1. MANAGEMENT RECORDS PENGEMBANGAN STANDAR
OPRASIONAL PROCEDURES (SOP)
Bay: Ardi Yus Aryadi
Nim: 1220010034
Makalah Manajemen Record dan Dokumen
Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
A. Latar Belakang
Manajemen records adalah sesuatu yang sangat penting untuk
dilakukan setiap organisasi yang melakukan sebuah
transaksi termasuk
perpustakaan. Records yang dihasilkan suatu organisasi berpengaruh besar
pada pembuktian otoritas organisasi tersebut karena itu records harus
disimpan dengan baik. Semakin banyak records yang dibangun dan
dihasilkan suatu organisasi maka kebutuhan akan suatu sistem penyimpanan
dan perawatan rekod harus efektif dan efisien.
Seorang pakar kearsipan menyebutkan bahwa manajemen records
management pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur
hidup records yang mencakup proses penciptaan (records creation),
penggunaan arsip (records utilization), penyimpanan records (storage active
records), dan penyimpanan records secara permane (Wallace, 1992-.2-8).
Sedangkan Penn (1992:14) menguraikan bahwa records diciptakan/diterima
dalam bentuk apapun, seperti surat, formulir, laporan, gambaran, microform,
maupun input/ouput computer.
Pembagian records di perpustakaan dapat dikelompokan ke dalam dua
bagian yaitu rikod aktif dan records dinamis. Records aktif adalah records
yang digunakan secara tidak lansung dalam kegiatan sepeti pengkatolokan
buku dan subyek buku. serta records dinamis adalah records yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka
waktu tertentu seprti kebijakan pengembagan perpustakaan baik kegiatan
pengolahan, pelayanan serta SOP perpustakaan.

2. Records dinamis ini dalam aspek kepentingan penggunaannya juga
dibedakan lagi menjadi dua, yakni records dinamis aktif (active
records/current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). records
dinamis aktif merupakan records yang secara langsung dan terus menerus
dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan
keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja atau Central
Files masing-masing organisasi. Adapun records dinamis inaktif merupakan
arsip yang frekwensi penggunaannya untuk kegiatan administrasi mulai
menurun dan arsip ini dikelola dalam satu unit tersendiri yang disebut
Records Centre. Dalam pembuatan makalah ini akan di bahas salah satu
records yang terdapat di perpustakaan yang membantu operasional
perpustakaan
berupa
Standard
Operating
Procedures
SOP
dalam
penggelolaan bahan pustaka.
B. Pembahasan
a. Penciptaan SOP
Penciptaan records merupakan awal dari lahirnya suatu active
record. Proses penciptaan records ketika mulai dituliskan diatas kertas,
data dimasukkan ke dalam komputer atau informasi ditangkap ke dalam
film. Records dinamis dapat tercipta dalam media kertas, media baru dan
bentuk
lainnya.
Adapun
penciptaan
record
di
perpustakaan,
dilaksanakan beberapa proses penciptaan records yaitu: desain formulir,
manajemen kebutuhan dan manajemen pelaporan.
1. Disaen Formulir
Desain formulir merupakan fase penciptaan SOP di
perpustakaan standarisasi dari desain formulir, akan menentukan
data dan infomasi apa saja yang layak direkarn dari bagian bidang
layanan dalam menunjang kegiatan oprasional perpustakaan. Isi
informasi yang penting bagi organisasi atau sangat vital bagi
keberlangsungan hidup organisasi. Dengan demikian desain formulir
merupakan fase yang penting di dalam manajemen formulir di
Perpustakaan Universitas Bangka Belitung.

3. 2. Kebutuhan
Dalam penyusunan SOP akan dijelaskan mengenai analisis
kebutuhan SOP untuk Perpustakaan. Selain itu juga diperlukan
identifikasi faktor-faktor yang mungkin bisa mempengaruhi SOP.
Kegiatan ini dilakukan melalui observasi langsung ke bagian
perlayanan atau persub bagian lapangan untuk melihat kegiatankegiatan pekerjaan yang dibuatkan SOP. Berikutnya dikembangkan
rencana aksi atau tindak lanjut.
3. Pelaporan
Analisis pelaporan SOP yang di lakukan di perpustakaan di
lakukan dengan menginformasikan fakta-fakta dan kejadian secara
actual
dan
tertulis
didalam
rangka
upaya
pembinaan
organisasi.Naskah laporan ini harus didistribusikan dengan cepat dan
tepat dan disimpan untuk bahan-bahan perencanaan, pelaksanaan
dan pengawasan. Manajemen pelaporan akan memberikan batasbatas sistematik di dalam menyusun dan merancang suatu laporan,
baik yang menyakut bahasa, materi dan format serta prosedur
pendistribusiannya.
b. Penerapan SOP
Perencanaan atau implementasi, langkah-langkah yang diperlukan
untuk sosialisasi SOP kepada para pengguna, pendistribusian SOP kepada
pengguna, analisis kebutuhan pelatihan
di
lakukan oleh pihak
perpustakaan serta pengembangan mekanisme pengawasan kerja.
Kegiatan penerapan SOP di perpustakaan meliputi langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Perencanaan penerapan SOP perlu dilakukan secara sungguh-sungguh
agar SOP yang akan dipakai dapat segera dipahami oleh staf
pelaksana.
2. Distribusi kepada unit-unit muali didistribusikan ke masing-masing
unit yang akan menerapkan SOP. Pendistribusian di lakukan dengan
pada SOP di lakukan dengan serentak.

