Sistemas de Gestão de Arquivo

INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO
ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO
Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação
FASE 2:
Sistemas de Gestão de Arquivo
Projeto de Arquivo
GRUPO 2:
9120426, Ana Santos
9120062, Andreia Carvalho
9120067, Diogo Pinho
9120078, Miguel Lima
9120084, Sílvia Amado

Sumário
• Modelo de Organização e Gestão de Documentos Eletrónicos
• MoReq2010
▫ Antecedentes e âmbito
▫ Objetivo
▫ Motivações
▫ Moreq como Sistema de Gestão Documental
▫ Estrutura do MoReq2010
▫ Principais conceitos do MoReq2010
▫ Funcionalidades principais que um Sistema de Gestão de Documento
de Arquivo deve possuir
• Sistemas de Gestão de Arquivo
▫ Archeevo
 Características
 Segurança e permissões
 Relatórios e estatísticas
 Interface/Gráficos
 Considerações Finais

Sumário
• Digitark
▫ Vantagens
• ICA-Atom
▫ Apresentação
▫ Objetivos
• GISA
• InfoGest/ArqGest
▫ Arquiv
▫ ArqInt
▫ ArqHist
▫ InfoGestNet
• Estudo Comparativo
• Requisitos Funcionais
• Requisitos Não-Funcionais
• Tabela comparativa
• Escolha da aplicação que melhor se adequa e fundamentação da escolha
• Referências bibliográficas

Modelo de Organização e Gestão de
Documentos Eletrónicos
O conceito de gestão documental, estabeleceu-se nos Estados Unidos, a partir
da década de 1950. O seu objetivo primordial é facilitar o acesso à
informação, promovendo a integração dos arquivos em sistemas,
a preservação e a disponibilização dos documentos de arquivo
eletrónicos.

• Modelo de Requisitos para Gestão de Arquivos Electrónicos, também
conhecido pela sigla MoReq, foi publicado em meados de 2001.
• Este modelo de gestão é utilizado em toda a Europa, e é considerado um
dos maiores sucessos na União Europeia.
• Este modelo pode ser aplicado em ambientes distintos, tais como:
Organizações, profissionais, utilizadores, formadores, consultores;
Arquivos, universidades, organizações governamentais, empresas, sectores
de indústrias, entre outros.

Antecedentes e Âmbito
A especificação descreve um Modelo de Requisitos para Gestão de Arquivos
Eletrónicos (MoReq). A mesma, enfatiza os requisitos funcionais para a
gestão de documentos de arquivo através de um sistema de Gestão de
Arquivos Electrónicos (SGAE). Sendo que a mesma foi criada com o intuito
de ser aplicada tanto em organizações dos sectores público e privado que
pretendam adquirir ou avaliar a capacidade do SGAE. Apesar de serem
realçados os requisitos funcionais, os não funcionais são reconhecidos como
sendo essenciais para o bom resultado de um SGAE.

Objetivo
 O principal objetivo do MoReq é oferecer instrumentos para auxiliar,
orientar as práticas, conceber e implementar sistemas de arquivo
electrónicos. Pretendendo desta forma integrar no arquivo documentos
tradicionais e electrónicos, interagindo entre si.

Motivações
O MoReq 2010 orienta-se para uma nova arquitectura através de 3
grandes motivações:
▫ De que o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo pode integrar-se com as
aplicações já existentes, usadas para criar e capturar documentos da organização,
sem ter necessidade de qualquer interface específica com o utilizador;
▫ De que os sistemas compatíveis com o MoReq2010, podem executar as mesmas
ações desde que consigam aplicar esquemas de classificação, regras de acesso e de
retenção dos documentos;
▫ De que ao migrar um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo será possível
obter toda a informação relativa ao que aconteceu com os registos do sistema de
origem.

