good

1. PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
Presented by :
Kelompok 3
Page 1

2. PENGENDALIAN PERSEDIAAN
• Konsep dasar pengelolaan persediaan di RS:
menjaga keseimbangan penyimpanan persediaan
dengan biaya yang dibutuhkan untuk menyimpan
persediaan .
• Pengelolaan persediaan untuk membantu
pengelolaan perbekalan (supply) obat agar jenis dan
jumlah persediaan cukup dan dapat menghindari
kekosongan serta menumpuknya persediaan.
• Upaya mempertahankan tingkat persediaan pada
suatu tingkat tertentu dilakukan dengan
mengendalikan arus barang yang masuk.
Page 2

3. Tujuan pengendalian persediaan obat :
• menjamin ketersedian obat di sarana pelayanan
kesehatan
• memelihara mutu obat
• menghindari penggunaan obat yang tidak
bertanggungjawab
• menjaga kelangsungan persediaan
• memperpendek waktu tunggu
• memudahkan pencarian dan pengawasan
Page 3

4. Persediaan pengaman
( persediaan dapar = buffer stock )
• Merupakan Persediaan untuk menghadapi keadaan
yang tidak menentu karena perubahan permintaan
atau perubahan pada pengisian kembali .
• Perlu dilakukan untuk antisipasi terhadap fluktuasi
penjualan dan antisipasi kelambatan pengiriman dari
PBF.
Page 4

5. • Faktor yang perlu dipertimbangkan adalah :
– Frekuensi atau waktu pesanan oleh rumah sakit.
Untuk pesanan setiap minggu, berarti jumlah
sediaan pengaman memperhitungkan pemakaian
1 minggu.
– Ketersediaan modal dan sarana.
Jika modal kuat, dapat membuat persediaan
pengaman besar
– Ketersediaan persediaan di distributor (PBF).
Jika persediaan di PBF sering kosong, ada
peluang untuk meningkatkan jumlah stok
pengaman
Page 5

6. Besar persediaan yang harus dibangun
Dalam membangun persediaan diperhatikan faktor sebagai
berikut :
a. Biaya dan resiko penyimpanan
• Makin besar jumlah obat yang disimpan,maka makin besar
resiko obat hilang, makin besar resiko terjadinya kadaluarsa
karena lambannya pemakaian,
• Pada dasarnya menyimpan obat sama dengan menyimpan
uang. Penyimpanan uang yang tidak menghasilkan atau tidak
produktif berarti menyia-nyiakan sumber daya .
b. Biaya pemesanan
• Administrasi untuk memantau persediaan, melakukan
pemesanan atau permintaan, menggaji orang , penyediaan
formulir-formulir perlu biaya.
• Pengiriman pesanan membuthkan tenaga atau biaya tersendiri
Page 6

7. c. Biaya distribusi
Meliputi biaya untuk mempersiapkan barang. mengemas
dengan mengirimkan barang, biaya formulir-formulir serta
biaya petugas pelaksana merupakan beban dalam sistem
distribusi .
d. Biaya pemeliharaan
• Sarana dengan prasarana gudang perlu pemeliharaan dan
membutuhkan dana.
• Makin besar persediaan resiko penyimpanan serta besarnya
faslitas yang dibangun butuh pemeliharaan lebih besar,
tetapi biaya pemesanan dann biaya distribusi menjadi lebih
kecil.
• Perlu adanya optimalasi faktor tsb agar dicapai
keseimbangan antara membangun persediaan dengan biaya
distribusi dan pemesanan.
Page 7

8. Persediaan maksimum dan minimum
Digunakan untuk alat pengawasan / pengendalian antara lain
a. Persediaan maksimum :
• agar persediaan tidak boleh melebihi suatu batas tertentu,
• agar tidak terlalu banyak persediaan yang dapat bergerak.
• Pesanan dilakukan dengan menghitung jumlah persediaan
untuk memenuhi persediaan maksimum yang ditetapkan.
b. Persediaan minimum :
• agar persediaan yang ada selalu dalam kondisi minimum.
• jika jumlah yang terjual menyebabkan persediaan mencapai
angka minimal , maka dilakukan pesanan.
• Besar pesanan disesuaikan besar atau kecil, cepat atau
lambatnya jenis persediaan terjual
Page 8

9. Penyusunan prioritas dan analisis
dengan cara VEN dan PARETO.
Kategori VEN
• Analisis VEN didasarkan atas pengelompokan persediaan dari
sudut Vital, Essensial dan Non Esensial.
• Kategori ini pada umumnya disusun dengan memperhatikan
kepentingan dan vitalitas persediaan farmasi dalam pemakaiannya.
• Vital berarti :
– persediaan yang harus selalu tersedia,
– untuk pengobatan atau penyelamatan hidup manusia,
– untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian.
– Significant withdrawl side efect ( dosis tinggi propanolol , kortikosteroid )
– Untuk pelayanan kesehatan dasar ( vaccine )
– Bagi pelanggan khusus atau setia atau kronis
Page 9

10. • Esensial adalah
– Perbekalan yang banyak digunakan dalam tindakan
– Obat yang sering diresepkan
– pengobatan penyakit terbanyak di suatu daerah atau rumah
sakit.
– Efektif untuk melawan penyakit
– Penting untuk kondisi penyakit-penyakit
• Non Esensial adalah
– perbekalan pelengkap agar tindakan atau pengobatan menjadi
lebih baik.
– Obat untuk penyakit ringan/biasa
– Obat yang kemanjurannya dipertanyakan
Page 10

