Conferencia de Antonio Valle (G2) en el congreso itSMF USA Fusion 10 en la que se presentaba el caso práctico de la definición y aplicación de un modelo de costes por servicios.

1. Session 111: Modelos de Costes Antonio Valle, G2 – Gobierno y Gestión de TI

2. Acerca de mi Profesional enfocado al apoyo al CIO en la práctica totalidad de sus responsabilidades. Centrado en ITSM desde el año 1996 Miembro activo del itSMF España. Libre pensador ecléctico. 2

3. Acerca de G2 Consultora ubicada en Mataró (Barcelona) Focalizados en apoyar al CIO Ayuda a la compra Ayuda a la alineación Ayuda a la gestión Modelo en Red: colaboraciones con los mejores especialistas para entregar el mayor valor posible. 3

5. 3 fábricas y 1 edificio de oficinas en el territorio español

6. 6 líneas de negocio

7. 450 usuarios de Servicios TIC

8. 3 personas en el equipo Local IT dando cobertura a 45 servicios

9. 200 M€ de facturación anual

10. 2.2 M€ de presupuesto TIC (Incluyendo comunicaciones voz y datos)4

12. Transparencia

13. Control y Seguimiento Económico

14. Criterios para la Toma de Decisiones

15. Repercusión de los costes a las unidades productivas5

16. Modelo de Madurez – COBIT 4.1 6

17. La situación de partida Gestión Financiera clásica Seguimiento mensual Partidas corporativas Consecuencias: Seguimiento presupuestario Consolidación de presupuestos Gran dificultad para defender el presupuesto Las áreas cliente no entienden “en qué se gasta el dinero” Imposible tomar decisiones. Muy difícil realizar un análisis para la reducción de costes 7

18. Objetivo del Proyecto Obtener un mecanismo que nos permita contabilizar los costes incurridos en los servicios, manteniendo la estructura de presupuestos corporativos. 8

20. Identificar la estructura de partidas

21. Conocer la estructura y naturaleza de los costes

22. Identificar las relaciones y los contactos con otras áreas

23. Definir el modelo de costes

24. Aplicar el modelo de costes

25. Iniciar un proceso de mejora continua sobre el modelo de costes9

27. No es obligatorio desarrollar un catálogo completo.

28. Es importante obtener la lista de servicios y sus descripciones.10

29. La Lista de Servicios Uno o más Sistemas TIC o capacidades profesionales proporcionadas por el Departamento de TI que facilitan los procesos de negocio de la Organización. Un Servicio TIC ha de ser percibido por el cliente como una entidad coherente o como un producto consumible Troy duMoulin Rodrigo Flores 11

30. La Lista de Servicios 12

32. Puede ser necesario mantener la estructura ya existente.

33. La estructura puede ser jerárquica con agrupaciones de partidas

34. La contabilidad debe ser coherente con la presupuestación13

36. Costes Indirectos

37. Costes Absorbibles14

39. Identificar las unidades para el prorrateo de los costes indirectos

40. Identificar y clasificar los orígenes de los costes y su asociación a las partidas15

41. El Modelo de Costes Criterios de reparto 25% Coste Total del Servicio 25% 100% 15.063,50€ 100% 30% 100% Presupuesto Costes que repercuten en el servicio Indirectos Directos Imputación Costes 16

43. Cabinas de Virtualización Se realiza un reparto porcentual al final del periodo en función del uso de máquinas virtuales por servicio.

44. Almacenamiento  Se realiza un reparto porcentual al final del periodo en función del consumo de disco de los diferentes servidores virtuales.

45. Pequeño Material  Coste directo del servicio Pequeño Material Informático.17

46. Aplicación del Modelo Se analizaron todos los costes del año 2008, aplicando el modelo de costes y comprobando su validez 18

48. Proveedores implicados19

49. Siguientes Pasos Mejorar y afinar progresivamente los mecanismos de prorrateo Estudiar y comprender las dinámicas de costes (Cost-Drivers, Costes Variables) Identificar las reglas de Valoración del Servicio Identificar el modelo de aportación de valor de cada servicio Definir la estructura de un modelo de facturación (repercusión de costes) en base a las unidades de facturación Iniciar los procedimientos de racionalización de la inversión Realizar el seguimiento de los resultados de las inversiones 20

51. Lo Perfecto es enemigo de lo Bueno

52. La Gestión de Activos es tu amiga… no tu enemiga!

53. Los criterios de reparto de costes variables han de ser persistentes, documentados, conocidos y, sobre todo, “cost-effective”21

55. NO olvides que ya hay mucho trabajo administrativo por hacer

56. NO olvides la mejora continua del modelo

57. NO dejes que el árbol te impida ver el bosque: el TCO reportado no es el TCO total  Mapa de Responsabilidad TIC22

58. Contabilidad de Costes por Servicio (Resumen) La Estructura de las partidas La Lista de Servicios La Naturaleza de los Costes El modelo de los Costes 23

60. Proyecto apoyado por el Director Financiero (VP KCSE) y por el Director de IT

61. Participación del personal administrativo tanto de Finanzas como de IT en el desarrollo y aplicación del modelo.24

63. La aplicación del modelo a todos los datos 2008 se realizó en 50 horas/hombre

64. La revisión de datos y validación final se realizó en 15 horas/hombre

65. Se trataron alrededor de 3000 apuntes contables

66. Se generaron cerca de 700 repartos de costes indirectos25

68. ITIL V.3 ServiceStrategy

69. USMBOK

70. COBIT 4.1 PO5 – Managethe IT Investiment

71. COBIT 4.1 DS6 – Identify and allocatecosts

72. Contabilidad de Costes para la Toma de Decisiones26

74. Sesión #111Datos de Contacto Antonio Valle Salas avalle@gedos.es +34 687 443 664 27