Bourse aux expériences : j’ai une stratégie de projets sur 3 ans

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Stratégie de projets de l'Office de Tourisme de Cognac sur 3 ans. Congrès national des Offices de tourisme - Dijon 2015

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Bourse aux expériences : j’ai une stratégie de projets sur 3 ans

  1. 1. J’ai une stratégie de projets sur 3 ans 30e Congrès National des Offices de Tourisme Dijon – 24, 25 et 26 septembre 2015 Stéphanie TONON, Directrice de l’Office de Tourisme de Cognac, Charente.
  2. 2. Un projet pourquoi ?  Sans dessein ni objectif, un Office de Tourisme vit au jour le jour. Le projet donne la feuille de route et permet de définir ses plans d’actions annuels.  Afficher clairement les ambitions et la volonté de faire progresser la structure et le territoire  Valoriser les compétences du personnel. Faire que chacun s’épanouisse… Un projet réussit c’est du management par et pour l’intelligence collective  Donner ou redonner du sens aux missions de l’Office. 2
  3. 3. Un projet …Pour qui?  Pour l’équipe : Le projet est une motivation. Le salarié s’inscrit dans une ou plusieurs actions. Le bilan du travail et les objectifs annuels sont fixés lors des entretiens individuels d’évaluation  Pour les administrateurs : Grâce au projet, ils sont en mesure d’avoir une visibilité sur l’avenir de la structure à 3 ans au moins  Pour la collectivités : Le projet permet d’avoir une vision des prévisions budgétaires sur le moyen terme, notamment en cas de demande de subventions exceptionnelles, ou de demande de hausse de subvention de fonctionnement, si besoin d’une embauche.  Pour les adhérents : certaines actions peuvent les concerner. Il est donc important de les mettre au fait du projet.  …pour soi ! 3
  4. 4. Méthodologie  Faire un diagnostic de la structure, du territoire : atouts / faiblesses. Mais s’inspirer aussi de la prospective et des innovations.  Définir des objectifs et les actions : Ecrire! Prévoir les modalités de mise en œuvre :  Répartir les actions sur 3 ans ou 5 ans  Etablir les budgets estimatifs par action  Estimer le temps passé >>>embauche ?  Mettre en place des indicateurs annuels (plan d’action annuel) 4
  5. 5. Je définis mes objectifs 5 Décrire précisément la situation attendue Implique un effort, un challenge ; outils de motivation et d’amélioration Inscrit dans le temps Suivi par des indicateurs Prendre en compte les moyens et les compétences disponibles
  6. 6. J’écris !...et je me demande pour qui ? 6 A l’équipe Elus DGS CA Bureau Projet dans sa totalité Tableaux de bord Fiches actions
  7. 7. Les modalités de mise en œuvre… Prévoir les modalités de mise en œuvre c’est organiser le déroulement de l’action, la planifier dans le temps et définir les moyens nécessaires pour garantir sa réalisation Validation par le CA ou le CoDir Plan d’action annuel (classement – DQ + présentation au vœux de l’OT par exemple)  Lister et organiser les différentes taches à accomplir chaque année  Définir pour chacune des actions, Qui fait quoi ? Comment ? Où ? Quand ? Combien ? Le temps ?  Réaliser et tenir à jour des outils : échéancier, tableau de bord, indicateurs…  Préparation du budget 7
  8. 8. Exemple de Cognac Ecrire le projet permet de concrétiser les objectifs en écrivant la marche à suivre pour atteindre le résultat visé Formuler les objectifs généraux dans un projet rédigé : Exemple à Cognac : Axe 1 : Fonctionnement interne / accueil de l’OT Axe 2 : Projets d’actions et de développement touristique Définir les actions que je dois mettre en œuvre pour chaque objectif pour faire aboutir les résultats que je me suis fixée :  Fiches actions  Pourquoi ? Comment ? Pour qui ? Quand ? et à quel prix ? Synthétiser le tout :  Tableaux prévisionnels de répartition du temps, des coûts… 8
  9. 9. Exemple projets de Cognac…bis Axe 1 – Fonctionnement interne / accueil à Office de tourisme Démarche qualité (+RV particuliers, eductours locaux) Tourisme et Handicap Réaménagement de l’espace d’accueil (+ boutique) Axe 2 – Développement touristique Communication / numérique -La newsletter -Le guide du partenaire -Le site internet -Les réseaux sociaux -L’animation numérique de territoire -La mobilité (+twizzy) Développement territorial -Les ambassadeurs -Les greeters -Commercialisation des produits touristiques (+ Verralia) -Création d’un office de pôle ( fusion) 9
