Manualdeexcel2007 ter01

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MANUAL
DE EXCEL
2007
Excel es un programa que nos va permitir
realizar operaciones con números
organizados dentro de una cuadrícula.
PROF. ANGEL DAVID TERRONES AYALA
E-mail: davidterrones15@hotmail.com

Manual de Microsoft Excel 2007
ÍNDICE
Introducción Excel 2007 .................................................................................................. 3
Capítulo I: Creación de Libros y Edición de Hojas .............................................................. 4
a. Empezar a trabajar con Excel ..................................................................................... 4
b. Elementos de la Ventana de Excel .............................................................................. 4
Capítulo II: Guardar y Abrir un Libro de Trabajo ............................................................... 7
a. Para guardar un libro................................................................................................. 7
b. Aplicar contraseña al archivo creado........................................................................... 8
c. Para abrir un libro..................................................................................................... 8
Capítulo III: Operaciones con Celdas y Hojas ................................................................... 10
Selección de celdas, filas, columnas y hojas de cálculo ................................................... 10
Ocultar hojas. ............................................................................................................ 11
Mostrar hojas ocultas.................................................................................................. 11
Cambiar Nombre a la Hoja.......................................................................................... 11
Capítulo IV: Aplicar Formato a las Celdas........................................................................ 13
Fuente ...................................................................................................................... 13
Alineación ................................................................................................................ 13
Bordes ...................................................................................................................... 14
Relleno ..................................................................................................................... 14
Números ................................................................................................................... 15
Formato Condicional.................................................................................................. 16
Controlador de relleno. Series ..................................................................................... 17
Capítulo V: Fórmulas y Funciones................................................................................... 18
a. Fórmula ................................................................................................................ 18
b. Función ................................................................................................................ 19
Insertar una Función .............................................................................................. 19
Funciones Matemáticas y Trigonométricas................................................................ 20
Funciones Estadísticas............................................................................................ 21
Funciones Financieras............................................................................................ 23
Funciones Lógicas.................................................................................................. 24
c. Copiado automático de funciones / fórmulas .............................................................. 25
d. Referencias............................................................................................................ 26
e. Mensajes de error más frecuentes ............................................................................. 27
Capítulo VI: Gráficos..................................................................................................... 27
Capítulo VII: Impresión ................................................................................................. 29
Vista preliminar......................................................................................................... 29
Configurar Página ..................................................................................................... 31
Imprimir ................................................................................................................... 33
Bibliografía .................................................................................................................. 33
Editado por: Angel David Terrones
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Introducción Excel 2007
Excel es un programa Ofimático que brinda muchas facilidades para la realización de cálculos
simples y complejos, así como representaciones gráficas de los datos que el usuario ingresa.
Al utilizar el programa se crea un archivo de extensión .xlsx denominado Libro. Un libro es un
conjunto de hojas de cálculo y gráficos1 y puede contener más de 2,400 hojas. Cada hoja de
cálculo está formada por filas y columnas. El usuario puede utilizar 16.384 columnas y
1.048.576 filas.
B6
Como se muestra en la imagen anterior, las columnas se identifican por letras, que van desde la
A hasta la XFD2 y las filas por números 1, 2,3…10485763. La intersección de una fila y una
columna se denomina Celda, cuyo nombre está formado por el identificativo de la Columna
seguido del identificativo de la columna, por ejemplo A1, B6, Z43.
La unión de celdas horizontalmente se llama rango horizontal y se denota de la siguiente
manera: A1:J1 es decir, desde la celda A1 hasta la J1.
La unión de celdas verticalmente se denomina rango vertical y se denota así, A1:A50; desde la
celda A1 hasta la celda A50.
Una Referencia identifica el rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué
celdas debe buscar los datos que desea utilizar en las fórmulas. Otra forma de hacer referencias
a los rangos es utilizar dos valores separados por dos puntos (:), como se explicaba
anteriormente.
1
2
3
Universidad de Novarra. Centro de Tecnología Informática. Manual Excel 2003
Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia la derecha
Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia abajo
3

