1. Цагийн менежемент
1. Цагийн менежментийн тухай, түүний ашиг тус
1.1 Цагийн менежмент гэж юу вэ?
Бид бүгдээрээ л бүтээлч, үр бүтээмжтэй амьдрахыг хүсдэг. Түүнийхээ
зэрэгцээ амьдралын сайн сайхныг амсаж, зугаатай байхыг ч тэмүүлдэг. Гэвч энэ
хоѐр хүсэл хоорондоо тэр бүр нийцдэггүй. Учир нь бүх зүйл цаг хугацаа болон
түүнийг яаж ашиглаж буйгаас шууд хамаардаг.
Цаг хугацааны тухайд үндсэн гэж хэлж болох зарчмууд бий. Үүнд:
-Хүн бүрт өдөрт их ч биш, бага ч биш, яг 24 цагийг зарцуулах эрх өгөгддөг.
-Цаг хугацааг өмчлөх, зээлдэх, хадгаламжинд хийх боломжгүй.
Цаг бол өглөө, өдөр, орой гэдгээс илүү тодорхойгоор хоногийг тэмдэглэх
ухаалаг хэрэгсэл юм. Эрт дээр үед цаг хугацааг нараар, сүүдрээр хэмждэг байсан
бол өнөө үед бид цагийг хэрэглэдэг болсон. Хэмжих хэрэгсэл нь ямар ч байлаа
гэсэн цагийг зохицуулах, хянах, менежмент хийнэ гэдэг боломжгүй хэрэг.
Цаг хугацаа нэгэн чигт урсаж байдаг. Угтаа бид цагийн менежмент гэж ярьж
буй нь өөрсдийн амьдралын үйл явдлуудаа л зохицуулна гэсэн үг юм. Гэхдээ
хэлэхэд амархан байгаа учир бусдын адил цагийн менежмент гэж ярьдаг.
Хоѐрдугаарт та өөрөө цаг хугацааны хүрдний гол нь юм. Цагийн менежмент бол
хүмүүсийн боддог шиг таны эргэн тойронд буй юмсыг өөрчлөх явдал биш. Энэ нь
таныг болон эргэн тойрны юмсдаа хандах таны харилцааг өөрчилдөг. Амжилтанд
хүрсэн хүмүүс үүнийг мэддэг бөгөөд өөрсөддөө ашигтайгаар хэрэглэдэг. Та ч бас
ингэж чадна. Цагийн сайн менежментийн үр ашиг нь их юм.
Цагаа сайн зохицуулдаг хүмүүс олон зүйлийг амжуулж, стресст бага өртөн,
хүмүүстэй сайн харилцаа тогтоон, өөртөө болон амьдралдаа сэтгэл хангалуун
байж , дуртай зүйлдээ их цаг зарцуулж чаддаг байна.
Та ч бас ийм байж болно. Харин бүх зүйл танаас шалтгаална.
Цагийг зөв удирдах явдал хүний хувийн амьдрал болон ажилд тун чухал.
Өөрийн цагийг зөв удирдах нь өөрийгөө удирдах гол цөм болохоос гадна
байгууллагын менежер болоод хүн нэг бүрийн хувьд маш чухал ур чадвар юм.
Өөрийнхөө өмнө тавьсан зорилтыг хангахын тулд цагийг үр нөлөөтэй ашиглах
тухай асуудлыг цагийн менежмент гэнэ.
БСГазрын дарга Ч.Отгонбаяр Page 1

2. Цагийн менежемент
Цагийн менежментэд дараах зүйлийг оруулдаг:
 Ажил үүргийг тэргүүлэх ач холбогдолоор нь эрэмбэлэх : Үнэлгээ хийх
жагсаалт гаргах
 Өөрийгөө зохион байгуулах: Өдрийн тэмдэглэл хөтлөх, үйл ажилгаагаа
жагсаах , төлөвлөх бодох
Хувь хүн өөрийн хувийн зохион байгуулалт муутай байх нь өөртөө төдийгүй
бусдад ч асуудал бэрхшээл үүсгэдэг “Ер нь би менежерийн хувьд ямар үүрэгтэй
вэ?, юу миний цагийг дэмий үрдэг вэ?, Үүнээс ангижрахын тулд яах вэ? Өөрийгөө
хэрхэн зохион байгуулалт сайтай байлгах вэ?” зэрэг асуултуудыг өөртөө тавьж
байх нь зүйтэй.
