Ini adalah e-book basil daripada kursus kewangan bagi pejabat negeri SMECorp. Merangkumi asas penyediaan Buku Tunai, Penyata Penyesuaian Bank dan pelbagai daftar. Contoh semua rekod juga disertakan.

1. First Edition
Pengurusan
Kewangan
Buku Tunai, Penyata
Penyesuaian Bank, Wang
Panjar & rekod berkaitan
- Pejabat Negeri SMECorp
Mohd Farid Awang
SMECorp Malaysia, 2013

2. TABLE OF CONTENTS
Chapter(1(
Page(
Chapter(3(
Page(
Latarbelakang'
1'
Penyata'Penyesuaian'Bank'
15'
ObjekJf'Kursus'
2'
16317'
Isu3isu'Audit'
3'
Asas'penyediaan'Penyata'
Penyesuaian'Bank'
Tanggungjawab'Pengarah'Negeri'
5'
18319'
Peraturan'berkaitan'
6'
Penyediaan'Penyata'Penyesuaian'
Bank'Pejabat'Negeri'SMECorp'
Surcaj'
7'
Chapter(4(
Page(
Buku'Tunai'
Chapter(2(
Pengurusan'Tunai'di'Pejabat'Negeri'
839'
Page(
10'
Proses'A'
11312'
Proses'B'
13'
Proses'C'
14'
Lain3lain'Rekod'
21'
Chapter(5(
Page(
Kesimpulan'
22'
Contoh'Dokumen'
23324'
Contoh'DaSar'
25326'

3. C HAPTER 1
Latarbelakang
E-Book ini dikeluarkan hasil daripada Kursus
Kewangan bagi Pejabat Negeri SMECorp Malaysia
yang diadakan pada 6-7 Oktober 2013 di Port Dickson.
Dianjurkan oleh Unit Akaun dan Kewangan SMECorp
dengan kerjamasa Unit Audit Dalam (UAD). Kursus ini
merangkumi penerangan dari segi teori dan praktikal.
Disertai oleh pegawai daripada Unit Akaun & UAD dan
dua wakil (Pengarah & timbalan) daripada 10 pejabat
negeri.
Sumber maklumat bagi pengisian kursus ini adalah
hasil rujukan daripada pelbagai Pekeliling
Perbendaharaan (PP), Arahan Perbendaharaan (AP),
Peraturan Perakaunan & Kewangan (PPK) dan
beberapa rujukan daripada buku dan internet.
Ditambahbaik daripada hasil perbincangan dan
brainstorm pegawai Unit Akaun dan Kewangan
bersama UAD. Penceramah kursus ialah En Mohd
Farid Awang, Akauntan SMECorp Malaysia.
E-Book ini adalah bertujuan sebagai rujukan serta
pendidikan sahaja dan tidak boleh dijual-beli.

