WorKom konvertiert eingehende elektronische Nachrichten (z.B. Rechnungen für Tank- karten, Leasing, Autovermietung, Telekommunikation oder Kreditkarten), ordnet diese entsprechend hinterlegter Regeln denjeweiligen Prozesspartnern zu und verteilt sämtli- che Rechnungsdaten automatisch über das Intranet an die richtige Stelle. Beispiel Telekommunikationsrechnungen der Deutschen Telekom: WorKom bezieht wahlweise Daten aus „Rechnung Online“, „ELFE“ oder „ELMO“ und transferiert die Einzelpositionen in eine Datenbank. Hier werden die Daten für die Weiterverar- beitung und mögliche Recherchen/Aus- wertungen vorgehalten. Nach Eingang der Daten wird über das Intranet sowie über eMail der notwendige Workflow für die Rechnungsprüfung bei den jeweiligen Kostenverantwortlichen initiiert. Nach Kontrolle und Freigabe der Rechnungen über die Intranet-Oberfläche wird die zentrale Rechnungsstelle über die Freigaben informiert und kann z.B. den Zahlungsvorgang einleiten – falls gewünscht auch vollautomatisch. WorKom übernimmt die Vollständigkeitsprüfung, eskaliert bei Bedarf und lei- tet - optional - die vollständige Gesamtrechnung in die Faktura.

1. alphasystems gmbh Kommunikationskosten im Griff ?

2. e-Billing - Der Weg durch das Unternehmen Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Bill Payment (Rechnungs-begleichung) Bill Posting (Übermittlung der Zahlungsdaten an den Rechnungssteller) Bill Presentment (Rechnungs-übermittlung) 24 Mrd. Rechnungen in 2005 9 € 4,80 € 1,5 €

3. e-Billing – Ist-Zustand im Unternehmen Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Rechnungs-verwaltung Informations- mangel ProfitCenter Philosophie Sammel- Kostenstellen Hoher Verwaltungs- aufwand Medienbruch in der Buchhaltung Controlling- Anforderungen Steuerliche Anforderungen

5. e-Billing – Die Lösung - Workom Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Empfangen Empfangen der Rechnung, Prüfung Konvertieren Konvertierung, Prfüsummen Verteilen Verteilung, Verwaltung, Zuordnung und Einsammeln Organisieren Workflow,Freigabe, Abrechnung, Prüfung der Rechnungsdaten Controllen Controlling, diverse Reports, Missbrauchs-Reporting, Schnittstellen

6. e-Billing – warum Internet/Intranet Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Einfache Erweiterung Keine Client- Installation Standort- übergreifend Rund um die Uhr verfügbar Hohe User- Affinität Geringe Kosten

7. e-Billing - Ablaufdiagramm Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke

10. e-Billing – Workflows zur Prozessoptimierung Workflow Prüfung / Freigabe Workflow Kontrolle / Freigabe Workflow Bezahlung Eingang Controlling Zuordnung / Verteilung Verantwortlicher Buchhaltung Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Vertretungsebenen Eskalationsebenen Alle relevanten Prozesse innerhalb der Rechnungsver- und bearbeitung lassen sich in Form von frei definierbaren Workflows abbilden. Für jeden Workflow lassen sich mehrere Eskalations- und Vertretungsebenen einrichten. Damit wird gewährleistet, dass der Prozess die verschiedenen Stufen möglichst verzögerungsfrei durchläuft. Der Workflow kann über das Intranet , Email , SMS oder andere Publikationswege vollzogen werden.

11. e-Billing - Wirtschaftlichkeit Basis: 400 Mobilfunk-, 50 Festnetzanschlüsse Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Festnetz Prozess Ist-Prozess: 35 min. Workom: 10 min . Optimierung: 25 Minuten Einsparung: 21 Std./Monat Mobilfunk Prozess Ist-Prozess: 26 min . Workom: 8 min. Optimierung: 18 Minuten Einsparung: 120 Std./Monat Verwaltung Ist-Prozess: 32 min. Workom: 16 min. Optimierung: 16 Minuten Einsparung: 120 Std./Monat Kosten Ist-Kosten: 70 Euro Workom: ca 8% Kostensenkung Einsparung: ca. 2400 €/Mon.

12. e-Billing - Wirtschaftlichkeit Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Einsparung von 35 Euro pro Telefon, entspricht einem Potential von fast 70%

16. alphasystems - Referenzen u.v.m.

17. e-Billing – Wer sind wir alphasystems gmbh kirchbergstr. 23 86157 augsburg 0821-50981-0 0821-50981-509 [email_address] www.alphasystems.com

18. e-Billing – Ausblicke Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke EAI Ereignisse treten ein, werden Workflowobjekten zugeordnet, von den Verantwortlichen qualifiziert, in das Fremdverfahren exportiert. EDI B2B Nachrichten gehen ein, werden Workflowobjekten zugeordnet, von den Sachbearbeitern bestätigt, in das ERP-System exportiert. ebpp Electronic billing, presentment and payment Forderungen entstehen, werden Aufträgen zugeordnet, gehen als Rechn. mit Werbung online, werden vom Empfänger gesichtet und z.B. über T-pay bezahlt re-billing Ressourcenverbrauch wird gemessen, Belastungen ermittelt, Kostenträger zugeordnet, von den Verantwortlichen geprüft, nach Kostenart/-stelle kontiert, in das Controlling exportiert. e-billing Kosten entstehen, werden Kostenträger zugeordnet, von den Verantwortlichen geprüft, nach Kostenart-stelle kontiert, in die FIBU exportiert.