2. PENGANTAR
• STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Perusahaan bisnis secara tradisional telah di atur dalam hal
tugas-tugas, atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan. Semua
jenis organisasi memiliki fungsi pemasaran, keuangan, sumber
daya manusia, dan jasa informasi, walaupun nama-nama itu
tidak selalu tampak dalam bagan organisasi. Perusahaan yang
mempunyai fungsi manufaktur adalah perusahaan yang
memproduksi produk yang dijualnya.
• SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL
Pengaruh organisasi funsional sangat luas sehingga sistem
informasi juga dapat di organisasikan secara fungsional seperti
pada gambar di bawah ini, sistem konseptual merupakan
pencerminan sistem fisik yang diwakilinya.
6. SISDM / HRIS
• Setiap organisasi khususnya perusahaan
memerlukan data yang bersifat riil dari setiap
tingkatan manajemennya. Data tersebut
disusun dan dikelola dalam sebuah sistem
informasi.
• Salah satu sistem informasi terpenting pada
perusahaan adalah mengenai Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia/Human
Resources Information System (SISDM/HRIS).
7. Definisi
• Human Resources Information System (HRIS)
adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan
atau biasa disebut dengan Decision Support
System dengan menyediakan berbagai
informasi yang diperlukan.
8. Definisi
• Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia
(MSDM) dan teknologi informasi.
• Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu
disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah
yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan / enterprise
resource planning (ERP).
9. ERP
• Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu
sistem basisdata yang bersifat universal.
• Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan
modul MSDM melalui satu basisdata yang sama
merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain
yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan
aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku
dengan aturan-aturannya.
11. Karakteristik HRIS
• Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam
Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
• Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan
informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam
rangka mengambil suatu keputusan (a decision
making).
12. Fungsi HRIS
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and
Hiring). SDM membantu menerima pegawai
baru ke dalam perusahaan. SDM selalu
mengikuti perkembangan terakhir dalam
peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaiandan menasehati
manajemen untuk menentukan kebijakan yang
sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode
kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur
berbagai program pendidikan dan pelatihan
yang diperlukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
13. Fungsi HRIS
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database
yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama
seseorang diperkerjakan oleh perusahaan
mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, SDM mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
14. Model HRIS
• Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process
dan Output.
• Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS
sehingga database berisi gambaran yang lengkap
dari sumber daya personil bail keuangan
maupun non keuangan.
15. Model HRIS (Input)
2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia.
Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui
proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian
Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi
Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian
Keluhan (Grievance Studies).
3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi engumpulkan data yang berhubungan
dengan sumber daya manusia dari lingkungan
perusahaan yang meliputi:
16. Model HRIS (Input)
(Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia)
• Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data
dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
• Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan
seperti perusahaan asuransi, yang memberikan
tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan
lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang
berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para
pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi
perekrutan dan peneriamaan.
17. Model HRIS (Input)
(Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia)
• Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan
data dan informasi yang digunakan dalam mengatur
kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
• Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global
menyediakan informasi yang menjelaskan sumber
daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan
rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut
pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional,
dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke
dalam komunitas lokalnya.
18. Model HRIS (Input)
(Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia)
• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat
keuangan memberikan data dan informasi ekonomi
yang digunakan dalam perncanaan personil.
• Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang
memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat
khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke
perusahaan lain.
19. Model HRIS (Output)
1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi
yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk
merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi
informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja
(turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan
perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-
informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga
kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-
informasi ini diantaranya adalah informasi pasar
tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan
dan analisis rekruitmen.
20. Model HRIS (Output)
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan
informasi informasi yang dibutuhkan untuk mengelola
sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi
informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian
atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi
jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang
penggajian dan kompensasinya yang meliputi
kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus,
analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
21. Model HRIS (Output)
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang
diterima oleh karyawan. Benefit berbeda
dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke
insentif yang dihubungkan dengan kinerja
karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat
tambahan yang diterima karyawan sepeti dana
pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi
informasi ini berhubungan dengankeluhan
keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
22. HRD (Human Resource Department)
• Human Resources Department bertanggung
jawab terhadap pengelolaan sumber daya
manusia dalam sebuah organisasi.
• Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam
organisasi memiliki 8 aspek yaitu:
23. 1. Seleksi dan Rekrutmen
• Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan
pegawai melalui penerimaan pegawai hingga
penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-
posisi yang tepat.
• Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya
dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi
yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki
success profile sebagai acuan yang membantu
menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk
metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari
psikotest, interview, skill test, referensi maupun
assessment center.
24. 2. Pelatihan dan Pengembangan
• Training and Development yaitu fungsi yang
menjaga kualitas sumber daya manusia dalam
organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan,
pendidikan dan pengembangan sebagai upaya
peningkatan kemampuan dan keterampilan
kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara
internal maupun eksternal.
25. 3. Compensation and Benefit
• Berfungsi untuk menyusun strategi hingga
implementasi atas seluruh kompensasi yang
diterimakan kepada pegawai yang mengacu
pada kondisi pasar.
26. 4. Manajemen Kinerja
• Performance Management merupakan upaya
monitoring kesenjangan antara standard
kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja
yang ditunjukkan.
• Pilar performance management bertanggung
jawab untuk merancang sistem hingga
implementasi penilaian kinerja para pegawai
hingga laras dengan objective yang harus
dicapai oleh organisasi.
27. 5. Perencanaan Karir (Career
Planning)
• Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan
jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini
menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki.
• Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap
pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana
masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun
dengan mempertimbangkan besarnya organisasi
masing-masing, penyeberangan karir dari setiap
kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin
career path) atau bahkan berpindah dari satu
kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
28. 6. Hubungan Karyawan
• Employee Relations berfungsi sebagai internal
PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap
informasi, kebijakan dan peraturan
perusahaan.
• Fungsi ini juga penting untuk menggali input-
input dari pegawai mengenai berbagai aspek
dalam organisasi.
29. 7. Separation Management
• Yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan
pemutusan hubungan kerja dalam organisasi
bayak yang disebabkan karena :
– normal separation (pensiun, habisnya masa
kontrak, atau meninggal),
– forced separation (indisipliner, dll), atau
– early retirement (pensiun sebelum masanya).
30. 8. Personnel Administration and HRIS
• Biasa dikenal dengan Personalia atau
Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain.
• Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan
pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
31. Kesimpulan
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem
berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan
mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang
tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS
mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari
perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen
data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan.
Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang
didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan
Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja,
Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan
Pelapor Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan
oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation
and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan
Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and
HRIS.
32. Referensi
• Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Andi, Yogyakarta :
249 257.
• Cornelius, Nelarine. 2005: 253-5. Information Technology in
support of HRM.
• Raymond Mc Leod,Jr. Sistem Informasi Manajemen. PT
Prenhallindo, Jakarta: 523 543.
• http://vellyajah.blogspot.com/2008/09/sistem-informasi-
sumber-dayamanusia.html
• http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_
daya_manusia
• http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-
informasi-sumber-dayamanusia.html
• http://www.scribd.com/doc/7260344/kuliah-11
34. Pendahuluan
• Pemasaram merupakan area fungsional pertama yang
menunjukkan minat pada SIM. Setelah konsep SIM muncul, para
pemasar menyesuaikannya ke area aplikasi mereka dan
menyebutkan sistem informasi pemasaran (marketing information
system-MKIS).
• Struktur model yang akan digunakan disini dan tiga bab berikutnya
terdiri dari subsistem input yang mengumpulkan data dan informasi
dari dalam perusahaan dan dari lingkungannya, database tempat
data disimpan , dan subsistem output yang mengubah data menjadi
informasi.
• MKIS terdiri dari tiga subsistem input: sitem informasi akuntansi,
penelitian pemasaran, dan intelijen pemasaran.
