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ESSEC EDUCATION MANAGEMENT
PMS Management des Achats
Matthieu Poylo
Date : décembre 2010
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Introduction
Que signifie exactement la notion de risque ? « Le risque est la prise en compte d'une
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Marchés Financiers (AMF), même s’il est presque uniquement axé sur les domaines
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Mémoire gestion des risques fournisseurs en achat

  1. 1. Page 1/88 ESSEC EDUCATION MANAGEMENT PMS Management des Achats Matthieu Poylo Date : décembre 2010 Directeur de mémoire : Denis Villanove MEMOIRE Pour l’obtention du diplôme homologué niveau II Titre : Responsable de Gestion SUJET : La gestion des risques fournisseurs au sein du service Achats d’une PME.
  2. 2. Page 2/88 Sommaire Introduction.........................................................................................................5   1.   Contexte et enjeux de la gestion des risques fournisseurs par les Achats en PME.................................................................................................................7   1.1.   Le contexte macro-économique.................................................................................... 7   1.1.1.   Un monde économique en pleine mutation............................................................ 7   1.1.2.   Des relations clients-fournisseurs fragilisées ......................................................... 8   1.2.   Le rôle des Achats dans la gestion des risques............................................................. 8   1.2.1.   L’évolution du rôle des Achats .............................................................................. 8   1.2.1.1.   L’évolution du rôle des Achats durant les 30 dernières années ....................................................................8   1.2.1.2.   Les effets de la crise sur les responsabilités des services Achats ..................................................................9   1.2.2.   Le rôle central des Achats dans la gestion des risques, et plus particulièrement des risques fournisseurs........................................................................................................... 10   1.3.   Les PME face à la gestion des risques........................................................................ 11   1.3.1.   Comment les PME gèrent-elles les risques ? ....................................................... 11   1.3.2.   Les principaux risques rencontrés par les PME ................................................... 17   1.3.3.   Conclusion : quelles solutions leur apporter ? ..................................................... 18   2.   Appréhender les différents risques fournisseurs.....................................20   2.1.   Risques macro-économiques ...................................................................................... 20   2.1.1.   Risques liés au marché fournisseur ...................................................................... 20   2.1.2.   Risques Pays......................................................................................................... 21   2.1.2.1.   Risques politiques.........................................................................................................................................21   2.1.2.2.   Risques juridiques ........................................................................................................................................22   2.1.2.3.   Risques économiques....................................................................................................................................22   2.1.2.4.   Risques liés aux infrastructures ...................................................................................................................23   2.2.   Risques financiers....................................................................................................... 23   2.2.1.   Les risques de défaillance des fournisseurs et leurs conséquences...................... 24   2.2.2.   Analyse financière des fournisseurs..................................................................... 25   2.2.3.   Indicateurs clés..................................................................................................... 26   2.2.4.   Le taux de dépendance des fournisseurs .............................................................. 28   2.2.5.   Risques de trésorerie et encours fournisseurs ...................................................... 29   2.3.   Risques industriels et qualité ...................................................................................... 29   2.3.1.   Risques industriels................................................................................................ 30   2.3.2.   Risques liés à la Supply Chain............................................................................. 30   2.3.3.   Risques qualité ..................................................................................................... 31   2.3.4.   Risques technologiques........................................................................................ 32   2.4.   Risques juridiques et réglementaires .......................................................................... 33   2.4.1.   Risques contractuels............................................................................................. 33   2.4.2.   Risques juridiques ................................................................................................ 35   2.4.3.   Risques de fraude ................................................................................................. 36  
  3. 3. Page 3/88 2.5.   Risques en terme d’image........................................................................................... 37   2.5.1.   Les risques en terme d’image et leurs conséquences ........................................... 37   2.5.2.   Risques liés au développement durable ............................................................... 37   2.5.2.1.   Définition du développement durable ..........................................................................................................38   2.5.2.2.   Les risques liés au développement durable..................................................................................................39   2.5.2.3.   Un contrôle effectif des fournisseurs étrangers ...........................................................................................39   2.6.   Risques humains......................................................................................................... 40   3.   Mise en place d’une méthodologie de gestion des risques adaptée aux PME....................................................................................................................43   3.1.   Une démarche intégrée dans un processus de management des fournisseurs ............ 43   3.1.1.   La relation acheteurs - fournisseurs en évolution................................................. 43   3.1.2.   Construire le panel des fournisseurs..................................................................... 44   3.1.3.   Faire progresser les fournisseurs.......................................................................... 46   3.1.4.   Faire participer les fournisseurs aux nouveaux développements......................... 47   3.1.5.   Intégrer les fournisseurs à notre quotidien ........................................................... 48   3.2.   Les différentes étapes de la gestion des risques fournisseurs..................................... 48   3.2.1.   Le Marketing Achat : Démarche vers l’élaboration d’une stratégie .................... 48   3.2.1.1.   Classification des achats et hiérarchisation des familles ............................................................................49   3.2.1.2.   Analyse des besoins......................................................................................................................................52   3.2.1.3.   Analyse du marché .......................................................................................................................................54   3.2.1.4.   Analyse interne : Visualisation du portefeuille achats.................................................................................57   3.2.1.5.   Synthèse : la matrice de décision .................................................................................................................59   3.2.2.   Cartographie des risques fournisseurs.................................................................. 61   3.2.2.1.   Détermination des fournisseurs stratégiques...............................................................................................62   3.2.2.2.   Identification des risques fournisseurs.........................................................................................................65   3.2.2.3.   Evaluation des risques fournisseurs.............................................................................................................66   3.2.2.4.   Mise en place du reporting des risques fournisseurs...................................................................................70   3.2.3.   Pilotage des risques fournisseurs.......................................................................... 72   3.2.3.1.   Les stratégies de gestion d’un risque ...........................................................................................................72   3.2.3.2.   Les différentes phases pour un pilotage réussi en PME ..............................................................................74   3.2.4.   L’importance de la communication interne et externe......................................... 77   Conclusion .........................................................................................................83   Bibliographie .....................................................................................................86   Annexes ..............................................................................................................88   Grille des critères d’évaluation des risques fournisseurs...................................................... 88   Grille d’évaluation et de gestion des risques fournisseurs ................................................... 88   Tableau de bord des risques fournisseurs pour chaque fournisseur stratégique................... 88   Questionnaire et résultats de l’enquête sur la gestion des risques en PME.......................... 88  
  4. 4. Page 4/88 Remerciements Je tiens à adresser mes remerciements personnels : - A Monsieur Villanove, mon directeur de mémoire, qui m’a accompagné tout au long de son écriture et qui a su me prodiguer ses conseils avisés, - A Monsieur Pourchet qui nous a guidés durant ce cursus de Management des achats et qui nous a fait prendre conscience de toutes les facettes du métier d’acheteur et de la dimension stratégique qu’il pouvait avoir dans l’entreprise aujourd’hui, - A toute l’équipe d’enseignants de l’ESSEC qui ont su nous apporter leur expérience, leurs connaissances et leur passion pour leur métier, - A mes camarades de promotion, et spécialement Edwige Morandeau, Nicolas Lacot et Rufine Doudy, qui m’ont soutenu tout au long de l’écriture de ce mémoire, - A tous les auteurs que j’ai cités, qui m’ont permis de mieux comprendre et approfondir la problématique de gestion des risques, - Aux acheteurs et directeurs achats de PME qui ont bien voulu m’aider en m’apportant leur expérience et leurs témoignages, - A Nathalie Koudrine, ma directrice Achats lorsque j’étais encore chez Résonances, qui m’a appris les bases du métier d’acheteur et qui a toujours été derrière moi dans ce projet de formation à l’ESSEC, - Et enfin, à Olivia Le Coq de Kerland, qui a toujours cru en moi et en mes capacités, qui m’a poussé à me surpasser, qui m’a appris qu’une vie se construit sur des projets qu’il faut savoir concrétiser, et sans qui, c’est certain, je n’en serai pas là où j’en suis aujourd’hui…
  5. 5. Page 5/88 Introduction Que signifie exactement la notion de risque ? « Le risque est la prise en compte d'une exposition à un danger, un préjudice ou autre événement dommageable, inhérent à une situation ou une activité. Le risque est défini par la probabilité de survenue de cet événement et par l'ampleur de ses conséquences (aléas et enjeux). »1 . Une entreprise, quelque soit sa taille ou son activité, est exposée à de nombreux risques, de part son marché, son environnement, ses relations commerciales (que ce soit avec des fournisseurs, des partenaires, des concurrents ou des clients), son secteur d’activité, ses finances, etc… L’enjeu pour l’entreprise est d’identifier ces risques et d’élaborer des stratégies adaptées. La gestion de ces risques consiste en un processus global au sein de l’entreprise, qui permet de les identifier, de les analyser, et de mettre en place les actions afin de les maîtriser et même de les anticiper. Face à cette problématique de gestion des risques, il est alors intéressant d’approfondir une catégorie bien précise de risques : les risques fournisseurs, que nous pouvons définir comme les risques auxquels est soumise l’entreprise de part ses relations ceux-ci. D’une part parce que les 2/3 de la valeur ajoutée d’une entreprise vient de ses fournisseurs. D’autre part, parce que certains phénomènes comme la mondialisation de l’économie, l’ouverture des marchés, les évolutions technologiques de plus en plus rapides et bien évidemment les crises financières et économiques que nous traversons, ont totalement modifié les relations qu’ont les entreprises avec leurs fournisseurs. De nouveaux risques sont alors apparus et les entreprises prennent maintenant conscience de l’importance de la gestion de ceux-ci afin de diminuer l’impact (qui peut être dramatique) que peut avoir, notamment, une défaillance d’un fournisseur sur l’activité de l’entreprise. Face à ces évènements, nous assistons à une véritable prise de conscience par les entreprises de l’importance de la gestion des risques. Les grandes entreprises ont, depuis maintenant plusieurs années, créé des structures dédiées à la gestion des risques et à l’audit interne. Ce phénomène a été notamment aidé par l’application du cadre de référence de l’Autorité des 1 Définition de Wikipédia
