consommation énergie  Changement d‟outillages, de formats ou de matière  Changement machine, (Machines spécifiques)…  Lieu d‟implantation : Géographique, Sur le site  Schéma implantation au sein du site de production de la machine, de l‟installation, des produits  Spécificités techniques (choix de marques ; ex : roulements)  La mise en service et les modalités  Puissance du matériel et consommation d‟énergie  Espace ou volume nécessaire ou disponible  Système d‟alimentation matière, pièces ou stockage  Impératifs pour la réalisation  Appréhender les aspects juridiques des achats Processus d‟amélioration et extension possible  Les évolutions techniques réalisées( dates / clients…), celles en cours, et la gestion de l‟avenir, les perspectives d‟évolution.  Les outillages si nécessaire : o Adaptabilité de l‟outillage actuel ou modifications outillage o L‟achat de moule, outillage…. o la durée de vie o Le nombre d‟empreintes, si on parle de moules o Préciser qui en est propriétaire o Qui en assure l‟entretien o La possibilité de transférer l‟outillage sur une autre machine chez un fournisseur, en cas de surcharge de travail, de panne machine, etc.. o Validation de l‟outillage o Fourniture de x pièces gratuites, pièces type dans un délai à valider o Acceptation des pièces livrées o Echange des pièces brutes, remboursement frais d‟usinage o Le marquage des pièces 92

 Le client et le fournisseur décident de mettre leurs connaissances et leur savoir-faire en commun et de mettre au point un produit commun.  Cet installation pourra être mise en place chez le client, chez le co-développeur ou chez un sous-traitant.  Il faudra alors mettre au point un contrat de sous-traitance et des procédures associées, des gammes production, des pièces type…Il faudra veiller à conserver la possibilité de changer de sous-traitant et donc de garder une adaptabilité très souple.  Il faudra veiller aux améliorations à apporter régulièrement, aux modifications techniques et au suivi des plannings  Questionnaire pré-évaluation  Visite pré-évaluation  Les normes de sécurité, françaises, européennes, sur chacun des sites, pour différents types de production, chimie, etc…  La certification ISO et les autres  Les différents types de contrôle, par exemple les soudures par radio  Le contrôle matière, de production, contrôle d‟état, contrôle de conformité, Contrôle dimensionnel.. (Les certificats matières, Les certificat d‟épreuve, les rapports de contrôle) LE CYCLE ET L’ORGANISATION DE LA PRODUCTION (Gestion des flux)  Fabrication Moyens ou parc machines, plan, patrons, modèles  Durée du cycle de production attendu suite à l‟achat de l‟investissement  Volume traité, nombre de pièces à produire ou à fournir  Des gammes de production Appréhender les aspects juridiques des achats - Garanties contractuelles - Performance - Productivité - Répartition des gains…  Durée  Conditions  Etendue, et définition  Exclusions - Délai d‟intervention (sites, pays) - Pièces rechanges stock - Prix intervention (heures, jours, déplacement) - Secours - Moyens 93

Le cahier des charges Maintenance  Gammes  Formation  Liste pièces de rechange  Délai de livraison des pièces stratégiques, des pièces courantes  Alerte de panne et circuit de secours  Consommables  Nettoyage  Documentation  propreté  Provisoire chez le constructeur o Assister aux tests o Résultats Tests à livrer avec l‟installation  Définitive chez le constructeur avant livraison  Livraison comment ? horaires, jour, personnel, matériel de déchargement  Mise en place  Installation  Mise en route industrielle et réception finale (avec fabrication de pièces si nécessaire)  Réception définitive en situation de production série  Documentation, en plusieurs langues si nécessaire Appréhender les aspects juridiques des achats 94