• Subsistem output mengarahkan kebutuhan informasi dari empat
unsur bauran pemasaran (produk, tempat, promosi, dan harga),
ditambah intregrasi keempatnya
35. Prinsip-Prinsip Pemasaran
• Bauran Pemasaran
– Product, apa yang dibeli oleh pelanggan untuk
memuaskan keinginannnya atau kebutuhannya
– Promotion, berhubungan dengan semua cara yang
mendorong penjualan produk,termasuk periklanan
dan penjualan langsung
– Place, berhubungan dengan cara mendistribusikan
produk secara fisik kepada pelanggan melalui saluran
distribusi
– Price, terdiri dari semua elemen yang berhubungan
dengan apa yang di bayar oleh pelanggan untuk
produk itu
36. Sistem Informasi Pemasaran (MKIS)
• Pusat saraf pemasaran Kotler, Pada tahun
1966 profesor phillip Kotler dari Northwestern
Univers ity menggunakan istilah pusat saraf
pemasaran untuk menggambarkan suatu unit
baru di dalam pemasaran yang
mengumpulkan dan mengolah informasi
pemasaran. Ia mendefinisikan tiga jenis
informasi pemasaran yang mengumpulkan
dan mengolah informasi pemasaran pada
gambar di bawah ini.
38. Pengertian MKIS
• Sistem berbasis komputer yang bekerja dalam
hubungannya dengan sistem informasi
fungsional lain untuk mendukung manajemen
perusahaan dalam memecahkan masalah-
masalah yang berhubungan dengan
pemasaran porduk-produk perusahaan.
39. Model MKIS
• Output
– Produk
– Tempat
– Promosi
– Harga
– Bauran terintegrasi
• Database
• Input
– SIA
– Riset pemasaran
– Intelijen pemasaran
41. Sistem Informasi Akuntansi
Pemasaran berperan penting dalam SIA perusahaan
dengan menyediakan data pesanan penjualan. Data
itu digunakan untuk menyiapkan informasi dalam
bentuk laporan periodik dan khusus.
• Data untuk persiapan laporan periodik
Contoh laporan periodik meliputi laporan
penjualan produk sampingan. Menejer dapat
menggunakan laporan itu untuk mengidentifikasi
produk yang laku dan yang tidak laku.
42. Sistem Informasi Akuntansi
• Data untuk persiapan laporan khusus
Sebagian data yang digunakan untuk menjawab
database queries menejer berasal dari data yang
disediakan oleh SIA. Contohnya adalah laporan analisis
penjualan mengikhtisarkan penjualan produk menurut
daerah penjualan.
• Data untuk model matematika dan sistem pakar
Semua informasi output dari pricing model dihasilkan
dari data yang di sediakan oleh SIA. Kuncinya adalah
jika perusahaan tidak memiliki SIA yang baik,
perusahaan tidak dapat berharap untuk menyediakan
informasi yang baik untuk para pemecah masalah.
43. Subsistem Riset Pemasaran
• Manajer menggunakan riset pemasaran untuk
mengumpulkan informasi
– Dikumpulkan dari pelanggan dan prospek
– Dibeli atau diusahakan dari organisasi lain
• Diolah menggunakan subsistem riset pemasaran
44. Data Primer dan Sekunder
• Digunakan oleh subsistem riset pemasaran
• Data primer dikumpulkan oleh perusahaan
• Contoh-contoh data primer
– Survey
– Wawancara mendalam
– Observasi
– Percobaan terkendali
• Data sekunder
– Mailing lists
– Statistik penjual ritel
– Sistem pencarian keterangan video
• Beberapa sekunder harus dibeli dan beberapa gratis
45. Software Riset Pemasaran
• Paket grafik (print maps)
• Menjadikan riset pemasaran market sebuah
relita utk semua perusahaan
• Analisis statistik
• Keahlian untuk menafsirkan output software
adalah kunci penggunaan yang berhasil
46. Subsistem Intelijen Pemasaran
• Aktivitas etis ditujukan pada pengumpulan
informasi tentang pesaing
• Jangan dicampuradukkan dengan spionase
industrial
• Tiap sistem informasi fungsional memiliki
tanggungjawab intelijen
47. Subsistem Intelijen Pemasaran
• Mengumpulkan data: perusahaan mungkin mendapatkan
data primer atau sekunder
• Mengavaluasi data: baik data primer maupun sekunder, data
tersebut harus di periksa untuk memastikan akurasinya.
