Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem met Midoffice Technologie (blz 4, implementatie onder leiding van Bas Kooter).

1. Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008
Oracle Customer Case Study
Gemeente Arnhem verbetert dienstverlening met
digitaal bouwarchief
Gemeente Arnhem
Arnhem, Nederland
www.arnhem.nl
Branche:
Publieke sector
Werknemers:
1.800
Oracle producten &
diensten:
Oracle Fusion Middleware
Oracle Universal Content
Management
Oracle Document Capture
Oracle Data Integrator
Oracle WebCenter
Oracle Application Server
Oracle SOA Suite
Partner
Redora
www.redora.com
“De gemeente Arnhem beschikt over een schat aan informatie
die niet breed toegankelijk is. Met het digitaliseren van het
bouwarchief verbeteren wij de dienstverlening aan ambtenaren,
burgers en bedrijven. Dat kunnen we doen omdat we eerst een
stabiele en flexibele basisinfrastructuur hebben
geïmplementeerd.” - Hemmo de Groot, Informatiemanagement,
gemeente Arnhem
Nederlandse gemeenten staan voor diverse uitdagingen. Zowel
burgers als de overheid stellen steeds hogere eisen aan de snelheid
en kwaliteit van de uitvoering van de gemeentelijke taken. De
dienstverlening moet beter, de administratieve lasten
teruggedrongen en gemeentes moeten resultaatgerichter werken.
Om aan toekomstige ICT-eisen op het vlak van openheid,
beschikbaarheid en veiligheid te voldoen, heeft de gemeente
Arnhem een stevige en flexibele ICT-architectuur nodig.
Daarvoor is het project Midoffice Arnhem gestart. Binnen dit
project heeft Oracle business partner Redora een
architectuurvoorstel gedaan waarmee Arnhem het fundament voor
toekomstige service georiënteerde projecten legt op basis van de
Oracle SOA Suite.
De keuze voor Service Gerichte Architectuur (SGA) ofwel SOA
(Service Oriented Architecture) was een keuze voor
toekomstvastheid en flexibiliteit. De Groot: “In de nieuwe situatie
zijn systemen binnen onze infrastructuur niet meer direct
gekoppeld. Het gemeentelijk proces wordt in een aparte
zogenaamde orchestratielaag uitgevoerd. Hier komen
functionaliteit en data samen. De verschillende kanalen
(presentatie- en interactielagen) maken gebruik van flexibele
services en de orchestratielaag. Deze services zijn eenvoudig te
gebruiken en hergebruiken voor de ondersteuning van
verschillende processen. Nieuwe kanalen of activiteiten worden
als het ware samengesteld door diverse services te combineren en
specifieke elementen te hergebruiken. Op die manier kan de
gemeente sneller reageren op nieuwe interne of externe behoeften.
Bovendien is het totale onderhoud van deze geïntegreerde
omgeving aanzienlijk eenvoudiger.”

2. Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008
Oracle Customer Case Study
Voordelen:
Integrale digitale gegevens
voor alle gemeentelijke
processen
Alle documenten zijn met een
paar klikken veilig oproepbaar,
wat tijd en geld bespaart voor
medewerkers, burgers en
bedrijven
Flexibele dienstverlening door
brede beschikbaarheid van
informatie via het web of andere
kanalen
Gecomprimeerde opslag
bespaart opslagcapaciteit
Documenten zijn voor
verschillende gebruikers
gelijktijdig te raadplegen
De SGA-omgeving
vergemakkelijkt de verdere
digitalisering van gemeentelijke
diensten in de toekomst
waardoor de gemeente nieuwe
ontwikkelingen snel kan
integreren in de processen en
dienstverlening
Digitaal Bouwarchief
Het eerste project dat aansloot op de flexibele midoffice-laag
SGA-basis, was het digitaliseren van het 4 miljoen pagina’s
tellende bouwarchief. In dit archief zitten documenten zoals
bouwtekeningen, bouwaanvragen, vergunningen en bezwaren.
