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Stand vs customisation

  1. 1. 1Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.chImplantation d’un ERPÉtapesFacteurs clés de succèsÉcueils à éviter
  2. 2. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 2Table des matièresPrésentation de BP HoldingProblématique du système d’informationMéthodologie du choix d’un ERPImplantation de l’ERPStabilisation de la solutionBusiness Improvement
  3. 3. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 3… le Commerce de Papiers
  4. 4. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 4… Fibertec
  5. 5. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 5… la Transformation
  6. 6. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 6… l’Emballage alimentaire
  7. 7. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 7… et une seule vision de son SIBP Holding SACEO Resp. division CFO CIOCommercedepapierFibertecTransfor-mationFinanceHoldingEmballageChef de projets Chef de projets Chef de projetsChef de projets Chef de projetsRéseauBureautique / Messagerie / Internet / Sécurité / etc.ERPProcessusmétiersProcessusmétiersProcessusmétiersProcessusmétiersProcessusmétiersResp. division Resp. division Resp. division Resp. division CFOInformatiqueInformatiqueInformatiqueInformatiqueInformatique
  8. 8. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 8Question fondamentale (entre autres)Home madePackageIntegrationERP
  9. 9. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 9ERP – Cinq étapesBPRAtelierd ’évaluationde packageProofofconceptImplantationMiseenproductionPartenariat avecCTP> 1x <Partenariat avec le fournisseur choisi>>>>>>>>> 1x par division <<<<<<<<<Interne
  10. 10. 10Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.chBPRBusiness Process Re-Engineering
  11. 11. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 11« Best practice » lors d’implantation ERP• un Business Process Re-Engineering détaillé devraitêtre fait avant de démarrer unprojet ERP• le BPR met à jour lesinsuffisances du systèmeactuel• le BPR tente de maximiser laproductivité par uneréorganisation des divisions,départements et ressourcesde l ’organisationSource:www.erpfans.comBPR
  12. 12. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 12Le Principe CSAComprendre, Simplifier,Automatiser• Comprendre la manière defaire actuelle(Diagrammes de flux,brainstorming)• Simplifier et épurer lesprocessus(Eliminations, combinations,reorganisations)• Automatiser les processus(ERP, EDI, ...)Source:www.erpfans.com« Best practice » lorsd ’implantation ERPBPR
  13. 13. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 13BPR – Big pictureCommande enentréeEtablissementdoffreRéclamationGestionsclientsFacturationEtablissementdOffreModificationde commandeAchat demarchandiseCommande enentréeVentes du stock LogistiqueAchatsVentes TransitEntrée demarchandise(OGS)Stock minimalAchat demarchandiseRéclamationGestion desarticlesGestion desfournisseursPréparationdunecommandeArrivage /RéceptionmarchandiseModificationde commandeRéclamationCorrection destockGestion duparc devéhiculesModificationde commandeRéclamationTransportFacturationKey ProcessProcesssecondaireCLIENTSFOURNISSEURSCONCURRENTSServ. VenteExterneETAT-POLITIQUEGestion desfournisseursGestions desarticlesGestion desclientsKey Processdéjà traité
  14. 14. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 14Processus clé
  15. 15. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 15BPR – Exemple processus
  16. 16. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 16BPR - Avantages• Introduit une approche Processus dans des structuresorganisées hiérarchiquement• Permet de comprendre le fonctionnement del’entreprise… et d’identifier les processus clés• Permet d’éliminer les redondances et simplifie lesprocessus• Apprend les bases de la modélisation aux processowners et key users (capacité d’abstraction)• Permet de se distancier du fonctionnement actuel del’entreprise• Permet à l’entreprise de s’organiser pour supporter lenouveau système d’information (bonnes personnes auxpostes clés)• Motive le team en vue d’une implantation future• Permet de définir le périmètre du projet (project scope)et les fonctionnalités à implanter
  17. 17. 17Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.chPEWPackage Evaluation Workshop
  18. 18. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 18Méthodologie classiqueEvaluation(3)Selection(1)Scope
  19. 19. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 19PEW - Méthodologie utiliséeRFI etScenariosRechercheet AnalyseSelectionScopeRaffinementPoint de départ
  20. 20. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 20Selection SelectionSelectionRFIScopeAtelierEdition RFIChoix 10/16Edition ScenariosVisites FournisseursTraitement RFIsChoix 5/10Évaluation Critères de SélectionDémonstrations ChoixFinalistesÉvaluation démonstrationsRecherche et AnalyseDémarche
  21. 21. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 21Proof of Concept• Démontrer les fonctionnalitésprincipales• Capacité à configurer la fonctionnalitédans un délai très limité• Aptitude à résoudre les scénarii avecles fonctions standards du produit• Vérification que le produit est capablede couvrir le périmètre• Perception par le fournisseur desproblématiques de l’entreprise• Détermination du candidat à travailleravec nous.
