Présentation gary tokatelian

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Présentation gary tokatelian

  1. 1. © Groupe CGI inc. CONFIDENTIELRéussir la mise en œuvre d’un dossiermédical électroniqueGARY TOKATELIAN, PMP18 AVRIL 2013
  2. 2. Ordre du jour• Mise en contexte• Bénéfices recherchés• Identifier les besoins• Planifier la mise en œuvre• Gérer le changement• Facteurs de succès2
  3. 3. Quelques questions importantesDans un projet d’implantation DME• Qui veille aux intérêts de la clinique et des médecins ?• Comment sont gérés les risques et les coûts ?• Faut-il faire un plan de projet ?• Comment préparer le personnel au changement etau nouveau mode de fonctionnement ?• Que faire avec les dossiers existants ?• Qui intègre les systèmes existants avec le nouveau DME ?• Quelles sont les options possibles pour collaborer avec le réseau ?• Comment assurer la sécurité des données?3
  4. 4. Mise en contexte
  5. 5. Définitions (DME, DCI, DSQ)5DME DCIDMEDMEDCIDSQ
  6. 6. Statistiques sur l’adoption des DME6Pourcentage de cabinets dotés d’un DMEselon les pays (Davis et AL, 2008)Pays% de cliniquesinformatiséesPays-Bas 98 %Nouvelle-Zélande92 %Royaume-Uni 89 %Australie 79 %États-Unis 28 %Canada 23 %Québec 9%83%17%0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%OuiNonOuiNonSondage AMQ 2012Croyez-vous qu’un service professionneld’accompagnement vous serait utile dans lechoix et l’implantation d’un DME ?
  7. 7. Statistiques sur l’adoption des DME7Améliore laccès aux dossiersAméliore la communication avecles patientsAméliore la communication entrecliniciensContribue à lamélioration de laqualité des soins0 20 40 60 80 100Caractéristiques les plus importantesselon les médecinsLensemble de ces améliorations a un effet positif sur la qualité des soins aux patientsSource: New England Journal of Medicine, 2008.
  8. 8. Incitatifs du PQADME – Remboursements prévuspar type de clinique et date d’acquisition du DME8Privée hors-GMF Privée, GMF CLSC et UMFClinique Médecin Clinique Médecin Clinique MédecinDME acquisaprès avril 20129 746 $ 18 610 $ 14 900 $ 5 250 $DME acquis entre janv. 2011 etavril 20129 746 $ 16 410 $ 11 400 $ 5 250 $DME acquisavant janv. 20119 746 $ 12 810 $ - $ - $
  9. 9. Remboursements pour les GMFayant acquis un DME après avril 20129Forfaits Investissement Remboursement Récurrent Médecin CliniqueInitial Initial Annuel 4-ansFrais dimplantationdu DME5 000 $ 3 500 $ 3 500 $Frais de licences duDME2 000 $ 1 400 $ 1 400 $ 5 600 $Gestion duchangement2 200 $ 2 200 $ 2 200 $Participation auPQADME3 600 $ 3 600 $ 3 600 $Équipement S.O. S.O.Câblage S.O. S.O.Commutateur S.O. S.O.Liaisons Internet S.O. S.O.Total 12 800 $ 10 700 $ 1 400 $ - $ 14 900 $ - $
  10. 10. Fonctionnement du programme10Soumettre le formulaired’adhésionImplantationdu DMEMSSS / SogiqueFrais detélécommunicationFrais detélécommunicationLicences duDMEParticipationau PQADMECliniqueMédecin
  11. 11. Bénéfices recherchés
  12. 12. Facteurs opérationnels motivantl’acquisition d’un DME12Programmede financementgouvernementalPolitiqueet cadreréglementaireAméliorerla pratiqueMédecins PatientsCliniqueOptimisationdes processusEfficacitéfinancièreTechnologie
  13. 13. Améliorer et optimiser les flux de travail cliniques13
  14. 14. Bénéfices recherchés14Bénéfices ExemplesQualité des soins• accès à distance aux dossiers,• accès aux dossiers complets et historique des visites,allergies, résultats de laboratoire, médicamentsServices aux patients• meilleur gestion des rendez-vous,• rappels automatiques,• Confidentialité des dossiersEfficacité• partage des dossiers entre les intervenants et autres cliniques• réduction des erreurs• réduction de la transcriptionProductivité• accès rapide aux dossiers,• revue des dossiers plus rapide,• documentation plus efficace,• processus de facturation accéléréCoûts• élimination de la transcription,• réduction des fonctions de facturation,• élimination des fournitures de bureauÉtats financiers• perception des comptes à recevoir,• facturation,• gestion des inventaires
  15. 15. Mesure des bénéfices15Bénéfices MesuresFaciliter l’accès aux dossiers • Le nombre de dossiers accessibles et centralisé en ligne,accessibles à distance, le temps d’accès au dossierélectronique vs papierConfidentialité et sécurité accrues  • Audit de sécuritéEnvironnement sans papier • Élimination du papier dans tous les processus• Taux de numérisation• Économies des coûts de papier, photocopies et dossiersAméliorer la qualité des soins  • Sondage auprès des médecins, du personnel et les patientsAmélioration de l’efficacité etréduction des activitésadministratives• Le temps d’accès aux antécédents médicaux• Erreurs sur les ordonnances• Erreurs de facturation• Réduction du délai de réclamation• Délais de réception et consultation des résultats de laboAmélioration du cycle de facturation • Délai de facturation• Délai de paiement• Temps de vérificationRéduction des coûts des activitésadministratives• Réduction du temps de recherche des dossiers• Réduction du temps de visite et d’attente• Réduction du temps d’enregistrement
  16. 16. Identifier les besoins