Moreq como Sistema de Gestão
Documental
Uma Arquitectura de serviço, como naquela em que se estrutura o
MoReq2010, e se pretende que seja a referência para os Sistemas de
Gestão Documental, deverá:
▫ Abranger todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo;
▫ Garantir as características específicas dos documentos de arquivo;
▫ Controlar os prazos de conservação estabelecidos que decorrem do Plano de
Classificação Documental;
▫ Desenvolver estratégias de Preservação Digital de Documentos;
▫ Disponibilizar o acesso aos documentos de arquivo.

Principais conceitos do MoReq2010

Funcionalidades principais que um Sistema de
Gestão de Documento de Arquivo deve possuir
• Gestão de utilizadores e grupos;
• Gestão de perfis (serviço de perfis);
• Gestão do Plano de Classificação (serviço de classificação);
• Gestão dos documentos de arquivo (serviço de registos) ;
• Gestão dos metadados (serviço de metadados) ;
• Gestão das existências (serviço de eliminação);
• Gestão do sistema (serviços do sistema);
• Gestão da pesquisa e relatórios destinada ao acesso e procura das entidades
criadas;
• Gestão da exportação (serviço de exportação).

Sistemas de Gestão de Arquivo

Archeevo
O Archeevo é uma aplicação informática que tem como objetivo a
gestão integrada de um Arquivo Intermédio e/ou Definitivo. É
constituído por 6 módulos funcionais que procuram ir ao
encontro das necessidades cada vez mais complexas e exigentes que
um profissional de arquivo precisa no seu dia-a-dia, onde cada vez
mais as atividades e processos de negócio são suportados por
mecanismos eletrónicos que agilizam e asseguram um serviço mais
rápido e completo.

Archeevo: Características
• Os 6 módulos funcionais têm como objetivo do Archeevo garantir a gestão
global da documentação num Arquivo Intermédio e/ou Definitivo;
• O Archeevo suporta a importação e exportação de tabelas de seleção e
aplicação das suas regras a séries documentais;
• O Archeevo dispõe de um conjunto de ferramentas que permitem a
realização de operações complexas;
• Devido à sua modularidade e capacidade de parametrização, o Archeevo
adequa-se a todo o tipo de instituições;
• É possível parametrizar vários aspetos;
• Esta aplicação através do módulo OAI-PMH é 100% compatível com o
Portal Português de Arquivos;
• A publicação de informação arquivística na Internet é efetuada de maneira
simples e prática.

Archeevo: Segurança e Permissões
Segurança contra inspeção por terceiros
Segurança contra eliminação involuntária de dados
Segurança contra modificações involuntárias de dados
Suporte para permissões ao nível do registo de descrição

Archeevo: Relatórios e Estatísticas
O Archeevo incorpora mais de 80 relatórios de gestão individual e
administrativa com a capacidade de exportação para diversos
formatos: PDF, Word, Excel, Texto, HTML, RTF, entre outros.

Archeevo: Interface/Gráficos
• Em termos gráficos e de design, são atraentes e modernos, o Backoffice
assemelha-se a um browser Web privilegiando a usabilidade através de
metáforas visuais amplamente conhecidas de todos. Suporta ainda a edição
de múltiplos registos em simultâneo, drag-n-drop para mover registos de
descrição e representações digitais, etc.
• O Frontoffice passou a suportar “temas”, podendo ser parametrizado de
acordo com as nossas preferências.

DigitArq
• O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto
sob a administração da Direção Geral de Arquivos, apoiado
tecnicamente pela Universidade do Minho, sendo concluído em 2004. O
desenvolvimento deste software foi financiado, de forma parcial, pelo
Programa Operacional para a Cultura, tendo sido promovido pelo
Governo Português.
• O seu desenvolvimento ‘’… teve como principal objetivo o
desenvolvimento de uma ferramenta de descrição arquivística tendo por
base normas internacionais para a produção de auxiliares de pesquisa’’.

DigitArq: Vantagens
• Gestão de todo o arquivo- através dos seus 4 módulos funcionais, o software
DigitArq garante a gestão de toda a documentação num Arquivo Definitivo;
• Relatórios e Estatísticas;
• Amplamente disseminado;
• Compatível com diretrizes de acessibilidade;
• Publicação simples e gratuita;
• Ferramentas automáticas.