Capítulo I: Creación de Libros y Edición de Hojas
a. Empezar a trabajar con Excel
Existen varias formas para abrir el programa:
 Desde la Opción Programas:
1.
2.
3.
4.
Clic en el Menú Inicio
Opción Todos los Programas
Clic en Microsoft Office
Microsoft Office Excel 2007
2. Clic en
Ejecutar
 Desde la Opción Ejecutar
1.
2.
Clic en el Menú Inicio
Opción Ejecutar
3.
4.
En el Recuadro abrir escribe excel, puede
escribirse en mayúscula o minúscula.
Para finalizar, Clic en Aceptar o con Enter basta.
3. Escribir Excel
b. Elementos de la Ventana de Excel 4.
Aquí
Clic
Al iniciar Excel, aparece la ventana principal del programa, en donde usted puede realizar
operaciones básicas de copiado y pegado, formato de fuentes, alineaciones y formato de celdas,
estilos a las celdas, filtros, insertar funciones, entre otras.
4

La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Por defecto,
al crear un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le de el
nombre que desea. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,
restaurar y cerrar .
La barra de acceso rápido
Contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer
. Si desea añadir más botones a la barra de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable de
la derecha y seleccione las opciones que desea añadir a la barra, como se muestra a
continuación:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. En la
siguiente imagen se muestran las opciones correspondientes al menú Inicio.
Al hacer clic en Insertar, verá las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes
elementos que se pueden crear en Excel y así cada una de las opciones de los menús.
La Barra de etiquetas
Cuando empieza a trabajar en Excel, el nuevo libro trae por defecto tres hojas de cálculo, basta
con un solo clic encima de la pestaña, para trasladarse de una hoja a otra. Si el número de hojas
no caben en la barra de etiquetas, tendrá que hacer uso de los botones que aparecen a la
izquierda de dicha barra:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que está visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que está visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
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El Botón Office
El botón de Office, se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla, y permite
realizar acciones sobre el documento, tales como Guardar, Guardar Como, Imprimir,
Nuevo Libro, etc.
La barra de fórmulas
Muestra el nombre y el contenido de la celda activa.
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Capítulo II: Guardar y Abrir un Libro de Trabajo
Cuando empieza a crear un libro de trabajo y desea recuperarlo en otra ocasión para modificarlo
o imprimirlo, tiene que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina
Guardar.
Es recomendable que vaya guardando periódicamente el trabajo que hace, dado que pueden
ocurrir inconvenientes que causen pérdida de la información.
a. Para guardar un libro
1. Clic en el Botón de Office
2. Seleccione la Opción Guardar.
3. Aparecerá una ventana similar a la siguiente:
4. Seleccione la ubicación
donde desea almacenar el
archivo, disquete, cd, dvd, etc.
5. Escriba el
nombre del archivo
que creado
6. Clic en
Guardar
Este formato de archivo sólo podrá abrirse en computadoras que tengan instalado el
Excel 2007, de no ser así, es recomendable que guarde el archivo como tipo: Libro
de Excel 97-2003.
Una vez que ya ha guardado el documento, haga Clic sobre el botón Guardar de la Barra de
Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la
combinación de teclas Ctrl + G.
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b. Aplicar contraseña al archivo creado
Si usted desea proteger un archivo, es recomendable aplique contraseña al mismo. Es útil, por
ejemplo, en el caso que el control de Notas de los estudiantes se lleve en una hoja de cálculo y
para evitar cualquier modificación, se protege mediante una contraseña.
En la ventana de Guardar Como… antes de hacer clic sobre el botón Guardar, haga clic en el
botón Herramientas ubicado en la parte inferior izquierda de la misma ventana, tal como se
muestra a continuación:
Clic Aquí
Luego seleccionar la opción… Opciones Generales y se mostrará la ventana donde
indicará la contraseña que desea colocar; al finalizar hacer clic en Aceptar:
c. Para abrir un libro
Para abrir un libro anteriormente guardado, debe hacer clic en el botón de Office, y luego en la
opción Abrir.
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Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
Seleccione la ubicación donde está el archivo que desea abrir, clic sobre el archivo y luego en el
botón Abrir.
Puede suceder que el archivo que creó, se dañe por diferentes causas, antes de alarmarse es
recomendable intente abrir el archivo como de sólo lectura, como copia o indicarle al sistema
que intente reparar el archivo.
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Capítulo III: Operaciones con Celdas y Hojas
Selección de celdas, filas, columnas y hojas de cálculo
Para poder modificar una celda o un rango de celdas es necesario seleccionar aquellas en las
que desea realizar la operación.
 Para seleccionar una única celda sólo tiene que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el
botón izquierdo del ratón. Este se transforma en una cruz gruesa blanca, tal como:
.
 Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón
izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado
el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,
después soltarlo y verá como las celdas seleccionadas aparecen con un
marco alrededor y cambian de color. Aunque la primera celda aparezca sombreada en
blanco eso significa que de ahí inicia la selección.
 Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la
columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.
 Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre
el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y
hacer clic sobre éste.
 Para seleccionar una hoja de cálculo situarse sobre el
botón superior izquierdo de la hoja situado entre el
indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic
sobre éste.
Para agregar filas y/ o columnas
1. Ubíquese encima de la fila donde desea insertar la nueva fila.
2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio, hay un
botón de Insertar... Clic en él para insertar una fila.
Para eliminar una fila y/ o columna
1. Seleccione la fila que desea eliminar.
2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio, hay un
botón de Eliminar... Clic en él para eliminar la fila.
Para Copiar y Pegar celdas
1. Seleccione las celdas que desea copiar o cortar.
2. Haga clic en el botón Copiar , o en su caso Cortar , ambos ubicados en la
pestaña de Inicio.
3. Seleccione la nueva ubicación de la celdas.
4. Clic en el botón Pegar .
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Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más.
Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
1. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que
las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la
seleccionada.
2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú
Inicio, hay un botón de Insertar... Seleccione la opción
Insertar Hoja.
O bien,
Hacer clic en el botón Insertar Hoja que aparece en la barra de etiquetas:
Ocultar hojas.
 Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo,
seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar
todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de
trabajo.
 Seleccionar el menú Formato.
 Elegir la opción Ocultar y mostrar.
 Aparecerá otro submenú.
 Seleccionar la opción Ocultar hoja.
Mostrar hojas ocultas.
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar el menú Formato.
 Elegir la opción Ocultar y mostrar.
 Elegir la opción Mostrar hoja...
 Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha
con las hojas ocultas.
 Seleccionar la hoja a mostrar.
 Hacer clic en Aceptar.
Cambiar Nombre a la Hoja
Para cambiar el nombre a la hoja, basta con hacer doble clic encima del nombre de la hoja y
escribir el nuevo nombre.
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Cambiar el color a las etiquetas de hoja
Excel 2007 también nos permite cambiar o asignar un
color a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello,
 Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.
 Elegir la opción Color de etiqueta.
 Seleccionar el color deseado.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que
seguir los mismos pasos, sólo deberá Seleccionar la
opción Sin color.
Ingreso de Datos en las celdas
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
1. Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos
deseados. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas,
como muestra la siguiente figura:
2. Una vez escrito el contenido de la celda, puede utilizar los siguientes métodos:
 Enter: Se valida el valor introducido en la celda.
 Teclas de Movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la
celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada: derecha, izquierda,
arriba o abajo.
 Cuadro de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic
sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.
Nota:
Si antes de introducir la información cambia de opinión y desea restaurar el contenido de
la celda a su valor inicial, sólo debe pulsar la tecla Esc o hacer clic sobre el botón
Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con
el valor que tenía.
Para modificar el contenido de una celda, basta con presionar la tecla F2 o Supr.
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Capítulo IV: Aplicar Formato a las Celdas
Excel nos permite darle una buena presentación a la hoja de cálculo resaltando la información
más interesante, y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Tiene diferentes opciones
para cambiar el aspecto de las celdas, tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,
sombreados y forma de visualizar números en la celda, entre otras.
Fuente
Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de la
hoja de cálculo, puede utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, en cualquiera de
las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar
el aspecto:
· Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección Fuente.
Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de
celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente,
aparecerá la ficha de la derecha. Una vez elegidos
todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el
botón Aceptar.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja
de cálculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
Luego aparecerá la ventana de alineación donde
usted podrá modificar, las opciones que estime
conveniente:
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Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Usted puede aplicar
bordes de diferentes maneras:
 Desde la Banda de Opciones
En la Banda de opciones dispone de un botón que
permite modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde
tal como viene representado en éste. En caso de querer
otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del
botón. O hacer clic en la opción Más Bordes…
Aparecerá la ventana de Formato de Celdas, una vez que modifique los bordes que
desea, clic en Aceptar.
 Desde el Menú Contextual Fuente
1. Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra
bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer
clic sobre la pestaña Bordes.
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Relleno
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas
de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
En la Banda de opciones dispone de un botón que permite modificar los bordes de
forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda
del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En
caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón.
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Otra forma de aplicar relleno, es desde el Menú Contextual Fuente:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra
bajo la sección Fuente.
4. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
5. Aparecerá la ficha de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Puede
realizarse de dos maneras:
 Desde la Banda de Opciones
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de
botones que nos permitirán modificar el formato de los números
de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se
convertirán a formato moneda.
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá
el símbolo %).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
 Desde el Menú Contextual Número
2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la
sección Número.
3. Hacer clic sobre la pestaña Número.
4. Aparecerá la ficha de la derecha:
5. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
La categoría depende del valor introducido en la celda.
Las categorías más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor
introducido. Es el formato que utiliza Excel por
defecto. Este formato admite enteros, decimales,
números en forma exponencial, etc.
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Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de
decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Formato Condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique
un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para
resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las
celdas según el valor contenido en ella, etc...
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
- Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar un
formato condicional.
- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña
Inicio.
Aquí tiene varias opciones, como resaltar algunas celdas
dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas
celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y
Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.