  22. 22. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 22Proof of Concept• Préparation de scénarios complets• Séminaire de quatre jours parfournisseurs– lundi matin : vente stock– lundi après-midi : vente transit– mardi matin : achat– mardi après-midi : transport– mercredi matin : production Elco– mercredi après-midi : production Fibertec– jeudi matin : finance (financière)– jeudi après-midi : finance (analytique)• Un jour d’analyse des écarts
  23. 23. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 23Critères de choix• Enterprise ProcessModeler• Modèles de référencepapier• Gestion des attributs• Configurateur deproduit• Gestion des lots• MRP, APP• Rechercher unPartenaire avec qui leDialogue est possible
  24. 24. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 24Négociations commerciales• Effectuer les négociations avec les 2finalistes• In- ou Outsourcing de la solution ?• Déterminer un contrat fixed time, fixedprice (Le scope doit être précis)• Négocier le prix des licences• Négocier le prix des consultants• Calculer le TCO de la « solution »complète sur 5 ans permet d’éviter dessurprises.
  25. 25. 25Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.chImplantation de la solutionChange ManagementMéthode d’implantationPlanification des ressources / Equiped’implantationStandard vs CustomizedLes InterfacesLes impressions et le reporting
  26. 26. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 26Implantation de la solution• Le majorité des projets ERPprennent du retard• La majorité des projets ERPcoûtent davantage que prévu• Les objectifs fixés ne sont souventpas atteints• Certains projets n’aboutissentjamais…Problèmes
  27. 27. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 27Implantation de la solution• Un ERP est fondé sur des Best Practices etl’entreprise doit s’y adapter.• Des modifications du produit Core sonteffectuées (guerre entre les barons dubusiness et l’IT)• On pense que changer les habitudes des gensest plus aisé que de faire des modifications...• Plus l’entreprise est résistante auxchangements plus le risque d’échec del’implantation est grand.• La structure de l’entreprise doit être figéedurant la durée de l’implantation.Causes
  28. 28. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 28Implantation de la solution• Implantation sans aucune modification• Interfaces « invisibles » (intégrées dans leprocessus standard)• Mise en place de haute-disponibilité hardware• Respect du budget• Respect des délais• Transfert de connaissance entre lesconsultants et les Process owners• + atteindre tous les objectifs de l’entreprise…Objectifs
  29. 29. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 29Implantation de la solution• Choix du Chef de projet• Choix des Process Owners• Choisir la langue officielle du projet• Dilemme pouvant se poser :– Compétence Business vs Incompétence Systèmed’information– Compétence Système d’information vsIncompétence Business
  30. 30. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 30Change Management• La volonté de changement doit exister à tousles niveaux• La Direction de l’entreprise doit s’impliquerdès le démarrage de l’implantation• L’implantation d’une ERP est un projetd’entreprise et non pas un projet informatique• Les utilisateurs doivent s’approprier lasolution• Un ERP est un projet stratégique pourl’entreprise et doit être considéré comme tel• Le périmètre impacté par un ERP est toujourssous-évalué par la Direction.Implantationdelasolution
  31. 31. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 31La méthode d’implantationActivités de l ’entrepriseGestion de projet JalonsPotentialité d ’amélioration des processusDéfinition de projetPOSITIONMTRapport d ’auditProcessus redéfinisDescription des processusRapportd ’avancementCONCEPT.Rapport d ’auditRapport d ’auditEnregistrements de testProgramme de formationSolution configuréeManuel techniqueDescription de la configurationRapport d ’avancemnt Rapport d ’avancementCONFIGURAT.Programme deformationEnregistrements de testConstruction de la base de donnéesEnregistrements de testRapportd ’auditRapportd ’avancementIMPLANTATIONPlan d ’améliorationRapport de fin de projetDEMARRAGEImplex