ICA-AtoM
• O ICA-AtoM é uma aplicação informática de descrição de arquivo
definitivo baseada nas normas descritivas emanadas pelo Conselho
Internacional de Arquivos, nomeadamente:
▫ ISAD (G), Norma Internacional para a Descrição Arquivística;
▫ ISAAR (CPF), Norma Internacional para os Registos de Autoridade
relativos a Instituições, Pessoas Singulares e Famílias;
▫ ISDIAH, Norma Internacional para a descrição de Instituições com
acervo Arquivístico; ISDF, Norma Internacional para a Descrição de
Funções.

ICA-AtoM: Objetivos
• O principal objectivo do ICA-AtoM é fornecer software livre e de
código aberto que:
▫ Permita que as instituições arquivisticas tenham o seu acervo disponível
online;
▫ Forneça interface multilingue e com funcionalidades de tradução e
conteúdo;
▫ Suporte vários tipos de colecção;
▫ Seja totalmente baseado na web e de fácil utilização;
▫ Seja flexível e personalizável;
▫ Seja útil para diferentes tipos de instituições.

GISA
“O GISA é um produto de gestão de Arquivos, que assenta num
modelo integrado, concebido para acompanhar diversas fases do
ciclo vital da informação. Distingue-se por permitir articular, num
único sistema, as múltiplas operações da cadeia arquivística.”

GISA: Características
• Planos de Classificação
• Unidades Informacionais
• Unidades Físicas
• Controlo de Autoridade
• Associação de Descrições a Objetos Digitais
• Avaliação
• Pesquisa
• Relatórios
• Estatísticas/Controlo de Desempenho
• Controlo de Acessos

InfoGest/ArqGest (SHP)
• A InfoGest/ArqGest é uma aplicação que tem como objetivo a gestão
documental de arquivo. Esta aplicação pode ser utilizada em
qualquer tipo de instituição, pública ou privada. Esta cobre a o ciclo
de vida dos documentos, a fase ativa, semi-ativa e a fase inativa. Por
esse motivo, esta mesma aplicação é composta por três módulos.
• O primeiro, intitula-se de Arquiv, e serve para a gestão de arquivos
correntes. O segundo, com o nome ArqInt, é utilizado para a gestão
de arquivos intermédios e o terceiro e último módulo, ArqHist, é
aplicado a gestão de arquivos históricos ou definitivos.

Estudo comparativo: Requisitos Funcionais
• Serviço de Utilizadores e Grupos
• Serviço de Classificação
• Serviço Modelo de Papéis
• Serviço de Documentos de Arquivo
• Serviço de Tabelas de Seleção
• Serviço Modelo de Metadados
• Serviço de Exportação
• Serviço de Retenção de Destino
• Serviço de Pesquisa e Relatórios

Estudo comparativo: Requisitos Não-Funcionais
• Um requisito não-funcional especifica um aspeto qualitativo do sistema que não é explícito pelos
requisitos funcionais.
• O MoReq2010 define vários requisitos não-funcionais importantes num SGDACM. Esses
requisitos cobrem as seguintes qualidades que um SGDACM deve ter:
▫ Performance;
▫ Escalabilidade;
▫ Gestão;
▫ Portabilidade;
▫ Segurança;
▫ Privacidade;
▫ Usabilidade;
▫ Acessibilidade;
▫ Disponibilidade;
▫ Confiabilidade;
▫ Recuperabilidade;
▫ Manutenção;
▫ Suporte;
▫ Garantia;
▫ Conformidade.