 Durée du contrat  Renouvellement  Joindre les conditions générales d‟achats de votre Entreprise  Joindre un modèle de contrat type  Prix fermes et durée ou formule de révision  Port et emballage  Révision, actualisation des prix  Commande fermée, commande ouverte ou contrat-cadre  Le circuit de commande  Le minimum de commande  Facturation / avoir / minimum de facturation  Conditions et mode de paiement et de règlement  La monnaie, les devises  La couverture de change Appréhender les aspects juridiques des achats  Conditions de livraison : conditions et horaires de réception. (type de camion, type de matériel pour décharger…)  Les pénalités de retard  réception / vérification / qualité / quantité  Conditions de réception  Etiquetage des colis  Traçabilité  Prises de mesures  Prototypes et premières séries  Stock matières premières et vêtements ou produits semi-finis  Sécurité d‟approvisionnement, stock de sécurité, stock consignataire  Reprise du stock 95

 Qualité  Dérogation  Echanges  Retours  Remplacements  Litiges  Responsabilité du fournisseur vis à vis du client  Responsabilité civile  Assurances perte d‟exploitation Les dommages aux tiers, matériels et immatériels  Le droit applicable en cas de litige  Le tribunal compétent  La propriété intellectuelle  Le transfert de risques  Le transfert de propriété  Les conditions de sous-traitance  Clause de cessibilité ou non-cessibilité de contrat  La langue d‟échange  La langue de communication  L‟interlocuteur commercial Appréhender les aspects juridiques des achats  Le technique  Le Service Après-vente (SAV)  La garantie 96

La commande ouverte  Engagement ferme et définitif, qui sur une durée porte sur:  Une chose  Un prix négocié pour la quantité ou le montant sur la période de référence  Des livraisons échelonnées suivant les besoins de l‟acheteur (appel de livraison) suivant une procédure définie.  Facturation mensuelle ou à la livraison  Pas de sanction, sauf clause spécifique, si l‟engagement n‟est pas tenu en fin de contrat. La commande fermée Le contrat Appréhender les aspects juridiques des achats 97

Assimiler les principes de base de la réglementation des marchés publics  Ce que j’ai retenu … Pour assimiler les principes de base de la réglementation des marchés publics il faut ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………….………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….:………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………….………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….:………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….……  Note : Appréhender les aspects juridiques des achats ………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………….:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Mon appréciation:        98

Achat 1/ en comptabilité (compte 60) Acquisitions de matières, produits ou fournitures destinés à être revendus à la clientèle ou entrant dans la fabrication d'un objet ou dans la composition d'une prestation. Les achats se distinguent : - des frais généraux (dépenses courantes de fonctionnement) - des immobilisations (éléments permanents). 2/ en globalité Acte qui consiste à acquérir un service ou un produit moyennant une contrepartie souvent financière. On prend donc en considération : - compte 60 ACHATS - comptes 61/62 AUTRES CHARGES EXTERNES 61/Services extérieurs : - sous traitance générale - entretien et réparations - études et recherches… 62/Autres Services Extérieurs : - intérimaires - honoraires… - ACQUISITION IMMOBILISATIONS Acheteur Personne qui appartient à un service Achat et qui participe à la réalisation des fonctions demandées à ce service (les fonctions demandées sont variables). Animateur Personne physique qui a pour fonctions principales de 1/ "gérer" un groupe de travail, 2/ apporter une méthodologie. Audit Action qui consiste à faire un bilan d'une situation. Acteurs Toutes personnes ou services impliqués dans un processus achat Analyse fonctionnelle Outil méthodologique qui a pour objet de décrire un achat (équipement, prestations…) en terme de besoin de demandeurs et non en terme de caractéristiques (techniques, organisationnelles…). Le besoin est traduit sous forme de fonctions dont la formulation est un verbe à l'infinitif plus Lexique ses compléments. 99

