Dokumen tersebut membahas tentang sistem pinjam antar perpustakaan (ILL) Beijing Academic Library and Information System (BALIS) di Cina. BALIS merupakan kerjasama antar perpustakaan di Beijing yang memungkinkan pertukaran sumber daya melalui pinjaman buku dan pengiriman artikel. Dokumen menjelaskan proses, manajemen, masalah, dan strategi pengembangan BALIS untuk meningkatkan layanan ILL di masa depan.

1. By: Jazimatul Husna, S.I.P
NIM (1120011002)

2. 1. Pengantar
 (kerjasama)
Pinjam antar perpustakaan (ILL) adalah
salahsatu cara untuk berbagi sumberdaya (koleksi)
di era Teknologi Informasi.
 Di Cina banyak organisasi (perpustakaan) yang
menerapkan ILL baik secara Organisasi maupun
secara Geografis (tempat)
 Salahsatunya adalah Beijing Academic Library and
Information System (BALIS)
http://balis.ruc.edu.cn/index.html,
http://202.112.118.46/ywcdwz/index.html,
http://59.64.144.53:8080/union/index.jsp) yang di
dukung oleh komite perpustakaan perguruan tinggi
Beijing

3. lima kerjasama yang di terapkan di
perpustakan pusat
 Pusat
pengiriman dokumen artikel (Non-retunable) di
perpustakaan Renmin University of China
 Pusat peminjaman buku (retunable) di Perpustakaan
Beijing University of Post and Telecommunications.
 Pusat kordinasi Sumberdaya di perpustakaan Beijing
Normal University.
 Pusat pelatihan di perpustakaan Capital Normal
University.
 Pusat layanan Informasi Kolaboratif di Perpustakaan
University of Science and Technology Beijing.
Ada dua sifat pokok BALIS yakni non-retunables dan
retunables

4. 2. Mekanisme manajemen (kerjasama)
Pinjam antar perpustakaan (ILL) BALIS

Inti dari layanan BALIS adalah hubungan
antar pemberi pinjaman dan peminjam
 Balis di jalankan dengan menggunakaan
program gerbang terpusat (portal) dan layanan
terdistribusi
 Program(portal) dipasang di perpustakaan
pusat, dan dapat di akses oleh pengguna
perpustakaan dan pelanggan website, yang
semuanya di kendallikan dari program BALIS

5. 2.1 manajemen organisasi
Perpustakaan pusat







pengelolaan hubungan dengan anggota
perpustakaan;
layanan konten dan perencanaan pembangunan;
mengkoordinasikan layanan untuk perpustakaan
anggota;
dukungan teknis dan pemeliharaan program;
layanan statistik dan subsidi keuangan;
negosiasi dengan perusahaan logistik (ekspedisi
pengiriman) (hanya cocok untuk pusat pinjaman
antar), dan
mengembangkan dokumen instruksi untuk
manajemen dan layanan.

6. 2.2 Pengelolaan layanan dan
pelanggan anggota Perpustakaan
Sejak tahun 2009 tercatat lebihdari 80 perpustakaan
umum atau perpustakaan perguruan tinggi di
Beijing telah bergabung dan mengajukan diri
sebagai anggota. Tanggung jawab mereka adalah:






manajemen pelanggan milik universitas mereka;
identitas pelanggan terdaftar;
menyediakan jaminan yang diperlukan untuk
hilang atau pengembalian non-item;
log-on program dan memproses permintaan cepat;
melaporkan hasil/progres ke perpustakaan pusat
bulanan, dan
advokasi dan konsultasi.

7. 2.3 Subjek layanan perpustakaan;
layanan returnable dan non returnable

Subyek layanan perpustakaan adalah
perpustakaan khusus yang bertugas
untuk memenuhi kebutuhan permintaan
dari sistem ILL lainnya, bahkan jika
perpustakaaan tidak dapat memenuhi
kebutuhan koleksi,maka ada enam
perpustakaan yang sanggup untuk
memenuhi kebutuhannya..

