Outils Collaboratifs Pourquoi Comment

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Quelques trucs pour faciliter l'adoption des outils de travail collaboratif, à partir de quelques besoins simples et faciles à satisfaire

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Outils Collaboratifs Pourquoi Comment

  1. 1. Outils collaboratifs : Pourquoi ? Comment ? Trucs, astuces et bonnes pratiques   Septembre 2009
  2. 2. Outils collaboratifs ? C'est quoi ? <ul><ul><li>Réponse 1 : </li></ul></ul><ul><ul><li>Réponse 2 :   </li></ul></ul><ul><ul><li>Réponse 3 :   </li></ul></ul><ul><ul><li>Réponse 4 :   </li></ul></ul><ul><ul><li>Réponse 5 :   </li></ul></ul><ul><ul><li>Lapalisse : des outils faits pour collaborer </li></ul></ul><ul><ul><li>Des trucs à la mode </li></ul></ul><ul><ul><li>La même chose qu'un disque groupe  </li></ul></ul><ul><ul><li>Un espace Sharepoint  </li></ul></ul><ul><ul><li>La dernière lubie du chef </li></ul></ul>
  3. 3. Allez, reprenons... <ul><li>Un outil collaboratif, c'est un outil qui facilite le travail collaboratif, que l'on peut définir comme la conjugaison de 3 processus (définition de Serge K. Levan): </li></ul><ul><ul><li>la communication </li></ul></ul><ul><ul><li>la coopération </li></ul></ul><ul><ul><li>la coordination </li></ul></ul><ul><li>En gros, cela permet donc : </li></ul><ul><ul><li>de partager des informations, des données </li></ul></ul><ul><ul><li>de travailler ensemble sur un projet commun </li></ul></ul><ul><ul><li>de répartir les actions, coordonner l'ensemble </li></ul></ul>Plus d'informations à lire en suivant ce lien
  4. 4. En gros, ça ne sert à rien... <ul><li>Ben oui, quoi : </li></ul><ul><ul><li>Je communique par mail </li></ul></ul><ul><ul><li>Je coopère par les tâches qu'on me dit de faire </li></ul></ul><ul><ul><li>On se coordonne en réunion </li></ul></ul>
  5. 5. Sauf que... <ul><li>Nulle part il n'y a de conservation de l'ensemble des mails échangés liés à un projet, par exemple (ex. des listes de diffusion help*, on peut poser n fois la même question) </li></ul><ul><li>Ce n'est pas facile de chercher quelque chose dans ses mails (il y a bien google desktop, mais parfois, le mail que je cherche, je l'ai supprimé) </li></ul><ul><li>Si j'exécute une tâche sans savoir à quoi elle sert, c'est un fractionnement qui ressemble au taylorisme. On va dire que c'est passé de mode </li></ul><ul><li>La réunionite aigue nous guette tous, c'est souvent chronophage et peu productif... </li></ul>
  6. 6. Et si on faisait autrement ? <ul><li>Ouais... on pourrait collaborer ? </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>Une très bonne présentation à télécharger en bas de page sur : http://www.adbs.fr/regions/spip.php?article978 </li></ul>
  7. 7. D'abord, quelques règles <ul><li>Il ne suffit pas de dire qu'on va collaborer, encore faut-il être prêt à le faire  </li></ul><ul><li>Cela marche mieux dans le cadre d'un projet, avec un but précis </li></ul><ul><li>Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien... Il y aura forcément des hauts et des bas </li></ul><ul><li>Cela implique un changement dans les habitudes, ce n'est pas simple à gérer et doit être prévu </li></ul><ul><li>Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en compte </li></ul>
  8. 8. Ensuite, rester modeste :-) <ul><li>Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c'est voué à l'échec </li></ul><ul><li>Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons là où cela semble le plus facile, avec le moins d'opposition </li></ul><ul><li>En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut soigneusement choisir les techniques et les outils que l'on souhaite mettre en oeuvre </li></ul><ul><li>Il ne faut surtout pas oublier d'animer les échanges...  </li></ul>
  9. 9. Assez philosophé... <ul><li>D'accord, voici quelques exemples... </li></ul>
  10. 10. Ex n°1 : Les Forums <ul><li>La bonne idée, c'est d'ouvrir une liste de diffusion (help_xx) que chacun peut utiliser pour essayer de trouver la solution à tel ou tel problème... </li></ul><ul><li>La moins bonne idée, c'est que cela ne transite que par la messagerie.  </li></ul><ul><li>Dans un cas comme ça, où il s'agit essentiellement de questions-réponses ou recherches de solutions, le mieux c'est un forum de discussion </li></ul>