A.V. (Analyse de la Valeur) FONDEMENTS OBJET OBJECTIF CARACTERISTIQUES L'origine principale des L'analyse et la Réduire les - un groupe d'étude coûts inutiles réside formalisation du coûts à qualité permanent et dans les fonctions non besoin dans le constante pluridisciplinaire demandées (et non cadre de - une démarche par dans les solutions dépenses étapes techniques retenues) existantes. - 3 outils 1/ analyse fonctionnelle 2/ critères fonctionnels 3/ cotation fonctionnelle Banque de donnees Regroupement, en général dans une base informatique, des Fiches d'Expression du Besoin d'Achat (F.E.B.A.), des dossiers de consultation et éventuellement d'une synthèse. L'un des objectifs principaux est de permettre à un responsable de projet d'utiliser les travaux déjà réalisés et de faire, entre autres, des gains de temps importants. Besoin Il correspond aux attentes des demandeurs (exprimées en terme de finalités et non de moyens ou de solutions). C.d.C.F.(Cahier Des Charges Fonctionnel) Achat Document par lequel un demandeur ou son représentant exprime un besoin d'achat en terme de fonctions attendues par les utilisateurs dans un environnement donné. Des critères sont définis. pour chacune des fonctions. C.d.C.F.(Cahier des Charges Fonctionnel) NIVEAU 0 (niveau projet) Document par lequel un demandeur ou son représentant exprime un besoin au sens large en terme de fonctions attendues par des utilisateurs dans un environnement donné. Il n'est pas précisé si un achat sera réalisé. D'autre part, les critères doivent permettre de comparer des solutions. Ils sont soit techniques soit génériques. Coefficient de pondération Chiffre qui mesure l'importance des fonctions par rapport à la demande - fonctions qualité 6 pour les fonctions principales 1 à 3 pour les fonctions secondaires. - fonction coût il est évalué en % du total des coefficients qualité. - fonction progrès il est évalué en % du coefficient coût. Consommables Lexique Eléments achetés nécessaires à la satisfaction d'un besoin. Ils sont détruits Contrat Convention écrite entre un fournisseur et un maître d'ouvrage ou un client. 100

Contrat de moyens Contrat dans lequel le fournisseur ne s'engage pas à obtenir un effet déterminé mais à fournir des moyens. Contrat de résultats Contrat dans lequel le fournisseur s'engage à procurer un effet déterminé. Contrat avec objectifs de progrès Contrat de résultats dans lequel le fournisseur s'engage, en plus, à réaliser des progrès dans des domaines définis. Cotation fonctionnelle Outil méthodologique qui a pour objet de : 1/hiérarchiser les fonctions par ordre d'importance en leur donnant un coefficient de pondération, 2/mesurer objectivement à l'aide de critères la satisfaction apportée à chaque fonction et ce, au moyen d'une note, 3/ calculer une valeur totale qualité + coût (et éventuellement progrès). Les valeurs calculées sont des outils d'aide à la prise de décision et de négociation. Créativité FONDEMENTS OBJET OBJECTIF CARACTERISTIQUES Il est difficile de sortir La recherche de Fournir un - des techniques seul d'un "cadre" afin solutions à un problème maximum d'éloignement, de trouver des précis pour lequel une d'idées par - un groupe de solutions à un démarche rationnelle ne rapport à une réflexion, problème spécifique. semble pas donner de - un animateur. question résultats précise. Critères Indicateurs qui permettent de mesurer "a priori" le niveau de satisfaction apporté à chaque fonction (dans le cadre d'un achat). Ils sont formulés comme une demande d'information, sous une forme substantive. Le critère peut se situer dans une échelle avec une limite. Critère fonctionnel Outil méthodologique qui a pour objet de déterminer, pour chaque fonction, les indicateurs de satisfaction potentielle. Une fonction a en général plusieurs critères qui sont pondérés en % . Un même critère peut apparaître dans plusieurs fonctions. Criticité Gravité des conséquences liées à une défaillance de l'achat combinée avec la probabilité d'apparition de la défaillance. Décideur Personne (différente ou pas du demandeur principal) qui donne son accord pour l'achat. Lexique Demandeur principal Personne ou entité à l'origine du déclenchement d'un processus Achat à l'aide d'une Fiche d'Expression du Besoin d'Achat qui exprime ses attentes (F.E.B.A.). 101