1.2. Цагийн менежментийг сайн хийхийн ашиг тус
Хүн цагийн менежментийг сайн хийх нь өөрт ба хамтран зүтгэгч, найз
нөхдийн хувьд хамгийн ашиг тустай зүйл байх болно. Цагийн менежментийг сайн
хийхийн зарим нэг үр ашигтай талыг дурдвал:
o Өөрийн хүсч буй зүйлийг хийх цаг хугацааг бий болгоно
o Таны бэлэн байдлыг нэмэгдүүлнэ
o Таны шийдвэр гаргах чадвар сайжрана
o Ажлын тань бүтээмж үр ашиг үр нөлөө дээшлэнэ.
o Таны үүрэх аливаа эрсдэлийг багасгана
o Таны ажлыг хөнгөвчилнө
o Таны амьдарлийг хялбар болгоно
o Таны эрүүл мэндийг сайжруулна
o Таны ядаргааг тайлна
o Таны стрессийгбагасгана
2. Цаг ашиглалтыг төлөвлөх
Өөрийнхөө цагийг системтэй арга замаар төлөвлөх нь нэн чухал. Менежер
болоод ажилчдын аль аль нь цаг зав муутай байдаг учир цагийн боломжийг сайн
ашиглах нь онцгой чухал юм.
Өөрийн цагийг системтэйгээр төлөвлөхдөө :
Тэргүүлэх ач холбогдол өгсөн үйл ажиллагаануудыг оруулсан
өдрийн тэмдэглэл хөтөлж сурах
БСГазрын дарга Ч.Отгонбаяр Page 2

3. Цагийн менежемент
Өдөр бүр хийх ажлын жагсаалтыг гаргах. Хийж дуусгасан ажил
үүргийг тусгайлан тэмдэглэх.
Унших ур чадвараа сайжруулах. Юуг уншихаа сайтар бодож сонгох.
7 хоногийн аль нэг хугацаанд төлөвлөлтөд зориулсан тусгай цаг
гаргах.
Таны цаг заваас хэдий хугацааг авахыг тооцоолохын тулд аливаа
ажил үүргийг хийж дуусгах эцсийн хугацааг заавал тодорхой заах.
Цаг ашиглалтыг яаралтай, яаралтай бус, чухал гэсэн ангилалаар төлөвлөөд
чухал бөгөөд яаралтай хийх ажил үүргийг тэр дор нь гүйцэтгэх хэрэгтэй. Ингэхдээ
тэдгээрийг сайн гүйцэтгэхэд хангалттай цаг шаардлагатай. Чухал боловч яаралтай
бус ажил үүргийг зохих ѐсоор хийх цаг бий болтол хойшлуулж болно.
Яаралтай ажил болон чухал ажил гэдгийн ялгааг сайтар ойлгохын тулд
“Цагийн менежмент”-ийн матрицыг харах хэрэгтэй. Энэхүү матрицаас харахад,
бидний хийдэг бүхий л ажил үндсэн дөрвөн талбарт л хуваагддаг байна.
Бид амьдралын хаа бүхий л цаг хугацааг дараах 4 талбарт зарцуулдаг байна.
Талбар 1
Энэ бол цаг нь тулчихсан чухал ажлуудын талбар. Хугацаа нь болсон
тайлангаа өгөх, эвдэрсэн машинаа засах, маргааш өглөө хэлэлцүүлэх ѐстой
илтгэлийнхээ танилцуулгыг бэлтгэх, хүүхдээ цэцэрлэгээс нь цагаас нь хоцролгүй
хүргэх авах гэх мэт алба амины маш олон ажил энэ талбарт бичигдэнэ.
Энэ талбар дээр сайтар ажиллаж сурах хэрэгтэй. Эндээс бид олон ажлуудын
хооронд менежмент хийх, аливааг амжуулах, богино хугацаанд хурдтай, үр
бүтээлтэй ажиллах тэсвэр тэвчээрт суралцаж ихээхэн туршлага хуримтлуулдаг.
