Kỹ năng tham gia Hội Chợ Triển Lãm Đà Nẵng P2

1. HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI
KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
Hiệp hội hội chợ triển lãm và hội nghị VN ( VECA)

2. 1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu
đơn vị tổ chức hội chợ cung cấp những thông tin
cơ bản sau:
•Tên và phụ đề của hội chợ
•Tên địa điểm và tên thành phố tổ chức
•Thời gian diễn ra hội chợ
•Tổng diện tích khu triển lãm và diện tích từng
gian hàng
•Chiến lược quảng bá của nhà tổ
chức để thu hút khách tham quan
Ảnh: Internet

3. 1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu
đơn vị tổ chức hội chợ cung cấp những thông tin
cơ bản sau: (tiếp)
•Sản phẩm/ dịch vụ trưng bày, giới thiệu.
•Danh sách đơn vị tham dự trong nước và quốc
tế.
•Số lượng khách tham quan trong nước và quốc
tế.
•Các tổ chức tài trợ uy tín.
•Các ưu đãi, hỗ trợ của nhà tổ chức.
•Các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ.
•Catalogue của hội chợ có đăng tải các đơn vị
tham dự những năm trước.
•Chi phí thuê diện tích và gian hàng khung.

4. 2. Lựa chọn hội chợ phù̀ hợp
HC phù hợp là HC mà ở đó tích hợp được
nhiều yếu tố phù hợp trong đó quan trọng nhất
là có cơ hội gặp được nhiều khách hàng mục
tiêu và đối tác kinh doanh. Để có sự lựa chọn
tốt nhất, những công việc cần phải làm là :
• Kiểm tra và đánh giá danh tiếng của đơn vị tổ
chức hội chợ;
• Xem xét số lượng các hội chợ triển lãm mà
đơn vị này đã tổ chức;(Lưu ý kiểm tra số lượng
và dữ kiện thực tế về hội chợ đã được kiểm
chứng).
• Tìm hiểu xem hội chợ hoặc đơn vị tổ chức hội

5. 4. Cơ sở quyết định tham gia
• Có phù hợp với kế hoạch đã được phê duyệt
của đơn vị không?.
• Có sự trùng hợp về nội dung với hội chợ nào ở
các thị trường mục tiêu khác diễn ra cùng thời
điểm không?
• Đội ngũ nhân viên trong đơn vị có đủ năng lực
để triển khai dự án không?
• Khả năng có đủ số lượng doanh nghiệp đăng
ký tham gia hôi chợ không?
• Kinh phí huy động từ các nguồn có đủ không?
• Có khả năng vận động các nguồn tài trợ
không?
• Nhà tổ chức có cung cấp đủ diện tích gian
hàng ở vị trí mong muốn không?
• Hàng hoá hoặc dịch vụ có đáp ứng được nhu
cầu và quy định của thị trường không?
• Giá cả và chi phí cho việc tham gia HC có

6. 5. Lịch hội chợ triển lãm
• Lịch tổ chức của các hội chợ, triển lãm trên thế giới
• Lịch tổ chức hội chợ, triển lãm trong nước
• Lịch của các nhà tổ chức hội chợ, triển lãm
• Tờ rơi giới thiệu của các hội chợ, triển lãm
• Internet: công cụ tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi
nhất.
• Các nguồn thông tin quan trọng khác:
- Tạp chí thương mại
- Hiệp hội ngành hàng
- Tổ chức XTTM
- Đại sứ quán, thương vụ các nước…
- Các đơn vị tham dự hội chợ trước
- Các cuộc viếng thăm, các quan hệ cá nhân
- Nguồn thông tin từ chính các nhà tổ chức hội chợ.
Ảnh: Internet