11. Kriteria VEN
• Untuk kepentingan penjualan dan kelancaran
pelayanan, kriteria berbeda
• Penyusunan kategori VEN tidak sama antara satu RS
dengan RS lain.
• Dapat disesuaikan dengan :
– Situasi atau derajat kesehatan yang ada RS
– Jenis pelanggan yang datang,
– Jenis pelayanan RS.
Page 11

12. Page 12

13. Page 13

14. Petunjuk pembelian sistem VEN
Untuk dana kecil kebutuhan tinggi :
• Teliti kemungkinan adanya dana tambahan
• Tinjau keadaan kritis dan atur kebutuhan obat untuk
semua kategori
• Tersedianya stok pengaman
• Atur prioritas VEN
Page 14

15. 2. Analisis Pareto
• Analisis Pareto atau ABC disusun berdasarkan atas
penggolongan persediaan yang mempunyai
nilai/harga yang paling banyak.
• Kelompok A adalah perbekalan yang menyita sampai
80% pengeluaran RS,
• Kelompok B menyita 15%
• Kelompok C.menyita 5 %
• Analisis ini memerlukan perhitungan matematika
sederhana dan penyusunan urutan (dengan
komputer : SORT) berdasarkan prosentase harga
yang dibayar untuk satu item yang dibeli.
• Dengan urutan nilai tersebut dapat diperoleh
kontribusi item tertentu terhadap total anggaran atau
harga perbekalan.
Page 15

16. Prinsip dasar analisa ABC
• Analisa tak tergantung harga satuan, tapi nilai
pemakaian per tahun
• Tak tergantung jenis barang
• katagori ABC tak selalu sama, tergantung ukuran
yang diambil, persediaan dan jumlah barang yang
dikontrol.
Page 16

17. Tujuan analisa A.B.C.
• Menentukan arah dari pengendalian yang selektif
Page 17

18. A : perlu perhatian intensif dan sistem yang cermat,
pengendalian khusus, jumlah jenis barang sedikit
tetapi membawa hasil besar
B : pengendalian periodik dengan sistem sederhana
C : pengendalian hanya bila terjadi penyimpangan,
digunakan sistem sederhana
Manfaat analisa ABC :
• Rasionalisasi frekuensi pemesanan
• Menekan jumlah persediaan
Page 18

19. Tahapan yang dilakukan :
• Susun daftar item yang ada yang berisikan : Nama
persediaan dan identitas, Jumlah unit, Harga per
unit dan Jumlah harga.
• Susun urutan semua item dengan menempatkan
item yang mempunyai jumlah harga terbesar pada
urutan pertama dan seterusnya. Kemudian
menjumlahkan nilai rupiah dari seluruh item
menjadi Jumlah Total
• Menghitung prosentase dari jumlah harga setiap
item terhadap Jumlah Total.
• Menjumlahkan prosentase dari item pertama
dengan kedua dan seterusnya secara kumulatif,
sampai ditemukan jumlah total seluruhnya 100%.
Page 19

20. Memberi tanda item yang masuk dalam kategori.
• Kategori A yaitu item-item yang mempunyai nilai
prosentase kumulatif sampai 80%.
• Kategori B yaitu item-item yang mempunyai nilai
prosentase kumulatif dari 80,1% sampai 95%.
• Kategori C yaitu item-item yang mempunyai nilai
prosentase kumulatif dari 95,1% sampai 100%.
Page 20

21. Analisis Pareto ini berguna untuk :
• Produk mana saja yang memberikan kontribusi paling
banyak terhadap penjualan. Belum tentu obat mahal
memberikan kontribusi banyak dan sebaliknya.
• Pengelompokan persediaan atas dasar Pareto juga
memberikan kemudahan dalam pengaturan jumlah
persediaan.
• Penjualan dalam kategori Pareto A, dibuat dengan prioritas
tinggi dan frekwensi pemesanan sesering mungkin dengan
jumlah unit sedikit (asal diingat persediaan pengaman).
Page 21

22. • Persediaan Pareto kategori C, tidak perlu
diperhatikan secara mendalam, kalau perlu membeli
dalam stok secara minimal saja dan
pembelian/pesanan tidak mempengaruhi banyak
terhadap nilai penjualan.
• Kelompok Pareto juga membantu untuk
menghubungkan faktor tingkat kecukupan, dengan
nilai barang. Artinya barang-barang yang berharga
mahal dan terjual banyak haruslah diprioritaskan
dalam perhitungan persediaan, pesanan maupun
monitoring tingkat persediaannya
Page 22

23. Analisis VEN ABC
• Analisis ini menggabungkan kedua kelompok diatas dalam suatu matrik
sehingga analisa menjadi lebih tajam. Matrik dapat dibuat seperti berikut
:
• Matrik dijadikan dasar menetapkan prioritas dalam rangka penyesuaian
anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan.
• Barang yang bersifat Vital (VA,VB, VC) merupakan pilihan utama untuk
dibeli atau perlu perhatian khusus.
• Barang yang Non Esensial tetapi menyerap anggaran banyak (NA)
diproritaskan keluar dari daftar belanja.
Page 23

24. Page 24