Хэрэв 1-р талбарыг тоохгүй бол “амьдаараа үхнэ” гээч л болно. Гэхдээ нэг зүйлийг
анхаарах хэрэгтэй. Хэнэггүй, удаан хойрго, хувийн төлөвлөгөө, зохион байгуулалт
муугаасаа болж эртхэн хийчихэж болох олон ажлуудаа энэ талбарт оруулаад ирдэг.
Эцсийн дүндээ хэн ядардаг билээ? Бид өөрсдөө л шүү дээ.
Талбар2
Харин энэ бол цаг нь тулаагүй боловч чухал ажлуудын талбар. Энэ бол
Чанар. Энэ талбарт бид урт хугацааны төлөвлөгөөгөө хийж, боломж, аюулуудыг
урьдчилан тооцоолж, асуудлуудаас урьдчилан сэргийлж, оюун санаагаа тэлж,
мэргэжлийн хувьд өсөн дэвжиж, ур чадвараа сайжруулж байдаг. Тухайлбал, дээд
сургуульд элсэн орох шалгалтдаа бэлдэх, чухал хурал зөвөлгөөний бэлтгэл ажлыг
хангах, томоохон хөрөнгө оруулагчид танилцуулах тайлангаа бэлтгэх гээд л олон
ажлуудыг оруулж болно.Хэдий чинээ их цаг хугацааг үүнд зарцуулна, төдий чинээ
БСГазрын дарга Ч.Отгонбаяр Page 3

4. Цагийн менежемент
хийх ажлуудын маань эцсийн үр дүн чанартай гардаг. Хэрэв бид энэ талбарыг үл
тоомсорловол Талбар-1-ийн хэмжээ томорч, тэр хэмжээгээр бидний ядрах,
сульдах, бүтэлгүйтэх нь нэмэгдэнэ. Өөрөөр хэлбэл чухал ажлуудаа цагийг нь
тулгахгүйгээр хийх тусам цаг нь тулсан чухал ажлуудын маань тоо буурах болно
Ер нь тэгээд аливаа ажлын цагийг нь тулгахгүй байх хамгийн шалгарсан арга бол
бэлдэх, төлөвлөх арга билээ. Эцэст нь дүгнэхэд, бид Талбар-1-д захирагдаж
амьдрах биш, харин Талбар-2-ыг захирч сурах хэрэгтэй.
Талбар3
Талбар-3-ыг Талбар-1-ийн “хий үзэгдэл” гэж нэрлэж болно. Энэ бол цаг нь
тулсан хэрнээ чухал биш ажлууд. Үүнийг “Өөрийгөө хуурах талбар” гэж нэрлэж ч
болно. Цаганд түрэгдэж, сэтгэл түгшиж, салхи татуулан сандарсаны нүргээн нь
чухал бус ажлуудыг чухал мэт харагдуулж эхэлдэг. Эцэс төгсгөлгүй утасны
дуудлага, хэрэгцээгүй хэрнээ ар араасаа хөврөх уулзалтууд, урилгагүй зочид гэх
мэт.Үндсэндээ энэ бол бид бусад хүмүүсийн цаг нь тулсан чухал ажлуудыг хийхэд
тусалж, харин өөрийгөө Талбар-1-ийнхээ ажлуудыг хийж байна гэж эндүүрдэг
талбар юм. Харамсалтай нь, бидний ихэнх нь Талбар-3 дээр ихэвчлэн талбар 3 дээр
оршиж байдаг нь тоогүй хэрэг юм.
Талбар4
Энэ талбар бол цаг нь тулаагүй, чухал биш ажлуудыг илэрхийлнэ.
Товчхондоо “Бүтэлгүйтлийн талбар” гэж нэрлэж болох. Мэдээж бид үргэлж энд
байдаггүй ч ихэвчлэн Талбар-1 болон Талбар-3-ын хооронд л холбирч явдаг.
Тэгээд бүр байдал бишдээд ирмэгц амиа аврахын тулд Талбар-4-т орж ирдэг.