  6. 6. Page 6/88 Marchés Financiers (AMF), même s’il est presque uniquement axé sur les domaines comptable et financier. Toutefois, les PME2 de plus petite taille (< 250 employés) sont encore peu préoccupées par la gestion des risques. Selon une étude réalisée fin 2009 par le cabinet Grant Thornton3 , seulement 25% des PME (<250 employés) se sentent concernées par la gestion des risques, contre 69% des grandes entreprises (>50.000 employés). Il est dès lors intéressant de se focaliser plus précisément sur les PME pour répondre aux questions suivantes : - Existe-il des risques fournisseurs spécifiques aux PME ? Ou en tout cas, des tendances peuvent-elles être mises en évidence ? - Quelles sont les problématiques rencontrées par les PME (de moins de 500 salariés) dans la gestion des risques fournisseurs ? - Comment adapter une politique de « Risk Management » à ces entreprises ? - Comment communiquer sur cette dimension de gestion des risques, aussi bien en interne qu’avec les fournisseurs, et ceci dans de petites structures telles que les PME ? Dans ce processus de gestion des risques, les achats ont pris une place de plus en plus importante. Leur rôle est majeur dans la détection des risques et leur gestion, d’autant plus dans le cas des risques fournisseurs, car les Achats sont leurs principaux interlocuteurs. A tel point que, dans des entreprises qui n’ont pas les moyens d’avoir un service de « risk management » dédié, ce rôle est souvent attribué à l’équipe Achats. En effet, les Achats, par leur position de plus en plus centrale et stratégique au sein de l’entreprise, et par leur connaissance des marchés et des fournisseurs, ont une vue d’ensemble qui leur permet d’être les mieux placés pour appréhender la gestion des risques. Face à tous ces éléments, l’objectif est alors d’étudier comment, en tant qu’acheteur dans une PME, il est possible de gérer efficacement ces risques fournisseurs, et de proposer une méthodologie destinée aux PME. 2 PME ou Petites et Moyennes Entreprises (PMI signifiant Petites et Moyennes Industries) 3 Etude Grant Thornton, Les pratiques des sociétés du SBF 120 en matière de gestion des risques, 2009
  7. 7. Page 7/88 1. Contexte et enjeux de la gestion des risques fournisseurs par les Achats en PME 1.1.Le contexte macro-économique 1.1.1. Un monde économique en pleine mutation Le monde économique est en pleine mutation depuis maintenant plusieurs années : - Les matières premières se font de plus en plus rares, ce qui entraine une hausse des prix et des cours de plus en plus volatiles : « L’économie n’est rien d’autre que l’identification et la gestion des raretés. Les raretés ont toujours existé mais, paradoxalement, la croissance et le développement en créent de nouvelles. L’économie doit discerner et hiérarchiser les nouvelles formes de rareté liées à la croissance mondiale, et alerter le monde sur la nature et l’urgence des mesures à prendre. »4 - Un autre phénomène qui s’est accéléré est celui de la mondialisation. Du point de vue des Achats, l’intérêt majeur est d’internationaliser les achats pour réduire les coûts, et la montée en puissance de pays tels que la Chine, l’Afrique du Nord et les pays de l’Est créent de nouvelles opportunités. D’autre part, ce phénomène de mondialisation change la donne des marchés pour les entreprises. Dans le cadre d’un marché mondialisé, les entreprises sont confrontées à de nouvelles difficultés : position dominante des grands distributeurs mondiaux, intensité concurrentielle élevée, pression sur les prix, offre très étendue, etc… Il faut que les entreprises sachent s’adapter rapidement et être réactives afin de ne pas être fragilisées par ces phénomènes. - La croissance est en berne (sauf pour certains pays émergents tels que la Chine), et la crise financière et économique de 2008 n’a fait qu’empirer la situation. Les entreprises doivent donc avancer et tenter de prospérer dans une situation économique mondiale plus que fragile et dont l’évolution dans les prochaines années est difficilement prévisible. 4 Orsenna E. & Le Cercle des Economistes, Un monde de ressources rares, Librairie académique Perrin, 2007
  8. 8. Page 8/88 1.1.2. Des relations clients-fournisseurs fragilisées La crise a considérablement fragilisé la relation entre clients et fournisseurs. En effet, elle a détérioré la santé financière de beaucoup d’entreprises et chacune tente de limiter les risques, que ce soit vis-à-vis de ses clients ou de ses fournisseurs. La situation actuelle tendue entre grands comptes et petits fournisseurs5 reflète d’ailleurs assez bien ce phénomène. La politique drastique de réduction des coûts des grands comptes et leur volonté de diminuer rapidement les risques fournisseurs entraînent une gestion brutale et radicale de ces fournisseurs en excluant quasi systématiquement les PME de leurs panels. Ceci peut avoir des conséquences dramatiques pour les PME et PMI françaises. Cette situation tendue a incité un certain nombre de directeurs Achats de grandes entreprises, de signer, en février 2010, une charte des bonnes pratiques, qui a pour but de fixer 10 engagements pour favoriser la sous-traitance avec les fournisseurs de taille intermédiaire. 1.2.Le rôle des Achats dans la gestion des risques 1.2.1. L’évolution du rôle des Achats 1.2.1.1. L’évolution du rôle des Achats durant les 30 dernières années Dans les années 80, son rôle était principalement celui de gestionnaire d’approvisionnements (et de commandes). La fonction a évolué ensuite, dans les années 90-2000, vers un rôle de gestionnaire de coûts car les Directions Générales ont compris que les Achats pouvaient, par la mise en place d’une politique de réduction des coûts, augmenter significativement les résultats de l’entreprise. En effet, lorsqu’on étudie une structure de coûts classique, pour doubler le profit, plusieurs solutions sont possibles : - augmenter le prix de vente de 5% - réduire les salaires de 25% - réduire les frais généraux de 33% - doubler le chiffre d’affaire 5 Cohen C., Grands comptes / PME : Je t’aime, moi non plus !, Décision Achats, Mai 2010
  9. 9. Page 9/88 - réduire les coûts d’achat de 8% Le rôle des Achats dans l’augmentation du profit de l’entreprise est donc primordial et la plupart des Directions Générales l’ont bien compris. Puis, depuis quelques années, la fonction Achats évolue vers une place plus reconnue et plus stratégique au sein de l’entreprise, en continuant à se renforcer, en terme d’effectifs et de budgets. Le périmètre de ses responsabilités s’élargit vers la qualité, l’innovation et la gestion des risques notamment. 1.2.1.2. Les effets de la crise sur les responsabilités des services Achats Crise oblige, l’optimisation des coûts reste la priorité pour les Directions Générales et les directions Achats. Mais malgré cela, la crise n’est finalement pas pour les Achats un retour en arrière vers une stratégie uniquement basée sur le « Cost killing ». Au contraire, la crise a été finalement une opportunité en accélérant la transformation de la fonction Achats par une extension de son périmètre d’actions6 : La fonction Achats prend une place de plus en plus stratégique dans l’entreprise car les Directions Générales ont vite compris que la pérennité de l’entreprise passait par une sécurisation de la relation fournisseurs. Et les Achats sont les mieux placés pour prendre ces responsabilités. 6 5e édition de l’observatoire des Achats, janvier 2010
  10. 10. Page 10/88 Nous observons également que, par l’effet de la crise toujours, la maîtrise des risques (9% des priorités) devient le 4e objectif des fonctions Achats, même si cet objectif reste encore bien en deçà de l’augmentation des gains (34% des priorités). Les fonctions Achats ont, à ce niveau, une véritable carte à jouer. La gestion des risques est un objectif global et chaque service de l’entreprise doit être impliqué. Les Achats sont toutefois les mieux placés pour se positionner en temps que « chef d’orchestre » et ainsi renforcer leur position stratégique dans l’entreprise. Nous observons donc une transformation de la fonction Achats qui passe d’une position où elle devait constamment justifier ses résultats et sa valeur ajoutée, à une position beaucoup plus stratégique, dans laquelle elle est force de proposition et apporteur de solutions au sein de l’entreprise. Cette crise a permis de réaliser le potentiel de la fonction Achats au sein de l’entreprise. Mais cette prise de conscience et la prise en main de ce rôle stratégique nécessitent une maturité que beaucoup de services Achats n’ont pas encore, et plus particulièrement dans les PME, comme nous le verrons plus tard. 1.2.2. Le rôle central des Achats dans la gestion des risques, et plus particulièrement des risques fournisseurs Les Achats sont les contacts privilégiés des fournisseurs. Ils sont l’interface entre ces fournisseurs et les clients internes. Cela leur confère donc une position stratégique dans la gestion des risques fournisseurs : Ils sont les mieux placés pour piloter ces risques. De plus, au niveau interne, les Achats travaillent de plus en plus en amont, en mode projet avec les différents services de l’entreprise (production, R&D, DG, financier, etc…). Cela leur confère donc également une position de plaque tournante. Et cela est d’autant plus important dans la gestion des risques que les Achats auront besoin de communiquer avec l’ensemble des titulaires de risques7 . D’ailleurs, comme cela a été abordé précédemment, le profil des acheteurs évolue et la gestion des risques fait maintenant partie intégrante de leurs missions. Elle est même 7 Le titulaire du risque est celui qui est en contact direct avec ce risque. Il sera donc le mieux placé pour l’identifier, l’évaluer et proposer des solutions de pilotage de ce risque.
  11. 11. Page 11/88 maintenant directement mentionnée sur certains profils, à l’image du responsable achats en charge d’une famille : « Il identifie et mesure proactivement tous risques fournisseurs et met en place des plans pour sécuriser la chaîne logistique, avec le support des équipes dédiées à cette activité. » Dans le chapitre 4 sera abordé plus en détail le rôle des Achats dans la gestion des risques fournisseurs. 1.3.Les PME face à la gestion des risques Afin de bien comprendre les problématiques et les enjeux de la gestion des risques fournisseurs au sein du service Achats d’une PME, une enquête a été réalisée auprès de 40 directeurs Achats. Le questionnaire ainsi que les résultats détaillés de cette enquête se trouvent en annexe. 1.3.1. Comment les PME gèrent-elles les risques ? Une gestion des risques encore peu traitée Malgré la crise économique et financière qui a fragilisé la santé des entreprises et plus particulièrement celle des PME, la gestion des risques reste encore peu traitée : Seulement 38% des PME intègrent la gestion des risques dans leur stratégie et 70% considèrent ne pas gérer, ou de façon limitée, ces risques : Et lorsqu’on aborde les raisons de cette situation, plusieurs constats en ressortent : 38% 60% 3% La gestion des risques est-elle abordée explicitement dans la stratégie de l'entreprise ? Oui Non NSP 28% 15% 55% 3% La gestion des risques est-elle traitée, d'une manière ou d'une autre, au sein de votre entreprise ? Oui Non Oui, mais de façon limitée NSP
  12. 12. Page 12/88 - La Direction Générale est pointée du doigt. En effet, les 2 principales raisons, représentant 47% des réponses, la concerne. Il est alors difficile, quand la Direction Générale ne se sent pas assez concernée par cette problématique, de réaliser une démarche de gestion des risques efficace et d’obtenir l’adhésion des autres services de l’entreprise. Il sera alors important pour les directions Achats d’obtenir l’aval et le soutien de la Direction Générale pour être efficaces. Pour cela, il faudra communiquer afin de faire comprendre à la Direction les intérêts d’une bonne gestion des risques. - Le manque de moyens (humains et financiers) est également (avec 25% des réponses) un frein à la gestion des risques en PME. Cela peut s’expliquer en partie par une situation économique difficile. Les entreprises ont réduits leurs effectifs et leurs investissements pour palier à la perte de chiffre d’affaire. Il sera donc important de proposer aux PME un process de gestion des risques ne nécessitant pas des investissements financiers et humains trop lourds (achat d’un SRM par exemple). - Enfin, le manque de maturité ressort à 13% comme un frein. Ce manque de maturité touche tous les services de façon générale et même la direction générale. En effet, son manque d’intérêt pour cette démarche de gestion des risques (comme nous l’avons vu précédemment) est bien un signe de manque de maturité. Une gestion des risques hétérogène au sein des PME La gestion des risques au sein des PME est très hétérogène. En effet, 78% des directeurs Achats interrogés considèrent que tous les services n’ont pas la même sensibilité face à la 2% 6% 8% 8% 13% 17% 22% 25% Les acteurs de l'entreprise ne se sentent pas concernés Les risques sont minimes et ne nécessitent pas qu'on s'y attarde Manque de moyens financiers Les différents services ne sont pas conscients des risques potentiels Manque de maturité Manque de moyens humains La gestion des risques n'est pas considérée comme prioritaire par la direction Pas de stratégie globale sur des risques Si "non" ou "oui, mais de façon limitée", pour quelle(s) raison(s) selon vous ?
