La gouvernance des
projets SharePoint
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Nos compétences
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Nos partenaires
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Notion de gouvernance
dans SharePoint
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 Selon Technet « La gouvernance correspond à l’ensemble des...
Pourquoi est-ce
nécessaire ?
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 La gouvernance est souvent mise de
côté.
 Le résultat :
• Prolifér...
Vision et fonctions
www.inext-consulting.ch
 Définir la vision de l'entreprise pour sa plateforme SharePoint
• Ex : « Le ...
Rôles et responsabilités
www.inext-consulting.ch
http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3518.sharepoin...
Service Level Agreement
(SLA)
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 Le SLA définit la qualité de service requise entre un prestataire ...
Communication
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 Un bon plan de communication permet aux utilisateurs :
• De connaître les attentes...
Infrastructure et IT
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 Déterminer le « sizing » de chaque environnement pour répondre au besoin (d...
Développements et
déploiements (1)
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 Définir un processus de déploiement de solutions personnalisé...
Développements et
déploiements (2)
www.inext-consulting.ch
 Quels outils peuvent être utilisés en interne ( SharePoint De...
Exploitation et monitoring
www.inext-consulting.ch
 Disaster Recovery Plan (DRP) granulaire (ferme -> fichier)
 Fréquenc...
Formation et
accompagnement
www.inext-consulting.ch
 Identifier les rôles : administrateur SharePoint, développeur, admin...
Structure, métadonnées
et recherche
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 L’architecture logique SharePoint permet de définir : qui ac...
Pour conclure
www.inext-consulting.ch
 Voici par exemple, selon iNext, 5 facteurs de réussite d’un projet
SharePoint:
1. ...
Tweets
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“SP Governance is like parenting - give them
enough rules to keep them safe, & enough flexi...
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 SharePoint Governance Policies, Plans, and Documents Listing
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Gouvernance des projets SharePoint 2013

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en quoi la mise en place d'une gouvernance dans un projet SharePoint est elle indispensable !

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  • Objectif dans notre cas : faire tourner sharepoint correctement
    Globalement, ce que cela veut dire c’est comment allez vous mettre en place sharepoint pour répondre à vos besoins et faire en sorte qu’il sexécute correctement dans votre organisation.
    Les grandes entreprises nécessiteront probablement une gouvernance plus importante et plus détaillée que des organisations de plus petite taille
  • 2014 :
    Améliorer la collaboration
    Connecter les employés
    Etc.
    2015 :
    Unifier la communication
    Optimiser la collaboration
  • L’environnement de test doit être le plus proche niveau infra de l’environnement de production
    Les mêmes outils doivent être installés sur chaque environnement
    Vous pouvez faire vos propres précos en terme d’infra / installation de softs à vos fournisseurs

    Les développement peuvent ne pas fonctionner du tout sur l’infra cible si le fournisseur n’en a pas entièrement connaissance au préalable

    Également on peut se retrouver bloqué par des contraintes de sécurité et ne pas pouvoir créer d’accès d’externe au contenu si l’équipe sécurité ne trouve pas de moyen fiable d’exposer les données jugées trop sensible

    Définir le support de stockage permet également de définir la rapidité des disques. Un contenu archivé ne sera pas forcément stocké sur le même type de disque qu’un contenu utilisé en mode collaboratif



  • nomenclature et versionning des WSP, pas d’artéfact de déployés manuellement
    Gestion des exception dans le code, structure du code et déploiement via features, bonne factorisation, pas d’accès direct à la DB, documentation du code, bonnes pratiques de dev
    Pas de modification des baseline de monitoring après déploiement de features spécifiques
  • Identifier le style pour chaque modèle de site
    Identifier les éléments qui peuvent être ou non modifié et par quel moyen

    Quel est l’impact du déploiement en terme de fonction, en terme de scope, en terme d’indisponiblité (site, ferme etc.)
    Quel est la nature du déploiement (timerjob, workflow développé, ifilter, theme, webservice, etc.) : est il autorisé par la gouvernance ?

