1. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA
EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO
Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos
GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES
ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012
Leamos los
siguientes
conceptos
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
“El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de tal
forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia;...”
Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) Fines de los archivos.
La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización
administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus
actividades son:
� El testimonio de su existencia.
� El referente para la toma de decisiones.
La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una
entidad.
Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
La clasificación documental es el establecimiento de agrupaciones documentales
diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande
(fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos
documentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso de
clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en
segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del
proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cuales
pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez
ejecuta funciones asignadas. La clasificación no determina cómo deben arreglarse los
documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles

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son los de cada unidad administrativa, cada función y cada serie.
La ordenación documental es la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado.
La ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad
las relaciones entre los documentos de una serie.
La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización
y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
Iniciaremos con el proceso de clasificación documental y para ello definiremos qué es y
cuáles son las agrupaciones documentales.
Agrupaciones Documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de
sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos,
las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.
 Fondo Documental
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en
desarrollo de sus funciones o actividades.
 Sección Documental
Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o
división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.
 Subsección Documental
Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la
subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.
 Serie Documental
Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una
entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está
constituida por documentos agrupados en series.

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 Subserie Documental
Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades
documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
 Unidad Documental
La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una serie
documental, la cual puede ser simple o compleja.
Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, Los tipos documentales
que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente
unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el
siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa.
Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares administrativas o
reglamentarias.
Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden
a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está
compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un
trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general
se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas.
Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental
compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula a
una entidad hasta su retiro.
 Los tipos documentales
Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un
determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos
caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

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FONDO DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTAL
SUBSECCION DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
UNIDAD DOCUMENTAL
SIMPLE COMPLEJA
La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento de
categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica. Puede ser:
 Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo
 Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo
 Clasificación de series en el interior de una sección o subsección

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La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones
documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.
Agrupaciones Documentales Estructura Orgánica
Fondo Documental Entidad
Secciones Documentales Dependencias Mayor Jerarquía
Subsecciones Documentales Grupos de Trabajo

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EJEMPLOS DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES
PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES
ALCALDIA DE VILLAPINZON FONDO
SECRETARIA DE HACIENDA SECCION DOCUMENTAL
TESORERIA SUBSECCION DOCUMENTAL
PAGO A PROVEEDORES FUNCIÓN
COMPROBANTES SERIE
COMPROBANTES DE EGRESO SUBSERIE
COMPROBANTES DE INGRESO SUBSERIE
COMPROBANTE DE EGRESO Y TIPO DOCUMENTAL
COMPROBANTE DE INGRESO
SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL
PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES
ALCALDIA DE VILLAPINZON FONDO
SECRETARIA DE HACIENDA SECCION DOCUMENTAL
RECURSOS HUMANOS SUBSECCION DOCUMENTAL
MANEJO DE PERSONAL FUNCIÓN
HISTORIAS LABORALES SERIE
HOJA DE VIDA TIPOS DOCUMENTALES
AFILIACIÓN A EPS
AFILIACIÓN A PENSIONES Y
CESANTIAS
EXÁMENES MÉDICOS DE INGRESO
COMPUESTA UNIDAD DOCUMENTAL

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ACTIVIDADES A REALIZAR:
1. Localice y obtenga el formato diseñado por el instructor para
referenciar las series y las subseries documentales.
2. Realice las preguntas necesarias y suficientes para entender el
formato y la forma de diligenciarlo.
3. Si es preciso, solicite al instructor una explicación con un ejemplo
asociado al formato.
4. Diligencie el formato entregado por el instructor, para ello
identifique una división administrativa o dependencia de una
empresa; si no es posible realice la actividad con una dependencia
del Centro SENA don Bosco
5. Según la observación y la práctica sugerida, presente el formato para sus respectivas
firmas, incluida la suya como responsable de archivo.
6. Socialice al grupo el trabajo realizado.
7. Por último anexe a la carpeta de evidencias. (Formato de Series).
“El éxito es lo que nos da confianza para poner en práctica lo que el fracaso nos ha
enseñado."