1. S.A.F.
SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO
11° MEETING NAZIONALE EVOLUZIONE DEI
SERVIZI PROFESSIONALI DELLA CONSULENZA
(R)INNOVARE LO STUDIO
Soluzioni efficaci
di Knowledge Management
Dott. STEFANO TRENTIN
ADACTA STUDIO ASSOCIATO
13 Settembre 2011 - Sala Falck, Fondazione Ambrosianeum
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2. AGENDA
• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
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3. KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È
Letteralmente, la GESTIONE DELLA CONOSCENZA.
Misurazione e la valorizzazione del capitale umano al fine di
aumentare il valore totale dell’azienda (studio).
Attraverso le politiche di KM l’informazione, le conoscenze e le
competenze diventano la linfa vitale per la creazione del valore
aziendale.
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4. KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È
Il risultato può essere ottenuto seguendo sostanzialmente le
seguenti tre linee guida:
• trasformare il know how in APPRENDIMENTO DIFFUSO
dell’organizzazione
• trasformare il capitale intellettuale da patrimonio individuale a
VALORE PER L’ORGANIZZAZIONE
• sostenere le competenze e le conoscenze dell’individuo e
dell’azienda sviluppando nell’azienda la capacità di ACQUISIRE,
TRATTENERE E DIFFONDERE IL PATRIMONIO DELLE
CONOSCENZE COMUNI.
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5. KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È
FROM KNOWING TO DOING
• Gestire la CONOSCENZA PROVENIENTE DALL’ESTERNO,
grazie a tecnologie e interventi in grado di supportare i processi di
comunicazione tra le varie funzioni
• Creare un ambiente fertile per l’innovazione supportando le
“COMMUNITIES OF PRACTICE”, con l’obiettivo di accrescere il
valore della conoscenza indotta dall’interazione di gruppi informali
• Supportare la codifica, la raccolta e la fruibilità della
CONOSCENZA TACITA
• Catturare, condividere e applicare le BEST PRACTICE
• Risolvere problemi ma soprattutto COGLIERE SOLUZIONI e
renderle pubbliche per garantirne il riutilizzo
• Alimentare le RELAZIONI TRA ORGANIZZAZIONI e TRA
INDIVIDUI all’interno della stesse (relationship management)
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6. KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È
FROM DOING TO DOING WELL
• ACCELERARE I TEMPI DI RISPOSTA E FLESSIBILITÀ,
generando ambienti nei quali sono semplificati e favoriti l’accesso,
la circolazione, l’utilizzo della conoscenza e lo stimolo alla sua
creazione
• RIDURRE I TEMPI DI “PRODUZIONE” e supportare l’attività
commerciale
• CONOSCERE E SUPPORTARE IL CLIENTE, rispondere
tempestivamente alle sue esigenze espresse e implicite,
relationship marketing
• Favorire la GESTIONE STRATEGICA DEGLI ASSET
INTELLETTUALI mediante la definizione di sistemi innovativi di
misurazione delle performance
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7. KNOWLEDGE MANAGEMENT – NONAKA & TAKEUCHI SPIRAL DYNAMIC
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8. • Dati
• Media based
• File
• Documenti
ESPLICITA 20%
• Gruppi
• Individui
TACITA 80%
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9. AGENDA
• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
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10. KNOWLEDGE MANAGEMENT – STRUMENTI
Gli strumenti informatici, o meglio le piattaforme tecnologiche, per il
KM sono così suddivisibili:
• KNOWLEDGE RETRIVAL / SEARCH
• DOCUMENT MANAGEMENT
• WORKFLOW MANAGEMENT
• COLLABORATION / GROUPWARE
• ENTERPRISE INFORMATION PORTALS
• KNOWLEDGE SHARING
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11. AGENDA
• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
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12. IL KM IN ADACTA STUDIO ASSOCIATO
CARATTERISTICHE DI ADACTA
• È oggi uno studio multidisciplinare in ambito fiscale, societario e
legale con una struttura di 115 PERSONE, suddivise in 4 SEDI e
organizzate in DIPARTIMENTI e TEAM DI LAVORO
• È nata nel 2002 dall‘AGGREGAZIONE di 4 storici studi di dottori
commercialisti vicentini
• Nel 2007 viene fondata Adacta Bassano e nel 2010 Adacta Treviso
KM IN ADACTA
• Fondere esperienze diverse in un’unica, nuova modalità operativa
• Da tante conoscenze ad un’unica conoscenza che sopravviva ai
singoli
• Dal conoscere al fare ad un nuovo di modo di fare, riconoscibile
all’esterno
• ICT a supporto e alla ricerca di nuove soluzioni
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13. ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
