Projektmanagement und Ehrenamt

Projektmanagement & Ehrenamt

Ehrenamt bei der Baunataler Diakonie Kassel
[Projektbericht und Gedankenaustausch]

Heiko Bartlog

GPM Heilbronn
30. November 2010

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Überblick Allianzen
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Mitarbeiter Zürich Business Intelligence Partner

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weltweites Partnernetz Process Integration Partner

Kunden weltweit
…auch in Australien, Belgien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Dänemark, Finnland,
Großbritannien, Kosovo, Niederlande, Schweden, Serbien, Spanien, Tschechien, Ukraine, USA…

Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 2/29

Beratung – Technologie – Umsetzung

Campana & Schott – Kompetenzen

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Projektmanagement Prozessoptimierung
 PM-Prozesse  Workflow Applications
Realisierung
 PM-Systeme  Collaboration  Professionelles
 PM Offices  Content Management
Projektmanagement
 PM Services  Enterprise Search
 Projektportfolio-Mgmt.  Business Intelligence  Automatisierung
von Prozessen
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Microsoft-Technologien SW-Produkte, Integration  Training und Support
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MS SharePoint Server Projektmanagern
MS SQL Server
MS Biztalk Server
 Management
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Technologieberatung


Zu Beginn eine kleine Runde Gehirnjogging

Projektmanagement & Ehrenamt

…

Ehren-
Ehren-
amtliche
amtliche
im
Projekt-
Projekt-
leiter
team
PM &
Ehren-
amt
Projekt-
PM als
orientierte
Werkzeug
Einbindung
für Ehren-
von Ehren-
amtliche
amtlichen
PM für
Ehrenamts-
Initiativen


Die Würde des Menschen ist unantastbar – sie wird
niemals durch Krankheit oder Behinderung gemindert
Baunataler Diakonie Kassel

Quelle: http://www.baunataler-diakonie-kassel.de/


Tue Gutes und rede darüber.
Es gibt nichts Gutes. Außer man tut es. [Erich Kästner]
Grundlage unserer Zusammenarbeit
 Idee:
• Weihnachtsgeschenk
• Gemeinnütziger Zweck

 Thema:
• Projektmanagement
• Ehrenamt

 Umfang:
• Konzeption
• Umsetzung


Gesamtprogramm (strategische Richtungsvorgaben) und
Einzelprojekte verlaufen „Hand in Hand“
Übersichtsskizze: Projektverlauf

2010

Gesamtprogramm

Kick-off: Laufende
Scoping Rückkopplung

Pilotprojekt „Ehrenamt“
Analyse: Konzeption: Umsetzung/
Abschluss
Probleme Maßnahmen Steuerung

…

Weitere Einzelprojekte


Bitte stellen Sie sich und Ihre Erwartungen an den
heutigen Workshop kurz vor
Leitfragen zum Workshop

 Was muss passieren, damit ich mit dem Workshop zufrieden bin?

 Welche Fragen sollten heute unbedingt beantwortet werden?

 Welche Themen sollten heute angesprochen werden?

 Welche Themen sollten abgegrenzt werden?

 Welche Ergebnisse verspreche ich mir von dem heutigen Workshop?

 Welche Ergebnisse möchte ich eher vermeiden?


Mithilfe von Leitfragen zu vier wichtigen Dimensionen
wurde das Thema diskutiert und das Projekt skizziert
Leitfragen zum Projekt
Ist-Situation  Wie werden Ehrenamtliche aktuell in die Aufgaben
 Warum beschäftigen wir uns mit dem Thema PM der Diakonie eingebunden? In welche Aufgaben?
und mit der Einbindung von Ehrenamtlichen?  Was läuft heute sehr gut und soll bewahrt werden?
 Wer sind die heutigen Ehrenamtlichen?  Gab es schon einmal ähnliche Initiativen?

Nutzen/ Zielsetzung  Welche Probleme sollen nicht mehr auftreten?
 Wie stelle ich mir die Situation nach Abschluss des  Welche Nutzeneffekte sollen auftreten?
Vorhabens vor?  Welche Potentiale sollen durch das Vorhaben
 Was soll sich dadurch künftig verbessern? gehoben werden?