8. 


Enam perpustakaan tersebut adalah: libraries of the
University of Science and Technology Beijing, the
Medical Library of Peking University, Beijing Jiaotong
University, Beijing Normal University, Beijing
University of Post and Telecommunications and
Renmin University of China
Perpustakaan khusus tersbut di beri wewenang untuk
mengakses ILL dari ILL CALIS, sistem ILL NSTL dan
sistem ILL Perpustakaan Nasional dll
Untuk menjadi perpustakaan anggota, Sebuah
perpustakaan anggota biasa harus mengajukan
permohonan dan lulus penilaian untuk menjadi
perpustakaan layanan subjek. Penilaian biasanya
mencakup evaluasi kepemilikan katalog koleksi dari
Departemen Pendidikan, koleksi, proyek berbagi sumber
daya dan kualitas pasokan dokumennya.

9. 2.4 Pembinaan


Pengguna ILL adalah selurus civitas akademika
(mahasiswa, dosen dan karyaawan) suatu perguruan
tingi.
Peminjaman di baliis semuanya geratis, termsuk
ongkos kirim, namun perlu dicatat, denda di kenakan
apabila bahan pustaka rusak atau hilang, untuk bahan
pustaka non-returnable, dikenakan jasa pengiriman
yang berfariasi, tergantung jumlah halaman, bahasa
dan jenis dokumen, namun sampe saat ini jasa
tersebut masih gratis.

10. 2.5 Organisasi dan struktur
manajemen

Struktur organisasi Balis ILL dijelaskan
dalam Gambar 1

11. 
dan struktur manajemen BALIS ILL
dijelaskan pada Gambar 2.

12. 3. Proses Layanan ILL Balis


Pelanggan dapat membuat permintaan
menjadi anggota ILL dalam dua cara.
Yang pertama adalah dengan pergi ke
perpustakaan langsung dan mengisi
formulir. Yang kedua adalah dengan
membuat permintaan secara online.
Ada dua program sistem untuk ILL
Balis : untuk returnables dan untuk nonreturnables.

13. pengajuan







kunjungi sistem BALIS ILL dan mendaftar
secara online;
mencari katalog untuk informasi item dan lokasi;
mengajukan permintaan;
meminta pengolahan;
telah item disampaikan;
menerima item, dan
kembali item materi (langkah ini tidak diperlukan
untuk non-returnables).

14. 
Proses ini ditunjukkan dalam Gambar 3.

Untuk item yang dapat dikemalikan
(rreturnable), pengguna dapat mengeck
lewat ID atau lewat e-mail

15. 4. Pengembangan layanan Balis
ILL


Layanan ini telah berkembang pesat dalam
dua tahun terakhir. bulan November 2009m
tercatat dilayanan returnable sudah ada 68
anggota dan 57 di pusat non-returnables.
permintaan menjadi anggota telah meningkat
secara dramatis. Jumlah buku yang
disampaikan bulanan telah meningkat dari
74-202. Artikel disampaikan telah meningkat
226-742 per bulan.

16. 
Rincian ditunjukkan pada Tabel I.

17. 5. masalah yang dihadapi

Sebagai layanan ILL baru, Balis telah mengalami beberapa
masalah, beberapa di antaranya adalah masalah
manajemen dan beberapa hubungannya dengan fungsi
program, uraiaan sebgai berikut.
5.1 lemahnya peraturan bersama


Balis ILLtidak berdiri sendiri, balis tersiri dari banyak
anggota, sehingga sulit bagi ILL balis untuk membuat
peraturan bersama. karena setiap perpustakaan anggota
memiliki peraturan sendiri (Wang, 2009b).
Meskipun Balis ILL dapat memperluas lingkup ILL, mereka
tidak bisa memaksa anggota perpustakaan untuk
mematuhi.