7. 7. Kinh phí và quản lý kinh phí
Chi phí tham dự hội chợ rất tốn kém nhất
là với các hội chợ có uy tín, có tính
cạnh tranh cao ở các thị trường lớn và
hấp dẫn. Để tính toán và kiểm soát chi
tiêu, cần phải xây dựng bảng dự toán
kinh phí chi tiết trước khi tham dự hội
chợ với nội dung:
• Thuê diện tích gian hàng: Gian hàng
tiêu chuẩn tối thiểu thường có diện tích
9m2 hoặc 12m2. Đôi khi nhà tổ chức
hội chợ chào giá thuê gian hàng đã bao
gồm cả giá xây dựng gian hàng.
• Thiết bị và dịch vụ phụ trợ như nước,
điện thoại, vệ sinh, thiết bị nhà bếp….
Ảnh: Internet

8. 7. Kinh phí và quản lý kinh phí (tiếp)
• Xây dựng gian hàng:Có thể yêu cầu báo giá từ
nhà thầu xây dựng gian hàng ở nước diễn ra
hội chợ hoặc nhà thầu ở ngay tại nước mình.
• Trang trí gian hàng: có thể yêu cầu dịch vụ của
các nhà trang trí gian hàng chuyên nghiệp ở
nước sở tại.
• Vận tải và hải quan: dựa trên báo giá báo giá
của các công ty giao nhận vận tải đến nơi
trưng bày (gian hàng).
Ảnh: Internet

9. 7. Kinh phí và quản lý kinh
phí (tiếp)
• Bảo hiểm hàng hoá: Mặc dù
không phải là yêu cầu bắt
buộc, nhưng nên yêu cầu
công ty bảo hiểm cung cấp
đề phòng rủi ro.
•Đi lại và chỗ ăn nghỉ: có thể thông qua đại diện
ở nước ngoài tự tổ chức hoặc dùng dịch vụ trọn
gói của các công ty lữ hành.
•Phục vụ ăn uống tại hội chợ: đặt trước theo
mẫu yêu cầu dịch vụ trong cuốn hướng dẫn
tham gia hội chợ kể cả yêu cầu thuê hướng
dẫn viên, phiên dịch, bảo vệ .
Ảnh: Internet

10. 7. Kinh phí và quản lý kinh phí (tiếp)
• Mời khách tham quan và quảng cáo: có thể yêu cầu
nhà tổ chức hội chợ in quảng cáo trên cuốn catalogue
giới thiệu các đơn vị tham gia hội chợ.
• Báo chí và đón tiếp:có thể yêu cầu báo giá từ công ty
quảng cáo/ quan hệ công chúng (PR). Tuy nhiên, nên
tận dụng cả các báo chí nhận quảng cáo miễn phí.Nếu
tổ chức họp báo hoặc tổ chức tiếp khách ngày quốc
gia (national day) càn yêu cầu nhà tổ chức hội chợ và
các công ty dịch vụ gửi báo giá về những phương tiện
cho phòng họp báo hoặc đón tiếp.

11. 8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước,
trong và sau hội chợ triển lãm
Công việc lập kế hoạch cần khởi động trước 1 năm hoặc
sớm hơn. Xây dựng bản liệt kê những công việc phải
làm,bao gồm: các hoạt động, thời hạn hoàn thành và
người chịu trách nhiệm. Cần tuân thủ thời hạn hoàn thành
các công việc sau
1. Nghiên cứu thị trường và xác định mục tiêu tham gia hội
chợ: 12 tháng
2. Dự trù kinh phí sơ bộ:12 tháng
3. Chỉ định nhân sự và phân công nhiệm vụ nhóm dự án: 11
tháng
4. Lựa chọn đặt thuê diện tích gian hàng:11 tháng
6. Viết tài liệu giới thiệu việc tham gia hội chợ:10 tháng
7. Vận động, mời các doanh nghiệp đăng ký tham gia hội
chợ:

12. 8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và
sau hội chợ triển lãm (tiếp)
8. Đưa ra quyết định cuối cùng về việc tham gia hội chợ: 8 tháng
9. Lựa chọn và chấp nhận đăng ký của các doanh nghiệp tham
dự hội chợ :08 tháng
10. Đặt chỗ ở khách sạn:08 tháng
11. Xác nhận đặt thuê diện tích gian hàng:08 tháng
12. Thông báo chính thức cho đại diện ở nước ngoài về việc
tham dự hội chợ:08 tháng
13: Lấy báo giá thuê gian hàng: 07 tháng
14: Lấy báo giá của các đại lý vận tải: 06 tháng
15 :Lập bảng ngân sách chi tiết: 06 tháng
16: Chỉ định nhà thầu thiết kế gian hàng: 06 tháng