• Menganalisis data: jarang data dapat menjelaskan secara
menyeluruh. Untuk itu perlu mengisi kesenjangan.
• Menyimpanan intelijen: setelah data di dapatkan maka harus
di masukan baik dengan mengenal karakter secara optik atau
dengan di ketik. Kemudian data harus di simpan dengan
sedemikian rupa sehingga memudahkan pengambilan
kembali.
• Menyebarkan intelijen: setelah dalam penyimpanan
sekunder,teks dokumen atau ringkasannya diambil dengan
cara yang sama seperti catatan data apapun.
48. Subsistem Produk
• Siklus hidup produk (PLC) mendukung melalui:
1) Pengenalan
2) Pertumbuhan
3) Kedewasaan
4) Penurunan
• Informasi menjawab 3 pertanyaan kunci:
1) Mengenalkan?
2) Mengubah strategi?
3) Menghapus?
50. Model Evaluasi Produk
• Bagian lain dari subsistem produk
• Komisi produk baru
• Secara explisit mempertimbangkan produksi
seperti pemasaran
• Mendaftar kriteria keputusan dan bobotnya
51. Subsistem Tempat
• Saluran distribusi dapat pendek atau panjang
• Arus material, uang, dan informas melalui
saluran distribusi
– Aliran sumberdaya
– Umpan balik
• Mengalir dalam arah berlawanan dari arus material
– Informasi feedforward
• Arus informasi ke pelanggan
– EDI
52. Arus Material, Uang dan Informasi
Arus informasi dua-arah
Pemasok Produsen Grosir Pengecer PelangganMaterial MaterialMaterialMaterial
Uang UangUangUang
54. Subsistem Harga
Dua pedekatan:
1. Berdasarkan biaya (SIA menyediakan
dasarnya)
2. Berdasarkan permintaan (menggunakan
model what-if)
55. Subsistem Bauran-Terintegrasi
• Model BRANDAID
– Anak panah solid: pengaruh
– Anak panah putus-putus: tanggapan
• Pengaruh lingkungan dan pengecer pada
pelanggan
– Pengaruh individual
– Pengaruh kombinasi
• Pengaruh tak diharapkan
56. Produk
Harga
Periklanan
Promosi
Kupon potong harga
Hadiah
Sampel
Paket:
Grafis & fungsi
Aneka koleksi
Penjualan
Ketersediaan
Harga
Promosi
Periklanan
Produk
Harga
Periklanan
Promosi
Kupon potong harga
Hadiah
Sampel
Paket:
Grafis & fungsi
Aneka koleksi
Trend
musiman
Produsen
Pengecer
Pesaing Lingkungan
Konsumen
Distribusi
Penjualan
Harga
Promosi dagang
Tenaga penjual
Paket aneka koleksi
Harga
Promosi Dagang
Tenaga penjual
Paket aneka koleksi
Distribusi
Penjualan
57. Sistem Informasi Pemasaran
digunakan oleh Manajer
• Industri besar menggunakan komputer
sebagai alat pemasaran
– Untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan
konsumen
– Untuk memformulasikan bauran pemasaran
– Untuk menindaklanjuti seberapa baik bauran
tersebut diterima konsumen
• Output informasi digunakan dalam
perusahaan
58. Kesimpulan
• Sistem Informasi Pemasaran (MKIS)
– Subsistem input
• SIA, Riset Pemasaran, Intelijen Pemasaran
– Subsistem Output
• Product, Place, Promotion, Price, Integrated Mix
• Pemberlakuan atau operasional MKIS
membutuhkan konsep manajemen dan
pemasaran
– Kuncinya adalah perencanaan.
60. • Jika 1 apel dan 3 pasang ceri beratnya sama dengan 3
pisang; 2 pasang ceri dan 1 pisang beratnya sama dengan 1
apel; maka 1 pisang dan 1 apel beratnya sama dengan ...
pasang ceri?