Verschillende partijen, zoals medewerkers, burgers, makelaars,
handhavers en de brandweer raadplegen deze documenten
regelmatig. Maar omdat de documenten over drie verschillende
locaties verdeeld waren was het terugvinden en inzien van een
document een tijdrovend en kostbaar proces. Ambtenaren
verloren tijd omdat ze fysiek naar het bouwarchief moesten om
documenten te zoeken. Wanneer een dossier bij een andere
gebruiker was, greep de betreffende klant mis. Hemmo de Groot:
“We wilden een einde maken aan deze inefficiënte aanpak en de
toegankelijkheid van het archief voor de verschillende partijen
verbeteren. In overleg met Redora bleek de implementatie van een
documentmanagementsysteem een goede oplossing. Hierbij
hebben we vooraf goed nagedacht over aspecten als
toegankelijkheid, veiligheid en de koppeling tussen de diverse
gemeentelijke applicaties en de informatie in het archief.”
Integratie
Het bouwarchief bevat documenten uit de periode van 1917 tot
het heden. Tijdens al die jaren zijn niet alleen de documenten
gearchiveerd, maar is ook informatie over bouwvergunningen
vastgelegd. Dat gebeurde eerst op papier en later in registers en
informatiesystemen. In een eerste stap naar het digitaliseren van
de documenten is al die metadata ingelezen in het Redline Zaken-
en Gegevensmagazijn van Redora. Door het uiteenlopende
karakter van de databronnen (variërend van gearchiveerde
dataflex of MS-Access applicaties tot operationele applicaties die
gebruik maken van Oracle databases) was Oracle Data Integrator
(ODI) noodzakelijk. Eerst is alle informatie middels ODI in bulk
overgehaald naar het Redline Zaken- en Gegevensmagazijn en
daarna werden alleen de mutaties ingelezen.
Documentmanagement
De tweede stap was de digitalisering van alle documenten.
Hiervoor is gebruik gemaakt van Oracle Document Capture. Deze
oplossing verzorgt het scannen van de uiteenlopende documenten,
die in formaat variëren van A5 tot A0. Tijdens het scannen wordt
met OCR informatie van de documenten gelezen. Daarnaast
worden dossiers (set van documenten) tijdens het scannen

3. Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008
Oracle Customer Case Study
“Dankzij deze
implementatie
kunnen we in de
toekomst
uiteenlopende
gegevens veilig en
beheersbaar
aanbieden aan
burgers en bedrijven.
Alle documenten en
gegevens zijn
duidelijk
gecategoriseerd
opgeslagen en via
verschillende kanalen
te raadplegen, intern
en extern.”
Hemmo de Groot
Informatiemanagement
Gemeente Arnhem
aan de hand van barcodevellen onmiddellijk gerelateerd aan de
bijbehorende informatie in het Redline Zaken- en
Gegevensmagazijn van Redora. De gescande documenten worden
in .TIFF-formaat op een server gearchiveerd en worden in
compressed pdf/a-formaat in Oracle Universal Content
Management (UCM) opgeslagen. Het comprimeren van bestanden
bespaart opslagcapaciteit en maakt het downloaden van digitale
documenten sneller, met minder gebruik van bandbreedte. Dit in
combinatie met pdf/a, een wereldwijde standaard voor
gearchiveerde documenten, maakt raadplegen van documenten
eenvoudig. Door de inzet van Oracle UCM gaat ook het zoeken
van digitale documenten eenvoudig en snel.
Gebruikersinterface
Voor toegang tot de gegevens is met Oracle WebCenter een
webapplicatie ontwikkeld. Hiermee is via verschillende ingangen
in het archief te zoeken op persoon, adres of dossier. Via een
autorisatiestructuur zijn de toegangsrechten vastgelegd. Zo krijgen
gebruikers uitsluitend toegang tot voor hen relevante informatie.
Deze applicatie is in eerste instantie bedoeld voor
gemeentemedewerkers, maar op termijn kunnen ook burgers en
bedrijven toegang krijgen tot diverse onderdelen van het archief.