  11. 11. Ex n°1 : Les Forums <ul><li>Dans un forum, il y a des questions et des réponses </li></ul><ul><li>Dans un forum, on organise les sujets de discussions par thèmes </li></ul><ul><li>Dans un forum il y a un moteur de recherches </li></ul><ul><li>Dans un forum, on peut s'abonner aux discussions pour voir passer les échanges, soit par mail, soit par flux RSS </li></ul>http://forum.framasoft.org
  12. 12. Ex. n°2 : le partage de documents <ul><li>La bonne idée, c'est de vouloir éviter d'agrafer 50 fois le même document dans un échange de mails </li></ul><ul><li>D'accord, mais j'en fais quoi du fichier ? </li></ul><ul><ul><li>1. Je le mets sur un CD réinscriptible, que j'envoie par la poste ? </li></ul></ul><ul><ul><li>2. Je le mets sur un disque groupe ? </li></ul></ul><ul><ul><li>3. Je le mets dans un espace de travail de type Sharepoint ? </li></ul></ul>
  13. 13. Ex n°3 : le wiki <ul><li>Pour construire une documentation à plusieurs mains </li></ul><ul><li>Pour enrichir un glossaire, un langage commun </li></ul><ul><li>Pour rédiger des trucs et astuces, une charte d'utilisation, des écrits en perpétuelle évolution, sans passer continuellement en version n+1 </li></ul><ul><li>Pour une documentation en ligne (manuel utilisateur, par exemple) </li></ul><ul><li>  </li></ul>
  14. 14. Ex n°4 : Organisation de projet <ul><li>Pour une gestion de projet, vous utilisez vraisemblablement du classique (MS-project) </li></ul><ul><li>Mais il y a des choses que MS-Project ne gère pas ou gère mal : </li></ul><ul><ul><li>les checklists (ou encore todo-lists ou listes de tâches) </li></ul></ul><ul><ul><li>les plannings de réunions,  </li></ul></ul><ul><ul><li>les agendas de groupe ou les agendas partagés </li></ul></ul>
  15. 15. Ex n°5 : les moyens de communication <ul><li>Téléphone et contact en face à face ne sont plus suffisants... </li></ul><ul><li>La panoplie du travailleur collaboratif comprend aussi : </li></ul><ul><ul><li>netmeeting, webmeeting </li></ul></ul><ul><ul><li>chat (instant messaging) avec signal de présence </li></ul></ul><ul><ul><li>Voix sur IP </li></ul></ul><ul><ul><li>Application de tableau blanc permettant des annotations en direct (sauvegardées, c'est mieux) </li></ul></ul>
  16. 16. Ex n°6 : Faire circuler l'information <ul><li>Mettre à disposition une information, c'est bien... </li></ul><ul><li>Mais si personne ne vient voir, cela ne sert à rien. </li></ul><ul><li>La nature humaine étant ainsi faite, il vaut mieux prévenir que guérir... </li></ul><ul><li>Un bon workflow vaut mieux qu'un mauvais... (image à trouver) </li></ul>http://en.q-bpm.org/mediawiki/index.php/Workflow_Engine
  17. 17. Ex n°7 : Les sondages <ul><li>Que pensent les utilisateurs de votre site ou de votre espace ? </li></ul><ul><li>Quelles fonctionnalités aimeraient-ils avoir ? </li></ul><ul><li>Avez-vous plusieurs possibilités et souhaitez-vous l'avis de tous avant de choisir l'option qui tue ? </li></ul><ul><li>Lancez un sondage... Vous avez toujours les résultats du vote en direct ! </li></ul>
  18. 18. Mais n'oublions pas... <ul><ul><li>Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les temps d'apprentissage ne sont pas à négliger.  </li></ul></ul><ul><ul><li>Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de communication ou de collaboration...  </li></ul></ul><ul><ul><li>Nous ne savons pas forcément avec qui converser et collaborer (qui est la bonne personne). Les outils ne peuvent que rarement nous aider à découvrir qui est qui </li></ul></ul><ul><ul><li>L'apprentissage collectif n'est pas la règle... Nous avons plutôt appris à être individualistes ! </li></ul></ul><ul><ul><li>Autant de comportements à changer... qui n'ont rien à voir avec les outils ! </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Directement inspiré par Dave Pollard http://blogs.salon.com/0002007/2006/08/27.html#a1624 </li></ul></ul></ul>

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