2. SIGNIFICADO Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados máseficaces.
3. La administración del tiempo corresponde a una manera de ser y de vivir para emplear el recurso más importante en nuestra vida. “es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas de las sociedades”.
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5. EL TIEMPO ES UN RECURSO ESPECIAL Todos tenemos el mismo. Una vez pasado ya no se recupera. Cualquier actividad requiere tiempo.
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7. Algunas de las características del tiempo son: Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
8. ¿PORQUE ADMINISTRAR EL TIEMPO? Es un recurso escaso No puede ser almacenado ni ahorrado No se puede administrar. El tiempo nos administra No se puede controlar pero lo que hacemos con el si
9. BENEFICIOS Nos guía hacia objetivos y metas. Evita el estrés. Facilita la obtención de resultados eficientes y eficaces Organiza mejor el trabajo y las actividades
10. PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. No se preocupan por registrar los compromisos y actividades La falta de la planeación del tiempo
14. PRIORIDADES Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo. Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite. Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.
15. LO URGENTE Y LO IMPORTANTE Urgente: lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento. Importante: lo que contribuyen a realizar la misión personal. No urgente: que se pueden dejar para después. No importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio.
17. La gallina de los huevos de oro “El hoy y el mañana”
18. ¿El huevo o la gallina? La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y Pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su Impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza. Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo. "Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"
19. 3.AGENDAR Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.
20. Hacer cosas en el momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas más importantes y difíciles. Evitar sobrecargarse de compromisos. Tener un sentido claro de propósito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente. Concentrarnos en una sola tarea por vez
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22. Además de una buena organización de nuestras actividades debemos tener una buena coordinación del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, para que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa. Antes de actuar hay que planear y programar cómo vamos a distribuir el tiempo.
23. LADRONES DEL TIEMPO Son aquellas interrupciones o distracciones que nos impiden manejar nuestro tiempo adecuadamente
24. VARIABLES EXTERNAS Interrupciones del teléfono Interrupciones por visitas inesperadas Urgencias Espacios de trabajo incomodo Exceso de reuniones Ruidos y distractores visuales Sistemas de comunicación deficiente Tramites excesivos (burocracia)
25. VARIABLES INTERNAS No saber decir “No” Aplazar, dejar las cosas para después Falta de planeación y organización personal Confusión y desorden en la propia oficina Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas Falta de delegación eficaz Falta de motivación, indiferencia Tensión y preocupaciones
26. PRINCIPIOS TACTICOS Determinar como estoy invirtiendo mi tiempo Preveer lo inesperado Agrupar tareas similares Evitar interrupciones Deje de ser perfeccionista Aprenda hacer cómodo lo incomodo
27. PRINCIPIOS TACTICOS Divida sus metas grandes en metas mas pequeñas Trate de terminar cada tarea de una vez Deje las cosas en su lugar a terminar un trabajo Realizar las tareas mas complicadas primero Toma acción de manera rápida