Tabela Comparativa (1/11)
Requisitos
Funcionais
Archeevo DigitArq ICA-
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
Operações definidas no
serviço de utilizadores e
grupos
Criação, eliminação e
destruição de utilizadores e
grupos e alteração dos seus
metadados
X X X X X
Adição e remoção de
utilizadores a grupos
X X S/Info X S/Info
Criação de relatórios sobre a
filiação de um utilizador
e/ou membros de um grupo
X X X X X
Inspeção dos utilizadores e
grupos existentes no serviço
X X X X X

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
Procura de funções através
dos papéis; dos papéis
através das funções; e das
listas de controlo de acesso
através das entidades
X X S/Info S/Info S/Info
Alteração de lista de
controlo de acesso de
qualquer entidade
X X X X X
Criação de relatórios sobre
as funções permitidas de um
utilizador e as funções
associadas a um papel
X X S/Info X S/Info
Pesquisa numa lista de
controlo de acesso de um
especificado papel,
utilizador ou grupo
X X X X X
serviço de classificação

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
destruição de classes e
alteração dos seus
metadados
X X X X X
Alteração da tabela de
seleção associada a uma
classe
X X X X S/Info
Inspeção das classes do
serviço
X X X X S/Info
Procura de tabelas de
seleção através de classes; e
de retenções de destino
através de classes
X X S/Info S/Info
Substituição de uma classe
já associada por outra classe
X X X X S/Info

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
serviço de documentos
de arquivo
destruição de agregações e
metadados
X X X X X
Substituição de uma
agregação já associada por
outra agregação
X X X X X
Adição, modificação ou
remoção do valor máximo
de agregações que cada
nível do plano de
classificação pode ter
X X S/Info X X
Abertura e fecho de uma
agregação
X X X X X

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
Adição e remoção de uma
agregação a outra agregação
X X X X X
Inspeção das agregações;
das agregações-pai; e das
agregações-filho do serviço
X X X X S/Info
Procura de agregações
através das classes; e das
retenções de destino através
das agregações
X X X X S/Info
Criação de documentos de
arquivo e alteração dos seus
metadados
X X S/Info X X
Reclassificação de um
documento de arquivo
X X X X X

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
Adição e remoção de um
documento de arquivo a uma
agregação
X X X X
Herança da tabela de seleção
de uma classe para um
documento de arquivo a
menos que outras heranças se
apliquem
X X X X X
Substituição de uma tabela de
seleção já associada a um
X X X X X
Duplicação de um documento
de arquivo incluindo os seus
metadados, lista de controlo de
acesso, história de eventos,
componentes e conteúdo das
componentes
S/Info X S/Info S/Info S/Info
Inspeção dos documentos de
arquivo através das agregações
ou classes; das tabelas de
seleção através dos
documentos de arquivo; das
retenções de destino através
dos documentos de arquivo;
das componentes através dos
documentos de arquivo; e dos
documentos de arquivo
através das componentes
X X X X X

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
Pesquisa de agregações e
associados a uma classe
especificada; e dos
associadas a uma tabela de
seleção especificada
X X X X X
Criação de componentes e
metadados
X X X X X
serviço de modelo de
metadados
destruição de EDMS e
EDMC e alteração dos
mesmos
Seleção dos elementos de
definição dos metadados
que são retidos na
destruição da entidade
X X X X X

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
Eliminação de metadados
de um documento de
arquivo residual desde que a
ação seja justificada e o
evento fique registado
X X X X X
Inspeção dos elementos de
definição dos metadados e
dos templates do serviço
X X X X X
Procura de entidades através
dos EDMS; dos EDMS
através dos tipos de
entidade; dos templates
através dos EDMC; dos
EDMC através dos
templates; dos tipos de
entidades através dos
templates; e dos templates
através dos tipos de
entidades
destruição de templates e
metadados
X X X X X
Associação de templates a
entidades
X X X X X

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
serviço de tabelas de
seleção
destruição de tabelas de
seleção e alteração dos seus
metadados
X X X X X
Inspeção das tabelas de
seleção do serviço
X X X X X
Substituição ou alteração de
uma tabela de seleção já
associada
X X S/Info X X
Emissão de alertas para
documentos de arquivo que
findo o período de retenção
não tenha sido possível
confirmar os seus destinos
X X X S/Info X