Potentiale/ Handlungsfelder  Können neue Zielgruppen eingebunden werden?
 Welche Aufgaben könnten künftig von  Sind Kooperationspartner denkbar?
Ehrenamtlichen übernommen werden?  Was motiviert zum ehrenamtlichen Engagement?
 Sind neue Formen der Einbindung denkbar?  Welche Barrieren könnten Engagement verhindern?

Beteiligte & Betroffene  Welche Personen/ Personengruppen sind negativ
 Welche Personen/ Personengruppen sind potentiell betroffen – wer wird von der Veränderung
vom Ergebnis/ von der Durchführung betroffen? profitieren können?
 Welche Betroffenen sind aktiv einzubinden?  Welche Betroffenen sind zu informieren?


Zu jeder Dimension wurden Ideen auf Karten
festgehalten und anschließend gemeinsam diskutiert
Einige Diskussionsergebnisse


Die im Wesentlichen zu betrachtenden Themen lassen
sich in 5 Bereiche gliedern
Themenblöcke
1. Ziele, Strategie, Standpunkte formulieren
• Für die Einbindung des Ehrenamtes
• Als Teil einer Gesamtstrategie
2. Akquise/Öffentlichkeitsarbeit
3. Taktische Maßnahmen (mittelfristig)
• Entwicklung der eigenen Strukturen ( Effizienz)
• Entwicklung von Ehrenamtlichen ( Qualifizierung)
• Entwicklung von Einsatzmöglichkeiten ( Betätigungsfelder)
4. Operative Maßnahmen (kurzfristig)
• Konkrete Einbindung in die Aufgaben und Prozesse
( z.B. im Geschäftsbereich)
5. Organisation, Verankerung, Koordination


Welche Maßnahme soll in einem ersten Schritt
angegangen werden?
Identifikation eines passenden Pilotprojektes
 Was wäre ein passendes Maßnahmenpaket für Phase 1?
• Gut abgrenzbar (organisatorisch)
• Hohe Akzeptanz
• Schnell umsetzbar
• Schnelle Überprüfbarkeit der Nutzeneffekte

 Konkreter Projektauftrag:
• Was soll geschehen?
• Wer übernimmt die Leitung?
• Wer ist Steuerungsgremium?
• Wer ist weiterhin einzubinden?
• Wann soll die Maßnahme begonnen werden?
• Bis wann soll die Maßnahme abgeschlossen sein?

Grundlage des Projektes ist der formale Projektauftrag
durch Vorstand und GB-Leitungen als Lenkungsgremium
Formaler Projektauftrag


Die grobe Projektstruktur setzt sich aus den mehreren
Komponenten zusammen
Themengebiete, Instrumente, Vorgehensskizze

Themengebiete Instrumente

 EINSATZGEBIETE  Ist-Analyse (inkl. Historie):
• Dokumente
 ANNERKENNUNGSKULTUR • Interviews (intern)
 AKQUISE • Workshop (WS)
 Ideen und Soll-Konzept:
 KOORDINATION
• Interviews (intern/ extern)
 REGELUNGEN • Workshop (WS)

Dokumentenanalyse Erstellung
Interviews Handbuch/
WS
Interview- (intern/ extern) Umsetzung erster
leitfaden Maßnahmen
Mai Juni/ Juli August September Oktober/ November/ Dezember

Die Befragung der ehrenamtlichen Mitarbeiter brachte
wichtige Erkenntnisse für die weitere Ausgestaltung
Exemplarische Auswertung
2) Was motiviert Sie, diese ehrenamtliche Tätigkeit auszuüben?

