Gestão de Projetos e Empreendedorismo (23/04/2013)

AlessandroAlmeida | www.alessandroalmeida.com
23/04/2013
1° Semestre de 2013

Fonte:
https://www.facebook.com/CONS
ELHOSDOHEMAN

 Defina os seguintes termos:
a) Risco

 Definição do PMBoK, 4ª edição:
 Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,
provocará um efeito positivo ou negativo nos
objetivos de um projeto

 O risco envolve...
 Incerteza
 Impacto
 Probabilidade
 Oportunidades

 Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:
 http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes
/4148281427/

 Risco...
 de atraso.
 de não atender o escopo.
 de não cumprir o orçamento.
 de não ser homologado.
 de algum membro da equipe sair da empresa.

 Defina os seguintes termos:
b) Premissa

 Premissa
 São fatores que, para fins de planejamento, são
considerados verdadeiros, reais ou certos sem
prova ou demonstração
 Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa
para dar certo
 Restrição
 Limitação ou imposição de limite
 Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite
definido

 Premissa:Talvez o seu projeto dependa de
alguma premissa para dar certo...
▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.
▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em
tempo integral na fase de levantamento de requisitos.
 Restrição: Seu projeto precisa ser realizado
dentro do limite definido...
▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

 Premissas e restrições são um bom ponto de
partida para identificação dos riscos a serem
monitorados...
 A Roberta, especialista em BI, vai participar do
projeto.
▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?
▪ O que faremos se ela sair?
 O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?
▪ O que faremos se o projeto atrasar?

 O que é o Ciclo deVida do Projeto? Por que é
importante definí-lo?

 Conjunto de fases do projeto, normalmente
documentado com uma metodologia para
apoiar a gestão do projeto
 O ciclo de vida pode ser simples ou complexo,
tudo depende da necessidade da empresa e
do tipo de projeto

 Como muita coisa acontece ao mesmo
tempo dentro de um projeto, algumas fases
podem se sobrepor
 O ciclo de vida oferece uma estrutura básica
para o gerenciamento do projeto,
independente do trabalho específico
envolvido

 Exemplo (extremamente simples) de um
Ciclo deVida aplicável a diversos tipos de
projeto...
Execução
Monitoramento
Encerram
ento
Iniciação Planejamento

 Por que é importante pensar no Ciclo deVida
do Projeto?
 Pense em como seria gerenciar um projeto
sem ter um Ciclo deVida definido?
“Pois ele oferece uma estrutura básica para o gerenciamento
do projeto, independente do trabalho específico envolvido.”
PMBoK, 4ª edição

 O fato de ser um “conceito tácito” reforça a
importância do alinhamento com todos os
stakeholders do projeto sobre quais fases e
entregas compõem o ciclo de vida
 Imagine seu cliente pensar que vai ter “software
rodando” no final do planejamento?

 Mesmo que sua empresa não possua uma
metodologia definida e institucionalizada
para a gestão dos projetos, é importante
todos estarem alinhados sobre o ciclo de vida
e as entregas de cada fase
 Talvez nem todos tenham o mesmo
entendimento sobre o que é, por exemplo, a
Iniciação, Planejamento ou Execução de um
projeto

 Qual é a relação entre a Estrutura Analítica do
Projeto e o Cronograma? Como eles se
complementam?

 EAP...
 Estrutura Analítica do Projeto
 Também conhecida comoWBS: Work Breakdown
Structure
 Decomposição das entregas que compõem o
projeto

 Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar
e definir o escopo do projeto!
 Também facilita a estruturação do
cronograma
É muito mais fácil gerenciar as “partes
menores”! (especialmente em grandes projetos)

Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos

 Linha do tempo com as datas planejadas para
realização das atividades

SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO
1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4
DOCUMENTAÇÃO
Plano de Testes
Criar plano de testes
Validar com Gerente
Realizar testes
Diagrama de Caso de Uso
Levantar requisitos
Criar diagrama de Caso de Uso
Validar com o cliente
SISTEMA
Cadastro de Pedreiros
Codificar módulo
Realizar testes unitários
Encaminhar módulo para a célula de testes

 Lembre-se!
 A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois
permitem que você, Gerente de Projeto, tenha
visibilidade sobre o que deve ser feito, quando
será feito e quem fará

 Exemplo de EAP:
Pedreiro
Eletrônico
Documentaç
ão
Manual
Descrição de
Caso de Uso
Requisito
Funcional
Requisito
Não
Funcional
Regras de
Negócio
Plano de
Testes
Cenário de
Testes
Script de
Testes
Diagrama de
Classes
Sistema
Cadastro de
Pedreiros
Cadastro de
Materiais
Relatórios
Controle de
Acesso