Usted puede personalizar las condiciones del formato condicional. Para ello deberá
crear una nueva regla, al hacer clic en esta opción; aparece el siguiente cuadro de
diálogo:
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 Seleccione el tipo de regla que desee.
 En el marco Editar una descripción de regla deberá indicar las condiciones que
debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.
 Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan
el valor a comparar.
 Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde
podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición
se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo,
el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
 Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las
condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de
las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.
Controlador de relleno. Series
Una serie en un conjunto de datos definidos por el programa o el usuario. Útiles para rellenar
rápidamente de datos la hoja de cálculo.
Cada celda al seleccionarse, sea texto o número, tiene en su parte inferior derecha, un recuadro
pequeño color negro Al posicionar el puntero del Mouse sobre ese recuadro, el
puntero cambiará y se mostrará el controlador de relleno, tal como .
Al arrastrar este controlador podemos hacer un relleno automático de celdas. Si el contenido de
la celda es texto usado comúnmente como Lunes, Martes, …, o Enero Febrero, Marzo,…, o
1990, 1991, 1992; basta con arrastrar el controlador y las celdas automáticamente se rellenarán,
esto es lo que se conoce como series.
Por ejemplo, enumerar sucesivamente una lista de estudiantes o profesores. Tal como el de la
figura:
Seleccionemos los 2 primeros
elementos de la lista, como se
observa en la fig. de la
Izquierda. Clic en el recuadro
pequeño de la parte inferior
derecha,
mantenga presionado el
Mouse, arrastre el cursor hasta
la celda A14. De modo que la
hoja quedará como la fig. de la
derecha.
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Si el contenido de la celda es una fórmula, la misma fórmula se calcula para las siguientes
celdas, haciendo uso de las referencias relativas y absolutas. Este tema se abordará más
adelante.
Algunas de las series ya definidas en el Excel son:
Ahora con las últimas versiones de Excel es todavía más fácil, porque al arrastrar el controlador
de relleno nos aparece una etiqueta inteligente donde podemos elegir lo que queremos.
Capítulo V: Fórmulas y Funciones
a. Fórmula
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas y
operadores. Esta debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo = (igual).
Sintaxis de una Fórmula:
= referencia + operador + referencia
Pasos para insertar una Fórmula:
 Seleccione la celda en la que desea insertar la fórmula, verifique que esta no contenga
datos.
 Inserte el símbolo =, y luego digite los valores o indique la referencia de las celdas con
las valores que la fórmula utilizará, para efectuar el cálculo.
 Luego pulse enter para que aparezca el resultado.
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b. Función
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2003, que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado el cual aparecerá directamente en la celda.
Sintaxis de una función:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Reglas para definir una función:
 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;
Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
Insertar una Función
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel 2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas.
Desde la celda:
Basta con escribir el signo de igual y luego la sintaxis de la función.
Desde el Asistente
 Situarse en la celda donde
queremos introducir la función.
 Hacer clic en el Menú Fórmulas.
 Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. En ambos casos, aparecerá
el siguiente cuadro de diálogo:
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Funciones Matemáticas y Trigonométricas
Función SUMA (). Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran en
el rango de celdas que el usuario indica como referencia de la función.
Cada función necesita argumentos u origen de datos sobre los cuales trabajará la función. Por
ejemplo al utilizar la función Suma(), aparecerá
una ventana como la siguiente:
En el recuadro Número1 debe indicar el primer
argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas como: A4:A8
Lo cual significa que la función sumará todos los
valores que estén en las celdas A4, A5, A6, A7,
A8. (16+3+14+22+13) = 68
Para seleccionar el rango de los datos en el campo
Número1, debe hacer clic sobre le botón . Seleccionar el rango y hacer clic nuevamente en
el botón
Función PRODUCTO (). Esta función efectúa la multiplicación de todos los valores que se
encuentran en el rango indicado
argumento ya sea una celda o rango de celdas como:
A4:A8.
Lo cual significa que la función multiplicará todos los
valores que estén en las celdas A4, A5, A6, A7, A8.
Este procedimiento devolverá el resultado en la celda
indicada.
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Función Potencia(): Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia especificada.
Aquí se escribe el número
base o la celda que contiene
el número base.
Aquí se escribe el exponente
o se selecciona la celda que
será el exponente de la
función.
Función Raíz(): Devuelve la raíz cuadrada de un número.
Función Sumar.Si(): Suma las celdas que cumple determinado criterio o condición.
El criterio es la
condición que
debe cumplirse
para evaluar y
sumar los datos
del rango.
Funciones Estadísticas
Función MAX (). Esta función selecciona el
mayor número de todos los valores que se
encuentan en el rango indicado.
En el recuadro Número1 debe indicar el
primer argumento ya sea una celda o
rango de celdas como: A4:A8.
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Función MIN (). Esta función selecciona el número menor de todos los valores que se
encuentran en el rango indicado.
En el recuadro Número1
debe indicar el primer
argumento ya sea una celda
o rango de celdas como:
A4:A8.
Función PROMEDIO (): Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran
en el rango y los divide entre el número de celdas que componen el rango, mismo que el usuario
indica como referencia de la función.
argumento ya sea una celda o rango de celdas
como: A4:A8.
Lo cual significa que la función sumará todos
los valores que estén en las celdas A4, A5, A6,
A7, A8. y los dividirá entre 5, (cantidad de datos
de la referencia).(16+3+14+22+13) = 68 / 5 =
13.6
Función CONTAR (). Cuenta únicamente los
campos con valores numéricos,
tal como se indica en el
siguiente ejemplo:
- Los parámetros que pide la
función son las referencias de
las celdas que tienen los datos
numéricos.
- Si usted indica como
referencia de la función
campos con datos de tipo texto
la función devolverá como
resultado el valor 0 cero.
22

