1. L I NÓI U
Môn “H th ng thông tin qu n lý ” nghiên c u các phương pháp nh nghĩa và xây d ng m t h
th ng thông tin ph c v cho công tác qu n lý t ch c. ây là m t môn h c thu c lĩnh v c ng d ng
c a các chuyên ngành Qu n tr kinh doanh và Công ngh thông tin.
T ch c là m t b máy ư c i u hành b i các nhà qu n lý mà thông tin là phương ti n h th
hi n vai trò c a mình trong t ch c. H th ng thông tin qu n lý – v i 4 ch c năng cơ b n là thu th p,
lưu tr , x lý và phân ph i thông tin – ư c xem như là m t “h th n kinh” c a t ch c và là i
tư ng ư c nghiên c u, c i ti n liên t c trong su t nhi u th k . Th k 20 ã kh ng nh năng l c kỳ
di u c a công ngh thông tin trong các h th ng thông tin qu n lý tiên ti n mà ó, tính h th ng
ư c dùng liên k t ba nhóm ki n th c qu n lý, t ch c và công ngh v i nhau giúp cho t ch c
t n t i và phát tri n b n v ng. Chính vì v y, m c ích c a tài li u này là giúp các b n sinh viên có
cách ti p thu và h th ng hóa ki n th c c a môn h c d ti p c n v i các h th ng thông tin qu n lý
hi n nay.
N i dung c a tài li u ư c trình bày trong 7 chương:
Chương 1: Nh ng khái ni m cơ b n
Chương 2: H th ng thông tin qu n lý
Chương 3: Phân tích h th ng thông tin
Chương 4: Thi t k h th ng thông tin
Chương 5: Tri n khai ng d ng
Chương 6: Các h th ng thông tin qu n lý theo ch c năng
Chương 7: Các h th ng thông tin qu n lý tích h p
N i dung c a tài li u xoay quanh các ch tìm hi u, phân tích, xây d ng, ng d ng và c i ti n h
th ng thông tin qu n lý. Các chương ư c s p x p t lý thuy t n th c t , n i dung trư c là lu n c
ưa n n i dung sau. M i chương u có ph n tóm t t, câu h i ôn t p giúp sinh viên n m ư c
các n i dung chính. Riêng chương 3 và 4 có thêm ph n bài t p.
Tài li u này ư c biên so n l n u nên nó có th còn thi u sót và t i nghĩa. Vì v y, tôi chân thành
xin l i c gi v nh ng khuy t i m này, và r t mong nh n ư c s góp ý t phía c gi hi u
ch nh tài li u ngày càng hoàn thi n hơn.
Xin chân thành c m ơn.
Tác gi
Nguy n Anh Hào
1

2. 2

3. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
Chương 1:
NH NG KHÁI NI M CƠ B N
H th ng thông tin qu n lý là gì ? theo nghĩa ơn gi n nh t, thì ó là m t “b máy” ch bi n thông tin
giúp cho con ngư i ti n hành các ho t ng qu n lý trong t ch c. B máy ư c hi u là m t c u trúc
th c hi n các công vi c m t cách h p lý t o ra s n ph m (thông tin) úng như mong mu n; M t h
th ng thông tin qu n lý ư c t o ra là qu n lý t ch c, nó g m có thi t b (vai trò là công c ) và
con ngư i (vai trò i u khi n) c n ph i h tr nhau theo m t phương th c nào ó t o ra thông tin
h u ích cho công tác qu n lý t ch c. thi t l p h th ng thông tin qu n lý t hi u qu cao nh t
cho t ch c, các b ph n th c hi n công vi c c a t ch c ph i ư c thi t k hài hòa v i nhau, ư c
g i chung là có tính h th ng.
Trong chương này chúng ta s tìm hi u v nh ng ki n th c cơ b n xoay quanh 4 khái ni m quan
tr ng làm lu n c cho môn h c, ó là h th ng, t ch c, qu n lý và thông tin.
1.1 H TH NG
Trong cu c s ng hàng ngày, ngư i ta thư ng nh c n khái ni m “h th ng” ch s ph i h p ho t
ng c a nhi u b ph n khác nhau, có th là m t h th ng giao thông (g m các thành ph n: tuy n
ư ng, èn hi u, lu t giao thông, c nh sát giao thông,…), h th ng m ng i n tho i (g m t ng ài,
thi t b truy n d n, i n tho i, các phương th c giao ti p) hay ơn gi n ch là m t chi c ng h eo
tay (g m ngu n năng lư ng, b o th i gian – con l c, các bánh răng, m t ng h ). M i h th ng
u c hình thành t nhi u b ph n (thành ph n) không th tách r i v i h th ng, m i thành ph n gi
m t ho c nhi u vai trò c n thi t i v i h th ng. Hơn n a, h th ng s không th ho t ng ư c
n u thi u s liên k t gi a các thành ph n c a h th ng.
1.1.1 H th ng và các y u t t o thành h th ng
M t cách t ng quát, m t h th ng là m t t p h p các thành ph n tương tác có t ch c và ho t ng
cùng nhau hoàn thi n vài m c ích ã xác nh s n, ư c minh h a sơ lư c b ng hình 1.1. S liên
k t gi a các thành ph n trong h th ng vì m c ích chung chính là c trưng cơ b n làm cho h th ng
mang ý nghĩa hoàn toàn khác v i m t t p h p ho c m t nhóm.
Giao ti p Ranh gi i
Môi trư ng
u vào
u ra kh ng nh giá tr
s d ng c a h th ng
(cũng là m c ích – ý
nghĩa c a h th ng)
u ra
Quan h n i t i Thành ph n
Hình 1.1 Phác th o minh h a t ng quát cho m t h th ng
3

4. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
M t cách t ng quát, h th ng có các c i m sau:
1. M c ích c a h th ng là lý do h th ng t n t i. H th ng t n t i ư c khi m c ích c a nó là
t o ra giá tr s d ng cho m t s i tư ng nào ó, ví d : m t công ty kinh doanh t n t i ư c khi
công ty ó làm ra s n ph m, d ch v cho khách hàng và ư c khách hàng ch p nh n.
2. Môi trư ng c a h th ng là tên g i chung cho các s v t, hi n tư ng ang t n t i khách quan i
v i h th ng, ví d : chính ph , nhà cung c p, khách hàng là nh ng i tư ng thu c môi trư ng
c a công ty kinh doanh. Ho t ng c a h th ng ph thu c r t nhi u vào môi trư ng (n u thi u
khách hàng, công ty s không ho t ng ư c), vì v y h th ng ph i có kh năng thích nghi v i
môi trư ng. Ranh gi i c a h th ng phân l p gi a nh ng gì thu c v h th ng và nh ng gì không
thu c h th ng. Nó giúp chúng ta xác nh ư c các tương tác gi a h th ng và môi trư ng; n u
các tương tác ít b thay i thì h th ng s ho t ng n nh.
3. H th ng tương tác v i môi trư ng qua các giao ti p (interfaces), u vào (inputs) và u ra
(outputs) là nh ng y u t h p thành ch c năng c a h th ng: u vào là nh ng gì mà h th ng
c n l y t môi trư ng bi n i thành u ra có giá tr s d ng cho môi trư ng.Ví d : Ch c
năng c a máy tính là bi n d li u thành thông tin c n thi t cho ngư i s d ng. Máy tính nh n d
li u và m nh l nh (inputs) t bàn phím (interface), sau ó hi n th thông tin (outputs) ã ư c x
lý trong máy tính ra màn hình (interface) theo yêu c u c a ngư i s d ng.
4. Các thành ph n (còn g i là h th ng con) c a h th ng, và các m i liên k t n i t i gi a các thành
ph n. M t thành ph n có th là m t h th ng con, ví d : Mainboard c a máy tính g m có CPU,
RAM và các c ng giao ti p. Giá tr s d ng (ho c công d ng) c a h th ng ư c t o ra t s liên
k t ho t ng gi a thành ph n trong h th ng v i nhu c u s d ng h th ng. Vì v y, liên k t n i
t i gi a các thành ph n trong h th ng ch có ý nghĩa khi nó th hi n s h p tác cùng th c hi n
các ch c năng c a h th ng, ví d : CPU c n i n t ngu n c p i n thi hành các m nh l nh
nh n t bàn phím, và hi n th k t qu ra màn hình; n u ch m t trong các thành ph n ngu n c p
i n, bàn phím hay màn hình không ho t ng thì máy tính s không dùng ư c.
5. Các ràng bu c là nh ng gì mà h th ng ph i tuân th . Các ràng bu c th hi n cho kh năng t
i u khi n c a h th ng. Ràng bu c th hi n trên nh ng gì mà h th ng làm ra (outputs c a h
th ng, như ch t lư ng c a s n ph m làm ra), nh n vào t môi trư ng (inputs c a h th ng, như s
lư ng nguyên v t li u) hay làm như th nào (bi n i inputs thành outputs), cho h th ng t n
t i ư c lâu dài.
hi u khái ni m này, chúng ta hãy xem ví d minh h a cho các khái ni m h th ng ư c v trên
hình 1.2: Nhà hàng bán th c ăn nhanh Hoosie Burger. M c ích c a nhà hàng là làm ra th c ăn
nhanh bán, thu l i nhu n. Ch c năng c a nhà hàng là ch bi n và kinh doanh th c ăn nhanh
qua vi c mua nguyên v t li u ( u vào) t nhà cung c p nguyên v t li u và bán th c ăn cho
khách hàng qu y ph c v ( u ra). Ranh gi i c a nhà hàng phân l p gi a nh ng gì thu c v
nhà hàng (các b ph n, tài s n, quy t c qu n lý, các công vi c) và nh ng gì không thu c v nhà
hàng (khách hàng, chính ph , i th c nh tranh, …). Các b ph n thu c nhà hàng g m: nhà kho,
nhà b p, qu y ph c v và văn phòng, liên k t v i nhau làm ra th c ăn bán cho khách hàng:
Nguyên li u ch bi n th c ăn ư c cung ng t nhà cung c p chuy n n nhà hàng vào bu i
sáng, ư c lưu t m th i trong nhà kho, sau ó ư c chuy n sang nhà b p ch bi n thành th c
4

5. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
ăn bày bán qu y ph c v . Khách hàng có nhu c u s n mua th c ăn qu y ph c v . Ti n
thanh toán cho các món ăn ư c chuy n n văn phòng thanh toán cho nhà cung c p và các
kho n chi khác trong nhà hàng. Văn phòng gi vai trò i u ti t s lư ng mua bán và quy t nh
giá bán d a trên thông tin t các b ph n trong n i b nhà hàng, và t môi trư ng bên ngoài g m
các i th c nh tranh, pháp l nh c a chính ph , lãi su t c a các ngân hàng,…. là nh ng i
tư ng t n t i c l p v i nhà hàng và có nhi u nh hư ng n vi c kinh doanh c a nhà hàng. Các
ràng bu c chi ph i ho t ng kinh doanh c a nhà hàng là nh ng quy nh c a chính ph (an toàn,
v sinh, …) và quy lu t cung c u.
Ti n tr
Nguyên li u
Nhà cung c p Kho Văn phòng
(cung ng) (lưu tr ) ( i u khi n)
Ranh gi i c a nhà hàng
Chính ph Nguyên li u
(ban hành lu t)
Môi trư ng
Nhà b p Thông tin,
(ch bi n) m nh l nh
i th
(c nh tranh) Hàng hóa, Th c ăn
D ch v
Khách hàng Qu y ph c v
(tiêu th ) (bán)
Ti n tr Ti n thu
Hình 1.2 Xem nhà hàng bán th c ăn nhanh (Hoosie Burger) như là m t h th ng
1.1.2 Các tính ch t c a h th ng, suy nghĩ có h th ng (system thinking)
H th ng m (open system) và h th ng óng (closed system). H th ng ư c g i là h th ng m khi
nó có tương tác v i môi trư ng bên ngoài, th hi n u vào, u ra hay các hi u ng l (ô nhi m
môi trư ng, ình công). Nhà hàng bán th c ăn nhanh có nh n nguyên v t li u (mua) t môi trư ng
bên ngoài (t các nhà cung ng nguyên v t li u) và t o ra s n ph m (th c ăn nhanh) ư c môi trư ng
bên ngoài tiêu th (bán th c ăn), nên nhà hàng này là m t h th ng m . Khi môi trư ng có bi n ng,
h th ng ho c ph i thay i thích nghi, ho c ph i ch p nh n nhi u tác ng b t l i t môi trư ng,
như s xu t hi n c a các công ngh tiên ti n tr giúp làm gi m giá thành s n xu t s n ph m làm cho
các t ch c kinh doanh ph i nghĩ cách t n d ng các ưu th này t n t i trong môi trư ng c nh tranh.
Ngu c v i h th ng m là h th ng óng (closed system), là nh ng h th ng mà các tương tác c a nó
v i môi trư ng b c t b , do ó các bi n ng t môi trư ng không nh hư ng n h th ng và ngư c
l i. Trong th c t có r t ít h th ng óng. H th ng óng không có gía tr gì v i môi trư ng, do ó
trong tài li u này, chúng ta ch quan tâm n h th ng m .
Suy nghĩ có h th ng (system thinking). Suy nghĩ có h th ng là s tìm hi u v các m i liên k t-tương
tác gi a các thành ph n vì m c ích chung c a h th ng. Suy nghĩ có h th ng tr giúp cho các nhà
qu n lý hi u bi t th u áo v các m i liên k t n i t i trong h th ng, cũng như m i quan h gi a h
th ng v i môi trư ng bên ngoài, ưa ra các quy t nh qu n lý úng n.
5

6. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
Suy nghĩ có h th ng b t u t nh n th c v s t n t i
c a h th ng trong môi trư ng. M c ích t n t i c a h
T ch c
th ng g n li n v i giá tr s d ng mà h th ng t o ra
cho môi trư ng qua các tương tác gi a h th ng và môi
H th ng con th công trư ng. V1 d : Qua ch c năng kinh doanh th c ăn
nhanh, nhà hàng fast food ã t o u c giá tr s d ng
H th ng cho khách hàng ( áp ng ư c nhu c u tiêu dùng c a
con t ng khách hàng), ngân hàng (l i nhu n t vi c bán th c ăn
ư c trích m t ph n chi tr ti n lãi ngân hàng mà
nhà hàng ã vay mư n v n), và chính ph (thu ư c
Hình 1.3 M t h th ng là m t h thu t ho t ng kinh doanh c a nhà hàng). Vì v y,
th ng con trong h th ng l n hơn. m c ích c a h th ng c n ph i hoà h p v i m c ích
t n t i c a các i tư ng trong môi trư ng, hay nói
cách khác, h th ng t n t i ư c khi nó là m t thành ph n có ý nghĩa c a m t h th ng khác l n hơn,
như minh ho trong hình 1.3: H th ng x lý t ng hóa (Automated subsystem) là m t h th ng
con trong h th ng x lý th công (Manual subsystem), và h th ng x lý nhân công là m t h th ng
con trong t ch c (organization).
Giá tr s d ng c a h th ng không th ư c t o ra t m t thành ph n nào ó bên trong h th ng; mà
chúng ư c t o ra t các tương tác ph i h p gi a các thành ph n trong h th ng. Ví d , có th c ăn
bày bán t i qu y ph c v , nhà hàng c n ch bi n th c ăn t i nhà b p, và ch bi n ư c th c ăn,
nhà hàng c n ph i xu t nguyên v t li u t kho. Như v y, h th ng t n t i thì giá tr t o ra t h
th ng c n ư c duy trì cân b ng v i nhu c u. N u nhu c u gia tăng, ho t ng t o ra giá tr s d ng
cũng c n tăng tương ng. Vì giá tr này ư c t o ra t s liên k t ho t ng c a nhi u thành ph n,
n u m t thành ph n nào ó b ngh n c chai, thì nó s nh hư ng n toàn b h th ng: N u qu y
ph c v không áp ng k p th i cho khách hàng trong gi cao i m, khách hàng s không mu n quay
l i ch i; k t qu là nhà hàng s m t khách hàng. Các tương tác này có các c i m sau:
1. Tính ph thu c (coupling) và tính liên k t (cohesion). Tính ph thu c di n t s ph thu c l n
nhau gi a các thành ph n: n u m t thành ph n b hư h ng, nh ng thành ph n khác ph thu c vào
thành ph n này cũng s b hư h ng theo, ho c không th c thi ư c ch c năng c a nó. N u nhà
cung c p không cung ng nguyên v t li u c n thi t, nhà b p s không th ch b n th c ăn và
do ó qu y ph c v không th bán ư c. Tính ph thu c cao làm cho h th ng không linh ho t
trong môi trư ng; ho c ý tư ng c i ti n t ng thành ph n không có cơ h i th c hi n. Do ó, các
thành ph n c a h th ng càng ít ph thu c v i nhau thì ho t ng c a h th ng càng n nh.
Ngư c l i, tính liên k t di n t m c h p tác gi a các thành ph n th c hi n m t ch c năng
chung c a h th ng: ho t ng c a nhà b p và qu y ph c v là 2 ho t ng cơ b n tương tr nhau
th c hi n ch c năng kinh doanh c a nhà hàng.
2. H i ti p cân b ng (balancing feedback) và h i ti p tăng cư ng (reinforcing feedback). H i ti p
cân b ng ư c hi u là n u m t thay i tác ng lên m t thành ph n c a h th ng thì thành ph n
này s gây ra tác ng m i lên các thành ph n có liên quan thành dây chuy n mà trong ó tác
ng t các thành ph n trên dây chuy n làm gi m b t biên thay i lúc ban u. i u khi n
nhi t trong phòng b ng máy i u hòa là m t ví d i n hình c a vòng h i ti p cân b ng: N u
6

7. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
nhi t trong phòng tăng cao hơn nhi t “chu n” ( ư c thi t l p trên máy) thì máy s tăng
cư ng ho t ng t o ra lu ng không khí l nh, lu ng khí này s làm gi m b t nhi t c a phòng
xu ng th p và duy trì nhi t phòng m c chu n. Vòng h i ti p cân b ng c a máy l nh ư c
Nhi t mong Nhi t phòng
mu n hi n t i -
to +
B o chênh Lu ng
l ch nhi t (-) khí l nh
+
+ i u khi n
làm l nh
Hình 1.4 Vòng h i ti p cân b ng c a máy l nh
di n t trên hình 1.4: s gia tăng “nhi t phòng” tác ng lên “b o chênh l ch nhi t ” ( ư c
di n t là m i tên) là m t tác ng tăng cư ng (+) k t qu o, làm tăng cư ng (+) ho t ng c a
b “ i u khi n làm l nh”, tăng cư ng (+) “khí l nh” làm gi m b t (-) “nhi t phòng”, mà k t
qu sau cùng là “nhi t phòng” ư c duy trì m c n nh.
Ngư c v i h i ti p cân b ng, h i ti p tăng cư ng là vòng h i ti p mà tác ng h i ti p l i tăng
cư ng thêm cho tác nhân kích thích lúc ban u mà k t qu là sau 1 chu kỳ h i ti p thì biên
kích thích ư c phóng to thêm. M t ví d i n hình c a h i ti p tăng cư ng là s c nh tranh trong
kinh doanh: m t công ty khu ch trương các ho t ng ti p th m r ng th ph n s làm các
công ty khác gia tăng ho t ng qu ng cáo ti p th , và các ho t ng ti p th ư c tăng cư ng
các i th c nh tranh l i là nhân t kích thích thêm cho ho t ng c nh tranh c a công ty.
3. Hi u ng l (side-effect) c a các tác ng. ôi khi các tác ng gây ra t m t thành ph n trong h
th ng mang c tính ch t tích c c l n tiêu c c. Vi c s d ng thu c tr sâu trong nông tr i là m t ví
d v hi u ng l c a các tác ng trong h th ng: M c ích c a nông tr i là làm ra nông s n ch t
lư ng t t ( làm cho cu c s ng c a ngư i dân t t hơn). N u s d ng thu c tr sâu thì nông s n
s t t hơn, nhưng ngu n nư c cũng s b nhi m c.
4. S trì hoãn (delay) gi a các tác ng. Y u t th i gian trì hoãn c a m t tác ng ư c hi u là
kho ng th i gian c n thi t tác ng ó b c l ư c h t hi u l c c a nó. Trong kinh doanh,
hàng hóa ư c tiêu th nhi u trong các chi n d ch khuy n mãi, nhưng n u áp d ng trong m t
kho ng th i gian dài, phương pháp khu ch trương th ph n ki u này l i gây ra thói quen mua
hàng khuy n mãi c a khách hàng, mà h u qu là khi không có khuy n mãi, công ty l i bán ư c
r t ít s n ph m.
1.1.3 Phân rã h th ng
Phân rã h th ng ho c phân rã ch c năng c a h th ng là m t ti n trình xác nh các thành ph n con
không th thi u cho m c ích t n t i c a h th ng, d a trên s phân tích vai trò (ch c năng, nhi m
v ) và các tương tác c a chúng trong h th ng. Các thành ph n ư c t o ra sau khi phân rã có ch c
năng x lý ơn gi n hơn, và d hi u hơn so v i h th ng l n. M i thành ph n t o ra sau m t l n phân
rã s tr thành m t h th ng con và là i tư ng phân rã ti p. Ti n trình phân rã h th ng ư c l p
7

8. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
i l p l i trên t ng thành ph n (h th ng con), t o ra c u trúc phân c p chi ti t hóa d n các thành ph n
trong h th ng. S chi ti t hóa này cung c p nhi u thông tin chi ti t chúng ta hi u ư c các ho t
ng ang th c hi n ho c c n th c hi n thêm c a t ng thành ph n cho m c ích chung c a h th ng.
Hơn n a, s phân rã h th ng theo ch c năng còn tr giúp ngư i phân tích viên t p trung vào m t vài
thành ph n quan tr ng nh t c a h th ng liên quan m t thi t n bài toán ang gi i quy t, lư c b
nh ng chi ti t không quan tr ng, và n u m t thành ph n c n ph i s a i, nó s ư c t o m i và thay
th cho thành ph n c mà không c n ph i xây d ng l i toàn b h th ng.
CD B/p c tín B/p chuy n tín
Âm hi u t CD hi u D to A
thanh
CDs
i u B/p nh n B/p khu ch i Âm
i u khi n i u khi n âm thanh thanh
khi n
Hình 1.5 Phân rã ch c năng máy nghe nh c CD
Chúng ta hãy xem xét thí d v s phân rã các thành ph n c a máy nghe nh c trên compact disc (CD-
player) ư c minh h a trên hình 1.5. m c t ng quát nh t, máy (h th ng) ch ơn gi n ti p nh n dĩa
CD và cho phép i u khi n âm lư ng, và k t xu t ra âm thanh tai nghe. S phân rã h th ng di n t
rõ hơn v các b ph n x lý bên trong
T ch c kinh doanh c a máy: ó là b ph n c tín hi u ã
ư c s hóa t dĩa CD, b ph n chuy n
tín hi u s thành tín hi u âm thanh
(Digital to Analog), b ph n nh n tín
S n xu t Tài chính Kinh Qu n lý
k toán doanh nhân l c hi u i u khi n t các phím i u khi n
c a máy, và b ph n i u khi n và
Hình 1.6a Phân rã theo ch c năng chuyên môn khu ch i âm thanh ưa âm thanh
ra tai nghe. M i b ph n th c hi n m t
T ch c kinh doanh
ch c năng riêng và liên k t v i nhau
t o ra giá tr s d ng cho máy.
Ti n trình phân rã h th ng là m t s
S n xu t Phân ph i Bán hàng D ch v phân rã t trên xu ng (top-down), và
(logistics) t o ra m t lư c phân c p
(Decomposition Diagram) như minh
Hình 1.6b Phân rã theo dây chuy n s n xu t h a trong hình 1.6. Có nhi u cách ti n
hành phân rã h th ng, ph thu c vào quan i m phân rã. Ngư i ta thư ng phân rã ch c năng c a t
ch c theo lĩnh v c chuyên môn như s n xu t, tài chính k toán, ti p th bán hàng, qu n lý nhân l c
(hình 1.6a). Cách phân rã này ơn gi n, nhưng không cho chúng ta bi t nhi u v s ph i h p gi a các
thành ph n như th nào t o ra giá tr s d ng cho t ch c. M t phương pháp phân rã khác là nh
nghĩa các công vi c chính trên dây chuy n t o ra giá tr cho t ch c như minh h a trên hình 1.6b. M i
công o n là tiên th c hi n công o n k ti p, di n t s liên k t ho t ng gi a các công vi c.
8

9. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
Lư c phân rã h th ng là m t phương ti n t ng quát hóa toàn b h th ng tr giúp tìm hi u và
gi i quy t các bài toán phát sinh t h th ng. Lư c phân rã t t là lư c di n t rõ ràng và d hi u
các liên k t bên trong h th ng (liên k t ch c năng gi a m c cao – m c th p, liên k t v n hành gi a
các thành ph n trong cùng m c). V y làm th nào có m t lư c phân rã t t ? ó là:
1) H th ng (ho c h th ng con) có bao nhiêu thành ph n chính ? T m c ích c a h th ng chúng ta
c n xác nh h th ng s làm nh ng gì (th c hi n các ch c năng c n thi t) cho m c ích c a h
th ng. M i thành ph n s m nhi m m t vài ch c năng, và không có thành ph n nào dư th a.
2) Thành ph n nào c n ph i ư c phân rã ti p ? ph thu c vào m i quan h gi a thành ph n ang
xem xét v i v n ang gi i quy t: n u nó không liên quan, ho c n u nó ã ơn gi n hi u ư c
ch c năng và các x lý c a nó i v i h th ng l n, thì không c n phân rã n a.
1.2 T CH C
M t cách t ng quát, m t t ch c là m t nhóm ngu n l c ư c thi t l p cho các ho t ng hi n th c
hóa m t vài m c ích ã xác nh. H u h t các lo i ngu n l c c a t ch c như nhân l c, tài chính,
công c ,…và s liên k t các ngu n l c này là ph c v cho t ch c, giúp t ch c t ư c các m c
tiêu, chúng u là i tư ng qu n lý (ho ch nh, i u khi n,, giám sát, o lư ng) c a nh ng
ngư i qu n lý trong t ch c. Như v y, v n cơ b n nh t c a m t t ch c là cách s p x p (t ch c)
ngu n l c th c hi n các công vi c c a nó sao cho t i ưu nh t.
1.2.1 T ch c theo quan i m h th ng
M c ích, ch c năng, cơ ch v n hành c a t ch c: M c ích c a t ch c có th là ph c v ngư i
dân (các cơ quan nhà nư c) hay tìm ki m l i nhu n (các t ch c kinh doanh). M c ích c a các t
ch c có th r t khác nhau, nhưng u có c i m chung là làm th a mãn yêu c u cho nh ng nơi mà
t ch c l y ngu n l c ho t ng, và t ch c ph i th a mãn các ràng bu c t môi trư ng mà nó
ho t ng g m có c ng ng dân cư, khách hàng, chính ph , ngân hàng,…; ư c g i chung là h
th ng kinh t - chính tr - xã h i c a qu c gia mà m t t ch c là m t thành ph n (h th ng con) th c
hi n m t s ch c năng c n thi t trong h th ng này. Ví d , t ch c kinh doanh c n ph i t o ra s n
ph m, d ch v c n thi t cho xã h i qua các ch c năng s n xu t, phân ph i, bán hàng: các lo i ngu n
l c ưa vào t ch c dư i d ng nguyên v t li u ho c năng lư ng làm ra s n ph m và phân ph i n
ngư i tiêu dùng b ng kênh ti p th bán hàng, doanh thu ư c dùng trang tr i cho các chi phí qu n
lý s n xu t và tái u tư duy trì và phát tri n t ch c.
Như v y i v i môi trư ng, t ch c c n ph i cân i gi a yêu c u t môi trư ng v i năng l c
(ngu n l c) c a t ch c nó t n t i lâu dài. th c hi n i u này, t t c các t ch c u c n cơ ch
t i u khi n d a trên vòng h i ti p cân b ng. T ó, các b ph n ch c năng qu n lý trong t ch c
ư c hình thành và duy trì nh nghĩa và i u ch nh các ho t ng s n xu t c a t ch c cho phù
h p m c ích c a t ch c.
Môi trư ng v n hành c a t ch c: bao g m nhi u y u t t n t i khách quan i v i t ch c và có nh
hư ng lên t ch c, như chính ph , nhà cung c p, khách hàng, c nh tranh ( i v i t ch c có thu l i
nhu n), c ng ng cư dân a phương,.. ư c minh ho sơ lư c trong hình 1.7. M t vài y u t t môi
trư ng là ngu n l c (nhân l c, stockholders-nhà u tư, khách hàng), m t vài y u t khác là ràng
bu c (lu t c a chính ph , yêu c u c a c ng ng dân cư, áp l c c nh tranh).
9

10. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
T ch c là m t h th ng m trong môi trư ng ho t ng c a nó: Môi trư ng là nơi mà t ch c l y
ngu n l c cung c p s n ph m/d ch v , và t ch c cũng ph thu c vào môi trư ng trên nhi u
phương di n như kinh t , chính tr , xã h i; t ch c ph i tuân th các i u kho n (lu t) t chính ph ,
ương u v i các i th c nh tranh, h n ch ô nhi m môi trư ng và thuy t ph c khách hàng b ng
s n ph m, d ch v có ch t lư ng ngày càng cao.
Chú thích
Nhân l c Chính ph Nhà tài tr
: nhân l c
|$ $ : lu t
$ : ti n
T : hàng hóa, d ch v
i tác Khách hàng
$ ch c $ : s c nh tranh
$ $ $
C ng ng Ngân hàng i th
Hình 1.7 Môi trư ng v n hành c a t ch c
S tương tác gi a t ch c v i các y u t môi trư ng hình thành các dòng thông tin ho c v t ch t di
chuy n vào và ra kh i t ch c, bao g m: a) dòng v t ch t (nguyên li u, s n ph m), b) dòng d ch v
(tư v n, gi i quy t khi u n i), c) dòng ti n t , và d) dòng thông tin. Các dòng v t ch t, ti n t , d ch v
u có th mô t b ng dòng thông tin th hi n c tính và m c tương tác gi a t ch c và môi
tru ng, t ó t ch c nh n th c ư c và i u ch nh ư c các ho t ng c a nó như thay i m c
tiêu chi n lư c, c i ti n ch t lư ng s n ph m, c i ti n công vi c, phòng ng a r i ro,...
Nh ng thay i nhanh t môi trư ng (như s xu t hi n c a công ngh m i, s n ph m m i, và i th
c nh tranh) thư ng làm cho t ch c không k p thích nghi, d n n thi u h t ngu n l c ch ng các
tác ng x u do các thay i này gây ra. Do ó, h th ng thông tin gi vai trò r t quan tr ng iv i
t ch c, nó giúp cho ngư i qu n lý nh n bi t và l p k ho ch ng phó k p th i cho các v n c n
gi i quy t.
1.2.2 V n , m c tiêu và ti n trình trong t ch c
V n (problem) là s khác bi t gi a hi n th c và mong mu n, nó là ng l c hình thành các công
vi c c n làm gi m b t s khác bi t này. Ví d , qua s li u th ng kê, ngư i qu n lý có th bi t ư c
doanh thu hi n nay c a công ty ang th p hơn m c doanh thu d ki n; s chênh l ch này làm n y
sinh v n là làm cách nào tăng doanh thu th c t cho b ng v i doanh thu d ki n.
M c tiêu là m t t p h p các v n c n ph i gi i quy t trong kho ng th i gian cho phép. T ch c
hi n th c hóa m c ích c a nó b ng cách t ra các m c tiêu hư ng n m c ích và tìm cách th a
mãn các m c tiêu này. Ví d , nh m m c ích t n t i và phát tri n b n v ng, các doanh nghi p t ra
các m c tiêu s n xu t c a t ng năm là các ch tiêu v s lư ng s n ph m, ch t lư ng tiêu dùng, doanh
thu bán hàng c n ph i t ư c trong t ng năm th c hi n và sau ó ánh giá t ng k t l i ( o lư ng
k t qu th c t so v i m c tiêu) nh nghĩa m c tiêu m i. Do ó, các m c tiêu u có c i m
chung là kh thi và o lư ng ư c. c tính này giúp phân bi t m c ích và m c tiêu c a t ch c:
10

11. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
M c ích th hi n tr ng thái mà t ch c mong mu n hư ng n (ví d : phát tri n b n v ng); M c
tiêu là nh ng thành t u c n t ư c trong kho ng th i gian nh t nh d a trên ngu n l c có s n (vd:
doanh thu tăng 20% m i tháng /quý/ năm). Như v y, m c tiêu ư c dùng làm thư c o cho vi c hi n
th c hóa m c ích.
Các m c tiêu là cơ s cho vi c l p k ho ch th c hi n c a t ch c. không lãng phí ngu n l c,
nh ng công vi c không c n thi t s b lo i b kh i ph m vi th c hi n m c tiêu. Như v y, m c tiêu
giúp cho t ch c t p trung ngu n l c vào nh ng công vi c (ti n trình) quan tr ng nh t.
Ti n trình là m t ho c m t chu i các ho t ng liên k t nhau t o ra s thay i như mong mu n.
M i tương quan gi a m c ích, m c tiêu và ti n trình ư c minh h a trên hình 1.8: nhi u ti n trình
ư c ti n hành n i ti p (P1-P2-P3) ho c song hành (P1-P2 ,P4) t ư c các m c tiêu các th i
i m t1, t2, t3, nh m hi n th c hóa m c ích (G) c a t ch c.
"M c tiêu"
hoàn thi n
G
P2
P3 "M c ích"
P1
M c
P4
t1 t2 t3 T
Hình 1.8 M c tiêu và m c ích c a t ch c
M i ti n trình có 5 c trưng:
Ràng bu c
1) u vào (Inputs): là nh ng gì c n ph i
có s n t o ra u ra, ư c l y t môi
u vào u ra trư ng th c thi ti n trình.
Ngu n l c 2) u ra (Outputs): là nh ng k t qu
th c t sau khi th c hi n ti n trình, là
nh ng gì ngư i ta mu n có t ti n trình.
3) Th i gian (Time) là kho ng th i gian c n thi t bi n i u vào thành u ra.
4) Ngu n l c (Resource) là ng l c th c hi n ti n trình.
5) Ràng bu c (Constraints) là nh ng i u ki n mà ti n trình ph i tuân th .
1.2.3 Cơ s th c hi n ti n trình: ngu n l c và ràng bu c
A. Ngu n l c: B t kỳ ti n trình nào cũng u c n có ngu n l c ti n hành. Ngu n l c có 2 lo i:
ngu n l c h u hình (physical resource) và ngu n l c ý ni m (conceptual resource).
1) Ngu n l c h u hình ư c s d ng tr c ti p trong các ti n trình, g m 3 nhóm chính: con ngư i,
công c và phương pháp.
Con ngư i (nhân l c) th hi n qua ki n th c, k năng/năng khi u, kinh nghi m và s c kh e. ây là
ngu n l c quan tr ng nh t, vì 2 nguyên nhân: (1) Con ngư i v a là ngu n l c th c hi n ti n trình
11

12. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
(s c lao ng), ng th i quy t nh 2 ngu n l c còn l i: con ngư i t o ra phương pháp th c thi ti n
trình và i u khi n công c th c thi ti n trình, và (2) Con ngư i còn có kh năng ki m soát và i u
khi n các ti n trình tránh ư c các tác ng x u (r i ro) t môi trư ng th c hi n ti n trình. ây là vai
trò quan tr ng nh t c a con ngư i i v i ti n trình (vai trò qu n lý).
Công c (tools) là phương ti n ư c con ngư i s d ng m t cách tr c ti p như máy – thi t b , ph n
m m. Công c là phương ti n thay th s c lao ng c a con ngư i rút ng n th i gian th c thi ti n
trình, nh m t o ra năng su t lao ng cao hơn ho c ch t lư ng n nh hơn (gi m ư c các sai sót do
ch quan).
Phương pháp (methods) là công ngh , k thu t, quy trình và quy t c ư c áp d ng vào ti n trình.
M t phương pháp là s áp d ng ki n th c, kinh nghi m ã ư c trích l c t quá kh c a nhân lo i
(ho c t ch c, t p th ) gi i quy t t t nh t cho m t v n nào ó, giúp cho ti n trình t o ra k t qu
úng như mong i.
2) Ngu n l c ý ni m là ngu n l c thu c v nh n th c c a con ngư i; nó không ư c s d ng tr c ti p
cho ti n trình mà ch ư c dùng nh n bi t, mô t các lo i ngu n l c h u hình (thông tin, d li u)
ho c mua ngu n l c h u hình (ti n).
B. Ràng bu c: là các yêu c u cho ti n trình, ư c nh nghĩa trư c khi th c hi n ti n trình ki m
soát r i ro và ngăn ng a nh ng hi u ng l không mong i (tr k ho ch, quá kinh phí, s n ph m
kém ch t lư ng,..). Ví d :
- Ràng bu c trên k t qu c a ti n trình: tiêu chu n ch t lư ng cho s n ph m.
- Ràng bu c trên cách th c hi n ti n trình: th i h n th c hi n, phương pháp, quy trình.
- Ràng bu c trên liên k t v i nh ng ti n trình khác, nó không gây khó khăn cho các ti n trình h
th ng b ph thu c vào nó: cách chuy n giao k t qu , cách thông báo r i ro, cách báo cáo.
1.3 QU N LÝ
M t cách t ng quát, qu n lý là s áp d ng ki n th c, k năng, kinh nghi m trong vi c ho ch nh và
i u khi n ngu n l c th c thi các ti n trình gi i quy t các v n ang t n t i trong t ch c. Như
v y, qu n lý là ho t ng trí tu c a con ngư i ch không ph i c a máy tính ho c h th ng máy tính.
Nh n th c v cơ h i - thách th c t môi trư ng, và i m m nh - i m y u c a t ch c là phương th c
giúp cho các nhà qu n lý i u hành t ch c: H thi t l p các k ho ch th c hi n, chu n b ngu n l c
cho các công vi c trong k ho ch và ph i
u ra h p các lo i ngu n l c. Tuy nhiên, ngu i
Ti n trình qu n lý
qu n lý còn làm nhi u hơn th : h ph i
nh nghĩa s n ph m, d ch v m i chu n
Ti n trình s n xu t Ho ch nh, b áp ng nhu c u trong tương lai b ng
i u khi n các phương pháp d báo, ho c ôi khi h
ph i tái thi t l i các ho t ng trong t
u vào ch c phát huy năng l c s n có c a các
Giám sát, o lư ng lo i ngu n l c. Do ó, trách nhi m qu n lý
là m t công vi c sáng t o d n t t ki n
Hình 1.9 M i quan h gi a s n xu t và qu n lý th c, kinh nghi m và thông tin, tìm ra
các gi i pháp t t nh t cho v n .
12

13. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
1.3.1 Vai trò c a qu n lý i v i ho t ng c a t ch c
Giá tr c a t ch c ư c t o ra t chu i các ho t ng t o ra giá tr trong s n ph m/d ch v , g i chung
là các ti n trình s n xu t; các ti n trình này bi n i u vào (như nguyên v t li u, hàng hóa, năng
lư ng) thành u ra (s n ph m, d ch v , ti n) t ư c các m c tiêu ã ư c ho ch nh. Trong t
ch c còn có nh ng ti n trình không tr c ti p t o ra s n ph m/d ch v , mà chúng nh nghĩa, thi t l p
môi trư ng ho t ng, và i u khi n các ti n trình s n xu t t o ra k t qu như mong mu n, ó là các
ti n trình qu n lý. Hai lo i ti n trình này luôn luôn t n t i song song và liên k t nhau hi n th c hóa
m c ích c a t ch c ư c minh h a trên hình 1.9. i v i các ti n trình s n xu t, ti n trình qu n lý
có b n tác ng cơ b n: ho ch nh, i u khi n, giám sát, o lư ng.
1) Ho ch nh: ti n trình qu n lý nh nghĩa m c tiêu, k t qu , ràng bu c cho ti n trình s n xu t ( nh
nghĩa công vi c), c p phát ngu n l c, liên k t các ngu n l c h tr cho công vi c và t ch c ph i h p
các công vi c làm th a mãn m c tiêu. K t qu ho ch nh là các k ho ch t ng th và k ho ch
th c hi n.
2) i u khi n: ti n trình qu n lý xác nh gi i pháp t t nh t cho các công vi c ã u c nh nghĩa
trong các k ho ch th c hi n, hư ng d n và i u khi n th c hi n các công vi c này.
3) Giám sát: ti n trình qu n lý giám sát, thu th p thông tin v nh ng di n bi n trong môi trư ng ho t
ng c a t ch c và c a các ti n trình s n xu t phát hi n các nguy cơ, thách th c ho c cơ h i có
nh hư ng n ti n trình s n xu t.
4) o lư ng: ti n trình qu n lý phân tích, ánh giá, o lư ng k t qu th c hi n ti n trình s n xu t,
ho c lư ng hóa m c nh hư ng c a nh ng thay i ngoài d ki n ng phó v i r i ro.
1.3.2 Vai trò c a ngư i qu n lý trong t ch c
Ngư i qu n lý có 3 vai trò cơ b n trong t ch c: ph i h p, thông tin và ra quy t nh.
1) Vai trò ph i h p: Ngư i qu n lý là ngư i i di n m t t ch c (ho c m t b ph n trong t ch c)
ch u trách nhi m cao nh t v s n ph m, d ch v và ho t ng c a t ch c ho c b ph n, là ngư i thuê
mư n, hu n luy n, t o ra cơ h i thăng ti n ho c khích l nhân viên trong t ch c và làm c u n i liên
k t ho t ng c a các c p qu n lý trong t ch c, ho c i di n cho t ch c làm vi c v i các t
ch c bên ngoài. H r t quan tâm xây d ng m ng lư i liên k t các cá nhân thu c nhi u lĩnh v c
chuyên môn khác nhau h tr th c hi n m c tiêu c a mình.
2) Vai trò thông tin: Ngư i qu n lý ho t ng như h th n kinh trung ương cho t ch c, ti p nh n h u
h t các thông tin m i (là các s ki n, tình hu ng, thay i trong n i b ho c bên ngoài t ch c), x lý
và ph bi n thông tin (là các m nh l nh ho c các ch d n c n thi t) cho nh ng ngư i c n bi t.
3) Vai trò ra quy t nh: Ngư i qu n lý ph i quy t nh m c tiêu, ho ch nh công vi c th c hi n
m c tiêu, c p phát ngu n l c cho công vi c và ch n gi i pháp th c hi n hi n th c hóa m c ích
chung c a t ch c. Ra quy t nh là công vi c quan tr ng, ph c t p và g n li n v i trách nhi m c a
ngư i qu n lý, nên nh ng ngư i qu n lý thư ng t n nhi u th i gian quy t nh các m c tiêu và k
ho ch th c hi n các m c tiêu này. có quy t nh t t, h thư ng tìm ki m s h tr c n thi t t
nhóm c ng tác (qua các cu c h p, làm vi c nhóm) và phương pháp gi i quy t v n (problem
solving), c hai u c n thông tin.
13

14. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
1.3.3 Phương pháp gi i quy t v n : vai trò c a thông tin i v i nhà qu n lý
Làm th nào t ư c các m c tiêu ã ho ch nh c a t ch c là yêu c u quan tr ng nh t i
v i ngư i qu n lý. Vì t ch c luôn luôn b tác ng b i các thay i c bên ngoài l n bên trong,
nhà qu n lý thư ng i m t v i các tình hu ng ph i gi i quy t g i là bài toán ho c v n
(problem). V n là s khác bi t gi a hi n tr ng (nh ng gì ã có) và mong mu n (nh ng gì
chưa có), là cơ s thi t l p các tiêu chu n ràng bu c (yêu c u) cho công vi c. Gi i pháp là
cách gi m b t s khác bi t gi a hi n tr ng và mong mu n, là cơ s (trong nh n th c, quan i m, ý
tư ng) s d ng các ngu n l c hư ng n vi c gi i quy t v n ã t ra. B n thân gi i pháp
không có giá tr gì i v i v n ; ch có k t qu ng d ng gi i pháp m i th c s có giá tr . Phương
pháp gi i quy t v n g m có các bư c chính như sau:
1) Nh n th c v n
Nh n bi t nguy cơ, thách th c. Các tín hi u nguy cơ, thách th c là các m u d li u, thông tin báo
trư c v các v n c n gi i quy t, ư c nh n bi t qua các kênh thông tin hình th c (báo cáo, th ng
kê, bi u ,…) ho c phi hình th c (ti p xúc, báo chí, dư lu n,…). Ví d : doanh thu có xu hư ng gi m
trong các báo cáo kinh doanh là m t tín hi u nguy cơ i v i t ch c. Hình 1.10 di n t m t tín hi u
nguy cơ cho bi t s p h t hàng trong kho do s d ng m i ngày, c n ph i nh p thêm hàng vào kho.
Th i i m c n t hàng Hình 1.10. S t t gi m lư ng
hàng t n kho g n n m c t n
kho an toàn là m t tín hi u nguy
cơ h t hàng. Ngư i qu n lý c n
ph i ch n cách gi i quy t phù
M c t n kho
Th i gian ch hàng
h p tránh r i ro.
(m t 3 ngày)
M c t n kho an toàn
Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8
Tín hi u nguy cơ là bi u hi n bên ngoài c a m t nguyên nhân nào ó. nh hư ng ( ang ho c s gây
ra r i ro) t nguyên nhân phát sinh tín hi u nguy cơ lên ho t ng c a t ch c là i tư ng tìm hi u
c a ngư i qu n lý, tìm bi n pháp ng phó.
nh nghĩa v n . D a trên hi n tư ng, các nhà qu n lý s tìm hi u nguyên nhân c a chúng xác
nh úng m c , ph m vi và th i gian tác ng c a v n lên t ch c. Ví d :
T i vì T i vì
Doanh thu Qu n lý Thi u tiêu
gi m kém chu n qu n lý
Gây ra Gây ra
(hi n tư ng) (hi n tư ng) (nguyên nhân)
N u nguyên nhân c a các tín hi u nguy cơ n m trong ph m vi trách nhi m c a ngư i qu n lý thì nó
tr thành v n mà ngư i qu n lý c n gi i quy t. Vi c xác nh úng v n t các hi n tư ng, s
14

15. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
ki n trong t ch c là m t ho t ng ph c t p c n s h p tác c a các chuyên viên có ki n th c và kinh
nghi m nhi u lĩnh v c khác nhau. ôi khi các v n ư c nh nghĩa quá l n s không tìm ư c
gi i pháp kh thi vì ngu n l c (và th i gian) b gi i h n; ho c ngư c l i, v n ư c nh nghĩa quá
nh không gi i quy t tr n v n v n ang t n t i. Do ó, vi c nh nghĩa rõ v n là nh m gi i h n
ph m vi tìm ki m (không t ra yêu c u quá cao ho c quá th p) có gi i pháp kh thi, và cũng là
tránh hi u l m cho nh ng ngư i c ng tác.
2) Tìm gi i pháp cho v n
Tìm phương án. Vì ph n l n các v n c a t ch c mang tính ch t c thù và ph c t p (m i cá
nhân có nh n th c riêng cho m t v n chung) trong khi th i gian và ngu n l c gi i quy t v n
b h n ch nên ít có gi i pháp hoàn h o; các nhà qu n lý ch có th ch n gi i pháp t t nh t t nh ng
phương án ư c bi t (hình 1.11). S h tr t nhi u chuyên viên là r t c n thi t tìm các phương án
và nh nghĩa các tiêu chí ánh giá, l a ch n gi i pháp.
V n Phương án 1
Ch n phương án
Tìm phương án
Phương án 2
Phương án 3 Gi i pháp
Phát sinh phương án và Ch n phương án theo
các tiêu chí ánh giá các tiêu chí ánh giá
Hình 1.11 Tìm và ch n phương án có gi i pháp
Ch n gi i pháp. Gi i pháp ư c ch n là phương án tho mãn t t nh t các tiêu chí ánh giá (Critical
Success Factors, CSFs). Các tiêu chí này là thư c o giá tr c a phương án nhi u phương di n khác
nhau như kinh t , k thu t, v n hành, k ho ch, pháp lý, và chính tr -xã h i.
- Phương di n kinh t (Economic Feasibility). Bao g m các tiêu chí ánh giá l i ích (gi m chi phí v n
hành, kh c ph c l i, gia tăng tính linh ho t, tăng t c x lý,..) g m l i ích h u hình và l i ích vô
hình; ánh giá chi phí g m chi phí h u hình và chi phí vô hình, và tính giá tr thu h i v n (Return On
Investment, ROI).
- Phương di n k thu t (Technical Feasibility). Bao g m ánh giá v phương pháp th c hi n s n
ph m, d ch v , h th ng có th làm ư c hay không, cũng như kích c c a h th ng, ph c t p, và
ngu n l c ư c tính th i gian, chi phí và các r i ro.
- Phương di n v n hành (Operational Feasibility). ánh giá m c làm tho mãn yêu c u c a gi i
pháp ư c tích h p trong các chuy n giao (k t qu t phương án). Vì các chuy n giao s ư c s
d ng trong t ch c, nó cũng là m t thành ph n (ho c h th ng con) trong môi trư ng v n hành c a t
ch c th hư ng, nên nó c n ph i thích nghi v i môi trư ng này có giá tr s d ng cao. Các phân
tích này cho bi t giá tr s d ng c a các chuy n giao i v i t ch c th hư ng ra quy t nh.
15

16. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
- Phương di n k ho ch (Schedule Feasibbility). ánh giá m c áp ng v th i gian hoàn t t các
yêu c u (deadlines, milestone), nh m b o ãm cho t ch c th hư ng có ư c các chuy n giao úng
ti n ã ho ch nh.
- Phương di n pháp lý (Legal and Contractual Feasibility). ánh giá kh năng th a mãn các quy nh
pháp lý c a nhà nư c (lu t lao ng, lu t b n quy n s h u trí tu ,..) và các i u kho n trên các h p
ng (quy n s d ng ph n m m, tài li u c a t ch c,..). Các phương án không ư c vi ph m các quy
nh này.
- Phương di n chính tr xã h i (Political Feasibility). ánh giá m c hài lòng c a các stakeholders
i v i phương án. Stakeholders (các tác nhân) là nh ng ngư i gi m t vài vai trò có ý nghĩa i v i
v n ang gi i quy t, bao g m c chính ph và c ng ng dân cư.
3) ng d ng gi i pháp
Th c thi gi i pháp là áp d ng gi i pháp ã có trong ý tư ng vào th c t t o ra k t qu th c trong
th gi i th c. Hai c i m chính c a vi c th c thi gi i pháp là g n các công vi c c n th c hi n c a
gi i pháp v i ngu n l c có s n (ví d như phân công th c hi n theo k ho ch) và t o i u ki n thu n
l i cho các công vi c (ví d : ch n th i cơ thu n l i, ph i h p các ngu n l c, t n d ng s h tr c n
thi t t các nơi có liên quan,…).
o lư ng k t qu là i chi u gi a k t qu d ki n t gi i pháp v i k t qu th c t sau khi áp d ng
gi i pháp theo các tiêu chí ánh giá, tìm ra nh ng i m không phù h p gi a d ki n và th c t .
K t qu th c t ôi khi không gi i quy t ư c tr n v n v n , ho c có th làm phát sinh các nguy cơ
khác cho t ch c; do ó ngư i qu n lý r t c n o lư ng k t qu quy t nh các hành ng ti p theo
như: ngưng áp d ng gi i pháp, c i ti n gi i pháp, hay thay i môi trư ng cho phù h p v i gi i pháp.
Gi i quy t v n là m t quá trình tương tác thông tin gi a th gi i th c và th gi i ý ni m hư ng
d n các ho t ng trong th gi i th c t ư c k t qu d ki n, như minh h a trên hình 1.12: Thông
tin giúp ngư i qu n lý nh n th c ư c v n ang t n t i trong th gi i th c (hi n tr ng), liên k t
gi a ngư i qu n lý và nh ng ngư i c ng tác tìm gi i pháp, ra quy t nh, phân công th c hi n và
ánh giá k t qu .
(th gi i V n Gi i pháp K t qu d ki n
ý ni m)
Nh n th c Áp d ng i chi u
v n gi i pháp k t qu
(th gi i
th c) Hi n tr ng Hi n tr ng m i K t qu th c t
Hình 1.12 Gi i quy t v n c n thông tin t th gi i th c và th gi i ý ni m
Như v y, trong quá trình gi i quy t v n , ngư i qu n lý c n ra nhi u quy t nh d a trên thông tin.
Thông tin và h th ng thông tin (HTTT) tr giúp cho ngư i qu n lý:
16

17. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
1) Thông báo các bi u hi n c a v n , d a trên các kênh thông tin và các tiêu chu n (m c tiêu, ch
tiêu, quy nh) c a t ch c. B ng cách so sánh k t qu kinh doanh v i các ch tiêu doanh thu, ngư i
qu n lý có th phát hi n ra l i nhu n gi m, chi phí tăng ho c d án tr ti n , là nh ng tín hi u nguy
cơ c a t ch c.
2) Xác nh v n và phương án gi i quy t d a trên các kênh thông tin h tr làm vi c nhóm (thư
i n t , h i ngh truy n hình, group-ware) ngư i qu n lý và các chuyên viên cùng nhau phân tích
nguyên nhân và xác nh v n c a t ch c. Các quy t c suy di n, trích l c trên thông tin cũng ư c
tích h p trong các chương trình ph n m m giúp t ng hóa các công vi c phân tích c a nhóm.
3) ánh giá x p h ng các phương án d a trên các tiêu chí. Nh có HTTT, các tiêu chí ánh giá và
cách ánh giá phương án ư c ph bi n cho các thành viên giam gia. Qua trao i th o lu n, m c
quan tr ng c a t ng tiêu chí ánh giá i v i m c tiêu ánh giá ư c th ng nh t trong nhóm làm
cơ s x p h ng cho các phương án d a trên h s c a m i tiêu chí và t ng h p i m ánh giá c a
t ng thành viên.
4) Th c thi gi i pháp và i chi u k t qu th c t . HTTT là môi trư ng ban hành quy t nh (phân
công), liên l c gi a ngư i qu n lý và ngư i th c hi n, giám sát công vi c và o lư ng k t qu , cung
c p ph n h i cho ngư i qu n lý sau khi gi i pháp ư c áp d ng.
1.3.4 Các c p qu n lý và nhu c u thông tin
Thông tin là ngu n l c c a các nhà qu n lý. Nh có thông tin, ngư i qu n lý nh n bi t ư c hi n
tr ng, phát hi n v n ho ch nh các ti n trình gi i quy t v n ho c phòng tránh r i ro. Như
v y, thông tin óng vai trò là u vào cho các ti n trình qu n lý, ng th i khai sinh ra các ti n trình
trong t ch c. Tùy theo c p qu n lý mà thông tin cho ngư i qu n lý có tính ch t khác nhau g n li n
v i t m ho ch nh (planning horizon) th hi n m c trách nhi m c a ngư i qu n lý i v i t
ch c. Ph m vi trách nhi m c a ngư i qu n lý càng h p, thì t m ho ch nh công vi c cho t ch c
càng ng n, nhưng m c chi ti t c a công vi c càng nhi u và chuyên sâu.
T m ho ch nh
M c qu n lý
Chi n lư c
Chi n thu t
Tác nghi p
S năm ho ch nh cho tương lai: 1 2 3
Hình 1.13 Các m c qu n lý và th i gian ho ch nh
m c tác nghi p (operational control) ngư i qu n lý làm vi c v i thông tin/d li u chi ti t i v i
t ng công vi c, như chi ti t tài kho n (k toán), chi ti t công n khách hàng (kinh doanh), lương t ng
nhân viên (nhân s ), k t qu th c hi n công vi c ( i u hành) i u khi n t ng công vi c.
m c chi n thu t (management control), ngư i qu n lý c n các thông tin có xu hư ng th hi n m c
tăng gi m theo nh kỳ l p k ho ch th c hi n. Ví d : báo cáo th ng kê lư ng hàng t n kho
17

18. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
cu i kỳ, báo cáo tình hình doanh thu, chi phí so v i m c tiêu ch t lư ng c a năm, hay l p bi u th
hi n m c phát tri n thuê bao i n tho i trong năm.
m c chi n lư c (strategic planning), ngư i i u hành c p cao (CEO) c n phân tích ư c tr ng thái
( i m m nh, i m y u) c a t ch c i v i môi trư ng mà t ch c ó ang v n hành, bao hàm c
thông tin bên trong và bên ngoài t ch c trên t t c các lĩnh v c chuyên môn như tài chính, s n xu t,
kinh doanh. Vì v y, các thông tin tr giúp cho h thư ng mang tính khái quát (không chi ti t), như
phân tích th ph n, phân tích xu hư ng công ngh , là các lo i thông tin có chu kỳ s ng dài và có tính
khái quát (hình 1.14).
Môi trư ng M c khái quát
M c qu n lý
bên ngoài t c a thông tin
ch c
Môi trư ng n i
M c chi ti t c a
b c a t ch c
thông tin
Hình 1.14 M c qu n lý, môi trư ng và tính ch t c a thông tin qu n lý
1.4 THÔNG TIN VÀ D LI U
Thông tin và d li u ư c th hi n nhi u d ng khác nhau và ư c truy n t ho c lưu tr b ng nhi u
cách khác nhau tương ng v i d ng th hi n c a thông tin, ví d như trong b ng sau:
D ng thông tin Kênh truy n tin Phương ti n lưu
Ch : o n văn Gi y, màn hình, b ng hi u Bìa h sơ, dĩa c ng
Âm thanh: ti ng nói Không khí, i n tho i Băng t , dĩa c ng, CD
Hình nh: các bi u Phim, m ng máy tính Cu n phim, dĩa c ng, CD
a phương ti n: phim có ti ng, Sóng i n t , m ng máy tính, Dĩa c ng, băng video, phim
có ph ,.. băng video, CD nh a
i v i t ch c, kênh truy n tin ư c phân thành 2 lo i chính: kênh thông tin hình th c và kênh
thông tin phi hình th c, c hai u là ngu n cung c p thông tin c n thi t cho ngư i qu n lý.
Kênh thông tin hình th c: là kênh thông tin do t ch c thi t l p chính th c truy n t i các n i
dung thông tin m t cách trung th c (bi t rõ ngu n g c), chính xác, k p th i, úng i tư ng; như các
h th ng báo cáo n i b và qu n lý công văn c a t ch c. ây là kênh thông tin ph n ánh th c tr ng
trong n i b c a t ch c, ho c chuy n t i các quy t nh quan tr ng. Thông tin trên kênh này là
thông tin hình th c. Thông tin hình th c di n t các c nh báo (indicators) mà ngư i qu n lý c n theo
dõi. N i dung c a các c nh báo là d li u trung th c v các c trưng quan tr ng c a các s vi c di n
ra hàng ngày trong t ch c, như di n bi n c a công vi c (ti n , ch t lư ng, chi phí), hay tình hình
kinh doanh (doanh s và doanh thu).
Kênh thông tin phi hình th c: là các kênh thông tin cung c p tin t c, s ki n, tri th c khoa h c ph
bi n; nó không ư c t ch c thi t l p chính th c và cũng không g n li n v i công vi c c th nào
trong t ch c, ví d như báo chí, truy n hình, h i th o. ây là kênh thông tin mang thông tin phi hình
th c, là nh ng thông tin không n m trong s theo dõi c a t ch c.
18

19. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
1.4.1 D li u và thông tin
D li u: là m t ph n t ho c m t t p h p ký hi u di n t s ki n ho c c tính c a m t i tư ng
trong th gi i th c. Ví d : “Minh Anh”, “Ngày 12/07/1996”, “s nh danh 345321”, “S 5 Lê Thánh
Tôn, Tp.HCM”. Tuy các giá tr c a d li u thư ng không cho chúng ta bi t nhi u v n i dung có ý
nghĩa, nhưng b n ch t c a d li u chính là giá tr mô t trung th c c tính v n có c a i tư ng.
“Minh Anh” là tên c a m t ngư i, “S 5 Lê Thánh Tôn, Tp.HCM” là m t a ch nhà; d a vào các
giá tr này ta có th bi t ư c vài c i m c a nh ng i tư ng ang ư c nh c n.
Thông tin: là d li u ã qua x lý, có ý nghĩa thi t th c i v i ngư i nh n. Ví d : “Công ty Minh
Anh a ch s 5 Lê Thánh Tôn, Tp.HCM có phi u t hàng mang mã s 345321 phát hành ngày
12/07/1996”. Phát bi u trên trên cho chúng ta bi t m t ít v s vi c ã xãy ra (s ki n t mua hàng).
Thông tin ư c hình thành t s liên k t m t nhóm d li u v i ki n th c hi u bi t s n có c a m i
ngư i, t o ra nh n th c cho m i cá nhân. Như v y, m c thông tin ti p thu ư c ph thu c vào
ki n th c c a ngư i ti p thu. Vì v y, i v i m t s ngư i, m t m u d li u nào ó chính là thông tin,
còn i v i nh ng ngư i khác thì không ph i, ví d : i n tín Moorse. S hình thành thông tin ư c
di n t trong hình 1.15.
Th gi i th c Ch ng ki n, D li u Liên k t, Thông tin
o lư ng “trung th c” trích l c
“ch quan”
Hình 1.15 S hình thành thông tin t d li u
Vì ph thu c vào s hi u bi t c a m i cá nhân nên thông tin thư ng mang tính ch quan. Ví d :
“nhi t phòng là 42oC” là d li u trung th c o ư c t nhi t k , còn “căn phòng quá nóng” là
thông tin ch quan. Tuy nhiên, phát bi u th hai thư ng d n n các hành ng thi t th c hơn phát
bi u th nh t (như m c a s , b t qu t). Như v y, vai trò cơ b n c a thông tin là hư ng d n cho
ngư i ti p thu nh n th c rõ v v n ang t n t i và tìm gi i pháp, trong khi vai trò c a d li u là
ph n ánh trung th c nh ng s vi c ang t n t i khách quan.
1.4.2 Vai trò c a thông tin trong t ch c
i v i t ch c, s nh n bi t k p th i v nh ng hi n tư ng, s ki n di n ra trong môi trư ng là cơ h i
t ch c tìm nguyên nhân, xác nh v n và gi i quy t v n . H u h t các t ch c u c n thông
tin m r ng th ph n, nh hư ng cho s n ph m d ch v m i và thay i cách ho t ng nh m
ương u v i áp l c c nh tranh. Có b n nguyên nhân chính làm cho thông tin và h th ng thông tin
ngày càng tr nên quan tr ng i v i t ch c:
1) S xu t hi n n n kinh t toàn c u. Công ngh m i trong lĩnh v c truy n thông và x lý thông tin
như m ng Internet ã t o cơ h i r t t t m r ng kinh doanh ra toàn c u v i chi phí th p. S toàn
c u hóa ã gây ra nhi u áp l c c nh tranh cho các t ch c trong nư c: Nhu c u giao d ch 24 gi m i
ngày v i khách hàng và nhà cung c p trên toàn th gi i òi h i t ch c ph i nh n th c k p th i cơ h i
và thách th c.
2) S chuy n d ch t n n kinh t công nghi p sang n n kinh t d ch v d a trên thông tin và tri th c.
áp ng s n ph m/d ch v cho khách hàng trong th i gian ng n v i ch t lư ng cao, ki n th c và
thông tin tr thành ngu n l c quan tr ng c i ti n các dòng công vi c (work-flow) hư ng n d ch
19

20. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
v : thay vì t s n xu t và bán s n ph m, các doanh nghi p t n d ng l i th t ‘out-sourcing’ v i các
t ch c khác có năng l c cao hơn gi m chi phí s n xu t và v n chuy n.
3) S chuy n i sang c u trúc qu n lý linh ho t. Thay vì qu n lý theo c u trúc phân c p, t p trung
d a trên m t t p h p các th t c chu n (quy nh s n) cung c p m t vài s n ph m ph bi n v i s
lư ng l n, các doanh nghi p m i s d ng c u trúc phân c p qu n lý “m ng” hơn (ít phân c p hơn),
linh ho t hơn chuy n giao nhi u lo i s n ph m t hàng (customized products) ph c v cho các
yêu c u c thù. S linh ho t trong c u trúc t ch c là m t l i th r t l n trong kinh doanh, giúp cho
t ch c thích nghi v i nhu c u th trư ng t t hơn, nhưng nó cũng òi h i m t ngu n thông tin t t
tr giúp ngư i qu n lý ho ch nh m c tiêu, ngu n l c và k ho ch th c hi n các yêu c u a d ng c a
khách hàng.
4) S xu t hi n c a các doanh nghi p s (digital firm). Doanh nghi p s là doanh nghi p mà các ti n
trình kinh doanh (ph i h p công vi c, thông tin, ki n th c t o ra s n ph m d ch v ) u ư c x lý
trên máy tính. S s hóa các ti n trình kinh doanh t o ra môi trư ng trao i thông tin trong su t gi a
khách hàng, nhà cung c p và t ch c, giúp cho t ch c nh n bi t và ng phó v i môi trư ng m t cách
nhanh chóng, có cơ h i tái c u trúc ngu n l c và m r ng ph m vi h p tác ra toàn c u.
1.4.3 c tính, ch t lư ng c a d li u và thông tin
Thông tin và d li u có ba c tính:
1) Th i gian (s ng). Thông tin và d li u ư c dùng mô t s v t, hi n tư ng; các s v t hi n
tư ng thư ng thay i t n t i, do ó thông tin d li u ch mô t úng trong kho ng th i gian mà s
v t, hi n tư ng chưa thay i: ây là th i gian s ng c a thông tin d li u.
2) N i dung. Các t ch c ch quan tâm n s v t hi n tư ng liên quan n t ch c, và các thông tin
ư c m t t ch c s d ng ph i thi t th c, và m c này ph thu c vào s nh n th c c a nh ng
ngư i/b ph n s d ng thông tin. S dư th a thông tin thư ng d n n 2 tác h i: gây nh m l n, và
quá t i cho ngư i nh n.
3) Hình th c. Thông tin ư c trình bày b ng hình th c phù h p cho ngư i nh n ti p thu ư c (ví
d : h p ng và ph l c h p ng), và n u c n, ki m ch ng ư c (ch ng c ). Các lo i thông tin quan
tr ng trong t ch c u mang tính hình th c, như các lo i văn b n pháp lý (ch ký, óng d u), hay
ch ng t (khuôn m u và cách s d ng ã quy nh s n).
Ch t lư ng c a thông tin và d li u ư c ánh giá trên c tính c a thông tin như sau
Xét v th i gian: - úng lúc, k p th i
- Còn “s ng” (còn có giá tr s d ng)
- Không quá “l c h u” (nhi u ngư i ã bi t r i)
Xét v n i dung: - Chính xác, ng n g n, súc tích
- Phù h p v i ngư i nh n
- Mang l i hi u qu cao cho công vi c
Xét v hình th c: - Trung th c, y chi ti t
- Cách trình bày có trình t , m ch l c, liên k t d ti p thu
- Có phương ti n g i ho c lưu tin phù h p yêu c u
20

21. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
1.4.4 X lý trên d li u và thông tin
1) Thu th p tin: Thu th p tin là quá trình tìm ki m có ư c thông tin/d li u h u ích cho t ch c,
k c phân lo i, gom nhóm cho phù h p v i m c ích s d ng, và l c b thông tin/d li u dư th a
ho c không liên quan n t ch c. Vi c thu th p tin ư c ti n hành trên các kênh truy n tin trong n i
b t ch c và gi a t ch c v i bên ngoài. Vì các kênh thông tin hình th c r t quan tr ng i v i t
ch c, ho t ng thu th p tin trên kênh này thư ng ư c quy nh s n và g n li n v i các quy trình ã
ban hành. Vi c thu th p tin ph i b o ãm tính trung th c; các phương pháp g p nhóm, trích l c không
làm thay i ý nghĩa c a thông tin ho c thêm vào b t kỳ suy di n nào.
2) Lưu tr và ph c h i: D li u ư c lưu vào h sơ tài li u n u nó không có c u trúc (các thành ph n
d li u không xác nh trư c), ho c ưa vào cơ s d li u n u nó có c u trúc. C u trúc lưu tr ư c
t ch c sao cho vi c tìm ki m thông tin ư c thu n l i nh t .Vd: lưu theo ch ho c theo trình t
th i gian i v i tài li u, ho c trong các b ng quan h ư c x p th t c a cơ s d li u. Tương ng
m i c u trúc lưu tr d li u là các tác v ph c h i thông tin cho d li u.
3) X lý thông tin: Tùy theo t ng v n c n ph i gi i quy t trong t ch c, vi c x lý thông tin g n
li n v i c u trúc x lý: do m t cá nhân, m t i (quy t nh c a i trư ng là quan tr ng nh t) hay
m t nhóm (ý ki n c a các cá nhân trong nhóm u ư c ánh giá ngang nhau) th c hi n, g m:
- Th hi n l i thông tin t d li u. Vd: d li u ư c liên k t l i t o ra các lo i báo cáo t ng h p
phù h p v i nhà qu n lý t ng c p, ho c gom nhóm mô t các s ki n theo quan i m chuyên
môn (kinh doanh, k toán, chính tr ).
- Tính toán, suy di n, trích l c theo các quy t c ã ư c t t c m i ngư i trong t ch c công nh n.
Ví d : l i nhu n/năm = t ng doanh thu/năm - t ng chi phí/năm.
- Tìm ki m và k t n i các thông tin liên quan. Vd: tìm các tài li u b ng trang www.google.com.vn,
tìm d li u liên quan n m t nhân viên trong cơ s d li u c a t ch c.
4) Truy n t thông tin: là ưa thông tin n ngư i nh n. Thông tin có th là m nh l nh (c p trên
xu ng c p dư i), c nh báo (t c p dư i lên) ho c thông báo (ph bi n cho nhi u ngư i bi t) ưa n
ngư i nh n b ng các kênh thông tin, như văn b n, E-mail, h p giao ban,...
Các tiêu chu n truy n t n i dung g m:
- Hình th c truy n t c n ph i phù h p v i tinh ch t c a n i dung c n truy n t, ví d như công
văn dùng truy n t n i dung mang tính pháp lý cao, Fax mang n i dung công tác kh n, E-
mail dùng trao i công vi c cho ti n l i, i n tho i dùng thông tin nhanh và sơ lư c,…
- úng i tư ng nh n, và ngư i ó có kh năng hi u ư c n i dung nh n u c.
- N i dung ư c chuy n n ngư i nh n k p th i.
- B o m t cho các n i dung quan tr ng và t nh .
TÓM T T N I DUNG
Chương 1 trình bày 4 v n cơ b n: h th ng, t ch c, qu n lý, và thông tin/d li u. Các khái ni m
v h th ng ư c dùng làm cơ s lý gi i các m i quan h c a t ch c (bên trong t ch c và gi a t
ch c v i môi trư ng bên ngoài) và ưa n các v n qu n lý m t t ch c. Thông tin là phương ti n
qu n lý c a ngư i qu n lý, nó là c u n i liên k t gi a ngư i qu n lý v i t ch c trong quá trình i u
khi n t ch c th c hi n các m c tiêu ã t ra. Các khái ni m trong chương này ưa n v n :
21

22. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
ngư i qu n lý c n ph i có thông tin nh n th c v t ch c và các v n liên quan n t ch c, và
h c n ph i thi t l p h th ng thông tin s d ng có hi u qu cho t ch c. Nh ng v n này s
ư c trình bày trong chương 2.
CÂU H I ÔN T P
1. H th ng là gì ? Hãy mô t các y u t t o thành h th ng. Trong ó, y u t nào quan tr ng nh t ?
2. Phân bi t h th ng m và h th ng óng và cho ví d . H th ng thông tin trong t ch c là h
th ng m hay óng, vì sao ?
3. Suy nghĩ h th ng là gì ? Hãy trình bày 4 tác ng cơ b n trên các m i quan h trong h th ng.
4. S tác ng gi a môi trư ng và t ch c ư c th hi n như th nào ?
5. Vai trò c a môi trư ng i v i t ch c là gì ?
6. Phân bi t m c ích, m c tiêu và ti n trình c a t ch c, và m i quan h gi a chúng.
7. Hãy cho bi t các lo i ngu n l c cho ti n trình. Thông tin là lo i ngu n l c gì ?
8. N u không có ti n trình qu n lý thì t ch c có t n t i lâu dài ư c không ? vì sao ?
9. Hãy cho bi t các vai trò c a ngư i qu n lý trong t ch c, và vai trò nào là cơ b n nh t.
10. Hãy trình bày phuơng pháp lu n gi i quy t các tình hu ng (v n ) c a ngu i qu n lý, và vai trò
c a ngư i qu n lý trong vi c ph i h p các ngu n l c gi i quy t v n .
11. Thông tin và h th ng thông tin tr giúp ư c gì trong quá trình gi i quy t v n ?
12. Hãy cho bi t nhu c u thông tin khác nhau c a các nhà qu n lý các c p khác nhau. Vì sao có s
khác bi t này ?
13. Hãy phân bi t thông tin và d li u. Cơ s d li u là b ph n lưu tr d li u cho t ch c, nó không
ư c thi t k cho m c ích lưu thông tin, vì sao ?
14. Hãy cho bi t ý nghĩa thi t th c c a thông tin và h th ng thông tin i v i t ch c.
15. Hãy cho bi t các x lý cơ b n trên d li u và thông tin. Khi x lý bi n i m t vài n i dung d
li u thành thông tin thì c tính c a thông tin này có gì khác so v i d li u t o ra nó ?
CH N CÂU TR L I ÚNG
16. Quy trình bán hàng c a m t h th ng bán hàng t i c a hàng g m 4 bư c a,b,c,d như sau ây.
Ho t ng nào không thu c v h th ng bán hàng c a c a hàng ?
a. Xác nh yêu c u mua hàng c a khách hàng
b. Tìm hàng trong kho
c. Ki m tra hàng trư c khi mua hàng
d. In biên lai thu ti n
17. Phát bi u nào sau ây th hi n cách suy nghĩ có h th ng
a. ATM x lý t ng hóa các giao d ch thanh toán ti n cho doanh nghi p
22

23. Chương 1:Nh ng khái ni m cơ b n
b. ATM là phương ti n qu n lý ti n áng tin c y cho ngư i s d ng
c. ATM rút ng n th i gian x lý các giao d ch cho t ch c
d. ATM ti t ki m chi phí giao d ch cho c cá nhân l n t ch c
18. ra quy t nh, các nhà qu n lý c n có ….
a. Dòng v t ch t, d ch v
b. Dòng ti n t
c. Dòng thông tin, d li u
d. C a, b và c
19. Nh ng gì sau ây không ph i là ngu n l c ư c s d ng tr c ti p cho công vi c
a. Quy trình s n xu t
b. èn chi u sáng t i nơi làm vi c
c. Trang b b o h lao ng
d. Ti n lương
20. Ho ch nh, giám sát, i u khi n, o lư ng là nh ng vai trò cơ b n c a
a. Ngư i qu n lý i v i nhân viên thu c c p
b. Ti n trình qu n lý i v i ti n trình s n xu t
c. Ngư i ki m soát viên ư c giao nhi m v này
d. Ngư i nhân viên i v i công vi c
TÀI LI U THAM KH O
1. Information Systems Concepts, Raymond McLEOD, Prentice Hall, 1994.
2. Modern System Analysis and Design, Jeffrey A.Hoffer, Joey F.George, Joseph S.Valacich,
Addition Wesley, 2002. Chương 4.
3. A Guide to The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute (PMI),
2003.
23