18. 5.2 biaya logistik tinggi

Balis merupakan lembaga pertama yang menggunakan
sebuah perusahaan logistik sebagai pihak ketiga untuk
layanan ILL, membantu untuk meningkatkan efisiensi
dan menghemat waktu. dan itu adalah aspek yang paling
relevan untuk pelanggan. Namun dengan volume
meningkat, biaya logistik tinggi menjadi masalah,
meskipun memiliki cukup dukungan keuangan. Biaya
logistik merupakan bagian terbesar dari biaya berjalan
untuk pusat, (Tong, 2010a).

19. 5.3 Fungsional ketidaksempurnaan dari
program

Program Balis ILL dikembangkan oleh sebuah
perusahaan software di Beijing , dengan fungsi
dasar dapat dipenuhi tetapi ada beberapa aspek
yang perlu diperbaiki. Misalnya statistik dan fungsi
akuntansi yang dimodifikasi, pilihan pengiriman
yang diperlukan, mail dan bukti pengambilan
bahan pustaka, Katalog belum mencakup semua
perpustakaan anggota. Misalnya pada jkaatalog
untuk referensi dan rterbitan berseri.

20. 5.4 Libur

Layanan Balis ILL dapat diakses selama
semester aktif tapi berhenti di musim
panas dan liburan musim dingin. Alasan
utama untuk jadwal ini karena tidak ada
pustakawan yang cukup dan jumlah
permintaan sangat kecil namundisatu
sissi sangat nyaman untuk pengguna
yang membutuhkan bahan pustaka.

21. 5.5 pemadatan layanan

Beijing memiliki banyak universitas yang
memiliki sumber bahan unggul dengan
daerah lain, namun masih ada
kekurangan dokumen dari luar negeri,
Hong Kong dan Taiwan dll, hal ini
karena faktor pendanan dan geografis

22. 6. pengembangan strategi
6.1 Beberapa metode penyampaian

Untuk mengurangi biaya logistik yang tinggi,
metode penyampaian alternatif harus diidentifikasi
untuk layanan ILL. Pengguna yang dekat dengan
perpustakaan dapat mengambil sendiri, dan untuk
koleksi tertentu bisa untuk tidak di kembalikan
6.2 Meningkatkan kerjasama dengan sistem
ILL lainnya

Balis ILL akan meningkatkan kerjasama dengan
sistem ILL lain seperti CALIS, NSTL, NSTL dan
CASHL untuk permintaan yang tidak dapat
dipenuhi oleh sistem ILL Balis.

23. 6.3 Landasan pengembangan dan
menetapkan peraturan

Dalam rangka melaksanakan layanan BALIS ILL
yang lebih efisien, program yang harus
dikembangkan untuk mencari katalog, paket
statistik dan akuntansi dan metode pengiriman.
Peraturan serikat ILL layanan termasuk berbagai
bahan, tanggal jatuh tempo, jam layanan, dll harus
ditetapkan dalam waktu dekat.

24. 7. kesimpulan

Balis ILL telah berkembang pesat dalam
dua tahun terakhir, namun juga
mengalami beberapa masalah. Namun
kami percaya bahwa ILL adalah cara
yang paling praktis untuk berbagi
sumber daya di Cina hari ini , terutama
jika layanan yang efisien dan efektif
dapat disediakan.

25. 8. Referensi :




Purbo, O.W. Jaringan Informasi Iptek: visi dunia
pendidikan tinggi. Makalah lepas (tidak
dipublikasi).
Rahardjo, A. I. Teknologi Informasi: Ancaman
Ataukah Peluang Bagi Profesi Pustakawan
Indonesia. Makalah pada kongres IPI ke VII,
Jakarta 1995.
Wang Xiaoli, The BALIS interlibrary loan system:
a new network in Beijing, Library, University of
Science and Technology Beijing, Beijing, China.
Interlending & Document Supply Volume 39 ·
Number 2 · 2011 ·