 Exemplo de Cronograma:
PEDREIRO ELETRÔNICO
SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO
1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4
DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL
Plano de Testes
Criar plano de testes José
Validar com Gerente José
Realizar testes Manoel
Diagrama de Caso de Uso
Levantar requisitos Joana
Criar diagrama de Caso de Uso Maria
Validar com o cliente Maria
SISTEMA
Cadastro de Pedreiros
Codificar módulo Luiza
Realizar testes unitários Luiza
Encaminhar módulo para a célula de testes Pedro

 Explique os três tipos de Estruturas
Organizacionais.

 Seu projeto não é a única coisa acontecendo
na empresa
 Os projetos concorrem com as atividades do
dia-a-dia (rotina ou operação)
 Como sua empresa se organiza para conciliar
os projetos com a operação?

 Hierarquia em que cada funcionário possui
um superior bem definido
 Os funcionários são agrupados por
especialidade
 Produção
 Engenharia
 Marketing
 Em um projeto, cada departamento fará o
seu trabalho de modo independente dos
outros departamentos

Presidente
Diretor de
Produção
Gerente de
Engenharia
Gerente de
Produção
Gerente de
Controle da
Qualidade
Diretor de RH
Gerente de
Gestão de
Pessoas
Gerente de
Departamento
Pessoal
Gerente de
Treinamentos
Diretor
Financeiro
Gerente da
Contabilidade
Gerente de
Planejamento
Estratégico
Gerente da
Tesouraria

Presidente
Diretor de
Produção
Gerente de
Engenharia
Gerente de
Produção
Gerente de
Controle da
Qualidade
Diretor de RH
Gerente de
Gestão de
Pessoas
Gerente de
Departamento
Pessoal
Gerente de
Treinamentos
Diretor
Financeiro
Gerente da
Contabilidade
Gerente de
Planejamento
Estratégico
Gerente da
Tesouraria
Coordenação do
Projeto
Equipe do
Projeto

 Cada projeto é tratado como uma
“microempresa”
 Um Gerente de Projeto em tempo integral
tem autoridade total sobre a equipe
 Equipe dedicada ao projeto

Executivos (RH,
Marketing, etc.)
Gerente do
Projeto
Membro da
equipe
Membro da
equipe
Membro da
equipe
Gerente do
Projeto
Membro da
equipe
Membro da
equipe
Membro da
equipe
Gerente do
Projeto
Membro da
equipe
Membro da
equipe
Membro da
equipe

 Combinação de características das
organizações funcionais e por projetos
 Há três tipos de organizações matriciais:
 Matricial fraca
 Matricial balanceada
 Matricial forte

 Mantêm muitas das características de uma
organização funcional
 O papel do gerente de projetos é mais
parecido com a de um facilitador do que com
o de um gerente de projetos propriamente
dito

Presidente
Diretor de
Produção
Gerente de
Engenharia
Gerente de
Produção
Gerente de
Controle da
Qualidade
Diretor de RH
Gerente de
Gestão de
Pessoas
Gerente de
Departamento
Pessoal
Gerente de
Treinamentos
Diretor
Financeiro
Gerente da
Contabilidade
Gerente de
Planejamento
Estratégico
Gerente da
Tesouraria
Coordenação
do Projeto
Equipe do
Projeto

 Reconhece a necessidade de um Gerente de
Projetos, embora ele não possua autoridade
total sobre o projeto e seu orçamento

Presidente
Diretor de
Produção
Gerente de
Engenharia
Gerente de
Produção
Gerente do
Projeto
Diretor de RH
Gerente de
Gestão de
Pessoas
Gerente de
Departamento
Pessoal
Gerente de
Treinamentos
Diretor
Financeiro
Gerente da
Contabilidade
Gerente de
Planejamento
Estratégico
Gerente da
Tesouraria
Equipe do
Projeto

 Pode ter Gerentes de Projetos em período
integral, com autoridade considerável e
equipe alocada em período integral

Presidente
Diretor de
Produção
Gerente de
Engenharia
Gerente de
Produção
Gerente de
Controle da
Qualidade
Diretor de RH
Gerente de
Gestão de
Pessoas
Gerente de
Departamento
Pessoal
Gerente de
Treinamentos
Diretor
Financeiro
Gerente da
Contabilidade
Gerente de
Planejamento
Estratégico
Gerente da
Tesouraria
Diretor de
Projetos
Gerente de
Projeto
Gerente de
Projeto
Gerente de
Projeto