  13. 13. Page 13/88 gestion des risques, les services financiers et Achats étant loin devant les services les plus concernés. Les causes apportées par les directeurs Achats sont les suivantes : Il en ressort que les services Achats et financier sont plus concernés par la gestion des risques car, selon les directeurs Achats questionnés, ils sont tout simplement soumis à plus de risques (51%). Mais est-ce vraiment parce qu’ils sont soumis à plus de risques qu’ils se sentent plus concernés ou est-ce parce qu’ils se sentent plus concernés que les risques auxquels ils sont soumis sont plus « visibles » ? Ces services sont-ils réellement soumis à plus de risques que le service production (avec les risques liés à la qualité par exemple), le service Supply Chain (avec les risques liés aux délais de livraison) ou encore le service Recherche & Développement ? 18% 78% 5% Pensez-vous que tous les services de l'entreprise ont la même sensibilité face à la gestion des risques ? Oui Non NSP 0% 1% 7% 9% 9% 10% 30% 33% Service Marketing Service R&D Service commercial Production Qualité Supply Chain & Approvisionnement Service Achats Service financier Si "non", quels sont les services les plus sensibles à la gestion des risques ? 2% 2% 19% 26% 51% Autre Les effectifs de ces services sont plus importants et permettent de travailler sur la gestion des risques La gestion des risques est clairement définie comme un objectif stratégique pour ces services en particulier Ces services sont plus matures Ces services sont soumis à plus de risques que les autres et sont donc plus sensibles à leur gestion Selon vous, pourquoi ces services plus que les autres ?
  14. 14. Page 14/88 En tout cas, nous verrons qu’une bonne gestion des risques passe par l’implication de l’ensemble des services et qu’il est important de communiquer pour une prise de conscience commune. La gestion des risques au sein des services Achats La gestion des risques est indubitablement une plus grande préoccupation pour les Achats que pour les Directions Générales. En effet, pour 63% des directeurs Achats, la gestion des risques fait partie de la stratégie Achats (contre 38% dans la stratégie de l’entreprise) : Pourtant, même si la gestion des risques fait partie de la stratégie Achats, ce n’est paradoxalement pas un objectif prioritaire dévolu aux directions Achats : Pour 53% des PME, cela ne fait pas partie de la stratégie d’entreprise. Et cela se voit dans le classement suivant, dans lequel la gestion des risques n’arrive qu’en 6e position : Classement des objectifs dévolus aux directeurs Achats : 1. Minimiser les coûts d'acquisition et contribuer à l'amélioration des marges 2. Sécuriser les approvisionnements 3. Minimiser les délais de livraison 4. Améliorer la qualité livrée 5. Satisfaire les clients internes 6. Identifier et réduite les risques liés aux Achats 7. Minimiser le coût du service Achats 8. Améliorer la flexibilité Achats Nous revenons alors sur le constat de décalage entre la direction générale et la direction Achats : La direction générale reste focalisée sur les mêmes objectifs qu’il y a quelques années, c’est-à-dire l’optimisation des coûts et la sécurisation des approvisionnements. 63% 30% 8% La gestion des risques fait-elle partie de votre stratégie Achats ? Oui Non NSP 0% 20% 27% 53% La gestion globale des risques est attribuée à un autre service Les risques auxquels vous êtes soumis ne nécessitent pas une gestion de votre part NSP Cela ne fait pas parti de la stratégie d'entreprise Si "non", pourquoi ?
  15. 15. Page 15/88 Mais nous observons une différence entre les objectifs des Achats et la réalité du terrain : Alors que 63% des directions Achats intègrent la gestion des risques dans la stratégie Achats, seulement 43% considèrent gérer correctement les risques : A quoi est dû ce décalage ? Quels sont les freins rencontrés par les Achats ? Nous pouvons regrouper les freins rencontrés en différentes catégories : - les freins techniques liés à la démarche même de gestion des risques (analyse, évaluation, plan d’action, etc…) représentent 25% - Ces freins techniques sont sans doute la conséquence des freins liés à la maturité des services Achats qui représente (en regroupant les réponses 1 et 3) 31% : Un service Achats non mature aura plus de difficultés à mettre en place un process efficace. - les freins liés à l’implication des services et à la communication atteignent 21% 43% 55% 3% Pensez-vous gérer correctement les risques ? Oui Non NSP 1% 1% 1% 5% 8% 11% 12% 12% 14% 17% 17% Les facteurs de risques sont bien identifiés mais nous ne savons pas quelles actions mettre en place pour les piloter L'analyse des risques est faite, les actions à mener sont définies mais il n'y a aucun suivi ensuite. Problèmes de communication sur ce sujet avec les autres services internes Manque de moyens financiers Manque d'implication des autres services internes dans la gestion des risques Nous manquons d'informations (ex: chiffres liés à la santé financière des fournisseurs) Manque de soutien de la part de la Direction Générale Difficultés dans l'analyse et l'évaluation des risques Les risques ne sont pas anticipés et ne sont traités que lorsque le problème se présente Manque de moyens humains Manque de maturité au sein du service Achats Si "non", quels sont les freins que vous rencontrez ?
  16. 16. Page 16/88 - Enfin, les freins de terme de moyens : 22% considèrent manquer de moyens humains et financiers pour mettre en place une gestion des risques efficaces. Les étapes de la gestion des risques Lorsque nous demandons aux directeurs Achats de classer les différentes étapes de la gestion des risques, de la phase la mieux mise en place à la phase la moins bien réalisée, voici les résultats : 1. Analyse des risques 2. Détermination des scénarios de réduction possibles des risques 3. Décision sur le scénario adéquat 4. Mise en place des actions 5. Communication auprès des autres services 6. Suivi régulier des actions Ainsi, plus on avance dans le processus et plus il est difficile pour les services Achats d’être efficaces. Ceci est en adéquation avec les freins abordés précédemment, notamment les freins techniques et liés à la communication. Et paradoxalement, quand on pousse les questions un peu plus loin et qu’on aborde la notion de cartographie des risques, nous obtenons les résultats suivants : 53% n’en font jamais. Et nous pouvons même y rajouter les 20% qui ne se prononcent pas, car nous pouvons imaginer que s’ils faisaient une cartographie, ils répondraient positivement. Cela signifie que l’analyse des risques, même si il s’agit de l’étape la mieux réalisée, reste encore peu approfondie, ce qui va dans le sens de services Achats encore peu matures. 20% 53% 0% 0% 3% 8% 18% NSP Jamais Tous les mois Tous les trimestres Tous les semestres 1 fois en début d'année 1 fois lors de la mise en place de la stratégie Combien de fois par an réalisez-vous une cartographie des risques ?
  17. 17. Page 17/88 1.3.2. Les principaux risques rencontrés par les PME Lorsque l’on demande aux directions Achats de classer les risques par ordre d’exposition, voici les résultats : Classement des risques par ordre d’exposition pour l’entreprise : 1. Risques industriels et qualité 2. Risques économiques 3. Risques financiers 4. Risques juridiques 5. Risques métier 6. Risques liés à l'image Nous pouvons clairement interpréter ce classement comme une traduction de la crise économique. Les entreprises se sentent fébriles, évoluent dans un contexte économique instable et difficilement prévisible, ont des difficultés financières et doivent gérer les difficultés que rencontrent également les fournisseurs et les clients. La question sur les risques spécifiques aux PME est intéressante. L’objectif était de déterminer quels sont les risques liés au statut de PME, en dehors d’autres considérations telles que le nombre d’employés, le secteur d’activité, l’emplacement géographique, etc… Selon les directeurs Achats interrogés, les risques fournisseurs arrivent en 1ère position. La relation entre l’entreprise et ses fournisseurs est donc au centre des considérations dans la gestion des risques. Ceci est très certainement amplifié par la crise qui a fragilisé la santé de ces fournisseurs. 3% 3% 6% 7% 7% 13% 17% 19% 24% Risques pays Risques liés à l'image Risques juridiques Risques qualité Risques industriels Risques financiers Risques métiers dus à des achats mal conduits Risques macro-économiques Risques fournisseurs Quels sont les risques spécifiques au statut de PME ?
  18. 18. Page 18/88 Dans le prochain chapitre, nous détaillerons les risques fournisseurs et verront qu’ils peuvent prendre de nombreuses formes. 1.3.3. Conclusion : quelles solutions leur apporter ? Un constat est clair : Même si la gestion des risques est mieux abordée au sein du service Achats, elle est encore peu traitée de façon générale dans les PME. Quelles sont les raisons ? - un manque de soutien et de considération de la Direction Générale - un manque de moyens humains et financiers - un manque de maturité, aussi bien dans les services Achats que de façon plus générale dans les PME, qui laisse apparaître des freins techniques dans la mise en place de la gestion des risques - un manque d’implication et de communication interne Comment remédier à cela ? 1/ Concernant le manque de moyens, la plupart des PME étant dans une situation de difficultés économiques, il me paraît très peu probable que ces moyens soient augmentés. Afin d’établir une méthodologie de gestion des risques adaptée aux PME, il faut donc constamment garder à l’esprit que : - il faut se focaliser sur les risques stratégiques en mettant de côté les risques secondaires, - la démarche doit être accessible à tous, sans besoin d’investissement financier supplémentaire (SRM par exemple) 2/ Concernant le manque de maturité, c’est ici un travail de fond qui est à la charge de chaque directeur de service et qui sort du cadre de la gestion des risques. Au niveau du service Achats, la maturité passe par la mise en place de process précis pour une plus grande efficacité du service et une montée en compétence des acheteurs.
  19. 19. Page 19/88 3/ Enfin, il faut absolument, pour que la gestion des risques soit efficace, que la Direction Générale prioritairement, puis l’ensemble des services adhèrent au projet. Il s’agit d’une démarche commune qui ne peut être réalisée que par le service Achats. En effet, même si les Achats sont les principaux interlocuteurs des fournisseurs, tous les autres services sont titulaires de risques et doivent alors intervenir dans la gestion de ces risques. Et cette adhésion ne passera que par la communication, aussi bien interne avec la Direction Générale et les autres services, qu’externe avec les fournisseurs. Cette communication, qui interviendra dans toutes les étapes de la gestion des risques fournisseurs, doit être anticipée et préparée, pour assurer la réussite du projet.