    Définir des types de services : PLATINUM, GOLD, SILVER et en fonction alloué ou non les autorisations nécessaires en terme de personalisation et accès aux différents APIs (minimiser l’impact de fonctions non critiques sur l’ensemble de la ferme)

    Quels interactions avec le système d’information, comment maintenir les interactions ?
  • Récupérer un fichier, récupérer la ferme -> processus et personnes impliquées peuvent être totalement différentes. Comment fait on ? Combien cela prend il ? Quels engagements ?
    En fonction du SLA, à quelle fréquence s’effectuent les backups ? Y a-t-il des backup incrémentiels ? Quels services / contenus sont backupés ? Sur quel support ? Pour quelle durée ?

    Les baseline doivent être définie pour RAM, CPU, IO Disk, et tout autre indicateur intéressant pour sharepoint -> ceci sur les serveurs sharepoint mais aussi SQL (cf. https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc781394(v=ws.10).aspx)

    Dynatrace : exemples
  • Il est important de former les utilisateurs à l’outil afin qu’ils sachent ce qu’il est possible de faire avec sharepoint mais il faut aussi le sensibiliser à la gouvernance en place afin qu’ils sachent ce qu’il ne doivent pas faire et pour quels usage sharepoint est préféré, pour quels autres on preferrera un autre outil en interne

    Il faut prendre les utilisateurs par la main, il est important qu’ils se sentent accompagnés





  • Gestion de l’information au sens large


  • Objectif dans notre cas : faire tourner sharepoint correctement
    Globalement, ce que cela veut dire c’est comment allez vous mettre en place sharepoint pour répondre à vos besoins et faire en sorte qu’il sexécute correctement dans votre organisation.
    Les grandes entreprises nécessiteront probablement une gouvernance plus importante et plus détaillée que des organisations de plus petite taille
  • Gouvernance des projets SharePoint 2013