24. Chương 2: H th ng thông tin qu n lý
Chương 2:
H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ
H th ng thông tin qu n lý là h th ng thu th p, x lý, lưu tr và phân ph i thông tin h tr ra
quy t nh, ph i h p ho t ng, và i u khi n các ti n trình trong t ch c. ó là m t h th ng các
kênh thông tin bi n i d li u (ho c thông tin t ng quát) thành thông tin h u ích và phân ph i cho
t ng i tư ng s d ng.
Trong chương 1, chúng ta ã bi t thông tin là m t lo i ngu n l c c bi t quan tr ng trong t ch c;
ngư i qu n lý c n thông tin ho ch nh và i u khi n t t c các ti n trình trong t ch c, giúp cho
t ch c t n t i và phát tri n trong môi trư ng ho t ng c a nó. Thông tin tr giúp ngư i qu n lý
doanh nghi p hi u rõ th trư ng, nh hư ng cho s n ph m m i, c i ti n t ch c và các ho t ng s n
xu t kinh doanh c a t ch c. Các h th ng thông tin d a trên máy tính (computer based information
system, CBIS) v i ưu th t ng hóa x lý công vi c d a trên khoa h c qu n lý, khoa h c t ch c và
công ngh thông tin (x lý và truy n thông) ã ngày càng mang l i nhi u l i ích thi t th c cho t
ch c trong m i ho t ng, t các công vi c ơn gi n l p l i hàng ngày cho n công vi c phát hi n
v n và gi i quy t v n . Trong chương này, chúng ta s tìm hi u v các v n cơ b n c a h
th ng thông tin qu n lý: s hình thành, cơ ch v n hành, các lo i h th ng thông tin và ích l i c a
chúng i v i t ch c.
2.1 S HÌNH THÀNH H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ TRONG T CH C
T ch c là m t h th ng, và h th ng thông tin qu n lý là m t h th ng con trong t ch c. H th ng
thông tin ư c hình thành t nhu c u qu n lý t ch c; nó thu th p và cung c p thông tin cho ngư i
qu n lý i u khi n các ho t ng t o ra giá tr c a t ch c.
2.1.1 Vai trò c a dây chuy n s n xu t
T ch c là m t h th ng m t n t i trong môi trư ng b ng s n ph m ho c d ch v t o ra t các x lý
bi n i u vào (nguyên li u, nhiên li u, nhân l c,..) nh n ư c t môi trư ng thành s n ph m
chuy n ra môi trư ng, ư c minh h a trên hình 2.1. Giá tr t o ra t t ch c ư c th c hi n trên dây
chuy n s n xu t, g m các ho t ng tìm ki m mua nguyên v t li u t các nhà cung c p, s n xu t ch
bi n ra s n ph m, phân ph i s n ph m n các c a hàng và bán cho khách hàng thu h i v n.
Nh ng v n chính trên
H th ng (m ) dây chuy n s n xu t là:
c n ph i s n xu t ra s n
Nh n Inputs t Bi n i Inputs Chuy n Outputs
ph m nào, v i s lư ng
môi trư ng thành Outputs ra môi trư ng
bao nhiêu và nó ph i th a
mãn i u ki n gì (ví d :
Môi trư ng
chi phí, th i gian áp ng
Hình 2.1 T ch c là m t h th ng m trong môi trư ng cho th tru ng, tiêu chu n
ch t lư ng,…) th trư ng ch p nh n. Nh ng v n này ph n l n ph thu c vào c tính c a môi
trư ng mà t ch c v n hành (nhu c u c a th trư ng i v i s n ph m, giá c i v i nguyên v t li u
ho c i u lu t t chính ph ); ây là nh ng y u t khách quan i v i các d tính c a t ch c. S cân
b ng gi a cung và c u là y u t cơ b n giúp t ch c t n t i lâu dài; nó làm phát sinh nhu c u qu n lý
24

25. Chương 2: H th ng thông tin qu n lý
ho t ng s n xu t b ng vòng h i ti p cân b ng giúp cho t ch c i u ch nh k p th i các s n ph m
d ch v cho phù h p v i yêu c u t môi trư ng.
2.1.2 Vai trò c a vòng h i ti p
c tính c a outputs (như s lư ng và ch t lư ng s n ph m) quy t nh giá tr mà h th ng t o ra cho
môi trư ng, vì v y các nhà qu n lý c g ng duy trì các outputs sao cho chúng luôn luôn phù h p v i
môi trư ng. Nh ng yêu c u t quy lu t khách quan c a môi trư ng và nh ng yêu c u qu n lý trong
n i b c a t ch c ư c các nhà qu n lý rút k t l i thành các chu n (là nh ng gì mà t ch c c n ph i
t ư c ho c vư t tr i) i u khi n t ch c theo cơ ch h i ti p. Vòng h i ti p s d ng tác ng
h i ti p cân b ng duy trì tính ch t c a outputs cho phù h p v i các chu n ã quy nh trư c, u c
minh h a trên hình 2.3. Trên vòng h i ti p, s li u o c a outputs ư c chuy n n b ph n i u
khi n so sánh v i chu n, và t k t qu so sánh này, các m nh l nh ư c ban hành i u ch nh
các ho t ng x lý có ư c outputs h p chu n.
Ta hãy xem ví d ng d ng
vòng h i ti p c a nhà hàng
Chu n
Vòng h i ti p bán th c ăn nhanh Hoosie
Burger mô t trong hình
So sánh & 1.2 chương 1. Văn phòng
i u khi n i u ti t lư ng th c ăn bày
bán m i ngày cho phù h p
M nh l nh M nh l nh S li u o
v i m c nhu c u tiêu th
Nh n Inputs t Bi n i Inputs Chuy n Outputs th c ăn c a khách hàng
môi trư ng thành Outputs ra môi trư ng tránh làm dư th a th c ăn
không tiêu th h t, b ng
Hình 2.3 Vòng h i ti p cách so sánh m c t n
kho th c t v i m c t n kho ch p nh n ư c (m c chu n). N u m c tiêu th ít hơn m c làm ra thì
m c t n kho c a th c ăn ã làm ra s cao hơn m c chu n, khi ó văn phòng s quy t nh gi m b t
lư ng th c ăn làm ra. Khi nhu c u tiêu th th c ăn nhi u hơn bình thư ng làm m c t n kho nguyên
li u gi m dư i m c chu n, văn phòng s t mua thêm nguyên li u.
2.1.3 Vai trò c a b ph n x lý thông tin
Vai trò c a b ph n x lý thông tin ư c mô t trong hình 2.4. Vòng h i ti p ư c c i ti n ưa vào
b ph n x lý thông tin (có th là máy tính và/ho c con ngu i) gi vai trò chuy n d li u thu th p t
dây chuy n s n xu t và thông tin / d li u t môi trư ng bên ngoài thành thông tin h u ích giúp
ngư i qu n lý ra quy t nh thi t th c cho các ho t ng c a t ch c. Như v y, vòng h i ti p này
mang 3 lo i tài li u khác nhau: d li u, thông tin và quy t nh.
D li u có vai trò ph n ánh m t cách trung th c nh ng gì ang t n t i, và các s ki n ang di n ra
trong t ch c. D li u ư c thu th p trong n i b t ch c và môi trư ng giúp ngư i qu n lý nh n
th c y v hi n tr ng c a t ch c và môi trư ng t ó phát hi n ra các v n ang ti m n.
Như v y, d li u là nguyên li u cơ b n t o ra thông tin.
Thông tin ư c t o ra t vi c phân tích, t ng h p, trích l c d li u liên k t hi n tr ng v i bài toán
mà ngư i qu n lý ang quan tâm gi i quy t. Thông tin h u ích cho bài toán là thông tin có th ưa
25

26. Chương 2: H th ng thông tin qu n lý
n m t vài phương án
Chu n Ràng bu c kh thi, và n i dung có
& quy t c tính thuy t ph c cao
( ư c t o ra t các
Quy t nh Thông tin phương pháp lu n ho c
Ra quy t X lý
nh nh thông tin
tư duy, suy di n có cơ
s khoa h c, như suy
D li u lu n logic, tính toán
th ng kê, d báo d a
Nh n Inputs Bi n i Inputs Chuy n Outputs trên m u o,…) làm
t môi trư ng thành Outputs ra môi trư ng cơ s xem xét, ánh
giá, quy t nh ch n
Hình 2.4 B ph n x lý thông tin trong h th ng l a gi i pháp úng n
cho các v n c n gi i quy t. Như v y, thông tin là n n t ng t o ra các quy t nh.
Quy t nh là n i dung ch th cho các hành ng ho c chi n lư c th c hi n c th sau khi ngư i
qu n lý ã ch n gi i pháp cho v n c n gi i quy t, nh m bi n nh n th c thành hành ng th c
t . Như v y quy t nh là k t qu x lý thông tin c a ngư i qu n lý, nó g n k t trách nhi m, quy n
h n c a ngư i qu n lý v i v n c n gi i quy t và ngu n l c gi i quy t cho v n ó.
Các chu n và quy t c ư c ban hành như là nh ng ràng bu c c n tuân th , áp d ng cho c vi c ra
quy t nh l n x lý thông tin. D a trên các chu n và quy t c, b ph n x lý thông tin tr giúp x lý
m t ph n công vi c gi i quy t v n như i chi u gi a chu n và k t qu th c t phát hi n v n
, ho c khuy n ngh các phương án gi i quy t v n th a mãn cho các chu n. Chu n, ngư i qu n lý
và b ph n x lý thông tin là ba thành ph n quan tr ng nh t h p thành h th ng thông tin qu n lý. H
th ng này là h ý ni m (conceptual system) trong ó d li u, thông tin và quy t nh là phương ti n
ngư i qu n lý nh n th c và tác ng lên th gi i th c (h v t lý -physical system, g m nh ng gì ã
và ang di n ra trong th c t ).
Khi t ch c phát tri n gia tăng kích thư c
Ngu n tài Ti n Ch c năng k
toán tài chính thì nhu c u x lý thông tin cũng tăng cao
chính
làm cho b ph n x lý thông tin cũng gia
tăng v kích c , do ó nó thư ng ư c
Thông tin
Ti n
phân chia chuyên môn hóa như tài chính,
kinh doanh và s n xu t (Hình 2.5). S phân
Thông tin
Ch c năng ti p chia ch c năng này giúp cho t ch c s
Khách hàng
thi bán hàng d ng ư c d dàng ngu n l c chuyên môn
S n ph m trong xã h i (như sinh viên m i t t nghi p
Thông tin
S n ph m
i h c, phát minh-sáng ch , dây chuy n
Ti n
công ngh , …).
H u h t các t ch c u c n ti n ho t
Nhà cung Nguyên li u ng, do ó ch c năng qu n lý tài chính
Ch c năng
c p s n xu t ư c thi t l p phòng tài chính – k toán
c a t ch c. Ngu n tài chính (ti n) ư c
Hình 2.5 Các ch c năng qu n lý c a t ch c
nh n t nhà tài tr (chính ph ), nhà u tư
26

27. Chương 2: H th ng thông tin qu n lý
(ngân hàng) ho c khách hàng (mua-bán). Ph n l n kinh phí ho t ng c a t ch c ư c l y t khách
hàng qua ch c năng ti p th –bán hàng. D a trên nhu c u c a khách hàng, nguyên v t li u ư c mua
v t các nhà cung c p, ch bi n thành s n ph m hàng hóa trong các phân xư ng s n xu t bán cho
khách hàng. Vì v y yêu c u i v i s n ph m, s n ph m/d ch v ư c cung c p và ch t lư ng c a
chúng thu ng ư c dùng thi t l p các chu n trong t ch c (như ISO9001-2000).
Các h th ng thông tin qu n lý ư c xây d ng và duy trì trong t ch c b ng cách c ng thêm giá tr
vào các ti n trình t o m i, s n xu t và h tr s n ph m & d ch v c a t ch c, t o thành dây chuy n
t o ra giá tr cho t ch c (Organisational Value Chain, hình 2.6).
i u hành
(qu n lý k toán, tài chính,ho ch nh chi n lư c)
Ho t ng
Qu n lý nhân l c
h tr
(B trí công tác,hu n luy n, phát tri n nhân l c)
Phát tri n công ngh
(Nghiên c u ng d ng, c i ti n s n ph m và ti n trình)
L i nhu n
Mua s m
(L a ch n nhà cung c p, mua nguyên li u, máy, thi t b )
Thu mua V n hành Phân ph i Ti p th & bán D ch v
Ho t ng
(Qu n lý nguyên (S n xu t, l p t, (Phân ph i thành (Qu ng cáo, nh (Cài t, s a
chính
li u & kho) ki m th ) ph m) giá, khuy n mãi) ch a)
Hình 2.6 Dây chuy n t o ra giá tr cho t ch c
Giá tr c ng thêm c a h th ng thông tin qu n lý (các ho t ng h tr ) là nó giúp cho t ch c nh n
th c ư c i m m nh, i m y u trong chu i các ho t ng t o ra s n ph m d ch v (các ho t ng cơ
b n), thi t l p gi i pháp t t hơn t s nh n bi t v các lo i ngu n l c có s n bên trong l n bên
ngoài t ch c, như l a ch n nhà cung c p, nghiên c u ng d ng công ngh tiên ti n c a th gi i, c i
ti n s n ph m & ti n trình, qu n lý ngu n nhân l c và t ch c i u hành.
Theo quan i m hi n i, m t h th ng thông tin qu n lý là m t gi i pháp qu n lý có t ch c d a trên
công ngh thông tin giúp cho t ch c ương u v i nh ng thách th c t môi trư ng. M c dù
công ngh thông tin hi n i mang n cho t ch c nhi u giá tr
to l n như gi m chi phí nhân công, cung c p d ch v t c th i
T ch c Công ngh ( áp ng nhanh), liên l c (24 gi m i ngày) trên ph m vi toàn
th gi i (m ng Internet), các ti n trình qu n lý v n ph i d a trên
H th ng n n t ng là ki n th c t ch c và ki n th c qu n lý. Do ó, h
thông tin th ng thông tin qu n lý ư c thi t l p d a trên ba lĩnh v c ki n
Q.Lý th c: t ch c, qu n lý và công ngh thông tin (hình 2.7).
Ki n th c t ch c: Như ã c p n trong chương 1, t ch c
Qu n lý là m t nhóm ngu n l c u c thi t l p vì m t m c ích c th
g n li n v i s t n t i c a t ch c. Nh ng nhân t chính góp
Hình 2.7 Ki n th c n n c a ph n duy trì t ch c là con ngư i, c u trúc, quy trình, chính
h th ng thông tin qu n lý sách và n n văn hóa c a t ch c. T ch c ph i h p các công
27

