Este documento apresenta um curso de noções básicas de arquivologia, definindo o que é arquivologia e descrevendo conceitos como documento, arquivo, gestão de arquivos, classificação, tabela de temporalidade e índice. O objetivo do curso é divulgar a importância da arquivística e da gestão documental.
20. ESPÉCIE DOCUMENTAL X TIPOLOGIA DOCUMENTAL Espécie Documental Função Tipologia Documental Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação Formulário Adquirir material de consumo Formulário de aquisição - PIM Ata Registrar assembléia Ata de assembléia Contrato Prestação de serviço Contrato de prestação de serviço Carta Proposta de patrocínio Carta de apresentação de proposta de patrocínio
21. Gestão de Arquivos Gestão de arquivos ou Gestão Documental, é um conjunto de atividades desenvolvidas, desde a criação do documento até a sua destinação final – eliminação ou recolhimento, visando: a preservação da informação; a perpetuação do suporte; a racionalização e garantir a eficiência administrativa; a economia de tempo e de recursos humanos, logísticos, financeiros e material. A gestão de arquivos inclui a administração de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos.
23. PROTOCOLO Órgão responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição, e classificação de documentos de caráter corrente.
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35. CLASSE 000 Administração Geral Subclasse 010 Organização e funcionamento Grupo 021 Recrutamento e seleção Subgrupo 022.1 Cursos Série 022.12 Promovidos por outra instituição Série 022.11 Promovidos pela instituição Subclasse 020 Pessoal Subclasse 030 Material Grupo 022 Aperfeiçoamento e treinamento Grupo 023 Quadros, tabelas e políticas de pessoal Subgrupo 022.2 Estágios Subsérie 022.122 No Exterior Subsérie 022.121 No Brasil
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37. Tabela de Temporalidade CÓDIGO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES QUANTO AO PRAZO DE GUARDA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 005 Jurisprudência 10 anos 10 anos Guarda Permanente É opcional a alteração do suporte (microfilme ou disco ótico) previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta 010 Organização e funcionamento Normas, regulamentações, diretrizes 5 anos 5 anos Guarda Permanente 010.1 Registro nos órgãos competentes Enquanto vigorar Eliminação
Direito à Informação; Papel do Estado (Constituição Federal de 1988; Evolução do Estado) Direito à Informação; Papel do Estado (Constituição Federal de 1988; Evolução do Estado)
Guardião da informação registrada.
Ressaltar a função de Auxiliar no processo decisório.
Ressaltar a importância de estar junto a quem administra a instituição ou de quem toma as decisões (Presidentes, Governadores, donos de empresas, etc.), uma vez que uma de suas principais funções é auxiliar no processo decisório.
Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação – Portaria n° 003 de 22/01/1998.