  32. 32. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 32Méthode d ’implantation• Phase 1 : Positionnement– Les consultants posent des questions par rapport àl ’existant– Oubli du travail effectué dans le BPR par les utilisateurs– Risque : on reproduit l ’existant dans le nouveau système– Risque : les consultants tentent de réduire le périmètre duprojet (fixed time, fixed price…)• Phase 2 : Conception– Les outils de modélisation ne sont pas ou pas assezutilisés– La capacité d ’abstraction des process owners estinsuffisante– La Direction ne s ’implique pas -> les « master data » nepermettront pas de faire « Out of the box » le reporting oule controlling nécessaire au pilotage de l ’entreprise.Risques
  33. 33. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 33Méthode d ’implantation• Phase 3 : Configuration– Incompréhension de la structure des données dans lesystème– Incompréhension de la signification du mot « intégré »– Difficulté d ’utilisation du système– Problème du maintien du paramétrage entrel ’environnement de Production et l ’environnement deTest– Problème de documentation du paramétrage et desprocessus.– Plan de formation des end-users trop court– Importance des spécifications de tests non comprise– Changement de structure de la société…Risques
  34. 34. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 34Méthode d ’implantation• Phase 4 : Implantation– Consistance des données à reprendre– Données incomplètes nécessitant un retraitementimportant– Risque report du démarrage (si toutes les données nesont pas reprises à temps)– Difficulté de sortir les utilisateurs de leur fonction pour lesformer– Incapacité pour certains utilisateurs d ’utiliser le système– Changement de structure de la société…Risques
  35. 35. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 35Méthode d ’implantation• Phase 5 : Démarrage– Big Bang : le démarrage ne se passe pas bien• Définir la deadline jusqu ’à laquelle un rollback peutêtre effectué.– Transition Plan non adapté à la problématique businessRisques
  36. 36. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 36La planification des ressources• Qui choisir, avec quellescompétences ?– Le chef de projet– Les Process Owners– Les Key UsersImplantationdelasolution
  37. 37. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 37Exemple de structure de projetComité de PilotageChef de projetCoordinationBruneggCoordinationCrissierVente Stock Vente Transit Achats LogistiqueSponsor du ProjetDirecteur deprojetConsultantMPMConsultantMPMConsultantCOMResponsableQualitéGarant du projetConsultantTechniqueResponsableQualitéChef de projetinformatique Resp. EPMFront Office e-Business e-BusinessCRM/SMSSpécialistePapier
  38. 38. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 38La planification des ressourcesEvolution de la charge de lEquipe de projet020406080100120Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5PhasesPourcentagedactivitéEquipe de projetConsultantsImplantationdelasolution
  39. 39. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 39Comité de projet• Fonction– Donneur d’ordre du projet, décision finale sur lasolution proposée par la Direction de Projet.• Type de poste– Ligne (ligne, relation de hiérarchie entre les casessupérieures et inférieures)• Responsabilité– Validation de la solution proposée au niveaubudgétaire et stratégique• Dépend de :– N/AImplantationdelasolution
  40. 40. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 42Standard vs Customized• Stay release compliant !• Pas de modifications du produit Core• Les interfaces ne sont pas considéréescomme des modifications• Lors du design de la solution, penserau produits interfacés !• Attention ! Les consultants onttendance à faire faire des modifications=> Participation du chef de projet à toutesles séances !Implantationdelasolution
  41. 41. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 43Standard vs Customized• Il existe toujours un workaround…• Il est possible d’accéder auxdonnées via SQL (ODBC,…)• Un certain nombre de « Must » audémarrage peuvent devenir des« nice to have » avec le temps• Ne pouvons-nous pas changernotre façon de travailler ?