4. S ECTION 1
Objektif
Rajah 1.o
Kursus kewangan ini dijalankan selepas mengambil kira isu-isu audit yang telah banyak
kali diketengahkan. Saya melihat, kebanyakan isu-isu ini timbul disebabkan tidak ada pendekatan, penambahbaikan dan pembetulan secara holistik dibuat. Contohnya isu berkenaan ketidaktepatan penyata penyesuaian bank : isu ini adalah simptom sahaja. Walhal
punca sebenar ialah tidak ada rekod Buku Tunai yang betul
dan tidak ada standard Penyata Penyesuaian Bank. Bagi
memastikan semua peserta faham dan mencapai objektif,
pengisian kursus ini merangkumi aspek asas rekod kewangan dan latihan praktikal sehingga semua rekod dikemaskini dan "balance". Peserta telah dikehendaki membawa 12
bulan kaki buku cek, buku wang panjar, penyata bank,
buku lawatan mengejut dan pelbagai daftar.
Merujuk kepada Rajah 1.0, kursus ini bermula dengan
perkongsian isu audit oleh Unit Audit Dalam (AUD) dan
diikuti dengan penerangan ringkas berkenaan PPK SMECorp. Peserta diberi penerangan mengenai pelbagai Arahan Perbendaharaan (AP) & Pekeliling Perbendaharaan
(PP) berkenaan pengurusan kewangan terutama berkaitan
pengurusan tunai. Seterusnya peserta diberi penerangan
mengenai pengurusan tunai di pejabat negeri yang melibatkan pengeluaran (outflow) dan penerimaan (inflow). Kali
ini fokus diberikan kepada pengeluaran duit sahaja. Pelbagai rekod, dokumen dan daftar diperkenalkan sebagai menambahbaik rekod dan membantu pejabat negeri melaksanakan penyata penyesuaian bank yang betul dan tepat. Selepas selesai menyediakan semua penyata penyesuaian bank, peserta diterangkan mengenai
proses dan peraturan melaksanakan dan merekod pemeriksaan mengejut. Di akhir kursus,
semua objektif tercapai dan semua negeri balik dengan rekod yang betul dan terkini. Hasilnya semua isu-isu audit dapat diselesaikan.
2

5. S ECTION 2
Isu-isu Audit
Ringkasan isu-isu audit oleh
Puan Azizah, UAD
Rajah 1.o
3

6. Isu-isu audit mesti
diselesaikan bagi
manaiktaraf rekod kewangan pejabat negeri
Ni debit.. yang ni
credit.. pastu balance.. kan mudah
Puan Azizah, UAD
4

7. S ECTION 3
Tanggungjawab Pengarah
Negeri
PPK
PPK
Sumber : PPK SMECorp 2013
5

8. S ECTION 4
Peraturan berkaitan
6

9. S ECTION 5
Surcaj
7

10. S ECTION 6
Buku Tunai (BT) :
CONTOH BUKU TUNAI
Baki Awal
SME+Corporation+Malaysia
KANAN
KOD AKAUN
TARIKH
NO. RESIT
JUMLAH
EFT
25/9/2013
Memo-no-XX
TARIKH
RM
Baki-bawa-kehadapan
30/9/2013
KOD AKAUN
TERIMAAN DARIPADA
HASIL/LAIN
1/9/2013
Hibah
Rekupman
700
00
Baki-bawa-kehadapan
5/9/2013
00 30/9/2013
500
00 30/9/2013
PV-XXXXX
EFT
BAKI
BAYAR KEPADA
BELANJA
5
NO. CEK
RM
Zaki-9-PWR
SEN
Baki-hantar-kehadapan
500
00
2
703
CATATAN
RM
193604
SEN
00
00
1205
Caj-Bank
00
703
JUMLAH
NO. BAUCAR
SEN
1205
1/10/2013
KIRI
Pejabat+Negeri+XXXXXX
200
00
00
00
Baki Akhir
Buku Tunai (BT) merupakan rekod utama pergerakan tunai atau wang bagi pejabat negeri. Semua wang masuk
dan keluar akan direkod didalam buku tunai. Wang masuk akan direkod disebelah kanan BT dan manakala
wang keluar akan direkodkan disebelah kiri BT. Antara contoh wang masuk ialah jumlah rekupman, pembayaran diterima dan hibah. Manakala wang keluar ialah semua bentuk pembayaran menggunakan cek pejabat
negeri dan caj bank. Ingat! Pembayaran cek sahaja, manakala bagi pembayaran tunai (keluar drp cashbox) melibatkan Buku Panjar Wang Runcit. BT perlu diselenggara secara harian dimana setiap kali transaksi berlaku,
pegawai akaun hendaklah merekodkan transaksi tersebut kedalam BT secara terus. Diakhir bulan, pegawai
akaun mesti menutup BT dengan mengira jumlah baki hantar kehadapan (baki akhir) serta memasukkan jum8