  20. 20. Page 20/88 2. Appréhender les différents risques fournisseurs En introduction, nous avons défini les risques fournisseurs comme étant les risques auxquels est soumise l’entreprise par les relations qu’elle entretient avec ses fournisseurs. Ces risques fournisseurs peuvent se classer en 6 catégories : - risques économiques - risques juridiques - risques financiers - risques industriels et qualité - risques en terme d’image - risques humains Pour chacune de ces catégories, il est important de connaître les différents risques auxquels l’entreprise peut être soumise mais également de savoir grâce à quels indicateurs ou signaux nous allons pouvoir les identifier et, dans un second temps, les évaluer. 2.1.Risques macro-économiques 2.1.1. Risques liés au marché fournisseur Nous rentrons ici dans une démarche de Marketing Achats qui consiste à étudier le marché sur lequel est positionné le fournisseur. Les objectifs sont de caractériser le marché, de déterminer ses limites et les stratégies possibles de ses différents acteurs, et enfin de détecter les facteurs de risques générateurs de déséquilibre du marché fournisseur. Indicateurs clés : - typologie du marché (marché concurrentiel, monopole, oligopole, marché visqueux) - caractéristiques de l’offre : concurrence, évolution des prix, barrière à l’entrée et à la sortie du marché, croissance - caractéristiques de la demande : capacité de l’offre globale, poids de l’entreprise par rapport à la demande globale, principaux concurrents à l’achat, présence d’un leader, type d’achats effectués (standards ou à forte valeur ajoutée) - Est-ce un marché en lancement, croissance, stagnation ou déclin ? - Est-ce un marché cyclique ? - Est-ce un marché d’entente entra acteurs (entre fournisseurs) ?
  21. 21. Page 21/88 Pour cela, nous utilisons les outils suivants : - L’analyse stratégique des 5 forces de Porter, en considérant ici les « clients » comme l’entreprise acheteuse. - La matrice des Marchés qui schématise la complexité du marché et permet d’avoir une vision du niveau de risques lié au marché du fournisseur. Ces outils seront exploités dans le chapitre 4 sur l’analyse des risques fournisseurs. 2.1.2. Risques Pays L’émergence des LCC8 a considérablement modifié les stratégies des entreprises depuis une vingtaine d’année. L’exploitation de ces pays émergents fait maintenant partie de la stratégie d’une grande partie des entreprises, afin de conserver leur compétitivité, grâce principalement à une main d’œuvre beaucoup moins cher qu’en France ou en Europe. Mais cela a également entrainé l’apparition de nouveaux risques auxquels les Achats doivent faire face, qui sont propres au pays du fournisseur. Ces risques Pays sont les suivants : - risques politiques - risques juridiques - risques économiques - risques éthiques - risques liés aux infrastructures Avant de travailler avec un fournisseur provenant de ces pays émergents, il est indispensable d’étudier et d’analyser ces risques. Ce n’est parfois pas simple car les informations sur certains pays sont difficiles à trouver et les fortes différences culturelles peuvent être des barrières dans la recherche d’informations fiables. 2.1.2.1. Risques politiques Indicateurs clés9 : - stabilité du régime en place et de la constitution - politique économique et monétaire : réglementation sur les investissements, contraintes sur les devises, niveau des taux d’intérêt, politique de quotas. 8 Low Cost Countries (ou pays émergents) 9 Bernard F. & Salviac E., Fonction Achats : Contrôle interne et gestion des risques, Maxima, 2009
  22. 22. Page 22/88 Dans ces pays émergents qui ont vu une croissance importante en seulement quelques décennies, il est capital d’évaluer la stabilité du régime politique en place et du pacte politique, afin d’éviter des risques de coup d’état par exemple. D’autre part, la politique économique du pays concerné, notamment en terme de devises et de taux d’intérêts, peut avoir un impact non négligeable sur les conditions d’achat. 2.1.2.2. Risques juridiques Indicateurs clés : - lois applicables sur la propriété industrielle, sur la contrefaçon et sur les contrats - efficacité et maturité du système juridique - respect des règlementations environnementales type RoHS, DEEE, REACH, … Lorsque l’on sort d’un contexte juridique national ou communautaire (comme l’Europe), la résolution de litiges juridiques peut très rapidement devenir compliquée, cher et avec des procédures longues. Il est donc primordial de bien étudier le système juridique du pays concerné, et notamment les recours en cas de litige, les lois contre la contrefaçon (pour protéger un brevet industriel par exemple), les lois pour l’environnement ou encore les lois liées aux conditions de travail (voir la partie sur les risques éthiques). De plus, dans le cadre de contrats avec des fournisseurs venant de ces pays, il faudra, dans la mesure du possible, faire en sorte que : - les conditions du contrat soient en adéquation avec les lois du pays concerné - les clauses du contrat soient suffisamment précises et détaillées, afin que les choses soient claires pour le fournisseur. Cela limitera les risques d’un litige futur. 2.1.2.3. Risques économiques Indicateurs clés : A ce niveau, les indicateurs sont plus facilement quantifiables : - croissance du PIB - niveau de vie (PIB/habitant) - taux de chômage - impôts et taxes - stabilité des prix et inflation
  23. 23. Page 23/88 Ces facteurs permettent d’avoir une vision du développement du pays sur du plus long terme et d’essayer de mettre en place une relation pérenne avec les fournisseurs, même éloignés. 2.1.2.4. Risques liés aux infrastructures La qualité des infrastructures du pays peut avoir un impact fort sur le système logistique et donc sur les délais de livraison. Il est donc important d’étudier : - les réseaux de transports et leur fiabilité, - la sécurité, - l’énergie. D’autre part, il faut également regarder de près les procédures douanières qui peuvent présenter des difficultés (corruption, sécurité notamment). 2.2.Risques financiers Les Achats sont très souvent la principale source de dépenses dans une entreprise. Ils portent donc un enjeu financier important et cela peut se concevoir en étudiant le Besoin en Fonds de Roulement d’Exploitation10 . Ce BFRe est déterminé en faisant la différence entre les ressources d’exploitation (encours fournisseurs) et les emplois d’exploitation (encours clients et stocks). La fonction Achats a une action directe sur 2 éléments : - l’encours fournisseurs : La hausse de l’encours fournisseurs entraine une baisse du BFRe. Toutefois, il faut veiller à ce que cette baisse de l’encours n’augmente pas la fragilité du fournisseur et donc son risque de défaillance. - le niveau de stock : Plus le stock immobilisé sera faible, plus l’emploi de liquidité sera faible et plus le BFRe sera bas. Toutefois, il faudra veiller à ce que la baisse de ce niveau de stock n’entraîne pas des ruptures ou des augmentations des délais de livraison des clients. Notion d’équilibre dans la gestion des risques : L’étude de ces risques d’exploitation met d’ailleurs en évidence une notion importante dans la gestion des risques : la notion d’équilibre. En effet, il faut être très vigilent sur le fait de ne 10 Le Besoin en Fonds de Roulement d’Exploitation (ou BFRe). Il détermine les besoins en trésorerie de l’entreprise provenant de l’activité courante de l’entreprise (son exploitation).
  24. 24. Page 24/88 pas seulement transférer un risque mais bien le diminuer. Par exemple, il est inutile de vouloir trop diminuer le risque d’exploitation en négociant les encours d’un fournisseur fortement à la baisse si cela a pour conséquence d’augmenter parallèlement le risque de défaillance de ce fournisseur. Car finalement l’effet global est nul ou même négatif. La gestion des risques nécessite donc une vision globale et il est primordial d’effectuer un suivi régulier des actions et des résultats afin de pouvoir contenir ce genre de dérives. 2.2.1. Les risques de défaillance des fournisseurs et leurs conséquences Dans sa relation étroite avec ses fournisseurs, le service Achats est en première ligne pour analyser et piloter les risques financiers que peut avoir ses fournisseurs. Ces risques peuvent être de simples difficultés de trésorerie ou une perte de compétitivité due à un arrêt des investissements, pouvant aller jusqu’à la défaillance du fournisseur (cessation de paiement). Ce risque de défaillance a été très largement augmenté depuis deux ans, avec la crise financière et économique : En France, les défaillances d’entreprise ont augmenté de 21% au premier trimestre 2009 par rapport à la même période en 200811 . Et même si ce troisième trimestre 2010 voit un recul du nombre de défaillances par rapport à 2009 (-7,4%) et laisse présager une sortie de crise12 , le nombre total de défaillances est encore important depuis le début de l’année (presque 45.000). De nombreuses entreprises n’ont pas eu les reins assez solides et ont du cesser leur activité, mettant en péril bon nombre d’entreprises qui n’ont pas su anticiper ce phénomène. Car il est certain que la défaillance d’un fournisseur stratégique peut avoir des conséquences dramatiques dans le cycle d’exploitation de l’entreprise et avoir un effet boule de neige sur l’ensemble d’une filière. Cette crise économique nous a malheureusement montré que l’évaluation des risques fournisseurs n’était que trop peu approfondie et surtout trop peu anticipée, malgré les conséquences désastreuses que ces risques peuvent avoir, surtout en période de crise. Car si l’entreprise n’a pas anticipé les difficultés économiques de ses fournisseurs, en trouvant avec eux des solutions et/ou en mettant en place des scénarios alternatifs, les conséquences peuvent être terribles : D’une petite rupture de stock, cela peut aller jusqu’à des arrêts de production 11 Etude Altarès, Défaillances et sauvegardes d’entreprises en France, 1er trimestre 2009 12 Etude Altarès, Défaillances et sauvegardes d’entreprises en France, 3e trimestre 2010
  25. 25. Page 25/88 (pour les industries) avec tous ses effets secondaires : perte de chiffre d’affaire, perte de clients, licenciements, problèmes de trésorerie, etc… Allant, dans les pires cas, à la défaillance de l’entreprise elle-même. 2.2.2. Analyse financière des fournisseurs Il convient donc de mener une analyse approfondie de la santé financière de ses fournisseurs. Toutefois, il est clairement utopique de croire que les entreprises, et plus particulièrement les PME, ont les moyens, humains, financiers ou le temps, pour faire une analyse de tous ses fournisseurs. L’important est de se focaliser sur ses fournisseurs stratégiques, ceux qui, par définition, sont stratégiques pour la pérennité de l’entreprise. Nous verrons plus tard, comment déterminer ces fournisseurs stratégiques. D’autre part, il est clair que faire une analyse financière demande des compétences qui sont rarement présentes dans un service Achats. Il faut alors, - soit faire appel à sa direction financière si elle est capable de prendre en charge ce genre d’évaluations, - soit faire appel à : § des organismes d’informations financières (Kompass, Euridile, Diane, …), § des organismes d’analyse spécialisés dans la gestion des risques fournisseurs (Cap Gest, Coface, Altarès…) qui proposent des prestations de cotation des risques § des établissements de crédit (banques faisant du factoring) qui ont pour vocation principale la sécurisation de leurs propres risques lorsqu’ils rachètent des créances. La solution de passer par un organisme extérieur, bien que plus onéreuse, va avoir de gros avantages : - permettre aux services Achats et financier de se focaliser sur d’autres tâches liées à leur cœur de métier - d’avoir des informations fiables et de qualité - d’aller au-delà des informations financières pour obtenir également des informations économiques, comme la capacité d’un fournisseur à assumer ses engagements en terme de qualité, en encore sa réactivité en cas de difficulté.