  42. 42. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 44Les interfaces• Principe : 1 des 2 applicatifs doit, sipossible, rester standard.• Diminution du coût en cas de release.• Diminution du coût de développement.• Diminution du nombre de tests• Rester le plus près du flux standard• Le coût du développement d’uneinterface peut rapidement dépasser leprix du Logiciel interfacé… !!!Principes
  43. 43. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 45Les interfaces• Difficulté en phase de test de simulerune charge réelle• Difficulté de simuler tous les caspossibles• Certaines transactions déclenchent destriggers de façon inopportune• L’interface doit être réécrite ou dumoins retestée à chaque changementde release.• Attention aux quittances partielles,marques de fin de traitement, etc…Problèmes
  44. 44. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 46Les interfaces• Utiliser des technologies simples etéprouvées (FTP,...)• Développer des mécanismes de contrôle desanomalies• Prévoir la possibilité de régénérer destélégrammes• Prévoir des logs permettant un accès aisé viaSQL• Garder les spécifications de test del’implantation pour les réutiliser à chaquechangement de release -> exiger lesspécifications fonctionnelles• Un changement de release de l’OS peut avoirun impact sur les interfaces !!!
  45. 45. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 47Les impressions et le reporting• L’établissement du Corporate Design dans lenouveau système prend du temps !• Le coût du développement des impressions(internes et externes) est souvent sous-évalué• Le nombre de documents est parfois trèsimportant• Les possibilités de reporting standard necorrespondent pas aux attentes Business• Un grand nombre d’informations manquentparfois sur les impressions standards• Il est difficile de tester et valider desstatistiques sans données…
  46. 46. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 48Les impressions et le reporting• Démarrer le design des documentsrelativement tôt• Faire valider chaque document externepar la Direction• Prévoir un portail d’accès au donnéespour un reporting plus flexible etl’établissement de tableaux de bord• Assurer dès le démarrage du projet queles catégorisations (clients, articles,…)permettront de réaliser les statistiquessouhaitées
  47. 47. 49Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.chGo Live
  48. 48. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 50Go Live - Stabilisation• Il ne faut pas imaginer pouvoir résoudre les bugs aumoment du démarrage !– L ’intégration étant totale les erreurs se propagent dans tout lesystème instantanément.• Le travail de l’équipe Finance est plus important !– Chaque opération génère une écriture en finance…– Prévoir une augmentation de l’effectif au démarrage• La performance de l’organisation (management) peutêtre évaluée lors du démarrage– Réactivité par rapport aux problèmes– Capacité au changement et à la réorganisation des processus– Communication en interne et externe• Les process owners vont passer le majorité de leurtemps à faire du support !
  49. 49. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 51Go Live - Stabilisation• Certain collaborateurs ne parviendront pas à travailleravec le système– Changement de poste ou de fonction– Changement du collaborateur…• La capacité de réaction de l’IT est beaucoup plusgrande de celle du reste de l’organisation– Les éventuels bugs sont rapidement identifiés et corrigés– Le changement des habitudes de travail est beaucoup plus long– Le remplacement de collaborateurs prend du temps• L’Entreprise dépend d’un nombre restreint de ProcessOwners– S’ils quittent l’Entreprise alors que le transfert de connaissancen’a pas eu lieu c’est une perte de substance– Seul un consultant (ou le chef de projet) peut éventuellement leremplacer
  50. 50. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 52Go Live - Stabilisation• Une Equipe de support (Help-Desk 1er niveau)doit éventuellement être créée– Dans le cas où les Process Owner ne sont passuffisamment compétents…• Déplacement des compétences del’Informatique vers le Business– Une grande partie du paramétrage est effectué par leBusiness lui-même.
  51. 51. 53Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.chBusiness ImprovementSolution stabiliséeProcessus d’amélioration
  52. 52. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 54Business Improvement• Développement d’un portaild’accès aux données• Amélioration des processus– Simplification– Diminution du temps de traitement• Formation continue– Maintenir la connaissance assimilée lors del’implantation
  53. 53. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 55Business Improvement• Mise en place de fonctions decontrolling• Bénéfice de l’intégration– Evaluation du coût de certaines opérations• Evaluation des apports d’unenouvelle release
  54. 54. Entire contents © 2003 Baumgartner Papiers Holding SA All rights reservedmarc-antoine.busigny@baumgartner.ch 56That’s all Folks !

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