  17. 17. Fonctionnalités recherchéesdans un DME• Informations démographiques• Enregistrement des patients• Gestion des Rendez-vous• Demande de consultation• Notes de consultation(observations, diagnostiques,immunisations, allergies)• Facturation• Liste de problèmes• Prescriptions électroniques• Historique des prescriptions• Numérisation• Plans de soins• Assistant pharmacologique• Rapports dimagerie• Liste des tâches• Formulaires personnalisés,rapports• Résultats de laboratoire• Codification des dossiers• Rappels automatisés• Statistiques sur les patients• Moteur de recherche• Portail patient• Intégration au DSQ• Audit d’accès et sécurité17
  18. 18. Niveaux d’adoption du DMEEMRAM ambulatoire** Source: HIMSS Ambulatory – Electronic MedicalRecords Adoption Model (A-EMRAM)Niveau 0Niveau 1Niveau 2Niveau 3Niveau 4Niveau 5Niveau 6Niveau 7Niveau cibleNiveauactuel• Utilisationgénéraliséedu DME• Gestion de laliste desproblèmes• Utilisation d’unassistantpharmacothérapeutique• Gestion de laliste destâches etnotificationsaux employés.• Transcriptionautomatiquede notes• Ordonnanceélectronique -médicaments• Réception desrésultatsd’examens(HL7)• Réception dessommaires desortie deshôpitaux• Signes vitauxenregistrésdans le DME• Ordonnanceélectronique -laboratoires• Portail patientavec vuepersonnaliséeet informationpréventive• Débutd’utilisationd’un DME• Conservation desrequêtes etrésultatsdans leDME• Outils d’aideà la décisionclinique• Le DMEenregistréesdonnées desappareilsmédicaux• Gestion desalertes• Participationà un réseaude soins.• Analyse desdossierspatients etrapports deconformité• Ordonnancesélectroniquesgénéralisées(+95%)• Matériel deréférenceen-ligne• Quelquesnotesinformatisées• GestionmanuelledesdossierspatientsPhasePar exemple :
  19. 19. Planifier la mise en œuvre
  20. 20. Analyse etplanificationSélection etacquisitionImplantation etgestion duchangementPhases de mise en œuvre
  21. 21. Phases de mise en œuvre21Niveau 0Niveau 1Niveau 2Niveau 3Analyse etplanification
  22. 22. Phases de mise en œuvre22Sélection etacquisition
  23. 23. 23Exigences architecturales à considérerRéférentielServiceexterneSystème DMEDSQ DCI Lab• DME FSA ou Local• Accès à distance• Sécurité• Disponibilité du système• Entretien• Audit• Niveaux de servicesmesurables• Licences• Intégration avecd’autres systèmes• Profils d’accès
  24. 24. Implantation etgestion duchangement24Phases de mise en œuvre
  25. 25. Continuité des affairesObjectif :• Assurer le bon fonctionnement de la clinique dans toute circonstanceÉvénements potentiels :• Panne de courant• Panne de télécommunication• Vol ou bris d’équipements• Systèmes inaccessiblesComment :• Ententes de niveau de service• Mécanismes de relève25
  26. 26. Gérer le changement
  27. 27. Avoirconscience deschangements àvenirComprendreles raisonsmotivant lechangementCroire ausuccès duprojetComprendreles impacts.Agir sur lesimpactsSe préparerpour latransitionContribuer auprocessus duchangementSe sentirpropriétaire duchangement –en contrôleAvoir et utiliserles ressourcesnécessairesIntégrer lesnouvellesfaçons de fairedans lequotidienMaintenir lechangementAssurerl’améliorationcontinueGestion de changement: Démarche27Initiation Planification Réalisation ClôtureSensibilisation(voir)Compréhension(comprendre)Adhésion(vouloir)Appropriation(faire)Intégration(vivre)
  28. 28. Gérer le changement: Organisation du travailStratégie de transition• Former une équipe de projet• Leadership du champion• Participation du personnelGestion de documents• Gestion des dossiers• Numérisation et indexation de documents• Politique de gestion des documents28
  29. 29. 29Gérer le changement: FormationPréparer la formation• Formation sur le logiciel DME• Formation à la tâche et aux processus• Formation de base• Formation à l’utilisation des nouveauxéquipements et périphériques• …sans impact sur les activités normales de la clinique
  30. 30. Les défis à surveiller lors de l’implantation1. Engagement des médecins et du personnel2. Choix du système a acquérir et signature du contrat avec le fournisseur3. Processus de consentement et autre sujets légales4. Coordination des équipes5. Stratégie d’implantation6. Gestion du changement7. Révision des processus8. Intégration avec les systèmes existants9. Processus et stratégie de numérisation des dossiers
  31. 31. Facteurs de succès
  32. 32. En Résumé - Facteurs de succès1. Choisir un système adapté aux besoins et spécialités de la clinique2. Exécuter une mise en œuvre graduelle3. Bien définir les objectifs et cibles de maturité4. Identifier un médecin champion tôt dans le projet5. Analyser en détail le flux de travail et bien documenter les exigences6. S’assurer que le chargé de projet consacre suffisamment de temps au projet7. Identifier des super utilisateurs et exécuter une phase pilote8. S’assurer de la disponibilité et du niveau de flexibilité du personnel9. Collaborer et contribuer de façon enthousiaste10. Soyez patients et visez pour la réussite !32
  33. 33. Notre engagementNous réalisons chaque mandat dansun seul but : contribuer au succèsde nos clients.
  34. 34. Références• MSSS : PQADME• Sogique : PQADME• FMOQ : dme.fmoq.org/• AMQ: www.amq.ca/• CGI - Soutien à la mise en œuvre du DME : www.cgi.com/dme/• Témoignages sur l’utilisation des DME : Info DME34

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