  26. 26. Page 26/88 Toutefois, cette solution n’est pas très souvent utilisée par les petites PME, qui mettent en avant un coût élevé. Le coût de ce genre de prestations peut aller de quelques dizaines d’euros pour des renseignements basiques à plusieurs centaines d’euros dans le cas d’enquêtes approfondies. Enfin, même si l’apport de ce genre de renseignements est indéniable pour les entreprises, il est important de garder en tête deux notions : 1/ Pour que ces informations soient efficaces, il faut que ces informations soient traitées et qu’elles aboutissent à la mise en place d’actions. Cela paraît évident mais pas forcément appliqué dans toutes les entreprises. 2/ Malgré que ces agences apportent un regard extérieur bénéfique, les acheteurs restent les principaux interlocuteurs des fournisseurs et donc en première ligne pour savoir apprécier leur « forme » économique et financière au quotidien. Ils sont les premiers à pouvoir détecter ce que l’on appelle les « signaux faibles », c’est-à-dire les indices divulgués par le fournisseur malgré lui. Car n’oublions pas que la situation économique et financière d’un fournisseur peut changer très rapidement, et d’autant plus en période de crise. Il est donc important de ne pas uniquement se focaliser sur les chiffres fournis par ces agences et qui peuvent, même quelques mois plus tard, ne plus refléter la situation réelle d’un fournisseur. Nous reviendrons sur cette notion de signaux faibles dans le chapitre consacré à l’évaluation des risques fournisseurs. 2.2.3. Indicateurs clés L’analyse financière va principalement se baser sur 3 éléments : Le bilan, le compte de résultat et les cash flows13 (s’ils sont disponibles). Les indicateurs clés sont : - Le résultat d’exploitation - La dépendance du fournisseur par rapport à vous et à ses premiers clients - Le BFR ou Besoin en Fond de Roulement14 et son évolution : Cela donnera une idée précise des besoin en financement de l’entreprise 13 Cash Flows ou Flux de trésorerie : Il s’agit de la différence des encaissements et des décaissements engendrés par l’activité du fournisseur. Ces flux permettent de construire directement les tableaux de trésorerie. 14 Voir chapitre précédent sur les risques d’exploitation
  27. 27. Page 27/88 - La solvabilité à court terme15 du fournisseur : Elle peut être déterminée par l’Excédent Brut d’Exploitation16 . Cet indicateur diminué du montant prévisible de l’annuité d’emprunt à payer par le fournisseur doit être supérieure à 0 et même largement supérieur à zéro pour envisager une diminution du taux d'emprunt de l'établissement de crédit. - La rentabilité des différentes activités de l’entreprise - La trésorerie L’intérêt de ces différents indicateurs est d’avoir une vision assez précise de la santé financière du fournisseur à un instant T et donc d’anticiper la réaction de ce fournisseur face à une baisse ou une hausse rapide d’activité. Voici les éléments chiffrés sur ces indicateurs17 : Excellent Acceptable Insuffisant Résultat d’exploitation > 5% sur les 3 dernières années et pas de baisse >50% d’une année à l’autre > 1% sur les 3 dernières années < 1% sur les 3 dernières années Dépendance par rapport au 1er client < 20% < 30% et somme des 3 premiers < 60% > 30% et somme des 3 premiers > 60% Dépendance par rapport à votre entreprise 5% à 10% 10% à 20% > 20% Taux d’endettement moyen et long terme / fonds propres < 30% < 45% > 45% Evolution du ratio BFR/CA sur les 3 dernières années Diminution chaque année Stagnation Augmentation 15 Solvabilité : Mesure de la capacité du fournisseur à rembourser ses dettes. 16 L’Excédent Brut d’Exploitation (ou EBE) est le bénéfice brut d'exploitation d'une entreprise. C'est la ressource d'exploitation (après paiement des charges de personnel mais avant amortissement) dégagée au cours d'une période par l'activité principale de l'entreprise. 17 Lovino S., Management des fournisseurs, Cours ESSEC, 2009
  28. 28. Page 28/88 Actionnariat 1er actionnaire < 33% 33% < 1er actionnaire < 50% 1er actionnaire > 50% (sauf entreprise familiale) 2.2.4. Le taux de dépendance des fournisseurs Un des indicateurs clés à étudier est la dépendance du fournisseur par rapport à son 1er client, d’autant plus si c’est vous ! En effet, cette dépendance peut avoir des conséquences juridiques importantes, notamment dans le cas d’une défaillance du fournisseur ou de la volonté de votre part de rompre le contrat. Ceci s’explique par le principe d’abus de dépendance comme l’explique Aurélien Condomines18 : « Une forte dépendance d’un fournisseur à l’égard des commandes d’un acheteur ou d’un distributeur donné peut également caractériser l’existence d’un état de dépendance économique. » L’article L.420-2 du code du commerce sanctionne les entreprises qui abusent de leur position dominante dans une relation commerciale. Et la rupture brutale d’un business (régie par l’article L.442-6) peut constituer l’un de ces abus, soit en l’absence de tout préavis écrit, soit en présence d’un préavis jugé trop court. Dans la pratique, les Achats tentent de ne jamais dépasser un taux de dépendance chez leur fournisseur de 25-30%. Mais ce taux de dépendance pose le problème de la survie des petits fournisseurs et sous-traitants qui, comme cela a été abordé dans le chapitre 1, sont souvent exclus du panel des grands comptes. Les sanctions prises, si preuve a été faite de dépendance, sont assez variables et toujours en fonction de l’environnement économique et de l’état de la relation entre le fournisseur et l’entreprise. Ce taux de dépendance est donc un élément à surveiller, même si vous aurez pu comprendre qu’il n’est pas si simple pour un fournisseur, d’obtenir gain de cause dans le cas d’une plainte pour abus de dépendance. 18 Condomines A., Nouveau droit français de la concurrence, Jurismanager, 2009
  29. 29. Page 29/88 2.2.5. Risques de trésorerie et encours fournisseurs La gestion de la trésorerie19 de l’entreprise consiste à veiller à maintenir une liquidité suffisante pour faire face aux échéances, tout en optimisant la rentabilité des fonds. Le service Achats, interface entre l’entreprise et les fournisseurs, doit pouvoir limiter les risques de trésorerie de l’entreprise mais aussi des fournisseurs. En effet, comme cela a été abordé précédemment, une augmentation de l’encours fournisseurs (et donc des délais de paiement) permet de diminuer le BFR (et donc le besoin en financement de l’entreprise) mais a pour conséquence de fragiliser la trésorerie du fournisseur et donc sa santé financière. L’objectif est donc de trouver un équilibre afin de préserver la relation commerciale entre l’entreprise et le fournisseur. D’ailleurs, la Loi de Modernisation de l’Economie20 a beaucoup œuvré dans le sens de la protection de la santé financière des fournisseurs en limitant notamment les délais de paiement à 60 jours net ou 45 jours fin de mois (sauf dans certains secteurs d’activité). Cela a permis de limiter les abus de certaines entreprises, notamment dans la Grande Distribution, qui imposaient des délais de 90 à 120 jours, au détriment de la survie des fournisseurs. Comme le disent Frédéric Bernard et Eric Salviac21 , « tirer les délais de paiements auprès des fournisseurs apparaît aujourd’hui comme une pratique d’un autre temps, et plutôt signe d’une gestion de l’à peu près de la part des entreprises. Cela est bien-sûr préjudiciable au fournisseur concerné mais aussi à ses propres fournisseurs, ce qui est de nature à augmenter le risque de défaillance d’une filière. » De plus, afin de faire en sorte que les conditions de paiement soient mieux respectées, la LME renforce les pénalités en cas de retard de paiement. Malheureusement, et notamment pour les PME, il est toujours difficile, dans le cadre du maintien des « bonnes » relations avec ses clients, de mettre en place systématiquement ce genre de pénalités… 2.3.Risques industriels et qualité Les risques industriels et qualité sont l’ensemble des risques fournisseurs qui peuvent entrainer un dysfonctionnement de la production industrielle de l’entreprise, que ce soit en 19 La trésorerie est constituée de l’argent disponible en caisse ou en banque. 20 Loi du 4 août 2008 qui a pour objectifs d’encourager les entrepreneurs tout au long de leur parcours, de relancer la concurrence, de renforcer l’attractivité du territoire et d’améliorer le financement de l’économie. 21 Bernard F. & Salviac E., Fonction Achats : Contrôle interne et gestion des risques, Maxima, 2009
  30. 30. Page 30/88 terme de quantité que de qualité. Les conséquences peuvent être dramatiques pour l’entreprise et peuvent aller jusqu’à l’arrêt total de la production. Nous pouvons distinguer 3 types de risques : les risques industriels, les risques qualité, les risques technologiques. 2.3.1. Risques industriels Pour le service Achats, il s’agit à ce niveau de limiter les risques liés à la capacité des fournisseurs à fournir la marchandise nécessaire à la production de l’entreprise. Pour cela, il faut étudier les éléments suivants : - la capacité de production du fournisseur - le processus de planification du fournisseur - la part de nos commandes sur la production globale du fournisseur - l’empreinte industrielle du fournisseur - la présence du fournisseur dans les LCC22 - la sécurité des travailleurs - l’existence de plans de prévention des risques 2.3.2. Risques liés à la Supply Chain Au-delà de ces risques purement industriels liés à la capacité des fournisseurs à fournir l’entreprise, d’autres risques, liés à la Supply Chain23 , sont également à considérer par le service Achats, même si, de plus en plus souvent, c’est le service Supply Chain (quand il existe) qui est le titulaire de ces risques. Les risques sont nombreux mais le risque principal est celui de retard de livraison, qui peut entrainer un risque de rupture pouvant aller jusqu’à l’arrêt de la production. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour laquelle les entreprises créent un stock « tampon ». Cela a un coût (immobilisation de la marchandise, frais de gestion, etc…) mais les conséquences financières d’une rupture pourraient être bien plus importantes. Et ce risque est d’autant plus important lorsque le fournisseur est très éloigné de l’entreprise (LCC). 22 Low Costs Countries ou Pays à bas coûts 23 Le Sypply Chain Management (SCM) ou Gestion de la Chaîne logistique est l’activité qui consiste à améliorer les flux physiques et d’information au sein de l’entreprise et avec son environnement. Le SCM vise à la fois la réduction des coûts et l’amélioration de la qualité du service au client.