Тэгэхээр энд юу багтаж байна вэ?Онцын шаардлагагүй, ихэвчлэн зүгээр суух,
эсвэл зугаа цэнгэл хөөх “ажлууд” багтана.Зөвхөн зугаа цэнгэл ч биш, үр өгөөжгүй
ном унших, телевизийн утга учиргүй нэвтрүүлгүүдийг суваг солин үзэх, эсвэл
ажлын цагаар хэрэгцээгүй хов жив ярьж, буу халах зэрэг бол яах аргагүй Талбар-4-
ийн цаг үрэгчид. Энэ бол хүнийг мохоож, иргүй болгодог талбар. Эргээд сайн
харах юм бол амьдралын ихэнх хэсэг нь балай тэнэг явдалд үрэгдсэн байдаг. Мөн
багагүй хэсэг нь хийх юмгүй суухад зориулагдаж, амьдрал бүхэлдээ хамгийн
хэрэгтэй тэр зүйлдээ ерөөс зарцуулагдаагүй байдаг. Одоо та энэхүү матрицыг
хараад өнгөрсөн өдрүүдэд юу хийснээ санахыг хичээгээрэй. Эсвэл өнгөрсөн 6-р
сарынхаа амьдралыг бүхэлд нь дүгнэвэл эдгээрийн алинд нь харьяалагдаж байна
вэ? Таны цаг эдгээр 4 талбарын алинд нь илүүтэй зарцуулагдсан байна вэ?
БСГазрын дарга Ч.Отгонбаяр Page 4

5. Цагийн менежемент
Харин одоо ирээдүйд хийхээр бодож төлөвлөсөн ажлуудаа эдгээр 4-т
хуваагаад жагсаагаад үзнэ үү? Ирэх онд өгөх мэргэжлийн шалгалтаас эхлүүлээд
албан тушаал ахих, мэргэжил дээшлүүлэх сургалтанд хамрагдах, байрныхаа
засварыг хийх, хүүхдийнхээ дараа жилийн сургалтын төлбөрийг хуримтлуулах,
уншвал зохих ном, зуны амралтаа өнгөрүүлэх санаа гээд л бүхий л зүйлсээ
бичээрэй. Ингэхдээ, Талбар-1 болон Талбар-3 дээр хуваарилах ажлууд дээрээ
болгоомжтой хандаарай. Ихэнх хүмүүс цаг нь тулсан ажил бүхнээ чухал гэж
төөрөлддөг. Үнэн чанартаа энэ бол огт өөр хоѐр зүйл шүү дээ. Цаг нь тулсан бүхэн
чухал байж чаддаггүй. Үүнийг ялгах хамгийн хялбар арга нь “Энэхүү ажил чинь
таныг хэтийн, эрхэм зорилгоо биелүүлэхэд тань үнэтэй хувь нэмэр болж чадах
уу?” гэсэн асуултыг асуух юм. Хэрэв “Үгүй” гэж хариулахаар бол Талбар-3-т
тэмдэглээрэй.
3. Цагийг зөв ашиглах тухай
Хүн өөрийгөө зөв удирдахын тулд дагаж мөрдөх хамгийн эхний дүрэм бол
чухам юуны учир энд байгаагаа ухамсарлаж, зөвхөн зөв зүйлийг хийх явдал юм.
Үүнийг үр нөлөөтэй үйл ажиллагаа гэнэ. Зорилтоо хангахад туслах ажил үүргээ
тэргүүлэх ач холбогдолоор нь эрэмбэлэх хэрэгтэй.Хоѐр дахь дүрэм нь аливаа
зүйлийг зөв хийх явдал юм. Үүнийг үр ашигтай үйл ажиллагаа гэнэ. Үүний тулд
хүмүүс нэг бол Реактив арга хэлбэрээр ажиллах бөгөөд энэ нь болж буй бүхэнд
зохицохын тулд өөрийнхөө болон бусдын хийсэн алдааг засах гээд завгүй ажиллах
тухай ойлголт болно. Эсвэл хүмүүс Проактив арга хэлбэрээр буюу нөхцөл
байдлыг гартаа оруулах, санаачилга гаргах, хянах, өөртөө болон байгууллагадаа
зориулан ирээдүйг өөрчлөхийн төлөө ажилллах ѐстой болно.