11. lah caj bank dan hibah. Pegawai akaun negeri mestilah memastikan BT disimpan ditempat yang selamat agar ia tidak hilang. BT merupakan rekod utama dalam menyediakan Penyata Penyesuaian Bank (PPB). Baki akhir @
hantar kehadapan mesti balance dengan baki penyata
bank pada bulan yang sama. Jika baki sudah balance, bermakna rekod buku tunai adalah betul dan tepat.
Buku tunai mempunyai 9 asas utama. Asas pertama ialah
BT mesti direkod dan diselenggara secara manual. Mengapa? Ini adalah sebagai tujuan kawalan bagi mengelak
daripada berlaku pegawai akaun negeri mengubah catatan
dan rekod. Jika berlaku kesalahan rekod samada jumlah
atau apa sahaja - pegawai akaun hendaklah memotong
dan tandatangan pada kesalahan tersebut. Dilarang padam sama sekali. Semua catatan didalam BT hendaklah
direkod mengikut sususan urusan berlaku (AP144). BT wajib ada baki awal dimana ianya adalah baki duit tunai di
awal bulan berdasarkan rekod didalam buku tunai. Baki
awal bulan Mei adalah baki akhir bulan April. Jika berlaku
negatif bermakna pengurusan tunai sudah tidak betul dan
salah. Begitu juga jika baki tunai terlalu sedikit yang
menyebabkan pejabat negeri tidak mampu membuat
pembayaran. Kesalahan seperti ini boleh menyebabkan
pegawai akaun (pengarah pejabat negeri) boleh dikenakan
tindakan surcaj.
9

12. C HAPTER 2
Pengurusan
Tunai di Pejabat
Negeri
Sebagai permulaan pengurusan tunai negeri, pegawai
akaun negeri (pengarah) hendaklah mengeluarkan
tunai daripada akaun bank untuk diletakkan ke dalam
cashbox. Ini adalah kerana, pegawai akaun hanya
boleh menggunakan tunai didalam cashbox sahaja bagi
tujuan perbelanjaan runcit @ panjar wang runcit.
Proses ini adalah Proses A. Seterusnya apabila pegawai
akaun hendak guna atau berbelanja duit tunai didalam
cashbox, pegawai akaun hendaklah melaksanakan
proses B. Apabila duit tunai didalam cashbox sudah
kurang dan perlu ditambah, pegawai akaun akan
membuat permohonan rekupman daripada ibu pejabat
yang diterangkan didalam Proses C.
Ketiga-tiga proses ini adalah lengkap bagi pengurusan
tunai@panjar di pejabat negeri. Pegawai akaun negeri
wajib memastikan semua dokumen terlibat direkod
secara ontime, tepat dan betul. Semua rekod, daftar
dan dokumen hendaklah disimpan ditempat yang
selamat. Setiap minggu semua rekod ini hendaklah di
Scan sebagai backup rekod.
Rajah 2.o

13. S ECTION 1
Proses A : 4 langkah
4 langkah pengeluaran tunai daripada
Akaun Bank
Rajah 2.0 adalah gambaran bagi pengurusan tunai di pejabat SMECorp Malaysia.
Proses A melibatkan 4 langkah dan 3 dokumen penting.
Langkah 1 adalah bertujuan untuk memastikan pegawai
akaun negeri merekod buku cek dengan tepat. Semua pejabat negeri akan menggunakan daftar cek dibawah sebagai
daftar rasmi.
Langkah 2 : keluarkan cek. Pegawai akaun hendaklah memastikan menulis nama penerima, tarikh dan jumlah dengan betul. Seterusnya menulis perkara sama di kaki buku
cek.
Rajah 3.o
11