  31. 31. Page 31/88 Les autres facteurs de risques fournisseurs liés à la Supply Chain sont : - Risques naissants des arbitrages du fournisseur sur leur production (ex : privilégier les livraisons d’un client au détriment d’un autre) - Risques liés au non-respect des délais exigés - Risques liés aux défaillances professionnelles des prestataires logistiques et de transport - Risques par rapport à la performance logistique : Mettre les produits finis à disposition des clients à date (et heure) contractuelle. 2.3.3. Risques qualité Dans le cadre du secteur industriel, la qualité d’un produit ne doit pas être considérée comme une notion subjective mais plus comme la conformité du produit ou service acheté aux souhaits de l’acheteur, souhaits très souvent formalisés par un cahier des charges. D’ailleurs, dans le même principe que « Le premier risque contractuel est l’absence de contrat », le premier risque qualité est une définition trop vague des caractéristiques du produit ou service acheté, qui se caractérise par l’absence de cahier des charges ou par le fait qu’il soit incomplet et imprécis. Ceci peut entrainer d’une part la livraison par le fournisseur de produits non conformes, mais surtout la difficulté pour le service Achats de se retourner contre le fournisseur, faute d’éléments précis. Les autres facteurs de risques sont : - la mauvaise évaluation en amont du fournisseur - le manque de politique qualité, dans l’entreprise comme chez le fournisseur Même si, au premier abord, cette notion de qualité peut apparaître comme un élément abstrait et donc difficilement quantifiable, il n’en est rien en vérité. En effet, la non-qualité peut facilement se mesurer grâce aux rébus et aux retours effectués. Il faut ensuite que l’entreprise puisse déterminer efficacement le niveau de non-conformité du produit, c’est-à-dire si le défaut de qualité du produit est mineur, majeur ou critique. Dans tous les secteurs mais dans l’Industrie de façon beaucoup plus importante, la qualité est un élément primordial, soumis à de forts risques, et qui nécessite donc une attention toute
  32. 32. Page 32/88 particulière. Cette attention ne peut être représentée que par un contrôle poussé et continu des produits et des processus permettant sa fabrication, et ceci à tous les niveaux, c’est-à-dire aussi bien en interne que chez les fournisseurs. C’est pour cette raison que la plupart des entreprises industrielles créent un service Qualité qui est chargé du contrôle et de l’amélioration de la qualité afin de satisfaire les clients internes. Dans ce cadre de contrôle de qualité, il est important de vérifier en amont si le fournisseur est capable de fournir le niveau de qualité souhaité. Pour cela, il est possible de mettre en place l’Assurance Qualité Fournisseur (AQF), qui permet de diminuer les procédures de contrôle en aval (contrôle d’entrée, non-conformités, réclamations clients, etc…). Toutefois, il s’agit d’une procédure assez lourde à mettre en place. Il faut donc la mettre en place avec des fournisseurs partenaires dans le cadre d’achats stratégiques. 2.3.4. Risques technologiques Les risques technologiques peuvent s’aborder aussi bien au niveau de l’entreprise que des fournisseurs. La question est de savoir à quel « stade de vie » se trouve la technologie utilisée, car à chaque stade correspond des risques différents à gérer. On peut distinguer 4 phases : - introduction - expansion - saturation - déclin Au-delà de la phase dans laquelle se situe la technologie, le risque premier est la dépendance que peut avoir l’entreprise par rapport au fournisseur, sur une technologie qu’elle ne maîtrise pas. D’autant plus si le fournisseur est le seul propriétaire de cette technologie (monopole). Frédéric Bernard et Eric Salviac24 abordent les facteurs de risques spécifiques à chaque stade de la technologie : - introduction : niveau de risque élevé (qualité non stabilisée, coût de possession élevé, peu de visibilité sur l’avenir) mais avantage stratégique possible. 24 Bernard F. & Salviac E., Fonction Achats : Contrôle interne et gestion des risques, Maxima, 2009
  33. 33. Page 33/88 - expansion : niveau de risque encore élevé (prix encore élevé, qualité en cours de stabilisation, encore peu de visibilité) - saturation : niveau de risque faible (baisse des prix, incertitude sur l’avenir de la technologie levée) mais forte baisse de l’avantage concurrentiel - déclin : niveau de risque élevé (problèmes de disponibilité, désengagement des fournisseurs, coûts de substitution élevés) Finalement, avant même de prendre la décision stratégique (et donc le risque) d’investir dans une nouvelle technologie sur laquelle, par définition, nous n’avons que très peu de visibilité sur son avenir, il faut être sûr et certain que le produit que cette technologie permettra de fabriquer répond réellement à un besoin. Mais là, nous entrons plus dans une démarche Marketing. 2.4.Risques juridiques et réglementaires 2.4.1. Risques contractuels Toute relation commerciale entre un acheteur et un vendeur (fournisseur) se fait sur la base d’un contrat. Plus ce contrat sera clair et précis sur les différents éléments constituant cette relation commerciale, moins les deux parties rencontreront de problèmes en cas de litige. Ces risques contractuels, surtout en PME, ne sont pas assez pris en compte. Selon une étude de TVT Innovation25 , les raisons sont les suivantes : « - Certains dirigeants les ignorent purement et simplement ou n'en apprécient pas correctement la portée ; - d'autres pensent que tout se négocie, quel que soit le problème rencontré, indépendamment des contrats signés ; - d'autres encore pensent qu'une PME est par définition une entité trop faible et démunie par rapport à ses clients pour pouvoir se protéger efficacement ; - enfin d'autres encore dans les milieux de haute technologie pensent à essayer de se protéger dans certains domaines seulement, souvent la propriété intellectuelle, sans penser aux autres risques contractuels souvent jugés mineurs. Et même en ce qui concerne la propriété intellectuelle bien souvent les dirigeants de PME se découragent en estimant qu'au bout du 25 Toulon Var Technologies (TVT), Risques contractuels des PME, Juin 2009
  34. 34. Page 34/88 compte ce sont toujours leurs clients, les grandes entreprises, qui tirent profit des apports technologiques des PME. » Malheureusement, la plupart des PME ne se rendent pas compte des conséquences, parfois dramatiques, que peut avoir un contrat mal rédigé, allant, dans certains cas extrêmes, jusqu’à la défaillance de l’entreprise. Et comme cela a été abordé dans le chapitre sur les risques Pays, ces risques contractuels sont d’autant plus grands lorsqu’il s’agit de contrats internationaux car il n’existe pas de « juridiction internationale » (en raison de la souveraineté des Etats) et il peut alors être beaucoup plus difficile de faire valoir ses droits face à un pays qui n’a pas les mêmes lois. Les procédures peuvent alors être longues et coûteuses. Il est vrai également que les PME n’ont pas les moyens humains et financiers, soit d’avoir une structure juridique interne, soit de faire appel à un spécialiste externe, ce qui ne facilite pas leur tâche. Mais les enjeux sont trop importants pour ne pas traiter ces risques contractuels correctement. Certaines solutions peuvent être proposées, comme la mutualisation d’un service externalisé, pour plusieurs PME, par exemple. Si nous devions énumérer les facteurs de risques dans ce domaine, le premier risque serait tout simplement l’absence de contrat écrit ! En effet, à partir du moment où les 4 conditions suivantes sont respectées, un contrat peut être formé26 : - consentement : Si l’offre est ferme et précise et si l’acceptation est expresse, tacite et de circonstance, il y a consentement. - capacité : Chaque décisionnaire doit être majeur et habilitée à signer au nom de l’entreprise - objet : L’objet du contrat doit être déterminé - cause : La cause doit être suffisante à l’engagement Mais ces 4 conditions peuvent être respectées, même si la forme du contrat n’est pas écrite (contrat oral par exemple, ou tacite). Dans ce cas, il est alors très difficile de se retourner contre le fournisseur si jamais un litige intervient. Les autres facteurs de risques sont : 26 Mathieu BOURGEOIS, « Introduction au droit des Affaires », Cours ESSEC, 2009
  35. 35. Page 35/88 - Offres commerciales / Devis : Attention, un devis signé (offre acceptée) vaut contrat entre les parties - Notion de forfait : Le forfait global paraît avantageux pour le client mais attention de bien formaliser ce qui est réellement compris dans ce forfait. - Délais et pénalités : Le délai d’exécution est le plus souvent un élément majeur. - Garanties contractuelles et légales : Attention surtout à la garantie décennale et des vices cachés - Durée / Résiliation : C’est un des points qui peuvent avoir des préjudices importants, notamment dans le cas d’une résiliation unilatérale injustifiée. - Responsabilités : Faire attention aux clauses contractuelles trop larges et essayer de limiter contractuellement sa responsabilité. - Sous-traitance - Propriété intellectuelle : L’une des deux parties peut vouloir s'approprier sur un contrat toute la propriété intellectuelle de l'entreprise, concernant une affaire donnée (résultats, mais aussi données antérieures, et droit général d'utilisation sans aucun droit résiduel pour l'entreprise "créatrice"). - Conditions de paiement / Protection contre les impayés : Certains éléments peuvent diminuer ces risques (la lettre de crédit, la clause de réserve de propriété) - Garanties bancaires Finalement, et contrairement aux idées reçues, vous vous apercevrez que quasiment tous les articles d’un contrat ont leur importance et peuvent avoir des conséquences néfastes en cas de litige si elles ont été mal établies. 2.4.2. Risques juridiques Au-delà des risques liés aux contrats entre les Achats et leurs fournisseurs, il existe d’autres risques juridiques auxquels sont confrontés les Achats : - risques liés à la propriété intellectuelle ou aux brevets - risques règlementaires au niveau sanitaire et sur de nombreux produits de consommation (alimentation, cosmétiques, etc…) - risques liées aux soldes et aux ventes à perte (risques de fraude) - risques liés au droit de la concurrence
  36. 36. Page 36/88 - etc… Les pertes liées à ces risques peuvent être très importantes. L’évolution rapide des lois et des règlementations rend la tâche difficile aux services Achats qui ont rarement les compétences juridiques pour traiter des dossiers complexes et le temps de faire une veille efficace. C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises ont un service juridique interne ou sous-traitent cette partie. 2.4.3. Risques de fraude En droit français, la fraude en matière civile ne se démarque guère de la fraude pénale. Il s'agit d'un acte qui a été réalisé en utilisant des moyens déloyaux destinés à obtenir un avantage matériel ou moral indu ou réalisé avec l'intention d'échapper à l'exécution des Lois. Si l’on rattache cela au monde de l’entreprise, la fraude est un acte de mauvaise foi, en général pour un profit personnel, commis au détriment de l’entreprise. Très souvent, ces risques sont des risques internes car ce sont les employés les mieux placés pour ce genre d’opérations et ces fraudes sont souvent le résultat de frustrations, de rancœur, de vengeance de leur part. Au niveau des relations entre le service Achats et les fournisseurs, les risques les plus répandus sont : - négocier des conditions personnelles (dessous de table, cadeaux, etc…) avec le fournisseur dans le cadre de la négociation d’un contrat - passer de fausses commandes - tricher sur les prix d’achat - favoriser un fournisseur dans le cadre de marchés publics ou d’appels d’offre - etc… D’autre part, il est clair que ces fraudes sont quasiment systématiquement liées, et peut-être même causées, par un manque de contrôle dans les organisations. Pourquoi « peut-être même causées » ? Parce que si les employés d’une entreprise sont trop souvent laissés à eux-mêmes et pas assez suivis par leur hiérarchie, ils sont beaucoup plus soumis à la tentation de fraude car cela leur parait facile. Ces risques de fraude sont présents à tous les niveaux de l’entreprise mais il est vrai qu’ils sont généralement plus important dans les services Achats et Commercial car ce sont les
