Sistemas de Información

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
VICE-RECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO
MAESTRÍA EN GERENCIA EMPRESARIAL
SISTEMA PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL
DE MATERIALES DE USO PERSONAL EN LA EMPRESA
NESTLE VENEZUELA, S.A. – PURINA FABRICA LA ENCRUCIJADA
Facilitador: Prof. José Marrufo
Integrantes:
Aparicio Sandra
Castro María Juana
López Yamileyda
Pérez Mary Carmen
Barquisimeto, junio 2012

2. EL PROBLEMA

3. SÍNTOMAS
 Control deficiente de los materiales de uso personal existentes
en los almacenes.
 Incertidumbre de la administración de los materiales de uso
personal dotados individualmente por cada departamento.
 Control deficiente de las dotaciones y las normas y
procedimientos que conllevan.
 Retardos en los registros en las hojas de Excel por las entregas
mensuales de materiales de uso personal, bien sea por
proveedor o por dotación a un empleado, cuenta y descuenta.
 Retardo en la entrega de dotaciones a empleados con status de
nuevo ingreso por incertidumbre de existencia de materiales
de uso personal.

4. PRONÓSTICO

5. SISTEMA
PARA LA
ADMINISTRACIÓN
Y CONTROL
DE MATERIALES
DE USO PERSONAL
EN LA EMPRESA
NESTLÉ
VENEZUELA, S.A. -
PURINA FÁBRICA
LA ENCRUCIJADA

6. Justificación
 La empresa requiere una herramienta para solventar todos estos
inconvenientes y para mejorar el sistema actual de dotación, ya que no
hay aviso alguno de los niveles de stock y eso es lo que se pretende
corregir.
 El sistema permitirá que se descarten los síntomas y se evite el pronóstico;
permitiendo que los empleados que se ven más afectados, puedan tener un
acceso rápido y preciso a los materiales de uso personal que se cargaron en
el inventario y la garantía de confiabilidad de lo que se observa en las bases
de datos del sistema.
 El sistema con las bases de datos instaladas en el servidor, permitirá
realizar una carga de materiales de uso personal más eficiente y por
consecuente que los usuarios de cada departamento siempre estén
dotados de sus implementos con seguridad y rapidez.
 El mejor control de los materiales de uso personal y su vida en la
empresa, de las normas y de los procedimientos, facilitará la generación
de informes para asegurar un mejor control en la búsqueda para que
aparezca sólo la información deseada y se ahorre tiempo.

7. USUARIOS
Jefe de Administración
 Recibe la solicitud de reposición de material que emite el sistema.
 El chequeo de materiales se realiza a través de un listado emitido por el
sistema.
Especialista
 El especialista realiza la solicitud de provisiones y la envía al Jefe de
Administración, pudiendo realizar los trámites de compra cuando así se
requiera.
Analista
 Recibir los materiales de uso personal.
 Verificar que las entregas del proveedor son acordes a lo solicitado.
 Interpretar los indicadores de almacenamiento y existencia de materiales.
 Entregar los materiales a los empleados de acuerdo a su solicitud o
necesidad.
 Enviar los status de material de uso personal cuando su existencia así lo
requiera.

8. USUARIOS (Continuación)
Comprador Operacional
 Constituye una entidad externa al sistema en estudio, este debe
concretar el proceso de compra en conjunto con el comprador
estratégico, pero la solicitud de compra que recibe para el trámite la
realiza directamente con la herramienta programada.
Comprador Estratégico
 Recibe la solicitud de compra del Comprador Operacional para su
gestión, los documentos que maneja provienen del sistema, pero él
no tiene acceso directo a la herramienta.
Empleado
 Esta entidad no realiza interacción alguna con el sistema, el analista
realiza las actividades asociadas a la asignación de los materiales,
pero esta entidad recibe la Orden de Entrega que emite el sistema
para su firma en conformidad de la dotación o material que recibe

9. Ingresar al sistema Analista Notificaciones de requerimiento
Enviar status de los stocks de Analista Status de los stocks de inventario
inventario
Enviar la solicitud de provisiones Especialista Solicitud de provisiones
Aprobar solicitud de provisiones Jefe de Administración Solicitud de provisiones aprobada
Gestionar recepción
de material
Realizar gestión de compras Comprador Estratégico Solicitud de cotizaciones
Realizar Orden de Compra Comprador Operacional Orden de compra procesada
Descripción de los
procesos del
Recibir orden procesada Jefe de Administración Orden de Compra (copia)
sistema propuesto
Entregar copia de orden de compra Jefe de Administración Orden de Compra (copia)
Registrar los datos de los materiales Analista Ingreso de materiales
Actualizar recibidos
inventario de
materiales
Chequear entradas Jefe de Administración Ingreso de materiales chequeados
Recibir ingreso de materiales Analista Registro de materiales recibidos
chequeados
Atender la solicitud del empleado Analista Asignación de material
Gestionar
asignación de Recibir dotación Empleado Asignación de material firmada
materiales
Archivar Asignación de material Analista Asignación de material firmada (copia)
Procesos Flujo Actividad Información Almacenada

10. Conclusiones