  10. 10. Exemple de fiche action 10 Axe 2 – Projet d’action et de développement touristique Le site internet / Mobilité A quoi sert cette action ? A faire du net une véritable vitrine de l’offre touristique du territoire. A renforcer l’attractivité de notre destination et poser l’office de tourisme comme référent territorial pour la clientèle. Pour qui ? Les internautes Comment ? - Travail en interne avec Mlle Chaillot sur le contenu du site internet, ses fonctionnalités et graphisme. - Rencontre avec des agences Web susceptibles de réaliser le site. - Réalisation d’un cahier des charges - Demande de devis - Choix du prestataire - Réalisation du site et mise en ligne Quand ? - Septembre 2012 : Travail interne et rencontres avec les agences Web - Octobre/décembre 2012 : Réalisation du cahier des charges + demande de devis - 2013 : réalisation du site Coût ?: 18 000 € HT + 4 000 € HT d’achat de photo + consolidation du site en 2014 : 4 000 € HT Temps de travail estimé : 30h en 2012 puis 320H/an
  11. 11. Exemple de tableau de répartition budgétaire 11 Répartition du budget par action AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT Démarche Qualité 4 500,00 € 4 500,00 € AXE 1 Comité local de qualité 300,00 € 300,00 € 600,00 € FONCTIONNEMENT INTERNE Tourisme et handicap 1 500,00 € 1 500,00 € ACCUEIL OT Réaménagement de l’espace d’accueil 20 000,00 € 20 000,00 € 20 000,00 € Création d’une boutique 20 000,00 € 20 000,00 € SOUS TOTAL AXE 1 - € 26 000,00 € 40 300,00 € 300,00 € 46 600,00 € AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT Newsletter 0,00 € Le guide du partenaire 300,00 € 400,00 € 400,00 € 400,00 € 1 500,00 € Site Internet 22 000,00 € 4 000,00 € 26 000,00 € / facebook / mobile AXE 2 Pack Numérique - € PROJET D'ACTION ET DE Les ambassadeurs 2 000,00 € 1 000,00 € 1 000,00 € 4 000,00 € DEVELOPPEMENT TOURISTIQUE Les greeters - € Commercialisation 13 900,00 € 13 900,00 € 13 900,00 € 41 700,00 € 2 600,00 € 2 600,00 € 5 200,00 € Création d’un office de pôle 22 000,00 € 22 000,00 € SOUS TOTAL AXE 2 300,00 € 40 900,00 € 41 300,00 € 17 900,00 € 100 400,00 € TOTAL PROGRAMME D'ACTIONS 300,00 € 66 900,00 € 81 600,00 € 18 200,00 € 147 000,00 €
  12. 12. Exemple de tableaux : actions, temps, budgets 12 Répartition des actions par année, budget d'actions et heures AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT Estimation heure/an Consolidation horaire 160 h/ 2012 Démarche Qualité × × 4 500,00 € 200 h / an 2013 480 120 h / an années suivantes AXE 1 Comité local de qualité × 300,00 € 30 h /an 60 FONCTIONNEMENT INTERNE Tourisme et handicap × 1 500,00 € 70 h / an en 2013 70 ACCUEIL OT Réaménagement de l’espace d’accueil soit en 2013 ou en 2014 × × 15 000,00 € Mobilier 140 5 000,00 € Scopelec 70 h Création d’une boutique × 20 000,00 € 105 h / an 2014 + 650h/an fonct. 755 SOUS TOTAL AXE 1 1505 AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT Estimation heure/an Consolidation horaire Newsletter × 34h en 2012 puis 108 h / an 358 Le guide du partenaire × 400,00 € 35 h / en 2012 puis 14h/an 77 Site Internet × × 26 000,00 € 30 h / en 2012 puis 320h / an 990 / facebook / mobile AXE 2 Pack Numérique × × - € 160h / an 480 PROJET D'ACTION ET DE Les ambassadeurs × 1 000,00 € 300 cartes + brochures + flyers DEVELOPPEMENT 1 000,00 € Communication en ville (105 h / an) 315 TOURISTIQUE Les greeters × × 3 500,00 € Frais de stages 2013 1 500,00 € Frais de stages 2014 Commercialisation × × × 13 900,00 € Assist. Commercialisation 1/2 temps sup. 2 412 2 600,00 € Brochure + CD Rom 80 Création d’un office de pôle × 20 000,00 € Etude 2 000,00 € Coordination 300 SOUS TOTAL AXE 2 5 012 TOTAL PROGRAMME D'ACTIONS - € 6 517
  13. 13. Le projet…une démarche de progrès 13
  14. 14. En conclusion : le projet c’est l’ossature de la structure Le projet de service est l’ossature qui permet au responsable de manager sa structure, de valoriser et d’utiliser au mieux le potentiel de son équipe, d’impulser un nouveau souffle, de remotiver le personnel et d’impliquer les administrateurs afin d’avancer dans une même direction avec un but commun…d’être crédible auprès de sa collectivité de tutelle. En cours d’année, de nouvelles actions qui n’avaient pas forcement été prévues peuvent être validées si elles rentrent dans le contexte général des axes définis. Ex : accueil mobile en twizzy, petits dej’, cafés, connec’thé… etc… 14

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