  37. 37. Page 37/88 services qui sont en relation avec les fournisseurs et les clients, démultipliant ainsi les risques de fraude avec ces intervenants extérieurs. De plus en plus de services Achats mettent d’ailleurs en place une charte de déontologie. Cette charte permet de formaliser clairement les règles de fonctionnement du service et chaque personne doit s’y conformer. Cette charte impose des comportements et des processus de fonctionnement visant à réduire les risques de fraude interne. 2.5.Risques en terme d’image 2.5.1. Les risques en terme d’image et leurs conséquences L’image de l’entreprise est forcément liée à l’image de nos clients et de nos fournisseurs car ce sont des partenaires avec lesquels l’entreprise a décidé de travailler. Concernant les risques fournisseurs, il est donc primordial de s’assurer que le comportement de nos fournisseurs est en adéquation avec les valeurs de l’entreprise, notamment en terme de développement durable, qui sera abordé plus précisément dans le chapitre suivant. Les conséquences des comportements de fournisseurs peuvent être catastrophiques pour l’image et donc pour les résultats financiers de l’entreprise. Un exemple flagrant est celui de Nike, dans les années 90, dont les sous-traitants faisaient travailler des enfants. Cette révélation dans les journaux puis dans le film de Mickael Moore, The Big One, en 1999, choquera l’opinion et Nike mettra plusieurs années à redorer son image. Dans cette histoire, Nike avait sous-estimé les risques sociaux liés au travail dans ces pays d’Asie et avait donc négligé le contrôle des conditions de travail sur place. Cette négligence lui aura coûté plusieurs milliards de dollars… 2.5.2. Risques liés au développement durable Une prise de conscience mondiale et générale sur l’avenir de la Terre et de ses habitants a fait apparaître le concept de développement durable, il y a maintenant plus de 20 ans, qui a pour ambition de répondre à cette problématique. Le développement durable donne une part importante de responsabilités aux Etats et aux entreprises. Les entreprises ont également vite compris que l’opinion publique était de plus en
  38. 38. Page 38/88 plus sensible à cette problématique, ce qui les incite à intégrer ce thème dans leur politique et dans leur communication. La forte exposition de ce sujet augmente les risques en terme d’image encourus par les entreprises et notamment vis-à-vis de leurs fournisseurs. Il est primordial que les fournisseurs, et encore plus les fournisseurs étrangers, soient en accord avec la politique de développement durable de l’entreprise afin de conserver une image positive face aux consommateurs. 2.5.2.1. Définition du développement durable Le développement durable (traduction de Sustainable Development) est une nouvelle conception de l'intérêt public, appliquée à la croissance économique et reconsidérée à l'échelle mondiale afin de prendre en compte les aspects environnementaux généraux d'une planète globalisée. Le développement durable est défini comme « un développement qui répond aux besoins des générations du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs »27 . Tous les secteurs d'activité sont concernés par le développement durable : l'agriculture, l'industrie, l'habitation, l'organisation familiale, mais aussi les services (finance, tourisme,...) qui, contrairement à une opinion répandue, ne sont pas qu'immatériels. Transposé au monde de l’entreprise, le développement durable peut se schématiser par « les trois piliers du développement durable »28 : 27 Définition proposée en 1987 par la Commission mondiale sur l’environnement et le développement dans le rapport Brundtland 28 Concept développé par John Elkington, cofondateur de Sustainability, premier cabinet de conseil britannique en responsabilité sociale des entreprises.
  39. 39. Page 39/88 - La performance économique passe par la poursuite du développement de l’entreprise et des partenaires, la réalisation d’économies d’échelle et l’optimisation du coût total. - La performance sociale et sociétale consiste à s’assurer que les conditions de travail ou encore les droits des salariés, aussi bien en interne que chez les fournisseurs, soient respectés. - Enfin, la performance écologique (ou environnementale) se caractérise par la limitation des effets néfastes que peut avoir une entreprise sur son environnement, que ce soit à son niveau qu’à celui de ses fournisseurs, mais aussi par une gestion économique des ressources naturelles. 2.5.2.2. Les risques liés au développement durable D’un point de vue Achats, les risques liés au développement durable peuvent être liés au produit lui-même (produits respectueux de l’environnement et de l’éthique) ou au fournisseur fabriquant ce produit. Si l’on reprend les 3 piliers du concept de développement durable et qu’on applique cela aux fournisseurs (de rang 1 mais aussi 2 et même 3), les risques à évaluer sur ce sujet sont : - risques d’impact sur l’environnement : gestion des déchets, utilisation de produits recyclables, gestion de la consommation d’énergie - risques sociaux : respect des droits de l’homme, non travail des enfants - risques financiers : échanges équitables entre les fournisseurs et leur tissu local - risques sociétaux : préservation de la santé publique, initiatives locales, préservation des sites naturels, participation des associations 2.5.2.3. Un contrôle effectif des fournisseurs étrangers Les risques fournisseurs liés à l’image sont beaucoup plus élevés lorsque les fournisseurs sont étrangers. Et cela pour plusieurs raisons : - Les lois ne sont pas les mêmes qu’en France - Les autorités peuvent être laxistes et passer outre l’application de certaines lois - La distance avec le pays concerné rend plus difficile le contrôle des conditions de travail de ces fournisseurs Certains éléments diminuent les risques :
  40. 40. Page 40/88 - Beaucoup d’entreprises ont créé une charte de développement durable à laquelle les fournisseurs doivent adhérer afin de débuter une relation commerciale. Mais encore beaucoup de fournisseurs peu scrupuleux ne l’appliquent pas. - De plus en plus de règlementations ou de normes aident les entreprises à la mise en place d’une démarche de développement durable, à leur niveau mais aussi au niveau de leurs fournisseurs. Par exemple, les normes environnementales (ISO 14001, ISO 14021, ISO 14025 …), les normes sociales (SA 8000, OHAS 18001 …), les labels (NF, AB, FSC …) Toutefois, il est primordial, pour une entreprise qui choisit stratégiquement de travailler avec des fournisseurs étrangers d’avoir de véritables moyens de contrôle afin de s’assurer que ces fournisseurs soient bien en conformité : - d’une part avec les différentes clauses du contrat commercial - d’autre part avec la politique de l’entreprise en terme de développement durable Pour cela, les entreprises passent de plus en plus par des bureaux de contrôle locaux, qui peuvent faire partie de l’entreprise ou sont indépendants. 2.6.Risques humains Pour finir, je souhaiterais évoquer des risques dont on ne parle pas assez mais qui peuvent avoir leurs conséquences dans les relations entre un service Achats et ses fournisseurs : les risques humains. Les risques humains sont les risques liés à la relation humaine entre le service Achats et son fournisseur. Ils sont d’autant plus importants dans les PME qui, le plus souvent, entretiennent avec leurs fournisseurs (notamment les fournisseurs stratégiques) des relations humaines privilégiées pouvant aller au-delà de relations purement professionnelles. Ceci peut s’expliquer de plusieurs raisons : - La relation avec ce fournisseur dure depuis plusieurs années et des relations amicales se sont instaurées. - Les PME travaillent beaucoup (peut-être d’avantage que des grandes entreprises) avec le tissu local, ce qui favorise les relations humaines. Les risques de ce genre de situations sont les suivants :
  41. 41. Page 41/88 - L’acheteur a tendance a sélectionné ses fournisseurs et ses produits en fonction de ses affinités, plus qu’en fonction de critères purement professionnels tels que le prix, la qualité, le délai de fabrication, la capacité de fabrication, etc… Cela va donc contre l’intérêt de l’entreprise. - Comme nous en avons parlé lors des risques de fraude, il peut y avoir des dessous de table, des cadeaux, etc… qui favorisent les commandes à un fournisseur plutôt qu’à un autre. Mais le risque sur lequel il est important de se pencher est le risque « homme-clé ». Un homme-clé est une personne qui, par le poids qu’elle a pris dans l’entreprise, est devenue difficilement remplaçable. Au niveau de l’entreprise et surtout des TPE/PME, il s’agit bien souvent du chef d’entreprise, mais parfois le responsable commercial ou le responsable des achats. Lorsque l’homme-clé fait soudain défaut à votre entreprise (arrêt de travail, invalidité, décès ou tout simplement départ de l’entreprise), cela peut avoir de lourdes conséquences sur l’activité et mettre en péril son bon fonctionnement : désorganisation, perte de compétences- clés, baisse du chiffre d’affaires et des bénéfices… On peut très facilement transposer cela à la relation qui existe entre acheteurs et fournisseurs. Très souvent, la répartition des responsabilités et des tâches entre différents acheteurs dans un service Achats se fait en attribuant à chacun une partie du portefeuille achats. La principale conséquence est que, très souvent, un fournisseur n’est en relation qu’avec l’acheteur qui s’occupe du portefeuille achats le concernant. Lorsque cet acheteur ne fait plus partie de la société, il peut y avoir rupture dans la relation avec le fournisseur et les conséquences sont multiples : - perte de confiance du fournisseur vis-à-vis de l’entreprise - méconnaissance des accords entre les deux parties - rupture dans la qualité des prestations du fournisseur (délais de livraison, qualité produits, etc…) - mésententes dues à un changement de fonctionnement entre le fournisseur et les achats - litiges entre le fournisseur et les achats sur certains points négociés avec l’acheteur sortant etc…
  42. 42. Page 42/88 Cette expérience m’est d’ailleurs arrivée lorsque j’ai quitté ma dernière entreprise. J’y travaillais en tant qu’acheteur dans un service comprenant quatre personnes. Je m’occupais d’un certain nombre de familles de produits et donc des fournisseurs correspondant. J’avais une certaine liberté dans la gestion de mon portefeuille et j’étais très souvent le seul contact dans l’entreprise pour ces fournisseurs. Je détenais donc toute l’information. Lors de mon départ, et malgré le fait d’avoir tenté de faire une transition, il a été difficile au service Achats de reprendre les relations avec mes fournisseurs. Et ceci d’autant plus que, je dois l’avouer, nous n’avions vraiment pas la culture de l’écrit. Pour un employé, et particulièrement en France, c’est toujours valorisant de savoir que nous sommes les seuls à avoir certaines informations. Il se sent plus fort et plus indispensable ! Deux éléments sont primordiaux pour diminuer ce risque homme-clé : - Privilégier l’écrit ! Sans tomber dans l’excès inverse de vouloir tout transposer par écrit (mais la plupart des services Achats ont de la marge), il est important que les autres acheteurs puissent se référer, en cas de problème, à certains éléments importants de la relation avec ce fournisseur (contrat, conditions particulières, audits, etc…) - Habituer les équipes Achats à changer de portefeuille (et donc de fournisseurs). Même si les transitions seront sans doute difficiles durant quelques mois, elles le seront toujours moins que si l’acheteur précédent n’est plus dans la société. Et cela favorisera la polyvalence de l’équipe, diminuera les risques de fraude et d’entente avec certains fournisseurs, augmentera la réactivité de l’entreprise et limitera les risques le jour où l’un des acheteurs partira. Pour finir, c’est dans l’étude de ces risques humains, que nous comprenons l’importance d’un vrai management au sein d’une équipe Achats. Trop souvent, les acheteurs sont laissés à eux-mêmes et ne doivent rendre des comptes que sur des données chiffrées (budget, marge, réduction des coûts, etc…). La fonction Achats est trop souvent réduite à des chiffres… alors que la vrai valeur de la fonction, c’est au contraire les relations qu’elle peut avoir avec les clients internes, avec les fournisseurs et plus largement avec toute la filière. Ce sont ces richesses que chaque acheteur doit partager avec les autres. Et ce n’est que grâce à un management efficace de la direction des Achats que cela pourra se faire.