14. Langkah 3 : merekod Payment Voucher (PV). PV mesti
dikeluarkan bagi apa-apa tujuan pembayaran yang menggunakan cek pejabat negeri. Semua negeri bersetuju menggunakan PV disebelah sebagai standard format. Setiap negeri akan menggunakan no rujukan seperti berikut :
Kelantan'' ':'KEL '
Terengganu'':'TRG '
Pahang' ' ':'PHG '
Kedah' ' ':'KDH '
P.Pinang'' ':'PEN '
Melaka ' ':'MLK'
'
'Johor'' ':'JHR ''
'Sabah' ':'SBH'
'Sarawak' ':'SWK'
'Perak ' ':'PRK'
'N9' ' ':'NS'
Langkah 4 : merekod kedalam buku tunai. Sila rujuk
pada muka surat 7-8 berkenaan Buku Tunai. Bagi langkah
4, pegawai akaun perlu memasukkan data daripada pembayar yang telah dibuat kedalam BT. Data penting ialah
tarikh, PV no, no cek, jumlah dan perkara. Kesemua data
ini direkod di bahagian pembayaran BT.
Contoh PV
SME CORPORATION MALAYSIA
PEJABAT NEGERI TERENGGANU
TAHUN KEWANGAN ……………………….
BAUCAR BAYARAN
BAYARAN TAHUN SEBELUMNYA
BAYARAN TAHUN HADAPAN
NOMBOR BAUCAR
TARIKH BAUCAR
NAMA PENERIMA :
NOMBOR IC / AKAUN BANK :
ALAMAT/ NAMA BANK :
PERIHAL :
BUTIRAN CEK
TARIKH
AMAUN
KETERANGAN
NOMBOR
RM
SEN
JUMLAH BERSIH
AMAUN (DALAM PERKATAAN)
MALAYSIA :
RINGGIT
DISEDIAKAN OLEH :
DILULUSKAN OLEH :
KUASA PENANDATANGAN CEK
_________________________________________
_____________________________
WAN TARMIZI
PENOLONG PENGARAH NEGERI
SME CORP. MALAYSIA
PENERIMA
MUHAMAD IBRAHIM
PENGARAH NEGERI TERENGGANU
SME CORP. MALAYSIA
12

15. S ECTION 2
Proses B : 2 Langkah
2 langkah membuat pembayaran
Panjar Wang Runcit (PWR)
Rajah 4.o
Selepas selesai proses A iaitu mengeluarkan wang
daripada Akaun bank pejabat negeri dan ditunaikan,
seterusnya disimpan didalam cashbox - proses seterusnya ialah pegawai akaun akan mula mengeluarkan duit tunai daripada cashbox untuk kegunaan runcit. Proses ini adalah proses B. Dalam menguruskan proses B, terdapat 2 langkah utama merekod
transaksi mengeluarkan tunai
daripada cashbox. Pertama
(langkah 1), mengeluarkan Baucer Kecil (BK) Panjar (rajah 4.0)
bagi merekodkan pengeluaran
duit tunai tersebut. BK ini berfungsi hampir sama seperti PV
tetapi BK hanya merekod pergerakan Tunai daripada cashbox sahaja manakala PV merekod pergerakan cek dan apa sahaja melibatkan akaun bank pejabat negeri
(penyata bank). Seterusnya
(Langkah 2), pegawai akaun
akan update Buku Wang Runcit
(BWR) secara terus semua transaksi dan data daripada BK yang
dikeluarkan. BWR hendaklah diselenggara secara harian dimana
pegawai akaun hendaklah memastikan baki tunai didalam cashbox mencukupi bagi urusan runcit di pejabat negeri.
13