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
Inspeção dos documentos
de arquivo à espera de
confirmação de destino
X X X X X
Revisão da tabela de seleção
de um documento de
arquivo por um utilizador
autorizado
X X X X S/Info
Cancelamento de
transferências ou destruições
de um documento de
arquivo
Confirmação de uma
transferência ou destruição
de um documento de
arquivo por um utilizador
autorizado
X X X X X
Retenção da destruição de
um documento de arquivo
se este estiver associado a
uma retenção de destino.
Destruição imediata do
aquando da dissociação da
retenção de destino
X X X X X

Requisitos
Funcionais
AtoM
GISA InfoGest/
ArqGest
Retenção da tabela de
seleção de um documento
de arquivo residual
X X X X X
serviço de retenção de
destino
destruição de retenções de
destino e alteração dos seus
metadados
X X X X X
Adição e remoção de
entidades a uma retenção de
destino
X X X X X
Inspeção das retenções de
destino do serviço
X X X X X
Procura de documentos de
arquivo, agregações ou
classes através das
retenções de destino
X X X X X

Escolha da aplicação que melhor se
adequa e fundamentação da escolha

Referências Bibliográficas (1/2)
• A gestão documental na perspectiva do Moreq2010 / Rafael António; colab. Andreia Silva.
Lisboa: Edição de Autor, 2012
• Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos/ Instituto dos
Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Instituto de Informática 1ºv.:Contexto de suporte.
ISBN 972-8107-59-
• VIEIRA, Ricardo, BORBINHA, José – MoReq2010: Uma apresentação. Lisboa [Em Linha]
[Consult. 21 Maio 2015] Disponível em www: <URL:
http://www.bad.pt/publicacoes/index.php/arquivosmunicipais/article/view/19>
• ANTÓNIO, Rafael ; Andreia Silva - Arquivos definitivos na WEB: que futuro? [Em
Linha].[Consultado em 12 Maio 2015]. Disponível em: URL
http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/pluginfile.php/4920/mod_resource/content/1/gest
%C3%A3o%20integrada%20arquivos%20web.20.pdf
• KEEP Solutions – Produtos Archeevo [Em Linha].[Consult. 15 Maio 2015]. Disponível em:
URL <http://www.keep.pt/produtos/archeevo/>
• KEEP Solutions – ARCHEEVO 3 SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMÉDOS
E DEFINITIVOS Características e requisitos técnicos [Em Linha].[Consult. 18 Maio 2015].
Disponível em: URL <http://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/WP13004.2-
Whitepaper-Archeevo.pdf >
• KEEP Solutions – ARCHEEVO SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMÉDOS E
DEFINITIVOS [Em Linha].[Consult. 18 Maio 2015]. Disponível em: URL <
http://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/2013-archeeevo3-promo-pt.pdf >
• ARQUIVO DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA – Archeevo [Em Linha].[Consult. 20 Maio
2015]. Disponível em: URL < http://pesquisa.auc.uc.pt/>

Referências Bibliográficas (2/2)
• PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Apresentação [Em linha].
[S.l.:s.n.], 20??. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL:
http://gisa.paradigmaxis.pt/>.
• PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Produto [Em linha]. [S.l.:s.n.],
20??. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL:
http://gisa.paradigmaxis.pt/produtos/>.
• BRAGA,Maria Helena; LOPES, João Paulo – Arquivo da Câmara Municipal do Porto: gestão
integrada e participada [Em linha]. [S.l.:s.n.], 201?. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em
WWW: <URL: http://arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/helena_joao.pdf>.
• REAL, Manuel Luís – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Um programa de gestão da
cadeia de procedimentos arquivísticos [Em linha]. [S.l.:s.n.], [1998]. [Consult. 21 Maio. 2015].
Disponível em WWW: <URL:
http://revistas.ua.pt/index.php/paginasab/article/view/1156/1070/>.
• RAMALHO, José Carlos [et al.]- DigitArq: nova arquitetura aplicacional para a gestão de Arquivos
Definitivos. [Em linha]. [Consult. 19 Mai. 2015]. Disponível em: WWW: <URL:
http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf>
• InfoGest/ArqGest [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url:
http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=20&Ord=2&P=4>
• Arquiv [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url:
• ArqInt [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url:
• ArqHist [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url:
• InfoGestNet [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url:

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