4. 3. Pelatihan pemahaman SOP yaitu di lakukan sub-sub bagian yang akan
menerapkannya.
4. Supervisi. Kegiatan ini perlu dilakukan dengan cara mengamati dan
melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilakasanakan dan
seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik.
c. Pengembangan SOP
Langkah
kedua
setelah
penciptaan
yang
dilakukan
oleh
perpustakaan yaitu melakukan proses pengembangan SOP, dan hal-hal
yang diperlukan dalam mendukung pengembangan SOP. Dalam langkah
yang dilakukan oleh perpustakaan yaitu:
1. Pembentukan tim untuk mengembangkan SOP Perpustakaan.
2. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif dilakukan dengan
menggali informasi melalui brainstroming, focus group discussion,
wawancara, survei, benchmark.
3. Analisis dan pemilihan alternatif, setelah tahap pengumpulan
informasi dilakukan kemudian tim mulai analisis dari bahan yang
telah terkumpul. 4. Penulisan SOP.
4. Penulisan SOP perlu dilakukan secara cermat sehingga dapat
dihasilkan sebuah SOP yang bisa dipertanggungjawabkan dengan
baik dengan memperhatikan tingkat ketelitian,
kejelasan dan
ketepatan serta tingkat keluwesan.
5. Pengujian dan review setelah SOP yang telah dikembangkan tim
dilakukan penguji apakah SOP yang dibuat sesuai dengan kebutuhan
yang telah dibuat.
6. Pegesahan SOP dilakukan oleh kepala perpustakaan.
d. Mengelola Recods SOP
Recods mencakup semua fase siklus hidup rekod yang bisa
menjaga kelangsungan hidup recods dapat bervariasi, tujuan dalm
mengelolah recods yaitu:
a. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu bilamana dan di
mana diperlukan.

5. b. Menyediakan informasi dengan biaya serendah mungkin.
c. Mendesain sistem pengelolaan recods yang se-efisien mungkin yang
mencakup ruangan, peralatan, dan prosedur untuk menciptakan,
menyimpan, mentransfer dan disposisi recods.
d. Mengamankan dan melindungi informasi dengan mendesain dan
mengimplementasikan langkah-langkah pengendalian recods.
e. Menetapkan metode untuk mengevaluasi semua fase dari program
manajemen recods.
f. Melatih staf perpustakaan agar mereka mampu menggunakan dan
mengendalikan recods seefektif mungkin
e. Penyimpanan Recods SOP
Penyimpanan
records yang berupa SOP yang dilakukan oleh
perpustakaan meliputi:
1. Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek
merupakan pengelompokan dan penyimpanan arsip yang didasarkan
atas subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.
2. Pengaturan dalam setiap subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek
dapat dilakukan menggunakan urutan pemberkasan sistem subjek
dilaksanakan berdasarkan pola klasifikasi arsip.
Pemberkasan
dan penyimpanan records dilaksanakan dengan
tahapan:
1. Pemeriksaan untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan
keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau
tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau
digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.
2. Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis records
atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan
materi records.

6. DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional RI, 2010. Manejemen Arsip.
Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern: Dari konvesional ke
Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama
Univeristas Negeri Malang. 2006. Prosiding Seminar dan Lkakarya
Pengembangan dan Implementasi SOP dan Manual Mutu dalam
Menjamin Mutu Akademik.
Universitas Indonesia. 2003. Manual Prosedur Operasional Standar
Perpustakaan Universitas Indonesia. Depok: UPT Perpustakaan
Universitas Indonesia
Writing Procedures: How to Document your Quality System Effectively.
Manchester, The National Computing Centre, 1995