Demandeurs secondaires Personnes ou entités qui ont également des attentes. Donneur d'ordres ou responsable de projet Personne qui a la responsabilité du processus Achat (analyse, rédaction, consultation, choix du fournisseur) et cela en collaboration avec d'autres intervenants (demandeurs, acheteur). Dossier de consultation Ensemble de documents qui permet à un fournisseur de répondre à une demande de consultation. Il contient / 1/ un descriptif général 2/ le C.d.C.F. - les fonctions et les critères, - les informations techniques sur chaque fonction - les spécifications techniques et dimensionnement (si étude B.E.), 3/ les conditions générales, 4/ les Dossiers Techniques et Organisationnels (D.T.O.) pour les informations techniques. Dossier interne Dossier consultation avec les coefficients et les pondérations. D.T.O. (Dossier Technique et Organisationnel) Ensemble de documents situés dans la partie IV du dossier consultation qui décrit l'environnement et englobe toutes les informations nécessaires à la compréhension du dossier. E.F.B. (Expression Fonctionnel du Besoin) Démarche qui consiste à exprimer un Besoin sous forme d'attentes et non de solutions. Equipement / travaux neufs Ce sont en général des acquisitions qui seront comptabilisées en investissements. Cela veut dire que la dépense n'apparaît pas dans les achats mais au niveau des amortissements (voir matériel). Etude Travaux qui précèdent et préparent un projet. Externaliser Action de transférer a priori, de façon durable et suite à une réflexion stratégique, à un fournisseur extérieur, une "activité" qui était réalisée auparavant en interne. Il peut exister une externalisation ponctuelle, par exemple en cas de manque de moyens de production. F.E.B.A. (Fiche d'Expression des Besoins d'Achat) Document interne à l'entreprise par lequel le demandeur d'une dépense (achat, investissement…) exprime synthétiquement un Besoin, les raisons de sa demande et ses contraintes. Lexique F.P.S. (Fiche de Prévention et Sécurité) Document joint au dossier de consultation, qui a pour objectif de mesurer les capacités d'un fournisseur à prendre en compte la notion de sécurité, au cours de sa future prestation. Le client indique les dangers potentiels connus par lui. 102

Dans sa réponse, le fournisseur indique les dangers que lui même appréhende durant sa prestation. Il précise en plus les moyens qu'il envisage pour limiter les dangers. Fonctions Elles traduisent les "attentes" des différents demandeurs et ce, sous la forme d'un verbe à l'infinitif avec ses compléments. Le Besoin est donc la somme des fonctions. Fonctions contraintes Fonctions obligatoirement satisfaites pour lesquelles le moyen de satisfaction est unique. Fonction cout Elle peut être formulée de la façon suivante : "proposer ou avoir un coût minimum". Fonctions principales / qualité Raison d'être du produit, de la prestation ou de l'investissement Achetés. Fonction option Fonction qui traduit un besoin éventuel. Fonction progrès (pour les prestations) Elle peut être formulée de la façon suivante : "Réaliser des progrès dans les domaines suivants … Techniques Organisationnels Économiques". Fonctions Secondaires Récurrentes (F.S.R.) Fonctions qui complètent la description du Besoin mais qui se retrouvent dans presque toutes les formulations. (ex : respecter les délais être de maintenance aisée). Fonctions Secondaires Spécifiques (F.S.S.) Fonctions qui complètent la description du Besoin en intégrant la particularité des demandes. GAINS La méthode OPERA peut apporter trois types de gains : 1/ des gains financiers directs par une meilleure définition du Besoin et une meilleure consultation, 2/ des gains indirects en limitant les oublis qui entraînent des dysfonctionnements a posteriori, 3/ des gains de temps par une meilleure organisation du travail et la possibilité de réutiliser des dossiers. La méthode Analyse de la Valeur a deux objectifs de gains : 1/ des gains financiers dans le cadre d'une étude de réduction des coûts 2/ des gains qualité dans le cadre d'une étude d'amélioration du niveau de la qualité à coût constant. GROUPE PROJET Ensemble de personnes (2 à 6 environ) qui, sous la responsabilité du responsable de projet, a pour mission d'élaborer le Cahier des Charges Fonctionnel (fonctions et critères avec Lexique coefficient et pondération) et d'évaluer les réponses des fournisseurs (note). Ils peuvent intervenir dans la décision finale. INFORMATIONS TECHNIQUES Eléments qui précisent et décrivent une fonction et qui apparaissent dans les D.T.O.. 103