    1. 1. La gouvernance des projets SharePoint www.inext-consulting.ch 1
    2. 2. Qui sommes-nous ? www.inext-consulting.ch 2
    3. 3. Nos compétences www.inext-consulting.ch 3
    4. 4. Nos partenaires www.inext-consulting.ch 4
    5. 5. Notion de gouvernance dans SharePoint www.inext-consulting.ch  Selon Technet « La gouvernance correspond à l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus permettant de contrôler la façon dont les services commerciaux et les équipes informatiques d’une organisation collaborent pour réaliser leurs objectifs ».  Un plan de gouvernance adapté va : • Simplifier le déploiement de SharePoint • Répondre à vos besoins de conformité et de sécurité • Garantir le meilleur ROI 5
    6. 6. Pourquoi est-ce nécessaire ? www.inext-consulting.ch  La gouvernance est souvent mise de côté.  Le résultat : • Prolifération des sites et des contenus • Mauvaise structuration de l'information • Difficulté à accéder aux contenus • Périmètre fonctionnel flou • Utilisateurs livrés à eux-mêmes et utilisant peu voire pas l'outil SharePoint • X années après la mise en place de SharePoint on ne répond toujours aux objectifs fixés • Difficulté à contrôler les services offerts 6
    7. 7. Vision et fonctions www.inext-consulting.ch  Définir la vision de l'entreprise pour sa plateforme SharePoint • Ex : « Le portail fournit à l'employé un point d'accès central et intuitif aux systèmes, outils et informations dont il a besoin… »  Identifier les fonctions couvertes et les fonctions non couvertes (périmètre applicatif) • SharePoint doit être : o Utilisé par l'IT pour développer des applications business o Le principal repository documentaire de l'entreprise o L'outil utilisé pour implémenter les workflows simples o Le portail intranet des employés o Le centre de communication • SharePoint ne doit pas être : o Utilisé pour la gestion de la relation client o Utilisé pour stocker et diffuser des contenus vidéos o Etc.  Créer une feuille de route avec des objectifs annuels 7
    8. 8. Rôles et responsabilités www.inext-consulting.ch http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3518.sharepoint- governance-part-1.aspx  Il faut définir un comité de gouvernance qui : • Statue sur les demandes de fonctionnalités • Évalue les objectifs • Définit les règles et les processus • Assigne les rôles et responsabilités • Produit un rapport au comité de direction  Cette équipe se réunit 2 à 4 fois par an et doit comprendre le sponsor mais également des CxO 8
    9. 9. Service Level Agreement (SLA) www.inext-consulting.ch  Le SLA définit la qualité de service requise entre un prestataire et un client. • Il va définir ce que l’on peut attendre de SharePoint et dans quel délai • Il renforce la confiance des utilisateurs et donc améliore l’adoption  Types d’engagements :  Temps de prise en charge et résolution de problème avec le helpdesk  Création d’un nouveau site en fonction du modèle choisi (processus à documenter)  Temps de chargement de la homepage  Indisponibilité maximale de la plateforme sur l’année  Définition des périodes de maintenance (définir des horaires critiques et non critiques)  Récupération d’un élément supprimé (processus à documenter) Exemple de document : http://www.rharbridge.com/wp-content/uploads/2012/05/Service-Level-Agreements.docx http://blogs.msdn.com/b/neilth/archive/2008/04/23/sharepoint-sample-service-level-agreement-sla.aspx 9
    10. 10. Communication www.inext-consulting.ch  Un bon plan de communication permet aux utilisateurs : • De connaître les attentes vis-à-vis de SharePoint • De comprendre la feuille de route • De connaitre les points de contact (demande de fonctionnalités, incident, formation, etc.)  Différents canaux peuvent être utilisés, à vous d’identifier celui qui aura le plus d’impact : • Un site wiki • Une communauté • Une newsletter • Un document  Il faut promouvoir la plateforme et impliquer le management  Mais également … Être ouvert à la discussion et impliquer les utilisateurs 10
    11. 11. Infrastructure et IT www.inext-consulting.ch  Déterminer le « sizing » de chaque environnement pour répondre au besoin (dev – test – production) ainsi que les coûts associés. Etre « scalable » horizontalement et verticalement.  Identifier les prérequis des équipes techniques • Load balancing ? HTTPS ? Kerberos ? • Règles de sécurité du Firewall / Anti virus • DMZ ? Interdiction d’exposer l’AD en DMZ ? • Etc.  Supports de stockage en fonction des environnements  Répondez vous aux exigences de sécurité de l’entreprise concernant les données stockées ?  Right Management System ? Permissions et active directory -> planifier la sécurité 11