Arbeitssuche
Atmosphäre i. d. Einrichtung
Aufbau von Kontakten / Arbeitskraft anbieten
Dankbarkeit
Eigene Betroffenheit
Eigene Fertigkeiten nutzen / einbringen (Hobby)
Eigene Fertigkeiten vermitteln
Freude und Dankbarkeit der BW / WfbM Beschäftigten
Gute Zusammenarbeit mit Mitarbeitern
Spaß an der Arbeit mit Menschen mit Behinderung
Suche nach (sinnvoller) Aufgabe
Suche nach (sinnvoller) Aufgabe im Ruhestand


Pilotprojekt Ehrenamt Hofgeismar
Beispielhafter Statusbericht
Aktivitäten seit dem letzten Bericht Anstehende Aktivitäten
► Durchführung des überwiegenden Teils der ► Fortsetzung und Abschluss der Durchführung der
Interviews Interviews

► Erfassung des aktuellen Standes der ► Gesamterfassung und Darstellung der Ergebnisse
Interviewdurchführung der Interviews

► Befragungen der Mitwirkungsgremien und ► Festlegung der Auswertungsverfahren
Mitarbeitende in den Bereichen Werkstatt und
Arbeit konnten teilweise bereits durchgeführt ► Ergänzung Überarbeitung und abschließende
werden Festlegung des Katalogs der Auswahlkriterien
► In Vorbereitung des geplanten Workshops am ► Durchführung der Auswertung
27.07.2010 wurden die Ergebnisse in einer ersten
Annäherung in qualitativ und / oder quantitativ
unterschieden und in einem ersten Versuch ► Darstellung und Zusammenfassung der
Kriterien zur Auswertung der Ergebnisse Ergebnisse, Ableiten von Schlussfolgerungen aus
entwickelt. den Ergebnissen

Entscheidungsbedarfe Sonstiges
z. Z. sind keine Entscheidungen offen
Die Interviewpartner zeigten sich sehr kooperativ
bei der Durchführung der Interviews, die bisher
sehr sachgerecht und engagiert erfolgte.

Tätigkeiten für EA werden den Einsatzfeldern
zugeordnet, Anforderungsprofile abgeleitet
Skizze für eine spätere Einordnung der Erkenntnisse

Geschäftsbereiche der Diakonie/ Einsatzfelder

x – o – – o – –
x o x o x x – x
o – – o x o – o
– o o o o – o –
– x – – – o x o

Ableitung von
Anforderungs-
profilen an EA

*) Legende: "x": bereits eingesetzt, "o": Potential, "-": nicht möglich


Nachhaltiges Projektergebnis wird der Entwurf eines
Handbuchs Ehrenamt als Organisationsbasis sein
Inhalte Handbuch Ehrenamt
 Bedeutung (Ziele, Nutzen) des Ehrenamtes und Leitsätze
 Abgrenzung zwischen Hauptamt und Ehrenamt
 Organisation der Ehrenamtsarbeit
• Neue Stelle: Ehrenamtskoordinator (AKV und Schnittstellen)
• Ehrenamtsbeauftragte in den Geschäftsbereichen/ Standorten
• Arbeitsgruppe und Lenkungsgremium Ehrenamt
 Schlüsselprozesse der Ehrenamtsarbeit
• Bedarfsermittlung, Akquise, Erstkontakt, Eignungsprüfung,
Vertragsabschluss, Konfliktklärung, Beendigung der Tätigkeit
 Zusammenarbeit zwischen Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen
• Umgang, Integration, Einarbeitung, Begleitung, Weiterbildung
 Exemplarische Stellenprofile für ehrenamtliche Tätigkeiten
 Würdigung des Ehrenamts/ Anerkennungskultur

Aktuell suchen wir Nikoläuse – der Bürgermeister hat
bereits zugesagt!
Hofgeismar sucht Nikoläuse … und andere Freiwillige

Helfen Sie uns, am 6. Dezember in den Werkstätten
und Wohnhäusern der Diakonie in Hofgeismar und
Calden eine Freude bereiten! Wann und wo genau,
stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab. Um das
Kostüm und die Geschenke kümmern
selbstverständlich wir uns.

Sie sind kein Nikolaus oder haben am 6. Dezember
keine Zeit, möchten sich aber gerne trotzdem
ehrenamtlich engagieren? Sie haben Freude daran,
mit anderen Menschen zu musizieren, zu basteln, zu
malen, spazieren zu gehen, ihnen vorzulesen oder
andere Dinge zu tun?