16. S ECTION 3
Proses C : 2 Langkah
2 langkah membuat rekupman
Panjar Wang Runcit (PWR)
Nama$penerima$+$
jenis$perbelanjaan$
Rajah 5.o
Jumlah$terkumpul$
(Rekup$apabila$
cecah$RM500)$
Apabila BWR menunjukkan jumlah perbelanjaan runcit
mencecah RM500, pegawai akaun hendaklah membuat
rekupman bagi wang panjar. Proses rekupman ialah
Proses C melibatkan 2 langkah utama. Langkah 1 ialah
menyelenggara dan merekod rekupman didalam BWR seperti rajah 5.0. Seterusnya
(Langkah 2) pegawai akaun hendaklah
merekod tarikh, jumlah dan tujuan (rekupman PWR) didalam Buku Tunai (BT) pada
tarikh yang sama dibahagian penerimaan.
Kenapa perlu rekod dalam BT sedangkan
duit belum terima? BT akan merekod semua pergerakan samada terima atau tidak
kerana tujuan BT adalah untuk merekod
semua transaksi. Jika ada kelewatan terima rekupman, kelewatan rekupman akan
dapat dilihat apabila menyediakan Penyata
Penyesuaian Bank. Berlaku juga dimana
jumlah rekupman yang dipohon tidak
sama dengan jumlah yang di masukkan
kedalam akaun bank negeri - perbezaan ini
akan dapat dilihat dan diselarasakan apabila Penyata Penyesuaian Bank dihasilkan.
14

17. C HAPTER 3
Penyata
Penyesuaian Bank
Penyata Penyesuaian Bank (PPB) merupakan satu rekod yang
sangat penting bagi setiap pejabat negeri. Melalui PPB, pegawai
akaun akan dapat mengetahui dan mengesan rekod salah daftar,
caj bank, cek belum terima, cek belum ditunaikan, hibah diterima dan semua transaksi yang berlaku didalam akaun bank pejabat negeri. Sebagai contoh, bank mungkin tersilap rekod caj bank
diamana sepatutnya RM0.20 tetapi bank rekod RM2.00. Jumlah
salah ini hanya boleh dikesan apabila PPB disediakan. Oleh itu,
PPB mesti disediakan pada setiap bulan. Perlu diingatkan bahawa PPB hanya boleh disediakan jika pegawai akaun meyelenggara Buku Tunai (BT) dengan betul dan timely. Pastikan BT telah
direkod dengan betul seperti muka surat 8-9.
Rajah 6.o
SME'Corporation'Malaysia
Pejabat'Negeri'Terengganu
Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013
RM
Baki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013
a)
CAMPUR':
1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
b)
2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai
a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
c)
b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank
d)
JUMLAH'(b+c+d)
e) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%=
TOLAK':
1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank
a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikan
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
f)
PPB bertujuan untuk menyesuaikan / balance baki Buku Tunai
dengan baki Penyata Bank. Apabila baki keduanya disesuaikan @
balance, maka semua rekod didalam Buku Tunai dan Penyata
Bank akan dapat dilihat dengan jelas. Pegawai akaun wajib mengetahui dan melihat semua transaksi bagi mengelakkan kesalahan dan update semua transaksi kewangan dengan tepat dan cepat. Kebanyakannya kesalahan rekod akan berlaku di dalam
Buku Tunai. Hanya PPB boleh dijadikan check and balance kepada rekod pejabat negeri. Rajah 6.0 adalah format PPB yang
akan diguna pakai oleh semua pejabat negeri SMECorp Malaysia.
2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai
a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
g)
b)'Hibah'diterima'
h)
JUMLAH'(f+g+h)
Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________
i) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%=
a'+'e'M'i
Disediakan'oleh':
Disahkan'oleh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Nama':
Tarikh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Nama':
Tarikh':

