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PROJET DE MODERNISATION
DE L’ETAT CIVIL

miércoles, 3 de abril de 13

FUNDED


HISTORIQUE


-140 ans d’existence
-Capitale de l’AOF
-Unique lieu d’éducation et
d’enseignement de

l ’ é l i t e
africaine
-Centre de l’administration de
l’AOF


Lieu de création des actes
d’état civil à la fois pour les
commis, les colons, les ﬁls de
chef, les recrues de l’armée
coloniale


PRESENTATION DE L’ETAT
CIVIL


Trois sites:
Ø HLM-Léona (centre principal)

ØÎle Nord (Centre secondaire)

ØNgallèle (Centre secondaire


HLM-Léona (centre principal code 251)
1 Ofﬁcier chef
de division

1 archiviste 2 chercheurs 1 secrétaire 3 opérateurs
de saisie

1 chargé de 1 chargé de 1 chargé de 1 chargé des
déclaration des déclaration des section mariage certiﬁcats et
naissances décès et 1 assistante légalisation

4 Rédacteurs dont 1 1 chargé de l’accueil
chargé des mentions 1 Régisseur et des demandes et
2 gardiens
des timbres délivrances


Centre secondaire de l’île code D06
3 Ofﬁciers
dont 1 chef de
centre

1 chercheurs 1 chargé de 2 opérateurs 1 chargé de l’accueil
déclaration des de saisie et des demandes et
décès délivrances

1 chargé de 1 Régisseur 1 chargé de 1 chargé des
déclaration des des timbres section mariage certiﬁcats et
naissances légalisation

2 Rédacteurs 2 gardiens


Centre secondaire de Ngallèle code D06

1 Ofﬁcier

1 chercheurs 1 chargé de 2 opérateurs 1 chargé de l’accueil
déclaration des de saisie et des demandes et
décès délivrances

1 chargé de 1 Régisseur 1 chargé de 1 chargé des
déclaration des des timbres section mariage certiﬁcats et
naissances légalisation

2 Rédacteurs 2 gardiens


SITUATION AVANT


SITUATION AVANT

Exiguité del’espace de travail


SITUATION AVANT


Recherche de documents diﬀiciles
Les usagers ne sont pas bien orientés


SITUATION AVANT


Recherche de documents diﬀiciles
Les usagers ne sont pas bien orientés

Deterioration des archives
L’utilisation constante des documents entraine la deterioration et meme la destruction


SITUATION AVANT

Exiguité de l’espace de travail


SITUATION AVANT

Diﬀicultés d’accès aux archives


SITUATION AVANT

Mauvaise conservation des archives
La mauvaise manipulation et l’utilisation abusive des documents entraine leur deterioration
et meme leur destruction


SITUATION AVANT

Plusieurs sites
Difﬁculté de coordination et de gestion des services


SITUATION AVANT

Plusieurs sites

Délais de délivrance des actes
En fonction de la demande comme par exemple avec l’ouverture des classes


SITUATION AVANT

Plusieurs sites

Délais de délivrance des actes
En fonction de la demande comme par exemple avec l’ouverture des classes

Outils de travail (la main, le papier)
Les certiﬁcats sont obtenus à partir des informations des registres d’Etat Civil


AVANT


MODERNISATION


MODERNISATION

OBJECTIF


MODERNISATION

• L'amélioration des
processus
OBJECTIF


MODERNISATION

processus
OBJECTIF
• Système d'information
efﬁcace


MODERNISATION

processus
OBJECTIF
• Système d'information
efﬁcace

• Temps de réponse plus
courts


SYSTEME DE MODERNISATION



• N’élimine pas les procédures
actuelles



actuelles

• Nécessité de continuer à
remplir les actes durant la
phase de transition



actuelles

• Nécessité de continuer à
remplir les actes durant la
phase de transition

• Travail
long et fastidieux mais
necessaire


Maintenant


Maintenant

Site 1

Maintenant

Site 1 Site 2

Maintenant

Site 1 Site 2 Site 3

Sécurité


Sécurité

• Identifant et Mot de passe


Sécurité


• Audit


Sécurité


• Audit

• Sécurité


Procedures


Procedures
• NAISSANCE


Procedures
• NAISSANCE

• MARIAGE


Procedures
• NAISSANCE

• MARIAGE

• DECES


Procedures
• NAISSANCE

• MARIAGE

• DECES

• AUTRES


Dossiers


Dossiers
• Dossiers organisation


Dossiers

• Rapide


Dossiers

• Rapide

• Fácile


Document


Document
• Nouveau document


Document

• Types de documents


Document

• Types de documents

• Informations


Numériser Document


Numériser Document
• Rapide et facile


Numériser Document

• Plusieurs pages


Numériser Document

• Plusieurs pages

• Plusieurs scanners


Numériser Document

• Remplir formulaire


Numériser Document

• Remplir formulaire

• Maintenant: Génération de
documents


Génération de documents


Génération de documents

• Rápide et automatique


NOUVELLE ORGANISATION



• Ordre d’arrivée




• Démocratie




• Démocratie

• Equité




• Démocratie

• Equité

• Transparance




• Démocratie

• Equité

• Transparance

• Diminution de la pression
sur les agents


AVENIR


AVENIR

Flux de travail


AVENIR

Flux de travail

Organisation de l’état civil


AVENIR

Flux de travail

Organisation de l’état civil

Signature électronique


AVENIR

Demander


AVENIR

Demander Paiement


AVENIR

Demander Paiement Livraison


AVENIR

Implantation du système
dans les autres états civils
du pays


Engagements de lA MAIRIE


ENGAGEMENTS DE LA MARIE



Connection à Internet
L’accès à l’internet est fondamental pour le fonctionnement du système




Serveur
Maintenance et conservation des serveurs




Serveur
Maintenance et conservation des serveurs

Maintenance des appareils
Ordinateurs, imprimantes et scanners



Designer un administrateur du
système
Gestion des usagers et des procesus



système

Netoyage des plaques
photovoltaiques
Potentielle energetique maximum



système

Netoyage des plaques
photovoltaiques
Potentielle energetique maximum

Proﬁter de la collaboration



Investissement pour le
développement


Démonstration

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Arte Consultores

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