INTERVENANTS Toutes personnes ou services impliqués dans le processus Achat. MAINTENANCE (norme X 60-010) Ensemble des activités destiné à maintenir ou à rétablir un bien dans un état ou dans des conditions de sûreté de fonctionnement pour accomplir une fonction requise. MARCHANDISES Eléments achetés revendus en l'état. MATERIELS/OUTILLAGES Eléments acquis ou créés par l'entreprise, non pour être vendus ou transformés, mais pour être utilisés dans l'exploitation d'une manière durable, comme instruments de travail. Ils sont en général amortis en comptabilité et apparaissent à l'actif du bilan. MATIERE Elément acquis destiné à être transformé et qui participe à un produit final. Si la matière est d'origine naturelle, on parle de matière première. MONTANT Somme mise en jeu dans la commande avec prise en compte de la durée du contrat. NOTE DE SATISFACTION Chiffre qui mesure la satisfaction apportée à chaque fonction demandée (0 à 5). - pour les fonctions qualité les notes sont attribuées à partir des critères, - pour la fonction coût, les notes sont calculés en fonction des devis (ou éventuellement du Coût Total d'utilisation C.T.U.), - pour la fonction progrès, elles sont calculées à partir des % sur les améliorations demandées et sur des critères. ORIGINE D'UNE DEMANDE D'ACHAT Origine de la demande : le "pourquoi" : événement (qui apparaît ou non dans la fonction principale), qui déclenche le processus Achat Quant à la fonction principale, c'est la raison d'être de l'équipement ou de la prestation. Exemple : un échantillonneur d'eau 1/ le pourquoi : matériel actuel obsolète (n'apparaît pas dans la dans la fonction principale : prélever des échantillons de matière X dans les conditions définies en DTO) 2/ le pourquoi : nécessité de supprimer des manutentions (apparaît dans la dans la fonction principale : prélever automatiquement des échantillons de matière X dans les conditions définies en DTO). PRESTATIONS DE SERVICE Opérations commerciales impliquant la fourniture d'un service moyennant une rémunération déterminée, un autre service ou toute autre contrepartie. PROCEDURE (en Analyse de la Valeur Administrative) Descriptif d'opérations qui a pour but de véhiculer et transformer des informations. Lexique Une procédure c'est : - des postes qui effectuent des tâches, - des documents qui suivent des circuits, - des matériels qui effectuent des traitements. 104