13. 8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước,
trong và sau hội chợ triển lãm (tiếp)
17: Quyết định về chương trình quảng bá: 05 tháng
18. Họp công bố thông tin cho các doanh nghiệp tham gia
đoàn tham dự hội chợ: 05 tháng
19. Gửi các đơn đặt hàng cho nhà tổ chức: 04 tháng
20. Nhận được sự chấp thuận của nhà tổ chức hội chợ
về thiết kế gian hàng : 04 tháng
21. Lựa chọn hướng dẫn viên, nhân công địa phương,
phiên dịch: 04 tháng
22. Gửi catalogue cho nhà tổ chức và đại diện ở nước
ngoài: 03 tháng
23: Sắp xếp lịch đi cho đòan: 03 tháng
24. Chuẩn bị thẻ cho người lao động và các doanh
nghiệp tham dự hội chợ 03 tháng

14. 8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước,
trong và sau hội chợ triển lãm (tiếp)
25. Danh sách gửi thư quảng cáo: 03 tháng
26. Thảo thông cáo báo chí gửi cho nhà tổ chức hội chợ
và các báo chí thương mại 03 tháng
27.Chỉ đạo đại diện tại nước ngoài triển khai công tác
quan hệ công chúng (PR) : 03 tháng
28. Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ nhất)02
tháng
29. Họp cập nhật thông tin cuối cùng tới các thành viên
tham gia đoàn:01 tháng
30. Giao hàng triển lãm cho đại lý giao nhận 01 tháng
31. Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ 2): 01
tháng
32. Rà soát lại công tác tài chính trước khi tới hội chợ: 01
tháng

15. 8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước,
trong và sau hội chợ triển lãm (tiếp)
33.Tập kết hàng hoá tại hội chợ (hàng gửi đi triển lãm tới
được hội chợ):10 ngày
34. Các nhân viên và các doanh nghiệp tham gia đoàn tới
được hội chợ: 02 ngày
35. Họp nhanh, hướng dẫn cho các thành viên của đoàn
diễn ra trước hội chợ 02 ngày
36. Họp nhanh đánh giá, rút kinh nghiệm giữa kỳ:ngày
đầu tiên sau khi hội chợ khai mạc.
37. Họp đánh giá kết quả sơ bộ với các thành viên tham
gia đoàn: vào ngày cuối cùng của hội chợ.
38.Thu xếp và làm thủ tục hải quan.
39. Đóng gói và vận chuyển hàng triển lãm

16. 1. Không xác định hoặc xác định
không rõ mục tiêu cần đạt
được khi quyết định tham dự
HC.
2. Các tài liệu về HC: giới thiệu
chung, các quy định, bản
hướng dẫn…không được
nghiên cứu kỹ lưỡng.
3. Thiếu kiểm tra, giám sát quá
trình chuẩn bị do cán bộ cấp
dưới thực hiện, đến phút
cuối không còn thời gian
khắc phục.
Ảnh: Internet

17. 5. Không nắm vững số liệu liên quan đến hàng hóa,
sản phẩm: nguyên liệu, công nghệ, giá cả, thời
hạn giao hàng, vận tải, bảo hiểm…
6. Phong cách tiếp đón khách không phù hợp (kể
cả tác phong ứng xử, ăn, mặc...) bởi vì sự hiện
diện của bạn là hình ảnh của đơn vị mình đại
diện.
7. Sau hội chợ không liên hệ ngay với khách hàng
thể hiện sự quan tâm, trân trọng và thái độ
nghiêm túc.
8. Không tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi
kết thúc tòan bộ công việc.
9. Cẩu thả của cán bộ đi làm nhiệm vụ, coi nhẹ
trách nhiệm được giao.
10. Đối với lãnh đạo các đơn vị: Chưa coi trọng
và/hoặc không phân định rõ trách nhiệm công
tác của các thành viên trong đòan.
Ảnh: Internet