Este documento trata sobre diferentes temas relacionados con Access, incluyendo campos calculados, formularios, consultas, macros e informes. Explica cómo crear campos calculados mediante expresiones en Access y cómo generar dichas expresiones con el Generador de Expresiones. También describe los formularios en Access, su función de presentar los datos de forma amigable para los usuarios, y los diferentes métodos para crearlos. Finalmente, brinda una introducción a consultas, macros e informes en Access.

1. ESCUELA SUPERIOR
POLITECNICA DE
CHIMBORAZO
FACULTAD
ADMINISTRACCION DE EMPRESAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDICTORIA
ESTUDIANTE:
KETTY RUMIGUANO
PARALELO
TERCERO 1
TEMA:
CAMPOS CALCULADOS
DOCENTE:
ING. CARLOS EBLA

2. INDICE
CAPITULO1: ___________________________________________________________ I
1.1
CAMPOS CALCULADOS EN ACCESS __________________________________ 1
EL CUADRO DE DIÁLOGO PRESENTA DOS ZONAS BIEN DIFERENCIADAS __ 3
2
FORMULARIOS ___________________________________________________ 10
2.1
TIMER DEL FORMULARIO ___________________________________________ 12
2.2
CREACION DE UN PANTALLA DE BIENVENIDA ______________________ 12
2.2.1
CREAR UN FORMULARIO DIVIDIDO MEDIANTE LA HERRAMIENTA
FORMULARIO DIVIDIDO _______________________________________________________ 13
2.3
3
VENTAJAS DEL FORMULARIO _______________________________________ 15
CONSULTA________________________________________________________ 16
3.1
3.1.1
3.2
QUE PERMITE UNA CONSULTA ______________________________________ 16
TIPOS DE CONSULTAS ____________________________________________________ 17
CONSULTAS DE ACCION ____________________________________________ 17
Se subdivide en: __________________________________________________________________ 18
3.3
3.4
CONSULTAS ESPECÍFICAS ___________________________________________ 19
3.5
CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS. ________________ 20
3.6
CONSULTA DE ELIMINACIÓN ________________________________________ 21
3.7
CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN _____________________________________ 21
3.8
CONSULTA DE DATOS ANEXADOS ____________________________________ 22
3.9
4
CONSULTAS DE SELECCIÓN _________________________________________ 19
CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA _________________________________ 22
MACROS __________________________________________________________ 22
4.1
5
CREACIÓN DE UNA MACRO _________________________________________ 23
INFORMES ________________________________________________________ 25
5.1
ARQUITECTURA DEL INFORME Y ESTRATEGIA DE CREACION _______ 25
5.2
TIPOS DE INFORMES ________________________________________________ 26
5.3
¿Para qué se usan los informes? ________________________________________ 26
5.3.1
¿Cómo funcionan los informes? _____________________________________________ 27

3. ILUSTRACONES
Ilustración 1 ___________________________________________________________________________ 2
Ilustración 2 ___________________________________________________________________________ 3
Ilustración 3 ___________________________________________________________________________ 3
Ilustración 4 ___________________________________________________________________________ 5
Ilustración 5 ___________________________________________________________________________ 7
Ilustración 6 ___________________________________________________________________________ 7
Ilustración 7 ___________________________________________________________________________ 8
Ilustración 8 ___________________________________________________________________________ 9
Ilustración 9 ___________________________________________________________________________ 9
Ilustración 10 _________________________________________________________________________ 10
Ilustración 11 _________________________________________________________________________ 11
Ilustración 12 _________________________________________________________________________ 14
Ilustración 13 _________________________________________________________________________ 16
Ilustración 14 _________________________________________________________________________ 17
Ilustración 15 _________________________________________________________________________ 18
Ilustración 16 _________________________________________________________________________ 18
Ilustración 17 _________________________________________________________________________ 19
Ilustración 18 _________________________________________________________________________ 20
Ilustración 19 _________________________________________________________________________ 24
Ilustración 20 _________________________________________________________________________ 27

4. INTRODUCCIÓN
La bases de datos se están convirtiendo en una herramienta imprescindible para el manejo
de información, ya sea para la sistematización de inventarios biológicos, que actualmente
involucran miles de registros, por lo que su manejo y actualización sería muy difícil sin la
ayuda de una base de datos relacional o bien, para conformar bancos de información de
diferentes tipos que auxilian en la planeación y toma de decisiones para la conservación de
los Recursos Naturales.
El uso de las bases de datos aún no ocupa el lugar de importancia que le corresponde,
debido principalmente a la falta de capacitación para popularizar su uso.
Por lo anterior, es común ver bancos de datos biológicos capturados en entornos como
Excel o Word, programas que fueron diseñados con otros fines, pero que sin embargo, al
ser de uso popular, se convierten en alternativas para almacenar estos datos.

