Explicación del sginificado, utilidad y construción de las Estructuras Detalladas de Trabajo, EDT o WBS por sus siglas en Inglés (Work Breakdown Structures)

1. V.4.0
ESTRUCTURA DE DIVISIÓN
DEL TRABAJO, EDT
Alvaro Claros Liendo, MAP
alvaro_claros@hotmail.co
Un gran trabajo se realiza más fácil cuando se divide en pequeños
trabajos - Henry Ford

2. CONTENIDO
¿Qué es una EDT?
Beneficios de la EDT
Componentes de la EDT
Niveles de la EDT
Diccionario de la EDT
Ejemplos de EDTs
Implementación de la EDT
Errores comunes
2
Conclusiones

3. El Producto Final Estructura de División
del Trabajo
3
Alvaro Claros Liendo, MAP

4. La Estructura de División del Trabajo,
llamada también Estructura Detallada
de Trabajo, es una estructura
jerárquica y descendente de las
partidas de trabajo que se deberán
realizar durante la implementación del
proyecto para lograr su propósito.
La EDT divide un proyecto en piezas o
paquetes para ayudar a asegurar que
4 se identifiquen todos los elementos que
se necesiten para completar su alcance
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5. Estructuración
del Alcance del
Proyecto de
Manera
5
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Jerárquica

6. 6

7. 7
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8. Planificación Ejecución Cierre
•Mapa de control para el •Mapa guía para realizar
•Consolidar los
logro del alcance. las actividades de cierre
requerimientos del cliente;
•Facilita la comunicación de contratos y del
•Mejora el dimensionamiento
entre involucrados; proyecto.
del proyecto
•Insumo para el control • Ayuda en los procesos
•Evitar que se omitan tareas
de cambios de evaluación de
claves y de apoyo para la
•Representa de manera desempeño
obtención de los entregables
•Insumo para
•Facilita la asignación de roles gráfica el trabajo
realizado retroalimentar los
y responsabilidades
•Facilita el análisis de procesos de mejora
•Base para la obtención del
impacto en el alcance continua (Estadísticas,
cronograma, presupuesto y
•Permite el cálculo del estandarización, etc)
flujo de caja
•Ayuda a documentar las
•Representar de manera valor ganado a nivel de
paquetes de trabajo. lecciones aprendidas
gráfica el trabajo a ser
realizado; •Herramienta útil para la
•Asegurar que no se negociaciones de cambio
dupliquen tareas; de alcance
8

9. Lo que el cliente Lo que analizó el Lo que se licitó Lo que se monitoreo
solicito equipo de proyecto
9
Lo que el cliente Lo que se gasto en el Lo que el cliente en Las lecciones que se
recibió proyecto verdad quería documentaron

10. Permite realizar
un control del
valor ganado a
nivel de paquetes
10 de trabajo

11. Estructura de la EDT Diccionario de la EDT
11
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12. Producto Final Proyecto A
(Objetivo Especifico)
Etapas/ Divisiones Contratación
Arquitectura
funcionales y Civil
Pliego de Remodelación Remodelación
Entregables Contratación Interior Sala A exterior Sala A
Elaboración de Actividad de
Paquete de Trabajo BT´ y BAEs Apoyo
Actividad A Actividad B
12 Tarea A
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13. 1 •Producto Principal
2 •Etapas/Div. Func.
3 •Entregables
4 •Paquetes de trabajo
13
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14. • Producto Principal
1
Estructura EDT
• Etapas/Div. Func.
2
• Entregables
3 Diccionario EDT
• Paquetes de trabajo
4
14
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15. Producto Final
(Objetivo Especifico)
Etapas/ Divisiones
funcionales
Entregables
Paquete de Trabajo
(Actividades)
15
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16. 16
Alvaro Claros Liendo, MAP

17. 17
Alvaro Claros Liendo, MAP

18. 18
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19. Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) V 1.0
Nivel del Diccionario Entregable: <si/no> Paquete de Trabajo: <si/no>
Información General Id: <número> EDT #: <Número del esquema>
Nombre: <Escribir el nombre del paquete de trabajo/Entregable>
Descripción: <Indicar en que consiste la actividad>
Computos Metricos: <Incluir el resumen de los computos metricos realizados>
Estimación de costos: <Incluir el resumen de las estimaciones realizadas>
Entradas: <Indicar cuales son los productos requeridos para iniciar>
Salidas: <Indicar cuales son los productos al terminar>
Puntos de control: <Indicar como verificara el avance>
Responsable (s): <Nombre(s) apellido (s) 1 apellido (s) 2>
Personal requerido <Indicar la tipologia y la cantidad del personal requerido
Sub-contrataciones: <indicar si existe alguna subcontratacion>
Estimaciones de la actividad
Trabajo < Dias / Costo Final: <Escribir en dólares,>
Hombre>
Duración: <Dias, Fecha <dd/mm/aaaa> Fecha <dd/mm/aaaa>
19 mes, Inicio: Término:
etc>
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20. 20

21. Por Etapas del Proyecto
21

22. Por Distribución Funcional
22

23. Mixtos
23
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24. En el
Sistema de En los Estándar
Gestión de Proyectos PMI
Proyectos
24
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25. En el
Sistema de
Gestión de
Proyectos
Establecer el proceso de elaboración del
EDT
Estandarizar las fases/distribuciones
funcionales
Asignar Dueños/Responsables
Acoplar/desarrollar herramientas
planificación /gestión de entregables
25
paquetes de trabajo

26. Organización funcional Contratista / Adm. Proyecto
TDR
Análisis de
Necesidades ??
26
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27. Producto
Estandarizar
Etapas
/Distribución
A B C
Funcional
Asignar Dueños
de Etapas/
distribuciones
funcionales
27

