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ENVIO DE DOCUMENTO
OBJETIVOS GENERALES


1. Administración de archivo.


   2. Rotulación y envió de Sobres.

     3. Consecuencias y Sugerencias
OBJETIVOS GENERALES


1. Administración de archivo.


   2. Rotulación y envió de Sobres.

     3. Consecuencias y Sugerencias
Administración de archivo


• El envió de los documentos al Operador de Archivo, se
  realiza diariamente.

• Está prohibido la revisión interna de los sobres.
  El Operador de archivo, es quien detecta daños, al
  momento de registrara la información
Administración de archivo

Custodia de documentos (cajas):

La estructura para la custodia de los sobres dentro
de la caja es la siguiente manera:

      1) Tipo de Producto
      2) Tipo de documento
      3) Código de tienda
      4) Fecha del documento

Después de ocupar la capacidad de la caja, se
registra en la Base de Datos.

                                                      5
OBJETIVOS GENERALES


1.Administración de archivo.


   2. Rotulación y envió de Sobres.

     3. Consecuencias y Sugerencias
Rotulación


   El sobre debe estar Rotulado con los
   siguientes datos:


 1. Fecha o rango de fechas
 2. Nombre del documento y/o Producto
 3. Tienda de Origen
 4. Destinatario



                                          7
ROTULO (MANUAL O IMPRESO)




        Puede ser 01 a 04 días


   Solo el tipo de documento
                                                            Del     03 Ago-12     Al   05 Ago-12
   que corresponde                 Fecha del documento

                                                                  Cobranzas FOW
 Al grupo que pertenece el         Nombre del documento
 conjunto de documentos                                    Reprogramación y Recalendarizacion
                                   Tipo de producto

Solo la UN, el nombre crea                                          303
confusiones de ordenamiento        Código de
                                   CCFF
                                                                    ARCHIVO
                                   Destinatario
    Solo considerar área
    de Archivo                                            Cada separación tiene su reporte de
                                   Observación            documentos

     Detalles internos del sobre


                                                                                                8
ENVIO

Detalles a considerar:

• Evitar el envío mensual (masivo) de los documentos.

• Utilizar el material adecuado, sobre Manila

• Evitar utilizar sobres multiusos.




                                                        9
DETALLE DE CARGO DE ENTREGA




                              10
OBJETIVOS GENERALES


1.Administración de archivo.


   2. Rotulación y envió de Sobres.

        3. Consecuencias y Sugerencias
SUGERENCIAS



• Evitar la acumulación de documentos.

• Estar en constante comunicación con el área de
  Distribución y Archivo en los recojo no efectuados.

• Seguir los procesos dados para el mejor manejo de la
  información.

• La información completa es importante para atención de
  reclamos de los clientes y usuarios internos.


                                                         12
Consecuencias

• Extravío, rotura y mal estado de los documentos al no enviarlo
  con el material adecuado.

• Demora en el ordenamiento de los documentos.

• Inconsistencia en lo que indica el físico con lo que indica el rotulo,
  ejemplo (el sobre de recibo del 04-ago, también contiene
  documento del 03-ago y 27-jul.)

• La no ubicación del documento para un caso de sustento ante el
  reclamo del cliente.

• Perdidas del control al enviarse a otro usuario o no registrarlo
  correctamente en el cargo de entrega.


                                                                      13
Administración de Archivo

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Envio de documentos

  • 2. OBJETIVOS GENERALES 1. Administración de archivo. 2. Rotulación y envió de Sobres. 3. Consecuencias y Sugerencias
  • 3. OBJETIVOS GENERALES 1. Administración de archivo. 2. Rotulación y envió de Sobres. 3. Consecuencias y Sugerencias
  • 4. Administración de archivo • El envió de los documentos al Operador de Archivo, se realiza diariamente. • Está prohibido la revisión interna de los sobres. El Operador de archivo, es quien detecta daños, al momento de registrara la información
  • 5. Administración de archivo Custodia de documentos (cajas): La estructura para la custodia de los sobres dentro de la caja es la siguiente manera: 1) Tipo de Producto 2) Tipo de documento 3) Código de tienda 4) Fecha del documento Después de ocupar la capacidad de la caja, se registra en la Base de Datos. 5
  • 6. OBJETIVOS GENERALES 1.Administración de archivo. 2. Rotulación y envió de Sobres. 3. Consecuencias y Sugerencias
  • 7. Rotulación El sobre debe estar Rotulado con los siguientes datos: 1. Fecha o rango de fechas 2. Nombre del documento y/o Producto 3. Tienda de Origen 4. Destinatario 7
  • 8. ROTULO (MANUAL O IMPRESO) Puede ser 01 a 04 días Solo el tipo de documento Del 03 Ago-12 Al 05 Ago-12 que corresponde Fecha del documento Cobranzas FOW Al grupo que pertenece el Nombre del documento conjunto de documentos Reprogramación y Recalendarizacion Tipo de producto Solo la UN, el nombre crea 303 confusiones de ordenamiento Código de CCFF ARCHIVO Destinatario Solo considerar área de Archivo Cada separación tiene su reporte de Observación documentos Detalles internos del sobre 8
  • 9. ENVIO Detalles a considerar: • Evitar el envío mensual (masivo) de los documentos. • Utilizar el material adecuado, sobre Manila • Evitar utilizar sobres multiusos. 9
  • 10. DETALLE DE CARGO DE ENTREGA 10
  • 11. OBJETIVOS GENERALES 1.Administración de archivo. 2. Rotulación y envió de Sobres. 3. Consecuencias y Sugerencias
  • 12. SUGERENCIAS • Evitar la acumulación de documentos. • Estar en constante comunicación con el área de Distribución y Archivo en los recojo no efectuados. • Seguir los procesos dados para el mejor manejo de la información. • La información completa es importante para atención de reclamos de los clientes y usuarios internos. 12
  • 13. Consecuencias • Extravío, rotura y mal estado de los documentos al no enviarlo con el material adecuado. • Demora en el ordenamiento de los documentos. • Inconsistencia en lo que indica el físico con lo que indica el rotulo, ejemplo (el sobre de recibo del 04-ago, también contiene documento del 03-ago y 27-jul.) • La no ubicación del documento para un caso de sustento ante el reclamo del cliente. • Perdidas del control al enviarse a otro usuario o no registrarlo correctamente en el cargo de entrega. 13