    12. 12. Développements et déploiements (1) www.inext-consulting.ch  Définir un processus de déploiement de solutions personnalisées + être capable de les identifier à tout moment • Quels environnement utiliser ? comment et par qui est fait le déploiement ?  Etablir des standards de développement et de packaging • Livrable doit comprendre : binaires + code source + manuel d’installation + fiche de livraison  Identification et contrôle des scripts powershell  Contrôleur de source + Processus de revue de code  Modèle de fiche de livraison • bugs corrigés, fonctions ajoutées, risques et impacts etc.  Fiches de test • Qui est responsable de tester les déploiements ? • Sur quel environnement sont effectués les tests ? • Quelles fonctions primordiales doivent revues systématiquement ? • Comment mesurer l’impact sur les performances globales ?  Processus de rollback 12
    13. 13. Développements et déploiements (2) www.inext-consulting.ch  Quels outils peuvent être utilisés en interne ( SharePoint Designer, Nintex, etc.)  Quels types de modifications sont supportées.  Charte graphique = élément incontournable à l’adoption  Identifier les modèles de sites et leurs styles  Quel catalogue d’applications (interne, public) ?  Déterminer les responsabilités concernant le support https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/dn531035.aspx 13
    14. 14. Exploitation et monitoring www.inext-consulting.ch  Disaster Recovery Plan (DRP) granulaire (ferme -> fichier)  Fréquence des backups en fonction du SLA. Quelle rétention ? Tests de restore.  Définir des baselines et seuils d’alerte pour monitorer la plateforme -> évaluer l’impact d’une mise à jour (PERFMON Counters)  Définir des modèles de sites associés à des quotas ainsi qu’une durée de vie  Rapports fréquents sur : les permissions, le nombre de sites, le volume de données par site, les accès, la recherche etc.  Fréquence et Processus de change et d’application de mise à jour (Windows, SQL, SharePoint, produit tiers)  Troubleshooting : event logs, ULS, IIS, Database Health. (https://technet.microsoft.com/en- us/library/gg277248(v=office.14).aspx), outils tiers : dynatrace ! 14
    15. 15. Formation et accompagnement www.inext-consulting.ch  Identifier les rôles : administrateur SharePoint, développeur, administrateur SQL Server, responsable de site, contributeur avancé, utilisateur.  Se référer au plan de gouvernance lors de la formation : l’utilisateur doit être conscient du scope fonctionnel de SharePoint mais aussi des données qui doivent y résider  Prévoir une formation initiale en présentiel  Un plan de formation continue doit être élaboré  Canaux disponibles : • Self learning :  Wikis  Vidéos courtes, simples et ciblées  Learning game : gamification (ex : badgeville) • E-learning :  Communautés  Formation de 30 min en webmeeting (un speaker – pas de questions) sur l’heure de midi ciblant un sujet précis (ouverte à tous) • Accompagnement à la demande (réponse aux questions en continu)  http://blogs.msdn.com/b/wael/archive/2010/12/16/sharepoint-governance-training.aspx 15
    16. 16. Structure, métadonnées et recherche www.inext-consulting.ch  L’architecture logique SharePoint permet de définir : qui accède à quel contenu et comment ?  A définir par type de site : 16  Comment mettre du contenu à disposition à l’extérieur du réseau de l’entreprise ?  Quels outils pour garder le contrôle de l’information (audit, worklows, versions, expiration) ?  Quel cycle de vie pour chaque type de contenu ?  Quelles langues sont prises en charge ?  Quelles données ne doivent pas être stockées sur SharePoint  Qui doit rédiger le contenu et alimenter le site? Qui est garant du contenu publié ? Comment assurer la viabilité de ce contenu ?  Comment le contenu est taggué ? Qui est garant des métadonnées ?
    17. 17. Pour conclure www.inext-consulting.ch  Voici par exemple, selon iNext, 5 facteurs de réussite d’un projet SharePoint: 1. Définir des objectifs stratégiques clairs 2. Le projet doit être porté par les équipes métier et solutionner leurs problématiques 3. Il ne faut pas négliger les étapes de : • Recueil de besoin et analyse de l’existant (processus, documents, méthodes) • Communication autour du projet • Formation et accompagnement des utilisateurs 4. Identification d’un porteur de projet fort 5. Montée en compétence des équipes SI dans le cas « onPremise »  Tous sont reliés à la gouvernance ! 17
    18. 18. Tweets www.inext-consulting.ch “SP Governance is like parenting - give them enough rules to keep them safe, & enough flexibility to be creative and grow.” - Linnea Lewis (@linthecity) “The thing you’re not doing, that you know you should be doing. :( :)” - Art Ho (Art_Ho) https://leanpub.com/The-SharePoint-Governance-Manifesto/read 18
    19. 19. références www.inext-consulting.com 19  SharePoint Governance Policies, Plans, and Documents Listing  http://fromelard.free.fr/Scripts/SharePoint-Gouvernance/La-gouvernance- SharePoint-Partie-1.pdf  https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262900.aspx  https://technet.microsoft.com/fr-FR/library/cc262883.aspx  http://blogs.msdn.com/b/wael/archive/2010/12/11/sharepoint-governance-how- to-keep-your-house-clean.aspx

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