4.3 l'art de faire des réunions

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4.3 l'art de faire des réunions

  1. 1. L’ART DE FAIRE DES REUNIONS
  2. 2. Que faut-il faire (ou ne pas faire)pour réussir une réunion ?
  3. 3. Avant la réunionEnvoyer une convocation comportant : la date, le lieu,l’heure, la durée, la liste des participants et l’ordre dujourPréparer un ordre du jour : mettre les sujets les plusimportants au début et fixer des objectifs précis etdemander s’il y a des points à ajouter.Choisir l’animateur, le secrétaire et le pointeur de laréunion.
  4. 4. Pendant la réunionAnimateur de réunion :Généralement responsable d’animer les réunions et au besoin de faciliter lacommunication entre les membres de l’équipe.Il présente l’ordre du jour et s’assure qu’il est respecté.Il encourage les réactions des membres et incite tout le monde à donner sonopinion, tout en respectant le fait que certains peuvent n’avoir rien à dire.Il s’assure également de clore un sujet et prendre une décision avant d’endébuter un autre.Il doit enfin s’assurer que des actions concrètes sont décidées et qu’unresponsable a été désigné pour les mener.En fin de réunion, il fixe la prochaine date de réunion et son objectif.
  5. 5. Pendant la réunionSecrétaire :Responsable de rédiger le compte-rendu et de mettre par écritles suggestions, idées, actions et décisions clés de l’équipe.Il est donc chargé de résumer, récapituler ce qui se dit.Après la réunion, il envoie le compte-rendu à chaque membre del’équipe.Pointeur :Veille à ce que la réunion respecte les limites de temps.Il doit faire preuve de fermeté pour garder la réunion sur labonne voie et s’assurer que la réunion commence et finisse àtemps.
  6. 6. Le compte-rendu de réunionLe compte-rendu reprend ce qui s’est passé aucours de la réunion (discussions, décisions,responsables et échéances des actions).Le compte-rendu est utile parce qu’il peut êtreremis à ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion etparce qu’on peut s’y référer par la suite.
  7. 7. Le compte-rendu de réunionLes règles à respecter• Choisir son support pour prendre des notes (papier, ordinateur portable).• Noter les présences, la date, l’heure, le lieu et le type de réunion (régulièreou extraordinaire).• Ne pas essayer de tout écrire. Se contenter de noter les idées générales dusujet discuté, les principaux points soulevés, les décisions prises et quis’engage à les exécuter. Faire des grands titres pour séparer les points.• Mettre en valeur les actions requises dans le procès-verbal en les soulignantou en les mettant en caractères gras ou en joignant une feuille d’actions.• Après la réunion, rédiger le compte-rendu aussitôt que possible, pendantque tout est encore « frais ».• Distribuer le compte-rendu aux membres de l’équipe par le moyen le pluspratique (e-mail, la poste, distribution en main propre à l’école, etc.)• Archiver les comptes-rendus. Conserver ensemble tous les comptes-rendusdans une chemise, un classeur ou un dossier d’ordinateur.• Inscrire le lieu, l’heure et la date de la prochaine réunion.
  8. 8. Les exemples de Baran et ArnaultBaran – World Citizen :« Nous faisons des réunions environ une ou deux fois parsemaine, sur Skype. »Arnault – Musique pour tous :« Nous, nous faisons peu de réunions formelles quirassemblent toute l’équipe. Par contre, on fait des pointsréguliers sur Skype, et on utilise notre groupe Facebookpour diffuser les infos à tout le monde. Avec Quentin, onprend le métro ensemble quasiment tous les jours. C’estnotre façon de faire des réunions. C’est efficace, on n’aque quelques stations ! »

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