5. OBJETIVO GENERAL:
 Descubrir que significa, conocer cuáles son las respectivas aplicaciones que se
puede hacer con los diferentes tipos de datos en Access.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Reconocer los alcances que pueden tener cada uno de los temas asignados a
investigar.
 Aplicar las diferentes aplicaciones descubiertas en la investigación.
 Generar un comparativo de los temas a consultar con nuestras prácticas diarias.
I

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CAPITULO 1
1.1 CAMPOS CALCULADOS EN ACCESS
“Algunos DBMS permiten la creación de campos especiales para realizar cálculos. Un
cálculo puede ser la suma de otros campos numéricos o una forma para calcular el impuesto
en un subtotal.
Los cálculos están asociados con la pantalla, o forma que un programa exhibe, más que con
la tabla de la base de datos en sí.
No todo DBMS proporciona campos calculados. En aquellos que no, los cálculos son
realizados por el programa que crea y actualiza la pantalla o que genera los informes.”1
En algunas ocasiones es necesario generar campos calculados a partir de los datos
introducidos en una tabla o tablas de una base de datos, evitando mantener en las propias
tablas información que, aunque no es repetida, es generable mediante este tipo de consulta
cuando se necesite.
Por ejemplo, si en la tabla de socios se dispone del campo cuota y el IVA a aplicar sobre la
cuota es del 18%, no es necesario tener en dicha tabla un campo llamado total (ni siquiera
el campo IVA), porque esos resultados se pueden calcular a partir del campo cuota
realizando unas sencillas operaciones.
Estos campos se crearán en la propia consulta y para ello bastará con establecer en la fila
Campo de una columna vacía (en la parte inferior de la consulta) el nombre del campo
seguido por el signo: (dos puntos) y la expresión válida que indica el cálculo a realizar
NORTON, Peter (1995) “Introducción a la Computación”, Respecto a la Primera edición,
Interamericana de México, S.A. Pág. 367.
1
Página 1

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(Nombre del campo: expresión). El nombre del campo calculado no debe coincidir con el
de cualquier otro campo existente en la consulta.
Estas expresiones se pueden teclear directamente en la casilla indicada, lo que requiere un
conocimiento exhaustivo de la sintaxis de la expresión que se quiere generar (si se trata de
usuarios que conocen por ejemplo Excel puede ser un sistema útil), o bien se pueden crear
las expresiones con ayuda del Generador de expresiones de Access, al cual se accede
seleccionando la opción Generar, del menú contextual que se despliega al pulsar el botón
derecho del ratón sobre la propia casilla del campo calculado en la parrilla inferior.
Ilustración 1
También se puede acceder al generador de expresiones haciendo clic sobre el botón
Generador del Grupo "Configuración de consultas" en la Ficha de Diseño de la Consulta.
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Ilustración 2
En ambos casos se presentará el cuadro de diálogo Generador de expresiones, que
muestra la figura siguiente:
Ilustración 3
EL CUADRO DE DIÁLOGO PRESENTA DOS ZONAS BIEN DIFERENCIADAS:
Página 3

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
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En su parte superior, un área rectangular blanca en la cual se muestra la expresión a
medida que se va generando (o escribiendo o mezcla de las dos formas).

