Effektive Vorstandsarbeit gestalten! Die Zusammenarbeit besser organisieren. Input und Moderation: Dr. Stefan Nährlich, Geschäftsführer Aktive Bürgerschaft. MUP-Fachtagung Friedrich-Ebert-Stiftung 15. Juli 2013 in Bonn.

1. Effektive Vorstandsarbeit gestalten! Die
Zusammenarbeit besser organisieren
Input und Moderation:
Dr. Stefan Nährlich
Geschäftsführer
Aktive Bürgerschaft
MUP-Fachtagung
Friedrich-Ebert-Stiftung
15. Juli 2013 in Bonn
„Der erste Vorstand des neuen Vereins“ – HNA vom 26.06.2012.

2. Themen: Effektive Vorstandsarbeit gestalten
• Was ist erfolgreiche Vorstandsarbeit?
• Was können effiziente Arbeitsstrukturen für die Vorstandsarbeit sein?
• Wie kann man aufgabenteilig im Vorstand arbeiten?
• Wie kann man die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführer und Vorstand
anlegen?
• Wie kann man Arbeitsrhythmus und -umfang (z.B. Häufigkeit und Dauer von
Vorstandssitzungen ...) sowie ein professionelles Sitzungsmanagement
(Sitzungskultur, Vorbereitung, Durchführung) gestalten?
• Wie kann man ein effektives Informations- und Wissensmanagement
gestalten? Wie kann man Wissen auch bei Ausscheiden von
Vorstandsmitgliedern gut bewahren/sichern?
• Brauchen Vereine Instrumente für „Good Governance/Gute Leitung“?

3. Idealtypische Verantwortungs-
bereiche des Vorstands
• klare Ziele setzen,
• Prioritäten festlegen,
• Grundsatzentscheidungen zur
Ressourcenbeschaffung
(Finanzen, Personal) treffen,
• hauptamtliche Mitarbeiter/innen,
insbesondere den/die
Geschäftsführer/in einstellen
• die eigene Arbeit organisieren;
gute Vorstandsarbeit kann ohne
erfolgreiche „Selbstorganisation”
des Vorstands nicht funktionieren
Hans Langnickel: "Qualität fängt im Vorstand an"

4. Modell Autor(en) und Kernbotschaft Wichtige Aussagen
New Work Model Chait, Holland, Taylor (USA)
"was erfolgreiche Vorstände
auszeichnet, übernehmen"
Qualitativ bessere Vorstände kann man von
weniger gut arbeitenden Vorständen danach
unterscheiden, inwieweit sie die sechs relevanten
Kompetenzbereiche abdecken.
Total Activities Analysis Harris (GB)
"aus dem, was da ist,
etwas Besseres machen"
Vorstand und Geschäftsführung einer Non-Profit-
Organisation müssen immer dort „abgeholt
werden, wo sie stehen“ - und immer müssen die
beiden Partner zusammen gesehen werden.
Policy Governance Model Carver (USA)
"es gibt nur einen richtigen Weg"
Vorstände sind nicht dazu da, als traditionelle
ehrenamtliche Helfer die hauptamtliche
Geschäftsführung zu unterstützen, sondern sie
sind Treuhänder der „moral owner“ .
Kreislaufmodell Langnickel (D)
„kontinuierliche Verbesserung“
Vorstand und Geschäftsführung sollen analog der
Praxisphilosophie des Total Quality Managements
ihre Arbeit kontinuierlich verbessern.
Modelle der Vorstandsorganisation

5. Arbeitsteilung im Vorstand
• Der Vorstand handelt als Team.
• Im Vorstand gibt es definierte
Zuständigkeitsbereiche mit
Verantwortungen gegenüber
dem/der Vorstandsvorsitzenden.
• Gremien, für die kein Vorstands-
mitglied zuständig ist, sind
offensichtlich unwichtig.
• Finanzen, Personal, Projekte,
Öffentlichkeitsarbeit sind
klassische Zuständigkeits-
bereiche plus Vorsitzender.
• Die richtigen Leute, zur richtigen
Zeit, am richtigen Platz ist das
entscheidende Erfolgskriterium.

6. Ehrenamt trifft Hauptamt
• Informationsdefizite beklagen
30 % der Geschäftsführer, aber
60 % der Vorstände.
• Zwei Drittel der Vorstände und
Geschäftsführer stimmen überein,
dass sie Sachfragen
unterschiedlich beurteilen.
• Jeweils mehr als die Hälfte
führen Probleme zwischen
Vorstand und Geschäftsführung
auf Koordinations- und
Kommunikationsmängel zurück.
Beher/Krimmer/Rauschenbach/Zimmer (2006):
Führungskräfte in gemeinnützigen Organisationen.

7. Sitzungsmanagement
• Sitzungen mit aufbereiten!
Informationen und Entschei-
dungsvorlagen begründen!
• Umsetzung von Beschlüssen
einhalten und nachhalten!
• Priorität haben Themen, bei
denen Fehlentscheidungen und
Fehlverhalten zu großen
Nachteilen führen.
• Großprojekte aus normalen
Sitzungen ausgliedern!
• Einfaches Intranet für
Informations- und Wissens-
management (Google Sites)

8. Intranet mit Google Sites
Keine Software, keine Kosten, einfache Bedienung, Suchfunktion.
Inkl. Datensicherung durch NSA …

9. NPO Governance – Gute Leitung
• (Nicht nur) Vorsorge gegen
Fehlverhalten
• Governance Kodizes regeln
Gewaltenteilung (Besetzung,
Rechte und Pflichten der Organe),
Umgang mit Interessenkonflikten,
Transparenz u.a.
• Risikoanalyse geht voraus, z.B.
7. Bestehen Risiken hinsichtlich der
Verantwortung und Rechenschaft gegenüber
den Interessen von Stakeholdern? Z.B. in
Form von nachlassender Unterstützung,
fehlenden Rückhaltes oder sinkendem
Einfluss für ihr Anliegen?
Welche Formen der Information bzw. des
Dialoges mit (welchen) Stakeholdern gibt es?
Schatzmeister fälschte Belege - Eberbacher Karnevalgesellschaft e.V.

10. Stefan Nährlich: Vorstands-
management (PDF, kostenlos)
www.aktive-buergerschaft.de/
Suchfunktion nutzen
Hans Langnickel: QS14 Qualität fängt
im Vorstand an (PDF, kostenlos)
www.univation.org/Werkzeuge für die
Evaluation/Downloads
Sind Sie ein guter Vorstand? Ein
Vorstands-Check für gemeinnützige
Organisationen (PDF, kostenlos)
www.silverage.de/Soziale
Dienstleistungen/VorstandsCheck

11. Vielen Dank für Ihr Interesse!
Dr. Stefan Nährlich, Geschäftsführer
stefan.naehrlich@aktive-buergerschaft.de
Telefon: 030 2400088-1; Fax -9
Aktive Bürgerschaft e.V.
Geschäftsstelle
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