PROCESSUS Développement d'un phénomène marqué par des étapes. Processus Achat : description des phases successives d'un projet Achat. PRODUIT Elément acquis qui, en l'état, participe à un produit final. QUALITE (dans un processus Achat) Elle correspond au niveau de satisfaction potentielle apportée à chaque fonction (traduction du besoin). Cette qualité est mesurée par des notes au moyen de critères. RECURRENCE Répétitivité des affaires dans le temps (base annuelle). SPECIFICATIONS Eléments qui précisent (aux fournisseurs dans le cadre d'un achat) une partie de la solution attendue. Elles sont exprimées soit sous forme de contraintes (ou exigences) soit sous forme d'informations. TRANSVERSALITE Possibilité pour une consultation d'être à l'identique dans plusieurs sites, services… d'une même entreprise. SOUS-TRAITANCE Action par laquelle une entreprise (le fournisseur) qui a un contrat avec un maître d'ouvrage (le client) confie à une autre le soin de réaliser pour elle une partie du contrat tout en en gardant la responsabilité. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES ET DIMENSIONNEMENT Eléments chiffrés et quantifiés nécessaires au fournisseur (éventuellement issus d'une étude interne) qui précisent une partie de la solution choisie. T.E.R. (Tableau d'Evaluation des Réponses) Document interne sous forme de tableur qui permet de réaliser automatiquement l'évaluation quantifiée des réponses des fournisseurs. Il permet également de les classer en fonction du nombre de points obtenus. TUTEUR Personne ou service qui a la responsabilité de la mise en place de la méthode OPERA. V.E. (Value Engineering) FONDEMENTS OBJET OBJECTIF CARACTERISTIQUES L'optimisation d'un L'analyse et la Optimiser - un groupe d'étude projet selon les formalisation d'un l'ensemble permanent et paramètres " qualité et Besoin dans le cadre qualité et coût pluridisciplinaire coût" réside dans d'un projet en phase du projet - le Cahier des Charges Lexique l'adéquation entre les de conception Fonctionnel de Conception fonctions demandées - 3 outils et fournies et le Besoin 1/ analyse fonctionnelle réel. 2/ critères fonctionnels 3/ cotation fonctionnelle 105

106 Index

Management Industriel et logistique Gérard Baglin, Olivier Bruel, Alain Garreau Michel Greif Edition Economica Stratégie d’achats Roger Perrotin et Jean-Michel Loubère Éditions d‟Organisation Le marketing Achats Roger Perrotin et Éditions d‟Organisation Les achats, c'est simple! Edition Top Editions La Méthode OPERA Bibliographie Jean-Arthur Pinçon Éditions Jean-Arthur Pinçon 107

 www.psc.executiveboard.com  www.nextlevelpurchasing.com  www.asiesourcing.com  www.dragonsourcing.com  www.chinasourcingreports.com  www.smart-sourcing.com  www.manufacturingsourcing.com  www.sourcingatmagic.com  sourcing.tdctrade.com  www.achats-industriels.com  www.lereseaudesachats.co  www.achats-faciles.com  www.achats-metal.com  www.achatec.com  www.decision-achats.f  www.globalinsight.com  www.capsresearch.org  www.achatpublic.com  www.methode-opera.com  www.methode-apte.com  www.marchespublics.ma  www.marchespublics.gov.ma Bibliographie 108

Formations initiales • Méthodes et ergonomie (Production et Manutention) • Standard de manutention de base (SMB 2) • Management de la Production, (Lean, Toc, MRP, Kanban…) • Management des stocks, • Management des entrepôts et des plateformes logistiques • Management de la chaîne logistique globale (Supply Chain Management) • Méthodes et outils d analyse des flux (Value Stream Mapping) • Management des Achats, sourcing et gestion des fournisseurs (SRM) • Élaboration de Cahier de charge fonctionnel • Tableaux de bord pour achats • Maîtrise des coûts logistiques et industriels (Activity Based Cost) • Prévisions de ventes et analyse des séries chronologique • Logistique de transport • Logistique industrielle • Optimisation de la planification, • Organisation industrielle • SMED • Kaizen Animation d‟ateliers • Management de la valeur • Management de la créativité industrielle • Conception de nouveau produit (Analyse fonctionnelle) • Prospective industrielle (animation d‟ateliers) • Les indicateurs et tableaux de bord logistiques NTIC, modélisation et informatique • Simulation des systèmes logistique (ARENA, SIMULE8) • Conception et architectures de systèmes d‟informations. • Modélisation et recherche opérationnelle • Utilisation de Microsoft Visio (Avancée) • Utilisation de Microsoft Excel (Avancée) Autres formation de l‟animateur Assistance aux entreprises • Mise en place de groupe modulaire (Just in Time) • Synchronisation des flux industriels et logistique • Implantation d‟unité industrielle.. • Implantation d‟unité logistique ; (Entrepôt, Plateforme, centre de tri..) • Audit logistique et de production • Assistance à la mise en place de solutions ERP/ GPAO • Mise en place des 5s • Plan de formation et ingénieries pédagogiques 109