Ажлын цагийг үр ашиггүй дэмий үрэхэд хүргэдэг зүйлс юу болохыг
хүмүүсээс асуухад тэд хэт олон зочин болоод утасны дуудлага, зохион байгуулалт
муутай уулзалтууд зохих журмаар нь төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэхээр хуваарилаагүй
ажил үүрэг, тодорхой бус үүрэг болоод эрх мөн хувийн сахилга бат муу байх зэрэг
шалтгаантай санал нийлж байсан байна. Цагийг дэмий үрэхэд хүргэдэг хамгийн
түгээмэл шалтгаанууд болоод тэднийг шийдвэрлэх арга замуудын талаар та бүхэн
дор бичсэнийг уншиж болно. Энэ бүхнийг уншиж хамт ажиллагчидтайгаа болон
даргатайгаа ярилцах замаар цагийг тань дэмий үрдэг бүхнээс татгалзахыг
хичээгээрэй
- Хаалга тань хаалттай ч бүгдийг ор гэсэн шиг “нээлттэй” байгаа юм биш биз?
БСГазрын дарга Ч.Отгонбаяр Page 5

6. Цагийн менежемент
Таныг аливаа зүйлд анхаарлаа төвлөврүүлэн ажиллах гэж байтал хаалгыг чинь
олон хүн тогшиж, тантай уулзахыг хүсэж байгаагаа хэлж байна уу? Надад бүү саад
бол гэж хамт ажиллагчдадаа хэл. Хэрвээ та тэднийг болоод бусад хүмүүсийн орж
ирэхийг нь зогсоож чадахгүй бол өөр нэг газар очиж ажиллах хэрэгтэй
- Гаднаас утсаар ярих гэсэн хүмүүсээс зайлсхийх нь хэцүү байдаг гэхдээ
найзууддаа болон хамаатнууддаа оройн цагаар ир гэж хэл тэдэнтэй үдийн цайны
завсарлагаар уулзахыг хичээ хэн нэгэн тантай уулзахаар ирсэн үед босч зогсох
замаар уулзалтын хугацааг багасгах юм уу уулзалтын эхэнд уулзах хугацаагаа
тодорхой болгож эсвэл нэгэн зүйлийг яаралтай хийж дуусгахаар төлөвлөсөн
болохоо түүнд ойлгуул “таныг явахаас өмнө би ийм нэг ажил амжуулмаар байна”
гэх мэт өгүүлбэр хэлж уулзалтаа дуусгахыг хичээ.
- Таны удирдлагад байдаг ажиллагчид танд их саад болдог бол учир шалтгааныг нь
олоод ямар нэгэн арга хэмжээ ав. Менежментийн арга барилыг ашигла. Зөвхөн
төлөвлөгөөнд тусгасан зүйлийг хийж чадахгүй. Эсвэл төсөв хүрэлцэхгүй асуудал
гарсан үед өөрт чинь мэдээлэл өгөхөөр ирэх ѐстой гэдгийг ажилтнууддаа ойлгуул.
Тэд байсхийгээд л ямар нэг мэдээлэл авъя, зөвлөгөө хэрэгтэй гэх мэтээр тантай
уулзах гээд байдаг бол танд менежментийн асуудал тулгарчээ гэсэн үг. Тэд алдаа
гаргахаасаа айсан юм болов уу? Энэ бүгдэд та “тийм” гэж хариулж байвал удирдах
ажилтны хувьд та ямар нэг зүйл хийх шаардлагатай болжээ гэсэн үг.
Ирсэн хүмүүсийг хүлээн авах, ажилтнуудтайгаа богино уулзалт хийх нь таны
ажлын л нэг хэсэг. Энэ тохиолдолд та тэднийг цаг дэмий үрэгчид гэж үзэх ѐсгүй.
БСГазрын дарга Ч.Отгонбаяр Page 6

7. Цагийн менежемент
ДАД-ын агуулга
1. Цагийн менежментийн тухай, ашиг тус.
1.1.Цагийн менежмент гэж юу вэ?
1.2 Цагийн менежментийг сайн хийхийн ашиг тус
2. Цаг ашиглалтын талаарх судалгаа
3. Цаг ашиглалтыг төлөвлөх
4. Цагийг зөв ашиглах тухай
5. Санал, дүгнэлт
БСГазрын дарга Ч.Отгонбаяр Page 7