18. S ECTION 1
Asas Penyediaan
Penyata Penyesuaian Bank
Asas dalam penyediaan PPB memerlukan pegawai
akaun memulakan PPB dengan membandingkan Buku
Tunai pada bulan terkini (Oktober) dan Penyata Bank
pada bulan tersebut (Oktober). Seterusnya, merujuk kepada Rajah 6.0 - Pegawai Akaun Negeri hendaklah memasukkan Baki akhir Penyata Bank di didalam PPB (kotak warna merah).
Rajah 6.o
SME'Corporation'Malaysia
Pejabat'Negeri'Terengganu
Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013
RM
Baki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013
a)
XXXX
CAMPUR':
1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
b)
2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai
a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
c)
b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank
d)
JUMLAH'(b+c+d)
e) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%=
TOLAK':
1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank
a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikan
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Kotak 1
Amaun
f)
2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai
a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Selepas itu, pegawai akaun hendaklah mengisi data didalam Kotak 1. Didalam Kotak 1, terdapat dua sumber
maklumat utama diperlukan. Pertama ialah rekod Penerimaan didalam Buku Tunai tetapi tidak ada didalam
Penerimaan (kredit) di dalam Penyata Bank. Ini biasa
berlaku apabila rekupman dibuat pada akhir bulan.
Contohnya pegawai akaun negeri menghantar rekupman pada 28 Ogos 2013. Rekod di Buku Tunai adalah
penerimaan pada 28 Oktober. Tetapi apabila penyata
bank bulan Ogos diterima, duit rekupman tersebut belum ada didalam penyata bank bulan Ogos. Sebaliknya
duit itu diterima atau masuk kedalam Penyata Bank
pada bulan September. Kedua ialah rekod pembayaran
(debit) didalam penyata bank tetapi tidak ada didalam
Buku Tunai. Transaksi ini biasanya adalah caj bank.
Caj bank hanya boleh dilihat didalam penyata bank.
16

19. a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
c)
b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank
d)
Rajah 6.o
Selepas selesai Kotak 1, pegawai akaun boleh mula
mengisi data di dalam Kotak 2 yang melibatkan dua
sumber maklumat. Pertama ialah pembayaran didalam
Buku Tunai tetapi tidak ada rekod didalam penyata
bank. Transaksi seperti ini biasanya melibatkan pengeluaran cek pejabat negeri kepada pembekal tetapi pembekal tidak atau lambat deposit cek tersebut. Kedua ialah penerimaan didalam Penyata Bank tetapi tidak ada
rekod penerimaan didalam Buku Tunai. Biasanya transaksi ini ialah jumlah hibah atau faedah yang diberi
oleh bank kepada pejabat negeri. Selesai kotak 2, pegawai akaun hendaklah memasukkan Baki Akhir Buku
Tunai di kotak warna biru. Jika jumlah akhir PPB
(a+e-i) sama dan baki akhir Buku Tunai, maka Penyata
Penyesuaian Bank adalah dikira BETUL dan SIAP.
JUMLAH'(b+c+d)
e) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%=
TOLAK':
1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank
a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikan
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
f)
2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai
a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
g)
b)'Hibah'diterima'
h)
JUMLAH'(f+g+h)
Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________
i) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%=
a'+'e'M'i
Disediakan'oleh':
Disahkan'oleh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Nama':
Tarikh':
XXXX
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Nama':
Tarikh':
Kotak 2
17

20. S ECTION 2
Penyata Penyesuaian Bank Pejabat Negeri SMECorp
PPB mesti dimulakan dengan memastikan Buku Tunai direkod dengan baik. Oleh itu, pada kursus ini kami sama-sama
telah menjalankan aktiviti update dan membetulkan semua
rekod Buku Tunai bagi setiap negeri bermula Januari 2013 sehingga Oktober 2013. Bagi menjayakan penyelerasan Buku Tunai ini, kami telah membuat penyelarasan PPB bermula Januari 2013. Pada akhir sesi, semua Buku Tunai (sehingga Oktober 2013) dan PPB (sehingga bulan September 2013) bagi semua pejabat negeri telah berjaya diselaraskan. Sehubungan
dengan itu, penyediaan PPB bagi bulan Oktober boleh dijadikan panduan menyediakan PPB bagi bulan seterusnya. Penerangan PPB akan diterangkan semasa melaksanakan PPB Oktober 2013.
Bagi melaksanakan PPB bagi bulan Oktober 2013, pegawai
akaun hendaklah :
Langkah UTAMA : Adjustment
Langkah ini dipanggil adjustment @ mengubahsuai kerana
ianya adalah proses menyelenggara, update dan checking rekod serta data didalam Buku Tunai. Ianya adalah langkah
UTAMA yang mesti dipatuhi oleh pegawai akaun bagi memulakan PPB . Ia akan melibatkan proses update dan menutup
Buku Tunai bagi bulan terkini yang merupakan asas kepada
penyediaan PPB. Pegawai akaun tidak boleh mulakan PPB
tanpa langkah Utama ini kerana Buku Tunai perlu di tutup
bagi mendapatkan baki akhir yang tepat.
18