Y en la parte inferior se presentan los distintos elementos con los cuales poder
generar la expresión, agrupados en distintas carpetas o bloques.
La parte inferior del cuadro está dividida en tres áreas. La primera de ellas (a la
izquierda) presenta el listado con las distintas familias de elementos que se pueden utilizar
para generar la expresión, la central muestra el contenido de la familia seleccionada y si el
elemento seleccionado en esta parte central contiene más opciones éstas se presentan en la
tercera parte de la derecha.
Los distintos conjuntos que se pueden visualizar en este cuadro son las que se muestran en
la figura anterior. El elemento seleccionado que muestra un signo + indica que contiene
más opciones (como en el Explorador de Windows). Para acceder al contenido habrá que
hacer clic sobre él, y en forma jerárquica se irán mostrando las opciones disponibles. Su
contenido se mostrará en el cuadro central.
El primer grupo contiene los campos de la consulta actual. El grupo funciones contiene
todas las funciones de que dispone Access (funciones incorporadas). El grupo con el
nombre de la base de datos contiene tantas Tablas, Consultas, Formularios e Informes
como se hayan creado en la base de datos actual y cada una de ellas contendrá los campos
correspondientes. El grupo Constantes presenta una serie de constantes que se pueden
utilizar, el grupo Operadores los distintos operadores y el grupo Expresiones comunes
una serie de expresiones muy utilizadas.
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Ilustración 4
A la hora de generar una expresión, se pueden ir introduciendo los elementos necesarios
para ella accediendo a los grupos que los contienen y haciendo doble clic sobre el elemento
en cuestión.
Al seleccionar un elemento este aparece sobre el área blanca superior. Si el elemento
seleccionado precisa de algún dato o parámetro adicional, éste se indicará entre los signos
<<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que
situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer
clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir éste lo
sustituirá.
Por ejemplo, para crear un campo nuevo llamado Total que calcule la cuota más el 18%
de "IVA" actuaremos como sigue tras entrar a crear una consulta nueva a partir de la tabla
socios y bajar los campos que se deseen:
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1. En una celda en blanco de la fila Campo de la consulta, introducimos el término
Total: que será el nombre de este campo calculado.
2. Llamamos al generador de expresiones mediante el menú de contexto (botón de la
derecha del ratón).
3. Creamos la expresión, tal y como muestra la siguiente figura:

Desplegamos el elemento que contiene las Tablas de la base de datos actual.
Seleccionamos la Tabla Socios.