Presidente
Diretor de
Produção
Gerente de
Engenharia
Gerente de
Produção
Gerente de
Controle da
Qualidade
Diretor de RH
Gerente de
Gestão de
Pessoas
Gerente de
Departamento
Pessoal
Gerente de
Treinamentos
Diretor
Financeiro
Gerente da
Contabilidade
Gerente de
Planejamento
Estratégico
Gerente da
Tesouraria
Diretor de
Projetos
Gerente de
Projeto
Gerente de
Projeto
Gerente de
Projeto
Equipe do
Projeto

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO
Matricial Fraca
Matricial
Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos
Pouca ou
nenhuma
Limitada
Baixa a
moderada
Moderada
a alta
Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos
Pouca ou
nenhuma
Limitada
Baixa a
moderada
Moderada
a alta
Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto?
Gerente
funcional
Gerente
funcional
Misto
Gerente de
projetos
Gerente de
projetos
Papel do gerente de projetos
Tempo
parcial
Tempo
parcial
Tempo
integral
Tempo
integral
Tempo
integral
Equipe administrativa de gerenciamento
de projetos
Tempo
parcial
Tempo
parcial
Tempo
parcial
Tempo
integral
Tempo
integral

VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA
FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades
- Excelência funcional
- Compartimentação
- Resposta lenta
- Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR
PROJETOS
- Controle dos recursos
- Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos
- Baixo nível de transferência de
conhecimento entre projetos
ESTRUTURA
MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos
- Experiência funcional disponível para
todos os projetos
- Maior aprendizado e transferência de
conhecimento
- Melhor comunicação
- Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas
- Necessidade de equilíbrio de poder

 Depende da situação...
 Há momentos em que um projeto especial pode
requerer uma equipe exclusiva
 Mas também haverá situações onde um problema
na operação pode requerer dedicação total de
todas as equipes funcionais

 A empresa precisa ser dinâmica, pois pode
ser necessário navegar em cada estrutura
apresentada, de acordo com a situação
A estrutura organizacional impacta
diretamente no resultado do projeto!
Aprenda a conhecê-la!

 O que é escopo? Qual é a relação entre o
escopo do produto e o escopo do projeto?

 Soma dos produtos, serviços e resultados a
serem fornecidos na forma de projeto
 Fonte: PMBoK, 4ª Edição
 Não basta definir o que faz parte do escopo,
mas, principalmente, o que está fora do
escopo

 Escopo do projeto:
Documentação
Gestão da
Mudança
Treinamento da
Equipe
Sistema
Projeto

 O trabalho que deve ser realizado para
entregar um produto, serviço ou resultado
com as características e funções
especificadas
 Fonte: PMBoK, 4ª Edição
 Não basta definir o que faz parte do escopo,
mas, principalmente, o que está fora do
escopo

 Escopo do projeto:
 Escopo do produto:
Documentação
Gestão da
Mudança
Treinamento da
Equipe
Sistema
Sistema
Cadastro Relatórios
Controle
de Acesso
Banco de
Dados
Parametri
zações
Projeto

 A empresa Master Developers foi contratada
para implantar um ERP em seu principal cliente.
O cliente é uma multinacional do ramo
alimentício que produz no Brasil e exporta para
72 países em 4 continentes. Na primeira fase do
projeto, o cliente priorizou a implantação dos
seguintes módulos:
 Materiais
 Produção
 Gestão Financeira
 Comercial

 Além disso, o cliente exigiu que sejam criados
os seguintes documentos na primeira fase do
projeto:
 Documento deVisão
 Diagrama e Descrição de Casos de Uso
 Declaração de Escopo
 Cronograma
 Plano deTestes
 Script deTestes

 O Diretor Financeiro será o sponsor do
projeto, além disso, todos os funcionários das
áreas impactadas (produção, logística,
suprimentos, finanças e comercial) deverão
ser tratados como stakeholders.

 Baseado nas informações apresentadas,
monte a EAP (Estrutura Analítica do
Projeto) da primeira fase deste projeto.

Muito fácil!
Fonte:
http://www.tumblr.com/tag
ged/lol%20meme

ERP
(1ª Fase)
Documentação
DV DCU DE Cronograma Plano deTestes

ERP
(1ª Fase)
Módulos
Materiais Produção GF Comercial

alessandro.almeida@uol.com.br
www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm
www.slideshare.net/alessandroalmeida

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