Dann melden Sie sich bitte bei uns.
Wir freuen uns auf Ihr Engagement!

Über das konkrete Projekt hinaus gedacht …

Hypothese und offene Frage
 Früher waren Einzelpersonen teilweise von Kindesbeinen an, ein Leben
lang ehrenamtlich in Vereinen tätig
 Durch den gesellschaftlichen Wandel (insb. häufigere Wechsel des
Arbeitsplatzes, verbunden mit Umzügen) ist eine solche Kontinuität kaum
noch möglich – zumindest nur schwer planbar
 Das Interesse daran, sich ehrenamtlich für einen guten und nachhaltigen
Zweck zu engagieren, ist aber weiterhin vorhanden
 Somit müsste eine große Chance darin bestehen, auch das Ehrenamt
verstärkt projektorientiert zu organisieren!


Quelle: http://www.fc-union-berlin.de/stadion/stadionumbau-200809/bautagebuch/


Quelle: http://www.ehrenamt-caritas-aachen.de/projekte_suchen.html


Quelle: http://www.ehrenamtnetzwerk.de/


Was können Sie tun?

Projekte verändern die Welt
 Als Projektmanager können Sie durch ihr persönliches Engagement in
gemeinnützigen Projekten viele weitere Freiwillige mitreißen und damit
mehr Gutes bewirken als allein!
 Projekte sind ein leichter Einstieg in ehrenamtliches Engagement!
 Gemeinnützige Projekte können Organisationsstrukturen überwinden, für
Vernetzung sorgen und Synergien heben!

 Der Dank ist Ihnen
gewiss!


Wir werden uns auch im nächsten Jahr wieder aktiv mit
unserem PM-Know-how ehrenamtlich engagieren
Projektmanagement-Qualifizierungen für Unicef
 Idee:
• Weihnachtsgeschenk
• Gemeinnütziger Zweck
• Hilfe zur Selbsthilfe

 Thema:
• Projektmanagement als
Werkzeug/ Fertigkeit

 Umfang:
• Konzeption
• Trainings


Ich freue mich auf einen inspirierenden
Gedankenaustausch!
Heiko Bartlog
 Diplom-Kaufmann, Georg-August-Universität Göttingen
 Seit 2001 bei Campana & Schott
• Manager für die Region Deutschland-Südwest
• Web: http://www.campana-schott.com
• E-Mail: heiko.bartlog@campana-schott.com
 Fachverbandsengagement, u. a. bei PMI, GPM, GFO und ProSTEP

Projektleitercoaching, Trainings, Moderation von Workshops
Analyse, Einführung bzw. Optimierung von (Multi-) Projektmanagement
(Methoden, Prozesse und Organisation)
Auswahl, Konzeption und Einführung von passgenauen IT-Systemen
für Zusammenarbeit, Büroabläufe und Projektmanagement
Ideen- und Innovationsmanagement, Wissensmanagement,
innovative Ansätze im Projektmanagement, …

We add value

Campana & Schott – Leitbild und Ansatz
 Wir professionalisieren Projektmanagement und optimieren Prozesse
 Dadurch helfen wir unseren Kunden
• ihre Unternehmensstrategie besser umzusetzen und
• die Wertschöpfung im Unternehmen zu steigern
 Unser ganzheitliches Vorgehen verbindet Menschen, Organisation,
Abläufe und Technologien und hat seinen Erfolg in Hunderten von
Kundenprojekten bewiesen
Wertschöpfung

Umsetzungskompetenz
(Projekte und Prozesse)

Menschen Organisation Abläufe Technologien


Campana & Schott-Unternehmensgruppe

Frankfurt (Hauptsitz)
Gräfstr. 99
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5 rue de Médicis Schwindgasse 7 Heinrichstr. 262
F-75006 Paris A-1040 Wien CH-8005 Zürich
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info@campana-schott.com
www.campana-schott.com

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