En la columna central seleccionamos el campo Cuota.
Access antepone al nombre del campo entre corchetes rectos, el propio nombre de la
tabla a la que pertenece utilizando como separador el signo de admiración derecho:
Es el campo cuota de la tabla socios. [Socios]![Cuota].
Además introduce la expresión <<Expr>>. En este caso resulta innecesaria, puesto
que el campo ya tiene nombre, así que procedemos a borrarla.
Introducimos la expresión *1,18 tras los corchetes.
Importante: para que la expresión se genere correctamente, la coma que separa los
decimales en los números tiene que ser la coma del teclado, NO la del teclado numérico.
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Ilustración 5
4. Pulsar el botón Aceptar, el aspecto del campo es:
Ilustración 6
Otra expresión "más casera" para realizar la misma operación sería:
Total:[Socios]![Cuota]+[Socios]![Cuota]*18/100
Muy Importante: Siempre que en Access un campo es aludido en una expresión o
fórmula, el nombre del campo aparecerá entre corchetes rectos [ ]. Si el campo lo "coloca"
en la expresión el generador de expresiones, el propio generador lo hace. Si es el usuario el
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que lo teclea lo hará entre corchetes, SIEMPRE. Por ejemplo [cuota], por ejemplo [precio],
por ejemplo [fecha_alta]...
5. Ejecutar la consulta y ver que funciona.
Ilustración 7
6. Para obtener el formato moneda en el campo calculado picar sobre el mismo
(estando en la vista diseño de la consulta), pulsar el botón derecho y tomar la opción
Propiedades, en el cuadro de diálogo Propiedades del campo, en formato elegir
moneda.
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Ilustración 8
Ilustración 9
7. El resultado será el que muestra la siguiente imagen:
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Ilustración 10
2
FORMULARIOS
Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de datos en un
formato amigable, a través de botones y textos de ayuda. Nos sirve para navegar en nuestra
base de datos, sus tablas, sus consultas y sus informes de una manera fácil.
El uso de formularios es una base de datos que ayuda a los usuarios no familiarizados con
Access a consultar nuestra base de datos fácilmente.
Es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una única presentación, usando los
formularios es posible desplegar los datos de una tabla o los resultados de una consulta y
adicionar nuevos registros o editar los registrar existentes. Además, puede ser creado,
basado en otros formularios o informes y no precisamente en tablas o consultas.
“Los formularios presentan un método para aceptar y responder las acciones del usuario.
Dado que los usuarios de un aplicación de base da datos interactúan con una aplicación casi
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completamente a través de formularios, el diseño del formulario y su comportamiento es
muy importante.”2
Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que
buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable
y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan
datos incorrectos.
Ilustración 11
 FORMULARIO: Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el panel
de navegación.
 DISEÑO DE FORMUALARIO: Abre un formulario en blanco en la vista
Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos
aparezca en él.
DOBSON Rick (Access 2003) “Programación avanzada con Microsoft Office”, respecto a la
primera edición en español. McGraw-Hill/INTERAMERICANA DE ESPAÑA, S.A.U. PAG. 159.
2
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 FORMULARIO EN BLANCO: Consiste en crear un nuevo formulario sin
contenido pero en vez de abrirse en vita Diseño como la anterior opción, se
abrirá en Vista presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar
datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla) desde el
panel de navegación.
 ASISTENTE PARA FORMURALARIOS: Utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creación de formulario.
 NAVEGACIÓN: Nos permite crear un formulario dedicado a la navegación,
que simula la estructura típica de menús de una página web.
2.1 TIMER DEL FORMULARIO
El evento Timer permite configurar un evento para que se lance al final de un intervalo en
el procedimiento del tratamiento del evento Timer se puede escribir cualquier cosa que se
pueda programar utilizando VBA.
2.2 CREACION DE UN PANTALLA DE
BIENVENIDA
a) “Configurar la propiedad Picture del formulario (en la ficha formato de la hoja de
propiedades) con el directorio y nombre del archivo de la imagen. Se puede utilizar
un Bitmap (mapas de bits) en formato .eps, .ico, .dib, .wmf o .emf, así como otros
formatos gráficos del archivo. Access puede también utilizar cualquier formato de
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archivo gráfico para el que se tengan filtros instalados las imágenes que contienen
grises u otro colores suaves funcionan mejor como fondo porque resaltan mejor las
imágenes principales y el texto.
b) Se debe cambiar la propiedad Picture Tiling del formulario a Sí (el valor
predeterminado es NO).
c) Se puede añadir una imagen principal seleccionando Imagen en el menú insertar.
También se puede añadir un control Image al formulario.
Ambos métodos abren el cuadro de diálogo insertar imagen, donde se pueden
seleccionar la imagen a añadir. Al pulsar aceptar, automáticamente se configura la
propiedad Picture de la imagen”.3
2.2.1
CREAR UN FORMULARIO DIVIDIDO MEDIANTE LA
HERRAMIENTA FORMULARIO DIVIDIDO
Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access que permite
obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de
datos.
DOBSON Rick (Access 2003) “Programación avanzada con Microsoft Office”, respecto a la
primera edición en español. McGraw-Hill/INTERAMERICANA DE ESPAÑA, S.A.U. PAG. 160,161.
3
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Ilustración 12
Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento
sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se
selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o
eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y
el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo
formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para
buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al
formulario para ver o editar el registro.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
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1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos
que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja
de datos.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se
pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.
2.3 VENTAJAS DEL FORMULARIO
1. Los formularios mejoran ampliamente la presentación de los datos en pantalla y
ofrecen una gran flexibilidad en los procesos que tienen que ver con el ingreso, edición y
eliminación de los datos en las tablas de la Base de Datos.
2. Los datos que contienen los formularios pueden provenir de una sola tabla o de varias
tablas con campos comunes relacionados; también pueden tener origen en una consulta
previamente diseñada.
3. Los formularios dependiendo de la distribución que se escoja muestran un solo registro
o varios en
pantalla, cuando el formulario solo muestra un registro a la
vez puedes adicionarle botones para navegar entre los registros, adicionar registros,
imprimir el formulario, etc.
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4. Puedes adicionar botones que ejecuten ciertos cálculos sobre los datos del registro
actual y los muestre en pantalla en un formulario en Access.
5. Access te ofrece una gran cantidad de temas o diseños preestablecidos que puedes
aplicar a los formularios, y si aplicas el mismo tema a todos los formularios de la Base de
Datos tendrás una interface con una apariencia muy profesional.
6. La base de datos Access facilita la creación de un subformulario dentro de un
formulario principal, con el objetivo de que el subformulario muestre información
detallada del registro que se encuentra en pantalla en un momento dado en el formulario
principal.
3
CONSULTA
Es un objeto de la base de datos que permite seleccionar un conjunto de registros con los
que trabajara en un momento determinado (son Filtros Sofisticados).
Ilustración 13
3.1 QUE PERMITE UNA CONSULTA
 Visualizar los registros que cumplen una determinada condición
 Visualizar a la vez datos de distintas tablas
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 Ver determinado campos de los registros que cumplen la condición, colocados a
voluntad
 Ordenar de la manera deseada y representar de distintos modos, los registros
seleccionados.
 Calcular nuevos valores, para casa unos de los registros, a partir de los datos
almacenados en una tabla.
3.1.1
TIPOS DE CONSULTAS
o Consultas de acción
o Consultas de selección
o Consultas especifica de sol
Ilustración 14
3.2 CONSULTAS DE ACCION
Son aquellas que permiten realizar operaciones (acciones) con los datos de una tabla, de
modo automático.
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Ilustración 15
Se subdivide en:
 Crear tablas : Hace que la consulta seleccione registro de la base de datos y los
guarde en una nueva tabla
 Anexar :Hace que la consulta muestre registros de campos existentes
 Actualizar: hace que la consulta actualice los datos de una tabla existente.
 General: Hace que la consulta sea una consulta de tabla de referencias cruzadas,
que agrega datos con 2 conjuntos de valores, uno en la parte inferior izquierda de la
hoja de datos y otra parte en la superior.
 Eliminar: Hace que la consulta borre la información de la tabla existente ,que no
coincidan con el criterio de búsqueda.
Ilustración 16
Página 18