28. En los
Proyectos
Utilizar el proceso de elaboración del
EDT
Estandarizar las fases/distribuciones
funcionales
Asignar Dueños/Responsables
Acoplar/desarrollar herramientas
planificación /gestión de entregables
28
paquetes de trabajo

29. Producto
A B C
Identificar los
Entregables E1 E2 E3 E4
específicos del
proyecto
29

30. Producto
A B C
E1 E2 E3 E4
Identificar
actividades
claves y de
apoyo
30

31. Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) V 1.0
Nivel del Diccionario Entregable: <si/no> Paquete de Trabajo: <si/no>
Información General Id: <número> EDT #: <Número del esquema>
Nombre: <Escribir el nombre del paquete de trabajo/Entregable>
Descripción: <Indicar en que consiste la actividad>
Computos Metricos: <Incluir el resumen de los computos metricos realizados>
Llenar el
diccionario de la Estimación de costos: <Incluir el resumen de las estimaciones realizadas>
EDT
Entradas: <Indicar cuales son los productos requeridos para iniciar>
Salidas: <Indicar cuales son los productos al terminar>
Puntos de control: <Indicar como verificara el avance>
Responsable (s): <Nombre(s) apellido (s) 1 apellido (s) 2>
Personal requerido <Indicar la tipologia y la cantidad del personal requerido
Sub-contrataciones: <indicar si existe alguna subcontratacion>
Estimaciones de la actividad
Trabajo < Dias / Costo Final: <Escribir en dólares,>
Hombre>
Duración: <Dias, Fecha <dd/mm/aaaa> Fecha <dd/mm/aaaa>
mes, Inicio: Término:
etc>
31

32. Definir el Crear el
Equipo básico Diccionario de
del proyecto la EDT
No incluir
requerimientos WBS
en la estructura
32
del EDT
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33. Resumen: “ Top 7 WBS Mistakes Project Managers Make” Josh Nankivel
Utilizar el EDT como un check list
Organizar el EDT según la estructura
organizacional
Organizar el EDT sólo, según las fases del
proyecto
Falta de trazabilidad de la EDT
No prever acciones de soporte
33 No actualizar el EDT a lo largo de la
implementación del proyecto
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34. Utilizar el EDT como
un Check List
Una lista de tareas no tiene los niveles de
descomposición y de detalle que se
requiere para gestionar el alcance del
proyecto.
El EDT debe permitir dar respuesta a las
interrogantes:
• ¿Qué hay que hacer?,
• ¿Quién es responsable?,
• ¿Cómo o con qué recursos?,
http://www.claybennett.com/ • ¿Cuándo hay que entregarlo?,
• ¿Cuánto costará?,
• ¿Cuáles son los criterios de aceptación?
34
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35. Organizar el EDT según la
Estructura Organizacional
Dentro la estructura de un EDT, es muy
posible que el Gerente de proyecto,
tenga bajo su responsabilidad directa
paquetes de trabajo, que se
constituyan en inputs para el trabajo de
otros técnicos asignados.
35
Alvaro Claros Liendo, MAP

36. Organizar el EDT según la
Estructura Organizacional
Dentro la estructura de un EDT, es muy
posible que el Gerente de proyecto,
tenga bajo su responsabilidad directa
paquetes de trabajo, que se
constituyan en inputs para el trabajo de
otros técnicos asignados.
El alcance del proyecto,
responde a jerarquías
lógicas, no a jerarquías
funcionales.
36
Alvaro Claros Liendo, MAP

37. Organizar la EDT
según las fases del
proyecto
EL EDT documenta el Alcance
del Proyecto no su plan de
ejecución.
Utilizar las fases del proyecto
como plantilla para el EDT
puede llevarnos a obviar
paquetes de trabajo o a forzar
los mismos.
37
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38. Falta de Trazabilidad
de la EDT
Todas las tareas deben ser rastreables
y encontrar su origen o la actividad
(Paquete de Trabajo) que provoco su
realización.
Al suscitare cambios en el alcance de
alguna tarea o paquete de trabajo, éste
debe reflejarse en todos los elementos
vinculados
• Diccionario de EDT
• Programación temporal
38 • Presupuestos, etc.
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39. No prever acciones
de soporte
Incluir solamente los elementos
directamente relacionados con
resultados tangibles de un proyecto
ignorando actividades de apoyo suele
ser un gran error que repercute en
situaciones de riesgo para alcanzar los
objetivos de los proyectos
Cualquier cosa fuera del EDT
no es parte del proyecto, y
punto.
39
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40. No actualizar la EDT
La EDT es una herramienta dinámica,
cuya utilidad mas allá de la
planificación, durante la ejecución
facilita la evaluación y control de
cambios en el alcance, presupuesto y
calidad de los entregables del
proyecto.
Al suscitare cambios en el alcance de
alguna tarea o paquete de trabajo,
éste debe reflejarse en:
• Diccionario de EDT
40 • Programación temporal
• Presupuestos, etc.
Alvaro Claros Liendo, MAP

41. Responsabilidad de la
Organización EDT del Proyecto
Proyecto A
Es. Org.
Gerencia A Gerencia B Gerencia N Paquete A Paquete B Paquete C
Remodelación Conexión a
Proyectos Sala A Sistema
Almacenes Materiales Tarea A
IS&T Conexión Red
41
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42. • La EDT organiza el trabajo en agrupaciones lógicas, clarificando el
alcance del proyecto.
• La EDT y su respectivo diccionario permite contar con un lenguaje
común
• La EDT permite que todos los elementos se correlaciones sobre una
base común.
• La interrelación del costo del programa y de la productividad sobre una
base consistente es esencial para la medida exacta del avance y para el
control del proyecto.
• 42
Los códigos de la EDT facilitan las acciones de comunicación entre los
involucrados
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43. 43