Función CONTAR.SI (). Cuenta los campos del rango determinados por una condición o
criterio. Los valores de los rangos pueden ser numéricos, de tipo texto o fecha, tal como se
indica en el siguiente ejemplo:
- Primeramente indique el rango de los
datos que desea contar. El criterio es el
condicional que limita el conteo.
Por ejemplo el rango B2:B8, y el criterio
“arroz”.
Funciones Financieras
Función PAGO()
Esta función calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de
interés constante. Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Tasa es la tasa de interés del préstamo.
Nper es el número total de pagos del
préstamo.
Va es el valor actual o lo que vale ahora la
cantidad total de una serie de pagos futuros.
Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que
desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf se omite, se asume
que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro
de un préstamo es 0).
Tipo es el número 0 (cero) o 1 e indica el
vencimiento de pagos.
El pago devuelto por la función PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye
impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los
préstamos.
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Funciones Lógicas
Función SI ()
La función SI (), pertenece a la categoría de funciones Lógicas, la tarea principal de esta función
es evaluar dos condiciones para uno o más criterios.
- La función Si (), requiere de
una Prueba Lógica, esta puede
ser cualquier valor o expresión
que pueda evaluarse como
verdadero o falso.
- El campo Valor si
verdadero, es donde se escribe la
condición que debe cumplirse en
caso de que la prueba lógica sea
verdadera.
- El campo Valor si falso, es
donde se escribe la condición que
debe cumplirse en caso de que la
prueba lógica sea falsa.
- Si la prueba lógica resulta verdadera, esto significa que se cumplirá el Valor si verdadero
y si la prueba lógica resulta falsa entonces se cumplirá el Valor si falso.
Los valores de la prueba lógica pueden ser numéricos, de tipo texto o fecha, tal como se indica
en el siguiente ejemplo:
Para la nota de cada estudiante que sea mayor o igual que 60; (Nota (D3) > = 60), si el criterio
se cumple entonces la calificación del estudiante será APROBADO, en caso contrario será
REPROBADO.
24