28. Chương 2: H th ng thông tin qu n lý
vi c b ng c u trúc phân quy n và nhi m v cho nh ng ngư i thu c t ch c, và các quy t c qu n
lý th hi n trên chính sách và quy trình áp d ng trong t ch c. Các quy t c qu n lý ư c rút k t
t ki n th c, kinh nghi m qu n lý t ch c trong m t kho ng th i gian dài nh m hu ng d n ngư i
nhân viên th c hi n t t các công vi c c a t ch c. Nh ng quy t c này ư c ph bi n trong t
ch c b ng các kênh thông tin hình th c (văn b n) ho c phi hình th c (truy n mi ng). cho các
quy t c qu n lý ngày càng hi u qu , các t ch c có thêm h th ng qu n lý ki n th c g m nh ng
chuyên viên h th ng (systems specialists) và nh ng ngư i nhân viên làm vi c b ng trí tu như
thư ký, tr lý,.. g i chung là knowledge workers.
Ki n th c qu n lý: Nh ng ngư i qu n lý là nh ng ngư i ra quy t nh trong ph m vi quy n h n
và trách nhi m ư c giao, h r t c n nh n th c rõ v nh ng cơ h i và thách th c phát sinh t
th c t ưa ra quy t nh (m nh l nh) thi t th c cho t ch c như: thi t l p các chi n lư c phát
tri n ng n và dài h n hi n th c hóa m c ích, c p phát ngu n l c (nhân l c, tài chính,…)
th c hi n k ho ch, ph i h p các ho t ng x lý công vi c và th hi n vai trò lãnh o trong t
ch c. Vai trò và trách nhi m c a ngư i qu n lý thay i nhi u m c qu n lý khác nhau: Ngư i
qu n lý c p cao nh t quy t nh các chi n lư c dài h n v s n ph m và d ch v , ngư i qu n lý
c p trung gian s d ng ngu n l c c a t ch c tri n khai th c hi n các k ho ch và chương trình
hành ng ã ư c ban hành, ngư i qu n lý c p v n hành giám sát các ho t ng di n ra hàng
ngày. M i vai trò qu n lý trong t ch c quy t nh tính ch t c a các lo i thông tin tr giúp tương
ng sáng t o ra các gi i pháp h u hi u cho t ch c.
Ki n th c công ngh : Ngày nay, công ngh thông tin là công c c l c mà ngư i qu n lý s
d ng gi i quy t v n . Công ngh thông tin là s ng d ng công ngh vào trong vi c x lý
thông tin; là ki n th c khoa h c và kinh nghi m trên th gi i ư c tích h p trong các quy trình
x lý, ph n c ng, ph n m m, m ng máy tính t ng hóa các x lý trên d li u và thông tin.
Ph n c ng là thi t b v t lý tr giúp nh p li u, lưu tr , ch bi n d li u và k t xu t ra thông tin
như CPU, bàn phím, màn hình, máy in, dĩa và thi t b m ng. Ph n m m là m t t p l nh i u
khi n ph n c ng bi n i d li u thành thông tin h u ích cho vi c ra quy t nh. Cơ s h t ng
công ngh thông tin (IT infratructure) là h th ng ph n c ng, ph n m m, m ng máy tính dùng
chia s các ngu n tài nguyên chung c a t ch c, như d li u, hình nh, âm thanh, phim, thi t b
chuyên dùng, chương trình. Cơ s h t ng công ngh thông tin v i ưu th x lý nhanh, chính xác,
ho t ng liên t c và cung c p d ch v trên ph m vi r ng như m ng Internet, là n n t ng lý tư ng
xây d ng các h th ng thông tin qu n lý.
2.1.4 Vai trò c a các chu n (standards) và quy t c qu n lý (business rules)
Chu n là các i u ki n (yêu c u và k t qu d ki n) i v i công vi c, ư c ph bi n trư c khi công
vi c ti n hành, ngư i qu n lý có th ánh giá ư c m c hoàn thi n c a các công vi c ã ho c
ang th c hi n. Các chu n còn là cơ s ngư i qu n lý thi t l p k ho ch th c hi n, thi t l p các
chính sách qu n lý, ư c tính ngu n l c, ánh giá th c tr ng năng l c và hi u qu làm vi c c a t
ch c.
Các tiêu chu n cho công vi c ư c hình thành khi chi ti t hóa m c tiêu c a t ch c thành công vi c,
theo 5 khía c nh S.M.A.R.T.
28

29. Chương 2: H th ng thông tin qu n lý
• (S)pecific: công vi c ư c th hi n m t cách chi ti t v cách th c hi n, yêu c u và ràng bu c; d a
trên ch t lư ng, th i gian, chi phí, và phương pháp th c hi n ư c ch p nh n.
• (M)easurable: có th o lư ng ư c m c hoàn thành các công vi c (theo kh i lư ng, ph n
trăm, t l hoàn thành) d a trên m t vài phương pháp o ã ư c công nh n. Thư c o m c
hoàn thành công vi c là cơ s ngư i qu n lý i u khi n ti n hoàn thành công vi c.
• (A)ttainable: công vi c có tính kh thi, t c là nó có th th a mãn ư c (ho c vư t m c) yêu c u
trong th i h n cho phép v i ngu n l c h u h n ư c c p phát cho công vi c (như s ngư i th c
hi n, kinh phí, thông tin tr giúp,…).
• (R)easonable: công vi c ph i có ý nghĩa th c t và h p lý i v i t ch c.
• (T)imely: th i h n hoàn thành công vi c (có k t qu chuy n giao).
Quy t c qu n lý là nh ng quy nh c n thi t cung c p nh ng hư ng d n c th cho t ng hành ng
(ho c không hành ng) gi i quy t tình hu ng - v n , và không cho phép làm khác. Các quy t c
qu n lý g n li n v i quy trình theo nghĩa chúng hư ng d n hành ng nhưng không n nh trình t
th i gian. Quy t c qu n lý và quy trình là ki n th c, kinh nghi m làm vi c mà t ch c ã rút k t ư c
trong quá kh áp d ng trong tương lai, giúp cho t ch c tránh ư c nh ng sai l m ã g p. Các quy
t c qu n lý hư ng d n cho ngư i nhân viên trong nhi u công vi c, t vi c vi t m t hóa ơn bán hàng
n vi c gi i áp khi u n i. H u h t các quy t c qu n lý u ư c vi t trên gi y (mang tính hình
th c), nhưng cũng có th là kinh nghi m làm vi c không vi t thành văn b n (phi hình th c) như cách
ng x v i các cu c g i i n tho i t khách hàng. Quy t c qu n lý là cơ s thi t l p các ti n trình
x lý trong h th ng thông tin qu n lý.
2.2 CÁC THÀNH PH N C A H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ
2.2.1 Nhìn h th ng theo ch c năng
nh nghĩa các công vi c mà h th ng c n làm và xác nh các x lý tương ng. M t cách t ng quát,
h th ng thông tin qu n lý g m có 5 thành ph n:
a) B ph n thu th p thông tin, liên k t v i ngu n phát sinh d li u (“source”) như khách hàng ( ơn
t hàng, ti n thanh toán cho hoá ơn), qu y bán hàng (s lư ng giao d ch m i ngày, ti n thu m i
ngày),… Các thông tin ưa vào h th ng mang các s ki n ho c bi u hi n c a nh ng v n mà
h th ng c n ph i x lý ho c theo dõi trong th i gian dài.
b) B ph n k t xu t thông tin, liên k t v i nơi s d ng thông tin (“sink”), như ngư i qu n lý (nh n
báo cáo th ng kê doanh thu, báo cáo ti n th c hi n), các h th ng khác (h th ng qu n lý ơn
t hàng cung c p các ơn t hàng h p l cho h th ng qu n lý kho l p phi u xu t kho). Các
thông tin k t xu t t h th ng là nh ng thông tin mang ý nghĩa thi t th c giúp cho ngư i qu n lý
ra quy t nh úng.
c) B ph n x lý có th là con ngư i (ti n hành công vi c), máy tính (th c thi ph n m m); các ho t
ng x lý u d a trên chu n, quy trình và quy t c qu n lý c a t ch c.
d) B ph n lưu tr là nơi lưu tr thông tin, d li u chia s ho c s d ng l i sau này, như t ch a
h sơ công văn ho c cơ s d li u trên máy tính.
e) B ph n truy n nh n tin g i nh n thông tin gi a các thành ph n trong h th ng. Ngày nay vi c
trao i thông tin không ch d ng ph m vi trong n i b t ch c; mà qua m ng máy tính ho c
29

30. Chương 2: H th ng thông tin qu n lý
m ng vi n thông nói chung, h th ng thông tin có ư c năng l c ph bi n ho c thu th p m t kh i
lư ng thông tin kh ng l trên ph m vi toàn th gi i.
2.2.2 Nhìn h th ng theo c u trúc v t lý
nh nghĩa ngu n l c (ch ng lo i và m c ) c n thi t cho h th ng nó áp ng ư c nhu c u
thông tin c a t ch c, g m:
a) Con ngư i, th hi n qua năng l c chuyên môn i v i các công vi c làm trong h th ng.
b) Quy trình, th t c x lý th hi n m c t i ưu trong cách x lý thông tin trong t ch c.
c) Ph n m m, th hi n năng l c bi n i d li u ã ưa vào máy thành thông tin h u ích qua các
ch c năng c a nó, cũng như m c t ng hóa các x lý c a h th ng thông tin.
d) Ph n c ng, thi t b như t c x lý c a CPU, dung lư ng c a dĩa c ng, băng thông c a m ng
máy tính, … Ph n c ng c n ph i có kh năng x lý kh i lư ng d li u l n trong kho ng th i gian
ng n cung c p y và k p th i thông tin cho ngư i s d ng.
e) M ng máy tính, th hi n kh năng liên k t thông tin gi a các thành ph n trong h th ng.
f) Thông tin và d li u ã có.
2.3 CƠ CH V N HÀNH C A H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ
Mô hình t ng quát cho h th ng thông tin g m 3 kh i : h ra quy t nh (nh ng ngư i qu n lý t
ch c), h tác nghi p (th c hi n trên dây chuy n s n xu t) và h thông tin (liên l c gi a h ra quy t
nh và h tác nghi p).
H th ng có th v n hành theo chu kỳ óng (hình 2.8 a) ho c chu kỳ m (Hình 2.8. b) ho c k t h p c
hai cơ ch này.
H ra quy t nh H ra quy t nh
(2) (2)
Môi trư ng
Môi trư ng
H thông tin H thông tin
qu n lý (1) qu n lý
(1)
H tác nghi p H tác nghi p
(a) (b)
Hình 2.8 Cơ ch v n hành c a httt theo chu kỳ óng (a) và chu kỳ m (b)
Trong cơ ch v n hành theo chu kỳ óng, các dòng thông tin ho ch nh, i u khi n (2) và giám sát,
o lư ng (1) u ư c thi t l p trên các kênh thông tin n i b mà không có s tham gia c a môi
trư ng. Như v y, ngu n thông tin di n t cho các tác ng gi a t ch c v i môi trư ng ch t h tác
nghi p.
Trong cơ ch v n hành theo chu kỳ m , h ra quy t nh nh n bi t các thay i t môi trư ng (1) nh
h thông tin chuy n n ra quy t nh i u khi n h tác nghi p (2). Cơ ch v n hành này có s
tham gia c a các i tư ng thu c môi trư ng bên ngoài t ch c như khách hàng, chính ph , i th
30