Comment rédiger un mail

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Voici quelques étapes à suivre pour rédiger un email et pour ne pas commettre d'erreurs.

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Comment rédiger un mail

  1. 1. Comment rédiger un mail parfait. Quelques étapes à suivre pour faire bonne impression. Du choix de l'objet à celui de la signature, la rédaction d'un e-mail peut être une vraie prise de tête. C'est le moyen de communication le plus universel et le plus pratique, il est impossible de passer à côté. Pour vous guider dans cette épreuve délicate, voici quelques conseils et astuces pour ne plus commettre de “web faux-pas”. 1. Une bonne adresse. Votre adresse est la première impression que vous donnez à votre interlocuteur. Elle est le seul indice qu'il a de vous s'il ne vous a jamais rencontré et il est donc primordial de bien la choisir. Elle doit être une variente de votre nom. Pas de pseudonyme ni de surnom. Évitez à tout prix une adresse type: james.bond-007@xxxxx.fr ou bien batman.la.nuit@xxxxxx.fr 2. Le choix de l'objet ou du sujet Après l'adresse, la deuxième chose sur laquelle se posent les yeux de votre interlocuteur est l'objet du mail. Là aussi, il faut savoir le soigner car cette petite ligne agit comme un sésame et déterminera de l'ouverture ou non de votre message. L'objet doit être simple, grammaticalement correct et court (ne pas excéder 40 caractères). Enfin, évitez les mots alarmants comme "Aide", "Pense-bête" (señal / recordatorio) qui pourraient faire prendre à votre mail la voie damnée des spams. 3. Utilisez une formule d’appel appropriée pour débuter votre message. Il est préférable de s’adresser au destinataire par son nom. Utilisez le titre de la personne (Monsieur, Madame, Mademoiselle, Docteur, Maître, etc.) puis son nom suivi d’une virgule. Vous pouvez éventuellement faire précéder le titre par « Cher » ou « Chère », selon la personne à qui vous vous adressez et l’objet de votre email. « Bonjour M. ou Mme X » est également acceptable dans un email. Ne vous adressez pas directement au destinataire par son prénom mais par son nom de famille, à moins que vous ne le connaissiez déjà bien. Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire et que vous ne savez pas non plus s’il s’agit d’un homme ou d’une femme, utilisez la formule standard « Madame, Monsieur, » ou « Chère Madame, cher Monsieur, » suivie d’une virgule. Familier Courant Formel Salut, Hello, Coucou Bonjour + prénom, Bonjour, Vous ne connaissez pas l’identité : Madame, Monsieur, Vous ne connaissez pas le titre : Monsieur, Madame, Sinon, précisez le titre ou la fonction : Monsieur le Président, Monsieur le Professeur, Madame la Directrice,
  2. 2. 4. Introduisez-vous rapidement dans le premier paragraphe si nécessaire. Expliquez aussi brièvement pourquoi vous écrivez cet email et comment vous avez trouvé l’adresse email de votre destinataire. Par exemple: « Je m’appelle Antonio Garcia. Je me permets de vous contacter suite à votre annonce pour le poste d’Assistant administratif parue sur le site xxxxxxxxx.fr. » « Je m’appelle Antonio Garcia. Je vous écris au sujet d’une citation à comparaître au Tribunal d’Instance de Lyon pour refus de paiement d’une amende que j’ai reçue le 9 avril 2015. J’ai trouvé votre adresse email sur le site internet du Tribunal en question. » 5. Rédigez maintenant votre message complet. Assurez-vous d’aller directement aux faits. Vous ne devez en effet pas tourner autour du pot ou vous répéter sans cesse. Si votre message ne va pas droit au but et qu’il est confus, le lecteur risquera de ne faire que le survoler sans prêter attention aux détails importants. Pour que votre email soit plus clair, cohérent et facile à lire, essayez de l’organiser en paragraphes qui correspondront chacun à un thème différent. • Votre email ne doit pas dépasser les 5 paragraphes et chaque paragraphe ne doit pas comprendre plus de 5 phrases. • Sautez une ligne entre chaque paragraphe. Il n’est en revanche pas nécessaire de faire des alinéas (sangrías). Ils risqueraient de toute façon d’être supprimés automatiquement lors du transfert de l’email. • Assurez-vous d’éviter tout langage familier. Vous devez utiliser un langage relativement soutenu. 6. Utilisez une formule de politesse appropriée pour clore votre message. Celle-ci dépendra de votre niveau d’intimité avec le destinataire. Vous pouvez par exemple écrire : Familier Courant Formel A+ Ciao Bises Bien à vous, Cordialement, Bien cordialement, Amitiés, Si vous envoyez un document: Bonne réception Vous connaissez un peu la personne : Sincères salutations Cordiales salutations A un subordonné : Salutations distinguées A un supérieur : Respectueusement Salutations respectueuses 7. Signez avec votre nom complet. Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Si vous n’avez pas de titre professionnel mais que vous possédez votre propre blog ou site internet, incluez le lien sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre message. Si votre email est à caractère professionnel, n’incluez l’adresse de votre site internet ou de votre blog que s’il est lié à votre carrière et non s’il traite de vos loisirs ou de vos centres d’intérêt.
  3. 3. 8. Relisez votre message pour corriger le contenu, les fautes de grammaire, de conjugaison et d’orthographe . Assurez-vous que vous n’avez oublié aucune information importante et que vous ne vous êtes pas répété. Ne vous fiez toutefois pas à 100% aux correcteurs automatiques car ils font aussi des erreurs ! Attention, utiliser correctement la ponctuation : - Ne pas utiliser de majuscules dans les mails pour ne pas agresser le destinataire ; - - Ne pas utiliser le langage texto. - Pas d'espace avant une virgule, mais après. Pas d'espace avant un point, mais après. Les deux marchent pareil. - Un espace avant et un espace après pour : et ; - Pas d'espace après ou avant dans une parenthèse, mais un espace avant et un espace en dehors de la parenthèse (resp. ouvrante et fermante), sauf si suivie d'un point ou d'une virgule.

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