CARATTERISTICHE
• Gestione archivio documenti strutturato in folder (categorie)
• Indicizzazione dei principali tipi di documenti: PDF, Word, Excel,
testo
• Caricamento nuovi documenti con indicazione del contenuto del file
• Conversione delle immagini in testo tramite riconoscimento dei
caratteri (OCR)
• Importazione di documenti
• Ricerca documenti con analisi del testo completo
• Gestione documenti: visualizzazione, modifica, cancellazione
• Definizione di permessi di accesso distinti per gruppo di utenti
• Funzioni di check-in, check-out, storia delle revisioni
• Amministrazione del sistema: gestione utenti
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14. ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEM
TECNOLOGIE
• File server, NAS
• Organizzazione: pensare in anticipo alla struttura ad albero
• Definizione di livelli di accesso (policy) per proteggere cartelle e
dati
TIPO DI STRUTTURA
• Per cliente o per pratica
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15. ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEM
PRO (+)
• Costi molto contenuti
• Conoscenze di base per l’utilizzo da parte degli utenti
CONTRO (-)
• Difficoltà di riorganizzare i file in seguito
• Difficoltà di ricerca delle informazioni
• Nella struttura per cliente scarsa reperibilità di casi similari
• Nella struttura per pratica mancanza della visione generale di
quanto sviluppato per il cliente
• Facilità di errata archiviazione dei documenti
• Scarso controllo centralizzato dell’utilizzo da parte degli utenti
• Appena la struttura cresce, o aumenta lo storico, gli utenti
manifestano necessità di strumenti più avanzati
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16. SISTEMA DOCUMENTALE
CRITERI DI SELEZIONE
Analisi del livello di complessità  software selection
Complessità  fascia di prezzo
CARATTERISTICHE PER LA SCELTA
• Accesso via web alla piattaforma
• Soluzione di conservazione sostitutiva
• Processo integrato con acquisizione tramite scanner
• Integrazione diretta con applicativi di produzione (es: office)
• Profilazione di livelli di security
• Integrazione con procedure, workflow, flussi approvativi
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17. SISTEMI DOCUMENTALI
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18. SISTEMA DOCUMENTALE
SOLUZIONI SOFTWARE
• Open Text
• Documentum
• Share point
PRO (+)
• Soluzione efficiente
• Velocità di reperimento dei documenti
• Possibile evoluzione della soluzione
CONTRO (-)
• Necessaria software selection
• Forte impatto organizzativo
• Fondamentale corretta strutturazione della profilazione
• Alto costo di implementazione e di ownership
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20. AGENDA
• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
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21. PORTALE
CARATTERISTICHE
• Aggregatore di informazioni
• Consultabile da molteplici piattaforme
• Rappresentazione ragionata di informazioni
• Informazioni push con “abbonamenti”
• Sistemi di workflow
• Creazione di gruppi
• Flessibilità
• Semplicità di strutturazione
• Interfaccia easy to use
• Estensione del documentale
• Estendibile ai terzi - Clienti
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23. AGENDA
• Knowledge management – cos’è
• Knowledge management – strumenti
• Il KM in Adacta Studio Associato
• Document management
• Portale
• Comitato Innovazione Processi
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24. CIP – COMITATO INNOVAZIONE PROGETTI
CARATTERISTICHE
Le migliori skills per le best practices
• Comitato permanente per proporre nuovi progetti o l’innovazione
degli stessi
• Il Comitato può chiedere la partecipazione saltuaria di altri
professionisti in relazione alla tipologia di progetto
• Il Comitato utilizza le tecnologie esistenti per diffondere la
conoscenza
Esempio:
• Kit per affrontare un nuovo adempimento
• Raccolta di istruzioni e dottrina su PDF
• Fogli di calcolo
• Link al repository interno
• Diffusione via mail
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26. Dott. STEFANO TRENTIN
Responsabile ICT - Adacta Studio Associato
s.trentin@adactastudio.com
VICENZA - Viale Mazzini, 85 - Tel: 0444.228.000 - Fax: 0444.228.600 - info@adactastudio.com
BASSANO DEL GRAPPA - Via Cartigliana, 125 - Tel: 0424.523.591 - Fax: 0424.567.898 - bassano@adactastudio.com
TREVISO - Borgo Mazzini, 44 - Tel: 0422.579.779 - Fax: 0422.583.141 - treviso@adactastudio.com
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