A propos de l‟animateur Abdellatif ABID a débuté sa carrière en tant que technicien développement industriel au sein de Sgs-Thomson Microelectronics, puis en tant que responsable sous-traitance et acheteur pour le compte de la société Décathlon, Il fut directeur logistique de l‟un des plus grands groupes du secteur textile marocain où il a eu l‟occasion de mettre en place plusieurs entrepôts de stockage et une plateforme de regroupement, a aussi occupé les fonctions de directeur technique, directeur de production, directeur qualité au sein de plusieurs sociétés, il intervient fréquemment pour le compte des plus importants cabinets de formation et de consulting au Maroc Il assure est aujourd‟hui la fonction de directeur Cabinet LEAN consulting et après avoir réussit le lancement de l‟Institut Supérieur du Transport et de la Logistique,, Il était aussi professeur de management industriel et logistique à l Ecole Supérieure des Industries et du Textile et de l habillement Il est conseiller pédagogique et intervenant dans le mastère logistique de l‟EHTP, ainsi que celui du SEGEPEC, ESCA, ISCAE..et d‟autre mastères spécialisés en logistique ou achats a travers le royaume. Pionnier de la formation en logistique au Maroc: Il a crée la première formation d'ingénieurs d'état en logistique au Maroc en collaboration avec l ENSAIT de Roubaix, dont il dirigeait le programme, et a aussi initié et participé activement à la conception de la première formation d'ingénieur en Marketing & chef de produit au Maroc en collaboration avec Modspé de Paris et a développé sur le projet de licence professionnelle du métier d Acheteur sourceur. Il a crée le premier diplôme de technicien Bac+2 en logistique au Maroc DSMEL. Il a crée le premier diplôme de niveau Bac+4 en logistique au Maroc Diplôme de directeur Logistique DDL. Il a instauré le premier Master2 doctorant en logistique au Maroc (diplôme de niveau Bac+5) avec l'université Panthéon -ASSAS Paris2 Il a mené des actions de formation et de conseil en organisation logistique et industrielle pour le compte d entreprises de secteurs divers : Agroalimentaire, Textile Habillement, Injection Plastique, Imprimerie, Chimie, Audio-visuel, Métallurgie, Câblage automobile, Industrie de tourisme… Abdellatif ABID était par ailleurs un membre actif et responsable de la commission logistique industrielle de l association marocaine pour la logistique (AMLOG), Animateur de l analyse de la Autres formation de l‟animateur valeur et membre de l association française de l analyse de la valeur (AFAV), et de l association française des ingénieurs et technicien d estimation et de planification (AFITEP) Il a participé à l‟organisation du premier salon de la logistique et du transport au Maroc (LOGIMA). Il a suivi lui-même plusieurs programmes de formation continue dans plusieurs pays : Japon, Chine, Canada, France… Il a aussi participé à plusieurs programmes internationaux ; Programme du fond de développement du secteur privé au Maroc (PFDSP Canada), PRICAM, Programme, méthodes I , Amith-EME, Meda… Pour accéder aux cours aux ressources pédagogiques de l‟animateur http://www.facebook.com/pages/Abdellatif-ABID/25994894575 110

Management et techniques des achats et sourcing

de Abdellatif ABID le 05 juillet 2010

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