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3.3 CONSULTAS DE SELECCIÓN
 SELECCIONAR: Hace que la consulta seleccione y muestre registros de la base
de datos
Ilustración 17
 CONSULTAS DE SELECCIÓN: Son aquellas que permiten dar respuestas a las
preguntas que se pueden plantear sobre los datos introducidos en las tablas. estas
consultas permiten seleccionar datos varias tablas a la vez.
3.4 CONSULTAS ESPECÍFICAS
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadricula OBE de Access sino que se
tiene que definir directamente en SQL
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Ilustración 18
3.5
CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS
CRUZADAS.
Se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo.
Las consultas de tabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u
otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en
el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
Ejemplo:
Tabla 1.- Esta consulta agrupa los totales verticalmente, por empleado y categoría, con un
mayor número de registros, lo que hace que la comparación entre totales de los distintos
empleados sea más complicada.
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APELLIDOS
CATEGORIA
VENTAS
Sánchez
Bebida
34678
Sánchez
Comida
98231
Velasco
Bebida
17523
Velasco
Comida
13098
Tabla 2.- Consulta de tabla de referencias cruzadas. Esta consulta muestra la misma
información, pero la agrupa tanto vertical como horizontalmente y, por tanto, la hoja de
datos es más compacta y más fácil de analizar.
APELLIDOS
BEBIDA
COMIDA
Sánchez
34678
98231
Velasco
17523
13098
3.6 CONSULTA DE ELIMINACIÓN
Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta
de eliminación para quitar sinonimias que se colaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las
consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos
seleccionados dentro de los registros.
3.7
CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
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Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Con una consulta de
actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.
3.8 CONSULTA DE DATOS ANEXADOS
Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo,
supongamos que tiene nuevas especies en una base de datos con la información acerca de
ellas y desea anexarlas a su base de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta
información en su base de datos principal, se hace una consulta de datos anexados para
agregar los nuevos registros a la tabla ESPECIES de su base de datos principal.
3.9
CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA
Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas.
Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a
otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros
antiguos.
4
MACROS
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Un macro es un objeto que ejecuta una operación particular, previamente establecida, tal
como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros se ejecutan cuando algún
evento definido sucede. Un evento es una operación definida por el usuario, tal como “Al
hacer clic sobre un botón” o “Al abrir un formulario”.
Los macros son muy útiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no estar
haciéndolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos.
Al construir los botones de nuestros formularios, estábamos construyendo macros, pero con
la ayuda de un asistente.
4.1 CREACIÓN DE UNA MACRO
Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el
botón Nueva. Para alterar una macro se utiliza el botón Diseño y para ejecutar una macro
(en general para testear) se utiliza el botón Ejecutar. La ventana para el montaje de una
macro está detallada en la figura.
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de
formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un
formulario, asocia el evento Al Hacer Clic del botón a una macro y esta macro contiene los
comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botón.
En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación
simplificado que se escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una
macro, seleccionará cada acción en una lista desplegable y luego completará la información
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29. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE
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2013
necesaria para cada acción. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios,
informes y controles sin escribir código en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y,
para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que escribir código de
VBA.
Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de
entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, crear una macro
que inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto independiente
en la base de datos), que luego se asocie al evento Al Hacer Clic del botón, o la macro
puede estar incrustada directamente en el propio evento Al Hacer Clic del botón (una
característica nueva en Office Access). De cualquiera de las dos maneras, cuando se haga
clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.
Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente
ilustración.
Ilustración 19
Página 24

30. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE
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5
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INFORMES
Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir datos de tablas o de
consultas. La presentación y creación de datos es similar a los formularios y también se
pueden utilizar asistentes. Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de
colecta, etc.
La comprensión obtenida en el capítulo anterior le servirá como base para utilizar informes
en sus aplicaciones. Aunque los informes no admiten controles interactivos como los
formularios, se pueden rellenar los informes con controles que muestren datos, como
cuadro de texto y cuadro de selección.
Los informes pueden contener imágenes vinculadas y no vinculas y controles Active X para
mostrar datos especiales, como gráficos. La posibilidad de presentar graficas con informes
de Microsoft Access es similar a la de los formularios.
5.1 ARQUITECTURA DEL INFORME Y ESTRATEGIA
DE CREACION
Access es un motor de generación de informes bastante popular porque los informes de
Access son fáciles de crear y modificar. Se puede distribuir fácilmente a usuarios no Access
utilizando el formato Snapshot. Dado que es fácil vincular Access a un origen de registros
de otras bases de datos, en ocasiones se utiliza Access para la generación de informes de
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31. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE
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2013
ODBC y otros orígenes de datos antiguos del mismo modo que con la base de datos
Access.
5.2 TIPOS DE INFORMES
Se pueden crear informes:
 Manualmente
 Informes mediante código.
5.3 ¿Para qué se usan los informes?
Access proporciona varias maneras de obtener información de la base de datos. Puede:

Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un proveedor
en particular. Una consulta permite recuperar información de más de una tabla, y
especificar criterios para esa búsqueda.

Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al mismo
tiempo. Un formulario ofrece un portal a través del cual se puede ver y modificar la
información de la base de datos.

Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir las ventas
trimestrales por regiones (por ejemplo). Una tabla dinámica permite analizar los
datos y ver la información de distintas formas, arrastrando los campos a diferentes
ubicaciones en una vista similar a una hoja de cálculo. Con un gráfico dinámico se
puede presentar la información de la tabla dinámica en formato de gráfico.
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32. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE
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
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Utilizar un informe para organizar e imprimir la información sobre ventas de
productos (por ejemplo) para una presentación o para su distribución a otras
personas de la empresa. Los informes ofrecen un control preciso sobre la
organización y la apariencia de la información.
5.3.1
¿Cómo funcionan los informes?
La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar un informe
impreso y, a continuación, examinar su diseño. Parte de la información de un informe
impreso puede proceder de una tabla o consulta subyacente, que es el origen de los datos
del informe. Otros datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan como
parte del diseño del informe.
Ilustración 20
El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan en el diseño del
informe.
Página 27

33. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE
CHIMBORAZO
2013
Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta subyacente.
Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el diseño del informe.
Página 28

34. CONCLUSIONES
 Con esta investigación me pude dar cuenta que se debe tener un alto conocimiento
en el manejo informático.
 Comprender que la catedra de informática es muy importante en el desempeño
laboral de las personas.
 Hacer que nuestra investigación sea profundizada en nuestras mentes porque de lo
contrario no es de beneficio para el hombre.
 Un tema se debe razonar no solo aprendérnoslo de memoria para poderlo entender.
 Con las herramientas proporcionadas en este programa de Access debemos de tener
más interés ya que esto nos beneficiara en todo sentido.

35. BIBLIOGRAFIA
NORTON, Peter (1995) “Introducción a la Computación”, Respecto a la Primera edición,
Interamericana de México, S.A. Pág. 367.
1
2
DOBSON, R. (2003). "Programación Avanzada con Microsoft Access 2003". Interamericana de
España: McGraw- Hill.
WEBGRAFÍA:
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-un-campo-calculado-a-una-tablaHA101820564.aspx
http://www.adrformacion.com/cursos/accesa2010/leccion2/tutorial4.html
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx
http://territoriopc.com/access/formularios-en-access/