21. Bagi melaksanakan langkah utama ini, pegawai
akaun hendaklah merujuk kepada Rajah 7.0
disebelah dab nenjalankan langkah-langkah
seperti berikut :
a) melihat PPB bagi bulan September 2013; dan
b) menyesuaikannya dengan Penyata Bank bulan Oktober 2013. (Bukan Buku Tunai). *Pastikan PPB bulan September compare dengan
Penyata Bank Oktober.
PPB bulan lepas akan diselaraskan dengan Penyata Bank bulan ini. Tujuan langkah ini ialah untuk memastikan rekod di PPB bulan lepas telah
diselaraskan, semua hibah dan caj bank telah
diambil kira dan cek telah ditunaikan.
Seterusnya, pegawai akaun hendaklah memastikan semua rekod dan data di rekod kedalam
Buku Tunai serta update PBB bulan Okt 2013.
Apabila langkah adjustment ini diselesaikan,
Buku Tunai bagi bulan Oktober adalah lengkap.
Oleh itu, pegawai akaun boleh menutup Buku Tunai bagi bulan Oktober 2013. Baki akhir buku tunai boleh dimasukkan
kedalam PPB bagi bulan Oktober 2013. Sila patuhi pangkah di
ms 16-17 bagi penyediaan PPB.
Rajah 7.o
Langkah dan proses hendaklah dilaksanakan pada bulanbulan seterusnya.
19

22. Suasana Bengkel semasa
praktikal
20

23. C HAPTER 4
Lain-lain Rekod

24. C HAPTER 5
Kesimpulan
Pengarah Negeri
MITI dlln
Pemeriksaan Mengejut
Kutipan
Pegawai Perakaunan
Duit / wang
Daftar TnG
Pelbagai DAFTAR
Inflow
Rekupman
Resit
Jualan buku
Kewangan Negeri
Cash
Buku Tunai
Resit
Resit
Buku Tunai
Buku Tunai
Baucar Kecil
Buku Panjar Wang
Runcit
Daftar Setem
Outflow
Payment Voucher
Daftar Cek
Cek
Penang
Buku Tunai
Panjar Utiliti
Penyata Bank
RM2000
Tatacara
pengeluaran cek
Permohonan Bujet
Laporan prestasi
perbelanjaan
Penyata Penyesuaian Bank
Laporan WAJIB
Daftar Cek

25. Contoh
Dokumen
Payment Voucher
PV ini boleh diselenggara menggunakan excel dan dicetak untuk difailkan. Pastikan no. rujukan dimasukkan
dengan betul.
Buku Tunai
Format ini hendaklah dicetak dan di selenggara secara
manual. Dokumen ini adalah dokumen terkawal.
SME CORPORATION MALAYSIA
PEJABAT NEGERI TERENGGANU
TAHUN KEWANGAN ……………………….
BAUCAR BAYARAN
BAYARAN TAHUN SEBELUMNYA
BAYARAN TAHUN HADAPAN
NOMBOR BAUCAR
TARIKH BAUCAR
NAMA PENERIMA :
NOMBOR IC / AKAUN BANK :
ALAMAT/ NAMA BANK :
PERIHAL :
BUTIRAN CEK
TARIKH
AMAUN
KETERANGAN
NOMBOR
RM
SEN
JUMLAH BERSIH
AMAUN (DALAM PERKATAAN)
MALAYSIA :
RINGGIT
DISEDIAKAN OLEH :
DILULUSKAN OLEH :
KUASA PENANDATANGAN CEK
_________________________________________
_____________________________
WAN TARMIZI
PENOLONG PENGARAH NEGERI
SME CORP. MALAYSIA
PENERIMA
MUHAMAD IBRAHIM
PENGARAH NEGERI TERENGGANU
SME CORP. MALAYSIA
23