  43. 43. Page 43/88 3. Mise en place d’une méthodologie de gestion des risques adaptée aux PME L’objectif est ici de proposer aux PME une méthodologie de gestion des risques qui puisse répondre à leurs besoins et leurs problématiques. 3.1.Une démarche intégrée dans un processus de management des fournisseurs Il est primordial que les services Achats en PME prennent conscience que cette démarche de gestion des risques fournisseurs peut difficilement se réaliser de façon isolée et qu’elle nécessite d’être intégrée à une démarche plus globale de management des fournisseurs. 3.1.1. La relation acheteurs - fournisseurs en évolution Dans l’enquête réalisée sur la gestion des risques en PME, il apparaît que la réduction des coûts reste l’objectif prioritaire pour la plupart des PME (42% le place en objectif n°1). Malgré tout, les risques de défaillances de certains fournisseurs stratégiques peuvent avoir des conséquences importantes sur les résultats de l’entreprise : Réduire les coûts sans pour autant mettre en danger les fournisseurs, un vrai défi pour les services Achats ! Il est primordial pour les acheteurs d’adopter avec les fournisseurs une démarche plus collaborative, pour aller (du moins avec les fournisseurs stratégiques) vers de véritables partenariats. Ces partenariats auront pour effets chez l’acheteur de : - mieux capter l’innovation - augmenter les performances du fournisseur - diminuer les risques fournisseurs - travailler sur une différenciation stratégique Selon Mr Jouan29 , un panel fournisseur optimal se construit autour de 4 étapes : 29 Jouan C., Les enjeux de la fonction Achats, Cours ESSEC, 2009
  44. 44. Page 44/88 Toute la valeur ajoutée d’une direction Achats mature est là : « L’implication des fournisseurs dans le management des risques permet de définir précisément avec eux les actions correctives à mettre en œuvre pour éviter une crise. »30 3.1.2. Construire le panel des fournisseurs Pour avoir une base optimale, la stratégie est plutôt de réduire le nombre de fournisseurs, pour mieux les intégrer mais également pour augmenter les volumes avec ceux-ci et obtenir ainsi des conditions tarifaires plus intéressantes. Mais cette stratégie est remise en cause en cette période de crise. Tout du moins, elle a ses limites qu’il est important de ne pas franchir. En effet, les travers vers lesquels il vaut mieux éviter d’aller sont les suivants : - En période de crise, les fournisseurs sont plus fragiles. Il est intéressant de diminuer le nombre de fournisseurs, mais en conservant toujours un fournisseur secondaire capable de prendre le relai en cas de défaillance. Cela évitera une rupture de l’approvisionnement qui pourra avoir des conséquences plus ou moins importantes. 30 Wajnsztok O., Identifier et anticiper les risques fournisseurs, Décision-Achats.fr n°128, 2009
  45. 45. Page 45/88 - Cette pratique, lorsqu’elle est exercée par les grands comptes, peut avoir des effets néfastes sur les petits fournisseurs ou sous-traitants qui sont en général exclus du panel, comme cela a été abordé dans le chapitre 2. Afin de savoir si un fournisseur mérite toujours d’être dans le panel, il convient de s’attacher aux points suivants : - les performances de ce fournisseur (en terme de Qualité, Coûts, Délais, Innovation) - la place du fournisseur dans son marché (Il s’agit alors d’une démarche de Marketing Achats que nous aborderons plus tard) Si nous souhaitons aller plus loin dans les critères de sélection d’un fournisseur, nous pourrons également étudier : - sa stratégie - ses finances - son innovation - son organisation – ses compétences - son schéma industriel - sa production (dans le cas du secteur industriel) - la qualité totale du fournisseur - son attitude commerciale - le management de ses propres fournisseurs Il faut ensuite déterminer les critères d’entrée (processus d’intégration) et de sortie (mise en probation) d’un fournisseur, c’est-à-dire les limites au-dessous et en-dessous desquelles un fournisseur peut faire partie du panel.
  46. 46. Page 46/88 Dans ces critères interviendront les risques liés au fournisseur. En effet, l’objectif est de faire sortir du panel, si cela est possible, les fournisseurs trop risqués, afin de diminuer le risque global. 3.1.3. Faire progresser les fournisseurs Toujours dans une optique de création de valeur pour l’entreprise et de diminution des risques, une seconde étape, après la sélection du fournisseur, est de le faire progresser. Pour cela, il faut déjà déterminer ses axes de progrès ! Et cela ne peut se faire que par une analyse des performances du fournisseur (thème abordée précédemment). Si l’on reprend les 4 critères principaux de l’analyse de la performance fournisseur (Qualité, Coûts, Délais, Innovation), les axes de progression sont les suivants : - Qualité : § Engager les fournisseurs dans une démarche d’amélioration continue (PDCA31 , AMDEC32 , …) 31 PDCA (Plan – Do – Check – Act) est une méthode de gestion de la qualité, illustrée par la roue de Deming. La roue de Deming est un moyen mnémotechnique permettant de repérer avec simplicité les étapes à suivre pour améliorer la qualité dans une organisation. 32 L'AMDEC (ou Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité) est un outil de sûreté de fonctionnement (SdF) et de gestion de la qualité.
  47. 47. Page 47/88 § Mettre à disposition de ses fournisseurs (dans le cas du secteur industriel) des outils de production industriels. - Coûts : § Evaluer les gisements de productivité chez les fournisseurs et les assister dans la mise en place des solutions retenues. § Réduire les gaspillages et manipulations inutiles (5S33 , SMED34 ) - Délais : § Evaluer la Supply Chain avec le fournisseur pour étudier les points d’amélioration aussi bien en amont qu’en aval (c’est-à-dire entre lui et nous). § Evaluer les niveaux de stocks et les risques de ruptures. - Innovation : Sur ce point, il est plus difficile de faire progresser un fournisseur, sauf en l’aidant financièrement à investir davantage dans la Recherche & Développement. 3.1.4. Faire participer les fournisseurs aux nouveaux développements L’objectif est d’intégrer les fournisseurs le plus en amont possible dans le développement pour : - les faire participer à l’atteinte du prix objectif - leur demander des solutions innovantes et validées pour atteindre les objectifs de l’entreprise en terme de réduction de coût et donc de compétitivité. - s’assurer que notre culture et nos objectifs soient bien compris et partagés par les fournisseurs. 33 La méthode des 5S est une technique de management japonaise visant à l'amélioration continue des tâches effectuées dans les entreprises. Élaborée dans le cadre du système de production de Toyota, elle tire son appellation de la première lettre de chacune de cinq opérations constituant autant de mots d'ordre ou principes simples : Seiri (débarrasser) - Seiton (ranger) - Seiso (nettoyer) - Seiketsu (ordonner) - Shitsuke (être rigoureux). Cette démarche a été traduite en français par le mot ORDRE qui signifie : Ordonner (ou plus littéralement ôter l'inutile) – Ranger – Dépoussiérer (Découvrir des anomalies) - Rendre évident - Etre rigoureux. 34 La méthode SMED (SMED est l'abréviation de l'anglais Single Minute Exchange of Die, littéralement « changement d'outil de presse en un nombre de minutes à un seul chiffre », ou moins littéralement « changement rapide d’outil ») a pour objectif de réduire le temps d'un changement de série, et permettre ainsi de réduire la taille de lot minimale. Elle a été développée par Shigeo Shingo pour le compte de l'entreprise Toyota. Si les temps de changement de série deviennent nuls, on peut alors envisager une fabrication à l'unité sans augmenter les coûts.
  48. 48. Page 48/88 3.1.5. Intégrer les fournisseurs à notre quotidien Dans cette dernière étape, les objectifs du fournisseur et de l’entreprise convergent : - Qualité : 0 défaut - Coûts : Réduire en permanence le coût global d’acquisition des produits - Délais : Réduire les délais et augmenter la flexibilité - Innovation : Faire en sorte que les fournisseurs nous aident à anticiper les nouvelles technologies pour mieux se positionner sur les marchés. 3.2.Les différentes étapes de la gestion des risques fournisseurs 3.2.1. Le Marketing Achat : Démarche vers l’élaboration d’une stratégie Qu’est-ce que le marketing Achats ? Le marketing achats est une démarche de connaissance et d’analyse du marché fournisseur. C’est « une recherche en vue de l’acquisition de produits sur le marché fournisseur, en fonction des besoins actuels et futurs, aux conditions optimales
  49. 49. Page 49/88 de rentabilité pour l’entreprise. »35 Cette démarche rationnelle va retracer la logique de toutes les décisions prises et permettre la mise en place d’une véritable stratégie. Cette démarche est d’autant plus importante qu’elle est souvent délaissée par les PME, par manque de maturité le plus souvent. En effet, selon l’enquête réalisée, seulement 56% des services Achats interrogés ont une stratégie Achats bien établie et bien formalisée. Les différentes étapes que nous allons prendre en compte dans cette démarche sont les suivantes : - Classification des achats - Analyse des besoins - Analyse du marché - Visualisation du portefeuille achats L’objectif n’est pas ici de développer en profondeur la démarche de marketing Achats mais de mettre en évidence les étapes utiles à la gestion des risques et d’apporter les outils afin de bien réaliser cette démarche. 3.2.1.1. Classification des achats et hiérarchisation des familles La classification des achats est la première action d’organisation d’un service Achats. Elle consiste à segmenter les achats en classes d’achats appelées familles d’achats ou segments technologiques. Ces familles sont des ensembles homogènes de produits, activités ou services représentés par un marché fournisseur spécifique. Cette classification est primordiale car elle va permettre de mettre en place une stratégie adaptée aux marchés fournisseurs concernés. Pour réaliser cette classification, il n’y a pas de méthode universelle. Mais nous pouvons reprendre la méthode de Roger Perrotin, qui est la plus utilisée. Dans celle-ci, il y a 3 niveaux de classification : 1/ Le 1er niveau est fonctionnel. Il est composé de 9 grands secteurs d’activité, qui correspondent à des préoccupations achats et des marchés fournisseurs différents : - matières premières 35 Perrotin R., Le marketing Achats, Editions d’organisation, 2007

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