Daarbij zijn alle benodigde beveiligings- en privacyaspecten goed
geregeld.
Koppeling frontoffice en backoffice
De keuze voor een SGA-omgeving biedt Arnhem het voordeel
van naadloze integratie van het bouwarchief met andere systemen
binnen de gemeente. Ook vanuit de frontoffice is het mogelijk om
nieuwe gegevens, zoals een bouwaanvraag via internet, aan het
zakenmagazijn aan te leveren. De benodigde processtappen
worden aangestuurd door Oracle BPEL Process Manager, waarna
de afhandeling in de backoffice plaatsvindt. Daar wordt de
gegevenskwaliteit geoptimaliseerd via synchronisatie met Oracle
Enterprise Service Bus. Door de koppeling van de backoffice met
het zakenmagazijn is gegarandeerd dat alle gegevens uniform zijn.
Dit vergemakkelijkt de werkprocessen binnen de gemeente
aanzienlijk en voorkomt fouten en dubbel werk.
Waarom Oracle
De gemeente Arnhem koos voor Oracle-technologie en -
oplossingen vanwege kenmerken als robuustheid, beveiliging en
beheersbaarheid. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van open

4. Copyright © 2008, Oracle. All rights reserved.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners. Gepubliceerd december 2008
Oracle Customer Case Study
standaarden waardoor de flexibiliteit en toekomstvastheid van de
IT-omgeving gegarandeerd is. Op het gebied van de SGA,
documentmanagement, middleware en databases kon Redora
aantonen dat de combinatie van de beschikbare Oracle-
oplossingen naadloos aansloot op de behoeften van de gemeente.
De keuze voor Oracle Document Capture (ODC) is gemaakt
vanwege het licentiemodel. Dat is gebaseerd op servergebruik.
Concurrerende producten gebruiken vaak een licentiemodel op
basis van aantal gescande pagina’s. In het geval van 4 miljoen
pagina’s levert gebruik van ODC een forse besparing op.
Implementatieproces
De implementatie van de SGA en het digitaal bouwarchief startten
met een gedetailleerde analyse van de uitgangssituatie.
Vervolgens is de gewenste architectuur gedefinieerd. De
bruikbaarheid in de praktijk is aangetoond binnen een Proof of
Concept. Hiervoor zijn drie businesscases geformuleerd en
uitgevoerd. De resultaten vormden het startsein voor de inrichting
van het Oracle SOA-platform, inclusief beheer en beveiliging. In
het verlengde daarvan zijn de standaarden en richtlijnen voor de
inzet van de SGA binnen de gemeente vastgelegd. Inmiddels zijn
de drie business cases volledig uitgewerkt en in productie
genomen. De organisatie maakt er nu met veel tevredenheid
gebruik van. De implementatie van het digitaal bouwarchief
verliep grotendeels volgens dezelfde procedure, waarbij ook de
wensen van de eindgebruikers uitvoerig geïnventariseerd
zijn. Van het digitaal archief is 20 procent van de documenten
ingescand en al volop in gebruik zowel in de backoffice als in de
frontoffice. Het proces verliep onder aansturing van de
projectmanager Bas Kooter, in nauwe samenwerking met de
betrokken afdelingen van de gemeente en de professionals van
Redora. Deze Oracle partner verzorgde het ontwerp, de realisatie
en de implementatie van de omgevingen.
De gemeente is zeer te spreken over het resultaat. De Groot: “We
kunnen in de nabije toekomst uiteenlopende gegevens veilig en
beheersbaar aanbieden aan burgers en bedrijven. Alle gegevens
zijn veilig en duidelijk gecategoriseerd opgeslagen en via
verschillende kanalen te raadplegen. Daarbij zijn er ook
mogelijkheden om de autorisatiestructuur te koppelen met
overheidsinitiatieven, zoals DigiD. Daardoor kunnen we onze
dienstverlening verbeteren, met grip op de kosten en
beheersinspanningen.”