26. Contoh
Dokumen
Penyata Penyesuaian Bank
Ini adalah format yang dihasilkan secara dalaman oleh unit
akaun sebagai format standard yang digunapakai oleh semua
pejabat negeri SMECorp Malaysia.
SME'Corporation'Malaysia
Pejabat'Negeri'Terengganu
Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013
RM
Baki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013
a)
Contoh laporan diambil daripada Pejabat Negeri Melaka
CAMPUR':
1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank
Tarikh'
Perkara
Laporan Prestasi
Perbelanjaan
No.'Rujukan
Amaun
b)
2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai
a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
c)
b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank
d)
JUMLAH'(b+c+d)
e) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%=
TOLAK':
1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank
a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikan
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
f)
2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai
a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh'
Perkara
No.'Rujukan
Amaun
g)
b)'Hibah'diterima'
h)
JUMLAH'(f+g+h)
Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________
i) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%=
a'+'e'M'i
Disediakan'oleh':
Disahkan'oleh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Nama':
Tarikh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Nama':
Tarikh':
24

27. Contoh
Daftar
Daftar Cek
Daftar T&G
Format diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai
format standard bagi semua pejabat negeri SMECorp
Malaysia.
Format diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai format standard bagi semua pejabat negeri SMECorp Malaysia.
DAFTAR PENGGUNAAN KAD ’TOUCH ’N GO’
BAGI PEJABAT NEGERI SME CORP. MALAYSIA
No. Kenderaan
No. Kad ’Touch ’n Go’
: WMU 596
: 15263536 **
Perjalanan
Bil.
Dari
Kad Diambil
Nombor
Kad**
Nama Pemandu
Ke
Tarikh/Masa
Nilai Kad
Kad Dipulangkan
T/tangan
Tarikh/Masa
Bayaran Tol
Baki Nilai Kad
T/tangan
1
2
3
4
5
6
**
Ruangan
ini tidak
perlu diisi.
7
8
9
10
1
25

28. Contoh
Daftar
Daftar Setem
Format diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai format standard bagi semua pejabat negeri SMECorp Malaysia.
Daftar.Penggunaan.Setem.
Tarikh'
Pembelian'/'
Surat'keluar
2"May"13
10"May"13
13"May"13
RM1.00
Alamat'Penerima
Baki.Mula
MIDA.Bangkok
MATRADE.London
Beli/'
Terima
15
15
33
60'sen
Guna'
Baki
2
2
Beli/'
Terima
Guna'
50'sen
Baki
Beli/'
Terima
Guna'
30'Sen
Baki
Beli/'
Terima
Guna'
20'Sen
Baki
Beli/'
Terima
Guna'
Baki
Tandatangan'
dan'Tarikh'
Semakan
Catatan
15
13
31
Nota:. .1).Daftar.Penggunaan.Setem.ini.perlu.disemak.secara.berkala.oleh.Ketua.Pejabat.
.2).Pemeriksaan.Secara.Mengejut.oleh.Ketua.Pejabat.hendaklah.meliputi.Rekod.Penggunaan.Setem.dan.stok.setem..
.3).Hasil.pemeriksaan.mengejut.terhadap.pengurusan.setem.hendaklah.direkodkan.dalam.Daftar.Pemeriksaan.Mengejut.
26

29. Contoh Pemeriksaan
Mengejut
Yes..
dah nak balance dah..
27

30. Saya
dah siap
lama
dah..
Santai rehat selepas
berkursus
28

31. TERIMA KASIH
29