Función Y (): Esta función devuelve verdadero si ambas condiciones son verdaderas, de lo
contrario falso.
Función O (): Esta función evalúa dos o más condiciones, y devuelve verdadero si se cumple al
menos uma condición, de lo contrario falso.
Nota:
El programa Excel permite el uso de funciones anidadas. Es decir, una función
dentro de otra. Por ejemplo podemos usar la función Si (), cuyo valores verdaderos o
falsos estén determinados por funciones como Y, O, Suma, Año, etc.
Para explotar las funcionalidades del Excel, es necesario practicar el uso de
funciones anidadas.
c. Copiado automático de funciones / fórmulas
Excel 2003, ofrece una forma más rápida y efectiva
de copiar automáticamente, las fórmulas en las celdas
contiguas a las que ya contengan una. Como el caso de la
figura de la derecha. Observe en la celda D4 la fórmula
=B4+C4.
25

Para efectuar este proceso coloque el cursor en la parte inferior derecha de la celda justo
donde se observa el punto negro de la misma, cuando el cursor se convierta en una cruz negrita
como se observa en la imagen superior derecha arrastre el ratón en la dirección (izquierda,
derecha, abajo o arriba), en donde desea copiar la fórmula.
Tal como se observa en la imagen de la
izquierda. La fórmula se copió para las
celdas inferiores con los datos de
referencia correspondientes.
d. Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a
Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una
fórmula.
Los diferentes tipos de referencias a celdas son:
 RELATIVAS: Si copia una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará
automáticamente dependiendo de donde vamos a copiarla.
 ABSOLUTAS: Si copia una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará ya
que se indica que celdas quedarán fijas (el símbolo $ indica que una celda está fija y no
cambiará cuando se copie)
Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a
celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros, así podremos hacer cálculos
con celdas de diferentes hojas y libros.
 Referencia a otras hojas: Debe indicarse el nombre de la hoja seguido del signo de
exclamación y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia indica seleccionar la celda A2 de la hoja
Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia
sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre
de la hoja entre comillas simples ' '.
 Referencia a otros libros: Para hacer referencia a celdas de otros libros debe indicar el
nombre del libro entre corchete, y el resto como referencia a otra hoja.
26

Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el
libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.
e. Mensajes de error más frecuentes
Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que
indica cuál es el fallo cometido:
#¡Valor!: Excel envía este error cuando en la fórmula se hace referencia a una celda en la que
no hay un valor numérico sino de texto, o comas en lugar de puntos y viceversa para indicar
decimales o miles.
#¡div/0!: Se muestra cuando en la fórmula se ha hecho referencia en un denominador a una
casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.
#¡ref!: Este error quiere decir error en la referencia de celdas que se hace en las fórmulas.
###: Esto no es necesariamente un error. Con esto el Excel, indica que el resultado de la
fórmula no cabe en el ancho de la celda. Basta con ampliar la anchura de la columna para
conseguir ver bien los resultados.
#¿Nombre? Este quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio
o alguna letra incorrecta, falta de paréntesis, o argumentos de función.
Capítulo VI: Gráficos
La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos.
Para crear un gráfico deber seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas que serán graficadas.
2. Clic en la pestaña Insertar… Aparece la siguiente barra de opciones de gráficos:
Existen diversos tipos de gráficos a su disposición. Puede seleccionar un
gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que le interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace
en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de
Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la sección Gráficos.
3. En ambos casos, se despliega la ventana de Insertar Gráfico…Seleccione uno y pulsa
Aceptar.
27

Si tiene seleccionado el gráfico insertado, aparecerán nuevas pestañas, tal como se
muestra en la siguiente imagen:
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás
la sección Estilos de forma, opciones que permiten aplicar diversos estilos sobre los
gráficos:
Si no quiere utilizar uno de los preestablecidos puede utilizar las listas Relleno de
forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del
gráfico.
Modificar la posición de un gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Además
de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también
podrás establecer su ubicación.Para ello haz clic en el botón Mover gráfico
que encontrarás en la pestaña Diseño.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
28

La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva.
Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar
los datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que
quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Modificar las características de un gráfico
En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
gráfico. Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula
de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección
Ejes:
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se
mostrarán en el gráfico:
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y
arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada, desde esta sección también podrás
configurar la Leyenda del gráfico.
Capítulo VII: Impresión
Existen diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la
configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes
de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos.
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Esta opción se encuentra en el botón de Botón Office, haciendo clic en la
flecha a la derecha de Imprimir.
29

La página se mostrará de este modo:
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando
los botones:
para ir a la página anterior.
para ir a la página siguiente.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en
una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Si
nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de
la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a
visualizar la página entera.
Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón.
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón
, para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión. Si la hoja de cálculo necesita
30

alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón
cuadro de diálogo Configurar página.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón
, para que aparezca el
para cerrar la Vista
preliminar.
Configurar Página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que
afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y
pies de página, tamaño del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factores
anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clic en el botón Configurar
página...
Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página que contiene 4 fichas.
La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la
orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos, la escala, etc.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir, utilizar la ficha Márgenes. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas
tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando
las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de
página.
31

Puede utilizar cualquiera de los encabezados definidos en el programa o bien
Personalizar su encabezado. Para ello, hacer clic sobre el botón Personalizar
Encabezado… o en si desea Personalizar pie de página...
La ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos
contenidos en la hoja.
En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.
En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
o
o
Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima
aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima
aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
o
o
o
o
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de
colores.
Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de
nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números
de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas
superiores) de la hoja.
32

Imprimir
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después,
Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office.
Se abrirá un cuadro de diálogo similar al siguiente:
En el recuadro Impresora,
aparecerá el nombre de la
impresora que tenemos instalada
en nuestra computadora.
En caso de desear cambiarla,
hacer clic sobre la flecha derecha
del Nombre: para elegir otra
impresora de la lista desplegable
que se abrirá.
Con el botón Propiedades
podremos cambiar algunas
características de la impresora.
En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si desea imprimir Todas las
páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hasta
En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las
Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo
los objetos seleccionados de la hoja.
Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las
quieres Intercalar.
Bibliografía
 Universidad de Navarra. Centro de Tecnología Informática. Manual Excel 2003
 Cursos gratuitos, Excel 2003. http://www.aulaclic.es/excel2000/t_14a_2.htm
 http://club.telepolis.com/ortihuela/excel2000.htm
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